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公文寫作與處理教案 上饒市委黨校副校長上饒市行政學(xué)院副院長教授上饒市社會主義學(xué)院副院長毛成 第一講 公文概述 第一節(jié)公文的概念和特點一 概念公文 通常理解為處理公務(wù)的文書 是指黨政機關(guān) 企事業(yè)單位和群眾團體在進行公務(wù)活動時所形成和使用的具有規(guī)范體式和法定效用的信息記錄 文書 我國現(xiàn)行的公文程式 用于國家行政機關(guān)的以2000年8月24日發(fā)布的 國家行政機關(guān)公文處理辦法 為準 用于黨的機關(guān)的公文以1996年5月3日發(fā)布的 中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例 為準 二 特點公文的特點是 由法定作者制發(fā) 具有法定的現(xiàn)行執(zhí)行效用 具有規(guī)范的文體 結(jié)構(gòu) 格式 需要履行法定的程序 因此 它具有五個 性 即政策性 權(quán)威性 工具性 規(guī)范性 時效性 第二節(jié)公文的分類及常用文種1996年5月 經(jīng)中共中央批準中央辦公廳印發(fā)正式的 中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例 2000年8月國務(wù)院發(fā)布了新的 國家行政機關(guān)公文處理辦法 現(xiàn)階段公文 文件即以這兩個東西為準則 它強調(diào)規(guī)范化 標準化 制度化 目前 對公文的分類從不同的角度分大致有以下幾類 1 根據(jù)具體公務(wù)活動領(lǐng)域分有 通用公文 指黨 政 軍各級機關(guān)和人民團體 企事業(yè)單位等社會組織 在公務(wù)活動中普遍使用的公文 專用公文 指在一定專業(yè)機關(guān) 部門 組織和業(yè)務(wù)范圍內(nèi) 因特殊需要專門使用的文件 諸如外交文件 司法文件 軍事公文等 兩類 2 根據(jù)公文的傳遞方向分有 上行文 下行文 平行文三類 3 根據(jù)公文的內(nèi)容性質(zhì)分有 規(guī)范性公文 領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性公文 公布性公文 呈請性公文 商洽性公文 證明性公文六類 4 根據(jù)公文內(nèi)容涉及的秘密程度分有 對外公開的公文 限國內(nèi)公開的公文 內(nèi)部使用的公文 秘密公文 機密公文 絕密公文六類 5 根據(jù)公文處理時間的不同要求分有 平件 急件 特急件三類 6 根據(jù)來源 在一個機關(guān)內(nèi)部可將公文分為收文 發(fā)文兩類 收文指本機關(guān)收到的來自外部的文件 發(fā)文分兩種 一種是指本機關(guān)制成發(fā)往外部的文件 一種是由本機關(guān)制成只供內(nèi)部使用的文件 根據(jù)1996年5月中辦印發(fā)的 中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例 黨的機關(guān)常用公文文種主要有14種 即 決議 決定 指示 意見 通知 通報 公報 報告 請示 批復(fù) 條例 規(guī)定 函 會議紀要 根據(jù)2000年8月國務(wù)院發(fā)布的 國家行政機關(guān)公文處理辦法 行政機關(guān)常用公文文種主要有13種 1 命令 令 適用于高級別的行政機關(guān)依照有關(guān)法律法規(guī)發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章 宣布施行重大強制性行政措施 獎懲有關(guān)人員 撤銷下級機關(guān)不適當?shù)臎Q定 2 決定 適用于對重要事項或者重大行動做出安排 獎懲有關(guān)單位及人員 變更或者撤銷下級機關(guān)不適當?shù)臎Q定事項 3 公告 適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項 4 通告 適用于公布社會各有關(guān)單位應(yīng)當遵守或者周知的事項 5 通知 適用于發(fā)布黨內(nèi)法規(guī) 任免干部 傳達上級機關(guān)的指示 轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文 批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文 發(fā)布要求下級機關(guān)辦理和有關(guān)單位共同執(zhí)行或者周知的事項 6 通報 適用于表彰先進 批評錯誤 傳達重要精神或者情況 7 議案 適用于各級人民政府按照法律程序 向同級人民代表大會或人大常委會提請審議事項 8 報告 適用于向上級機關(guān)匯報工作 反映情況 答復(fù)上級機關(guān)的詢問 9 請示 適用于向上級機關(guān)請求指示 批準事項 10 批復(fù) 適用于答復(fù)下級機關(guān)的請示事項 11 意見 適用于對重要問題提出見解和處理辦法 12 函 適用于不相隸屬機關(guān)之間相互商洽工作 詢問和答復(fù)問題 請求批準和答復(fù)審批事項 13 會議紀要 適用于記載 傳達會議情況和議定事項 第三節(jié)公文的功能與效用 一 公文的功能公文的功能在于 能夠有效地傳遞公務(wù)活動所需的信息 公文可用于傳達貫徹方針政策和有關(guān)指令 溝通上下級機關(guān) 發(fā)布法規(guī)和規(guī)章 溝通機關(guān)之間的橫向聯(lián)系 教育干部和群眾 印證有關(guān)事實 二 公文的效用公文的效用就是指公文的實際效力和功用 公文有兩個方面的效用 第一是現(xiàn)行執(zhí)行效用 也就是公文對受文者以及其他機構(gòu) 組織和個人有關(guān)行為的強制影響 第二是歷史效用 是指公文在記錄和印證歷史事實方面的權(quán)威性作用和影響 第四節(jié)公文的格式與稿本 一 公文的格式公文的格式是指組成公文的各部分文字符號在載體 紙張等 上排列的規(guī)定 公文格式具有較強的規(guī)范性 規(guī)范的公文格式有利于維護公文的嚴肅性 方便對其進行閱讀與傳遞 處理 有利于應(yīng)用各種現(xiàn)代化信息技術(shù)處理與管理公文 目前我國通用公文載體 書寫 裝訂要求的格式一般為 1 公文紙一般采用國內(nèi)通用的16開型 推薦采用國際標準A4型 2 公文紙分為可用以書寫 印刷文字 圖形等符號的圖文區(qū)與不允 出現(xiàn)任何符號的白邊區(qū)兩個區(qū)域 上白邊 天頭 和左白邊 訂口 應(yīng)分別寬于下白邊 地腳 和右白邊 翻口 3 所有文字符號從上至下 自左而右依次橫寫橫排 少數(shù)民族文字可按其習(xí)慣書寫 排版 正文的行長應(yīng)與圖文區(qū)寬度相等 即通欄排 左側(cè)裝訂 4 在公文撰寫和印制過程中 各個組成部分的標注編排均需遵循一定的規(guī)范性要求 二 公文書寫各部分的編排次序1 保密等級 在文稿上 應(yīng)根據(jù)公文實際的涉密程度 用漢字 絕密 機密 秘密 分別予以標注 并后加 必要時還應(yīng)注明保密期限 如機密 5年 在正式發(fā)出的印制本上 保密等級位于公文首頁圖文區(qū)左上角 一般用3號或4號黑體字印刷 2 緊急程度 這是表明對公文送達和辦理的時間要求的標志 分別用漢字 特急 急 表示 表明緊急的這些字樣 一般在公文首頁文頭的右上角或左上角 密級標志的下方 可以加蓋印戳或直接印上 有時也可以在標題中標明 如 緊急通知 等 3 文頭 在印刷本上 文頭位于公文首頁上端 約占圖文區(qū)面積的1 3弱 以大號黑體字 黑變體字或標準體 宋體字套色 一般為紅色 但也可根據(jù)需要用其他顏色 印刷 居中排一行 聯(lián)合行文的公文 一個作者占一行 主辦單位排列在前 4 發(fā)文字號 發(fā)文字號是該份公文的代號 由發(fā)文機關(guān)統(tǒng)一編列 包括發(fā)文機關(guān)代字 年份和序號 如國務(wù)院2009年第一件發(fā)文即標作 國發(fā) 2009 001號 一件公文只有一個發(fā)文字號 聯(lián)合行文時只標注主辦機關(guān)的發(fā)文字號 在印制本上 發(fā)文字號位于公文首頁文頭以下 居中 常采用3號或4號仿宋體印刷 發(fā)文字號下應(yīng)居中印一條細實線 5 簽發(fā)人 位于發(fā)文字號的同一行 居右側(cè) 簽發(fā)人 用3號仿宋體字 后面標全角冒號 冒號后用3號楷體字標識簽發(fā)人姓名 字號應(yīng)小于標題字號 6 公文標題 公文標題應(yīng)當準確簡要地概括公文的主要內(nèi)容 一般由發(fā)文機關(guān) 事由 文種三部分組成 這三部分不能隨便省略 在公布性的公文 如公告 通告 標題中 有時可以省略事由 直接由發(fā)文機關(guān)和文種構(gòu)成標題 但只要出現(xiàn)事由 則 關(guān)于 一詞就不能省略 公文標題中除法規(guī) 規(guī)章名稱加書名號外 一般不用標點符號 公文標題中的文種是不可省略的 引用被轉(zhuǎn)發(fā)公文的標題時 如果該公文不是法規(guī) 規(guī)章 也不應(yīng)加書名號 公文標題的位置在紅色反線下空2行 用2號小標宋體字 可分一行或多行居中排布 回行時要做到詞義完整 排列對稱 間距恰當 7 主送機關(guān) 位于標題以下 從左至右頂格排列 回行繼續(xù)頂格 如主送機關(guān)不止一個 則應(yīng)按性質(zhì) 級別和有關(guān)規(guī)定或慣例依次排列 中間用頓號或逗號分隔 常用3號仿宋體字印刷 8 正文 正文是公文的核心 用于表達公文的內(nèi)容 自主送機關(guān)名稱下一行開始 每自然段左空2字 回行頂格 數(shù)字 年份不能回行 標點符號占一字格 但不要出現(xiàn)在一行之首 破折號 省略號占2字格 中間不能斷開 正文常用3號仿宋體印刷 9 附件 附件標記位于正文之后 在空兩格的地位標出 附 的字樣 再分別標出附件序號 標題 份數(shù) 每件一行 字體字號與正文相同 10 作者 位于正文的右下方 一個機關(guān)占一行 聯(lián)合行文時應(yīng)將主辦機關(guān)排列在前 常用3號或4號楷體字印刷 11 印章或簽署 印章位于正式發(fā)出的印制本正文的右下方 應(yīng)上不壓正文 下壓日期 簽署位于正本的末頁 先排出機關(guān)名稱 簽署者職務(wù) 后空兩格請領(lǐng)導(dǎo)者簽注姓名 12 成文日期 成文日期標注在正文右下方稍偏右排一行 年月日必須齊全 不能省略 并一律用漢字書寫 字體字號與正文同 法規(guī)性公文或經(jīng)會議討論通過的文件 其產(chǎn)生的法定程序和產(chǎn)生日期用圓括號括如 標注在標題下方正中處 通常稱之為 題注 13 注釋 位于公文末頁左下方 每頁說明 名詞術(shù)語 事項等 為一個自然段 附注有多條時需有序號 常用小于正文的4號或小4號仿宋體字印刷 14 主題詞 位于公文末頁附注之下 排一行 起首空兩格標注 主題詞 字樣 空一格填主題詞 詞間空一格 不加標點 常與正文字號相同 但用黑體字印刷 15 抄送機關(guān) 位于主題詞以下 所占區(qū)域用兩條與圖文區(qū)寬度相等長度的平行線作為界線 形成 抄送欄 起首空兩格標出 抄送 字樣 如有抄報 則先標出 抄報 在下一行的同等位置再標 抄送 然后 按機關(guān)性質(zhì) 級別和有關(guān)規(guī)定或慣例依次排列抄報或抄送機關(guān)名稱 中間用頓號或逗號隔開 字體字號與正文相同 16 印發(fā)說明 位于抄送欄以下公文末頁最下端 在圖文區(qū)與下白邊 地腳 交界處劃一條與抄送欄細實線等長并平行的細實線 形成 印發(fā)說明欄 在欄中左邊標注承印這份公文的部門 一般是 辦公廳 室 右邊標注 某年某月某日印發(fā) 印發(fā)日期一般寫送往印刷廠的日期 字體字號與正文相同 在印發(fā)說明欄底線下的右側(cè) 用小于正文字號的5號或小5號仿宋體印上 共印 份 三 公文的稿本 公文稿本是公文文稿 文本的統(tǒng)稱 在公文形成過程中 有多種文稿 文本產(chǎn)生 它們在內(nèi)容 外觀形式 特別是在效用方面有很大不同 1 草稿 是供討論 征求意見 修改審核 審批用的原始的非正式文稿 內(nèi)容未正式確定 不具備正式公文的效用 2 定稿 經(jīng)機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人審核并批準發(fā)出的稿本 擬稿人擬寫的草稿 履行法定生效程序之后 才算最后完成擬寫任務(wù) 草稿成了定稿 定稿是印制公文的標準依據(jù) 3 正本 正本是根據(jù)定稿按正式規(guī)格印制的供向外發(fā)出使用的正式文本 它代表制文機關(guān)的法定權(quán)威 具有法定效力和憑證作用 是受文單位的辦事依據(jù) 4 副本 再現(xiàn)正本內(nèi)容及全部或部分外形特征的公文復(fù)制本或者正本的副份 稱為副本 作為正本復(fù)份 與正本同時印刷 的副本與正本在外形上基本上沒有區(qū)別 這種副本只在送達對象和使用目的上與正本有所不同 正本送達主送機關(guān) 供對方直接辦理 副本送抄送機關(guān)了解內(nèi)容或由本機關(guān)留存?zhèn)洳?歸檔等 在效用方面均具備正式公文的法定效用 5 存本 存本是發(fā)文機關(guān)留底存檔的文本 存本作為對外發(fā)出的正本的樣本 是不向外發(fā)送的 因此可不必蓋印和簽署 其主要作用是用于存檔 且可以用它與定稿對照并檢查正本發(fā)出后可能出現(xiàn)的問題 如是印制過程中產(chǎn)生的問題 即屬內(nèi)部責任 通過存本與定稿核對即可查清 如屬文件發(fā)出后產(chǎn)生的問題 通過存本與定稿核對即可查清 6 試行本 試行本是規(guī)范性公文正本的一種特殊形式 即試驗推行本 在規(guī)定的試驗推行期間具有正式公文的法定效用 試行本主要適用于發(fā)文機關(guān)認為公文內(nèi)容待一段時間的實踐檢驗后可能將予修訂的情況下 試行本的外形特征主要是在公文標題中加注稿本標記 一般是在文種后用括號注明 試行 字樣 7 暫行本 法規(guī)性文件正本的一種特殊形式 在暫行推行其內(nèi)具有法定效用 這類公文在標題的文種前有 暫行 兩字 如 市鼓勵外商在 開發(fā)區(qū)投資若干政策的暫行規(guī)定 8 修訂本 規(guī)范性公文正本的另外一種特殊形式 是已發(fā)布生效的公文 經(jīng)實踐檢驗重新予以修正補充后再發(fā)布的文本 自修訂本生效之日起 原文本即行廢止 修訂本外形特征與正本相同 但需要做出稿本標記 可在標題結(jié)尾處標作 修訂本 也可在標題下做題注 在圓括號內(nèi)注明 某年某月修訂 9 各種文字文本 是指同一份公文使用不同民族或不同國家的文字印制而成的文本 兩種文本具有同等效力 第二講 公文寫作專題 第一專題公文寫作基本要求公文是一種特殊的文章 寫作過程中除了要遵行一般的寫作通則之外 還需要遵循一些特殊的規(guī)律 公文寫作基本要求就是對這些規(guī)律的反映 其內(nèi)容是 1 合 法 規(guī)范 合 法 即要求公文的內(nèi)容與形式以及公文形成的程序過程務(wù)必合乎國家法律 法令 方針政策 合乎上級指示和規(guī)定 與本機關(guān)其他現(xiàn)行有效文件保持一致 規(guī)范 即要求公文格式 語言表達 符號使用均應(yīng)符合有關(guān)規(guī)定 符合語法規(guī)則與邏輯規(guī)則 不允許 標新立異 規(guī)范是公文的一大特點 也是公文的生命 2 求實 準確 求實 即要求公文的內(nèi)容能從實際出發(fā) 有切實的客觀針對性 有利于解決實際問題 要忠實地反映情況和問題 不作任何夸大 縮小和虛構(gòu) 準確 即要求從公文制發(fā)意圖與依據(jù)的反映到每項具體內(nèi)容的表達 從文種的選擇到概念的使用 以至于每個符號的書寫印刷 均必須準確無誤 不允許有任何欠缺 失當或失真 3 合體 完整 合體 首先是文體要正確 務(wù)必使表達合乎公文這種特定式樣的文章的特殊要求 其次 語言運用要得體 符合特定場合 對象的需要 完整 即要求公文結(jié)構(gòu)完整 不遺漏任何必備的內(nèi)容 以保證公文能完整有效地消除受文者對特定問題認識上的不確定性 以減少溝通次數(shù) 提高溝通效率 4 簡明 清晰 簡明 即要求盡量用最簡潔的文字 順暢而有條理地明確表達充實豐富的內(nèi)容 做到言簡意賅 清晰 即要求各種文稿上的字跡要清楚 字體要標準 工整 避免因字跡不清 模糊混亂而造成錯漏 5 嚴謹 耐久 嚴謹 即要求公文的結(jié)構(gòu)必須嚴密有序 用語務(wù)必周密確切 不生歧義 沒有漏洞 耐久 即要求公文的制成材料應(yīng)持久耐用 以保證公文的有效物質(zhì)存在 使其既能充分發(fā)揮現(xiàn)行的執(zhí)行效用 又能在轉(zhuǎn)化為檔案后 作為歷史記錄發(fā)揮更長遠的歷史效用 第二專題行文規(guī)則 行文規(guī)則是關(guān)于正確有效傳遞文件的規(guī)定 也是撰擬公文的指導(dǎo)依據(jù) 遵守行文規(guī)則具有重要意義 行文規(guī)則的主要內(nèi)容包括 根據(jù)機關(guān)間的工作關(guān)系準確行文 選擇適宜的行文方式 一般不越級行文 正確選擇主送 抄送機關(guān) 明確發(fā)文權(quán)限 不越級行文 堅持 黨政文件分開 聯(lián)合行文時 作者應(yīng)為 同級 行文前需就有關(guān)問題協(xié)商一致 嚴格控制文件數(shù)量 簡化行文手續(xù) 第三專題文稿書寫規(guī)范 文稿書寫規(guī)范主要涉及 文稿用紙要求 圖文區(qū)的規(guī)定 稿紙的使用 書寫格式要求 字體與各種計量單位的使用 標點符號使用 外文字母書寫 公文中的數(shù)字表示 序號表示 標注格式設(shè)計 排版 印刷注意事項的要求 文稿的修改 頁碼的標注 注釋的處理 公式的處理 文中的表格的編排 第四專題公文寫作的一般步驟 一 公文寫作前的準備1 明確行文目的和要求 2 確立公文主題 3 選定公文文種 4 占有材料 5 確定具體表達方式 二 撰擬文稿1 安排好結(jié)構(gòu) 一是確定總體的構(gòu)成 二是確定正文的具體構(gòu)成 解決好組成部分的編排次序 安排各層次 段落間的銜接與轉(zhuǎn)換 處理好開頭和結(jié)尾 2 擬出寫作提綱 3 正式撰擬文稿 三 審核修改文稿的審核修正要認真嚴肅反復(fù)進行 要按規(guī)定的程序進行 第五專題公文的語言特點 公文語言的主要特點是 莊重 準確 樸實 精煉 嚴謹 規(guī)范 這些特點具體體現(xiàn)在公文詞語 公文語句 公文表達 公文修辭中 第六專題公文詞語的選擇 在選擇詞語的過程中應(yīng)注意 認真辨析詞語的確切含義 使詞語的意義符合客觀實際 注意分辨詞語的感情色彩 以正確表達作者的立場觀點 注意詞語聲音和語調(diào)對語義的影響 以提高表達效果 注意詞語間的正確搭配 遵循語言法則 注意公文具體使用場合對詞語風格的要求 維護公文的嚴肅性及強制執(zhí)行性 注意針對公文具體收受對象的特點選詞 以 有的放矢 便于理解和執(zhí)行 注意根據(jù)公文中所涉及的人和事物的特殊性質(zhì)選詞 以獲得更加鮮明直接的表達效果 注意根據(jù)上下文的需要選詞 以維護公文的完整有效性 注意根據(jù)文種的不同特點選詞 以保證語言得體而有力 注意詞語的規(guī)范性 以提高公文溝通的效果 擴展溝通的范圍 第七專題公文中特殊事物和概念的表達要求 在對公文中所涉及的事物和概念進行表達的過程中 除了必須遵循一般的語法規(guī)則 邏輯規(guī)則之外 還必須遵循一些特殊要求 其中特別需要注意 時間的表達 空間的表達 職務(wù) 姓名的表達 數(shù)量的表達 范圍的表達 程度的表達 語氣 神態(tài)的表達 第八專題公文修辭 公文修辭在其所追求的效果方面 重準確鮮明 質(zhì)樸平勻 精練順達 反對含糊暖昧 繁冗堆砌 輕浮造作 重內(nèi)在美而不只求形式美 在修辭手法方面 以消極修辭手法為主 以積極修辭手法為輔 重在選詞煉句及章法方面下功夫 審慎使用修辭格 第九專題公文專用詞語 由于表意和表現(xiàn)特殊色彩的需要 公文中有一些出現(xiàn)頻率較高的詞語 這些詞語詞形確定 詞義精確特定 用途穩(wěn)定專門 并為從事公文工作的人們所熟悉 它們就是公文專用詞語 正確地使用公文專用詞語可使寫者順手 讀者便當 保證表意精當?shù)皿w 理解精確周嚴 可提高制發(fā)和處理公文的質(zhì)量與效率 依照具體用途的不同 公文專用詞語可被劃分成多種 其中比較常見的有 稱謂詞語 領(lǐng)敘詞語 追敘詞語 補敘詞 承轉(zhuǎn)詞語 祈請詞語 商洽詞語 受事詞語 感盼詞語 令知詞語 告誡詞語 見解詞語 判定詞語 時態(tài)詞語 目的詞語 報送詞語 頒行詞語 核查詞語 結(jié)尾詞語等 第十專題公文中避免歧義的一般方法 歧義是指語句有兩歧或多歧意義 可同時形成兩種或多種解釋的一種語言現(xiàn)象 在文件中 歧義是一種非常有害的語病 它將使作者與受文者對文件內(nèi)容無法建立一致的理解 無法實現(xiàn)溝通目的 因此 必須避免歧義的出現(xiàn) 歧義的出現(xiàn)是有規(guī)律的 消除歧義的主要途徑是語言變換 禁止濫用省略 在語句中增加必要的限定修飾成分 禁用夸張 擬人 反語 雙關(guān)等修辭格 語調(diào)一般不附加語義 必須附加時用標點符號作為輔助表達方式 保證語句含義單一明確 以上下文提供盡可能充分的語言環(huán)境 第四講 常用公文撰擬要點 一 第一節(jié)規(guī)范性文件一 規(guī)范性公文的特點規(guī)范性公文是以強制力推行的用以規(guī)定各種行為規(guī)范的文件 條例 規(guī)定 辦法就是其中具有代表性的部分 與其他類型的公務(wù)文件相比它們具有如下特征 公文內(nèi)容是作者單方面意志的表示 其規(guī)范作用的成立與實現(xiàn)不以對方是否同意為前提條件 具有極強的強制約束力 公文所針對的問題是反復(fù)多次適用的 涉及多數(shù)人而非少數(shù)人的一般的普遍性問題 公文生效程序更為嚴格和規(guī)范 特別是在審批手續(xù)和正式公布程序方面非常嚴格 在效用方面一般均實行 不溯既往 和 后法推翻前法 的原則 語言運用講究高度準確 概括 簡潔 通俗 規(guī)范 二 規(guī)范性公文結(jié)構(gòu) 一 總體結(jié)構(gòu)條例 規(guī)定 辦法等規(guī)范性公文一般均包括 文件標題 發(fā)布或通過或批準的日期 章題 必要時還有節(jié)題 正文 二 正文的結(jié)構(gòu)條例 規(guī)定 辦法等規(guī)范性公文的正文一般均有這樣幾部分內(nèi)容 制定目的 制定依據(jù) 適用范圍 有關(guān)定義 主管部門 具體規(guī)范 獎懲辦法 施行日期 施行程序與方式 有關(guān)說明等 在寫作實踐中 上述內(nèi)容多以條文形式表達 每條還可下分為款 項 目等層次 總則 分則 罰則 附則 三 寫作要求撰寫條例 規(guī)定 辦法等規(guī)范性公文時 應(yīng)遵循一些特殊的規(guī)律 特別應(yīng)注意 維護文件的高度一致性 嚴密性 條理性 簡明性 穩(wěn)定性 連續(xù)性 尊重條例 規(guī)定 辦法各自的特殊撰寫要點 第二節(jié)領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性文件 一 領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性文件的特點領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性公文的一般特點是 公文內(nèi)容對規(guī)定受文者的行為具有強制約束力 有關(guān)下級機關(guān)及有關(guān)個人必須認真遵行 公文所針對的問題帶有一定的隨機性 涉及特定的問題 特定的人 一般不具有普遍性 有效期一般不長 時過境遷公文即失去執(zhí)行效用 與規(guī)范性公文相比生效程序相對簡約 除決定 決議等之外 只要發(fā)文機關(guān)的法定代表對公文的效用予以確認 如簽發(fā) 即為有效 在效用方面 一般 溯及既往 即公文的效力所及不僅針對成文之后發(fā)生的有關(guān)事物和問題 而且包括成文之前發(fā)生的問題 受文者應(yīng)根據(jù)作者要求糾正有關(guān)偏向 采取措施彌補不足 二 指示指示用于對下級機關(guān)布置工作 闡明工作活動的指導(dǎo)原則 用于對下級機關(guān)布置工作的指示的正文包括三部分內(nèi)容 一是行文的客觀依據(jù)或目的 意義 二是具體的工作任務(wù)與安排 以及指示事項的意義 三是對落實指示事項提出具體注意事項和要求 如步驟 方法 時間安排 期限 政策界限 報告執(zhí)行情況的方式 時間等 這三部分內(nèi)容可依以上次序陳述 也可先講事項意義及行文目的 然后分條列項對每一項具體任務(wù)和要求分別陳述 用于闡明工作活動的指導(dǎo)原則的指示 其正文通常也有三個組成部分 一是行文依據(jù)或該項工作活動的意義 二是對開展各項活動指導(dǎo)原則的規(guī)定 禁止 糾正或倡導(dǎo) 要求以及有關(guān)政策界限 三是在落實指示事項過程中的具體注意事項和要求等 三 決定領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性文件的一種 用于對重要事項和重大行動作出安排 決定在實踐中具有比較廣泛的具體用途 正文的組成也存在很大的差異 常見的組成形式有這樣兒種 第一種最簡潔 通常只有一個自然段 幾句話 主要包括的內(nèi)容是 誰 于何處 根據(jù)或為了什么 確定采取什么行動或措施 確定召開會議 人事任免 設(shè)立機構(gòu) 參加或脫離組織的決定 以及一部分履行法定審定批準程序的決定常采用這種形式 第二種比第一種稍復(fù)雜一些 主要有這樣一些內(nèi)容 目的或根據(jù) 對所針對事物或問題性質(zhì)的分析 評價 有關(guān)措施 實施的對象 范圍 方法 注意事項等 用于表彰或處分 命名 撤銷有關(guān)議案或其他公文 以及賦予 剝奪 免除有關(guān)對象的權(quán)利義務(wù) 能力的決定常采用這種形式 第三種形式則更復(fù)雜一些 主要組成部分有 根據(jù) 目的 意義或原因 分條列項陳述有關(guān)措施的具體內(nèi)容 必要時在各條項上附加小標題 以概括揭示各自的主要內(nèi)容 這部分內(nèi)容通常要寫出 措施的性質(zhì) 種類以及實施的時間空間和人員范圍 步驟 方法 條件 組織領(lǐng)導(dǎo)保障 政治思想保障 與其他措施的關(guān)系 有關(guān)的政策界限 執(zhí)行要求等 用于確定實施重要政策的決定常采用這種形式 第四種形式適用于確定并表明原則立場的決定 其特點是除了以簡要文字表明自己的立場 觀點之外 還有較多的議論 推理方面的文字 以講清道理 駁斥錯誤觀點 四 通知 一 頒發(fā) 轉(zhuǎn)發(fā) 批轉(zhuǎn)公文的通知頒發(fā) 印發(fā) 轉(zhuǎn)發(fā) 批轉(zhuǎn)公文的通知的主要作用分別是完成有關(guān)規(guī)范性公文的發(fā)布生效程序 頒發(fā) 擴大一部分公文的有效范圍并使之更加具體化 轉(zhuǎn)發(fā) 使一部分公文升格賦予其在更大范圍產(chǎn)生效用的條件 批轉(zhuǎn) 這三種通知的正文都比較簡短 最簡單的形式就是指出誰 經(jīng)誰批準 為何原因 根據(jù)什么 制定了一個什么公文 現(xiàn)將公文發(fā) 轉(zhuǎn)發(fā) 給誰 怎樣執(zhí)行 或從何時開始施行 稍復(fù)雜一點的就是在上述簡單形式的基礎(chǔ)上 對被印發(fā) 轉(zhuǎn)發(fā)的公文或其所針對的事物進行評價分析 說明意義 指出執(zhí)行中需注意的事項 或者對這些公文中的規(guī)定 要求等提出補充性意見 這三種通知的標題式樣與其他公文稍有不同 一般為 作者 頒發(fā)或印發(fā)或轉(zhuǎn)發(fā)或批轉(zhuǎn)十 原文標題 的通知 二 指示性通知指示性通知用于傳達要求下級機關(guān)辦理和有關(guān)單位需要共同執(zhí)行的事項 這種通知的發(fā)送對象雖不只是下級機關(guān) 但因其內(nèi)容為更高層次機關(guān)的指示精神 因而仍具指示性 指示性通知的正文一般包括 行文的依據(jù) 客觀情況 上級要求等 或目的意義 上級指示的精神及其具體化 如政策規(guī)定 工作任務(wù)及安排 執(zhí)行要求及有關(guān)注意事項 如步驟 方法 時間要求 政策界限 報告執(zhí)行情況的方式與期限等 后兩部分內(nèi)容常需以分條列項的方式表達 每條的開端大都以簡短文字對主要內(nèi)容加以概括 主題句 其后再予闡述發(fā)揮使之具體化 明確化 三 知照性通知知照性通知用于轉(zhuǎn)達要求各有關(guān)方面周知 只需要知曉而不要求直接執(zhí)行 的事項 這種通知的發(fā)送對象更為廣泛 級別方面的限制也不嚴格 對下級對平級 甚至對一部分上級均可發(fā)送 知照性通知的正文主要包括 形成該事項的過程 原因 根據(jù) 事項的具體內(nèi)容 性質(zhì) 狀態(tài) 為簡化正文 有時以附件 如任免名單 公章印模 組織章程等 對事項的內(nèi)容作細致交代 知照性通知所涉及的事項主要是 成立或撤銷機構(gòu)或組織 啟用或廢止公章 變更一些組織或刊物的名稱 任免干部 出版發(fā)行刊物等 五 通報表彰性通報用于表彰好人好事和介紹先進典型經(jīng)驗 其正文主要有三方面內(nèi)容 先進事跡 人物 時間 地點 過程 結(jié)果 或經(jīng)驗 單位及所處的客觀條件 主要作法 規(guī)律性的認識等 評價分析 性質(zhì) 意義 經(jīng)驗所在及適用的條件情況 經(jīng)驗中的不足及其原因等 決定事項 給有關(guān)單位或個人何種稱號或其他精神的 經(jīng)濟的獎勵 以及提出一些學(xué)習(xí)先進事跡 借鑒吸收典型經(jīng)驗方面的要求或號召等 事故通報是批評性通報的一種 其正文主要包括 事故的概況 時間 地點 過程 結(jié)果等 對事故性質(zhì) 原因以及后果的分析說明 提出防止類似事故的原則性要求 措施及各方面應(yīng)記取的主要教訓(xùn) 有時還包括對事故責任者的處理決定 上述內(nèi)容可以直接敘述說明 也可以轉(zhuǎn)發(fā)有關(guān)事故報告等公文的形式間接轉(zhuǎn)述有關(guān)情況 以這些報告等為附件 情況通報用以報道 傳達重要情況和有關(guān)精神 其正文有兩種組成方式 其中一種只對有關(guān)事實作客觀敘述 另一種除此外還對情況加以分析說明 有時還針對具體問題提出應(yīng)采取何種對策的指導(dǎo)性意見 六 批復(fù)批復(fù)用于答復(fù)下級機關(guān)的請示事項 批復(fù)是一種被動的指示 是針對下級的請示而形成的 其正文主要有三方面內(nèi)容 指明針對的來文 時間 發(fā)文字號 標題等 簡要交代形成答復(fù)意見的過程 應(yīng)對方請求回答是否同意或批準對方要求 或應(yīng)對方請求提出解決工作問題的指導(dǎo)性意見 如不能批準時 需說明理由 只部分同意或批準時 除說明理由外還要提出具體修正 補充的意見 應(yīng)對方請求發(fā)表指導(dǎo)性意見時 具體寫法可參照指示或指示性通知 常以 此復(fù) 特此批復(fù) 等結(jié)束 有時也以提出請對方復(fù)文的要求作結(jié) 如請對方匯報有關(guān)情況 答復(fù)有關(guān)疑問等 第三節(jié)公布性文件 一 公布性文件的特點公布性公文的一般特點是 公文一經(jīng)形成即直接公之于眾 無保密要求 受文者不僅包括各種機關(guān)團體等社會組織 而且包括個人甚至主要是個人 所涉及事項性質(zhì)重要且具有普遍意義或重復(fù)發(fā)生的特點 除少部分公文為重要消息只需國內(nèi)或國內(nèi)國外各方面廣泛知曉外 大部分公文對有關(guān)方面的行為具有強制約束力 要求嚴格遵守施行 有關(guān)規(guī)范多為政策且是反復(fù)適用的 所涉及的是多數(shù)人和普遍性事務(wù)而非特定具體的人或事 有效適用期限雖不如規(guī)范性公文長 但比一般的領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性公文要長遠 公文公布形式多樣 可直接張貼 廣播 可在報刊上發(fā)表 二 公告公布性文件的一種 用于向國內(nèi)外宣布重要事項 在我國政府機關(guān) 凡重要人物逝世 黨和國家重要領(lǐng)導(dǎo)人出訪 召開重要會議 頒行重要法律 形成重要決議或決定 出現(xiàn)重要人事變動 出現(xiàn)一些為世界矚目的重要事件 形成關(guān)涉國內(nèi)外有關(guān)方面的重要政策或決策并需要直接向國內(nèi)外宣布時 都可使用公告 公告的正文大都比較簡短 通常只說明 何時 何地 為了什么或根據(jù)什么 已經(jīng)或?qū)⒁l(fā)生或形成什么即可 只有少數(shù)文件涉及細節(jié) 如注意事項 詳盡的政策規(guī)定等 公告常以 現(xiàn)予公告 作結(jié) 文末成文日期之后應(yīng)標注 于 地名 三 通告公布性文件的一種 用于在一定范圍內(nèi)公布需由有關(guān)人員遵守或周知的事項 公布需有關(guān)人員周知的事項的通告 主要是使受文者了解重要情況 重要消息 因此 文中不提出直接的執(zhí)行要求 這種通告的正文一般包括 行文的根據(jù)或目的 有關(guān)消息 情況的具體內(nèi)容 對象 過程 結(jié)果 原因 主張 有關(guān)政策的內(nèi)容及實施的時間 范圍等 結(jié)語 常用結(jié)尾詞 特此通告 等表達 公布需有關(guān)人員遵守的事項的通告 主要是向受文者交代需要其遵照執(zhí)行的政策 措施及其他有關(guān)的行為規(guī)范 應(yīng)遵事項通告的正文主要包括 行文根據(jù)或目的 應(yīng)遵事項的具體內(nèi)容 一般為條文式 對遵行有關(guān)事項的基本要求和對違反者的處置辦法 以及公文正式實施的時間 有時也以 特此通告 等結(jié)尾詞作結(jié) 第五講 常用公文撰擬要點 二 第一節(jié)陳述呈請性文件一 陳述呈請性文件的特點陳述呈請性公文的一般特點是 公文的強制執(zhí)行效用僅表現(xiàn)為對受文者閱處公文的行為有強制性影響 但不能強制對方執(zhí)行公文的內(nèi)容 行文需滿足諸多條件限制 語言平和 二 請示陳述呈請性文件的一種 用于向上級機關(guān)請求指示或批準 其正文一般由這樣幾部分組成 行文的依據(jù) 原因 待解決的問題及初步方案 不只一個方案時的傾向性意見及理由 行文要求 即請上級復(fù)文的要求 常用 當否 請示 當否 請批復(fù) 請審核批復(fù) 妥否 請鑒核批示 等慣用的結(jié)尾詞語表達 三 工作報告陳述呈請性文件的一種 用于在日常工作中 根據(jù)需要或要求 向上級機關(guān)匯報工作 反映情況 答復(fù)詢問 提出建議 其正文主要包括 行文的根據(jù) 應(yīng)要求還是有了情況主動匯報 或概要點明公文所要涉及的情況或問題 陳述具體情況和問題 時間 地點 人物 背景 經(jīng)過 結(jié)果等 并對其性質(zhì)進行概要分析 建議 要求誰 何時 做什么 怎樣做 方法 措施 期限 考核指標等 如沒有建議則對有關(guān)工作或問題作概括總結(jié) 分析存在問題的原因 表明努力方向 結(jié)語 有建議的報告提出批轉(zhuǎn)建議 以上意見 如無不當 請批轉(zhuǎn) 單位 執(zhí)行 請上級指出問題的報告則為 如有不當 請指正 示 其他報告則以 特此報告 此報告 等結(jié)尾詞強調(diào)行文目的 四 調(diào)查報告調(diào)查報告用于向上級機關(guān)反映調(diào)查研究的結(jié)果 其特點是針對性強 講求新意 重對 研究 結(jié)果的反映等 調(diào)查報告由標題 正文 作者 日期組成 正文由導(dǎo)語 主體 結(jié)尾三部分構(gòu)成 導(dǎo)語的具體形式有概述式 主旨直述式 結(jié)論式 設(shè)問式等幾種 主體的結(jié)構(gòu)形式有縱式 橫式 交錯式三種 五 總結(jié)報告總結(jié)報告用于在某項工作 某階段工作結(jié)束后按照報告制度的規(guī)定或上級要求 匯報情況 對成績 缺點 經(jīng)驗教訓(xùn)及有關(guān)工作規(guī)律作檢討分析 匯報下一步工作計劃安排 總結(jié)報告的正文主要包括 工作情況 即做了什么 采用了哪些方法措施 效果怎樣 有哪些成績 存在哪些問題和不足 主要的經(jīng)驗體會 即對取得成績的原因進行分析 獲得對工作規(guī)律性的認識 檢討失敗或失誤的教訓(xùn) 總結(jié)其原因和規(guī)律性 探索防止或減少失誤和失敗的途徑 下一步工作的初步規(guī)劃 設(shè)想 第二節(jié)會議文件 一 會議文件的特點會議文件專門形成或使用于各類會議 信息傳遞交流過程中存在一個將文字形態(tài)的信息變換成聲音形態(tài)信息的過程 同一文種的內(nèi)容性質(zhì)也會因會議性質(zhì) 內(nèi)容或作者身份的不同而有很大差異 同一文件的上下文部分的內(nèi)容性質(zhì)有時也將發(fā)生較明顯的改變 二 會議記錄在會議進行中完成的對會議組織狀況和會議內(nèi)容的原始記錄 經(jīng)履行必要的程序手續(xù) 整理 發(fā)言人或有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱簽字 記錄者簽字等 后 會議記錄可用于查證事實或指導(dǎo)工作 會議記錄有兩個組成部分 一是會議的組織狀況 會名 會址 時間 出席情況 主持人 記錄人等 二是會議內(nèi)容 議題 發(fā)言情況 決議決定的內(nèi)容 表決結(jié)果等 根據(jù)內(nèi)容詳略程度的不同 會議記錄可分為兩種 摘要性記錄與詳細性記錄 摘要性記錄 只錄發(fā)言要點和議題 結(jié)論 決定決議 表決結(jié)果等 常用于一般性會議 詳細性記錄是有言必錄 不僅記下原意還需要記下原話 只有在重要會議上才采用 作會議記錄是一項耳 眼 腦 手同時并用的艱苦勞動 要求記錄者有較深厚的基本功 做到 快 準 全 清 三 會議紀要會議紀要用于記載和傳達會議的情況與議定事項 議決性會議紀要的正文主要包括 導(dǎo)語 概述會議基本情況 如目的 會名 會址 會期 與會者 主持人 主要發(fā)言人 報告人 主要議程 會議總體效果等 例行性會議可省略其中的某些內(nèi)容 議決的事項 即與會各方共同確認的在完成一個共同目標過程中各方承擔和享受的責任 義務(wù) 權(quán)利 利益 或就某個問題形成的一致認識等 提出號召 要求 或提出執(zhí)行議定事項的措施或要求 消息性會議紀要的正文主要包括 導(dǎo)語 就會議議題與會各方發(fā)表的認識 意見 提出號召 希望 展望 或提出一個新問題 有時則以向有關(guān)方面致謝 或?qū)ο麓螘h作出原則性安排作結(jié) 四 會議報告會議報告用于由領(lǐng)導(dǎo)者代表本機關(guān)依法定的程序或慣例向權(quán)力機關(guān) 大都為會議形式 或有關(guān)代表會議作工作匯報 經(jīng)會議討論通過后 文件的性質(zhì)由陳述性轉(zhuǎn)為領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性 文件中的有關(guān)部分將成為指導(dǎo)有關(guān)方面工作的綱領(lǐng) 會議報告的正文由這樣幾部分構(gòu)成 一是開頭 簡要說明代表誰 報告什么問題 提出審議要求即可 必要時則要交代一下根據(jù)什么來作報告 二是主體部分 具體有四個組成部分 首先是對工作情況 形勢的說明與分析 對經(jīng)驗教訓(xùn)的總結(jié) 要求分清工作中的成績與缺點 主流與支流 其次是指出今后所面臨的任務(wù) 再其次是闡述完成新任務(wù)應(yīng)采取的方針 原則與方法措施 最后是向下級機關(guān)或人民群眾等提出要求或號召 三是結(jié)尾 通常主要為對未來前景的展望或?qū)ξ募?nèi)容再作一個概括性總結(jié) 五 開幕詞開幕詞是在大型隆重會議的開始由有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者所作的致辭 開幕詞的主要內(nèi)容包括 宣布會議開幕 概要說明會議背景 狀況 人數(shù) 對象范圍等 介紹會議的組織過程 會議目的 中心議題 議程 向與會者提出希望要求 最后 以預(yù)祝會議成功的祝愿辭結(jié)束 從一定意義上說 開幕詞就是會議的簡要綱領(lǐng) 因此 在撰寫時應(yīng)注意文字的高度簡潔明確 字句要鏗鏘上口 講究一點聲調(diào)的和諧配合 同時 應(yīng)注意使文件有一定的說服力 鼓動性 以充分調(diào)動與會者開好會議的積極性 六 閉幕詞閉幕詞是會議的結(jié)束語 一般均很簡短 其主要內(nèi)容為 宣布會議閉幕 概述會議任務(wù)的完成情況 會議成果及其意義 肯定與會者的積極努力 向為會議做出貢獻的單位或個人表示謝意 提綱挈領(lǐng)地提出新的工作任務(wù) 提出希望 號召和要求等 對閉幕詞的要求 主要是簡潔流暢 富于鼓動性和號召力 第三節(jié)函 合同 計劃 一 函函是商洽性文件的一種 用于平行或不相隸屬機關(guān)之間相互商洽工作 詢問和答復(fù)問題 向有關(guān)主管部門請求批準 函有多種 發(fā)函的正文主要包括 行文的目的和原因 即為什么要提出協(xié)商討論有關(guān)問題或提出請求批準的事項 需要詢問 商議或批準的具體問題和事項 向?qū)Ψ浇榻B自己 介紹自己的意愿和方案 陳述有關(guān)理由 依據(jù)和背景材料 提出希望或要求 如 請復(fù)文 請予批準 望予合作 等 有時以 此致 特此函告 等結(jié)尾詞作結(jié) 向?qū)Ψ秸埱笈鷾实陌l(fā)函的正文與請示的組成情況相近 復(fù)函的正文主要包括 指明所針對的來函 標題 文號 時間等 答復(fù)詢問 表明態(tài)度 立場和解決問題的辦法 提出疑問 陳述有關(guān)理由 情況 提出希望要求 致謝 有時以 特此函復(fù) 等結(jié)尾詞作結(jié) 答復(fù)對方請求批準事項的復(fù)函 其正文組成與批復(fù)相近 二 合同 協(xié)議 合同是一種證明性文件 是由當事雙方 或兩方以上 為共同達到一定目的 明確相互責任 權(quán)利 利益關(guān)系而簽訂的書面契約 合同主要由這樣幾個部分構(gòu)成 標題 編號 當事各方的名稱 包括簡稱 正文 作者簽署 用印 鑒證機關(guān)用印 簽約日期 附件 其他 電話 銀行帳號 聯(lián)系人等 正文主要包括如下幾方面內(nèi)容 訂約目的 標的 各方所共同要求實現(xiàn)的結(jié)果 各方的權(quán)利 利益 義務(wù) 責任 違約方面應(yīng)負的責任及對其的制裁措施 文件有效執(zhí)行期限 履約的地點及方式 文件份數(shù)與保管方法 對有關(guān)附件的說明 名稱 效力 仲裁機關(guān) 不同文本的效力等 三 工作計劃工作計劃用于對將要進行的工作活動提出目標并安排好實施步驟 措施和方法 對實際工作進程具有指導(dǎo)作用 同時也是總結(jié)衡量任務(wù)完成情況和效果的重要依據(jù) 其主要內(nèi)容包括 提出目標 任務(wù)的依據(jù) 對完成任務(wù)的主客觀條件的分析 工作任務(wù)及要求 指標 主要步驟 方法和措施 分工及完成任務(wù)的時限及其他有關(guān)注意事項 工作計劃既可用文字敘述形式 文章 又可用表格形式 也可兩種形式兼而用之 為使文件切實發(fā)揮效用 應(yīng)注意充分調(diào)查研究有關(guān)情況和問題 積極穩(wěn)妥地規(guī)定任務(wù)和指標 步驟 方法和措施務(wù)求具體而明確 便于檢查和執(zhí)行 文字表達過程中 一般不作議論 以說明為主 第四節(jié)表格文件的設(shè)計與填制 一 表格的分類文件的分類表格文件就是以線框與文字相結(jié)合方式記錄信息的文件 它以線框表明字詞的具體含義和組配關(guān)系 可以更加簡明 直觀 具體地表達信息 根據(jù)不同的標準 可對表格文件進行多種劃分 二 表