格式一最新電子郵件書寫格式指導(dǎo)三篇

格式一最新電子郵件書寫格式指導(dǎo)三篇一、收件人1. 確認(rèn)傳送訊息的對象，并將 人數(shù)降至最低 。2. 傳送電子訊息之前，確認(rèn)收信 對象是否正確 ，以免造成不必要的困擾和笑話。二、抄送1. 在必要和確定的情況下，抄送給相應(yīng)需要知道進(jìn)展情況的人員 ( 比如項目經(jīng)理 ) 。2. 一般情況下 不要給普通客戶抄送 。3. 確認(rèn)抄送訊息的對象，并將 人數(shù)降至最低 ，以免造成不必要的困擾和笑話。三、主題電子郵件一定要注明主題 ，因為有許多網(wǎng)絡(luò)使用者是以主題來決定是否繼續(xù)詳讀信件的內(nèi)容 ( 網(wǎng)絡(luò)的世界什么都有廣告最討厭但是帶來的收入是相當(dāng)可觀的呵呵 ) 。此外，主題要 明確、精練與內(nèi)容相關(guān) ，表達(dá)出對方需要了解的信息，而且可以區(qū)分對同一事物的不同信息。讓人一望即知，以便對方快速了解與記憶。四、內(nèi)容在線溝通講求時效，所以電子郵件的內(nèi)容力求簡明扼要，并求溝通效益。 一般信件所用的起頭語、客套語、祝賀詞等，在在線溝通時都可以省略。但稱呼，正文，結(jié)束，落款 / 簽名四點要盡量完整。1 、稱呼1) 如果有收件人的姓名的話 , 可以讓對方感覺更加友好。2) 若知道對方的性別可以用： XX 先生、 XX 小姐、 XX 女士3) 如果知道對方的身份可以用： XX 總經(jīng)理、 XX 經(jīng)理、 XX 董事長、 X 總、 X 董、 X 經(jīng)理2 、正文正文做到 主題明確，語言流暢，內(nèi)容簡潔 。在撰寫正文時還應(yīng)注意以下幾點，以示禮貌和尊重，以免造成不必要的困擾。1) 在撰寫英文信函時 , 只對一兩個詞進(jìn)行大寫以示強調(diào) , 全篇都用大寫是不禮貌的。在撰寫中文的時候，只對部分以示強調(diào)的詞采用加粗等方式。2) 不要在信件中發(fā)泄不滿 , 應(yīng)面對面的解決。3) 回復(fù)信件時 , 有必要加上部分的原文 , 以方便對方了解回信內(nèi)容。4) 若摘錄的原文很長 , 應(yīng)先把回復(fù)內(nèi)容放到前面 , 原文內(nèi)容在后 ,5) 在收件人明白其意時 , 才可使用俚語或縮寫。6) 如果有附件，應(yīng)該在正文處說明附件的內(nèi)容和用途 ;3 、結(jié)束1) 如果可提供好的選擇 , 應(yīng)在結(jié)尾處提出。如 : 請您考慮，有任何需要咨詢，請電話或 EMAIL 聯(lián)系我 .2) 最好的結(jié)尾要著眼未來：如：希望我們能夠達(dá)成合作3) 結(jié)尾應(yīng)顯示誠懇：如：感謝您抽空洽談4 、落款 / 簽名目前，有不少網(wǎng)民時常會因為自己的電子信箱中堆滿了無數(shù)的無聊的電子郵件，甚至是陌生人的電子郵件而煩心不堪。對其進(jìn)行處理，不僅會浪費自己的時間和精力，而且還有可能會耽擱自己的正事，鑒于此，在商務(wù)郵件中應(yīng)該有落款 / 簽名，以示身份。在網(wǎng)絡(luò)如此發(fā)的的今天，大部分人每天都會用郵件處理各種業(yè)務(wù)，因此撰寫一個規(guī)范、合格的電子郵件就顯得異常重要。我特地總結(jié)了一篇關(guān)于如何撰寫比較規(guī)范的商務(wù)信函或者電子郵件的文章，以幫助大家提高商務(wù)電子信函的寫作水平。格式二一、 正文格式：稱謂 + 禮貌用語（例如： XXX ，您好！ XXX 經(jīng)理 / 先生 / 女士，您好！如為群發(fā)公告：各位同事 ， 大家好等二、 內(nèi)容：1. 字體，宋體；2. 字號：小號；3. 顏色：黑色、個別重點處可加黑4. 全文字體字號需統(tǒng)一三、個人簽名檔1. 個人簽名檔需包含內(nèi)容：姓名、所在部門 / 崗位、聯(lián)系方式（電話分機(jī)、傳真、 Email ）2. 如工作需要，需和外部聯(lián)系，還可增加公司名稱、地址、郵政編碼、公司網(wǎng)站及個人手機(jī)號、 QQ 、 MSN 號碼等）（例如： XXXXX 部 / 人事主管江蘇天創(chuàng)物業(yè)服務(wù)有限公司（ XXXX 服務(wù)處）地址： XXXXXXXXXXXXXXXXXXX ，郵編： 0000000Tel ： XXXXXXXX-XXXX Fax: XXXXXXXX_XXXXEmail:XXXXXXXXXX )3 、簽名檔字體：宋體，字號：特小，顏色：黑色四、 郵件語言文字規(guī)范1. 語言表達(dá)清楚、簡練、不能有歧義；2. 規(guī)范用語，盡量少用口頭語；3. 段落分明、清晰；4. 文件，表格大段內(nèi)容，需添加附件五、 郵件發(fā)送規(guī)范1. 郵件主題必須明確清楚、文字盡量簡練，讓收件人了解郵件主要內(nèi)容，不能有歧義。六、 結(jié)尾客套語例如： SincerelyBest regards祝您順利！祝工作順利！等節(jié)日前夕可變更為相應(yīng)的節(jié)日祝福語七、 郵件發(fā)送1. 郵件內(nèi)容需要注意保密性，明確收件人的范圍，不遺漏需要發(fā)送的人，不發(fā)給無關(guān)人員2. 明確主送人和抄送人，避免兩者混淆不分。主送人為必須知悉該郵件內(nèi)容的當(dāng)事人，抄送人為有必要了解該郵件內(nèi)容人員。3. 轉(zhuǎn)發(fā)郵件時，要注意內(nèi)容保密性，檢查原郵件內(nèi)容，確定需要引用的內(nèi)容。4. 郵件群發(fā)只適合于全員公告、通知等事項，除此類郵件外不得群發(fā)。5. 回復(fù)群發(fā)郵件時，只需回復(fù)給發(fā)件人或少數(shù)幾個人，不要群發(fā)回復(fù)6. 郵件發(fā)送前，檢查一遍，確認(rèn)無誤后發(fā)送。八、 其他注意事項1. 不在公司里發(fā)和政治、色性、宗教相關(guān)的郵件2. 工作時間勿發(fā)與工作內(nèi)容無關(guān)郵件九、 郵箱需設(shè)置成自動回復(fù)狀態(tài)。1、 登錄郵箱后，在郵件管理中進(jìn)行設(shè)置回復(fù)內(nèi)容例如：“您好：您的郵件已收到，我會在第一時間處理及回復(fù)。謝謝！”格式三一、收件人 仔細(xì)確認(rèn)收件人地址是否正確，以免錯發(fā)郵件 Cc （抄送）人數(shù)降至最低，避免造成不必要的垃圾郵件 Cc （抄送）功能：讓相關(guān)人員參考，如團(tuán)隊中其他人員；讓相關(guān)人員知曉，如您的直接主管等二、主題 郵件必須要有主題，主題是郵件的“身份標(biāo)識” 。 主題應(yīng)該簡單，明確且具描述性，或是與內(nèi)容相關(guān)的主旨大意概括郵件內(nèi)容，使收件人只要看到主題就知道郵件的內(nèi)容。（一般不超過 35 字）三、正文正文內(nèi)容簡潔、美觀、易懂， 力求簡明扼要，并求溝通效益。 稱謂 + 禮貌用語 如： * （名字）您好！* 經(jīng)理（名字 + 職位），您好！* 先生（女士），您好！ 內(nèi)容字體：一般選擇宋體、黑體；字號：可事先設(shè)置文字大小，一般選擇 :10 12 號字 ；正文內(nèi)容編排原則：要事第一， 結(jié)論在前，分析在后，使用收信人容易接受的口吻陳述內(nèi)容 ； 電子郵件內(nèi)容，附件說明； 結(jié)尾套語：如祝您順利！工作愉快！致禮！等 。四、簽名簽名主要包括：部門（職務(wù)）、公司、地址、電話、傳真、 E-Mail 等書寫時應(yīng)將內(nèi)容歸類，一般不超過 5 行，對于電話號碼、手機(jī)號碼等較長的數(shù)字間應(yīng)加停頓 。簽字文字應(yīng)選擇與正文文字匹配，簡體中文或者英文，字體應(yīng)比正文字體小一些。五、附件要上傳附件的文件文檔： 附件體積不能太大。如無特殊情況，附件體積盡可能控制在 5M 以內(nèi)，大于這個數(shù)字的，通過 FTP 或者是網(wǎng)絡(luò)空間傳送。 附件最好都打一下包，因為某些郵件收發(fā)程序和防火墻、病毒監(jiān)控軟件甚至你的郵件服務(wù)器會拒收帶有可能包含破壞性代碼的 exe ， doc ， jpg ， js ， scr 等等格式的附件。 所發(fā)送的附件根據(jù)重要等級選擇是否需要加密，發(fā)給客戶的重要信息一定要加密，密碼必須在 6 位以上，且必須是大小寫字母，數(shù)字，特殊字符組合。密碼不可以寫在郵件中，可以通過其他方式（如電話）通知客戶。六、發(fā)送前的注意事項電子郵件發(fā)送前應(yīng)仔細(xì)檢查收件人，抄送人，主題，所添加的附件等是否正確無誤，正文內(nèi)容是否清晰合理，標(biāo)點符號是否遺漏等，如果客戶端有多個電子信箱，還要確認(rèn)所使用的的郵件服務(wù)器是否正確，不要混淆了內(nèi)部信