建筑施工單位行政管理制度

機關(guān)單位有限責任公司行政管理制度初稿總綱1第一章 行政管理2一 禮儀紀律2二 工作計劃與報告2三 會議管理4四 辦公設(shè)備管理4五 文書作業(yè)5六 收發(fā)文5七 用印6八 文檔7九 訪客接待8十 辦公用品8十一 采購8十二 固定資產(chǎn)管理9十三 物業(yè)10十四 公司福利10第二章 業(yè)務(wù)支持11一 公司主頁11二 商業(yè)秘密保護制度11三 文件檔案管理制度14四 公共關(guān)系16總綱機關(guān)單位有限責任公司行政管理制度是公司管理的重要文件，其管理依據(jù)是路航工程建設(shè)有限責任公司管理制度、四川公路橋梁建設(shè)集團公司員工守則及四川省鐵路投資集團公司行政管理制度。 本制度由董事長、總經(jīng)理、辦公室及各部門主管直線執(zhí)行。司職機構(gòu)為公司辦公室。 本制度的修改須經(jīng)總經(jīng)理核準；重大事項的更改須報董事長核準。第一章 行政管理總 則 第一條 為加強公司行政事務(wù)管理，理順公司內(nèi)部關(guān)系，使各項管理標準化、制度化，提高辦事效率，特制定本規(guī)定。第二條 本規(guī)定所指行政事務(wù)包括檔案管理、印鑒管理、公文打印管理、辦公及勞保用品管理、庫房管理、報刊及郵發(fā)管理等。第三條 為進一步適應(yīng)公司質(zhì)量、環(huán)境體系雙認證的實施，規(guī)范公司行政事務(wù)管理行為。本制度匯編了公司內(nèi)部的行政事務(wù)類文件，以加強行政管理的有效性，并在公司內(nèi)部形成辦事有程序，工作有標準，事事有人管，人人有專責的工作局面。 一 禮儀紀律 1.人力資源處負責對公司全體員工的禮儀、辦公紀律、出勤、外出等事項的全面監(jiān)督； 2.人力資源處確認獎懲事實，可提請有關(guān)主管研究提出獎懲申請； 3.對公司禮儀紀律現(xiàn)象，人力資源處與各部門主管均可直接向總經(jīng)理提出意見及建議。 二 工作計劃與報告 沒有計劃的行為是無效率的行為。公司強調(diào)對公司、部門、員工行為的計劃性要求，用以明確和把握我們的工作方向，同時提高工作效率與工作效益。因此，通過對計劃體系的規(guī)定，并通過相關(guān)計劃流程和計劃表格的制作，實現(xiàn)工作計劃的確立、執(zhí)行和評估。 （一） 公司、部門年度發(fā)展計劃 1公司總經(jīng)理、部門主管于每一會計年度底應(yīng)該制定下一會計年度的發(fā)展計劃。 2公司年度發(fā)展計劃經(jīng)公司主要高層領(lǐng)導(dǎo)人討論制作，公司董事會核準同意后確定執(zhí)行。 3部門年度發(fā)展計劃經(jīng)部門主要領(lǐng)導(dǎo)人員討論制作，公司總經(jīng)理核準同意后確定執(zhí)行。 4公司、部門年度發(fā)展計劃是部門、人員月度工作計劃的基礎(chǔ)和依據(jù)。 5公司、部門年度發(fā)展計劃是對公司、部門經(jīng)營發(fā)展的評價基礎(chǔ)。 （二） 部門、員工月度工作計劃 1部門主管、公司員工在每月度底分別進行部門、員工下月度工作計劃安排。 2員工月度工作計劃交部門主管核準同意后確定執(zhí)行。 3部門月度工作計劃交總經(jīng)理核準同意后確定執(zhí)行。 4月度工作計劃的完成情況將作為部門、員工工作評估的主要依據(jù)之一。 （三） 項目業(yè)務(wù)規(guī)劃 1在公司進行新項目的開拓和施工時，該項目的主要負責人應(yīng)該進行項目業(yè)務(wù)規(guī)劃。 2項目業(yè)務(wù)規(guī)劃建立在對該項目的全面了解上，公司主要經(jīng)營人員的深入研究、探討的基礎(chǔ)上，同時該規(guī)劃應(yīng)該結(jié)合公司、部門年度發(fā)展計劃的基礎(chǔ)上。 三 會議管理 會議是公司決議產(chǎn)生、工作明確、意見交流的正式方式與場合。公司會議區(qū)分為定期例會與非定期會議，規(guī)定的人員必須準時參與，指定人員作好會議記錄，與會人員遵守會議秩序安排同時提高會議效率。 （一）定期例會 （二）非定期會議 （三）會議安排 1公司內(nèi)會議由辦公室秘書安排，部門內(nèi)會議由各部自行安排； 2主會人會前一天需向秘書告知會議安排、會議內(nèi)容 ；3秘書須提前三小時以上書面通知與會人地址、時間、內(nèi)容 ；4秘書負責會場安排與整理 ；5開會期中，秘書負責記錄；并于會后將會議摘要決定整理、打印、轉(zhuǎn)發(fā)給有關(guān)人員及總經(jīng)理備案； 四 辦公設(shè)備管理 1電腦 1.1設(shè)備物資處根據(jù)公司實際配發(fā)辦公電腦； 1.2根據(jù)保密原則需要，由各部門對公用電腦設(shè)定密碼； 2傳真機、復(fù)印機： 2.1由公司設(shè)備物資處統(tǒng)一管理，各部門規(guī)范使用 ；2.2 使用過程中注意辦公器材的保護，做到資源節(jié)約，安全操作；3可運用狀態(tài)維護 3.1設(shè)備物資處負責電腦、傳真機復(fù)印機的檢查、保養(yǎng)和維修,保證設(shè)備的可運用狀態(tài) 五 文書作業(yè) （一）打印 1總經(jīng)理、各部門主管交由秘書打印之文函、廣告，需登記在收/發(fā)文簿，并標明文件之性質(zhì)，如傳真、公函、內(nèi)部文及保密級別，急迫性程度由秘書根據(jù)其緩急確定先后秩序。 2打印完畢后秘書先行校核，轉(zhuǎn)交委辦單位之經(jīng)辦人校核、簽字。3對外傳真、公函秘書須復(fù)印存檔。 4文書處理過程中，未經(jīng)同意秘書不得將受托文書傳閱他人。 （二）復(fù)印 1公司復(fù)印作業(yè)由辦公室秘書統(tǒng)一執(zhí)行。 2服務(wù)文本、公司級文檔等特殊文件，需經(jīng)高級主管批準后執(zhí)行復(fù)印 。六 收發(fā)文 1.文件是經(jīng)營信息傳送、交流與反饋的重要信息載體。機關(guān)單位有限責任公司的每一位員工都負有文件管理的責任或義務(wù)。 2.本公司對外文件之收發(fā)的責任者為指定專人-文秘統(tǒng)一辦理，是各級文件管理的直接承擔者。 3.文秘在收文后必須先根據(jù)文件的分類及時編號、登記，并在公文上附“公文處理單”，分送有關(guān)部門或人員傳閱承辦，同時請傳閱人或承辦人在“收文簽字”上簽收，文秘對有回復(fù)要求的文件須跟蹤閱辦人及時反饋閱辦結(jié)果，并對文本進行復(fù)印和留檔。 4.公司的各類文件均屬內(nèi)部機密文件,文秘不得截留、泄露和私自外帶,違者予以警告、經(jīng)濟處罰、除名或追究法律責任。屬一般業(yè)務(wù)便函，只要在“收文登記簿”上登記即可，直接分送有關(guān)人員閱辦。 5.文件傳真的發(fā)文工作亦由文秘人員負責，需發(fā)文者將文稿經(jīng)主管人員簽字后交文秘處登記發(fā)文摘要、分類編號、發(fā)送后歸還原稿人。凡對外報送的業(yè)務(wù)資料、協(xié)議等重要文件皆須復(fù)印備份存檔。 6.對一些機密文件,需在文件頁首加蓋印章,以防止隨意傳播。 7.每月未，文秘應(yīng)將收、發(fā)文整理裝訂成冊。每半年將經(jīng)各部門主管確認的確無使用價值之文、報刊可作一次銷毀。8.對公司所有訂閱的報刊由專項負責人將重要信息摘錄后交文秘按分類歸檔，文秘必須做好登記造冊工作。每月未，文秘應(yīng)將收、發(fā)文整理裝訂成冊。 七 用印 1. 本公司以公司名義對外之行文由辦公室負責蓋印。 2. 公司各部申請簽章及總經(jīng)理職章，應(yīng)提出申請(匯簽)經(jīng)上級核準后交辦公室秘書，由秘書登記。 八 文檔 （一）圖書雜志 1. 公司所屬圖書是專供相關(guān)公司內(nèi)人士參閱，由人力資源處統(tǒng)一保管，于每年6月、12月下旬詳實盤點。 2. 文秘應(yīng)將圖書書名、出版社名稱、數(shù)冊、金額按類型編號。3. 一般情況下，圖書只得在司內(nèi)閱讀。4. 對圖書有損壞或遺失者，要作出一定的賠償。 （二）專業(yè)資料 1資料分類： 1.1公司搜集的各種公司業(yè)務(wù)文本、流程、企劃案、制度、顧問業(yè)理論等文件正本及復(fù)印件； 1.2公司由政府主管部門購買的政策法規(guī)； 1.3公司各類剪報; 1.4公司搜集的各類行業(yè)（如建材、裝飾等）材料； 2公司資料只可于公司內(nèi)借閱當天歸還，不得攜出司外； 3特殊情況需復(fù)印者，須填報復(fù)印申請批準。（三）辦公文檔 1辦公室負責對公司全體員工的辦公文檔進行系統(tǒng)管理 九 訪客接待 1. 來本公司之賓客由秘書負責接待。 2. 接待來訪賓客須熱情、大方、并迅速與有關(guān)主管部門聯(lián)系接洽。 3. 秘書做畢接待須做訪客記錄，其中注明具體單位、姓名、來意、有否約定等事項并向有關(guān)主管匯報。 十 辦公用品 （一）文具 1辦公室負責辦公文具的采購與領(lǐng)用登記 2設(shè)備物資處須特別注意隨時檢查復(fù)印紙、文本裝訂耗材（鐵圈、封面紙、封面薄膜）及文件夾的存量，以保證公司業(yè)務(wù)程序的正常進行 （二）茶、水 1辦公室負責茶、水等日用品的采購與使用登記 2定時檢查飲用水、茶葉、水杯的存量，及時購買補充，以保證正常的辦公秩序 3公司舉辦培訓、講座等大型活動時，辦公室應(yīng)及時了解情況，備足茶、水、杯用品，以保證活動的正常進行 十一 采購 1.公司辦公日用品和低耗品由辦公室在為公司節(jié)約總成本和控制辦公費用總額度的基礎(chǔ)上統(tǒng)一購置。 2.辦公設(shè)備維修、郵件投遞等業(yè)務(wù)委托中辦公室統(tǒng)一處理。 3.辦公室須對固定供應(yīng)商建立完整的檔案系統(tǒng)，以節(jié)約成本之原則，選擇、跟換供應(yīng)商。 4.公司各業(yè)務(wù)部門將需要購置的固定資產(chǎn)以申請單形式上報辦公室，經(jīng)批準后，由辦公室對采購物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、供應(yīng)商、價格進行統(tǒng)計、分析、比較，作出清單，遞交總經(jīng)理批示，經(jīng)批準后由辦公室下達采購指令，予以履行同供應(yīng)商進行市場詢價、報價、談判及草擬合同條款，最后確定采購價格及合同條款，委任采購人員進行其它后續(xù)工作。合同文本交辦公室門備案。 十二 固定資產(chǎn)管理 1. 辦公室對公司所有固定資產(chǎn)進行登記注冊 2. 固定資產(chǎn)因價值減損擬報廢或閑置而無再使用價值者,由使用部門或管理部填制“固定資產(chǎn)處分申請單”一式二聯(lián),注明申請單位、日期、財產(chǎn)編號、名稱、數(shù)量、購入日期、處分原因、處分方式及其他有關(guān)資料分別轉(zhuǎn)送財物部填入購買金額、累計折舊、殘值后,依核決權(quán)限送呈簽核。 3. “固定資產(chǎn)申請單”一式二聯(lián),經(jīng)核準后,由使用部門分送如下：第一聯(lián)送財務(wù)部；第二聯(lián)送辦公室。 4. 財務(wù)部收到“固定資產(chǎn)處分單”后如處分方式為報廢或遺失時，應(yīng)備有報廢或損失清單及有關(guān)機關(guān)之核準或證明文件，在據(jù)以轉(zhuǎn)帳及更改財產(chǎn)目錄。如為出售則暫時存檔。 5. 辦公室收到“固定資產(chǎn)處分單”后，應(yīng)依核準之方式處理資產(chǎn)，并將處分日期、處分原因、處分金額（出售時填）填入“財產(chǎn)管理卡”后抽出并“固定資產(chǎn)處分申請單”存檔。 6. 固定資產(chǎn)如遭竊盜或破壞者，安全保衛(wèi)處應(yīng)提出損失清單及向警察單位報案辦理。 十三 物業(yè) 1辦公室負責公司辦公室的各項物業(yè)管理 2負責與物業(yè)管理公司協(xié)調(diào)水、電、信函及安全事宜 3負責各辦公室內(nèi)的照明、植物、家具等事務(wù)管理 4負責各辦公室內(nèi)的清掃保潔 5負責各辦公室的鑰匙管理 十四 公司福利 1.公司員工之福利事項由人力資源處執(zhí)掌。 2.辦公室主管參與福利基金管理及各項獎金分配之討論。 3.公司員工本人及家庭如遇重大經(jīng)濟困難，可向辦公室申請補助或救濟。 4.辦理補助程序如下：由申請人填具申請書并經(jīng)部門主管核準后呈報辦公室，并經(jīng)總經(jīng)理簽核后轉(zhuǎn)會財務(wù)部支付。 第二章 業(yè)務(wù)支持 一 公司主頁 1辦公室負責公司主頁的租賃、制作和宣傳事宜； 2辦公室根據(jù)公司業(yè)務(wù)需要，負責主頁內(nèi)容的組織、策劃和更改；3辦公室根據(jù)經(jīng)確認的主頁內(nèi)容，進行下載、修改及上傳的技術(shù)處理； 4辦公室負責聯(lián)絡(luò)網(wǎng)絡(luò)公司委托主頁宣傳事宜； 5辦公室負責主頁反饋查詢、上網(wǎng)人數(shù)的統(tǒng)計和報告事宜；6. 辦公室負責網(wǎng)絡(luò)即時交流群（包括QQ，微信，飛信等）的日常維護和管理，各部根據(jù)自身職能發(fā)布相應(yīng)工作信息。 二 商業(yè)秘密保護制度 （一）目的 保護公司與客戶的商業(yè)秘密，維護公司的安全與利益。 （二）使用范圍 本規(guī)則適用于公司全體員工。 （三）定義 1、公司的商業(yè)秘密系指不為公眾所知悉，能為公司帶來經(jīng)濟利益、具有實用性，并經(jīng)公司采取保密措施的技術(shù)信息和經(jīng)營信息。 其中： 不為公眾所知悉，系指該信息不能通過公開渠道（如：報紙、新聞、出版物等）由外界直接獲??； 能為公司帶來經(jīng)濟利益、具有實用性，系指該信息具有確定的可應(yīng)用性，能為公司帶來現(xiàn)實的或者潛在的經(jīng)濟利益或競爭優(yōu)勢； 經(jīng)公司采取保密措施的，系指包括設(shè)置保密警示標識、制訂保密條款、簽訂保密協(xié)議、建立保密制度及其他合理的保密措施的實施。 2、前款所述之技術(shù)信息和經(jīng)營信息，包括： （1）公司管理、財務(wù)、人事等方面的系統(tǒng)設(shè)計、制度文本內(nèi)容及方法； （2）公司顧問服務(wù)的內(nèi)容與方法。 （3）公司公共關(guān)系的內(nèi)容與方法； （4）公司經(jīng)營計劃； （5）招投標的規(guī)劃與標底； （6）上述列舉以外的技術(shù)信息和經(jīng)營信息，符合本條第一款所述之定義的，認定為公司商業(yè)秘密。 3、公司商業(yè)秘密的來源： （1）公司自行制作并符合所述定義者； （2）公司以外第三方制作并符合所述定義者； （3）公司與第三方合作制作并符合所述定義者。 4、本制度所稱之載體系指載有公司商業(yè)秘密內(nèi)容的： （1）工作底稿、文本、電子磁盤及其他載體（含正本、副本、影印件、傳真件、摘抄件）； （2）公司文件檔案管理制度規(guī)定的各類秘密文件、資料等。 （四）保護原則 保護商業(yè)秘密的工作，遵循積極防范、層級管理、既確保商業(yè)秘密之安全性又便利于各項工作的原則。 （五）責任部門與人員 1 由辦公室與法律顧問協(xié)同負責公司商業(yè)秘密監(jiān)督、管理事宜。 2 公司全體員工負有保護商業(yè)秘密的責任和義務(wù)。 （六）保護措施 1在機關(guān)單位有限責任公司勞動合同中明確規(guī)定商業(yè)秘密保護條款，員工在聘用期與解聘后規(guī)定期限內(nèi)須承擔規(guī)定的義務(wù)。 2公司根據(jù)需要，可要求專案和有關(guān)人員簽訂對特定事項的保密承諾書。 3辦公室對電腦設(shè)定完整的文件目錄和子目錄系統(tǒng)，并根據(jù)需要設(shè)定管理密碼，由辦公室文秘控管。 4辦公室對傳真機、復(fù)印機統(tǒng)一管理。 5辦公室建立嚴格的管理流程對公司發(fā)文進行管理。 6辦公室負責根據(jù)文件檔案管理制度進行對各類載體設(shè)置警示標識的工作。警示標識包括：密級標識、字樣及“不得復(fù)印”、“不得攜出”等特定字樣。 （七）泄密應(yīng)急 1員工發(fā)現(xiàn)公司商業(yè)秘密有可能泄露時，均有義務(wù)報告主管部門立即采取防范措施； 2公司商業(yè)秘密已經(jīng)泄露，發(fā)現(xiàn)人與當事人均有義務(wù)立即報告主管部門即采取補救措施； （八）泄密責任追究 1當公司商業(yè)秘密已經(jīng)泄露，公司有權(quán)追究當事人的經(jīng)濟和法律責任； 2根據(jù)情況，公司同時可追究主管部門和人員的連帶責任。 （九）培訓 辦公室組織聯(lián)絡(luò)相關(guān)機構(gòu)對公司全體員工進行相關(guān)培訓。 三 文件檔案管理制度 （一）文件檔案的類別與形式1.公司法律文件：公司章程、批準證書、營業(yè)執(zhí)照、驗資報告、審計報告、企業(yè)代碼、銀行稅務(wù)登記等 2.公司董事會文件：董事會構(gòu)成、股本構(gòu)成、董事會決議、記要等 3.公司管理制度：公司運營、行政、財務(wù)、業(yè)務(wù)管理制度、文本、流程 4.公司財務(wù)資料：各類總、分帳冊、報表、單據(jù)、憑賬、報告等 5.公司人事薪資：人事結(jié)構(gòu)、錄用考核文件、薪資結(jié)構(gòu)、薪資表、獎金計劃及分配記錄、獎懲記錄、保險計劃及記錄勞動合同等 6.公司經(jīng)營策略規(guī)劃：客戶需求分析、市場分析、各種調(diào)查分析、營銷策略、公關(guān)網(wǎng)絡(luò)、實施計劃等 7.公司客戶名冊：客戶名冊、服務(wù)合同、協(xié)議、策略聯(lián)盟協(xié)議、客戶拓展、防談名冊及記錄等 8.公司業(yè)務(wù)文件：公司各項對外服務(wù)的內(nèi)部管理制度、流程、文本及有關(guān)方法培訓資料、報價體系等 9.公司客戶服務(wù)文件：服務(wù)過程中與客戶溝通產(chǎn)生的往來傳真、往來函、建議書、分析底稿、調(diào)查底稿、客戶提供之資料等 10.公司客戶檔案：已結(jié)案客戶的完整檔案，包括客戶服務(wù)資料及公司各種服務(wù)文本、方案、策劃、設(shè)計成果等 11.公司專業(yè)資料：公司搜集的各種業(yè)務(wù)文本、流程、制度、企劃書、顧問服務(wù)理論、方法、同業(yè)服務(wù)成果、各類行業(yè)資料、公司由政府主管部門獲取及購買的政策法規(guī)、