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電子文件歸檔工作的幾點思考 電子文件歸檔工作的幾點思考近幾年，電子信息技術(shù)取得飛速發(fā)展。辦公自動化、標(biāo)準(zhǔn)化、網(wǎng)絡(luò)化漸趨完善。計算機管理廣泛應(yīng)用于企業(yè)生產(chǎn)管理活動的方方面面，辦公自動化管理系統(tǒng)代替以往手工繁雜的辦公行文、來往函件。文件從產(chǎn)生到處理結(jié)案幾乎可以不使用紙和筆，許多日常工作可以直接在計算機和網(wǎng)絡(luò)上辦結(jié)。先進的技術(shù)和管理方式產(chǎn)生了大量的電子文件。同時，每個文件形成部門為存儲檔案信息都投入大量的經(jīng)歷，保留舊的設(shè)備和多種應(yīng)用軟件，顯然從人力和物力上都是一種浪費。因此,為適應(yīng)現(xiàn)代化管理制度和信息社會的發(fā)展，做好電子文件的歸檔工作，對電子實施檔案化管理勢在必行。一、電子文件難以歸檔的原因與紙質(zhì)文件相比，電子文件歸檔是一項更為艱苦細致且難度較大的工作，主要原因是大多數(shù)電子文件形成者囿于傳統(tǒng)觀念，誤認(rèn)為電子文件不是文件而忽視其歸檔，或怕增加工作量而不愿承擔(dān)此項工作；或由于電子文件對計算機系統(tǒng)的依賴性，使其必須借助計算機編目歸檔，這對不熟悉操作技術(shù)的立卷人來說，不像從事紙質(zhì)文件立卷工作駕輕就熟，容易產(chǎn)生畏難情緒。筆者認(rèn)為，在規(guī)劃電子文件歸檔工作時，推動電子文件歸檔工作的著眼點要高，立足點要實，應(yīng)從本單位辦公自動化與信息管理工作的大局出發(fā)，順應(yīng)其規(guī)律，深入到現(xiàn)行文件工作領(lǐng)域，摸清信息產(chǎn)生的源頭，并對產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作一步步進行改革。這樣才會促使電子文件歸檔納入辦公自動化和信息管理的工作程序，建立歸檔制度。二、電子文件歸檔方式和模式的選擇?紙質(zhì)檔案的載體較為穩(wěn)定安全，而電子文件的載體穩(wěn)定性差，它對保存場地的面積要求不高，而對環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高，易損壞，因此歸檔方式的選擇至關(guān)重要。經(jīng)實踐檢驗，利用磁盤，脫機采集數(shù)據(jù)的介質(zhì)移交方式容易造成數(shù)據(jù)丟失。如遇質(zhì)量較差的磁盤，會影響文件的可讀性。為防止數(shù)據(jù)丟失需制作多份備份盤存檔，這不僅加大了工作量，也增加了存貯磁盤的數(shù)量，簡便而安全的方式是采用網(wǎng)絡(luò)移交歸檔，并利用光盤存貯。網(wǎng)絡(luò)移交的模式有兩種：?（一）開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線隨著各單位計算機信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展，越來越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)。這些文件經(jīng)過各業(yè)務(wù)管理部門挑選，反映了職能活動的概貌，上網(wǎng)前又按著信息管理部門的統(tǒng)一要求進行了文件格式的轉(zhuǎn)換，在一定程度上保證了數(shù)據(jù)的可靠性和通用性，是歸檔的重點。對那些日常產(chǎn)生的其它未輸送到計算機信息管理網(wǎng)上的具有保存價值的電子文件，應(yīng)由電子文件形成部門（全宗構(gòu)成者）以定期、不定期的方式編目，也利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)向檔案部門傳輸，借助信息管理網(wǎng)絡(luò)在各業(yè)務(wù)管理機構(gòu)與檔案部門之間開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線，建立依附在信息管理網(wǎng)上的歸檔專用子系統(tǒng)。將上網(wǎng)與未上網(wǎng)的具有保存價值的電子文件通過此系統(tǒng)傳輸給檔案部門。由專業(yè)檔案部門對各個部門產(chǎn)生的電子文件信息進行集中統(tǒng)一的管理、保管與存儲。檔案部門對歸檔的電子文件提出標(biāo)準(zhǔn)化格式要求，但不能是唯一性的，應(yīng)認(rèn)可幾種通用性較強的軟件，如：.DBF、.DOC、.TXT、.EXE等文件。?（二）成立計算機與信息管理部門，由其負(fù)責(zé)歸檔，作為電子文件信息的匯集點為適應(yīng)辦公自動化工作發(fā)展的需要，人們越來越注重信息工作的系統(tǒng)化和標(biāo)準(zhǔn)化水平，計算機信息系統(tǒng)的開發(fā)也從以往的“分散各異”轉(zhuǎn)向“集中統(tǒng)一”，打破了立卷單位人界限，更趨向基于某一方面或幾方面職能活動的內(nèi)容而建立系統(tǒng)。計算機與信息管理部門負(fù)責(zé)規(guī)劃、統(tǒng)籌本單位信息管理工作，是開發(fā)集中統(tǒng)一型信息系統(tǒng)的牽頭部門，成為電子文件信息的匯集點，又具有一定的技術(shù)設(shè)備及人才條件。由他們負(fù)責(zé)將日常工作中形成的具有保存價值的電子文件歸檔，無疑是最佳歸檔途徑之一。如根據(jù)xx公司的組織結(jié)構(gòu)，公司計算機與信息管理中心可利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立企業(yè)行政信息管理系統(tǒng)，共分為行政、人事管理、企業(yè)策劃三個子系統(tǒng)；而經(jīng)營管理系統(tǒng)與綜合業(yè)務(wù)（合同管理與產(chǎn)品銷售）、部門業(yè)務(wù)（單、多用戶項目）、財務(wù)可構(gòu)成數(shù)據(jù)交換網(wǎng)。計算機與信息管理中心接收上述各部門相應(yīng)數(shù)據(jù)后，進行集中處理，經(jīng)匯總的數(shù)據(jù)在允許公布的時間段通過信息管理中心又輸送給各業(yè)務(wù)管理部門共享。隨著每年數(shù)據(jù)的更新，過期數(shù)據(jù)應(yīng)由信息中心按檔案部門的統(tǒng)一要求，進行鑒定，編目，通過網(wǎng)絡(luò)傳輸，移交給檔案部門保存，或直接存入光盤，定期歸檔。?無論利用何種途徑歸檔，必須由電子文件形成單位按統(tǒng)一格式編目后，傳輸給檔案部門，不能由檔案部門自行從網(wǎng)上下載，以保證電子文件形成部門對其數(shù)據(jù)的真實性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。檔案部門接收的電子文件一律應(yīng)存入光盤，最好不用磁盤存貯。三、建立并執(zhí)行一套科學(xué)、合理、嚴(yán)密的電子文件歸檔管理制度（一）依靠原紙質(zhì)檔案立卷工作骨干，實現(xiàn)相關(guān)部門職能的交融集成，建立電子文件歸檔制度紙質(zhì)文件歸檔經(jīng)過多年實踐，已形成相對穩(wěn)定的隊伍，有較好的工作基礎(chǔ)，各立卷部門都設(shè)立了負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)立卷工作。開展電子文件歸檔也要以人為本，形成一支隊伍，承擔(dān)此項工作。由于大多數(shù)計算機與信息管理人員對檔案工作較為陌生，不像立卷歸檔人員經(jīng)與檔案部門多年合作，建立了相對穩(wěn)定的業(yè)務(wù)關(guān)系，容易與檔案部門在電子文件歸檔上達成共識。所以，依靠原紙質(zhì)檔案立卷工作骨干，比以單位計算機與信息管理保管為主體，重新建立歸檔工作隊伍更為現(xiàn)實。由于紙質(zhì)檔案大多采用手工操作的方法，這與電子文件處理手法相差甚遠，需要新的知識和技術(shù)手段，現(xiàn)有的立卷隊伍尚不適應(yīng)工作發(fā)展的需要，要通過組織業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和技術(shù)培訓(xùn)，盡快地使他們掌握信息管理自動化的基本知識和技能，擔(dān)負(fù)起電子文件歸檔工作的重任。（二）建立電子文件全過程管理制度電子文件從形成到電子檔案的開發(fā)利用，廣泛，環(huán)節(jié)眾多。電子文件形成者不僅有業(yè)務(wù)管理部門的承辦人，還有數(shù)據(jù)錄入員等。哪一個環(huán)節(jié)的職責(zé)不清，制度不明，考慮不周，都可能影響電子文件的原始性、真實性。因此，電子文件收集歸檔，必須依靠制度約束。建立電子文件全過程管理制度，明確各方面的職責(zé)要求，顯得尤為重要。這也是保證電子檔案原始性、真實性和完整性的重要措施。電子文件的歸檔范圍、歸檔內(nèi)容、歸檔部門與分工、歸檔的方法、歸檔時間、歸檔要求等和紙質(zhì)文件相比，都有很大區(qū)別。抓電子文件歸檔工作，制定機讀(電子)文件歸檔工作規(guī)定等，都要明確無誤地分別對上述區(qū)別做出具體規(guī)定，并設(shè)計機讀(電子)文件歸檔目錄樣式。同時還必須加強對電子檔案的開發(fā)利用活動環(huán)節(jié)的保密管理。為了使各部門主管檔案工作的負(fù)責(zé)人和立卷牽頭人能夠盡快地接受這一新生事物，可在對電子文件的進行廣泛調(diào)研的基礎(chǔ)上，本著“注重職能因素”的原則，選擇電子文件的信息綜合性強，含“金”量高的綜合業(yè)務(wù)管理部、總裁辦公室做為開展電子文件歸檔的重點和試點部門。如將歷年的各部門單用戶報告和定制的多用戶（專項）報告分電子文件歸檔。?與紙質(zhì)文件相比，電子文件歸檔所涉及的問題更加廣泛，受制約因素多，僅靠檔案部門獨家很難完成，應(yīng)采取電子文件形成部門、檔案部門、綜合業(yè)管管理部門、計算機與信息管理部門四者結(jié)合的方法。電子文件形成部門熟悉各自管理的業(yè)務(wù)，了解電子文件的自然形成規(guī)律和歷史聯(lián)系，是承擔(dān)歸檔工作的主要責(zé)任者，在鑒定工作價值時最有發(fā)言權(quán)；檔案部門掌握歸檔的原則、方法，又了解全局情況，可以發(fā)揮把關(guān)和統(tǒng)籌作用；綜合業(yè)務(wù)管理部門是全面掌握公司和產(chǎn)品種類、部門業(yè)務(wù)類型，負(fù)責(zé)經(jīng)營管理的部門；計算機與信息管理部門是設(shè)計和維護信息管理網(wǎng)絡(luò)、管理電子信息的專業(yè)技術(shù)部門，又可以作為電子文件的形成單位，在電子文件歸檔制度化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作中處于舉足輕重的地位。四個部門的職能相互滲透，揚長避短，發(fā)揮各自的優(yōu)勢，在電子文件歸檔中集成一體，可共同形成質(zhì)量較好的電子文檔。?（三）將電子文檔管理工作納入公司業(yè)務(wù)管理程序，納入公司各業(yè)務(wù)部門和職能部門的職責(zé)范圍及有關(guān)人員的崗位責(zé)任制其目的是使制度變成歸檔人員的自覺行動。體現(xiàn)在部門檔案的管理工作要做到“三納入”、“四同步”：納入工作規(guī)劃和計劃、納入管理制度、納入有關(guān)人員的職責(zé)范圍；在布置、檢查、總結(jié)、驗收各項工作的同時，布置、檢查、總結(jié)、驗收檔案工作。四、“兩套制”歸檔的必要性與適時簡化合一的可能性簽署是文件生效的主要標(biāo)志，在現(xiàn)在技術(shù)條件下，對一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質(zhì)形式備份保存。鑒于電子文件載體和信息技術(shù)的不穩(wěn)定性，以及電子文件的易修改性，有必要將重要的電子文件制成硬拷貝存檔，以確保數(shù)據(jù)的安全。目前，電子文件、紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為檔案一般采取“雙軌制”，歸檔內(nèi)容形成“兩套制”，即紙介質(zhì)與磁、光介質(zhì)兩種文件一起歸檔，形成內(nèi)容相同的兩套檔案。其歸檔時使用不同的編目方法和存貯裝具。檔案部門應(yīng)在每一卷紙質(zhì)檔案的備考表或卷內(nèi)目錄“備注”項中注明相應(yīng)的電子文件的編碼及存址，同時，在電子文件歸檔目錄“備注”項中注明相應(yīng)的紙質(zhì)文件的檔號及存址，以便利用時參照互補。在磁、光介質(zhì)文件耐久性留存的問題尚未解決之前，它與紙質(zhì)檔案將并存很長時間，但從長遠看，在電子檔案存儲介質(zhì)的技術(shù)條件進一步改進之后，可嘗試對那些參考作用大、情報價值高的檔案，采取以磁、光介質(zhì)歸檔為主，紙介質(zhì)歸檔為輔的做法，而對那些憑證價值較高的檔案，則采取以紙介質(zhì)歸檔為主，磁、光介質(zhì)歸檔為輔的做法。這樣，不但能夠提高檔案管理工作效率，優(yōu)化檔案貯藏，也能減少檔案的體積。兩種介質(zhì)歸檔的簡化合一，要經(jīng)過審慎證證，在萬無一失的情況下實行，最好以簡報、情況報道類，以及信息的實質(zhì)內(nèi)容已被其它檔案所包含的文件作為簡化合一的首選目標(biāo)。對于長久保存的電子文件，還需要定期進行復(fù)制，以防止信息損失。xx公司從xx年開始正式將公司公關(guān)、會議活動的照片和電子版由總裁辦和綜合業(yè)務(wù)管理部作為聲像檔案歸檔張貼和存檔。最近又計劃在FTP上隨時輸入電子照片、文章標(biāo)題及摘要，通過網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)饺?，供全體員工共享。經(jīng)如此辦理，一般查詢可利用電子檔案，快捷方便，需查用全文時可借助電子檔案所提供的索引到FTP上查閱，萬一電子檔案被損壞，相應(yīng)的紙制裁檔案還保存完好。同時，對電子文件檔案信息采取維護電子文件產(chǎn)生原始性的原則進行管理；并進行用戶確認(rèn)，以確保聲像檔案完整與安全。五、檔案人員知識結(jié)構(gòu)的變革迫在眉睫檔案管理人員要適應(yīng)信息技術(shù)和檔案事業(yè)的發(fā)展，必須采取積極措施抓好知識更新，引進、消化、適應(yīng)信息技術(shù)的成果，自己擁有廣博的知識，以適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展的需要?？梢钥隙ǎ涌鞕n案人員知識結(jié)構(gòu)的變革，多途徑、多層次培養(yǎng)人才，是檔案工作迎接信息技術(shù)革命最根本的對策。電子文件歸檔對檔案部門、對電子文件形成部門都具有現(xiàn)實意義。檔案部門在積極參與電子文件檔案化的同時，應(yīng)和技術(shù)部門、法律界和文件形成部門等密切配合，增強他們的檔案管理、檔案法制意識，共同推進電子文件的標(biāo)準(zhǔn)化、自動化、網(wǎng)絡(luò)化管理，加強電子文件的檔案管理工作，以確保電子文件檔案化管理工作順利開展，為電子文件檔案信息資源共享做出應(yīng)有的貢獻。 電子文件歸檔工作的幾點思考近幾年，電子信息技術(shù)取得飛速發(fā)展。辦公自動化、標(biāo)準(zhǔn)化、網(wǎng)絡(luò)化漸趨完善。計算機管理廣泛應(yīng)用于企業(yè)生產(chǎn)管理活動的方方面面，辦公自動化管理系統(tǒng)代替以往手工繁雜的辦公行文、來往函件。文件從產(chǎn)生到處理結(jié)案幾乎可以不使用紙和筆，許多日常工作可以直接在計算機和網(wǎng)絡(luò)上辦結(jié)。先進的技術(shù)和管理方式產(chǎn)生了大量的電子文件。同時，每個文件形成部門為存儲檔案信息都投入大量的經(jīng)歷，保留舊的設(shè)備和多種應(yīng)用軟件，顯然從人力和物力上都是一種浪費。因此,為適應(yīng)現(xiàn)代化管理制度和信息社會的發(fā)展，做好電子文件的歸檔工作，對電子實施檔案化管理勢在必行。一、電子文件難以歸檔的原因與紙質(zhì)文件相比，電子文件歸檔是一項更為艱苦細致且難度較大的工作，主要原因是大多數(shù)電子文件形成者囿于傳統(tǒng)觀念，誤認(rèn)為電子文件不是文件而忽視其歸檔，或怕增加工作量而不愿承擔(dān)此項工作；或由于電子文件對計算機系統(tǒng)的依賴性，使其必須借助計算機編目歸檔，這對不熟悉操作技術(shù)的立卷人來說，不像從事紙質(zhì)文件立卷工作駕輕就熟，容易產(chǎn)生畏難情緒。筆者認(rèn)為，在規(guī)劃電子文件歸檔工作時，推動電子文件歸檔工作的著眼點要高，立足點要實，應(yīng)從本單位辦公自動化與信息管理工作的大局出發(fā)，順應(yīng)其規(guī)律，深入到現(xiàn)行文件工作領(lǐng)域，摸清信息產(chǎn)生的源頭，并對產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作一步步進行改革。這樣才會促使電子文件歸檔納入辦公自動化和信息管理的工作程序，建立歸檔制度。二、電子文件歸檔方式和模式的選擇?紙質(zhì)檔案的載體較為穩(wěn)定安全，而電子文件的載體穩(wěn)定性差，它對保存場地的面積要求不高，而對環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高，易損壞，因此歸檔方式的選擇至關(guān)重要。經(jīng)實踐檢驗，利用磁盤，脫機采集數(shù)據(jù)的介質(zhì)移交方式容易造成數(shù)據(jù)丟失。如遇質(zhì)量較差的磁盤，會影響文件的可讀性。為防止數(shù)據(jù)丟失需制作多份備份盤存檔，這不僅加大了工作量，也增加了存貯磁盤的數(shù)量，簡便而安全的方式是采用網(wǎng)絡(luò)移交歸檔，并利用光盤存貯。網(wǎng)絡(luò)移交的模式有兩種：?（一）開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線隨著各單位計算機信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展，越來越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)。這些文件經(jīng)過各業(yè)務(wù)管理部門挑選，反映了職能活動的概貌，上網(wǎng)前又按著信息管理部門的統(tǒng)一要求進行了文件格式的轉(zhuǎn)換，在一定程度上保證了數(shù)據(jù)的可靠性和通用性，是歸檔的重點。對那些日常產(chǎn)生的其它未輸送到計算機信息管理網(wǎng)上的具有保存價值的電子文件，應(yīng)由電子文件形成部門（全宗構(gòu)成者）以定期、不定期的方式編目，也利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)向檔案部門傳輸，借助信息管理網(wǎng)絡(luò)在各業(yè)務(wù)管理機構(gòu)與檔案部門之間開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線，建立依附在信息管理網(wǎng)上的歸檔專用子系統(tǒng)。將上網(wǎng)與未上網(wǎng)的具有保存價值的電子文件通過此系統(tǒng)傳輸給檔案部門。由專業(yè)檔案部門對各個部門產(chǎn)生的電子文件信息進行集中統(tǒng)一的管理、保管與存儲。檔案部門對歸檔的電子文件提出標(biāo)準(zhǔn)化格式要求，但不能是唯一性的，應(yīng)認(rèn)可幾種通用性較強的軟件，如：.DBF、.DOC、.TXT、.EXE等文件。?（二）成立計算機與信息管理部門，由其負(fù)責(zé)歸檔，作為電子文件信息的匯集點為適應(yīng)辦公自動化工作發(fā)展的需要，人們越來越注重信息工作的系統(tǒng)化和標(biāo)準(zhǔn)化水平，計算機信息系統(tǒng)的開發(fā)也從以往的“分散各異”轉(zhuǎn)向“集中統(tǒng)一”，打破了立卷單位人界限，更趨向基于某一方面或幾方面職能活動的內(nèi)容而建立系統(tǒng)。計算機與信息管理部門負(fù)責(zé)規(guī)劃、統(tǒng)籌本單位信息管理工作，是開發(fā)集中統(tǒng)一型信息系統(tǒng)的牽頭部門，成為電子文件信息的匯集點，又具有一定的技術(shù)設(shè)備及人才條件。由他們負(fù)責(zé)將日常工作中形成的具有保存價值的電子文件歸檔，無疑是最佳歸檔途徑之一。如根據(jù)xx公司的組織結(jié)構(gòu)，公司計算機與信息管理中心可利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立企業(yè)行政信息管理系統(tǒng)，共分為行政、人事管理、企業(yè)策劃三個子系統(tǒng)；而經(jīng)營管理系統(tǒng)與綜合業(yè)務(wù)（合同管理與產(chǎn)品銷售）、部門業(yè)務(wù)（單、多用戶項目）、財務(wù)可構(gòu)成數(shù)據(jù)交換網(wǎng)。計算機與信息管理中心接收上述各部門相應(yīng)數(shù)據(jù)后，進行集中處理，經(jīng)匯總的數(shù)據(jù)在允許公布的時間段通過信息管理中心又輸送給各業(yè)務(wù)管理部門共享。隨著每年數(shù)據(jù)的更新，過期數(shù)據(jù)應(yīng)由信息中心按檔案部門的統(tǒng)一要求，進行鑒定，編目，通過網(wǎng)絡(luò)傳輸，移交給檔案部門保存，或直接存入光盤，定期歸檔。?無論利用何種途徑歸檔，必須由電子文件形成單位按統(tǒng)一格式編目后，傳輸給檔案部門，不能由檔案部門自行從網(wǎng)上下載，以保證電子文件形成部門對其數(shù)據(jù)的真實性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。檔案部門接收的電子文件一律應(yīng)存入光盤，最好不用磁盤存貯。三、建立并執(zhí)行一套科學(xué)、合理、嚴(yán)密的電子文件歸檔管理制度（一）依靠原紙質(zhì)檔案立卷工作骨干，實現(xiàn)相關(guān)部門職能的交融集成，建立電子文件歸檔制度紙質(zhì)文件歸檔經(jīng)過多年實踐，已形成相對穩(wěn)定的隊伍，有較好的工作基礎(chǔ)，各立卷部門都設(shè)立了負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)立卷工作。開展電子文件歸檔也要以人為本，形成一支隊伍，承擔(dān)此項工作。由于大多數(shù)計算機與信息管理人員對檔案工作較為陌生，不像立卷歸檔人員經(jīng)與檔案部門多年合作，建立了相對穩(wěn)定的業(yè)務(wù)關(guān)系，容易與檔案部門在電子文件歸檔上達成共識。所以，依靠原紙質(zhì)檔案立卷工作骨干，比以單位計算機與信息管理保管為主體，重新建立歸檔工作隊伍更為現(xiàn)實。由于紙質(zhì)檔案大多采用手工操作的方法，這與電子文件處理手法相差甚遠，需要新的知識和技術(shù)手段，現(xiàn)有的立卷隊伍尚不適應(yīng)工作發(fā)展的需要，要通過組織業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和技術(shù)培訓(xùn)，盡快地使他們掌握信息管理自動化的基本知識和技能，擔(dān)負(fù)起電子文件歸檔工作的重任。（二）建立電子文件全過程管理制度電子文件從形成到電子檔案的開發(fā)利用，廣泛，環(huán)節(jié)眾多。電子文件形成者不僅有業(yè)務(wù)管理部門的承辦人，還有數(shù)據(jù)錄入員等。哪一個環(huán)節(jié)的職責(zé)不清，制度不明，考慮不周，都可能影響電子文件的原始性、真實性。因此，電子文件收集歸檔，必須依靠制度約束。建立電子文件全過程管理制度，明確各方面的職責(zé)要求，顯得尤為重要。這也是保證電子檔案原始性、真實性和完整性的重要措施。電子文件的歸檔范圍、歸檔內(nèi)容、歸檔部門與分工、歸檔的方法、歸檔時間、歸檔要求等和紙質(zhì)文件相比，都有很大區(qū)別。抓電子文件歸檔工作，制定機讀(電子)文件歸檔工作規(guī)定等，都要明確無誤地分別對上述區(qū)別做出具體規(guī)定，并設(shè)計機讀(電子)文件歸檔目錄樣式。同時還必須加強對電子檔案的開發(fā)利用活動環(huán)節(jié)的保密管理。為了使各部門主管檔案工作的負(fù)責(zé)人和立卷牽頭人能夠盡快地接受這一新生事物，可在對電子文件的進行廣泛調(diào)研的基礎(chǔ)上，本著“注重職能因素”的原則，選擇電子文件的信息綜合性強，含“金”量高的綜合業(yè)務(wù)管理部、總裁辦公室做為開展電子文件歸檔的重點和試點部門。如將歷年的各部門單用戶報告和定制的多用戶（專項）報告分電子文件歸檔。?與紙質(zhì)文件相比，電子文件歸檔所涉及的問題更加廣泛，受制約因素多，僅靠檔案部門獨家很難完成，應(yīng)采取電子文件形成部門、檔案部門、綜合業(yè)管管理部門、計算機與信息管理部門四者結(jié)合的方法。電子文件形成部門熟悉各自管理的業(yè)務(wù)，了解電子文件的自然形成規(guī)律和歷史聯(lián)系，是承擔(dān)歸檔工作的主要責(zé)任者，在鑒定工作價值時最有發(fā)言權(quán)；檔案部門掌握歸檔的原則、方法，又了解全局情況，可以發(fā)揮把關(guān)和統(tǒng)籌作用；綜合業(yè)務(wù)管理部門是全面掌握公司和產(chǎn)品種類、部門業(yè)務(wù)類型，負(fù)責(zé)經(jīng)營管理的部門；計算機與信息管理部門是設(shè)計和維護信息管理網(wǎng)絡(luò)、管理電子信息的專業(yè)技術(shù)部門，又可以作為電子文件的形成單位，在電子文件歸檔制度化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作中處于舉足輕重的地位。四個部門的職能相互滲透，揚長避短，發(fā)揮各自的優(yōu)勢，在電子文件歸檔中集成一體，可共同形成質(zhì)量較好的電子文檔。?（三）將電子文檔管理工作納入公司業(yè)務(wù)管理程序，納入公司各業(yè)務(wù)部門和職能部門的職責(zé)范圍及有關(guān)人員的崗位責(zé)任制其目的是使制度變成歸檔人員的自覺行動。體現(xiàn)在部門檔案的管理工作要做到“三納入”、“四同步”：納入工作規(guī)劃和計劃、納入管理制度、納入有關(guān)人員的職責(zé)范圍；在布置、檢查、總結(jié)、驗收各項工作的同時，布置、檢查、總結(jié)、驗收檔案工作。四、“兩套制”歸檔的必要性與適時簡化合一的可能性簽署是文件生效的主要標(biāo)志，在現(xiàn)在技術(shù)條件下，對一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質(zhì)形式備份保存。鑒于電子文件載體和信息技術(shù)的不穩(wěn)定性，以及電子文件的易修改性，有必要將重要的電子文件制成硬拷貝存檔，以確保數(shù)據(jù)的安全。目前，電子文件、紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為檔案一般采取“雙軌制”，歸檔內(nèi)容形成“兩套制”，即紙介質(zhì)與磁、光介質(zhì)兩種文件一起歸檔，形成內(nèi)容相同的兩套檔案。其歸檔時使用不同的編目方法和存貯裝具。檔案部門應(yīng)在每一卷紙質(zhì)檔案的備考表或卷內(nèi)目錄“備注”項中注明相應(yīng)的電子