應(yīng)收應(yīng)付模塊新員工培訓(xùn).ppt

應(yīng)收應(yīng)付新員工培訓(xùn),用友軟件股份有限公司 維護工程師 吳迪 2008年3月18日,培訓(xùn)大綱,一、應(yīng)收應(yīng)付基本概念介紹 二、簡單核算和詳細核算區(qū)別 三、應(yīng)付應(yīng)付常用功能介紹 四、應(yīng)付應(yīng)付難點功能介紹 五、常見問題及解決方法,應(yīng)收應(yīng)付基本概念介紹,應(yīng)收、應(yīng)付款管理系統(tǒng)，通過發(fā)票、其它應(yīng)收應(yīng)付單、收款付款單等單據(jù)的錄入，對企業(yè)的往來賬款進行綜合管理，及時、準確地提供客戶或供應(yīng)商的往來賬款余額資料，提供各種分析報表，如賬齡分析表，周轉(zhuǎn)分析、欠款分析、壞賬分析、回款分析情況分析等，通過各種分析報表，幫助您合理地進行資金的調(diào)配，提高資金的利用效率。這兩個兄弟模塊的操作流程和方法基本一致，我們接下來的講解使用應(yīng)收模塊作為范例。,應(yīng)收應(yīng)付基本概念介紹,應(yīng)收應(yīng)付專業(yè)術(shù)語介紹 發(fā)票：是指在購銷商品，提供或者接受服務(wù)以及從事其他經(jīng)營活動中，開具、收取的收付款項憑證。 現(xiàn)行稅制發(fā)票分為普通發(fā)票和增值稅專用發(fā)票兩大類。,專用發(fā)票：具有增值稅一般納稅人資格的企業(yè)都可以到主管國稅部門申請領(lǐng)購增值稅發(fā)票，并通過防偽稅控系統(tǒng)開具.具有增值稅一般納稅人資格的企業(yè)可以憑增值稅發(fā)票抵扣增值稅。,普通發(fā)票：指增值稅專用發(fā)票以外的納稅人使用的其他發(fā)票。,應(yīng)收單：應(yīng)收專用發(fā)票、普通發(fā)票、其他應(yīng)收單的總稱。,核銷：建立收款與應(yīng)收款的對應(yīng)關(guān)系，監(jiān)督應(yīng)收款及時回收，加強往來款項的 管理。,紅票對沖：實現(xiàn)某客戶的紅字應(yīng)收單與其藍字應(yīng)收單、收款單與付款單中間進行沖抵的操作，便于日后的賬齡分析統(tǒng)計。,壞賬準備：指企業(yè)預(yù)期不能收回或無法追回、收回的資金。根據(jù)會計謹慎性原則，對應(yīng)收賬款和其他應(yīng)收款提取壞賬準備，作為資產(chǎn)的抵減項目。,賬齡：指公司尚未收回的應(yīng)收賬款的時間長度 ，賬齡是在分析應(yīng)收賬款時最為重要的信息。,培訓(xùn)大綱,一、應(yīng)收應(yīng)付基本概念介紹 二、簡單核算和詳細核算區(qū)別 三、應(yīng)收常用功能介紹 四、應(yīng)收難點功能介紹 五、常見問題及解決方法,簡單核算和詳細核算區(qū)別,系統(tǒng)提供兩種應(yīng)收款管理模型，用戶可以根據(jù)自己企業(yè)實際業(yè)務(wù)情況進行選擇：簡單核算、詳細核算。,簡單核算和詳細核算區(qū)別,簡單核算流程圖,簡單核算：應(yīng)收只完成將銷售傳遞過來的發(fā)票生成憑證傳遞給總賬這樣的模式。,簡單核算和詳細核算區(qū)別,詳細核算流程圖,簡單核算和詳細核算區(qū)別,詳細核算：應(yīng)收可以對往來進行詳細的核算、控制、查詢、分析。如果您的銷售業(yè)務(wù)以及應(yīng)收款核算與管理業(yè)務(wù)比較復(fù)雜；或者您需要追蹤每一筆業(yè)務(wù)的應(yīng)收款、收款等情況；或者您需要將應(yīng)收款核算到產(chǎn)品一級；那么您需要選擇詳細核算。,注意事項：該選項在系統(tǒng)啟用時或者還沒有進行任何業(yè)務(wù)（包括期初數(shù)據(jù)錄入）才允許從簡單核算改為詳細核算；從詳細核算改為簡單核算隨時可以進行，但用戶要慎重，一旦有數(shù)據(jù)，簡單核算就改不回詳細核算。,培訓(xùn)大綱,一、應(yīng)收應(yīng)付基本概念介紹 二、簡單核算和詳細核算區(qū)別 三、應(yīng)收常用功能介紹 四、應(yīng)收難點功能介紹 五、常見問題及解決方法,本章大綱,三、應(yīng)收常用功能介紹 1.日常單據(jù)錄入及核銷操作 2.各類轉(zhuǎn)賬操作 3.制單處理、單據(jù)查詢 4.選擇收款 5.取消操作,3.1應(yīng)收常用功能介紹日常單據(jù)操作,實際業(yè)務(wù)舉例： 本單位銷售給A公司一批貨物5W元，現(xiàn)銷售普通發(fā)票已經(jīng)填制完成并傳送到應(yīng)收款管理模塊，且銷售中代A公司支付手續(xù)等費用2000元一并由A公司承擔(dān)，A公司現(xiàn)已將共欠的5.2W元以支票形式支付。 業(yè)務(wù)流程說明： 各類應(yīng)收單、 收付款單、銷售發(fā)票錄入或傳到應(yīng)收款管理模塊后，需要給這些單據(jù)進行之間關(guān)聯(lián)的確定也就是軟件中的核銷操作。 重點功能說明：核銷 核銷：建立收款與應(yīng)收款的對應(yīng)關(guān)系，監(jiān)督應(yīng)收款及時回收，加強往來款項的管理。核銷分為手工核銷和自動核銷兩種方式。 手工核銷：手工確定收款單與應(yīng)收單對應(yīng)關(guān)系的工作。通過本功能可以根據(jù)查詢條件選擇需要核銷的單據(jù)，然后手工核銷，加強了往來款項核銷的靈活性。 自動核銷：依據(jù)核銷規(guī)則對多個客戶多張單據(jù)進行批量核銷處理。完成核銷后提交自動核銷報告，顯示已核銷的情況和未核銷的原因，加強了往來款項核銷的效率性。,3.1應(yīng)收常用功能介紹日常單據(jù)操作,業(yè)務(wù)流程詳解： a.如果啟用銷售模塊，銷售發(fā)票由銷售模塊生成并傳遞到應(yīng)收，如果沒有需在應(yīng)收模塊填寫5W元銷售普通發(fā)票，客戶為A。 b.填寫2000元其他應(yīng)收單，客戶為A。 c.填寫5.2w元收款單，結(jié)算方式為支票，客戶為A。 d.在應(yīng)收單審核和收款單審核界面分別將發(fā)票、應(yīng)收單、收款單審核。 e.對以上單據(jù)進行核銷處理操作 操作注意事項： 1.注意應(yīng)收模塊受控科目設(shè)置 2.注意表體部分對方科目設(shè)置 3.注意初始設(shè)置下的基本科目設(shè)置 4.審核單據(jù)后可以立即生成憑證也可以等到月底集體生成 5.核銷可以使用手工核銷也可以使用自動核銷，效果是一樣的,3.2應(yīng)收常用功能介紹各類轉(zhuǎn)賬操作,轉(zhuǎn)賬操作:企業(yè)經(jīng)常會發(fā)生一些往來賬款調(diào)整的業(yè)務(wù)，U8系統(tǒng)提供的轉(zhuǎn)賬功能可以幫助企業(yè)實現(xiàn)此類操作，主要功能：應(yīng)收沖應(yīng)收、應(yīng)收沖應(yīng)付、預(yù)收沖應(yīng)收、紅票對沖功能。 應(yīng)收沖應(yīng)收 概念 指將一客戶應(yīng)收款轉(zhuǎn)入另一客戶。通過本功能將應(yīng)收款業(yè)務(wù)在客商之間進行轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出，實現(xiàn)應(yīng)收業(yè)務(wù)的調(diào)整，解決應(yīng)收款業(yè)務(wù)在不同客商間入錯戶或合并戶問題。,3.2應(yīng)收常用功能介紹各類轉(zhuǎn)賬操作,實際業(yè)務(wù)舉例： 本單位應(yīng)收B客戶30W元，由于此筆款項發(fā)生債權(quán)轉(zhuǎn)移，轉(zhuǎn)由C客戶承擔(dān)欠款。 操作注意事項： 1.應(yīng)收沖應(yīng)收可以對貨款、其他應(yīng)收款、預(yù)收款等單據(jù)進行并賬操作。 2.并賬單據(jù)的每筆轉(zhuǎn)賬金小于等于該張單據(jù)的余額。 3.應(yīng)收沖應(yīng)收在制單處理中屬于并賬操作,3.2應(yīng)收常用功能介紹各類轉(zhuǎn)賬操作,預(yù)收沖應(yīng)收 概念 處理對同一客戶的預(yù)收款和應(yīng)收欠款的轉(zhuǎn)賬核銷業(yè)務(wù)。 實際業(yè)務(wù)舉例： 本單位之前預(yù)收D客戶10W元，現(xiàn)在銷售達成應(yīng)收D客戶的10W元銷售普通發(fā)票已經(jīng)傳到應(yīng)收款管理模塊，需要使用之前的預(yù)收款項沖抵此部分應(yīng)收賬款。 操作注意事項： 1.預(yù)收沖應(yīng)收如果使用自動轉(zhuǎn)賬可以對多個客戶批量完成。 2. 每筆轉(zhuǎn)賬金小于等于該張單據(jù)的余額 3.應(yīng)收款頁簽合計轉(zhuǎn)賬金額=預(yù)收款頁簽合計轉(zhuǎn)賬金額。,3.2應(yīng)收常用功能介紹各類轉(zhuǎn)賬操作,應(yīng)收沖應(yīng)付 概念 用某客戶的應(yīng)收賬款，沖抵某供應(yīng)商的應(yīng)付款項。系統(tǒng)通過應(yīng)收沖應(yīng)付功能將應(yīng)收款業(yè)務(wù)在客戶和供應(yīng)商之間進行轉(zhuǎn)賬，實現(xiàn)應(yīng)收業(yè)務(wù)的調(diào)整，解決應(yīng)收債權(quán)與應(yīng)付債務(wù)的沖抵。 實際業(yè)務(wù)舉例： E客戶既是本單位的客戶同時也是本單位的供應(yīng)商，在供應(yīng)商檔案中對應(yīng)的檔案為A供應(yīng)商，應(yīng)收E客戶2W元，同時應(yīng)付A供應(yīng)商5W元，需要完成沖抵后，達到應(yīng)付A供應(yīng)商3W元的目的。 操作注意事項： 1.應(yīng)收沖應(yīng)付，可以實現(xiàn)“應(yīng)收沖應(yīng)付”或“預(yù)收沖預(yù)付”操作。 2.紅字應(yīng)收單沖銷紅字應(yīng)付單，應(yīng)將“負單據(jù)”復(fù)選框選中。 3.應(yīng)收沖應(yīng)付如不等額對沖，余額部分作預(yù)收或預(yù)付處理。 4. 每筆轉(zhuǎn)賬金小于等于該張單據(jù)的余額 5.若客戶和供應(yīng)商有對應(yīng)關(guān)系，則輸入其中一個會自動帶出另一個。,3.2應(yīng)收常用功能介紹各類轉(zhuǎn)賬操作,紅票對沖 概念 用某客戶的紅字應(yīng)收、收款單據(jù)與其藍字應(yīng)收、收款進行沖抵，便于以后的賬齡分析統(tǒng)計。 實際業(yè)務(wù)舉例： 應(yīng)收F客戶10W元，由于銷售退回已經(jīng)錄入了紅字10W元的銷售發(fā)票。 操作注意事項： 1.紅票對沖分為自動和手工兩種對沖方式。 2.輸入各單據(jù)的對沖金額時應(yīng)小于等于該單據(jù)的余額。 思考：1.紅字收款單和藍字收款單如何進行對沖處理？ 2. 核銷和紅票對沖區(qū)別是什么？相同的是什么？,3.3應(yīng)收常用功能介紹制單處理,制單處理說明： 制單即生成憑證，并將憑證傳遞至總賬記賬。系統(tǒng)在各個業(yè)務(wù)處理的過程中都提供了實時制單的功能；除此之外，系統(tǒng)提供了一個統(tǒng)一制單的平臺，您可以在此快速、成批生成憑證，并可依據(jù)規(guī)則進行合并制單等處理。 制單處理注意事項： 1.并賬制單即為應(yīng)收沖應(yīng)收 2.壞賬處理制單的互斥性 3.制單記錄隱藏 4.憑證摘要設(shè)置 5.合并制單設(shè)置,3.3應(yīng)收常用功能介紹單據(jù)查詢,單據(jù)查詢作用： 單據(jù)查詢：系統(tǒng)提供對發(fā)票、應(yīng)收單、收款單、憑證等的查詢。各類單據(jù)的詳細核銷信息、報警信息、憑證等內(nèi)容均可在此處查詢。 單據(jù)查詢重點： 憑證查詢：可以對應(yīng)收模塊生成的憑證進行查詢、修改、刪除、沖銷等操作。 應(yīng)收核銷明細表：可以查看各張單據(jù)完整的核銷操作記錄。 單據(jù)的詳細查詢：提供用戶每筆核銷業(yè)務(wù)的詳細情況，即單據(jù)的結(jié)算時間、結(jié)算金額、余額等信息，用戶可詳細了解每一張單據(jù)詳細的結(jié)算情況，加強往來款項管理。,3.4應(yīng)收常用功能介紹選擇收款,選擇收款功能： 可以一次對多個客戶、多筆款項進行收款核銷的業(yè)務(wù)處理，簡化日常收款工作，選擇收款的收款同時也完成了核銷操作。 選擇收款注意事項： 1.每筆收款金額小于等于單據(jù)余額 2.如取消收款，需先取消收款的核銷操作，再刪除收款單 3.選擇收款時系統(tǒng)會自動生成收款單 4.客戶和單據(jù)可以復(fù)選,3.5應(yīng)收常用功能介紹取消操作,取消操作功能： 如果對原始單據(jù)進行了核銷轉(zhuǎn)賬等操作后，發(fā)現(xiàn)操作失誤，您可在此將其恢復(fù)到操作前的狀態(tài)，以便進行修改。 取消操作注意事項： 1.按順序逐步取消 2.如果該操作已經(jīng)生成憑證，需要先將憑證刪除 3.注意其他版本取消操作中的項目,簡單核算和詳細核算區(qū)別,詳細核算流程圖,培訓(xùn)大綱,一、應(yīng)收應(yīng)付基本概念介紹 二、簡單核算和詳細核算區(qū)別 三、應(yīng)收常用功能介紹 四、應(yīng)收難點功能介紹 五、常見問題及解決方法,本章大綱,四、應(yīng)收難點功能介紹 1.異幣種核銷 2.應(yīng)收票據(jù)管理 3.單據(jù)審核日期依據(jù) 4.應(yīng)收賬齡分析,4.1應(yīng)收難點功能介紹異幣種核銷,概念 當(dāng)應(yīng)收單和收款單的幣種不一致的時候，需要使用異幣種核銷的操作完成。 實際業(yè)務(wù)舉例： 應(yīng)收G客戶200美元匯率7.05，換算成人民幣1410.00，收款時G客戶使用的是人民幣付款，由于此時匯率是7.00，因此付款金額為人民幣1400.00，此筆操作已經(jīng)結(jié)清。相差的10.00作為匯兌損益處理。 匯兌損益計提方式： 外幣結(jié)清：即僅當(dāng)某種外幣余額結(jié)清時才計算匯兌損益，在計算匯兌損益時，界面中僅顯示外幣余額為0且本幣余額不為0的外幣單據(jù)。 月末處理：即每個月末計算匯兌損益，在計算匯兌損益時，界面中顯示所有外幣余額不為0或者本幣余額不為0 的外幣單據(jù)。,4.1應(yīng)收難點功能介紹異幣種核銷,異幣種核銷操作流程： a.填制應(yīng)收單，幣種美元200，匯率7.05，換算稱人民幣1410.00 b.填制收款單，幣種人民幣1400 c.在收款單上方點擊核銷下拉菜單中的異幣種 d.設(shè)置換算匯率，將收款單和應(yīng)收單進行核銷 f.計提匯兌損益 異幣種核銷注意事項： 1.只有在收款單錄入界面才可以進行異幣種核銷 2.進入核銷界面需要設(shè)置中間幣種匯率 3.兩種計算匯兌損益方法最終結(jié)果都是一致的 思考：應(yīng)收為美元，收款為歐元如何操作？,4.2應(yīng)收難點功能介紹票據(jù)管理,票據(jù)管理功能： 相對于應(yīng)收賬款而言，商業(yè)匯票特別是銀行承兌匯票，具有較高的信用，更易及時收回資金，加強票據(jù)管理的重要性日益顯著。U8票據(jù)管理實現(xiàn)從收到票據(jù)、刪除、修改、核銷、計息、背書、退票、結(jié)算、轉(zhuǎn)出、貼現(xiàn)等全方面的功能。 票據(jù)管理名詞解釋： 銀行承兌匯票：指銀行作為付款人,根據(jù)承兌申請人(出票人)的申請,承諾對有效商業(yè)匯票按約定的日期向收款人或被背書人無條件支付匯票款的行為。 商業(yè)承兌匯票：出票人簽發(fā)的，委托付款人在指定日期無條件支付確定的金額給收款人或持票人的票據(jù)，由銀行以外的付款人承兌的即為商業(yè)承兌匯票。在信用等級和流通性上低于銀行承兌匯票。,4.2應(yīng)收難點功能介紹票據(jù)管理,票據(jù)增加 票據(jù)增加操作流程： a.增加票據(jù)錄入各項票據(jù)信息并保存 b.將自動生成的收款單進行審核 c.如之前有應(yīng)收發(fā)生可進行核銷操作 票據(jù)增加注意事項： 1.應(yīng)收票據(jù)科目應(yīng)該受控應(yīng)收系統(tǒng) 2.87版本可以自行選擇是否自動生成收款單 3.收款單生成的憑證 4.收到日期在已經(jīng)結(jié)賬月的票據(jù)不能被刪除或修改。 5.票據(jù)生成的收款單已經(jīng)核銷的不能被刪除或修改。 6.已經(jīng)進行過后續(xù)處理的票據(jù)不能被刪除或修改。,4.2應(yīng)收難點功能介紹票據(jù)管理,票據(jù)背書：將收到的票據(jù)沖抵應(yīng)付款或其他款項。 實際業(yè)務(wù)舉例： 收到H客戶的銀行承兌匯票20W，出票日期2008-3-15，到期日2008-6-30，用此票據(jù)沖抵所欠B供應(yīng)商的16W貨款，其余金額作為預(yù)付款處理。 票據(jù)背書操作流程： a.填寫H客戶的應(yīng)收票據(jù) b.票據(jù)管理中將此票據(jù)進行背書處理，背書方式：沖抵應(yīng)付款 c.票據(jù)面額為20W，應(yīng)付賬款16W，將剩余4W作為預(yù)付款處理 d.生成憑證等后續(xù)處理,4.2應(yīng)收難點功能介紹票據(jù)管理,票據(jù)背書注意事項： 1.票據(jù)背書后，將不能再對其進行除退票外的其他處理。 2.若供應(yīng)商無應(yīng)付款，如果背書金額大于被背書金額，系統(tǒng)自動將其差額作為利息。您不能修改；如果背書金額小于被背書金額，系統(tǒng)自動將其差額作為費用。您不能修改。 3.若供應(yīng)商有應(yīng)付款，則顯示該供應(yīng)商單據(jù)，對應(yīng)每一張單據(jù)可以輸入本次對沖金額，輸入的對沖金額不能大于該單據(jù)的余額，且各張單據(jù)中輸入的對沖總金額不能超過票據(jù)的背書金額。如果背書金額大于應(yīng)付賬款，則將剩余金額記為供應(yīng)商的預(yù)付款，并結(jié)清該張票據(jù)。 4.如背書方式為“其他”時，對應(yīng)科目可選， 應(yīng)選擇非應(yīng)收系統(tǒng)受控科目。,4.2應(yīng)收難點功能介紹票據(jù)管理,退票：已背書票據(jù)有時會發(fā)生退票業(yè)務(wù)。 退票注意事項： 1.系統(tǒng)處理僅限于對“沖銷應(yīng)付賬款”的背書方式進行退票處理。 2.退票業(yè)務(wù)對應(yīng)科目只能使用一個，如需對應(yīng)應(yīng)付或預(yù)付多個科目科目，需進行轉(zhuǎn)賬處理。 3.退回后的票據(jù)可以進行貼現(xiàn)、背書、轉(zhuǎn)出、結(jié)算等業(yè)務(wù)操作。,4.2應(yīng)收難點功能介紹票據(jù)管理,票據(jù)貼現(xiàn) 概念： 貼現(xiàn)是指票據(jù)的持票人在票據(jù)到期日前，貼付一定利息將票據(jù)權(quán)利轉(zhuǎn)讓給金融機構(gòu)而取得資金的行為，是金融機構(gòu)向持票人融通資金的一種方式。銀行承兌匯票和商業(yè)承兌匯票均可進行貼現(xiàn)操作。 貼現(xiàn)操作流程： a.雙擊打開票據(jù)后點擊貼現(xiàn)按鈕，選擇貼現(xiàn)銀行 b.錄入貼現(xiàn)日期和貼現(xiàn)率，系統(tǒng)會自動計算出貼現(xiàn)利息 貼現(xiàn)利息票據(jù)面額貼現(xiàn)率票據(jù)到期期限 c.選擇貼現(xiàn)后的結(jié)算科目，點擊確定 d.生成憑證等后續(xù)操作,4.2應(yīng)收難點功能介紹票據(jù)管理,票據(jù)結(jié)算：即票據(jù)兌現(xiàn)，從承兌單位或承兌銀行處收取相應(yīng)款項。 票據(jù)結(jié)算注意事項： 1.帶息票據(jù)若尚未計息，應(yīng)直接結(jié)算界面輸入利息 2.在進行結(jié)算單據(jù)時所發(fā)生的相關(guān)費用，可以直接在結(jié)算界面輸入 3.票據(jù)結(jié)算后不能進行其他處理 票據(jù)轉(zhuǎn)出：票據(jù)遲遲沒有結(jié)算，需要重新恢復(fù)為應(yīng)收賬款。 票據(jù)轉(zhuǎn)出注意事項： 1.票據(jù)轉(zhuǎn)出生成的憑證 2.票據(jù)轉(zhuǎn)出后，系統(tǒng)會自動生成應(yīng)收單,4.3應(yīng)收難點功能介紹單據(jù)審核日期,單據(jù)審核日期依據(jù)描述： 在應(yīng)收應(yīng)付模塊，單據(jù)的審核即為單擊的記賬處理，因此設(shè)置單據(jù)審核日期依據(jù)直接影響各單據(jù)的入賬日期。單據(jù)審核依據(jù)分為：單據(jù)日期和業(yè)務(wù)日期區(qū)別。 單據(jù)日期：單據(jù)的審核日期（即入賬日期）記為該單據(jù)的單據(jù)日期。 業(yè)務(wù)日期：單據(jù)的審核日期（即入賬日期）記為當(dāng)前業(yè)務(wù)日期（即登錄日期）。 單據(jù)審核日期依據(jù)單據(jù)日期還是業(yè)務(wù)日期，決定業(yè)務(wù)總賬、業(yè)務(wù)明細賬、余額表等的查詢期間取值。 如使用單據(jù)日期為審核日期，則月末結(jié)賬時單據(jù)必須全部審核。因為下月無法以單據(jù)日期為審核日期。業(yè)務(wù)日期無此要求。,4.4應(yīng)收難點功能介紹賬齡分析,賬齡分析功能： 按定義的賬齡區(qū)間，對應(yīng)收、收款進行賬齡分析查詢，了解款項周轉(zhuǎn)情況以及各個賬齡區(qū)間的分部情況。 賬齡分析關(guān)鍵詞： 付款條件：付款條件也叫現(xiàn)金折扣，是指企業(yè)