辦公區(qū)域管理規(guī)定(KY-GL-G-11-A)

武漢凱迪 綠色能源開發(fā)運(yùn)營(yíng) 有限公司 Wuhan Kaidi Green Energy Development & Operation Co.Ltd 辦公區(qū)域 管理規(guī)定 （ 試行版 ） KY-GL-G-11-A 版 次 A/O 分發(fā)號(hào) 持有人 狀 態(tài) 受控 非受控 作廢 密 級(jí) 秘密 機(jī)密 絕密 編制 /日期 審核 /日期 批準(zhǔn) /日期 2008 年 8 月 日發(fā)布 2008 年 8 月 日 試行 目錄 1 目的 .1 2 范圍 .1 3 定義 .1 4 職責(zé) .1 5 程序 .1 5.1 設(shè)施與設(shè)備 .1 5.2 辦公秩序 .2 5.3 環(huán)境衛(wèi)生 .2 5.4 外出與安全 .3 5.5 檢查考核 .3 6 相關(guān)文件 .3 7 記錄 .4 辦公區(qū)域管理規(guī)定 版次： A/O 頁次： 1/8 本文件為武漢凱迪綠色能源開發(fā)運(yùn)營(yíng)有限公司所有 未經(jīng)許可不得影印 1 目的 為加強(qiáng)公司管理，通過規(guī)范 辦公區(qū)域 員工日常辦公行為，創(chuàng)造良好的企業(yè)文化氛圍，維護(hù)公司形象，特制定本規(guī)定。 2 適用范圍 本規(guī)定適用于 武漢凱迪 綠色能源開發(fā)運(yùn)營(yíng)有限 公司 (下簡(jiǎn)稱公司 )的 辦公區(qū)域 的 文明辦公 管理。 3 定義 3.1 本 規(guī)定所指工作場(chǎng)所為所有公共集中辦公區(qū)域，包括辦公室、會(huì)議室 、 檔案 室等區(qū)域。 3.2 公共場(chǎng)所包括辦公樓的過道、樓梯、衛(wèi)生間等。 4 職責(zé) 4.1 總經(jīng)理工作部 負(fù)責(zé) 對(duì)辦公室和 其他 辦公區(qū)域的設(shè)施 和辦公 秩序進(jìn)行 檢查和 考核 ； 并 負(fù)責(zé)辦公場(chǎng)所的安全、消防、衛(wèi)生工作的執(zhí)行和維護(hù) 。 4.2 各職能部門負(fù) 責(zé)本部門 員工文明辦公行為的督導(dǎo)和教育。 5 程序 5.1 設(shè)施與設(shè)備 5.1.1 辦公室內(nèi)資料柜、電腦、打印機(jī)、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、辦公桌椅、辦公用品等各種辦公用具應(yīng)擺放有序，不準(zhǔn)在室內(nèi)和公共走廊堆放物品。 辦公區(qū)域管理規(guī)定 版次： A/O 頁次： 2/8 本文件為武漢凱迪綠色能源開發(fā)運(yùn)營(yíng)有限公司所有 未經(jīng)許可不得影印 5.1.2 辦公 區(qū)域內(nèi)需 保 持整潔，做到檔案資料、文具工具、電話，電腦放置 整潔 有序 。 5.1.3 各辦公室 公用 設(shè)備 按照辦公需要擺放， 部門 指定 專人 為責(zé)任人。 5.1.4 發(fā)現(xiàn)辦公設(shè)備 和設(shè)施 （包括通訊、照明、影音、電腦、建筑等）損壞或發(fā)生故障時(shí)， 發(fā)現(xiàn)人 應(yīng)立即 使用 辦公設(shè)備故障報(bào)修單 向 總經(jīng)理工作部 報(bào)修 。 總經(jīng)理工作部 將 于一個(gè)工作日內(nèi)給予解決，無法及時(shí)解決的 應(yīng) 立即回復(fù)。 5.1.5 下班應(yīng) 由最后離開辦公室人員關(guān)閉全部 照明、空調(diào)、 辦公設(shè)備 等 用電設(shè)備 ，并鎖好所有門窗 。 5.2 辦公秩序 5.2.1 員工在 工作時(shí)間內(nèi)不應(yīng)無故離崗、串崗，不得閑聊、吃零食、大聲 喧嘩，確保辦公環(huán)境的安靜有序。 5.2.2 員工在 工作 時(shí)間 嚴(yán)禁做與工作無關(guān)的事 ： 如接待親朋好友， 或 與業(yè)務(wù)無關(guān)的客人，看與工作無關(guān)的書籍和報(bào)紙， 炒股， 玩游戲，聊天，睡覺等 。 5.2.3 職員間的工作交流應(yīng)在規(guī)定的區(qū)域內(nèi)進(jìn)行（會(huì)議室、接待室、總經(jīng)理室）或通過公司內(nèi)線電話聯(lián)系，如需在個(gè)人工作區(qū)域內(nèi)進(jìn)行談話的，時(shí)間 不應(yīng)過長(zhǎng) 。 5.3 環(huán)境 衛(wèi)生 5.3.1 辦公 區(qū)域 作為公司日常辦公及業(yè)務(wù)開展的場(chǎng)所，每位員工都應(yīng)自覺維護(hù)環(huán)境衛(wèi)生 。 辦公區(qū) 域 應(yīng)保持環(huán)境清潔、整齊、肅靜、井然有序 。 5.3.2 員工應(yīng) 小心避免茶水 ， 飲料，食物等污染 地面 ； 垃圾，茶水等廢棄物 應(yīng)放置到規(guī)定廢棄回收桶內(nèi) 。 辦公區(qū)域內(nèi) 飲水杯 僅供 客人使用 ，本公司員工應(yīng)自帶 水 杯 。 5.3.3 員工 嚴(yán)禁 在 辦公場(chǎng)所內(nèi) 丟棄 煙頭、紙屑、瓜果皮核。 5.3.4 員工 嚴(yán)禁 向窗外吐痰、倒水或倒雜物。 5.3.5 員工應(yīng)注意 保持區(qū)域 清潔， 及時(shí) 整理個(gè)人辦公區(qū)域，并保持桌面的衛(wèi)生及整齊 。 每天下班后將個(gè)人的辦公椅 推回辦公桌下， 辦公用品 放入抽屜 ，文件放置 在 文件盒內(nèi)，保證桌面沒有雜物和廢紙。 5.3.6 辦公場(chǎng)所和公共區(qū)域 禁止吸煙 。外來人員在非辦公區(qū)域吸煙， 接待 員工應(yīng)加辦公區(qū)域管理規(guī)定 版次： A/O 頁次： 3/8 本文件為武漢凱迪綠色能源開發(fā)運(yùn)營(yíng)有限公司所有 未經(jīng)許可不得影印 以制止。 5.4 外出與安全 5.4.1 上班時(shí)間 員工外出須報(bào)部門 部長(zhǎng) 批準(zhǔn)， 外出和 返回 時(shí)均需在 OA 系統(tǒng)上登記 作為記錄 。 5.4.2 公司資產(chǎn) 出門 必須 持物品 出門證 ， 經(jīng) 部門負(fù)責(zé)人審核 ，總經(jīng)理工作部部長(zhǎng)同意 后 方可離開公司 ， 無 物品出門證 ，門衛(wèi)有權(quán)暫扣 物品 。 5.4.3 非公司人員不得隨意進(jìn)入辦公區(qū)域。 外來 人員 到訪公司， 需提前預(yù)約 并 填寫會(huì)客登記單 。 門衛(wèi)檢查證件后 ， 用電話聯(lián)系相關(guān)部門 得到同意后 ， 由 接待 人員安排等候及會(huì)面 。 離開時(shí) 門衛(wèi) 需核對(duì)并收回業(yè)務(wù)部門人員簽字的 會(huì)客登記單 。 5.4.4 當(dāng)邀請(qǐng)客戶或參觀客戶前來公司訪問時(shí)， 會(huì)客登記單 可由接待人員代為填寫。 5.5 檢查考核 5.5.1 總經(jīng)理工作部每月第 某 周周五 下午 4： 00 定期 對(duì)辦公區(qū)域環(huán)境進(jìn)行檢查。并根據(jù)檢查結(jié)果填寫文明辦公缺失登記表，對(duì)檢查出的缺失提請(qǐng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，并負(fù)責(zé)在 3 日內(nèi)改善。 5.5.2 為加強(qiáng)文明管理力度，由總經(jīng)理工作部組織采取多種形式對(duì)辦公區(qū)域環(huán)境進(jìn)行不定期檢查， 通過 成立 由各部門參加或總經(jīng)理牽頭的 文明辦公檢查小組 。 并根據(jù)檢查結(jié)果填寫文明辦公缺失登記表，對(duì)檢查出的缺失提請(qǐng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，并負(fù)責(zé)在 3 日內(nèi)改善。 5.5.3 每月 按 各部門檢查 缺失 項(xiàng)目數(shù) 作為文明辦公先進(jìn)部門 考核標(biāo)準(zhǔn) ， 月度 缺失 項(xiàng)目最小的部門將被評(píng)比為當(dāng)月文明辦公先進(jìn)部門 。 先進(jìn)部門將獲得其他部門缺失罰款，作為部門活動(dòng)經(jīng)費(fèi)。年度獲得先進(jìn)部門次數(shù)最多的部門將被頒發(fā) 年度文明辦公優(yōu)秀部門獎(jiǎng)杯。 6 相關(guān)文件 a) 績(jī)效考核規(guī)定 辦公區(qū)域管理規(guī)定 版次： A/O 頁次： 4/8 本文件為武漢凱迪綠色能源開發(fā)運(yùn)營(yíng)有限公司所有 未經(jīng)許可不得影印 b) 信息收集與傳遞工作程序 7 記錄 7.1 物品放行條 (KY-GL-G-11-A-01) 7.2 會(huì)客登記單 (KY-GL-G-11-A-02) 7.3 文明辦公 點(diǎn)檢 項(xiàng)目表 (KY-GL-G-11-A-03) 7.4 文明辦公缺失登記表 (KY-GL-G-11-A-04) 辦公區(qū)域管理規(guī)定 版次： A/O 頁次： 5/8 本文件為武漢凱迪綠色能源開發(fā)運(yùn)營(yíng)有限公司所有 未經(jīng)許可不得影印 物品出門證 表單編號(hào) ： 記錄流水號(hào)： 時(shí)間 單位 物品名稱 數(shù)量 事由 備注 經(jīng)辦人： 部門主管： 值班保安： 備注：記錄流水號(hào)，出門時(shí)間和出門件數(shù)由門衛(wèi)填寫 辦公區(qū)域管理規(guī)定 版次： A/O 頁次： 6/8 本文件為武漢凱迪綠色能源開發(fā)運(yùn)營(yíng)有限公司所有 未經(jīng)許可不得影印 會(huì)客登記單 來訪時(shí)間 來客單位 訪客姓名 攜帶物品 身份證號(hào) 來客事由 接洽單位 接洽人 來訪時(shí)間 離開時(shí)間 表單編號(hào)： 辦公區(qū)域管理規(guī)定 版次： A/O 頁次： 7/8 本文件為武漢凱迪綠色能源開發(fā)運(yùn)營(yíng)有限公司所有 未經(jīng)許可不得影印 文明辦公點(diǎn)檢項(xiàng)目 表 缺失大項(xiàng) 缺失細(xì)則 處罰 對(duì)象 處罰額度 設(shè)施與設(shè)備 部門資料柜、電腦、打印機(jī)、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、辦公桌椅、辦公用品等各種辦公用具擺放無序。 部門負(fù)責(zé)人 每處 10 元 室內(nèi)和公共走廊堆放有雜物。 部門負(fù)責(zé)人 每處 10 元 辦公區(qū)域內(nèi)檔案資料、文具工具、電話，電腦放置雜亂。 區(qū)域責(zé)任人 每處 20 元 辦公室人員離開，沒有關(guān)閉全部 、空調(diào)、辦公設(shè)備 等 用電設(shè)備 部門負(fù)責(zé)人 每處 50 元 門窗未鎖 部門鑰匙負(fù)責(zé)人 每次 50 元 辦公秩序 員工在工作時(shí)間無故離崗、串崗，影響正常辦公 當(dāng)事人 每次 50 元 員工在辦公室閑聊、吃零食、大聲 喧嘩，影響正常辦公環(huán)境 當(dāng)事人 每次 10 元 員工在 工作 時(shí)間 看與工作無關(guān)的書籍和報(bào)紙 當(dāng)事人 每次 50 元 員工在 工作 時(shí)間 炒股， 玩游 戲 ，睡覺 當(dāng)事人 每次 50 元 環(huán)境衛(wèi)生 員工辦公區(qū) 域 環(huán)境 臟亂 當(dāng)事人 每處 10 元 員工亂扔 垃圾，茶水等廢棄物 當(dāng)事人 每次 10 元 員工使用公司紙杯 當(dāng)事人 每次 5 元 員工在辦公場(chǎng)所內(nèi)丟棄煙頭、紙屑、瓜果皮核 當(dāng)事人 每次 20 元 員工向窗外吐痰、倒水或倒雜物 當(dāng)事人 每次 20 元 下班后 未將 個(gè)人的辦公椅 推回辦公桌下 當(dāng)事人 每次 10 元 員工桌面有雜物和 廢紙。 當(dāng)事人 每處 10