《采購管理業(yè)務(wù)流程》PPT課件.ppt

蘇州信亨自動(dòng)化科技有限公司 采購管理業(yè)務(wù)流程,王格絢 ,采購工作/管理,采購工作主要是適時(shí)、適量、適質(zhì)、適價(jià)為生產(chǎn)部門提供生產(chǎn)所需要的原材料。 采購管理就是對(duì)采購業(yè)務(wù)過程進(jìn)行組織、實(shí)施與控制的管理過程。,采購管理,采購管理是計(jì)劃下達(dá)、采購單生成、采購單執(zhí)行、到貨接收、檢驗(yàn)入庫、采購發(fā)票的收集到采購結(jié)算的采購活動(dòng)的全過程，對(duì)采購過程中物流運(yùn)動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié)狀態(tài)進(jìn)行嚴(yán)密的跟蹤、監(jiān)督，實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)采購活動(dòng)執(zhí)行過程的科學(xué)管理。,與供應(yīng)商結(jié)算,計(jì)劃需求,倉庫部門,采購部門,供應(yīng)商,財(cái)務(wù)部門,訂單 管理,結(jié)算 管理,收貨 管理,采購 計(jì)劃,用款計(jì)劃,確認(rèn) 供應(yīng)商,送貨,下單,采購部門的主要工作,資源調(diào)查 價(jià)值分析（在采購需求的前提下，提出采用更為經(jīng)濟(jì)和標(biāo)準(zhǔn)的替代方案） 詢價(jià)及洽談 供應(yīng)商認(rèn)證（UL CE CCC等） 價(jià)格審批 下達(dá)采購單 采購單跟蹤 驗(yàn)收入庫 結(jié)清,規(guī)范化的采購業(yè)務(wù),BOM計(jì)劃,手工追加計(jì)劃,認(rèn)證供應(yīng)商,供應(yīng)商文檔,預(yù)算/權(quán)限審查,請(qǐng)購單,采購單生成,合并處理,打印采購合同,跟蹤采購單,供應(yīng)商業(yè)績?cè)u(píng)價(jià),審批？,其它采購單？,常規(guī)采購,規(guī)范化的采購流程,始,終,定單/質(zhì)量/價(jià)格,質(zhì)量/交貨期/價(jià)格,控制點(diǎn),差,良,詢 價(jià) 比價(jià),本章關(guān)注,請(qǐng)購流程 采購核價(jià)流程 采購流程 采購變更流程 進(jìn)貨流程 退貨流程,1.計(jì)劃采購時(shí)所遺漏的需求。 2.超耗用料的額外零星需求。 3.非正常需求的其它需求，如客戶的額外 訂單或代購品（計(jì)劃外領(lǐng)料）。,一般請(qǐng)購作業(yè)的時(shí)機(jī),請(qǐng)購流程,根據(jù)BOM需求,主管核準(zhǔn)請(qǐng)購單,請(qǐng)購單,采購詢價(jià)確認(rèn),總經(jīng)理核準(zhǔn)價(jià)格,下達(dá)采購單,書面核準(zhǔn)或 計(jì)算機(jī)確認(rèn),1.請(qǐng)購明細(xì)表 2.下達(dá)采購訂單表,請(qǐng)購流程,書面核準(zhǔn)或計(jì)算機(jī)核準(zhǔn),采購核價(jià)流程,主管簽字,采購單進(jìn)度追蹤,采購單,采購單確認(rèn),需求確認(rèn),主管核準(zhǔn),供應(yīng)商料件交貨排程表,采購需求,書面或計(jì)算機(jī),1.現(xiàn)有庫存可用量 2.料號(hào)庫存狀況表,采購流程,采購變更流程,采購變更單或取消單,采購單進(jìn)度追蹤,采購變更單,采購變更確認(rèn),變更,變更核準(zhǔn),采購單,統(tǒng)計(jì)倉庫庫存 統(tǒng)計(jì)供應(yīng)商庫存,進(jìn)貨記錄,送貨檢驗(yàn)單,進(jìn)貨單確認(rèn),到貨檢驗(yàn),對(duì)應(yīng)采購單,品質(zhì)檢驗(yàn)（收獲/退貨）,采購單,入庫,驗(yàn)退,驗(yàn)退件未退 明細(xì)表,發(fā)票與送貨文件,進(jìn)貨流程,N,Y,N,Y,檢驗(yàn)報(bào)告及材質(zhì)報(bào)告,退貨流程,采購業(yè)務(wù)調(diào)查項(xiàng)（一）,二、采購訂單 1、公司材料的采購周期一般為多長？是否要采購該批材料由誰來決定？采購信息來源于哪些途徑？ 答：采購計(jì)劃一般一周變動(dòng)一次，由哪位采購執(zhí)行是采購主管確定，目前采購信息來源于：百度，阿里巴巴，中國制造。 2、一種材料一般有多少家主供應(yīng)商？是否針對(duì)不同供應(yīng)商有分配采購額度？ 答：一種原材料原則上應(yīng)該有2-3家合格的供應(yīng)商，比價(jià)格，性能，質(zhì)量分配采購額度 3、材料的采購下單的流程是怎樣？ 答：首先需要采購申請(qǐng)單，根據(jù)申請(qǐng)數(shù)量按照整包裝進(jìn)行購買。 4、當(dāng)出現(xiàn)采購變更時(shí)，一般經(jīng)過什么步驟來通知供應(yīng)商，是否有書面的通知？ 答：當(dāng)采購變更時(shí)，1.第一時(shí)間書面通知供應(yīng)商取消訂單并統(tǒng)計(jì)供應(yīng)商庫存數(shù)量，2.統(tǒng)計(jì)倉庫數(shù)量。3.和技術(shù)部確認(rèn)是否可以消化庫存后變更。 5、目前采購管理有無使用軟件進(jìn)行管理？是否應(yīng)用電子商務(wù)向供應(yīng)商下單？ 答：目前由于公司還沒用到系統(tǒng)，全部由手工下單。,采購業(yè)務(wù)調(diào)查項(xiàng)（二）,一、供應(yīng)商狀況 1、供應(yīng)商大致數(shù)量及分布區(qū)域如何？ 答：根據(jù)材質(zhì)價(jià)格區(qū)域做分別，如：電子類深圳，鋁件類：南通等。 2、公司對(duì)供應(yīng)商是如何管理的？是否進(jìn)行了編碼管理？是否做了分類管理？ 答：供應(yīng)商評(píng)鑒表，進(jìn)行編碼管理及才產(chǎn)品的分類管理。 3、公司目前收集的供應(yīng)商的信息都有哪些？這些資料對(duì)公司別的部門是否是保密的？ 答：目前收集的供應(yīng)商信息有：營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件，稅務(wù)登記復(fù)印件，供應(yīng)商組織機(jī)構(gòu)代碼，這些資料應(yīng)該對(duì)技術(shù)部開放。 4、公司在批準(zhǔn)新的供應(yīng)商時(shí)一般考核哪些內(nèi)容？價(jià)格、服務(wù)請(qǐng)求、質(zhì)量、交貨狀況、技術(shù)水平？ 答：供應(yīng)商資質(zhì)，質(zhì)量，技術(shù)水平，價(jià)格都在考核中。 5、公司對(duì)供應(yīng)商是否做考核？考核的大致辦法是什么？ 答：實(shí)地考核，確認(rèn)資質(zhì)及技術(shù)上的要求是否能達(dá)到。 6、新批準(zhǔn)一家供應(yīng)商要經(jīng)過哪些流程？ 答：供應(yīng)商資質(zhì)，質(zhì)量，技術(shù)水平，價(jià)格確認(rèn)后送樣品質(zhì)部確認(rèn)，判定OK審核后為合格供應(yīng)商并建立供應(yīng)商檔案。,采購業(yè)務(wù)調(diào)查項(xiàng)（三）,二、采購進(jìn)貨 1、當(dāng)采購的料件快到貨時(shí)，采購部還是倉庫先知道這個(gè)消息？若是采購部，則它是否通知倉庫？ 答：供應(yīng)商送貨時(shí)第一是采購知道信息，如無系統(tǒng)采購應(yīng)通知到倉庫進(jìn)行收貨。 2、當(dāng)采購到貨時(shí)，由哪個(gè)單位接收？若是倉庫，它有什么憑證來說明送來貨是正確的？ 答：采購到貨時(shí)由倉庫簽收，供應(yīng)商需要提供送貨單（送貨單號(hào)），材質(zhì)報(bào)告及檢驗(yàn)報(bào)告。 3、是否進(jìn)行進(jìn)貨檢驗(yàn)？檢驗(yàn)方式是怎樣？全檢、抽檢、免檢？當(dāng)發(fā)生驗(yàn)退時(shí)，是怎樣的處理流程？ 答：品管需要進(jìn)行抽檢，外箱及小的附件可以設(shè)置免檢，當(dāng)發(fā)生品質(zhì)不良時(shí)首先品管通知到倉庫和采購，有倉庫開出不良退貨單進(jìn)行退貨，采購跟蹤物料交期以免發(fā)生停線。 4、采購進(jìn)貨一般經(jīng)過哪些流程？ 答：采購申請(qǐng)單，經(jīng)理審批，尋找合格供應(yīng)商送樣，判定OK后進(jìn)行采購。 5、當(dāng)供應(yīng)商送來的貨超過采購數(shù)量時(shí)，如何處理？同一張采購訂單是否允許分批交貨？ 答：供應(yīng)商送貨超量時(shí)，首先看計(jì)劃是否有需求，有需求立馬補(bǔ)單，無需求超出的部分倉庫拒收，同一張采購訂單根據(jù)業(yè)務(wù)交期不同可以分批交貨。 6、供應(yīng)商一般什么時(shí)候開發(fā)票？發(fā)票開給哪個(gè)部門？是針對(duì)每張采購訂單來開票還是總體開票？ 答：供應(yīng)商一般都在20號(hào)對(duì)賬，確認(rèn)OK后28號(hào)之前交發(fā)票給采購，發(fā)票開出明細(xì)，可以總體開票。,采購業(yè)務(wù)調(diào)查項(xiàng)（四）,7、一般采購的付款流程是怎樣？采購到貨后如何付款？是逐批結(jié)清還是統(tǒng)一在每月的某天結(jié)算。 答：收到發(fā)票后在財(cái)務(wù)指定的時(shí)間上交發(fā)票，發(fā)票上交后需要財(cái)務(wù)簽字確認(rèn)無誤，標(biāo)注付款期限，一般情況下累計(jì)在月底的一天付款。 8、公司是否有溢付貨款的情況？是否開正式發(fā)票？ 答：公司一般情況下不會(huì)溢付貨款，都是開17%的票。 9、當(dāng)發(fā)生采購?fù)素洉r(shí)，如何處理，是將實(shí)物退回、若是實(shí)物退回，這部分實(shí)物由誰退，車間、倉庫、