天能集團(tuán)子公司會(huì)議管理制度

母子公司管控體系制度匯編之 浙江天能集團(tuán)公司 下屬子公司 會(huì)議管理制度 二零零六年四月 -1- 目錄 第一章 總 則 . 2 第二章 會(huì)議通知 . 2 第三章 會(huì)前準(zhǔn)備 . 3 第四章 會(huì)議議程 . 3 第五章 會(huì)議紀(jì)要 . 4 第六章 會(huì)議考勤 . 4 第七章 會(huì)場秩序與禮儀 . 4 第八章 保密事項(xiàng) . 5 第九章 違紀(jì)處理 . 5 第十章 監(jiān)督檢查 . 5 第十一章 附則 . 6 -2- 第一章 總 則 第一條 為及時(shí)研討處理 天能集團(tuán)在 生產(chǎn) 和 經(jīng)營中存在的問題，明確工作的方向 、 提高工 作效率 、 協(xié)調(diào)各部 門之間的工作 、 保證企業(yè)決策貫徹到位，特制定本制度 。 第二條 本規(guī)定適用于 天能集團(tuán) 各種類型的會(huì)議 。 第三條 會(huì)議 召開 應(yīng) 本著精簡 有序 、高效、注重效果的原則進(jìn)行，避免開冗會(huì) 。 第 二 章 會(huì)議 召集與 通知 第四條 會(huì)議按不同級(jí)別和性質(zhì)采用不同的召集辦法： （一） 集團(tuán)或子公司董事會(huì)議 按 相關(guān)公司 章程 的規(guī)定 召集 。會(huì)議由董董事出席、監(jiān)事列席，其他人員可根據(jù)會(huì)議議程由董事長指定出席或列席。會(huì)議一般由董事長主持，也可由董事長委托副董事長或其他董事主持。會(huì)議由董事會(huì)秘書負(fù)責(zé)組織落實(shí)會(huì)議通知、準(zhǔn)備和記錄 ； （二）集團(tuán) 總裁辦公會(huì)議由總裁決定 召集 或副總裁提議 召集。集團(tuán)公司總裁、副總裁、 職能中心 總監(jiān)出席，其他人員可根據(jù)會(huì)議議程由總裁指定出席或列席。會(huì)議一般由總裁主持，也可由總裁委托副總裁 或 職能中心 總監(jiān)主持。會(huì)議由 總裁辦秘書 負(fù)責(zé)會(huì)議通知、準(zhǔn)備和記錄 。分子公司層面的總經(jīng)理辦公會(huì)議按照同樣的模式執(zhí)行； （ 三 ）集團(tuán)職能中心或分子公司職能部門內(nèi)部工作會(huì)議由本職能中心總監(jiān) /部門經(jīng)理召集并確定出席及列席人選，中心總監(jiān) /部門經(jīng)理指定內(nèi)部專人負(fù)責(zé)會(huì)議通知、準(zhǔn)備和記錄。 第五條 會(huì)議通知 的內(nèi)容 包括：會(huì)議的名稱，議題，時(shí)間，地點(diǎn)，參加人（出席 /列席），需準(zhǔn)備 資料以及通知方法和途徑。 重要會(huì)議應(yīng) 以書面通知的方法傳達(dá)。 第六條 會(huì)議應(yīng)于會(huì)議通知約定的 時(shí)間召開， 如議題改變、改期或取消， -3- 會(huì)議有關(guān)人員 需 提前通知 ，并根據(jù)本制度重新通知和布置。 第 三 章 會(huì)前準(zhǔn)備 第七條 會(huì)議準(zhǔn)備包括議題議程，主持人，記錄人，將要下發(fā)的文件，有準(zhǔn)備 的 發(fā)言，對(duì)會(huì)議進(jìn)程的預(yù)測(cè)和對(duì)策。 第八條 會(huì)議召集者就議題準(zhǔn)備充分 的 資料 和 信息，擬就議題進(jìn)行順序及時(shí)間分配，確定好主持人及會(huì)議記錄人。 第九條 與會(huì)人員接到通知后認(rèn)真就會(huì)議議題準(zhǔn)備好言簡意賅的發(fā)言稿或發(fā)言提綱 。 第十條 會(huì)議場所提前布置，保持整潔，所需儀器設(shè)備提前到位并調(diào)試正常。 第十一條 會(huì)場布置、會(huì)議材料、用品準(zhǔn)備和會(huì)后處置由指定的會(huì)務(wù)人員負(fù)責(zé)，大型會(huì)議的準(zhǔn)備和布置可經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意組成會(huì)議籌備小組，并確定小組負(fù)責(zé)人。各種會(huì)議通知前會(huì)務(wù)人員應(yīng)先與集團(tuán)總裁辦 /分子公司辦公室聯(lián)系會(huì)議準(zhǔn)備事項(xiàng)，幾個(gè)會(huì)議同時(shí)進(jìn)行的，集團(tuán)總裁辦 /分子公司辦公室應(yīng)根據(jù)輕重緩急妥善安排，以免沖突。 第 四 章 會(huì)議議程 第十二條 主持人事先安排好與會(huì)人員座次。 第十三條 會(huì)議議程由主持人于會(huì)議開始時(shí)向與會(huì)人員宣布，與會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守。 第十四條 會(huì)議主持人應(yīng)緊緊圍繞議題按照議程去進(jìn)行，確保會(huì)議總時(shí)間不變。 第十五條 會(huì)議主持人要及時(shí) 做出 結(jié)論，及時(shí)制止干擾會(huì)議的 任何情況，適時(shí)宣布散會(huì)。 -4- 第 五 章 會(huì)議紀(jì)要 第十六條 會(huì)議記錄員要在會(huì)議進(jìn)行期間認(rèn)真記錄， 對(duì)會(huì)議進(jìn)行全程或提綱式記錄 ， 對(duì)結(jié)論性發(fā)言做重點(diǎn)記錄。 第十七條 會(huì)議記錄員須用專門的會(huì)議記錄薄，會(huì)議的議題、決定、決議等重要內(nèi)容 ，記錄必須準(zhǔn)確全面。 第十八條 會(huì)議記錄員要在會(huì)議結(jié)束后 24 小時(shí)內(nèi)整理原始記錄，形成會(huì)議紀(jì)要，交由主持人簽發(fā)。 第十九條 會(huì)議紀(jì)要由記錄 員送達(dá)抄送人員，轉(zhuǎn)發(fā)到各與會(huì)部門 /人員。需由 與會(huì) 人員在會(huì)議紀(jì)要上簽名的 ， 記錄員須及時(shí)督促簽署 。 第二十條 會(huì)議紀(jì)要應(yīng)編號(hào)、及時(shí)、規(guī)范，按分級(jí)管理要求分發(fā)、存檔、上報(bào)（也可通過電子郵件傳遞）。 第 六 章 會(huì) 議考勤 第二十一條 與會(huì)人員不得無故遲到、早退或缺席。如有特殊情況不能按時(shí)到會(huì)，應(yīng)提交前向會(huì)議召集人親自以書面請(qǐng)假方可，緊急情況事先可以口頭請(qǐng)假，事后必須補(bǔ)辦請(qǐng)假手續(xù)。 第二十二條 與會(huì)人員不得中途退席，特殊情況經(jīng)主持人同意方可離席。 第 七 章 會(huì)場秩序與禮儀 第二十三條 與會(huì)人員應(yīng)提前到會(huì)，不得喧嘩，不得來回走動(dòng)。 第二十四條 遲到、中途離席者應(yīng)輕聲入、出席，盡量不干擾會(huì)議進(jìn)行。 第二十五條 與會(huì)人員應(yīng)坐姿（站姿）端正，禁止吸煙，禁止交頭接耳開小會(huì)。 第二十六條 會(huì)議期間與會(huì)人員 須將手機(jī)關(guān)閉或調(diào)至振動(dòng)狀態(tài) ，不會(huì)客（特 -5- 殊客人除外），認(rèn)真聽取會(huì)議內(nèi)容并做好記錄。 會(huì)議后，需由與 會(huì)人員在會(huì)議記錄上簽名的，應(yīng)及時(shí)簽署。 第二十七條 與會(huì)人員應(yīng)保持會(huì)場整潔，不準(zhǔn)隨地吐痰，扔紙屑，會(huì)議結(jié)束后將座椅整理好。 第二十八條 與會(huì)者到會(huì)必須有準(zhǔn)備， 均應(yīng)保持良好的會(huì)風(fēng)，注意言談舉止， 發(fā)言 力求言簡意賅。 第二十九條 與會(huì)人員不可無故打斷他人的發(fā)言，不可對(duì)發(fā)言者吹毛求疵。 第 八 章 保密事項(xiàng) 第三十條 會(huì)議召集者對(duì)會(huì)議內(nèi)容的秘密事項(xiàng)的保密工作負(fù)總責(zé)。 第三十一條 與會(huì)人員及記錄員對(duì)會(huì)議內(nèi)容的秘密事項(xiàng)負(fù)有保密的義務(wù)。 第三十二條 涉及到秘密事項(xiàng)的會(huì)議紀(jì)要記錄員應(yīng)在保密地方整理，并且嚴(yán)格按照主持人簽發(fā)的抄送人員發(fā)送。 第 九 章 違紀(jì)處理 第三十三條 無故 遲到早退每項(xiàng)罰款 10 元，無故 缺席 罰款 50 元，由會(huì)議召集人下罰款通知單，違紀(jì)者 24 小時(shí)內(nèi)到 集團(tuán)財(cái)務(wù)審計(jì)中心或分子公司財(cái)務(wù)部交罰金，違者雙倍從當(dāng)事人工資中扣除。 第三十四條 違反 三十 、 三十一 、 三十二 條按公司保密制度有關(guān)處理執(zhí)行。 第 十 章 監(jiān)督檢查 第三十五條 各種類型會(huì)議紀(jì)要于會(huì)議結(jié)束后次日上午 10點(diǎn)之前送達(dá) 集團(tuán)總裁辦或分子公司辦公室 。 第三十六條 與會(huì)者必須對(duì)會(huì)議內(nèi)容貫徹執(zhí)行，做到有布置、有落實(shí)、有 -6- 檢查。 第三十七條 集團(tuán)總裁辦或分子公司辦公室 負(fù)責(zé)對(duì) 相關(guān) 各種類型會(huì)議的執(zhí)行與保密事項(xiàng)進(jìn)行監(jiān)督檢查。 第 十一 章 附則 第三十八條 本制度經(jīng)集團(tuán)公司董事會(huì)批準(zhǔn)后發(fā)布執(zhí)行， 集團(tuán) 總裁辦