考勤管理_人事考勤就餐工資管理軟件操作說明書

人事考勤軟件基本操作流程第一步、基本資料輸入基本資料包括以下內容： 部門信息、人員檔案、考勤時間表、請假類別。第二步、員工上班安排員工上班情況分2種，固定班和排班。上固定班次，如辦公室人員，只需在其人員檔案中的“班次”欄選其上的對應班次，并在“休息日”欄里填上每周固定休息的數字，如每周周一休息，休息日為“1”，如每周周二休息，休息日為“2”，依此類推。需要排班的，對于需要排班的人設置步驟如下：1、設置上班班次范圍 在“考勤應用設置”下的“部門班組時間表設置”中設置；2、在其人事檔案的“班次”欄里選“排”，并在“班組名稱”欄里選其對應的班組；3、依據其實際上班情況進行具體排班 在“考勤管理”的“人員排班管理”下的“排班”進行操作。第三步、設置考勤制度和節(jié)假日在“考勤應用設置”下的“設置考勤制度”和“設置節(jié)假日”里設置。第四步、生成考勤報表 在生成考勤日報表前，需要輸入“補刷卡單”、“請假單”、“轉班單”等，有了考勤日報才能生成其他的考勤報表。附：軟件操作第一章 人事模塊要實現對員工的出勤進行考核，在本系統(tǒng)中首先需要建立需要考核的員工信息（即人員檔案）。對于企業(yè)，一般為了管理的方便將員工按照不同的崗位分成多個部門，因此，在本系統(tǒng)中，第一步需要建立部門信息，第二步建立人員檔案。1、建立部門信息的方法如下：A、進入B、編輯（插入、刪除、保存）部門信息2、建立人員檔案的方法如下：A、進入B、編輯（插入、刪除、保存）人員檔案注意事項：1、紅色的欄目為必須要輸入的項，黑色的欄目可輸入可不輸入。2、人員檔案中的編號即為寫卡時所寫的編號。以上步驟完成后，某個員工屬于某個部門，某個部門有多少人都已確定，整個公司的組織情況就一目了然，操作員可以查看公司的人員組織情況、對公司的員工進行分類統(tǒng)計。3、查看人員組織情況：A、進入B、查看4、人員檔案統(tǒng)計A、進入B、生成或查看人員統(tǒng)計表 第二章 考勤模塊員工刷卡的記錄都保存在考勤機中，為了使用該軟件對員工刷卡的數據進行分析，需要將保存在考勤機中的刷卡數據采集到本軟件系統(tǒng)中，因此需要設置與考勤機通訊的一些參數（通訊串行口、考勤機檔案）。1、選擇電腦上的通訊串行口A、進入B、選擇窗口先在“串行口選擇”下拉列表匡中選擇本電腦的一個串行口，然后點擊“選擇”按鈕，如果提示失敗，說明此電腦不能用此串行口。2、設置考勤機檔案 A、進入B、添加考勤機檔案 點擊“添加”按鈕，表格中就添加了一行空格，然后將在考勤機中查到的硬件的出廠機號（即網絡地址）填入空行的“出廠機號”一欄，如果此刷卡機做就餐刷卡機用，“自編代號” 一欄就需要輸入以C開頭的字符串，如：C1，如果做考勤用，“自編代號” 就不能以C開頭，“放置地點”一欄可按實際輸入或隨便輸入，輸入完后，按“返回”自動保存。做完以上2步后，就可以通過本軟件來操作考勤機硬件（讀取考勤機中保存的刷卡數據，注冊卡片、注銷卡片、讀出已注冊卡信息，設置考勤機時間）。3、設置考勤機時間此功能是將電腦操作系統(tǒng)的年、月、日、時、分、秒下傳到選中的考勤機里。 A、進入B、設置方法首先校正電腦操作系統(tǒng)的時間，然后用鼠標點擊左邊考勤機檔案中要選中的考勤機行，右邊“設置”按鈕就變?yōu)橛行?，然后點擊“設置”按鈕，提示成功就表示已經將電腦操作系統(tǒng)的時間下傳到考勤機中了。注意：設置窗口上顯示的年、月、日、時、分、秒是電腦操作系統(tǒng)的時間，不能在此修改電腦操作系統(tǒng)的時間，即使修改了也無效。4、讀取考勤機數據（1）、讀未讀過的數據A、進入 B、讀未讀數據用鼠標點擊左邊考勤機檔案中要選中的考勤機行，右邊“讀未讀數據”按鈕就變?yōu)橛行В缓簏c擊“讀未讀數據”按鈕，右上角的提示匡中會有相應的提示了，讀過以后，如果沒有再刷卡，再讀就不會有數據了，此操作只讀沒有讀過的數據，讀過了就不會再讀。讀出的數據可以在“原始刷卡記錄”中查看。（2）、讀整個考勤機內存A、進入B、讀整個內存用鼠標點擊左邊考勤機檔案中要選中的考勤機行，右邊“讀全部數據”按鈕就變?yōu)橛行?，然后點擊“讀全部數據”按鈕，右上角的提示匡中就會有相應的提示了。此操作可重復進行，每讀一次就會將保存在考勤機中的全部刷卡數據重新采集到本軟件系統(tǒng)中。讀出的數據可以在“原始刷卡記錄”中查看。5、清除考勤機數據A、進入B、清除考勤機數據用鼠標點擊左邊考勤機檔案中要選中的考勤機行，右邊“清除”按鈕就變?yōu)橛行?，然后點擊“清除”按鈕，右上角的提示匡中就會有相應的提示了,如果清除成功，保存在考勤機中的刷卡記錄就不再有了。注意：1、做這個操作前一定要確定已將考勤機中的刷卡數據都采集過了，如果還有數據沒有采集，那么必須先采集后才能做此操作，否則，就會造成數據丟失。2、此操作只清除保存在考勤機中的刷卡數據。6、卡片操作（1）、登記新卡A、進入B、登記新卡用鼠標點擊左邊考勤機檔案中要選中的考勤機行，然后在右上方選擇是單張登記還是批量登記，如果選擇“單張”，就需要在“資料輸入”匡中輸入要登記的“卡號”和此卡登記成的“編號”，最后點“寫卡”按鈕，中間的提示匡就會有相應的提示了，如果選擇“批量”，軟件就會將數據庫中保存的已注冊卡信息全部下傳到選中的考勤機中。（2）、注銷舊卡A、進入B、注銷舊卡用鼠標點擊左邊考勤機檔案中要選中的考勤機行，然后在右上方選擇是單張注銷還是批量注銷，如果選擇“單張”，就需要在“資料輸入”匡中輸入要注銷的“卡號”，最后“刪除卡”按鈕，中間的提示匡就會有相應的提示了，如果選擇“批量”，軟件就會將選中的考勤機中已注冊的卡全部刪除掉。（3）、讀取已注冊卡信息A、進入B、讀取已注冊卡信息用鼠標點擊考勤機檔案中要選中的考勤機行，然后點擊“讀卡”按鈕，中間的提示匡就會有相應的提示了，讀出的卡資料就可在“已注冊卡號”里查看。7、補刷卡管理A、進入B、補刷卡先選中左邊樹型結構圖上的部門，中間的列表匡中就會馬上顯示此部門員工的名單，然后用鼠標左鍵點擊中間員工列表匡中要補卡的員工，被點擊行中的員工就被選中，然后在右邊輸入補卡開始日期、補卡終止日期、要補的上、下班時間，最后點“錄入”，系統(tǒng)就自動給選中的員工補了從開始日期到結束日期的刷卡記錄，補進去的刷卡記錄和員工自己刷卡的記錄作用一樣，此操作做完后，可以在“查看補卡單”中查看。如果是補一個人的刷卡記錄，也可以直接勾上右邊上面的“工號”，然后輸入此員工的工號，再輸入補卡開始日期、補卡終止日期、要補的上、下班時間，最后點“錄入”，系統(tǒng)也會自動補上該員工的相應刷卡記錄。8、加班管理A、進入B、錄入加班單先選中左邊樹型結構圖上的部門，中間的列表匡中就會馬上顯示此部門員工的名單，然后用鼠標左鍵點擊中間員工列表匡中要錄入加班單的員工，被點擊行中的員工就被選中，然后在右邊輸入加班日期、加班時間、加班起點、加班終點，最后點“錄入”，系統(tǒng)就自動給選中了的員工錄入了加班單，此操作過后，可以在“查看加班單”中查看。如果要錄入一個人的加班單，也可以直接勾上右邊上面的“工號”，然后輸入此員工的工號，再輸入加班日期、加班時間、加班起點、加班終點，最后點“錄入”，系統(tǒng)也會自動錄入該員工的加班單。9、請假管理（1）、設置請假類別A、進入B、編輯（輸入、刪除、保存）請假類別在此按用戶的實際情況建立請假類別，本系統(tǒng)可允許建不超過16種請假類別。（2）、錄入請假單A、進入B、錄入請假單先選中左邊樹型結構圖上的部門，中間的列表匡中就會馬上顯示此部門員工的名單，然后用鼠標左鍵點擊中間員工列表匡中要錄入請假單的員工，被點擊行中的員工就被選中，然后在右邊輸入起始日期、終止日期、請假時間、請假起點、請假終點并選擇一種請假類別，最后點“錄入”按鈕，系統(tǒng)就自動給選中了的員工錄入了請假單，此操作過后，可以在“查看請假單”中查看。如果要錄入一個人的請假單，也可以直接勾上右邊上面的“工號”，然后輸入此員工的工號，再輸入起始日期、終止日期、請假時間、請假起點、請假終點并選擇一種請假類別，最后點“錄入”，系統(tǒng)也會自動錄入該員工的請假單。10、設置考勤時間表（即員工上、下班班次表）A、進入B、編輯（輸入、刪除、保存）考勤時間班次班次編號除“排”字外必須都為數字，上、下只要求刷2次卡的，刷卡次數為2，要求刷4次卡的，刷卡次數為4。刷卡次數為2的，上班時間在“時間1”里輸入，下班時間在“時間4”里輸入，“時間2”和“時間3”空著；刷卡次數為4的，4次上、下班時間分別在“時間1”，“時間2”，“時間3”，“時間4”里輸入?！叭展ぷ鲿r間”是指上該班次不遲到，不早退，不請假，不曠工時核算的工作時間，它要依據該班次來設定。如果有員工是上多個班次倒班的，那就需要加一個如上圖的“排”班次，這個班次只是一個代表需要排班的符號，具體的排班需要進入“排班管理”來處理。11、人員考勤方法設置（即給員工分配班次）A、進入B、人員考勤方法設置在這里，可給每個員工分配一個上班班次和每周的休息日。用鼠標左鍵點擊某一行的“班次”，就會彈出一個班次列表匡，然后可用鼠標選中其中的一個班次，此班次就輸入到了該員工的“班次”欄，然后再在“休息日”欄里輸入該員工每周固定的休息日，如：如果每周周六休息，“休息日”欄里就輸入6，如果每周周六周日都休息，“休息日”欄里就輸入67，依次類推，其中周一用1，周二用2，周三用3，周四用4，周五用5，周六用6，周日用7。如果該員工需要排班，那么“班次”欄里就要選“排”，另外還需要設置“班組”，“休息日”不用輸入。12、考勤日報管理A、進入B、考勤日報管理這里是軟件根據用戶設置的各種考勤參數及員工的刷卡數據來分析員工每天的考勤情況。選好起始日期和終止日期后，可選擇一個部門或一個員工來生成或查詢其這段日期的考勤情況，如果既不選一個部門也不選一個員工，系統(tǒng)就默認為處理對象為所有人?！吧伞笔前凑沼脩粼O定的參數和員工刷卡的數據來分析每日考勤情況，“查詢”是在生成了日報表后，查看已經存在的日報表。考勤日報表形式如下：13、考勤匯總管理A、進入 B、考勤匯總管理在起始日期到終止日期范圍內的日報存在（即已生成好了）的前提下，選好起始日期和終止日期后，可選擇一個部門或一個員工來生成或查詢其這段日期的總的考勤情況，如果既不選一個部門也不選一個員工，系統(tǒng)就默認為處理對象為所有人?！吧伞辈僮鲗⑦@段日期的日報中的各項數據進行統(tǒng)計，從而得到每個員工這段日期的總的考勤情況表?！安樵儭笔窃谏闪藚R總表后，查看已經存在的匯總表?？记趨R總表形式如下：14、轉班管理A、進入B、錄入轉班單先選中左邊樹型結構圖上的部門，中間的列表匡中就會馬上顯示此部門員工的名單，然后用鼠標左鍵點擊中間員工列表匡中要錄入轉班單的員工，被點擊行中的員工就被選中，然后在右邊輸入生效日期、失效日期、轉成班次并選擇轉班類型，最后點“錄入”按鈕，系統(tǒng)就自動給選中了的員工錄入了轉班單。此操作過后，可以在“查看轉班單”中查看已轉班情況。如果要錄入一個人的轉班單，也可以直接勾上右邊上面的“工號”，然后輸入此員工的工號，再輸入生效日期、失效日期、轉成班次并選擇一種轉班類型，最后點“錄入”按鈕，系統(tǒng)也會自動錄入該員工的轉班單。15、排班管理（1）、排班的前提設置：部門班組時間表的設置A、進入B、編輯（添加、刪除、保存）部門班組時間表例如：管理部里有一部分人按三班倒上班，三班對應的班次為1，2，3。我們將這部分人分做同一個小組“后勤”，給三個班次分別取一個中文名，如：早班、中班、夜班。然后在編輯窗口中輸入如上圖所示的三行，這三行就表示管理部里的后勤組員工可能上早班、中班、晚班。這個設置完成以后，只要在人員考勤方法中將管理部的倒這三個班次的員工的班組設成“后勤”，班次設置成“排”后就可以進行排班了。（2）、排班管理A、進入B、排班進入排班窗口后，選擇一個部門的一個班組，這個部門班組的員工名單就出現在中間的數據窗口中，輸入每個員工的倒班起始日期，然后將光標放入倒班規(guī)律一欄中，用鼠標左鍵點擊左下腳考勤班名列表，點一下，對應的班名就自動輸入到光標所在的“倒班規(guī)律”里，按照員工實際的倒班規(guī)律輸入完每個員工的倒班規(guī)律后，點擊右下腳的“生成排班表”按鈕，窗口上立即出現一個日期選擇匡，此日期為選擇排班的起始日期，點擊“確認”按鈕后，系統(tǒng)就自動排好了每個員工從起始日期開始后31天每天的班次，最后按“保存并返回”按鈕保存上述排好的排班表。排好班后，可在“查詢排班表”中進行查詢。16、設置節(jié)假日A、進入B、編輯（插入、刪除、保存）節(jié)假日表此操作可按用戶的實際情況來設置全體員工統(tǒng)一過節(jié)的日期，設成節(jié)日的日期里員工不來上班是正常的，如果來上班了就要計為節(jié)假日加班。17、設置考勤制度A、進入B、設置考勤制度a、基本考勤制度 這里需要注意的是：開始的二項輸入的數值必須要比第三項輸入的數值小，否則，生成的考勤日報就會有問題。b、加班制度 加班計算方式的區(qū)別：不須加班單軟件按照員工所上班次及刷卡時間來計算加班時間，下班晚走自動算加班；須加班單確認軟件按照員工晚走刷卡算出的加班時間和錄入的加班單時間進行比較，取其較小的作為加班時間；按錄入的加班單計算軟件取錄入的加班單上的加班時間作為加班時間。c、出勤天數選擇其中的一種算法作為計算出勤天數的依據。d、其他 設置要統(tǒng)計的班次，在考勤匯總表中會分欄統(tǒng)計出來。第三章 就餐管理這個模塊是實現份飯管理的系統(tǒng)，比較適合現代企業(yè)的就餐管理模式。用戶設置好每餐就餐的時間段和每餐的餐價，系統(tǒng)根據員工就餐刷卡記錄和設置的這些參數分析得到就餐日報表和就餐匯總表。1、消費原始數據在考勤機檔案中，用做就餐的刷卡機自編代號需要設置成以“C”開單，如：C1，用做考勤的刷卡機自編代號不以“C”開頭。在考勤管理中讀取考勤機數據后，就餐機的刷卡記錄就被讀出并可在消費原始數據中查詢。進入：2、設置餐次時間表A、進入B、編輯（添加、刪除、保存）就餐時間表就餐時間表設置后，員工就餐刷卡系統(tǒng)就能