辦公文秘_秘書與寫作培訓(xùn)課件

秘書與寫作,彭芬上篇秘書概述第一章秘書人員與秘書機構(gòu)第二章秘書綜合素質(zhì)第三章秘書人人際第四章秘書禮儀,中篇秘書實務(wù)第五章秘書辦事第六章秘書辦會第七章秘書辦文下篇秘書寫作,第一章秘書人員與秘書機構(gòu),通過對秘書工作主客體的基本認(rèn)識。掌握秘書、秘書部門和秘書的工作。理解秘書分類的意義，理解秘書在社會各行業(yè)中的廣泛的覆蓋面，為具體掌握秘書各項實務(wù)做理論準(zhǔn)備。,第三節(jié)秘書工作,第二節(jié)秘書部門,第一節(jié)秘書,第一節(jié)秘書,一、秘書的定義,二、秘書的分類,三、秘書分類的意義,本節(jié)點睛,社會對秘書的偏見和誤解,小劉的困惑小劉畢業(yè)后在市委機關(guān)工作，雖只是一名普通的文秘工作人員，工作辛苦，生活清苦，但在一般人看來，這仍是一份不錯的“差使”。因為能夠在“市委首腦機關(guān)”工作，對許多人來說是可望而不可及的。他也常因此而自豪，但也有感到尷尬的時候。比如，過節(jié)回家，與親朋好友聊天時，或因工作關(guān)系與其他部門的人打交道時，談起工作單位，當(dāng)說起自己在市委辦公室工作時，聽到的第一句話大多是“好”或“有前途”之類，但接下來多問“在給誰當(dāng)秘書？”每當(dāng)此時，小劉總不好意思地回答：“慚愧，我不是哪位領(lǐng)導(dǎo)的專職秘書，只是市委辦公室的一名普通工作人員?！甭犃诉@樣的回答，不知是不是小劉過于敏感，總覺得他們的態(tài)度多少都因為他不是某位領(lǐng)導(dǎo)的專職秘書而發(fā)生了變化，或失望、或遺憾，甚或看輕。,原以在“市委首腦機關(guān)”工作為榮的小劉，經(jīng)過多次這樣的尷尬之后，不免產(chǎn)生了幾許困惑：秘書僅指領(lǐng)導(dǎo)的“專職秘書”（或稱貼身秘書）嗎？,秘書作為一門有著悠久歷史的職業(yè)，在現(xiàn)實生活中起著越來越重要的作用，被稱為現(xiàn)代社會的“第361行”。,一、秘書的定義,關(guān)于“秘書”一詞的涵義，古今有所不同，下面看三種不同的定義。,（一）秘書定義的演變,古代文獻記載，“秘書”一詞最初是指具有秘密性質(zhì)或神秘色彩的圖書。且由于“秘書”作為秘密藏書這一原義引申，后人便將掌典圖書、著書立說的官署和官職稱之為“秘書寺”、“秘書省”和“秘書監(jiān)”、“秘書郎”、“秘書令”等。,1,在古代秘書人員中，最典型的應(yīng)該屬司馬遷了。司馬遷可以說是我國第一位專業(yè)秘書人員，上官婉兒是武則天身邊的貼身秘書，擔(dān)任女官一職，官職相當(dāng)于明代的司筆太監(jiān)，負(fù)責(zé)起草詔書，,全書30余萬字，共收錄60位古代高級秘書人物，其中秦漢、三國、兩晉南北朝時期的秘書人物22位，隋唐五代時期的秘書人物26位，宋元明清時期的秘書人物12位。另外在附錄部分收錄了與古代高級秘書人物有關(guān)的文章4篇。,現(xiàn)代意義的秘書，開始于孫中山領(lǐng)導(dǎo)的中華民國臨時政府。由指物轉(zhuǎn)變?yōu)閷Ｖ笓?dān)任某職務(wù)的人。這時的“秘書”，主要是政務(wù)秘書，還不能等同于今天的職業(yè)秘書。,2,南京臨時政府的秘書工作,孫中山先生為總統(tǒng)的南京臨時政府總統(tǒng)府，正式設(shè)置秘書處作為政府日常辦事機構(gòu)。各部委設(shè)承政廳，置秘書長一人，承總長之命，總理廳務(wù)并掌管機要文書，處理內(nèi)外事務(wù)。承政廳設(shè)篡輯處、文牘處、收發(fā)處、監(jiān)印處、庶務(wù)處、會計處，各置秘書一人，掌其事。(內(nèi)設(shè)機構(gòu)分工合作)南京臨時政府的秘書工作，首開了我國具有現(xiàn)代意義的秘書工作之先河。它對古代秘書性工作的改革，體現(xiàn)了反封建的民主思想，其形成的諸多改革成果，具有時代的創(chuàng)新性和民本性，并為后世所沿襲。,陳布雷才華出眾，二十歲就在報界享有盛譽，在國共兩黨通力合作會師北伐后，蔣介石很需要身邊有個筆桿子。享有聲望的陳布雷就成了最理想的人選。北伐剛到南昌，蔣介石就派邵力子去上海邀請陳布雷去南京會晤談。為延攬人才，蔣介石表現(xiàn)出謙遜的姿態(tài)，陳布雷為蔣介石的“禮賢下士”所感動，不久即為他起草了激情四射、文采飛揚的告黃浦同學(xué)書，從此陳布雷就成了國民黨的“領(lǐng)袖文膽”和“總裁智囊”，先后任國民黨宣傳部部長、國防最高委員會秘書長等職，長期為蔣介石代擬文字，充當(dāng)蔣介石的“文膽”二十余年，素有“國民黨第一只筆”之稱。,毛澤東同志擔(dān)任過黨中央第一任秘書。鄧小平同志24歲即任中央秘書長，先后四次擔(dān)任中央及部隊的秘書長。王若飛、蔡和森、張?zhí)?、吳玉章、李維漢、林育南、胡喬木、及大作家郭沫若、茅盾等都在不同時期從事過中央或各種機構(gòu)的秘書工作。,當(dāng)代“秘書”定義的探討，是從20世紀(jì)80年代開展秘書學(xué)研究開始的。,3,當(dāng)代“秘書”定義：王千弓先生認(rèn)為“是社會主義國家工作人員職務(wù)名稱之一。其職責(zé)是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)綜合情況，研究政策，密切各方面工作的聯(lián)系，辦理文書、檔案、人民來信來訪、會務(wù)工作以及其他日常行政事務(wù)和交辦事項。在黨政機關(guān)、企業(yè)事業(yè)單位從事這一類工作的干部，統(tǒng)稱為秘書工作人員，或簡稱為秘書。”,王千弓,袁維國先生認(rèn)為“秘書主要指黨和政府機關(guān)、企事業(yè)單位、社會團體、軍隊、院校內(nèi)的一種行政職位。其主要職責(zé)是輔助管理，綜合服務(wù)；主要工作是撰擬文稿、管理文書、接待來訪、組織會議、調(diào)查研究、處理信息、備供咨詢、辦理事務(wù)、聯(lián)絡(luò)協(xié)調(diào)、催辦查辦等?！?張家儀認(rèn)為“秘書是身處領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)或附著個人，撰制掌管文書，輔助決策，并處理日常事務(wù)的服務(wù)人員。秘書從事的工作也就是秘書職業(yè)。所以，秘書決不是一種職務(wù)，而是一種職業(yè)名稱。”,侯玉珍老師認(rèn)為現(xiàn)代秘書的涵義是：“直接協(xié)助各級領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)和領(lǐng)導(dǎo)干部以及私人，撰制掌管文件、輔助決策，處理日常事務(wù)的執(zhí)行和承辦人員?！?侯玉珍,（二）秘書的定義,據(jù)此，對秘書作如下定義：所謂秘書，在我國現(xiàn)代主要是指為黨和政府機關(guān)、企事業(yè)單位、社會團體或個人提供輔助管理與綜合服務(wù)的人員。,目前秘書在各類政府機關(guān)、企事業(yè)單位中屬于最基礎(chǔ)，也是最重要的崗位之一，其崗位職責(zé)描述也是最模糊和最廣泛的。目前，一般把秘書、行政、助理這幾種相關(guān)職業(yè)都劃分在秘書的崗位范疇中。,（三）秘書的崗位范疇,文秘、秘書長、辦公室主任、文書、行政助理SecretaryAdministrativeAssistantOfficeCoordinatorExecutiveAssistantTheSecretaryofStateChiefCabinetSecretary,二、秘書的分類,從研究如何作好秘書工作的角度出發(fā)，按照不同的標(biāo)準(zhǔn)，可以對秘書做出不同的分類,(一)從秘書服務(wù)對象的性質(zhì)來劃分，可分為公務(wù)秘書和私人秘書兩類。1、公務(wù)秘書公務(wù)秘書是指為黨政機關(guān)、軍隊、社會團體、國營（或集體）企事業(yè)單位服務(wù)的秘書。公務(wù)秘書是國家工作人員，由組織或人事部門選調(diào)，從國家或所在單位（集體企事業(yè)）領(lǐng)取工薪，在編制上屬于所服務(wù)的機關(guān)或單位。（1）集體秘書。指為整個機關(guān)或單位的領(lǐng)導(dǎo)班子整體服務(wù)而不是為某一個領(lǐng)導(dǎo)者服務(wù)的的秘書。我國各級黨政機關(guān)、軍隊、企事業(yè)單位和社會團體的秘書，大都屬于集體秘書。（2）專職秘書。指專門為某個領(lǐng)導(dǎo)者、專家服務(wù)的秘書（有時也稱為某某領(lǐng)導(dǎo)者或?qū)＜业乃饺嗣貢?。專職秘書服?wù)的對象雖然是某個領(lǐng)導(dǎo)者或?qū)＜?，但他仍屬于國家干部編制的工作人員，同樣是從國家或所在單位（集體）領(lǐng)取工薪（這與私人出資聘用的私人秘書不同）。,2、私人秘書（非公務(wù)秘書）私人秘書是指由私人出資聘請并為聘請者服務(wù)的秘書。這類秘書又可分為外資企業(yè)秘書、中外合資企業(yè)秘書、中外合作企業(yè)秘書、民辦企事業(yè)秘書、民辦團體秘書、專業(yè)戶或個體戶秘書以及其他個人聘用的秘書等。這類秘書不屬于國家編制的工作人員，其工薪由聘用者支付。,(二)按照秘書人員所從事的行業(yè)來劃分，可分為政務(wù)秘書商務(wù)秘書司法秘書醫(yī)務(wù)秘書教學(xué)秘書等。,商務(wù)秘書：主要指在從事各種商務(wù)活動的企業(yè)中，協(xié)助投資經(jīng)營者和商務(wù)管理者處理商務(wù)活動的秘書人員。教學(xué)秘書：主要指在教育教學(xué)機構(gòu)、院校各級機構(gòu)中從事行政管理工作和輔助教學(xué)管理工作人員，還可以分為教學(xué)秘書和教務(wù)秘書兩類。教學(xué)秘書主要輔助管理本單位教學(xué)、科研等方面的組織、規(guī)劃和實施工作，協(xié)助對教學(xué)工作進度、質(zhì)量的宏觀調(diào)控；教務(wù)秘書的主要工作是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)單位內(nèi)各個部門的工作，主管教學(xué)后勤保證工作，保證教學(xué)任務(wù)的完成。,司法秘書：指就職于法院、企業(yè)、社團律師或律師事務(wù)所。負(fù)責(zé)接待或陪同律師訪問當(dāng)事人；記錄整理當(dāng)事人口述；起草、打印法律文件；查詢法律文書檔案資料；安排法律事務(wù)處理程序；保管法律文件或證明材料；執(zhí)行律師交辦的其他事務(wù)等。醫(yī)務(wù)秘書：這類秘書人員就職于醫(yī)務(wù)醫(yī)療機構(gòu)，主要負(fù)責(zé)醫(yī)務(wù)醫(yī)療機構(gòu)內(nèi)的行政管理工作和輔助醫(yī)務(wù)管理工作，協(xié)調(diào)機構(gòu)內(nèi)部各個部門之間的關(guān)系和對外的聯(lián)絡(luò)溝通。政務(wù)秘書：主要在黨、政各級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)輔助領(lǐng)導(dǎo)的決策與行政管理工作并主持內(nèi)部行政管理工作。,(三)按照秘書人員所從事的工作內(nèi)容劃分1、行政秘書：指負(fù)責(zé)機關(guān)日常行政管理工作以及總務(wù)后勤事務(wù)的秘書人員。2、文字秘書:指以撰擬、處理文稿為主要工作的秘書人員，即人們通常所說的機關(guān)或單位的“筆桿子”、“秀才”。3、機要秘書:指在黨、政、軍機關(guān)從事機密文電的翻譯、處理及保管的秘書。機要秘書通常包括譯電員、機要保密員等。4、信訪秘書:指辦理人民群眾來信來訪工作的秘書人員。其職責(zé)是通過辦信、接訪，溝通領(lǐng)導(dǎo)與人民群眾的聯(lián)系，加速政策的貫徹落實。5、通訊秘書：指負(fù)責(zé)管理通訊事務(wù)以及各種通訊設(shè)備（如電話總機、電傳、傳真等）的秘書人員。6、生活秘書：指在生活方面給領(lǐng)導(dǎo)提供服務(wù)和幫助的秘書人員。生活秘書通常是專為較高級的領(lǐng)導(dǎo)人配備的。,鏈接：周總理秘書分類,周恩來的秘書們（部分）趙煒周恩來的生活秘書越茂峰周恩來的機要秘書張永池周恩來的貼身秘書趙行杰周恩來的警衛(wèi)秘書李越然周恩來的俄文秘書雷英夫周恩來的軍事秘書馬列周恩來的外事秘書錢嘉東周恩來的外事秘書韋明周恩來的文教秘書李巖周恩來的經(jīng)濟秘書顧明周恩來的工業(yè)秘書楊純周恩來的農(nóng)業(yè)秘書周研森周恩來的行政秘書,三、秘書的層次按秘書承擔(dān)職責(zé)范圍大小和工作任務(wù)輕重，在縱向上分為三個層次1、高級秘書：指秘書長、辦公廳（室）主任。雖然他們工作的機關(guān)、單位不同（在中央機關(guān)或地方機關(guān)),但都是領(lǐng)導(dǎo)者的重要助手，日常行政工作的負(fù)責(zé)人，有的人本身就是領(lǐng)導(dǎo)成員。如政府的秘書長，同時也是政府的領(lǐng)導(dǎo)成員之一。其職責(zé)是“參與政務(wù)，管理事務(wù)”，協(xié)助首長綜合情況、研究政策、掌握機要、推行工作，以及主持日常行政事務(wù)工作等。,國務(wù)院秘書長,楊晶，男，蒙古族，1953年12月生，內(nèi)蒙古準(zhǔn)格爾旗人，1970年12月參加工作，1976年8月加入中國共產(chǎn)黨，中央黨校研究生學(xué)歷。現(xiàn)任中共中央書記處書記，國務(wù)委員、國務(wù)院黨組成員兼國務(wù)院秘書長、機關(guān)黨組書記，中央國家機關(guān)工委書記，國家行政學(xué)院院長。,2、中級秘書：指辦公廳（室）主任以下及下屬的秘書處長或秘書科長、秘書股長、文字秘書。他們負(fù)責(zé)起草文稿、辦理公文、調(diào)查研究、收集和整理信息資料等工作。其工作成效，對領(lǐng)導(dǎo)者的決策有重要作用。,3、初級秘書：指在辦公廳（室）、秘書處（科）內(nèi)從事操作性、服務(wù)性工作的秘書，如打字、印校、速記、接待、應(yīng)對電話、文件收發(fā)保管和其它事務(wù)工作是其主要任務(wù)。他們不一定有秘書的職稱，但通常也被稱為秘書工作人員。,高級秘書,官員秘書：是以秘書命名的官員。如英國、印度、巴基斯坦等國的內(nèi)閣部長亦稱為秘書，即外交秘書、國防秘書等。其擁有法定的專門職權(quán)，屬國家高級官員，只是對政府首腦而言，帶有一定的輔助性質(zhì)。我國和其他國家高級官員和企業(yè)首腦身邊，設(shè)有助理或特別助理，也是政府和企業(yè)首腦身邊的官員秘書。有些大型組織設(shè)有秘書長。也屬于官員秘書。,高級秘書,秘書部門負(fù)責(zé)人：各級政府辦公廳（室）、企事業(yè)單位的辦公室的負(fù)責(zé)人，即辦公廳（室）主任、秘書處長、秘書科長等。秘書部門負(fù)責(zé)人是領(lǐng)導(dǎo)者身邊的高級助手，是機關(guān)日常事務(wù)的具體組織者、設(shè)計者和推動者，是各種公務(wù)往來關(guān)系的溝通協(xié)調(diào)者。,高級秘書,領(lǐng)導(dǎo)人的專職秘書：各國政界要員、企事業(yè)單位及社會團體的領(lǐng)導(dǎo)者，一般都配有專門為自己公務(wù)服務(wù)的秘書。這類秘書直接對其特定領(lǐng)導(dǎo)人負(fù)責(zé)，工作圍繞特定領(lǐng)導(dǎo)人展開并直接由特定領(lǐng)導(dǎo)人指揮。,中級秘書的特點,辦文辦會辦事,初級秘書,指從事操作性、服務(wù)性工作的秘書，如打字、速記、接待、應(yīng)對電話等工作是其主要任務(wù),特點工作內(nèi)容一般是操作性的日常事務(wù)要有熟練的辦公技巧要有良好的服務(wù)態(tài)度和敬業(yè)精神,國外秘書人員，根據(jù)各人承擔(dān)責(zé)任大小和資歷條件等方面的不同，也在縱向上分為不同的層次。例如英國，把屬于政府文官系統(tǒng)的秘書，分為行政級、執(zhí)行級、文書級、助理文書級四個層次；日本企業(yè)界的秘書，則分為見習(xí)秘書、初級秘書、中級秘書、高級秘書四個層次。,美國秘書的兩種類型：第一，根據(jù)秘書為之服務(wù)的管理人員的級別高低進行分類，簡稱“LS類”。按這種標(biāo)準(zhǔn)分類，從低到高共有四個級別，即LS-1級、LS-2級、LS-3級、LS-4級。第二，根據(jù)秘書所承擔(dān)的職責(zé)的大小進行分類，簡稱“LR類”。共有兩個級別，“LR-1級秘書”是較低一級的秘書，其職責(zé)是根據(jù)管理人員總的指示精神，獨立完成按程序安排的辦公室日常工作，多是干服務(wù)性事務(wù)?！癓R-2級秘書”則不同，除完成“LR-1級秘書”的工作外，還要憑自己的知識、技能、判斷能力去主動完成一些復(fù)雜的工作。,其他分類，我國一些規(guī)模較大的銀行或企業(yè)中，將協(xié)助經(jīng)理辦事或主持業(yè)務(wù)的人分為助理和襄理兩級。在各國使館中，通常將介于參贊和隨員之間的外交人員分為一等秘書，二等秘書和三等秘書，也就是人們常說的一秘、二秘、三秘。,四、秘書分類的意義,由于秘書的社會覆蓋面廣，涉及的工作內(nèi)容豐富，通過對秘書進行科學(xué)的分類準(zhǔn)確充分地認(rèn)識秘書這門職業(yè)顯得尤為重要（見圖1-1）。,圖1-1秘書分類的意義,五、秘書的角色定位（一）秘書的角色意識,上司工作的助手上司的腦筋企業(yè)的信息樞紐決策（決定）的督辦員上司信息的資料庫上司公關(guān)活動的組織者和隨員,（二）.秘書角色錯位的幾種表現(xiàn),（3）在普通職員面前行為失范，見表1-6。,案例分析（一）,背景信息思考問題分析提示討論評點,【背景信息】,花園公司陳副總經(jīng)理因一項對外業(yè)務(wù)工作，與李總經(jīng)理有產(chǎn)生了爭執(zhí)。王秘書正在他們旁邊。王秘書知道，總經(jīng)理是一位有能力、有魅力、辦事雷厲風(fēng)行的人，但不太注意工作方法，傷了不少人，對此，職員頗有意見。副總經(jīng)理考慮問題周到，群眾關(guān)系好，也關(guān)心別人，但決斷能力差些。這樣，總經(jīng)理與副總經(jīng)理因工作意見不同，存在一些分歧。有一天，陳副總經(jīng)理在與王秘書外出乘車中，埋怨李總經(jīng)理主觀武斷，不尊重他個人意見，導(dǎo)致決策失誤，給公司經(jīng)營造成了損失。今天，副總經(jīng)理談起他與總經(jīng)理的分歧，分明是想爭得秘書對他個人的支持。從心底里講，王秘書的個人感情也更傾向于副總經(jīng)理。,【思考問題】,面對副總經(jīng)理的抱怨，王秘書應(yīng)該怎么辦？,秘書行為的可能選擇,保持沉默。保持中立，轉(zhuǎn)移話題。積極介入，正面支持。積極介入，反面批駁。積極介入，適當(dāng)引導(dǎo)。,行為效果分析,定位準(zhǔn)確，但是屬于消極行為，沒有任何實際效果，是一個不稱職的秘書。定位準(zhǔn)確，能在一定程度上緩解暫時矛盾，但不能從根本上消除矛盾，不是一個優(yōu)秀的秘書。和定位錯誤，認(rèn)識不清，行為不當(dāng)，不僅不能消除原有矛盾，還火上澆油，使矛盾更加尖銳更加擴大化，是必須棄用的秘書。定位準(zhǔn)確，方法得當(dāng)，效果顯著。,秘書角色認(rèn)知,作為秘書，從認(rèn)識上講，應(yīng)該明確其角色身份擺正自身位置:秘書是為領(lǐng)導(dǎo)工作提供服務(wù)的人員。秘書為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，其對象是一個領(lǐng)導(dǎo)階層，應(yīng)理解為整體的服務(wù)，而決非是具體某一個領(lǐng)導(dǎo)人。秘書為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，不僅表現(xiàn)在工作上的關(guān)系協(xié)調(diào)，同時也表現(xiàn)在生活上的關(guān)系協(xié)調(diào)。領(lǐng)導(dǎo)意見有分歧有矛盾，是工作中的正常現(xiàn)象。關(guān)鍵在于，秘書的責(zé)任在與疏導(dǎo)或者緩和各種矛盾。,一、概述,六、秘書機構(gòu)的內(nèi)部工作系統(tǒng),七、秘書機構(gòu)的地位和職能,八、秘書部門領(lǐng)導(dǎo)的工作職能,第二節(jié)秘書機構(gòu),秘書機構(gòu)是秘書發(fā)揮職能和作用的舞臺。作為現(xiàn)代秘書工作的組織形式，也是秘書人員從事秘書工作的地方。,一、秘書機構(gòu)概述,私人秘書在我國秘書中所占比重仍然很小，所以，對秘書的職業(yè)探討，基本以公務(wù)秘書為主要對象，秘書機構(gòu)是公務(wù)秘書工作的組織形式。,（一）含義,秘書機構(gòu)又稱秘書部門，是輔助領(lǐng)導(dǎo)部門進行決策、管理，推進領(lǐng)導(dǎo)工作，并協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)各職能部門進行有效工作的綜合機構(gòu)。是現(xiàn)代秘書工作的組織形式，也是秘書人員在其中從事秘書工作的地方。且有廣義和狹義之分。,廣義：秘書機構(gòu)是具有參謀助手、溝通協(xié)調(diào)、督促檢查等作用，為領(lǐng)導(dǎo)工作和機關(guān)服務(wù)的辦事機構(gòu)。它不僅指各級負(fù)責(zé)綜合性工作的辦公廳（室），還包括其下屬的秘書、檔案、機要、調(diào)研、信訪、總務(wù)、保衛(wèi)等部門。狹義：秘書機構(gòu)指直接為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)的辦事機構(gòu)，即各級辦公廳（室）中的秘書、文書、機要等部門。,（二）秘書部門與職能部門的區(qū)別,秘書部門作為各級黨政機關(guān)，企事業(yè)單位的內(nèi)設(shè)機構(gòu)，其地位和功能與職能部門有所不同。,1、秘書部門地位和功能與職能部門的不同點,表1-2秘書部門與職能部門的區(qū)別,2、秘書機構(gòu)的特點：,綜合性（活動內(nèi)容）附屬性（位置）輔助性（活動性質(zhì)),（三）秘書機構(gòu)的設(shè)置原則,秘書工作機構(gòu)的設(shè)置，必須適應(yīng)各級各類組織體制改革的需要，因此必須滿足以下原則（見圖1-2）。,圖1-2秘書機構(gòu)的設(shè)置原則,（四）秘書機構(gòu)的名稱,（一）辦公室或辦公廳黨政機關(guān)的秘書機構(gòu)廣義：機關(guān)、單位或首長名稱+辦公室（廳）狹義：辦公室,（二）秘書處、秘書局、秘書科、秘書室社會團體以及臨時性的秘書機構(gòu)命名為“秘書處”辦公廳或辦公室的下設(shè)機構(gòu)“秘書局”、“秘書科”、“秘書室”,（三）以秘書機構(gòu)承擔(dān)的具體職能命名信訪辦公室、保密局、政策研究室,（四）企事業(yè)秘書機構(gòu)除稱做“辦公室”外，還有稱做“行政部”或“綜合部”、“綜合辦公室”，其部門負(fù)責(zé)人稱做“行政總監(jiān)”、“行政助理”、“行政部部長”、“綜合辦主任”等。,練一練,下面是互聯(lián)網(wǎng)上看到的大同煤礦集團公司機關(guān)設(shè)置的機構(gòu)董事會秘書處董事會財務(wù)審計室董會法律事務(wù)部黨委辦公室組織部宣傳部紀(jì)委(監(jiān)察)工會團委信訪處總經(jīng)理辦公室人事部勞資部生產(chǎn)技術(shù)部財務(wù)部企劃部通風(fēng)處安全管理監(jiān)察部非煤產(chǎn)業(yè)部請指出這些機構(gòu)中哪些屬于秘書機構(gòu)。,董事會秘書處黨委辦公室信訪處總經(jīng)理辦公室,二、行政機關(guān)的秘書部門,行政機關(guān)主要指黨政機關(guān)、部分事業(yè)單位、企業(yè)以及以采取行政管理方式的職能機構(gòu)。,行政機關(guān)的秘書部門就分別設(shè)置在各級機關(guān)之下，下圖為各級政府機構(gòu)設(shè)置（見圖1-3）。,圖1-3各級政府機構(gòu)設(shè)置,在我國，行政機關(guān)的秘書部門的級別就是機關(guān)直屬下級。省部級以上行政機關(guān)的秘書部門絕大多數(shù)稱“辦公廳”，地級以下（包括地級）一般稱“辦公室”。秘書部門的負(fù)責(zé)人稱辦公廳（室）主任。省級以上機關(guān)還設(shè)秘書長。,三、臨時性秘書機構(gòu),臨時性秘書機構(gòu)是指各級各類領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)在實際工作需要時所設(shè)置的非常設(shè)性秘書班子，主要是為解決臨時發(fā)生的重要事件、臨時組織的重要活動或會議等所成立的為臨時性領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)服務(wù)的秘書機構(gòu)。如設(shè)立的“第十八屆大連國際服裝節(jié)籌備組”。,四、秘書機構(gòu)的地位和職能,（一）秘書機構(gòu)的地位有人說，只要開個公司，至少有三個人：一個經(jīng)理、一個會計、一個秘書兼出納。這多少說出了秘書部門的地位和職能。承上啟下聯(lián)系左右溝通各方上情下達下情上呈決策層，執(zhí)行層與管理層之間的樞紐吸收外界信息以及解釋企業(yè)信息的門戶本企業(yè)上下級之間溝通本單位與上、下級單位、本系統(tǒng)同級單位以及其他社會組織之間的溝通秘書部門是來自上下左右的各種情況、資料、函件、信息的集散地，是領(lǐng)導(dǎo)工作指揮、聯(lián)系的開關(guān)，是協(xié)調(diào)上下、溝通左右聯(lián)系的橋梁”。,這段話可以說是對秘書部門地位的形象概括。其地位可從以下三方面考慮（見圖1-6）。,圖1-6秘書部門的地位,（二）秘書機構(gòu)的職能,秘書部門被稱為綜合辦事部門，作為組織內(nèi)部惟一的綜合性部門，與各個職能部門相比較，秘書部門的職能可總結(jié)為以下兩點。,輔助管理秘書工作的本質(zhì)是通過“辦文”、“辦會”、“辦事”，貫徹領(lǐng)導(dǎo)意圖，推進領(lǐng)導(dǎo)中樞的決策與管理進程。秘書工作是組織管理工作的一部分，是以輔助領(lǐng)導(dǎo)實現(xiàn)管理目標(biāo)的形式來體現(xiàn)職能。,1,因此，輔助管理的職能主要有兩方面體現(xiàn)（見圖1-7）。,圖1-7輔助管理的職能的體現(xiàn),綜合服務(wù)秘書部門綜合服務(wù)的職能主要體現(xiàn)在以下兩個方面（見圖1-8）。,圖1-8秘書輔助管理和綜合服務(wù)職能的體現(xiàn),2,秘書部門與其他職能部門的關(guān)系：職能部門的工作責(zé)任、工作任務(wù)是比較集中、明確的，而秘書部門的工作任務(wù)則具有內(nèi)容雜、變化大、彈性強等特點。職能部門主抓的工作，秘書部門要協(xié)助配合；職能部門分不清主抓的工作，秘書部門要協(xié)調(diào)溝通；職能部門不能主抓的工作，秘書部門要作出安排自己承擔(dān)。秘書部門所承擔(dān)的機關(guān)日常行政事務(wù)：秘書部門處理日常行政事務(wù)特別是在處理日常事務(wù)過程中，每天“辦文”、“辦會”、“辦事”，從早晨開始的分送信函、報刊、文件，到下班前檢查門窗、電源、落實值班，大大小小、林林總總。,第三節(jié)秘書工作,一、秘書工作概述,二、秘書工作的內(nèi)容,三、秘書工作的基本屬性和特點,四、秘書工作的作用,本節(jié)點睛,案例：協(xié)助服務(wù)與秘書工作范圍,畢業(yè)于名牌大學(xué)的蘇云躊躇滿志地踏上了外企秘書的工作崗位，今天是她上班的第一天，一路上蘇云想象著她的工作：在電腦桌前熟練地進行電腦操作；用流利的英文為總經(jīng)理書寫函件；聚光燈下，從容地主持對外活動她興沖沖地趕到辦公室報到，老外經(jīng)理淡淡地看了她一眼，然后吩咐說，“請?zhí)K小姐先把辦公室收拾一下?！碧K云一愣，但立即按照經(jīng)理的吩咐做了起來。將辦公桌上東一堆西一堆的文件整理歸位，將茶幾上喝過的杯子、裝滿煙蒂的煙灰缸洗干凈，然后對辦公室的地面進行除塵。,這一切做完以后，蘇云對經(jīng)理說：“辦公室收拾好了，請問經(jīng)理，還有什么吩咐？”蘇云心想，這下該讓我起草文件了吧。可是沒想到，經(jīng)理頭也不抬地說，“請幫我倒杯水。”于是蘇云泡了一杯熱的茶水端了過去，“對不起，我要的是白開水”，經(jīng)理揮了揮手說，蘇云趕忙又去換了一杯熱的白開水。“對不起，蘇小姐，我要的是冷水”，經(jīng)理有點不耐煩地說，她只好去換第三杯水，這才讓經(jīng)理滿意。這以后，經(jīng)理又吩咐她去做了很多的瑣事：寄信、購買打印紙、煮咖啡等等，一整天就這樣匆匆過去了。,第一天的工作經(jīng)歷，讓蘇云很失落，苦讀了四年大學(xué)，為了提高英語水平，熟練操作電腦，甚至本末倒置，白天上課懶洋洋，晚上拼命讀夜校，為的就是能獲得體面的外企秘書職業(yè)，沒想竟然要像傭人那樣為別人打掃衛(wèi)生、端茶倒水、跑腿，這些不讀書也能干的事為什么要讓秘書來干，蘇云的心里充滿了困惑。,問題：,秘書人員究竟應(yīng)做哪些工作？,一、秘書工作概述,秘書工作是以為領(lǐng)導(dǎo)者的工作運轉(zhuǎn)和決策服務(wù)為宗旨，在辦文、辦會、辦事方面從事參謀性、助理性的工作。秘書工作最凝練的概括是“辦文”、“辦會”、“辦事”。,以“辦文”、“辦會”、“辦事”為線索，可以使我們對秘書整體工作有綱舉目張的認(rèn)識（見圖1-10）。,圖1-10秘書工作,二、秘書工作的主要內(nèi)容,（一）事務(wù)辦理事務(wù)辦理是秘書工作的重要內(nèi)容，包括日常事務(wù)、臨時交辦事務(wù)及突發(fā)事務(wù)。一般機關(guān)全局性的、跨部門的公務(wù)及整體性的活動的具體組織、安排和操辦，都是秘書工作的內(nèi)容。,秘書和秘書部門承擔(dān)著領(lǐng)導(dǎo)層與被領(lǐng)導(dǎo)層、職能部門之間、本機關(guān)和外部有關(guān)公眾及本機關(guān)與上、下級機關(guān)中介溝通的任務(wù)（見圖1-7）。,（二）中介溝通,圖1-7中介溝通,文書工作包括根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意圖的文件撰擬、修改、印制、校對、裝訂、寄發(fā)等發(fā)文工作；登記、分揀、擬辦、傳閱、辦理等收文工作；整理、立卷、歸檔、保管、利用等文書檔案的處理工作（見圖1-8）。,（三）文書工作,圖1-8文書工作,秘書信息工作，是圍繞領(lǐng)導(dǎo)活動和組織管理需要開展的對各種相關(guān)信息的收集、處理、傳遞、貯存提供利用、反饋等一系列目的明確、真實可靠、及時全面的信息服務(wù)（見圖1-9）。,（四）信息工作,圖1-9信息工作,秘書參謀輔助主要指秘書在為領(lǐng)導(dǎo)者提供近身綜合輔助和公務(wù)服務(wù)中為領(lǐng)導(dǎo)決策出謀獻策、提供參考方案及有關(guān)依據(jù)；在與領(lǐng)導(dǎo)主輔配合的工作實踐中，發(fā)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)行為中的不足、疏漏、失誤，及時提出拾遺補闕、糾正錯誤的建議和規(guī)勸（見圖1-10）。,（五）參謀輔助,圖1-10參謀輔助,秘書工作中的會務(wù)操辦指的是會前的大量籌備工作，會議期間的大量事務(wù)服務(wù)，會后的落實工作、整理工作和信息反饋工作等（見圖1-11）。,（六）會務(wù)操辦,圖1-11會務(wù)操辦,秘書綜合協(xié)調(diào)，主要是指通過自身的職能活動，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者維護組織內(nèi)外的各種關(guān)系和諧一致，緩解或化解各種矛盾和沖突，以實現(xiàn)組織有序運轉(zhuǎn)。,（七）綜合協(xié)調(diào),督促檢查是領(lǐng)導(dǎo)工作的職責(zé)范圍。秘書主要是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)開展督促檢查工作。秘書隨同領(lǐng)導(dǎo)進行督促檢查，辦理具體事務(wù)；或者在領(lǐng)導(dǎo)者授權(quán)后，代表領(lǐng)導(dǎo)者或領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)、按領(lǐng)導(dǎo)的意圖和有關(guān)政策原則進行督促檢查。,（八）督促檢查,三、秘書工作的基本屬性和主要特點,（一）秘書工作的基本屬性秘書作為一門職業(yè)，與其他職業(yè)在工作本質(zhì)上的明顯不同，包括以下三點（見圖1-11）。,圖1-11秘書工作的特點,機要性：顧名思義是指工作的機密性和重要性。秘書部門是最貼近領(lǐng)導(dǎo)中樞的部分，秘書工作就是輔助領(lǐng)導(dǎo)、上司進行管理決策和公務(wù)活動，所以在秘書工作中，有相當(dāng)?shù)膬?nèi)容屬領(lǐng)導(dǎo)、上司的工作范圍，因為工作需要，秘書必須了解和掌握這些工作內(nèi)容，甚至在必要的時候，代替領(lǐng)導(dǎo)、上司臨時實施管理和開展公務(wù)活動，這是秘書工作的機要性所在。,輔助性：秘書工作的輔助性具體表現(xiàn)在：一是所有的現(xiàn)代秘書工作都要圍繞領(lǐng)導(dǎo)工作展開;二是現(xiàn)代秘書人員能參加領(lǐng)導(dǎo)班子的各種會議或共同研究問題，甚至有機會提出解決問題的方案，但秘書參加會議的主要責(zé)任是辦理會議事務(wù)，要慎用發(fā)言權(quán)，無表決權(quán)，更無決定權(quán)；三是現(xiàn)代秘書人員在處理任何問題時，只能根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的意圖和指示精神辦理，不能超越職權(quán)范圍自作主張，自行其是。,綜合性：秘書的工作是為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)，因此秘書工作的內(nèi)容和活動方式必然涉及領(lǐng)導(dǎo)工作的各個方面，具有鮮明的綜合性。秘書工作的綜合性具體表現(xiàn)在全面性、多樣性和系統(tǒng)性三個方面。,秘書工作特性是在秘書工作實踐中形成的。它是一個結(jié)構(gòu)有序的系統(tǒng)，全面地反映了秘書工作特征（見圖1-12）。,（二）秘書工作的主要特征,圖1-12秘書工作的特征,1.角色意識多重性角色意識多重性指的是秘書作為從事秘書工作的主體，在開展各項具體秘書工作中，往往要扮演多種角色，具有多重角色意識。,（二）秘書工作的主要特征,2.公共事務(wù)操辦性秘書工作的公共事務(wù)操辦性是對其工作內(nèi)容、性質(zhì)又一個側(cè)面特征的概括。秘書一切職能活動都有公共事務(wù)操辦性特征。,3.職能活動中介性秘書職能活動中介性的主要體現(xiàn)（見圖1-13）。,圖1-13秘書職能活動中介,4.作息邊界模糊性是秘書工作在時間要素上的特征，指的是秘書工作不像一般工作那樣工作作息時間有明確的規(guī)定并嚴(yán)格地按規(guī)定的作息時間執(zhí)行。秘書工作作息邊界模糊性的具體表現(xiàn)（見圖1-14）。,圖1-14工作作息邊界模糊性的具體表現(xiàn),5.主輔運作協(xié)同性秘書工作中的最本質(zhì)的關(guān)系是領(lǐng)導(dǎo)與秘書的關(guān)系。主輔運作協(xié)同性特征，反映了秘書工作關(guān)系狀態(tài)中的特殊性。主輔運作協(xié)同性的體現(xiàn)（見圖1-15）。,圖1-15主輔運作協(xié)同性的體現(xiàn),6.工作績效隱透性工作績效隱透性是秘書工作的績效特征。秘書工作辦文、辦會、辦事的績效和價值是隱透于領(lǐng)導(dǎo)和管理工作的績效和價值之中的。秘書工作績效隱透性的具體體現(xiàn)（見圖1-16）。,圖1-16工作績效隱透性的具體體現(xiàn),案例分析（三）,【背景信息】一天，某公司經(jīng)理突然收到一封非常無禮的信，信是由一位與公司交往很深的代理商寫來的。經(jīng)理怒氣沖沖地把秘書叫到自己的辦公室，讓秘書記錄自己口述的回信。信的內(nèi)容大致是這樣：我沒有想到會收到你這樣的來信，盡管我們之間已有那么長時間的往來，但事到如今，我不得不中止我們之間的一切交易，并且按照慣例，我要將這件事公之于眾！經(jīng)理命令秘書立即將信打印寄走。,案例分析（三）,【思考問題】對于經(jīng)理的命令，秘書應(yīng)該如何處理？,秘書面對這種情況有以下五種選擇：堅決執(zhí)行經(jīng)理命令，立即回到自己的辦公室，將信打印寄走。提醒經(jīng)理。如果將信寄走，對公司和經(jīng)理本人都非常不利。秘書想到自己是經(jīng)理的助手，有責(zé)任提醒經(jīng)理，為了公司的利益，哪怕是得罪了經(jīng)理也值得，于是對經(jīng)理這樣說：“經(jīng)理，這封信不能發(fā)，把它撕了算啦！”,案例分析（三）,勸阻經(jīng)理。秘書不僅沒有退下去打印，反而前進一步，向經(jīng)理提出忠告：“經(jīng)理，請您冷靜一點！給人家