正邦集團(tuán)公文管理辦法.doc

正邦集團(tuán)公文管理辦法1.目 的為使集團(tuán)內(nèi)部的公文處理工作系統(tǒng)化、規(guī)范化、制度化，提高公文處理工作的質(zhì)量和效率，特制定本辦法。2.適 用 范 圍本辦法適用于正邦集團(tuán)公司總部、正邦科技股份有限公司、各板塊總公司。3.定 義3.1公司的公文是集團(tuán)公司實(shí)施有效管理的公務(wù)文書，是上呈下達(dá)，用以貫徹集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)的意圖和決策，發(fā)布規(guī)章，請(qǐng)示和批復(fù)問題，指導(dǎo)、布置和商洽工作，報(bào)告情況，交流經(jīng)驗(yàn)的重要工具。3.2 集團(tuán)公司總裁辦是全集團(tuán)公文處理工作的管理部門，主管集團(tuán)公司并負(fù)責(zé)指導(dǎo)各職能部門、各板塊企業(yè)的公文處理工作。3.3各職能部門、各板塊企業(yè)應(yīng)當(dāng)安排專人負(fù)責(zé)公文處理工作。3.4在公文處理工作中，必須嚴(yán)格執(zhí)行集團(tuán)公司保密管理制度，確保公司商業(yè)秘密的安全。4.公 文 種 類4.1 規(guī)定對(duì)特定范圍內(nèi)的工作、業(yè)務(wù)及其他事務(wù)制定帶有約束性的措施： 4.2 制度在一定時(shí)期，對(duì)一定范圍的工作實(shí)行的慣例性做法； 4.3 通知發(fā)布規(guī)章制度，傳達(dá)集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)指示，要求各所屬單位周知、辦理或執(zhí)行的事項(xiàng)，人事任免、調(diào)動(dòng)及其他事務(wù)性內(nèi)容的傳達(dá)； 4.4 通報(bào)表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要事項(xiàng)或情況； 4.5 請(qǐng)示下級(jí)向上級(jí)就某一問題或事項(xiàng)請(qǐng)求指示與批準(zhǔn)； 4.6 報(bào)告下級(jí)向上級(jí)匯報(bào)工作，反映情況，提出意見或建議，答復(fù)上級(jí)的詢問； 4.7 批復(fù)對(duì)請(qǐng)示事項(xiàng)予以答復(fù)； 4.8 會(huì)議紀(jì)要記載和傳達(dá)會(huì)議情況及主要議定事項(xiàng) 4.9 公函同級(jí)或與業(yè)務(wù)往來單位相互之間商洽工作，向政府有關(guān)部門咨詢答復(fù)問題等。 4.10 簽呈表用簡(jiǎn)單的文字，對(duì)某具體事項(xiàng)擬寫意見，作為承辦依據(jù)。（經(jīng)辦人因相關(guān)事情的處理，需簽請(qǐng)主管核示時(shí)，以簽呈表形式行之。簽呈經(jīng)核決并辦妥后要依類別歸檔。）5.公 文 辦 理5.1 公文一般由發(fā)文單位、發(fā)文字號(hào)、標(biāo)題、主送單位、正文、附件、印章、發(fā)文時(shí)間、抄送單位等部分組成。5.1.1集團(tuán)文件的發(fā)文字號(hào)暫定為：“正集字”（含：正集辦字、正集人字、正集財(cái)字、正集審字）；5.1.2集團(tuán)轄屬各板塊企業(yè)（總公司）的發(fā)文字號(hào)，可用其名稱中具有代表性文字，如：民星藥業(yè)板塊為“正藥字”；農(nóng)化制劑板塊為“正農(nóng)字”；養(yǎng)殖板塊為“正殖字”；乳業(yè)板塊為“正乳字”等。5.1.3文號(hào)格式如下：XX字XXXX第X號(hào) 編號(hào) 年號(hào) 企業(yè)名稱縮寫5.2 本集團(tuán)公文書寫格式、要素及用紙要求5.2.1公文稿首頁(yè)用發(fā)文審批單，擬稿紙暫用本企業(yè)信箋，采用墨水筆或簽字筆書寫。要求字跡清楚，字體工整。5.2.2所有文件均采用A4紙單面打印。5.2.3標(biāo)題字體采用黑體二號(hào)字；正文字體采用楷體四號(hào)字。如有小標(biāo)題，采用黑體四號(hào)字。行距24磅。5.2.4正文距左邊緣3，距右邊緣2.5，末行距下邊緣2.5，紅頭文件發(fā)文號(hào)距上邊緣5.9，非紅頭文件標(biāo)題及紅頭文件第二頁(yè)首行距上邊緣3。5.3 發(fā)文時(shí)間以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的時(shí)間為準(zhǔn)；聯(lián)合行文的，以最后簽發(fā)單位領(lǐng)導(dǎo)的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。5.4 公文辦理分為收文和發(fā)文。收文辦理一般包括簽收登記、分發(fā)傳閱、收回存檔、銷毀等程序；發(fā)文辦理一般包括擬稿、審核、簽發(fā)、用印、登記、發(fā)迭、原件歸檔等程序。5.5 集團(tuán)公司收文由總裁辦簽收，各板塊企業(yè)收文由行政辦公室或綜合辦簽收。5.6公文簽收應(yīng)由專人負(fù)責(zé)。簽收時(shí)須對(duì)來件進(jìn)行檢查，明確無誤后方可簽字或蓋章。5.7 收文拆封后應(yīng)對(duì)文件進(jìn)行認(rèn)真清點(diǎn)，按內(nèi)部或公開文件分類登記，注明收文日期、標(biāo)題（簡(jiǎn)要內(nèi)容）、來文單位等并編號(hào)。5.8 集團(tuán)公司收文，由總裁辦負(fù)責(zé)人依據(jù)文件內(nèi)容、性質(zhì)進(jìn)行分流，呈送集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)閱批或轉(zhuǎn)其他職能部門閱辦；根據(jù)集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)批示送集團(tuán)公司有關(guān)部門負(fù)責(zé)人傳閱，或根據(jù)批示轉(zhuǎn)發(fā)有關(guān)板塊企業(yè)執(zhí)行。5.9 各板塊企業(yè)上報(bào)集團(tuán)公司各部門的正式行文應(yīng)同時(shí)抄送集團(tuán)公司總裁辦公室。5.10文件傳閱應(yīng)堅(jiān)持“文不橫傳”（即：閱文人不能擅自將文件傳給其他部門或個(gè)人）的原則并建立傳閱登記制度。5.11 集團(tuán)公司正式文件須經(jīng)集團(tuán)公司總裁簽發(fā)?？偛貌辉诩瘓F(tuán)時(shí)，一般事務(wù)性行文報(bào)請(qǐng)分管行政工作的集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)酌定。5.12集團(tuán)公司正式文件的撰寫、制發(fā)由總裁辦公室負(fù)責(zé)。5.13 各部門以集團(tuán)公司名義上報(bào)或下發(fā)的業(yè)務(wù)性文件，需將打印稿（含電子文檔）送總裁辦公室審核后制文，按上條規(guī)定簽發(fā)，避免政出多門。5.14 各部門在本職能和工作范圍內(nèi)下發(fā)非正式文件的業(yè)務(wù)通知，經(jīng)集團(tuán)分管領(lǐng)導(dǎo)同意，可以職能部門名義發(fā)出。5.15各部門或個(gè)人對(duì)承辦的公文，必須認(rèn)真負(fù)責(zé)，按規(guī)定期限迅速辦理，不得拖延積壓。5.16各部門均應(yīng)實(shí)行公文催辦制度。負(fù)責(zé)辦理公文的人員，對(duì)自己經(jīng)手處理的公文，應(yīng)件件落實(shí)，事事有反饋。轉(zhuǎn)辦要及時(shí)，催辦有結(jié)果，防止積壓。5.17公文辦理完畢，應(yīng)及時(shí)將公文定稿（包括領(lǐng)導(dǎo)的修改或批示稿）、正本和有關(guān)材料立卷歸檔。當(dāng)年文件應(yīng)于第二年的三月份前交檔案（資料）室歸檔。5.18需要調(diào)取、查閱存檔公文時(shí)，須經(jīng)集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)或總裁辦主任同意并辦理有關(guān)審批手續(xù)；涉及密級(jí)文件，按照集團(tuán)公司保密制度辦理。5.19 沒有存查必要的公文，經(jīng)過集團(tuán)公司總裁辦領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案室定期銷毀。銷毀文件，要進(jìn)行登記，由兩人監(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷，不準(zhǔn)二次用來復(fù)印，更不能作廢紙出售。5.20為保證收文不丟失，集團(tuán)公司總裁辦不定期抽查核對(duì)各部門和各板塊企業(yè)的收文情況。6.公 文 辦 理 程 序6.1收文辦理程序來文簽收.由文秘人員根據(jù)不同的來件進(jìn)行檢驗(yàn)、清點(diǎn)、查看，一切無誤后予以簽收。分類登記將來件的內(nèi)容、來件單位和文件去向分類，進(jìn)行詳 細(xì)登記，作為備查。閱文.由文秘人員首先閱文，弄清文件內(nèi)容、急緩程度、機(jī) 密程度、閱讀范圍等，以便提出擬辦意見。批文由秘書人員填寫收文閱批單，辦公室主任提出擬辦意見，呈送集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)批示。擬辦根據(jù)來件所提出的辦理問題，由領(lǐng)導(dǎo)決定具體辦理的部門或擬辦人員。具體承辦搞清所要辦理的事情，并著手辦理。如覺得不能辦 理或需協(xié)調(diào)辦理應(yīng)立即回上級(jí)。催辦為保證交辦事情的辦結(jié)，提高工作效率，秘書人員 應(yīng)適時(shí)地催承辦者辦理。辦復(fù)文件承辦完成后，秘書人員對(duì)辦理情況向來文單位作答復(fù)。這是收文處理的最后一道程序。6.2發(fā)文辦理程序發(fā)文范圍企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、職能部門在管理工作中，遇以下情況可以發(fā)文：1. 向上級(jí)主管部門匯報(bào)情況或提出請(qǐng)示。2. 對(duì)轄屬企業(yè)或單位下達(dá)指示、規(guī)定、通知。3. 向本企業(yè)各部門、員工發(fā)出通知、公告、簡(jiǎn)報(bào)。4. 與其他企業(yè)的業(yè)務(wù)性來往，所需答復(fù)、簽約等。擬稿秘書人員、具體業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)草擬文件，并選擇文件種類。擬稿工作要求：1.符合國(guó)家方針政策、法律法規(guī)。2. 準(zhǔn)確、完整地體現(xiàn)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的意圖，客觀、全面地反映情況。3. 重點(diǎn)突出，觀點(diǎn)鮮明，文字精煉，表達(dá)準(zhǔn)確。4. 合理使用文種，請(qǐng)示問題堅(jiān)持“一文一事”。校核文件稿擬好后，辦公室行政秘書履行簽收手續(xù)，從擬稿人手中接收文件稿，對(duì)文稿進(jìn)行校核。校核無誤后送主管領(lǐng)導(dǎo)審批。文稿內(nèi)容如需修改，要與原起草部門協(xié)調(diào)并督促其修改；如文稿已經(jīng)被領(lǐng)導(dǎo)審批過，修改后須經(jīng)原審批領(lǐng)導(dǎo)人復(fù)審。避免錯(cuò)誤，確保質(zhì)量。核稿的要求： 1. 檢查來文部門領(lǐng)導(dǎo)是否有簽署意見。領(lǐng)導(dǎo)批示、代領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)擬稿和請(qǐng)求批轉(zhuǎn)的文件，都應(yīng)有部門負(fù)責(zé)人親筆簽署意見方可轉(zhuǎn)呈。2. 在校核過程中發(fā)現(xiàn)有不符合國(guó)家政策及有關(guān)法律的內(nèi)容，應(yīng)及時(shí)報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)。3. 文件內(nèi)容涉及多個(gè)部門時(shí)，各部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)分別簽署意見，取得一致意見后按程序呈批。4. 檢查文字是否準(zhǔn)確，語(yǔ)法是否規(guī)范，是否準(zhǔn)確反映領(lǐng)導(dǎo)者意見。5. 檢查文件格式是否符合要求。文種要適當(dāng)，標(biāo)題要準(zhǔn)確，并且合理標(biāo)注秘密等級(jí)、緩急時(shí)限、發(fā)布范圍等。6. 檢查審批會(huì)簽手續(xù)是否符合規(guī)定。呈批簽發(fā)文稿通過核稿并證明無誤后，即可送達(dá)主管領(lǐng)導(dǎo)審批和簽發(fā)。文件未經(jīng)負(fù)責(zé)人簽發(fā)無效。但如果分管領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為文件內(nèi)容超越職能范圍或責(zé)任重大，須由主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的，應(yīng)提出有關(guān)意見或建議，由行政秘書呈送企業(yè)主要領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)。聯(lián)合行文，需由所有聯(lián)署單位主管負(fù)責(zé)人合簽。簽發(fā)人應(yīng)對(duì)文字進(jìn)行認(rèn)真審閱，避免發(fā)生錯(cuò)誤。簽發(fā)內(nèi)容有送發(fā)單位、閱讀級(jí)別、緩急程度和密級(jí)程度等，這些都應(yīng)在文中注明。注發(fā)文稿經(jīng)過簽發(fā)，正式文件已經(jīng)形成，進(jìn)入發(fā)文的注發(fā)階段，注發(fā)及批注發(fā)文。1. 文件注發(fā)之前要先登記，即填寫發(fā)文登記簿，發(fā)文登記簿的項(xiàng)目主要有編號(hào)成文日期，送發(fā)范圍、文件名稱、文種、密級(jí)、份數(shù)、附件、簽發(fā)人、發(fā)出日期等。編號(hào)的兩原則：一是統(tǒng)一編號(hào)。企業(yè)發(fā)出的文件，不論其內(nèi)容、文種，都登記在一個(gè)本子上，統(tǒng)一編號(hào)。因此，一本登記簿上有各種各樣的文件，通知，決定，決議全都登記在同一本上。二是按年編號(hào)，以一年為單位。按文件順序編。例如“字（2007）第號(hào)”。2. 注發(fā)工作的任務(wù)在于確定文件的印制方法、發(fā)送范圍、密級(jí)程度、閱讀級(jí)別等，注發(fā)的依據(jù)為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的批示精神、文件意圖等。繕印文件經(jīng)注發(fā)之后方可以印制。根據(jù)所需文件數(shù)量要求，可采用打印、復(fù)印等方法。同時(shí)必須對(duì)文件進(jìn)行校對(duì)，保證無錯(cuò)漏發(fā)生，如發(fā)現(xiàn)原文有錯(cuò)漏，應(yīng)及時(shí)請(qǐng)示企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)人。署印文件需要加蓋印章后才能發(fā)送，印章使企業(yè)發(fā)文有效的憑證。蓋章由印章保管人負(fù)責(zé)執(zhí)行，文件用章以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)時(shí)的簽名為蓋章依據(jù)，所蓋的印章應(yīng)清晰、端正。登記分發(fā)發(fā)出文件之前必須填寫發(fā)文登記簿，其登記項(xiàng)目有分發(fā)日期、發(fā)文號(hào)、總份數(shù)、收文單位、份數(shù)、簽發(fā)人等。文件的交接時(shí)，雙方根據(jù)發(fā)文登記簿查清文件，并有收文人簽名。不同的文件應(yīng)采取不同的發(fā)文和遞送方式。1. 以集團(tuán)名義制發(fā)的正式紅頭文件，抄送總裁室成員各一份；主送集團(tuán)總部各職能部門、集團(tuán)轄屬各板塊企業(yè)（總公司）單位各一份；重要文件可發(fā)至分/子公司單位各一份。2. 對(duì)于不在集團(tuán)總部辦公的轄屬收文單位，發(fā)文單位可指派文秘人員將署印的紅頭文件直接送達(dá)。3. 頒發(fā)緊急文件時(shí)，總裁辦可通過集團(tuán)局域網(wǎng)的郵件形式發(fā)送文件，以利收文單位及時(shí)執(zhí)行；由于電子郵件沒有蓋紅章，可以任意改動(dòng)，不具嚴(yán)肅性，容易出現(xiàn)偏差，發(fā)文部門應(yīng)及時(shí)將蓋有紅章的正規(guī)文件通過郵寄送達(dá)收文單位。凡是有“秘密”字樣的文件郵寄需走機(jī)要件。機(jī)要件封口常用印封和紙封，信封接訂處印上密封標(biāo)記。機(jī)要件郵寄要在信封里裝發(fā)文通知單和收文回執(zhí)。發(fā)文通知單用以告知收文單位文件的文號(hào)、份數(shù)，以供核實(shí)，收件人收到文件并核實(shí)后再發(fā)文回執(zhí)上填好個(gè)項(xiàng)目并簽名、蓋章，然后寄回發(fā)文單位，作為文件已收到的