如何撰寫語商務(wù)信函畢業(yè)論文.doc

如何撰寫商務(wù)信函摘要內(nèi)容摘要：商務(wù)英語，比如商務(wù)信函、協(xié)議、合同、廣告、文件以及商務(wù)演講，這些文書都屬于實(shí)際寫作的文書。盡管每種文書都有各自的風(fēng)格，但所有的實(shí)際寫作都有他們共同的文體特點(diǎn)。目前，也許大多數(shù)同學(xué)對大部分的文書還不熟悉，盡管我們以前見過這方面的文書。因此，通過這篇文章我們能進(jìn)一步了解某種文書商務(wù)英語信函。隨著我國國際貿(mào)易的發(fā)展，各種涉外合同、協(xié)議、通知等英語商務(wù)信函日益增多。無論對個人還是企業(yè)來說，一封優(yōu)秀得體的商業(yè)信函會給您的同事、供應(yīng)商和客戶留下良好的第一印象，有助于商務(wù)活動的成功進(jìn)行。本文主要涉及英語商務(wù)信函寫作原則、英語商務(wù)信函的禮貌來敘述寫好商業(yè)信函，把握住信函的內(nèi)容和著重之處。并結(jié)合范例進(jìn)行分析，為外貿(mào)寫商業(yè)信函打下基礎(chǔ)，從而掌握一定的商務(wù)英語技能，以便在涉外商務(wù)交往中能準(zhǔn)確又規(guī)范的進(jìn)行表達(dá)和翻譯，并且能在以后自己從事外貿(mào)行業(yè)中起一定促進(jìn)作用。關(guān)鍵詞：商業(yè)信函、禮貌、原則、技能AbstractContent: Business English , for example, business letter , contract , advertisement, documents and business speech all belong to the actual correspondence . Tough every kind of letter have its style , all the actual composition have their own features . At present , we saw the aspect of correspondence before , but majority of students are not familiar with most of them .Therefore , we can further learn certain correspondence via to this article : Business English Correspondence . As the development of our international trade , various English business correspondences are increasing day by day , such as concerning foreign affairs contract , agreement and advertisement . In terms of personnel or enterprise , a good appropriate business correspondence will keep a superior first impression to your colleagues , suppliers and clients , which facilitate successful business activity .This essay , which concerns mainly about the writing principle of English business correspondence and its courtesy , explains how to write business correspondence well and grasp firmly the content of correspondence and essential point . It combines many examples to analyze the methods , which is basic on writing business correspondence in foreign trade . Thus , we can grasp certain skill of Business English so as to express and translate accurately and normally in foreign business association . Whats more , it will promote our taking on trading in near future .Key words : business correspondence , courtesy , principle , skill 目錄摘要.iAbstractii1.引言52.英語商務(wù)信函的定義53. 英語商務(wù)信函寫作原則5 3.1禮貌原則5 3.2 正確原則5 3.3 明晰原則5 3.4 簡潔原則6 3.5 完整原則6 3.6 具體原則6 3.7 體諒原則64. 英語商務(wù)信函的禮貌65. 英語商務(wù)信函中禮貌的表現(xiàn)65.1英語商務(wù)信函的首尾65.2英語商務(wù)信函的語氣75.3商務(wù)信函中體現(xiàn)出的態(tài)度106. 總結(jié)12參考文獻(xiàn)13Acknowledgement14一.引言 21世紀(jì)是經(jīng)濟(jì)日益全球化的世紀(jì)，中國與世界各國的交往日益頻繁，國際貿(mào)易事業(yè)發(fā)展迅猛。但隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，國際間的貿(mào)易往來更多地使用傳真與電子郵件來傳遞商務(wù)信函。因而，英語商務(wù)信函成為一種便宜而有效的溝通媒介?！耙环夂玫纳虅?wù)信函，可以帶來截然不同的效果，使你所要表達(dá)的意思煥然一新，給對方深刻的印象，使您的職業(yè)道路暢通無阻。一封好的商務(wù)信函有助于促進(jìn)和 英語商務(wù)信發(fā)展同客戶的關(guān)系，在促進(jìn)達(dá)成新的業(yè)務(wù)方面起著積極的作用?！倍⒂⒄Z商務(wù)信函的定義商務(wù)信函是一種最常見的商業(yè)聯(lián)系媒介，它是一種通過電腦或者打字機(jī)“書信”來完成的人際間交往。實(shí)際上商務(wù)信函是一種“推銷”函，寫信人總是在推銷著什么，可能是一種產(chǎn)品、一項(xiàng)服務(wù)、一項(xiàng)專利、一個觀念，甚至是推銷自己或樹立自己所在公司的形象等。 三、英語商務(wù)信函寫作原則 1、禮貌原則（courteousness） 商業(yè)信件要簡潔明了，既要注意信件的措詞得體，又要符合商業(yè)信件禮貌周到的原則。寫信時要注意禮節(jié)，不要盛氣凌人，避免出現(xiàn)命令或粗魯?shù)炔磺‘?dāng)?shù)目谖恰懶胚^程中除了多使用諸如please；your kind inquiry；I would appreciate it if you would等短語外，還需做到以下幾點(diǎn)：語氣要真誠、善解人意以及考慮周全；避免使用傷害、貶低的短語，如：your neglectful attitude；impatience；we deny your claim 等；避免使用含有性別歧視的詞語，如 businessman；chairman 等。 2、正確原則(correctness) 正確性不僅僅指英語語法、標(biāo)點(diǎn)符號和拼寫，更重要的是書信的內(nèi)容要敘述正確，不要說過，不宜漏說略述。避免使用一些語意模糊的詞語或短語，如：majority；a great of time；minority等，這些表達(dá)易造成混亂、誤解，甚至引起不必要的糾紛。這一點(diǎn)對商務(wù)文件、信函等尤為重要。 3、明晰原則（clearness） 信要寫得清清楚楚、明明白白，毫無晦澀難懂之處，以至于收信人看了之后不會誤解寫信人的意圖。信的每段宜一個話題為妥，采用篇幅較短的段落闡述，每段段首以主題句開門見山提出每段的主要觀點(diǎn)。段與段之間應(yīng)使用過渡語銜接，諸如：firstly；secondly；however；moreover；in contrast 等短語，使整封信自然流暢，明白易懂。 4、簡潔原則（conciseness） 一封拖沓冗長、措辭復(fù)雜的書信不僅寫時費(fèi)時，對方閱讀更浪費(fèi)時間，有時甚至看不懂。故撰寫商業(yè)信件時要長話短說，避免羅嗦，用盡可能少的簡單的語句完整清楚地表達(dá)需要表達(dá)的意思，這一點(diǎn)符合商務(wù)英語簡易化的趨勢。 5、完整原則（completeness） 信函的內(nèi)容力求完整，需回答來信所提出的所有問題和要求，或是包括寫信人希望收信人作出積極反映的一切問題及情況。 6、具體原則（concreteness） 使所表達(dá)的內(nèi)容準(zhǔn)確而又生動。當(dāng)涉及到數(shù)據(jù)或具體的信息時，比如時間、地點(diǎn)、價格、貨號等等，盡可能做到具體。這樣會使交流的內(nèi)容更加清楚，更有助于加快事務(wù)的進(jìn)程。 7、體諒原則（conscientiousness） 體諒原則強(qiáng)調(diào)對方的情況而非我方情況，要體現(xiàn)一種為他人考慮、多體諒對方心情和處境的態(tài)度。當(dāng)撰寫商務(wù)英語文書時，要將對方的要求、需要、渴望和感情記在心中，尋找最好的方式將信息傳遞給對方。 以上七個原則是商務(wù)信函寫作中的指導(dǎo)原則,對于寫好一封商務(wù)信函起著非常重要的作用。 四、英語商務(wù)信函的禮貌 從上述原則中，可以發(fā)現(xiàn)禮貌是書面商務(wù)信函中最基本的原則，是重中之重。 我們這里所說的禮貌，并不是簡單用一些禮貌用語，比如your kind inquiry；your esteemed order等就可以的，而是要體現(xiàn)一種為他人考慮，多體諒對方心情與處境，并且在文字表達(dá)的語氣上應(yīng)表現(xiàn)出一個人的職業(yè)修養(yǎng)，顯得客氣而得體。最重要的禮貌是及時回復(fù)對方，最感人的禮貌是從不懷疑甚至計(jì)較對方的坦誠。商務(wù)交往中肯定會發(fā)生意見分歧，但禮貌和溝通卻可以化解分歧而不影響雙方的良好關(guān)系。商務(wù)信函中無論是索賠、抱怨及拒絕接受等措辭均要力求客氣，委婉、禮貌地作答。 五、英語商務(wù)信函中禮貌的表現(xiàn) 5.1、英語商務(wù)信函的首尾 5.1.1.信件開頭的問候語 雖說這些都是客套話，但是在商務(wù)信函中卻是一種禮貌的表現(xiàn)。 如果對方是女士，不論婚否，如無職稱，可用“Ms.”。如對方愿用“Miss”或“Mrs.”，宜尊重對方意見。如不知對方是男士還是女士，則可根據(jù)信的內(nèi)容，選擇一個合適的尊稱。例如：“Dear Customer”；“Dear Personnel Manager”。 如果你不知道對方的姓名，可以用最客氣的方式來問候他/她：Dear Sir or Madam (尊敬的先生或女士) 。 如果你知道對方的名字，則可以標(biāo)明對方姓名，顯得更親切些：Dr. Smith（斯密思博士）；Mr. Smith（斯密思先生）；Mrs. Smith（斯密思夫人）；Ms. Smith（斯密思女士 ）；Miss Smith（斯密思小姐）。 如果收信人是你的朋友或關(guān)系親密的同事，就直接用名字，不用姓：Dear James (親愛的詹姆斯)。 力求避免使用“To Whom It May Concern”。因?yàn)閾?jù)美國一些禮儀專家說，多數(shù)使用這樣的稱呼的信件都被扔進(jìn)字紙簍，這種信件也許要花上幾個星期才能到達(dá)負(fù)責(zé)處理這類信件的有關(guān)部門。然而，現(xiàn)在不少人向外國公司、大學(xué)等推薦人員時，他們的推薦信仍使用這種稱呼語（當(dāng)然，國外也有不少人仍然使用這種稱呼語），這是不可取的。如果你向一家外國公司推薦一名求職者，則可把推薦信寫給該公司的人事部，使用“Dear Personnel Director”；“Dear Personnel Manager”而不宜使用“To Whom It May Concern”。 5.1.2信件結(jié)尾的敬語結(jié)束語與開首的稱呼語一樣，也是客套語，但是在商務(wù)信函中也是一種禮貌的表現(xiàn)。 如果既是你的業(yè)務(wù)伙伴，又是朋友，則可用非正式的禮貌用語，只要給出最真誠的祝福，所以可以用：Best Wishes或者 Best regard。 如果只是你的業(yè)務(wù)伙伴，而且是第一次合作時，則要用正式的禮貌用語，既要表現(xiàn)出你真摯的祝福，也要表明你的嚴(yán)肅態(tài)度，所以可以用：Sincerely；Sincerely yours；Truly yours；Yours truly；Yours very truly。 有時也用Respectfully或Respectfully yours。在所有的結(jié)束語中，這是正式程度最高的，在商務(wù)信函中使用最少，因?yàn)樗话阌糜趯懡o政府官員或教會神職人員的信中；Best 正式程度最低，但常用于比較熟悉的收信人；Sincerely用的最多。 5.2、英語商務(wù)信函的語氣 無論何時，只要有必要，別忘了“謝謝”，“請您”之類的詞語，而且既要熱情友好，又要審慎仔細(xì)。由于您寫的信函都是有其目的性的，所以您信函里所采用的語氣語調(diào)也應(yīng)該符合您的目的。在寫之前先不妨仔細(xì)考慮一下，您寫這封信函是想達(dá)到一個什么樣的目的，您希望對收信人產(chǎn)生一種怎樣的影響呢？是歉意的，勸說性的，還是堅(jiān)決的，要求性的。這完全可以通過信函中的語氣語調(diào)來表現(xiàn)。 因此，一定要避免以下十種語氣： 5.2.1.不信任的語氣 “If what you say is true ”；“If as you allege”之類的語句往往讓人覺得你是在懷疑別人的可信度。這樣不利于激發(fā)對方作出對你有益的舉動。試比較下面的例句： Poor: We received the letter in which you claimed that the timer was defective at the time of purchase. If the goods were damaged in shipment, as you allege, we Better: We have noticed in your letter that the timer was defective at the time of purchase. As you mentioned the goods were damaged in shipment, we 5.2.2.指責(zé)的語氣 無論何時，如果你想激發(fā)對方做出對你有益的舉動，切忌指責(zé)對方，你可能會因?yàn)槭褂谩癥ou neglected”；“You forget”；“You omitted”等指責(zé)性語句而冒犯對方。試比較下面的例子，如果你是收信人，你會有什么反應(yīng)呢。 Poor: You obviously ignored our request that you return the report by registered mail. You did not read the operating instruction for the new machine carefully. Better: We did request that you return the report by registered mail. To enjoy the full benefits of the new machine, you should follow the operation instruction carefully. 5.2.3.自以為是的語氣 自以為是，認(rèn)定對方會按自己的意見去做，是不禮貌的。例如下述句子就說明了這一點(diǎn)： You would of course rather continue to do business with us because 這種自以為是的觀點(diǎn)，有一種強(qiáng)加于人的意味，結(jié)果往往適得其反，使對方不易接受。 5.2.4.簡慢的語氣 雖然簡明扼要是一種優(yōu)點(diǎn)，但過分簡單會給人一種漠視無禮的感覺。不論是否有意，簡慢地回信是一種對別人的意見或做出的努力不夠重視的表現(xiàn)。 Dear Mrs. Smith, Thank you for your recent letter. We are happy to learn that you like our new typewriter. Yours truly Sidney Harmer The Xing Sheen Company 因此既要簡明扼要，又要避免三言兩語，草率失禮。有時該寫得詳細(xì)點(diǎn)，就應(yīng)寫得詳細(xì)些。 5.2.5.諷刺的語氣 很少有人愿意被人諷刺，在書信中幾更須注意。有時寫信人用反話諷刺來發(fā)泄不滿，或強(qiáng)調(diào)某一意見，結(jié)果往往適得其反。例如下面這段文字，是商店經(jīng)理寫給全體營業(yè)員的，批評他們沒有完成營業(yè)額，但由于用了諷刺口氣，可想而知，結(jié)果不僅沒有達(dá)到鼓勵大家今后奮勉的目的，反而引起大家的不滿： Congratulations, ladies and gentlemen. I am proud to announce that, as a result of your sustained and untiring efforts last month, we fell only $15,000 short of our sales quota. You will be sure to receive rewards for your services. J. P. Lynn 5.2.6.暴躁的語氣 在商務(wù)信函中，最忌暴躁口氣。暴躁有時表現(xiàn)為發(fā)牢騷，但牢騷是誰也不會樂于接受的。例如下面句子，句中的暴躁口氣必然引起大家的反感： How do you expect the duplicating center to do its job correctly, if you dont fill out Form 211F in triplicate as you are supposed to? 5.2.7.憤怒的語氣 如果說暴躁的語氣僅僅是發(fā)牢騷，那么憤怒口氣則簡直是在咆哮。 I bought a tape recorder at your store three days ago .The darn thing doesnt work at all. When I called your store and demanded a refund yesterday, I was told that it was a damn sale item and there were to refunds on sale items. This is a real rip off. 寫信人也許完全有理由這樣抱怨，但是憤怒的語氣很可能導(dǎo)致對方的惡言拒絕。當(dāng)然在實(shí)際業(yè)務(wù)中，有些事確實(shí)令人憤慨，但切忌在交際中表現(xiàn)出來。 5.2.8.侮辱的語氣 在一般商務(wù)信函中，蓄意侮辱是罕見的，但是無意之中中傷讀者卻是時有發(fā)生，最常見的是使用一些無形中貶低的言詞。下面是一封產(chǎn)品推銷的節(jié)錄，該信的原意是想說服讀者購買產(chǎn)品，結(jié)果反而中傷了不少人，因?yàn)檫@段文字的言外之意是誰不買金魚牌的打字機(jī)，誰就愚昧無知： All wise office managers around the country order Gold Fish-the most efficient of all office typewriters. 5.2.9.居高臨下的語氣 在商務(wù)信函中，如果雙方意在平等的基礎(chǔ)上相互合作，居高臨下的語氣往往會帶來不良的后果。 Poor: In an establishment as large as ours, we seldom We shall allow you to You may call us at Better: Please notice that it is not our common practice to We shall be glad to have you Please call us at 同樣，大吹大擂也會觸犯讀者。例如： Our car costs more than competing one because its worth more than competing ones. 5.2.10.過分親熱的語氣 近年來有一種趨勢，商務(wù)信函的寫作越來越采用非正式語體，許多人不按舊時的虛禮客套寫信。然而，有些人卻走向了另一個極端，顯得過于親熱、友好。結(jié)果弄巧成拙，不僅沒有建立友好感情，反而引起讀者反感。 一般來說，商務(wù)信函中不要提及對方的隱私或者令人尷尬的事情，不要用名字稱呼對方（如“Dear Fred” ），除非雙方早已習(xí)慣用名字稱呼。 另外，過分親熱還表現(xiàn)在寫信時濫用對方的姓名，以為這樣可以取悅對方的歡心，其實(shí)不然。例如： Dear Mr. Jones, We are You see, Mr. Jones, as you know, Mr. Jones, 誠然，在信中使用對方姓名，如果恰到好處，會使對方感到親切。但切不可濫用，即使在一封長信中，最多也只能用一次。 5.3、商務(wù)信函中體現(xiàn)出的態(tài)度 在商務(wù)信函中，寫信人所體現(xiàn)出來的態(tài)度一定要是真誠和積極的。 (1).以誠相待，避免虛偽 這種真誠的禮貌表現(xiàn)在內(nèi)容上。這種禮貌要使對方真正感受到了，才能收到真正的效果，否則，這種禮貌就會被認(rèn)為是虛偽，交際也就失去其意義了。 一般來說，虛偽有以下幾種表現(xiàn)： a、過度謙虛 在商務(wù)函電中，一定的謙虛是必要的，但要避免過度謙虛，否則會給人以虛偽之感，如下面這封信就是如此： Dear Mr. King, We most deeply apologize for the foolish error we made in handling your last order. Our distribution coordinator, our driver, and I myself, all wish to express our profoundest regrets. We are so very grateful, too, for the renewed opportunity your good company is giving us to serve your needs. We will continue trying, to the up most of our ability, to justify your faith in our efforts. Obediently yours, Richard Archer 有時出于必要，表示一下歉意是無可非議的；有時如有理由，說一句恭維話也未嘗不可。但如果兩者都做得過分，則貶低了自己，顯得低三下四，既無必要，又欠誠意。 b、明顯的恭維 恭維和謙虛一樣，有時能增加一封信的效果，但多數(shù)人對明顯的恭維，往往加以警惕，甚至引起反感，不得不使之懷疑寫信人的誠意。 c、夸張 夸張易識破，也易引起反感。因此，應(yīng)該控制使用一些諸如“sensational”； “amazing”；“unique”；“fantastic”之類的措辭。除非有確鑿的事實(shí)根據(jù)，否則應(yīng)盡量避免使用一些極端浮華的辭藻，因?yàn)榧词故鞘聦?shí)，也使許多人難以置信，從而懷疑你的誠意。 （2）積極對待，避免消極 即使在最憂郁、最悲觀的情況下，也總有一些積極樂觀的東西關(guān)鍵是在于如何看待現(xiàn)實(shí)。你可強(qiáng)調(diào)黑暗的一面，也可強(qiáng)調(diào)光明的一面。樂觀為上策，因?yàn)檫@是人們希望看到的。樂觀不僅使別人感到高興，而且也使自己感到高興。悲觀會使交際帶來一種陰郁的感覺，令人生厭不快。 The shipment will not arrive in Boston until the end of August. 這句話強(qiáng)調(diào)了裝卸的貨不可能早來這樣一個不祥的事實(shí)。如果反過來用積極肯定的語氣表達(dá)，效果就不同了： The shipment will arrive in Boston at the end of August. 再看下面這個句子： Since you did not indicate the correct stock number, we cannot fill your order. 這是一種最糟糕的消極否定說法。這句話不僅強(qiáng)調(diào)了什么不能做（而不是什么能做），而且還有指責(zé)對方的口氣。這是極不禮貌的，可將上述句子改為： We will ship your order as soon as we know the correct stock number. 下面這些詞都含有消極否定的語氣，所以應(yīng)盡量控制使用： Blame；fail；loss；complain；failure；neglect；death；false；prejudiced；delinquent；fault；terminate；dishonest；lie；worry；error；lose；wrong。 當(dāng)然，根據(jù)情況，有時需要使用消極否定的語言，但應(yīng)慎重，仔細(xì)斟酌，做到恰如其分，以達(dá)到最佳效果。 消極否定語氣：Your order will be felled without further delay. You will never regret purchasing this fine sweater. 積極肯定語氣：Your order will be felled immediately. You will always be grateful that you own this fine sweater. 避免消極口氣的的一些原則： a、強(qiáng)調(diào)事情的正面，即事情的如何或?qū)⑷绾?；而不要?qiáng)調(diào)事情的反面，即事情的不如何或?qū)⒉蝗绾?；同時強(qiáng)調(diào)已做的，能做的或?qū)⒆龅模欢灰獜?qiáng)調(diào)未做的，無法做的或?qū)⒉蝗プ龅摹?b、盡量避免使用具有否定含義的詞語。例如： I am sorry we blundered on your order 雖然上述抱歉詞語，形式上是肯定的，但使人聯(lián)想到抱歉之中的那中不幸情況。 c、注意防止措辭含有消極否定的言外之意，即使自己認(rèn)為說得相當(dāng)積極肯定，也須再三琢磨反復(fù)推敲。 d、不要受思想情緒的影響。即使有時感到某信非寫不可，也不要把它看成是一種負(fù)擔(dān)，而應(yīng)把它看做是一次建立或增進(jìn)同讀者友好感情的機(jī)會。 （3）防止“冷漠”和 “不必要的條件” 雖然消極否定的態(tài)度和措辭違背積極肯定的原則，但還有一些態(tài)度和措辭也不符合積極肯定的要求。 冷漠態(tài)度表現(xiàn)： 冷漠說法：We have received your letter of August 15 . 積極肯定說法：We thank you for your letter of August 15. 第一句句子并無多大缺點(diǎn)，只是效果不如第二句。 不必要條件表現(xiàn)： 條件說法：If you will send us a check for $12 right away, you will be able to 肯定說法：By sending us a check for $12 right away, you will be able to 第一句因?yàn)橛辛恕癷f”，就成了有條件限制的句子。這些句子都或多或少含有讀者不會這樣去做的可能性。此外，由于“if”置于句首，就更強(qiáng)調(diào)了條件限制。而經(jīng)過修改的的第二個句子表達(dá)了同樣的意思，卻并無上述否定可能性的言外之意。 當(dāng)然，條件限制不可能完全避免，“hope”及“if”這類用詞不可能完全從業(yè)務(wù)信件中消失；說話也不可能永遠(yuǎn)直截了當(dāng)，有時需要條件限制來避免自以為是的口氣。 Wed appreciate knowing about any friend who might be interested in acting as our agents. 該句子雖然有條件，但較客觀。 此外，尊重對方也是禮貌的表現(xiàn)。有些人不喜歡第一人稱代詞（I, We）,特別是用在每句或者每段開頭，為了尊重對