《采購管理業(yè)務(wù)流程》PPT課件.ppt

蘇州信亨自動化科技有限公司 采購管理業(yè)務(wù)流程,王格絢 ,采購工作/管理,采購工作主要是適時、適量、適質(zhì)、適價為生產(chǎn)部門提供生產(chǎn)所需要的原材料。 采購管理就是對采購業(yè)務(wù)過程進行組織、實施與控制的管理過程。,采購管理,采購管理是計劃下達、采購單生成、采購單執(zhí)行、到貨接收、檢驗入庫、采購發(fā)票的收集到采購結(jié)算的采購活動的全過程，對采購過程中物流運動的各個環(huán)節(jié)狀態(tài)進行嚴密的跟蹤、監(jiān)督，實現(xiàn)對企業(yè)采購活動執(zhí)行過程的科學(xué)管理。,與供應(yīng)商結(jié)算,計劃需求,倉庫部門,采購部門,供應(yīng)商,財務(wù)部門,訂單 管理,結(jié)算 管理,收貨 管理,采購 計劃,用款計劃,確認 供應(yīng)商,送貨,下單,采購部門的主要工作,資源調(diào)查 價值分析（在采購需求的前提下，提出采用更為經(jīng)濟和標準的替代方案） 詢價及洽談 供應(yīng)商認證（UL CE CCC等） 價格審批 下達采購單 采購單跟蹤 驗收入庫 結(jié)清,規(guī)范化的采購業(yè)務(wù),BOM計劃,手工追加計劃,認證供應(yīng)商,供應(yīng)商文檔,預(yù)算/權(quán)限審查,請購單,采購單生成,合并處理,打印采購合同,跟蹤采購單,供應(yīng)商業(yè)績評價,審批？,其它采購單？,常規(guī)采購,規(guī)范化的采購流程,始,終,定單/質(zhì)量/價格,質(zhì)量/交貨期/價格,控制點,差,良,詢 價 比價,本章關(guān)注,請購流程 采購核價流程 采購流程 采購變更流程 進貨流程 退貨流程,1.計劃采購時所遺漏的需求。 2.超耗用料的額外零星需求。 3.非正常需求的其它需求，如客戶的額外 訂單或代購品（計劃外領(lǐng)料）。,一般請購作業(yè)的時機,請購流程,根據(jù)BOM需求,主管核準請購單,請購單,采購詢價確認,總經(jīng)理核準價格,下達采購單,書面核準或 計算機確認,1.請購明細表 2.下達采購訂單表,請購流程,書面核準或計算機核準,采購核價流程,主管簽字,采購單進度追蹤,采購單,采購單確認,需求確認,主管核準,供應(yīng)商料件交貨排程表,采購需求,書面或計算機,1.現(xiàn)有庫存可用量 2.料號庫存狀況表,采購流程,采購變更流程,采購變更單或取消單,采購單進度追蹤,采購變更單,采購變更確認,變更,變更核準,采購單,統(tǒng)計倉庫庫存 統(tǒng)計供應(yīng)商庫存,進貨記錄,送貨檢驗單,進貨單確認,到貨檢驗,對應(yīng)采購單,品質(zhì)檢驗（收獲/退貨）,采購單,入庫,驗退,驗退件未退 明細表,發(fā)票與送貨文件,進貨流程,N,Y,N,Y,檢驗報告及材質(zhì)報告,退貨流程,采購業(yè)務(wù)調(diào)查項（一）,二、采購訂單 1、公司材料的采購周期一般為多長？是否要采購該批材料由誰來決定？采購信息來源于哪些途徑？ 答：采購計劃一般一周變動一次，由哪位采購執(zhí)行是采購主管確定，目前采購信息來源于：百度，阿里巴巴，中國制造。 2、一種材料一般有多少家主供應(yīng)商？是否針對不同供應(yīng)商有分配采購額度？ 答：一種原材料原則上應(yīng)該有2-3家合格的供應(yīng)商，比價格，性能，質(zhì)量分配采購額度 3、材料的采購下單的流程是怎樣？ 答：首先需要采購申請單，根據(jù)申請數(shù)量按照整包裝進行購買。 4、當出現(xiàn)采購變更時，一般經(jīng)過什么步驟來通知供應(yīng)商，是否有書面的通知？ 答：當采購變更時，1.第一時間書面通知供應(yīng)商取消訂單并統(tǒng)計供應(yīng)商庫存數(shù)量，2.統(tǒng)計倉庫數(shù)量。3.和技術(shù)部確認是否可以消化庫存后變更。 5、目前采購管理有無使用軟件進行管理？是否應(yīng)用電子商務(wù)向供應(yīng)商下單？ 答：目前由于公司還沒用到系統(tǒng)，全部由手工下單。,采購業(yè)務(wù)調(diào)查項（二）,一、供應(yīng)商狀況 1、供應(yīng)商大致數(shù)量及分布區(qū)域如何？ 答：根據(jù)材質(zhì)價格區(qū)域做分別，如：電子類深圳，鋁件類：南通等。 2、公司對供應(yīng)商是如何管理的？是否進行了編碼管理？是否做了分類管理？ 答：供應(yīng)商評鑒表，進行編碼管理及才產(chǎn)品的分類管理。 3、公司目前收集的供應(yīng)商的信息都有哪些？這些資料對公司別的部門是否是保密的？ 答：目前收集的供應(yīng)商信息有：營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件，稅務(wù)登記復(fù)印件，供應(yīng)商組織機構(gòu)代碼，這些資料應(yīng)該對技術(shù)部開放。 4、公司在批準新的供應(yīng)商時一般考核哪些內(nèi)容？價格、服務(wù)請求、質(zhì)量、交貨狀況、技術(shù)水平？ 答：供應(yīng)商資質(zhì)，質(zhì)量，技術(shù)水平，價格都在考核中。 5、公司對供應(yīng)商是否做考核？考核的大致辦法是什么？ 答：實地考核，確認資質(zhì)及技術(shù)上的要求是否能達到。 6、新批準一家供應(yīng)商要經(jīng)過哪些流程？ 答：供應(yīng)商資質(zhì)，質(zhì)量，技術(shù)水平，價格確認后送樣品質(zhì)部確認，判定OK審核后為合格供應(yīng)商并建立供應(yīng)商檔案。,采購業(yè)務(wù)調(diào)查項（三）,二、采購進貨 1、當采購的料件快到貨時，采購部還是倉庫先知道這個消息？若是采購部，則它是否通知倉庫？ 答：供應(yīng)商送貨時第一是采購知道信息，如無系統(tǒng)采購應(yīng)通知到倉庫進行收貨。 2、當采購到貨時，由哪個單位接收？若是倉庫，它有什么憑證來說明送來貨是正確的？ 答：采購到貨時由倉庫簽收，供應(yīng)商需要提供送貨單（送貨單號），材質(zhì)報告及檢驗報告。 3、是否進行進貨檢驗？檢驗方式是怎樣？全檢、抽檢、免檢？當發(fā)生驗退時，是怎樣的處理流程？ 答：品管需要進行抽檢，外箱及小的附件可以設(shè)置免檢，當發(fā)生品質(zhì)不良時首先品管通知到倉庫和采購，有倉庫開出不良退貨單進行退貨，采購跟蹤物料交期以免發(fā)生停線。 4、采購進貨一般經(jīng)過哪些流程？ 答：采購申請單，經(jīng)理審批，尋找合格供應(yīng)商送樣，判定OK后進行采購。 5、當供應(yīng)商送來的貨超過采購數(shù)量時，如何處理？同一張采購訂單是否允許分批交貨？ 答：供應(yīng)商送貨超量時，首先看計劃是否有需求，有需求立馬補單，無需求超出的部分倉庫拒收，同一張采購訂單根據(jù)業(yè)務(wù)交期不同可以分批交貨。 6、供應(yīng)商一般什么時候開發(fā)票？發(fā)票開給哪個部門？是針對每張采購訂單來開票還是總體開票？ 答：供應(yīng)商一般都在20號對賬，確認OK后28號之前交發(fā)票給采購，發(fā)票開出明細，可以總體開票。,采購業(yè)務(wù)調(diào)查項（四）,7、一般采購的付款流程是怎樣？采購到貨后如何付款？是逐批結(jié)清還是統(tǒng)一在每月的某天結(jié)算。 答：收到發(fā)票后在財務(wù)指定的時間上交發(fā)票，發(fā)票上交后需要財務(wù)簽字確認無誤，標注付款期限，一般情況下累計在月底的一天付款。 8、公司是否有溢付貨款的情況？是否開正式發(fā)票？ 答：公司一般情況下不會溢付貨款，都是開17%的票。 9、當發(fā)生采購?fù)素洉r，如何處理，是將實物退回、若是實物退回，這部分實物由誰退，車間、倉庫、