物資采購部管理制度.doc

1燃?xì)馓烊粴饽茉从邢薰疚镔Y采購部管理制度一、物質(zhì)采購部職能組織建立和完善公司采購管理體系，包含采購制度和相關(guān)采購流程；制定施工材料和設(shè)備采購計(jì)劃并實(shí)施執(zhí)行；負(fù)責(zé)材料設(shè)備訂購合同的編制、轉(zhuǎn)發(fā)、執(zhí)行；材料設(shè)備質(zhì)量問題的處理及退貨管理；采購成本的預(yù)算與控制，對采購價格實(shí)施管控；采購周期的分析與預(yù)測；收集材料信息為重大供應(yīng)決策提供建議和信息支持；每月采購相關(guān)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)分析與整理；負(fù)責(zé)公司材料設(shè)備的年度、月度物資采購計(jì)劃的編制及執(zhí)行；采購付款的匯總和申報工作；依采購合約或協(xié)議控制、協(xié)調(diào)交貨期；收集供應(yīng)商信息，開發(fā)、建立和管理供應(yīng)商，與供應(yīng)商洽談并實(shí)地考察工廠，建立供應(yīng)商資料，對供應(yīng)商的價格、品質(zhì)、交期、交量等做出評估，掌握公司采購設(shè)備的市場價格起伏狀況，加以分析并控制成本。1、采購的辦理:子公司根據(jù)工程計(jì)劃、設(shè)計(jì)圖紙、工程進(jìn)度、施工力量、材料庫存情況，編制及調(diào)整材料采購計(jì)劃，每月可以提交兩次OA申請。采購部依據(jù)審批同意后的清單辦理相關(guān)采購手續(xù)，采購相應(yīng)物資與設(shè)備。2、材料設(shè)備付款手續(xù)的辦理:根據(jù)定貨合同與付款情況，掌握合同供應(yīng)商應(yīng)欠款數(shù)額，制定付款計(jì)劃，經(jīng)公司審批后交財務(wù)部付款。3、入庫手續(xù)的管理:接到提貨單后組織提貨，檢驗(yàn)合格證、材質(zhì)單等有關(guān)資料，倉庫管理員進(jìn)行材料自檢，檢驗(yàn)合格后辦理入庫手續(xù)，并將有關(guān)資料存檔。4、計(jì)量管理:根據(jù)需要，將必須送檢的燃?xì)獗?、壓力表、安全閥、容器等材料、設(shè)備及時送技術(shù)監(jiān)督、計(jì)量部門檢測，并負(fù)責(zé)送檢證書的領(lǐng)取；5、退貨辦理:物資質(zhì)量出現(xiàn)問題時，經(jīng)向部門經(jīng)理請示，明確要求后與供應(yīng)商交涉退貨理賠事宜，辦理具體退貨與理賠手續(xù)。6、施工單位材料管理監(jiān)督:對施工單位在用物資使用、保管、損耗進(jìn)行抽查，若出現(xiàn)問題，需及時向工程技術(shù)部通報，并上報部門經(jīng)理；協(xié)調(diào)現(xiàn)場管理員及時進(jìn)行材料核銷工作。7、物資市場信息管理:調(diào)研采購物資市場行情，掌握供應(yīng)商基本情況，根據(jù)需要提供價格及供應(yīng)商信息，按時完成報表，推薦供應(yīng)商。8、報表、臺帳處理:按時完成月度倉庫報表。二、組織機(jī)構(gòu)2三、材料供應(yīng)模式材料廠家及單價由總部確定，主材及大宗材料由總部統(tǒng)一采購，零星材料以及分子公司所在地能購買到的物質(zhì)、經(jīng)總公司同意后可由子公司自行采購，部分乙供材料由施工單位負(fù)責(zé)采購，具體如下：1、總部物質(zhì)采購部統(tǒng)一采購的材料甲用施工設(shè)備機(jī)具、PE管材管件、鋼管材管件、燃?xì)獗恚髁坑?jì)）及附件、調(diào)壓設(shè)備、各類閥門、報警儀、鎂陽極、示蹤線、鋁塑管及配件、氣站設(shè)備、各種緊固件、石棉墊、銅片、熱縮套、PE防腐膠帶、角鋼、避雷圓鋼及合同規(guī)定的其他材料。2、子公司自行安排采購的材料各類套管（PVC穿墻套管）、小型零星物資以及總部允許分公司采購的物質(zhì)。3、施工隊(duì)乙供材料底漆、油漆、PVC穿墻套管、補(bǔ)孔材料、鋁塑管管扣、管卡、生料帶、膨脹釘、施工耗材、焊材及合同規(guī)定的其他材料。4、子公司配置倉庫一個（前期可租賃，氣站建成后可在廠內(nèi)），面積在200-300m2左右，具體的材料管理制度另行制定。四、人員構(gòu)成崗位人數(shù)崗位職能1采購經(jīng)理1材料、設(shè)備廠家、單價的洽談確定、材料計(jì)劃的審批2主管1負(fù)責(zé)材料采購的計(jì)劃審核、采購的具體實(shí)施、材料計(jì)劃的審核、臺帳的管理、總公司分管副總物質(zhì)采購部經(jīng)理物質(zhì)采購部主管采購計(jì)劃管理材料質(zhì)量管理供貨商管理倉庫管理3材料的收發(fā)、與供應(yīng)商的協(xié)調(diào)等3倉管員每個子公司1名負(fù)責(zé)工程材料的保管、出入庫登記、盤點(diǎn)，材料與施工單位核銷、當(dāng)?shù)夭少彽炔少徑?jīng)理職責(zé)：1根據(jù)總公司工程技術(shù)部匯總各子公司的施工需求提出物資采購計(jì)劃，經(jīng)總公司總經(jīng)理分管副總批準(zhǔn)后組織實(shí)施，確保各項(xiàng)采購任務(wù)完成。2調(diào)查研究各子公司物資需求及消耗情況，熟悉各種物資的供應(yīng)渠道和市場變化情況，供需心中有數(shù)。3指導(dǎo)并監(jiān)督下屬開展業(yè)務(wù)，不斷提高業(yè)務(wù)技能，確保公司物資的正常采購量，不影響工程施工。4監(jiān)督參與大批量物資訂貨的業(yè)務(wù)談判，檢查合同的執(zhí)行和落實(shí)情況。5認(rèn)真監(jiān)督檢查采購主管的采購進(jìn)度及價格控制。6新產(chǎn)品、新材料供應(yīng)商的挖掘、資料收集工作，并對其合格評審，保證供應(yīng)商的合法性。7及時了解供應(yīng)市場價格變化及產(chǎn)品品質(zhì)情況，保證產(chǎn)品品質(zhì)和降低采購成本。8在從事采購業(yè)務(wù)活動中要嚴(yán)格按照流程執(zhí)行并做到貨比三家，控制采購成本，對供應(yīng)商進(jìn)行管理及考評，每年按一定比例更新供應(yīng)商。要遵紀(jì)守法，講信譽(yù)，與供應(yīng)單位建立良好的關(guān)系，在平等互利的原則下開展業(yè)務(wù)往來。9負(fù)責(zé)完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的臨時工作任務(wù)。對于一切有損公司利益的行為和指令，采購部經(jīng)理可以不執(zhí)行。發(fā)現(xiàn)下屬的一切有損公司利益行為，可以進(jìn)行處罰，嚴(yán)重的可以開除處理。對其他部門的不合理要求，采購部經(jīng)理可以不予理會。對供應(yīng)商的管理上，若發(fā)現(xiàn)重大質(zhì)量問題，可以立刻終止合作，并追究供應(yīng)商的責(zé)任。采購主管職責(zé)：全面負(fù)責(zé)材料設(shè)備采購的各項(xiàng)事宜，包括采購需求、供應(yīng)商管理、采購合同談判、簽署及合同執(zhí)行等工作。1制定材料設(shè)備采購計(jì)劃；2調(diào)查、建立、管理供應(yīng)商檔案。3負(fù)責(zé)重大項(xiàng)目的招投標(biāo)工作。4協(xié)助工程部開展采購材料、設(shè)備的質(zhì)量檢驗(yàn)工作。5嚴(yán)格抓好物資、材料的質(zhì)量問題。6負(fù)責(zé)采購文件的保管。7市場調(diào)查。8、做好材料、設(shè)備、質(zhì)料的收集和整理。9審核材料價格，上報審批。10節(jié)約資金，貨比三家。對于一切有損公司利益的行為和指令，采購部主管可以不執(zhí)行。發(fā)現(xiàn)下屬的一切有損公司利益行為，應(yīng)立即報告上級領(lǐng)導(dǎo)。對其他部門的不合理要求，采購部主管可以不予理會，并上報上級領(lǐng)導(dǎo)。沒有經(jīng)過申請的材料計(jì)劃（應(yīng)急搶險材料除外），采購部主管有權(quán)不進(jìn)行下單；對于倉庫積壓的工程部申請的材料，采購部主管有權(quán)對工程部提出質(zhì)問，若沒有合理解答，采購部主管下次可以拒絕接單。倉庫管理員職責(zé)：1負(fù)責(zé)倉庫物質(zhì)的管理，要求做到倉庫物資碼放科學(xué)化；2做到賬物相符，賬目、卡對口，負(fù)責(zé)每月的材料實(shí)盤；3材料儲備數(shù)量定額化，材料標(biāo)識化；4負(fù)責(zé)材料總賬表的建立及管理；5負(fù)責(zé)錄入各子公司報的單項(xiàng)工程材料領(lǐng)用記錄單，建立單項(xiàng)工4程材料管理臺賬；6負(fù)責(zé)與各子公司施工單位進(jìn)行材料結(jié)算；7負(fù)責(zé)子公司零星材料的采購。對于一切有損公司利益的行為和指令，倉庫管理員可以不執(zhí)行。發(fā)現(xiàn)一切有損公司利益行為，應(yīng)立即報告上級領(lǐng)導(dǎo)。對其他部門的不合理要求，倉庫管理員可以不予理會，并上報上級領(lǐng)導(dǎo)。沒有經(jīng)過審核的材料出庫計(jì)劃，倉庫管理員有權(quán)不發(fā)料；對于倉庫積壓的工程部申請的材料，倉庫管理員有權(quán)向上級領(lǐng)導(dǎo)反映。一切違反倉庫管理制度的行為，倉庫管理員可以拒絕執(zhí)行，特殊情況需要另行申請。中金公司采購人格特質(zhì)要求：1.操守廉潔：正直高尚的個人品質(zhì)，良好的職業(yè)道德，不利用工作之便謀取私利，拒絕接受供應(yīng)商的任何個人饋贈；2市場知識：對行業(yè)有深入的了解，對市場有深入的了解，掌握對所負(fù)責(zé)材料的專業(yè)知識，對供應(yīng)商的熟悉；3精打細(xì)算：把企業(yè)采購看成是自己的生意，良好的成本控制意識，盡最大努力創(chuàng)造最高的利潤，時時處處維護(hù)公司的整體利益；4積極認(rèn)真：敬業(yè)、愛業(yè)，良好的心態(tài)，工作認(rèn)真扎實(shí)，上進(jìn)心強(qiáng)；5、創(chuàng)新求進(jìn)：不斷尋求突破，提升業(yè)績，善于學(xué)習(xí)，提高自我。五、管理辦法：一、采購計(jì)劃管理：采購部不能簡單地根據(jù)工程部的計(jì)劃來下單、采購。首先，工程部的材料計(jì)劃要OA申請，依據(jù)審核好的施工設(shè)計(jì)圖，避免材料規(guī)格和數(shù)量的偏差，待領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)后采購部進(jìn)行下單。采購部下單發(fā)貨前要主動溝通施工手續(xù)的辦理進(jìn)度和施工單位的施資力量，結(jié)合現(xiàn)有庫存，分批次進(jìn)貨（包含運(yùn)費(fèi)的供應(yīng)商材料）。若不含運(yùn)費(fèi)的PE管材，為了節(jié)約運(yùn)費(fèi)最好整車發(fā)貨。屬于入圍供應(yīng)商供應(yīng)的材料，可以根據(jù)簽訂的年度合同中的價格直接下單。非入圍材料，需要采購部貨比三家，上報申請，對比當(dāng)?shù)刭徺I的價格和供貨周期，選擇在當(dāng)?shù)剡€是總公司采購。二、材料質(zhì)量管理：材料質(zhì)量的好壞嚴(yán)重影響工程的安裝質(zhì)量和運(yùn)行安全，所以材料質(zhì)量的把控是采購環(huán)節(jié)中最重要的。采購部要嚴(yán)防供應(yīng)商在合作初期供應(yīng)好的材料，后期供應(yīng)次品，若出現(xiàn)類似的情況，要立即換貨和延期付款的處罰，嚴(yán)重的終止合作。所以要定期抽查庫存的材料，定期與工程部、施工單位溝通材料的質(zhì)量和安裝效果。各個子公司在材料的使用過程中，發(fā)現(xiàn)廠家的產(chǎn)品需要更改的地方，采購部要與生產(chǎn)廠家溝通，改進(jìn)產(chǎn)品，使其更好地服務(wù)于我司。（驗(yàn)收技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)詳見：附件1）5三、供貨商管理：首先是對供應(yīng)商的資質(zhì)進(jìn)行審核，采購部從符合相應(yīng)資格條件的名單中確定不少于三家的供應(yīng)商邀請其投標(biāo)，選擇的供應(yīng)商應(yīng)該是全國或者本地區(qū)實(shí)力以及質(zhì)量信譽(yù)最好的單位，并且與我司建立長期合作關(guān)系的戰(zhàn)略合作伙伴、上一年度合作良好的為優(yōu)先選擇。對供應(yīng)商的選擇側(cè)重點(diǎn)為價格、售后服務(wù)、付款方式。（招標(biāo)方案詳見附件2）后期合作中，盡量說服供應(yīng)商放寬付款方式，爭取一個季度付一次或者半年付一次，緩解公司資金壓力。合作中價格基本不會有變化，按照年度合同執(zhí)行。但我們要旁敲側(cè)擊，讓合作中的供應(yīng)商知道有更多的供應(yīng)商想與我司合作，價格更低廉，付款方式更優(yōu)惠，迫使其提高服務(wù)質(zhì)量，來年降價和放寬付款期限。同時也要與供應(yīng)商加強(qiáng)溝通，了解行業(yè)內(nèi)的信息。采購部每年必須開發(fā)新的供應(yīng)商，引入競爭才能利于我司的發(fā)展。四、倉庫管理：倉庫是公司各種物資周轉(zhuǎn)儲備的環(huán)節(jié)。它的主要任務(wù)是：保管好庫存物資，做到數(shù)量準(zhǔn)確，質(zhì)量完好，確保安全，收發(fā)迅速，服務(wù)周到，降低費(fèi)用，加速資金周轉(zhuǎn)。倉庫規(guī)范管理是為了保障公司財