財務知識培訓教材

行“Microsoft Axapta版本: 3.0財務培訓教材目錄財務基礎設置財務基礎設置3公司信息3維5交易文本7會計科目表81. 會計科目表的運作9賬目的一般設置92. 賬目驗證10驗證范圍10設置驗證的標準11標準11描述11標準領域11設置一個序列12使用列表13描述已知的成本分配13參考143. 交易和交易來源14期間15日記賬16日記賬的概要17日記賬中重要的字段19輸入分類賬交易20日記賬的功能21定期日記賬22財務基礎設置下列部分是運用財務系列前必須設置的一覽表。所有標題都是指主菜單上基礎下的菜單活頁夾或項目。公司信息公司信息下的公司表格包含與公司財務程序有關的領域。在這個表格中輸入主要公司貨幣的信息，如果有需要輸入次要的公司貨幣信息（在歐洲用歐元和當地貨幣登記）。在表格上也可顯示稅款和銀行賬目。 維維可用于識別分類賬目交易并對其進行分類處理。在基礎標識下的維表中設置維。如把維和入賬聯(lián)系起來,就可以對一個單一的賬目進行多種形式不同的分析, 例如某個部門或活動所產生的收入。指定的標準相互獨立，可以任意組合。為了能運用Axapta，必須設置編號順序。可以在單個模塊中的設置中的參數下設置，也可在主菜單中的基礎 設置 編號順序中設置?？梢詾槊拷M數序設立一個控制級別，這樣，用戶就可以人為地改變一些數序。未用的數序標記為已中止，然后為新財務年度的憑證號創(chuàng)立一個新的或使用一個現(xiàn)有的數序。交易文本 所有自動輸入分類賬中的交易文本在基礎標識下的菜單活頁夾交易文本中都有詳細說明。自動入賬是指流程中其它模塊交易產生的分類賬入賬。例如，在銷售訂單開發(fā)票后，就產生了分類賬交易，并且文字說明為“銷售發(fā)票%2”（%2代表發(fā)票號）。使用財務系列前，有必要輸入上述信息。可以按照上述方式輸入，也可按照總述標識下開始 第一步中描述的方法輸入。然而，總述例外，必須按要求分開設置。會計科目表會計目錄表是Navision Axapta 應用的核心。所有從其它模塊的過賬信息和交易在此結束。會計目錄表包含所有公司的賬目和用于財務報告的預先確定的報告設計。 1. 會計科目表的運作位于總賬標識下的分類賬模塊中的會計目錄支持公司內部賬目的順序。定義賬目時，建議在賬目數序中保留一些空缺，以便將來加入新賬目。賬目的一般設置分類帳帳戶: 這一部分是強制性的，可以包含文字數字元值，因此也可用創(chuàng)立更詳細的會計目錄。例如1.收入(Type Page header)11.服務性收入(Type Header)111 收入的可過賬賬目(Type Revenue)帳戶類型: 這一部分說明賬目類別. 只有如下的各種賬目才可用于實際交易。 損益 收入 成本 余額 資產 負債所有的賬目類別都可用來詳細說明報告的格式?？傤?賬目的特殊性在于它可以作為總計賬目。如要選用總類 賬目時，必須先點擊設置 菜單鍵，然后從菜單中選擇總計。在新窗口中指定哪些賬號應在總計 賬號中相加。所有的賬號都可用作總計賬號。計算時，Navision Axapta只使用過賬賬號。如果回復賬號的總計標志，負收入不會顯示。鎖定: 如果賬號已被標記為鎖定的，只有自動交易才能被過賬。鎖定功能用于接收債務賬目，例如債務人和債權人的。此功能便于對賬號的調整。提示：想停止使用賬號時，點選賬號總述設置中的已結算復選框。 2. 賬目驗證在分類賬目中輸入交易時，通過在不同功能中設置驗證可以降低犯錯的風險。而且，管理人員或其它負責人可以對用戶或用戶群定義不同的賬號權限。驗證的設置要使它要么適用于一個單一的入賬類型，要么可以在多個預定的入賬類型中選擇。 驗證范圍在會計目錄表中的設置標識下設置驗證標準。下列功能中含有驗證標準： 貨幣 用戶 過賬 維驗證標準顯示單個賬號的有效性，從而減少賬號中錯誤的輸入。設置驗證的標準首先找到包含驗證標準的賬號，而且只能在交易賬號中指定驗證。在創(chuàng)立新賬號時也可指定驗證。在指定賬號中選定驗證范圍。驗證標準確定后，任何時候交易過賬它就會起作用。這意味著如果用戶輸入錯誤或程序不對，錯誤信息會立刻顯示出來。有四種不同驗證標準可供使用： 可選的 待填寫 表 列表如選擇列表，必須同時定義這一部分中許可的特定選項。要做到這點，先點擊確認列表菜單鍵，然后選擇可應用的菜單項目。只能在已經設置為列表的部分選擇。 標準描述標準領域可選的 默認值，指無論這部分是否填寫都是可選的。可在這部分設置一個建議待填寫此部分必須填寫?？稍谠O置 標識下設置一個建議，但是是可選的?？稍谶@部分設置一個建議表此部分的驗證值不能被日記賬覆蓋。必須設置標準列表可把這個賬號中可能出現(xiàn)的驗證值列出來。此序列將支配標準部分的建議 設置一個序列如果已經選擇了列表作為驗證標準，必須定義一系列可供選擇的選項。 例如：已經將列表設定為驗證用戶，現(xiàn)在就需要定義一系列適用于驗證部分的用戶。點擊確認列表菜單鍵，選定菜單項用戶 。如其它驗證部分都不含序列值，那么用戶將是唯一的可選項。在新的窗口，可以在公司登記的所有用戶中選擇合適的用戶。序列中的用戶將是唯一被允許驗證賬號交易的用戶。 使用列表如已經設置了確認列表，當用戶驗證的分類日記賬不符合列表的有效條件時，將顯示錯誤信息。錯誤必須在分類日記賬中更正。在分類日記賬中，不僅符合驗證標準的選擇，而且所有的選擇都有顯示。 描述已知的成本分配如果事先已知成本是怎樣分配的，例如辦公室的空間50%由銷售部使用，另外50%由管理部門使用，相關值就能事先作為成本分配輸入。 賬號上過賬的數目將已合適的標準過賬。為了設置成本分配，點擊會計目錄上的設置鍵并詳細說明分配標準。 可以輸入不同的賬號將數量分發(fā)給另一個賬號。參考可以在系統(tǒng)中理解賬號的使用。如果不清楚為什么在自動交易中使用賬目，流覽賬號的參考。首先，去分類賬/設置/賬目參考設置想看的參考。設置并更新每個相關圖表的參考。設置完參考后就能在會計目錄中的查詢鍵下找到。 3. 交易和交易來源點擊交易事項鍵可看到每個賬目上已經過賬的交易。分類賬交易的普通查看和憑證交易的由來都可以被展示。 點擊憑證上的起點鍵能看到交易的由來。查看憑單顯示分類賬交易，所有相關模塊和已過賬的價值。 這可以幫助鑒定用于交易的憑證或存貨。與銷售發(fā)票有關，可以展示相關客戶和項目的信息。如果接收只有憑證或發(fā)票號碼的支付，可通過憑證由來查找相關客戶。Navision Axapta是一個完整的系統(tǒng)，能通過點擊客戶表上的查詢鍵，選擇發(fā)票，在買方上找到相同的信息。 也可以進入庫存管理模塊看相關的過賬。 期間當建立了分類賬的財政年度，Navision Axapta 會在該期間工作。創(chuàng)立財政年度之后，在輸入交易到分類賬前須定義期間。 在定義財政年度時，Navision Axapta 自動把它分為幾個期間（通常是月份，但是還可分為像日數之類的短期間），并添加兩個用戶化的周期：終止期和開始期。終止期是用來輸入年終結算具體交易。開始期包含由年終結算轉來的期初交易。 所有周期都有下列情況之一： 打開:周期是打開的，交易能過賬。 被停止:周期沒有開放，如果試圖將交易過賬進入這個周期，警告信息就會出現(xiàn)。這個周期能轉回正常。 已關閉:周期為除了年終結算外的交易而終止。設定為已關閉的周期是不能在打開的。 因此只有當年終結算程序完成，結果已核準之后才能終止周期。提示:改變已有的周期時，期間余額須重新計算，點擊期間表上的重計期間余額鍵。 定義會計年度時，須按以后使用方式排列。例如，以 2000年7月1日開始為會計年度在Damgaard Axapta 中操作，輸入舊年的余額到系統(tǒng)中，須創(chuàng)立兩個會計年度：一個是2000年7月1日之前，另一個是從2000年7月1日開始。 日記賬在Navision Axapta中，所有的手動過賬都是通過日記賬輸入的。日記賬是一種工作表，所有輸入的資料不是馬上過賬，而是在完整的日記賬被過賬之前能夠被修改。很有可能建立日記賬是為了控制各種不同的數據輸入。在應用了核準系統(tǒng)的情況下，只有被核準的日記賬才能過賬。可以選擇是否保存舊的日記賬。 在過賬交易到分類賬之前，用Navision Axapta中的日記賬來回顧和核實。記得在從外在分類賬輸入資料到Navision Axapta時也要這樣做，因為這是一個確定所有有效領域都有價值，交易的限制已經結束的良機。日記賬的概要打開Navision Axapta中的日記賬時，下列屏幕出現(xiàn)：根據已經定義的日記賬名稱或格式創(chuàng)立新的日記賬。如果還沒有定義日記賬名稱，在總賬標識中的設置菜單項目中的日記賬名稱中定義。 已經定義的日記賬格式被用來控制每天的入賬。在定義的日記賬名稱中，還有以下內容： 日記賬種類 (例如發(fā)票登記) 日記賬中將使用的賬號 允許操作日記賬的人員 核準系統(tǒng)，指在過賬工作表進分類賬前其它人核準?？梢栽诖硕x默認值，這些也可用作入賬的建議值或強制值。如果想在過賬之后保留日記賬，使日記名稱設置中 過賬后刪除行 功能無效。為了稍后看日記賬，選擇日記賬表格中顯示目錄上的已過賬。如果選擇 全部, 兩者都會打開。通常情況下，只有打開的日記賬被顯示，概述當前的行為。 如果沒有被指定的話，幾個使用者可同時進入一個日記賬。這種功能在進行檢查資料時非常有用，但應在日常工作中避免，因為這樣會導致混亂。 為了避免這種情況，詳細說明日記賬的核準體系或在創(chuàng)立新的日記賬后終止日記賬。進入 已中止 標簽頁，檢查系統(tǒng)。日記賬現(xiàn)在已經被鎖定。 日記賬中重要的字段一些字段被用來控制日記賬。例如，檢查是否每個憑證的借方和貸方的余額是否為0、 總借貸和總信貸。賬目類型字段包含輸入交易種類的信息并控制下面抵銷帳戶字段的值。如果想輸入分類賬交易，選擇分類賬；如果想輸入債權人或債務人交易（發(fā)票，支付或貸項通知單），選擇債權人或債務人。根據所選值，將顯示會計目錄，債權人或債務人表。從表格中選擇一個賬目。相同程序使用于抵銷賬目字段。輸入分類賬交易 可以有不同方法輸入交易。在本例中，賬號和抵銷賬目出現(xiàn)在一行，因此被稱為“同一行”。另一種輸入相同交易的方法如下所示：兩種賬號在不同行展現(xiàn)，整個數量在一個賬戶的借方記入，在另一個賬戶的貸方記入。在下例中，1000美元的借方總量以兩個500美元在兩個賬戶的貸方記入。不管在輸入交易時使用多少行（一行，兩行，三行或更多），記住余額總是0。 日記賬的功能資料一輸入日記賬，就可看到賬目的余額。這在處理銀行賬戶時很有用，因為從銀行來的賬目報表余額可與在日記賬過賬后，分類賬里銀行賬戶的余額相協(xié)調。 需要設置余額控制賬戶。唯一能充當余額控制賬戶的是含流動資金的分類賬戶。 余額控制賬戶的目的是為了方便處理交易時賬目余額的管理。進入會計科目表的分類賬賬戶， 設置選擇主菜單余額控制賬戶設置余額控制賬戶。在分類賬日記賬中，選擇余額控制來檢查過賬前余額控制賬戶上的余額，賬目上日記賬的流動，過賬后的余額和來自其它日記賬的賬目的流動。 在日記賬過賬前可以得到顯示已輸入交易的余額控制賬戶的報表。可用日記賬的打印功能打印此信息。點擊日記賬表格中的打印菜單鍵選擇余額。收支報表能在銀行賬目報表上結余與銀行賬目算出的新結余不一致時，幫助更容易辨別不正確交易。如果為日記賬建立了核準系統(tǒng)，過賬鍵直到相關人員已核準了日記賬才生效。相關人員可以拒絕入賬，日記賬也可以不過賬。在Navision Axapta中，還可以在交易過賬到分類賬前，通過點擊銷售稅鍵顯示稅收計算。如果在日記賬過賬前點擊 確認，日記賬將被檢查是否有錯誤。如果日記賬不能被驗證，錯誤訊息將顯示。如果日記賬沒問題，OK訊息將顯示?？梢酝ㄟ^過賬鍵過賬輸入行，這個鍵包含兩個選擇：過賬和過賬及轉移。如果不經確認選擇過賬，日記賬將包含不正確的入賬，錯誤訊息將顯示，日記賬將不能過賬。在修改錯誤之后，再選擇 過賬，入賬將會被確認，如果沒有錯誤整個日記賬將被過賬。如果選擇過賬及轉移，已發(fā)現(xiàn)的錯誤將被轉入有同樣錯誤的下個日記賬中，所有正確行都被過賬。 定期日記賬一些日記賬交易會有周期性的出現(xiàn)，例如辦公室租金或每月的成本等?？稍跇藴实姆诸惾沼涃~中輸入一次這些交易，然后作為定期日記賬保存，如下所示：要打開定期日記賬，只需進入分類日記賬，點擊期間日記賬鍵?？梢赃x擇恢復日記賬