物資采購管理辦法(試行).docx

東方電氣（酒泉）太陽能工程技術有限公司DJSM3-6-2-2011物資采購管理制度（試行）1 采購崗位責任1.1總則1.1.1 為明確采購業(yè)務管理的相關部門和崗位的職責權限，確保辦理采購業(yè)務的不相容崗位相互分離、制約和監(jiān)督。按照東汽投資發(fā)展公司管理制度要求，結合起來公司具體情況制定本制度。1.1.2 本辦法只限于公司生產所需物資采購。1.1.3 采購業(yè)務的不相容崗位至少應當包括以下五個方面。 請購與審批。 供應商的選擇與審批。 采購合同的擬訂、審核與審批。 采購、驗收與相關記錄。 付款的申請、審批與執(zhí)行。1.2 采購業(yè)務管理崗位責任1.2.1總經理崗位責任 審批市場部門的各項規(guī)章制度。 審批年度采購預算和采購計劃。 審議批準合格供應商名單。 審批預算及計劃外采購項目。 審批采購任務單和重要采購合同。1.2.2 副總經理崗位責任 審核市場部門各項規(guī)章制度。 審核年度采購預算和采購計劃。 審核預算及計劃外采購項目。 在授權范圍內簽訂采購合同。1.2.3 市場部長崗位責任 制定市場部規(guī)章制度和工作流程。 編制年度采購預算和采購計劃。 審核采購合同和采購任務單。 在授權范圍內簽訂采購合同。 辦理大宗物資及重要物資的采購項目。 組織進行合格供應商的選擇和評審工作。1.2.4 采購員崗位責任 進行市場調查，填寫詢價比價單。 負責起草采購合同和編制采購任務單。 實施采購，辦理退換貨事宜。 建立、更新與維護供應商檔案，配合建立合同檔案。 參與對供應商質量、交貨情況等的評價工作。 1.2.5 財務主管崗位責任 審核采購合同及付款申請。 審議會計提交的付款憑證。 參與合格供應商的評審工作。 參與商定對供應商的付款條件。1.2.6 合同管理員崗位責任 協(xié)助市場部負責人簽訂采購合同。 合同及檔案管理。 提出采購付款申請。 辦理付款事宜。1.2.7出納崗位責任根據采購憑證和原始票據，支付貨款。1.2.8 制造部長崗位責任 審核本部門年度、月度采購計劃。 推薦提供所需物資的合格供應商。 參與檢驗采購物資的質量，以及合格供應商的選擇評審。 對不合格及報廢物資提出處理意見。1.2.9 品質主管崗位責任 事先檢驗采購物資樣貨質量。 負責檢驗所購物資的質量。 提供對所購物資的專業(yè)技術建議。 參與對特有物資的技術檢驗工作。1.2.10 庫房管理員崗位責任 負責外購物資的入庫驗收工作。 負責外購物資的標識、保管以及收發(fā)工作。2 采購授權審批2.1總則2.1.1 采購業(yè)務中審批人應當在授權范圍內進行審批，不得超越審批權限。2.1.2 嚴禁未經授權的人員辦理采購與付款業(yè)務。2.1.3 采購員應當在職權范圍內，按照審批人的批準辦理采購與付款業(yè)務。對于審批人超越授權范圍審批的采購與付款業(yè)務，采購員有權拒絕辦理，并及時向審批人的上級授權部門報告。2.1.4 對于重要和技術性較強的采購業(yè)務，市場部應當組織專家進行論證，實行集體決策和審批，防止出現決策失誤而給公司造成嚴重損失。2.2 采購業(yè)務程序2.2.1 請購制造部根據經營需要提出采購月度計劃，制造部長審核，主管副總審批后向市場部門提出采購申請。重大采購申請經過總經理辦公會議決定（100萬元以上）。2.2.2 采購 市場部部長根據月度計劃，制定采購計劃，組織采購員進行采購。 金額在5萬元以下的物資采購：采購員在合格供應商內進行比質、比價，填寫比質比價采購單，經市場部部長審核，交主管副總經理審批。合同員擬定采購合同，市場部部長簽訂。 金額在5萬元以上100萬元以下的物資采購：市場部在合格供應商內進行招議標，根據招議標結果合同員擬定采購合同后，交市場部部長審核，主管副總簽訂采購合同。 金額在100萬元以上的物資采購：市場部在合格供應商內進行招議標，招議標結果報東汽投資發(fā)展公司主管領導審批后，合同員擬定采購合同后，交市場部部長審核，總經理簽訂采購合同。2.2.3 驗收質檢部門根據公司有關驗收規(guī)定對采購的物資進行驗收并入庫，對于在驗收中發(fā)現的問題應及時通知市場部，采購員根據驗收情況進行辦理。 驗收過程中出現的采購商品或勞務數量不符合公司規(guī)定的情況，采購員需提出解決方案，報市場部部長審批。 采購商品出現重大質量問題，由市場部部長組織召開問題解決會議，邀請生產、質檢、財務、技術等相關人員參加；市場部負責編寫問題解決方案，經總經理審批后負責處理。2.2.4 付款 財務部對采購業(yè)務的各種原始憑證進行審核。審核采購的各種單據和憑證是否齊備，內容是否真實，手續(xù)是否齊全，計算是否正確。 應付賬款在2萬元以內的，財務主管審批；應付賬款在2萬元以上，財務主管審核，總經理審批。 預付款與定金在2萬元以內的，財務主管審批；預付款與定金在2萬元以上的，由總經理審批。 審核無誤后交財務部應收賬款會計開具付款憑證，交出納辦理貨款支付。2.2.5對賬 財務部門應于每月末與供應商進行貨款結算的核對。 取得供應商對賬單，審核其余額與企業(yè)“應付賬款”余額是否一致，在考慮買賣雙方在收發(fā)貨物上可能存在時間差等因素之后，公司與供應商的月末余額應保持一致。3采購管理3.1 采購對象要求須在由質檢部門、制造部、市場部對供應商的商品質量、性能、價格、交貨期限、售后服務等做出評價并確定為合格供應商的范圍內采購。3.2 價格質量要求以最低價格購取同等質量的商品。3.3 采購期限要求應滿足使用部門對交貸日期及需要數量的要求。3.4 采購方式的確定 3.4.1比質、比價采購：對于生產中經常采購且價格在一定時間內波動不大，采購合同小于5萬元的物資可采用此方式。3.4.2 訂單采購： 訂單采購方式適用于生產設備所用零備件、生產工機具等。 市場部根據批準的采購計劃單向長期合格供應商發(fā)出訂購單，訂購單上注明求購商品或勞務的具體項目、價格、數量、交貨時間等，在與供應商協(xié)商價格后簽訂采購合同。3. 4.3 定向直接采購 電池片、硅片、硅片代加工等物資，因市場供應商少無法組織招標，可按此方式采購。 市場部按采購計劃單，逐筆詢價、議價，并在確定所有交易條件后形成報告，經總經理辦公會議并報東汽投資發(fā)展公司主管領導同意后簽訂采購合同。3.4.4 緊急采購因事關安全等緊急情況，需要以最快的速度使采購物資或勞務到位時可采用緊急采購方式。但采購完成后市場部需要根據具體情況寫出報告，并經總經理審批。3.4.5 招議標采購：除上述四種情況外均應按東汽發(fā)展公司要求進行招議標采購。3.5 供應商的選擇與開發(fā)3.5.1 各項物資的合格供應商至少應有三家（獨家供應或總代理等特殊情況下除外），合格供應站資料及交易資料應記載于“合格供方登記表”存檔備用。供應商可以權威認證機構（tuv、ul等）推薦廠家作為選擇依據，代理商需具備相應代理資格并優(yōu)先考慮一級代理商。3.5.2市場部應努力開發(fā)新供應商。 新供應商的開發(fā)中市場部應安排生產部，技術、質量人員實地考察生產設備、工藝流程、生產能力、產品質量、售后服務等以后，填制供應廠商資料卡并按要求進行合格供方評審，報總經理核準后，列為備選廠商。3.5.3 對于交貨質量不良、無法按期交貨或停止營業(yè)的供應商，經市場部組織評審后應予撤銷合格供應商資質。由市場部寫出報告，并呈總經理核準后，通書面知對方。3.6 合同管理3.6.1 除特別情況外，一般使用經東汽投資發(fā)公司法律顧問認可的公司合同模板。3.6.2 合同書正本兩份，一份存財務部，一份存供應商處；副本兩份，一份存檔，一份市場保存。3.7 特殊情況的處理3.7.1 請購項目的撤銷收到原請購部門送來的撤銷采購計劃單后按以下方式辦理。 若原請購項目尚未辦理，由采購經辦人員在原采購計劃單據上加蓋“撤銷”章，并將原“采購計劃單”與“撤銷采購計劃單”第二聯退回原請購部門，第一聯自存，按一般采購計劃單據存檔方式處理。 若原請購項目已向供應商訂購，由采購經辦人員與供應商接洽撤銷訂購，經供應商同意撤銷后，向供應商取回采購聯絡函，依方式（1）辦理。若供應廠商堅持不能撤銷，采購經辦人員應在“撤銷采購計劃單”上注明原因，呈總經理核簽后，將“撤銷采購計劃單”退回原請購部門。3.7.2交貨質量異常采購人員收到質檢部門驗收不合格的驗收報告時，應盡速與供應廠商交涉扣款、退貨、換貨等事宜，并將交涉結果記錄于驗收報告的“采購處理結果”欄內，并呈總經理核簽后送回倉庫。 對于需退料、換料或補交的，采購經辦人員應于驗收報告的“采購處理結果”欄內注明廠商電話及預定的處理日期。 因質量不合格而退貨換料，可按逾期交貨處理。而逾期日數應從采購經辦人員通知供應商換貨之次日起計算。 采購經辦人員如未能按請購部門意見處理時，應將與供應商交涉結果記入“采購處理結果”欄，送原請購部門簽注意見，或會同原請購部門共同處理。4驗收管理制度4.1總則4.1.1 為規(guī)范本公司的驗收管理工作，確保所購商品符合公司生產需要，特制定本制度。4.1.2 責任部門：物資的驗收工作由質檢部門主導，會同倉儲部門、使用部門和市場部共同驗收，對收到物資的數量和質量進行檢驗。4.2驗收4.2.1驗收人員在收到市場部門轉來的“采購物資到貨通知單”時，按供應商、交貨日期分別依序排列，并于交貨前安排存放的庫位，以方便收貨。4.2.2 對于需要按重量、長度、體積等方面計量的商品，應借助稱重儀器、檢測工具、容器等進行試測驗收，不得虛估。4.2.3 到貨后等待驗收的商品，必須在商品的外包裝上貼上商品標簽并詳細注明貨號、品名、規(guī)格、數量及到貨日期，并且應與已驗收的物資分開儲存，并規(guī)劃“待驗區(qū)”，以示區(qū)分4.2.4 到貨后，驗收人員應會同使用部門依“裝箱單”、“采購任務單”、“物資到貨單”采購合同等核對物資名稱、規(guī)格并清點數量或過磅，并將到貨日期及實收數量填入驗收單。內容包括供應商名稱、收貨日期、名稱、數量和質量以及運貨人名稱、原購貨訂單編號等，并在上面簽字。4.2.5 對于沒有采購申請的物資，一律不得簽收。4.2.6 驗收過程中如發(fā)現所載的商品與“裝箱單”、“采購任務單”或采購合同所載內容不符，應通知辦理采購的人員及相關部門進行處理。4.2.7 驗收過程中發(fā)現物資有傾覆、破損、變質、受潮等異常情況時，驗收人員應及時通知采購人員聯絡公證處前來公證或通知供應商前來處理，并盡可能維持其狀態(tài)以便于妥善處理。4.2.8 超交處理：交貨數量超過“訂購量”部分應予退回。但屬買賣慣例，以重量或長度計算的商品，其超交量在3%（含）以下，由倉儲部門于收貨時，在驗收單中注明超交數量，經請購部門同意后進行收貨，并通知市場部。4.2.9 短交處理：交貨數量未達訂購數量時，以補足為原則。4.2.10 檢驗：對于需要檢驗后才能確定是否合格的物資，驗收規(guī)范以質檢驗收規(guī)范為準。檢驗為合格的物資，檢驗人員于外包裝上貼上合格標簽。倉庫人員再將合格品入庫定位。檢驗不合標準的物資，檢驗人員應貼不合格標簽，并出具不合格品報告，經質管負責人核實后通知市場部處理。4.2.11 退換貨作業(yè) 對于檢驗不合格的物資退貨時，采購員應依據質檢部門開具的不合格報告，經市場部部長簽字確認后辦理退貨。 如為需要更換的物資，采購人員需要與供應商協(xié)商解決；如需要增減貨款，要在付款前或有效承付期內通知財務部門。 對于已付款但在保修期或保質期出現質量問題的物資，采購人員需要負責聯系供應商進行維修或賠償，索賠收入全部上繳財務部，注明賠償商品及賠償原因。5采購付款管控制度5.1預付賬款的使用范圍5.1.1 合同中明確約定以“先款后貨”方式結算的，可按協(xié)議約定支付貨款。5.1.2 合同中規(guī)定超額度進貨需先款后貨的。5.2 金額比較大的訂單，為得到額外折扣且額外折扣不低于5%的。此類付款為公司授權權限所規(guī)定的特殊付款，實際執(zhí)行時必須按照公司規(guī)定的授權權限報相關領導審批后支付。5.3 預付款及定金審批規(guī)定5.3.1 以預付款形式采購且采購金額在20000元以內的采購任務單，需經市場部部長審核審批；采購金額在20000元（含）以上的采購任務單，需經市場部部長審核、主管副總經理審批。5.3.2 定金數額在2000元以內的，市場部部長審批；2000元以上的，市場部部長審核、總經理審批。附則本制度由 提出 授權 對制度準進行解釋本制度自2011年1月1日起施行編制：_ 校對：_ _ 審核：_ _ 會簽： _ 審定： 審編：_ 批準：_ _ 附件一 生產計劃采購單 批準審核采購計劃生產計劃提交部門：制造部 提交日期：2010-12-08 共1頁 第1頁序號 材料名 規(guī)格廠家型號單位數量提交班組備注12345678910111213141516 東方電氣（酒泉）太陽能工程技術有限公司 管理期限3年 DEC-JQSZ-制003附件二采購任務單 編號：2011050004 提交部門：市場部 提交日期：2011-05-30 共1頁 第1頁序號材料名規(guī)格廠家型號單位數量提交班組要求到貨日期備注1電池片噸臺12345678910市場部領導意見： 公司領導 意見：市場部意見：公司領導意見：東方電氣（酒泉）太陽能工程技術有限公司 管理期限3年 DEC-JQS-制003附件三主要原材料供應商情況序號廠家地址聯系人手機固話傳真郵箱12345678東方電氣（酒泉）太陽能工程技術有限公司 管理期限3年 DEC-JQS-制003傳真單 位：東方電氣（酒泉）太陽能工程技術有限公司電 話：傳真郵 箱: xuqinghe_2008163.com地 址：甘肅酒泉市高新技術園區(qū)西園風光大廈501室郵 編：735000發(fā)件人：許清荷 日期：2011年 05月 31日附件四詢 價 函 我公司需采購以下物資,獲悉貴公司有售，現將詢價函送達貴處，請報價后加蓋公章并及時回傳。一、詳見下表序號名稱型號規(guī)格單位數量單價（元）合計（元）備注12345 67二、報價時請貴方填清以下內容：1、報價中是否含17%的增值稅2、運輸事宜及運輸費用3、供貨周期4、付款方式5、取票方式6、質量保證期限三、請留下您的聯系方式：報價單位： 傳 真：電 話: 聯系人:地 址: 郵 編：恭頌商祺！東方電氣（酒泉）太陽能工程技術有限公司 市 場 部 2011年 05月 31日 附件五 招議標綜合評審表 年 月標的數量序號投標單位單價（元/）總價（元）稅率供貨周期質保期付款要求備注ABCDE綜合評述參加人員評標組長主管領導總經理東方電氣（酒泉）太陽能工程技術有限公司附件六東方電氣（酒泉）太陽能工程技術有限公司合同評審表評審日期： 年 月 日 NO：供應商名稱合同編號合同金額產品名稱、型號、規(guī)格評 審 內 容 及 要 求付款方式承兌 匯款 轉賬合同類別整機 配件 材料 安裝 其它包裝要求技