會(huì)計(jì)檔案管理制度.doc

會(huì)計(jì)檔案管理制度 WHH-CW-02-06-00杭州娃哈哈集團(tuán)有限公司管理制度WHH-CW-02-06-00會(huì)計(jì)檔案管理制度發(fā)布日期：20081127 實(shí)施日期：20081127杭州娃哈哈集團(tuán)有限公司杭州娃哈哈集團(tuán)有限公司會(huì)計(jì)檔案管理制度第一章 總則一、目的為了加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理，統(tǒng)一和規(guī)范公司會(huì)計(jì)檔案管理，根據(jù)財(cái)政部和國(guó)家檔案局發(fā)布的會(huì)計(jì)檔案管理辦法、中華人民共和國(guó)檔案法，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于整個(gè)集團(tuán)按規(guī)定應(yīng)當(dāng)建帳的各部、分公司會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理規(guī)定。 三、職責(zé)1、總經(jīng)辦檔案室和集團(tuán)財(cái)務(wù)部共同負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案管理制度的制（修）訂，及會(huì)計(jì)檔案工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和驗(yàn)收。2、總經(jīng)辦檔案室負(fù)責(zé)杭州總部會(huì)計(jì)檔案的接收、庫(kù)房管理和借閱利用、銷毀組織等管理工作。3、集團(tuán)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)指導(dǎo)、監(jiān)督、規(guī)范下屬各財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)會(huì)計(jì)檔案的組織、立卷、存放保管等工作，并進(jìn)行檢查考核，保證會(huì)計(jì)檔案的完整性。4、各會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)（財(cái)務(wù)部、財(cái)務(wù)科）按規(guī)定建立和移交會(huì)計(jì)檔案。第二章 管理規(guī)定一、會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，是記錄和反映公司經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。具體包括：(一)會(huì)計(jì)憑證類：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，其他會(huì)計(jì)憑證。(二)會(huì)計(jì)賬簿類：總賬，明細(xì)賬，日記賬，固定資產(chǎn)卡片，輔助賬簿，其他會(huì)計(jì)賬簿。(三)財(cái)務(wù)報(bào)告類：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說(shuō)明，其他財(cái)務(wù)報(bào)告。(四)其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對(duì)賬單，其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料，會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)等。二、會(huì)計(jì)檔案整理規(guī)則1、各類會(huì)計(jì)檔案代號(hào)及案卷號(hào)的填制會(huì)計(jì)檔案代號(hào)：P-會(huì)計(jì)憑證；Z-會(huì)計(jì)賬冊(cè)；B-會(huì)計(jì)報(bào)表；F增值稅發(fā)票抵扣聯(lián)（如銷售公司數(shù)量大則單獨(dú)編號(hào)，其它會(huì)計(jì)主體量少可并到Q類）；Q-出庫(kù)單、入庫(kù)單、領(lǐng)料單、其他。案卷號(hào)格式：識(shí)別碼代號(hào)年份順序號(hào)。識(shí)別碼為各會(huì)計(jì)主體的代碼，且是唯一的代碼，由集團(tuán)財(cái)務(wù)部統(tǒng)一分配并通知。例如：2000年杭州娃哈哈飲料有限公司（該會(huì)計(jì)主體代碼為3151）會(huì)計(jì)檔案一共有7卷（冊(cè)），其中憑證有3冊(cè)，賬本有2冊(cè)，報(bào)表有1卷，其它有1卷，則編號(hào)依次是：3151-P-2000-1、3151-P-2000-2、3151-P-2000-3、3151-Z-2000-1、3151-Z-2000-2、3151-B-2000-1、3151-Q-2000-1。2、會(huì)計(jì)檔案的裝訂和卷盒封面的填制要求1)要求裝訂整齊，規(guī)范。無(wú)論憑證、報(bào)表每本不得超過(guò)200張，要求裝訂者在封面上蓋章或者簽字。2)檔案盒封面填制要求：內(nèi)容欄內(nèi)填寫盒內(nèi)會(huì)計(jì)檔案的種類如：*公司會(huì)計(jì)憑證、總帳等，并填寫盒內(nèi)會(huì)計(jì)檔案反映的時(shí)間和盒內(nèi)卷數(shù)、保管期限。3) 檔案盒脊背寫法：脊背最上端加蓋會(huì)計(jì)主體名稱的藍(lán)色印章；全宗號(hào)和目錄號(hào)空白，由檔案室人員填寫；案卷號(hào)按照會(huì)計(jì)檔案編號(hào)規(guī)則編寫，如一盒里面有兩卷或兩卷以上的案卷，則所有案卷號(hào)都必須在此處注明。如果憑證等需要標(biāo)明月度等便于查找的，一律填寫在案卷號(hào)下方的空白處。即盒內(nèi)所有的內(nèi)容都應(yīng)該反映在卷盒表面。 3、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管期限1）會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起，分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。各會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)可視經(jīng)營(yíng)需要適當(dāng)延長(zhǎng)保管期限，但不得低于規(guī)定的期限（具體參見(jiàn)附表一）。2）各會(huì)計(jì)主體每年形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)（財(cái)務(wù)部或財(cái)務(wù)科）按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)（具體參見(jiàn)附表二）。會(huì)計(jì)保管清冊(cè)紙質(zhì)材料一式兩份，一份由移交的會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)永久保存，一份同會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)一并交與檔案室。3）會(huì)計(jì)檔案應(yīng)裝入國(guó)家統(tǒng)一的會(huì)計(jì)檔案盒內(nèi)，檔案盒封面和背脊面按規(guī)范書寫清楚各項(xiàng)內(nèi)容，以便于保管和利用查找。不同保管期限的會(huì)計(jì)檔案不得裝在同一盒內(nèi)。三、會(huì)計(jì)檔案歸檔移交1、當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了之后，可暫由本單位的財(cái)務(wù)部門保管一年，也可以第二年就移交，具體視保管條件和利用情況而定（杭州總部會(huì)計(jì)檔案統(tǒng)一移交集團(tuán)檔案室保管，外地公司由財(cái)務(wù)科或檔案室統(tǒng)一保管）。同一會(huì)計(jì)年度產(chǎn)生的會(huì)計(jì)檔案要求一次性移交完整，不得分成幾次移交。2、各會(huì)計(jì)部門向檔案室移交會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)編制會(huì)計(jì)檔案移交清單（具體參見(jiàn)附表三）一式兩份，并在移交前先向檔案室提供移交清單和保管清冊(cè)的電子文檔。檔案室審查電子表格信息（規(guī)范、完整）符合要求后再予通知接收會(huì)計(jì)檔案實(shí)物。3、檔案接收部門對(duì)移交的會(huì)計(jì)檔案案卷質(zhì)量、手續(xù)嚴(yán)格把關(guān)，不符合要求的退回重新填寫整理，合格后再予辦理移交手續(xù)。并對(duì)照檔案保管清冊(cè)逐項(xiàng)核對(duì)無(wú)誤后，按會(huì)計(jì)檔案分類方法排列上架，辦理移交清單簽字手續(xù)，紙質(zhì)移交清單、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)雙方各自保留一份，以備查考。四、會(huì)計(jì)檔案借閱1、本公司財(cái)務(wù)人員可以查閱與其工作有關(guān)的會(huì)計(jì)檔案，若工作需要須帶出檔案室，必須辦理借閱登記。借閱人要注意保持檔案整潔，嚴(yán)禁在材料上圈劃、涂改，不準(zhǔn)折疊、拆換、抽出、增添和損壞檔案材料，不準(zhǔn)交無(wú)關(guān)人員翻閱，不得泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容。2、其他人員查閱會(huì)計(jì)檔案的，要講明查閱目的，并經(jīng)會(huì)計(jì)主管人員同意，方可借閱，但不得將會(huì)計(jì)檔案帶出檔案室，審計(jì)單位除外。五、會(huì)計(jì)檔案銷毀1、保管期滿的會(huì)計(jì)檔案，由總經(jīng)辦檔案室會(huì)同相應(yīng)的會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)提出銷毀意見(jiàn)，編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，列明銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。經(jīng)集團(tuán)公司財(cái)務(wù)部、總經(jīng)辦會(huì)審，集團(tuán)總經(jīng)理批準(zhǔn)后予以銷毀。2、銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由檔案室（外地辦公室）和財(cái)務(wù)部（科）門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)所要銷毀的會(huì)計(jì)檔案；銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽名蓋章，銷毀清冊(cè)存檔，并將監(jiān)銷情況報(bào)告檔案室和集團(tuán)財(cái)務(wù)部備案。第三章 附表/圖1、會(huì)計(jì)檔案保管期限表2、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)3、會(huì)計(jì)檔案移交清單歸口管理部門：財(cái)務(wù)部、總經(jīng)辦檔案室制度相關(guān)部門：各部分公司修訂次數(shù)：0次發(fā)布日期：2008年11月27日實(shí)施日期：2008年11月27日表一：會(huì)計(jì)檔案保管期限表序號(hào)檔案名稱保管期限備 注一會(huì)計(jì)憑證類1原始憑證15年2記賬憑證15年3匯總憑證15年二會(huì)計(jì)賬簿類4總賬15年包括日記總賬5明細(xì)賬15年6日記賬15年現(xiàn)金和銀行存款日記賬保管25年7固定資產(chǎn)卡片固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年8輔助賬簿15年三財(cái)務(wù)報(bào)告類9月、季財(cái)務(wù)報(bào)告（決算）3年包括文字分析10年度財(cái)務(wù)報(bào)告（決算）永久包括文字分析四其他類11會(huì)計(jì)移交清冊(cè)15年12會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)永久13會(huì)