35機(jī)關(guān)通信管理程序

LOGO XXX（集團(tuán)）總公司綜合管理體系程序手冊編碼：070520035 版次：4修改次數(shù)：0受控狀態(tài)：受控 批準(zhǔn)人：XXX批準(zhǔn)日期： 2001-03-09實(shí)施日期：2001-03-12 XXXX（集團(tuán)）總公司 機(jī)關(guān)通信管理程序_1范圍本程序規(guī)定了XXX（集團(tuán)）總公司對通信設(shè)備及費(fèi)用管理的具體內(nèi)容,適用于XXX(集團(tuán))總公司對集團(tuán)總公司機(jī)關(guān)所管理的通信設(shè)備和費(fèi)用的管理工作。2職責(zé)2.1由總裁辦公室行政管理處對XXX（集團(tuán)）總公司所管理的通信設(shè)備進(jìn)行管理并制定相關(guān)要求。2.2由總裁辦公室行政管理處委托XXX信息科技公司收集、統(tǒng)計、分析XXX（集團(tuán)）總公司各部門及集團(tuán)總公司所管理的通信設(shè)備資料，計算、匯總通信費(fèi)用，并對XXX（集團(tuán)）總公司各部門及集團(tuán)總公司所管理的通信設(shè)備進(jìn)行保管、維護(hù)。2.3負(fù)責(zé)增加新通信設(shè)備的申請與辦理工作。2.4負(fù)責(zé)淘汰設(shè)備的報廢工作。2.5對XXX（集團(tuán)）總公司所管理通信設(shè)備(移動電話、無線尋呼機(jī)和電話)的使用有監(jiān)督的職責(zé)，如有損壞或遺失，有權(quán)責(zé)令使用者照價賠償。3程序3.1通信設(shè)備管理程序工作步驟執(zhí)行人員控制要求參照文件記錄檔案01現(xiàn)場調(diào)研總裁辦公室1各部門使用需求；2集團(tuán)總公司通信設(shè)備使用情況及需求02確定需求來源總裁辦公室1匯總調(diào)研情況2分析需求，確定范圍03制定計劃總裁辦公室1根據(jù)集團(tuán)總公司及各部門需求，制定購置計劃a名稱、用途b功能、性能c品牌、規(guī)格d數(shù)量e價格2根據(jù)上年度通信費(fèi)用使用情況,制定通信費(fèi)用預(yù)算年度計劃及任務(wù)下達(dá)程序計劃費(fèi)用預(yù)算04通信設(shè)備的購置總裁辦公室、財金部、監(jiān)督部通信設(shè)備的購置執(zhí)行“行政管理程序”行政管理程序05通信設(shè)備的委托代管總裁辦公室、財金部、監(jiān)督部1按計劃每年對總公司需要委托代管的通信設(shè)備開列清單2確定通信設(shè)備的維護(hù)和代管的相應(yīng)要求，主要包括：a通行設(shè)備維修、維護(hù)、保管、報廢b通信費(fèi)用統(tǒng)計、分類c應(yīng)急情況處理d教授使用方法e充分考慮質(zhì)量、環(huán)境和勞動安全的要求3確定侯選公司并對侯選公司提出的維護(hù)支持方案比較分析，或采取招投標(biāo)方式確定意向在總公司機(jī)構(gòu)改革初期及考慮集團(tuán)整體利益最大化，目前暫定“XXX科技信息公司”為代管公司4談判并草擬合同，合同中還應(yīng)充分考慮環(huán)境和勞動安全的因素5合同評審并簽報報批6正式簽定合同環(huán)境因素/職業(yè)安全衛(wèi)生風(fēng)險控制程序簽報合同06公布技術(shù)支持方式總裁辦公室1在OA中公布代管公司的具體維護(hù)方案，將其納入總公司綜合質(zhì)量管理體系。2公布代管公司中具體各項(xiàng)相關(guān)業(yè)務(wù)的聯(lián)系人和聯(lián)系方式，如熱線電話等記錄07使用過程中的監(jiān)控總裁辦公室1及時向代管公司宣布總公司關(guān)于環(huán)境和勞動安全方面的重大方針和政策2對委托代管期間出現(xiàn)的糾紛和重大問題進(jìn)行調(diào)解3針對代管公司提出的修改完善內(nèi)容做出響應(yīng)4驗(yàn)證是否達(dá)到預(yù)期目的5執(zhí)行綜合管理體系過程控制程序綜合管理體系過程控制程序08跟蹤管理總裁辦公室1在OA中不定期征求對代管公司的意見和建議2收集整理意見與建議后反饋代管公司，要求其提出糾正與預(yù)防措施3對糾正與預(yù)防措施進(jìn)行驗(yàn)證綜合管理體系過程控制程序記錄09代管公司評價總裁辦公室、財金部、監(jiān)督部1組成評價小組2根據(jù)委托代管合同進(jìn)行評價。評價主要內(nèi)容有：a合同履行情況b技術(shù)力量c服務(wù)質(zhì)量d價格e環(huán)境和勞動安全的因素3完成評價報告報主管副總裁評價報告10通信費(fèi)用總裁辦公室1通信費(fèi)用預(yù)算報財金部審批2將財金部下達(dá)的通信費(fèi)用預(yù)算,分?jǐn)偟礁鞑块T3由各部門對本部門的費(fèi)用進(jìn)行控制4年終匯總各部門費(fèi)用使用情況,出具匯總報告報主管行政費(fèi)用的領(lǐng)導(dǎo)匯總報告本過程所規(guī)定的程序，在執(zhí)行過程中通過年度計劃和任務(wù)下達(dá)控制程序?qū)ζ湫蔬M(jìn)行監(jiān)控，由各級管理人員對所管轄的下級人員的操作過程進(jìn)行控制，由監(jiān)督部門和各相關(guān)業(yè)務(wù)部門進(jìn)行監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)過程存在效率低下、遺漏、重疊、失控等問題，由主管部門牽頭相關(guān)部門參加進(jìn)行整改，制定預(yù)防和糾正措施方案并實(shí)施。涉及程序文件修改的按照文件處理和控制程序和綜合管理體系過程控制程序進(jìn)行修改完善，必要時進(jìn)行流程再造。4定義4.1通信設(shè)備:是指用戶交換機(jī)、無線尋呼機(jī)（BP機(jī)）、移動電話（手機(jī)）、無線對講機(jī)、數(shù)字電話機(jī)、模擬電話機(jī)、錄音電話機(jī)、傳真機(jī)、電傳機(jī)、多軌錄音機(jī)、計費(fèi)設(shè)備、交換機(jī)維修終端、配線架、會議電話設(shè)備和通信線路等設(shè)備。4.2通信線路：是指分機(jī)線路、直線線路、中繼線路、專線、網(wǎng)絡(luò)線路、