業(yè)務(wù)培訓(xùn)之會(huì)議組織.ppt

昆山開發(fā)區(qū)辦公室系統(tǒng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)資料 關(guān)于會(huì)議組織工作 昆山開發(fā)區(qū)黨政辦公室2011 5 會(huì)議組織的三大工作會(huì)前準(zhǔn)備會(huì)間工作會(huì)后工作 會(huì)議的作用分工功能協(xié)調(diào)功能決策功能組織領(lǐng)導(dǎo)功能資訊功能親和功能 提高會(huì)議效率的幾個(gè)因素 會(huì)議前目標(biāo)明確 議程確定與會(huì)者選擇恰當(dāng) 不圖多不求少 必須參加者參加 會(huì)議時(shí)間選擇恰當(dāng) 通知不能太早或太晚 通知內(nèi)容要周詳 使與會(huì)者有準(zhǔn)備而來地點(diǎn)選擇恰當(dāng) 音響等設(shè)備良好準(zhǔn)時(shí)開始不拖拉 議程中每一議題的時(shí)間分配恰當(dāng)會(huì)議中排除外界干擾 保持設(shè)備正常使用發(fā)言緊扣主題 會(huì)議討論要會(huì)而議 議而決 會(huì)議中資料準(zhǔn)備充足 保障決策科學(xué)發(fā)揚(yáng)民主 會(huì)議討論充分 無少數(shù)人壟斷會(huì)議現(xiàn)象適時(shí)制止與會(huì)者相互扯皮 并調(diào)動(dòng)會(huì)議討論熱情視聽器材發(fā)生良好無特殊情況不超出預(yù)定時(shí)間主持人適時(shí)總結(jié)會(huì)議成果會(huì)議后與會(huì)者及時(shí)傳達(dá) 貫徹會(huì)議精神整理出完整的會(huì)議記錄 及時(shí)追蹤決議事項(xiàng)貫徹執(zhí)行適時(shí)匯總通報(bào)會(huì)議精神貫徹情況 會(huì)議中幾個(gè)角色正式人員 包括主持人 特邀人員列席人員旁聽人員秘書的作用參加會(huì)議 自始至終為會(huì)議服務(wù) 對(duì)支持和保證會(huì)議取得預(yù)期效果起著不可替代的重要作用 一般會(huì)議的六個(gè)要素 與會(huì)者主持人議題名稱時(shí)間地點(diǎn) 大型會(huì)議有主辦方 協(xié)辦方等 會(huì)議的與會(huì)者 與會(huì)者的要求必要性重要性 有利于會(huì)議的進(jìn)展和效果 合法性 有合法的身份和法定的資格 與會(huì)者成員組成正式人員 有表決權(quán) 選舉權(quán)和發(fā)言權(quán) 列席人員 有一定的發(fā)言權(quán) 但無表決權(quán)和選舉權(quán) 特邀人員 根據(jù)會(huì)議需要專門邀請(qǐng)的人員 如上級(jí)機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人 友好單位 地區(qū) 國家的來賓 報(bào)社 電視臺(tái)的記者等 旁聽人員 不具有正式資格 既無表決權(quán) 也無發(fā)言權(quán) 會(huì)議的主持人 當(dāng)然主持人由其職務(wù)和地位 即由組織的章程或法規(guī)決定 臨時(shí)主持人各種代表會(huì)議 或幾個(gè)單位 幾個(gè)地區(qū)的聯(lián)席會(huì)議 選舉或協(xié)商產(chǎn)生臨時(shí)主持人 重大會(huì)議 需產(chǎn)生相應(yīng)人數(shù)的主席團(tuán) 由主席團(tuán)成員集體或輪流主持會(huì)議 主持人的職責(zé) 宣布開會(huì)和閉會(huì) 介紹會(huì)議情況 控制和調(diào)節(jié)會(huì)議進(jìn)程 允許與會(huì)者發(fā)言和制止超時(shí)及違反規(guī)范的發(fā)言 維護(hù)會(huì)場紀(jì)律 選定會(huì)議記錄人及驗(yàn)證會(huì)議記錄的準(zhǔn)確性 督促會(huì)議決議和決定的執(zhí)行 會(huì)議的主辦者 由有領(lǐng)導(dǎo)或管理職權(quán)的機(jī)關(guān)主辦在需要做出決策 宣布決定 傳達(dá)指示 通報(bào)情況 布置工作 聽取意見等情形下 由領(lǐng)導(dǎo)或管理機(jī)關(guān)承擔(dān)主辦責(zé)任 由會(huì)議的發(fā)起者主辦協(xié)作性 學(xué)術(shù)性 交流性的會(huì)議 主辦者通常是會(huì)議的發(fā)起者 可以是一個(gè)組織發(fā)起 也可以是多個(gè)組織共同發(fā)起主辦 由一個(gè)組織的成員輪流主辦經(jīng)常性會(huì)議 如年會(huì) 每一個(gè)成員 包括國家 地區(qū)或非政府組織 都有主辦會(huì)議的權(quán)利和義務(wù) 如亞太經(jīng)濟(jì)合作組織領(lǐng)導(dǎo)人非正式會(huì)議 通過一定申辦程序確定由誰主辦一些跨國家 跨地區(qū)的會(huì)議 政治 經(jīng)濟(jì)影響比較大 涉及面廣 為保證會(huì)議質(zhì)量和顯示公平競爭 采取申辦競爭程序來確定主辦者 申辦的程序和條件在會(huì)議規(guī)則中明確規(guī)定 如奧運(yùn)會(huì) 世界博覽會(huì) 會(huì)議的議題 討論的題目 研究的課題 需要解決的問題 議題應(yīng)盡可能集中 單一 兩種產(chǎn)生情況 領(lǐng)導(dǎo)指定 秘書調(diào)查研究后提出 議題的形式可以有書面形式和口頭形式 書面形式包括議案 建議 提案 最后文件草案或討論稿 會(huì)議議程 提綱等 小型事務(wù)性會(huì)議可將議題口頭傳達(dá)給與會(huì)者 議案 建議 提案的含義 議案 人大代表提出 經(jīng)審議 列入大會(huì)議程建議 人大代表對(duì)本級(jí)人代會(huì)及其常委會(huì)提出的建議 批評(píng)和意見人代會(huì)常委會(huì)辦事機(jī)構(gòu)交有關(guān)機(jī)關(guān)研究處理并負(fù)責(zé)答復(fù) 不列入大會(huì)的 議案 也如此處理提案 政協(xié)委員向國家機(jī)關(guān)和有關(guān)組織提出的建議和批評(píng)秘書工作包括兩部分議案 建議 提案產(chǎn)生過程中的工作 人大 政協(xié)機(jī)關(guān)秘書 辦理階段的工作 政府 法院 檢察院等機(jī)關(guān)的秘書 議案 建議 提案產(chǎn)生過程中的秘書工作 會(huì)前工作起草視察通知制發(fā)表格 議案草表 意見分類統(tǒng)計(jì)表 搞好視察組織安排工作 寫出視察情況報(bào)告組織工作人員參與視察 記錄情況 開會(huì)討論分析 整理文字材料根據(jù)議案 提案原案的情況 與有關(guān)單位通氣 以便預(yù)先作好答復(fù)工作會(huì)中工作起草工作方案 范圍 收集 立案 轉(zhuǎn)辦 審查會(huì)議的議程等 將已收集的草案表送回 補(bǔ)充修改審查委員會(huì)秘書機(jī)構(gòu)開會(huì)討論 初步意見 匯總報(bào)大會(huì)主席團(tuán) 議案 建議 提案的辦理 交辦承辦分類 接辦 登記 分發(fā) 協(xié)調(diào) 催辦 擬文 簽發(fā) 編號(hào) 印制 校對(duì) 統(tǒng)計(jì) 立卷 歸檔 總結(jié)催辦大會(huì)閉會(huì)后3 6個(gè)月予以答復(fù) 機(jī)關(guān)辦公室催辦答復(fù)以函的形式答復(fù) 抄送有關(guān)交辦單位審查復(fù)查總結(jié)和報(bào)告立卷和歸檔 會(huì)議的名稱 會(huì)議的名稱顯示會(huì)議的內(nèi)容 性質(zhì) 參加對(duì)象 主辦單位等 用確切 規(guī)范的文字表達(dá) 制成橫幅或 會(huì)標(biāo) 如 昆山開發(fā)區(qū)工作會(huì)議昆山開發(fā)區(qū)機(jī)關(guān)辦公室主任年度工作會(huì)議 會(huì)議的時(shí)間 會(huì)議時(shí)間一指會(huì)議召開時(shí)間 要考慮需要 可能 適宜 二指會(huì)議所需時(shí)間 要一天 半天 三指每次會(huì)議議程的時(shí)間限度相關(guān)術(shù)語會(huì)期 一是指會(huì)議從開始到結(jié)束的時(shí)間跨度 從幾點(diǎn)到幾點(diǎn) 應(yīng)在會(huì)議通知上注明 二指周期性會(huì)議召開的固定時(shí)間 全國人民代表大會(huì)每年3月份舉行 會(huì)議周期 同一性質(zhì) 系列的兩次會(huì)議之間的時(shí)間跨度 中國共產(chǎn)黨全國代表大會(huì)每五年舉行一次 會(huì)議周期即是五年 休會(huì) 指會(huì)議過程的中止或會(huì)議期間的修整 休會(huì)原因 會(huì)議受外界因素影響被迫中斷 需要與會(huì)者在會(huì)外研究 溝通和磋商 使會(huì)議文件通過 會(huì)議期間的正常休息 復(fù)會(huì) 指會(huì)議在休會(huì)以后的繼續(xù) 又稱續(xù)會(huì) 閉會(huì) 在正常情況下完成各項(xiàng)議程后結(jié)束會(huì)議 同一性質(zhì) 系列的兩次會(huì)議之間的正常間隔稱為 閉會(huì)期間 昆山開發(fā)區(qū)辦公室系統(tǒng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)資料 會(huì)議的地點(diǎn) 又稱 會(huì)址 既指會(huì)議召開的地區(qū) 城市 又指會(huì)議召開的具體會(huì)場所在地點(diǎn) 傳統(tǒng)會(huì)議形式是面對(duì)面的信息溝通 現(xiàn)代會(huì)議出現(xiàn)了電話 電視 網(wǎng)絡(luò)會(huì)議等 會(huì)議地點(diǎn)可分成若干個(gè)會(huì)場 用電話機(jī) 電視機(jī)和計(jì)算機(jī)等通訊終端連接各分會(huì)場 形式更多樣化 會(huì)議效率也大大提高 大型會(huì)議考慮政治 經(jīng)濟(jì) 文化因素專業(yè)性會(huì)議考慮專業(yè)特征小型 例行會(huì)議在內(nèi)部會(huì)議室考慮會(huì)場設(shè)施 交通條件 安全保衛(wèi) 氣候環(huán)境等 會(huì)前準(zhǔn)備 會(huì)議計(jì)劃和成本預(yù)算文件準(zhǔn)備會(huì)場準(zhǔn)備會(huì)議議程 程序的擬定會(huì)議通知的發(fā)送會(huì)前檢查 會(huì)議預(yù)案 會(huì)議計(jì)劃 會(huì)議預(yù)案標(biāo)明會(huì)議名稱 時(shí)間 地點(diǎn) 會(huì)期 與會(huì)人員 會(huì)議日程 以及會(huì)議籌備人員和職責(zé)分工 會(huì)議經(jīng)費(fèi)來源及成本等會(huì)議六要素的具體化會(huì)議應(yīng)做哪些準(zhǔn)備工作決定會(huì)議的工作人員和服務(wù)人員部門會(huì)議應(yīng)提前一星期由辦公室統(tǒng)籌安排 案例 會(huì)議室的巧安排 小李正制作 下周工作安排表 下周二上午有兩個(gè)會(huì)議要同時(shí)舉行 一是黨政聯(lián)席會(huì)議 另一個(gè)是離退休人員迎新年座談會(huì) 按照以往的做法 黨政領(lǐng)導(dǎo)開會(huì)一般都要安排在樓上的第二會(huì)議室 那里較樓下的第一會(huì)議室氣派 桌椅 沙發(fā) 茶具 空調(diào)一應(yīng)俱全 小李不假思索地將黨政會(huì)議放在了第二會(huì)議室 而后將安排表交辦公室胡主任審閱 胡主任看后 將黨政會(huì)議與離退休人員座談會(huì)的地點(diǎn)對(duì)調(diào)了一下 小李看著主任勾畫的地方 心想 要學(xué)習(xí)的地方還真不少 胡主任為何要這樣調(diào)換 小李應(yīng)該向胡主任學(xué)什么 會(huì)議成本預(yù)算 會(huì)議成本顯性的成本有 交通費(fèi) 住宿費(fèi) 餐飯費(fèi) 與會(huì)人員補(bǔ)助 會(huì)場租用費(fèi) 文件材料制作印刷費(fèi) 飲料茶水費(fèi) 文化娛樂費(fèi) 宣傳廣告費(fèi) 會(huì)議紀(jì)念品采購費(fèi) 場地服務(wù)人員費(fèi)用等 如有表彰活動(dòng)的還有獎(jiǎng)勵(lì)經(jīng)費(fèi) 另做計(jì)劃 文件準(zhǔn)備 會(huì)議文件 一是會(huì)上需參考學(xué)習(xí)的文件資料 二是會(huì)議本身所產(chǎn)生的文件開幕詞工作報(bào)告發(fā)言稿其他會(huì)議文書會(huì)議通知 會(huì)議議程表 日程表 與會(huì)人員名單等會(huì)議文件的準(zhǔn)備工作分工及時(shí)序要求 會(huì)議議程 會(huì)議活動(dòng)有兩類 一類是議題性活動(dòng) 即圍繞議題展開的講演 辯論 商討 審議和表決等活動(dòng) 另一類是非議題性的活動(dòng) 如選舉 頒獎(jiǎng) 揭幕等活動(dòng) 會(huì)議議程是對(duì)會(huì)議的議題按照主次 輕重 按照其內(nèi)在聯(lián)系有機(jī)地排列起來 印成文書 就是議程表 議程表應(yīng)在會(huì)前發(fā)給與會(huì)人員 會(huì)場準(zhǔn)備 會(huì)場布置氣氛 色調(diào)應(yīng)與會(huì)議目的相稱面積 設(shè)施應(yīng)滿足會(huì)議需要桌椅擺放應(yīng)符合會(huì)議需要主席臺(tái)席位布置正中為首席 然后左高右低 我國慣例 或者右高左低 國際規(guī)則 接見等社交場合 其他準(zhǔn)備餐飲 住宿 接送 安全 保密 參觀游覽等 面門設(shè)座 主席臺(tái) 1 5 3 2 4 主席臺(tái) 1 2 3 4 5 6 領(lǐng)導(dǎo)人為單數(shù) 我國慣例 領(lǐng)導(dǎo)人為雙數(shù) 我國慣例 其一 主席團(tuán)排座 主席臺(tái) 1 2 3 雙方共同主持會(huì)議 其三 發(fā)言者席位 會(huì)見座位圖 會(huì)議的設(shè)施和用品 電影 投影 膠片投影儀及多媒體投影儀 錄音 錄像 普通擴(kuò)音設(shè)備 會(huì)議專用的音響設(shè)備 話筒 有線 無線 立式 座式及紐扣麥克風(fēng) 同聲傳譯設(shè)備 電子圖形設(shè)備 電子表決設(shè)備 電子簽到機(jī)和計(jì)算機(jī)計(jì)票系統(tǒng)等 會(huì)議桌前的計(jì)算機(jī)終端 閱讀文件 查詢大會(huì)表決結(jié)果 調(diào)閱資料等 桌椅 照明電器 衛(wèi)生用具 安全通道 消防設(shè)施等 如主席臺(tái) 講臺(tái) 橫幅 大白板 簽到臺(tái) 指示牌 告示牌 桌卡 盆景 鮮花 背景板 名片缽 插線板等 鐳射筆 夾紙板 馬克筆 鉛筆 紙等常用文具 茶水 茶杯 毛巾等生活衛(wèi)生用品 傳真機(jī) 電話機(jī) 打字機(jī) 復(fù)印機(jī)等通信印刷設(shè)備 專門性會(huì)議所用的物品 如頒獎(jiǎng)會(huì)的獎(jiǎng)品與證書 選舉會(huì)用的選票和投票箱等 會(huì)議通知的發(fā)送 會(huì)議通知的要素召開時(shí)間 需用時(shí)間或會(huì)期 地點(diǎn) 會(huì)議名稱 主要議題 參加對(duì)象 需做的準(zhǔn)備報(bào)到日期 地點(diǎn) 接站辦法 可酌情省略 重要會(huì)議要求與會(huì)人員提前到場 提出著裝要求 如提前十分著正裝進(jìn)場等 召集單位署名 通知發(fā)出日期 公章會(huì)議通知的發(fā)送郵寄 書面通知或請(qǐng)柬 傳真 或電子郵件或OA通知 以上發(fā)送方式 必要時(shí)要電話確認(rèn)是否簽收和參加人員 重要會(huì)議可提前預(yù)通知 并要通知回執(zhí) 電話專人送達(dá) 會(huì)前檢查 檢查會(huì)議文件的準(zhǔn)備情況文件的起草 校對(duì) 印刷 分裝檢查會(huì)場的準(zhǔn)備情況主會(huì)場 分會(huì)場以及與會(huì)者的住地 檢查內(nèi)容主要是基本設(shè)施 安全保衛(wèi)措施等 包括電力通訊設(shè)備 影像設(shè)備 茶點(diǎn)供應(yīng) 警衛(wèi)部署 票證檢查 人員的定崗定位等 會(huì)間工作 會(huì)場的組織與服務(wù)會(huì)議信息的收集與編發(fā)會(huì)議文件的起草 會(huì)場的組織與服務(wù) 報(bào)到與簽到點(diǎn)名或本人簽到 憑證件報(bào)到 卡片簽到 電子簽到材料發(fā)放選舉工作 代表大會(huì)等 會(huì)場服務(wù)引導(dǎo) 茶水供應(yīng) 照顧應(yīng)對(duì)會(huì)場外的電話 來訪會(huì)場臨時(shí)調(diào)度應(yīng)對(duì)突發(fā)事件 會(huì)場的組織與服務(wù) 報(bào)到工作 查驗(yàn)有效證件查驗(yàn)會(huì)議通知 介紹信 身份證等有效證件 在登記表上登錄與會(huì)者的個(gè)人信息登記姓名 視需要可登記性別 年齡 單位 職務(wù) 稱 通訊方式等 統(tǒng)計(jì)人數(shù) 做好會(huì)務(wù)工作 據(jù)此編制通訊錄 接收和發(fā)放材料接收與會(huì)者需在會(huì)上分發(fā)的材料 經(jīng)審查后統(tǒng)一分發(fā) 會(huì)前分發(fā)文件在報(bào)到時(shí)一并發(fā)給 保密文件和需清退文件須履行簽收手續(xù) 告知與會(huì)者妥善保管 會(huì)后退回 預(yù)收費(fèi)用和安排住宿收取會(huì)務(wù)費(fèi) 食宿費(fèi) 材料費(fèi) 并開具收據(jù) 根據(jù)與會(huì)者身份和要求安排住宿 在會(huì)議登記表上標(biāo)明相應(yīng)房間號(hào)碼 以便會(huì)議期間的聯(lián)系 會(huì)場的組織與服務(wù) 選舉和表決工作 選舉和表決方式書面表決 記名或不記名 口頭表決 唱名表決 體態(tài)表決 舉手 起立 鼓掌 程序性 事務(wù)性工作表決 表決器表決 自動(dòng)記票 顯示 保存 遠(yuǎn)程表決 電子郵件 網(wǎng)上點(diǎn)擊 郵寄 制定選舉和表決規(guī)則的程序制作選票和表決票準(zhǔn)備投票箱 計(jì)票用品現(xiàn)場布置設(shè)計(jì)投票順序和路線 地點(diǎn) 放置投票箱 調(diào)試好表決器 選舉和表決程序 清點(diǎn)具有選舉或表決權(quán)人數(shù) 向大會(huì)主席報(bào)告主席報(bào)告應(yīng)到 實(shí)到人數(shù) 宣布程序開始宣讀選舉 表決辦法并以舉手表決方式通過通過監(jiān)票人 其他工作人員名單 舉手通過報(bào)告表決事項(xiàng)產(chǎn)生過程 候選人名單等監(jiān)票人當(dāng)眾檢查投票箱 當(dāng)眾密封分發(fā)選票或表決票宣讀填寫注意事項(xiàng)選舉人 表決人填寫選票或表決票宣布投票方法 順序 路線 投票在監(jiān)票人監(jiān)督下清點(diǎn)票子 計(jì)票 確認(rèn)選舉或表決是否有效 有些需形成書面報(bào)告 簽字 監(jiān)票人向大會(huì)主席報(bào)告計(jì)票結(jié)果大會(huì)主席宣布當(dāng)選人名單或表決結(jié)果 會(huì)議信息的收集與編發(fā) 會(huì)議信息工作的程序與方法記錄 核實(shí) 匯總 整理與篩選 編寫 發(fā)送或歸檔會(huì)議信息編發(fā)的形式主要形式是會(huì)議簡報(bào)有會(huì)議的綜合報(bào)道 有發(fā)言摘要 有花絮新聞屬于內(nèi)部文書不能公開發(fā)表或引用 會(huì)議記錄的制作 會(huì)議記錄是會(huì)議進(jìn)程原始 真實(shí)的反映 具有匯總 交流會(huì)議信息 為形成會(huì)議文件打好基礎(chǔ)的作用 不僅可作為日后查考分析的依據(jù) 也是具有法律效力的文檔 會(huì)議記錄的寫法 應(yīng)該嚴(yán)格遵守實(shí)事求是 客觀真實(shí) 完整準(zhǔn)確 清楚規(guī)范的原則 機(jī)關(guān)及規(guī)范組織的會(huì)議記錄有專用記錄本 會(huì)議記錄的內(nèi)容 會(huì)議名稱 會(huì)議記錄人的姓名 簽名蓋章 會(huì)議召開日期 會(huì)議開始時(shí)間和結(jié)束時(shí)間 會(huì)議地點(diǎn) 議題 主持人 出席者名單 應(yīng)出席而請(qǐng)假人名單 會(huì)議的具體經(jīng)過 討論內(nèi)容情形及形成的結(jié)論 相關(guān)的資料 下次會(huì)議預(yù)定日期 重要會(huì)議記錄需主持人簽名 會(huì)議記錄的寫法 會(huì)議記錄本前三頁應(yīng)寫有目錄包括會(huì)議日期 內(nèi)容摘要 頁碼 備注等欄目 逐項(xiàng)填寫清楚 利于查找 檔案保密和保護(hù) 詳細(xì)記錄逐字逐句 詳細(xì)記錄 包括發(fā)言中的插話等 記錄時(shí)不能變更原意 也可用錄音機(jī)記錄后整理 摘要記錄簡要記錄會(huì)議經(jīng)過情形或會(huì)議結(jié)果 主要記要點(diǎn) 結(jié)論 討論的問題和通過的決定 決議等 邊聽發(fā)言邊判斷 分析哪些該記 寧可多記 不可遺漏 不能以自己的話概括歸納 歪曲 篡改發(fā)言原意造成失實(shí) 簡易記錄只記錄各人發(fā)言中的實(shí)質(zhì)性意見 主持人根據(jù)大家討論 會(huì)談而得出的結(jié)論性意見 如何避免會(huì)議記錄質(zhì)量問題 會(huì)議記錄本內(nèi)無目錄不填寫會(huì)議議題時(shí) 在利用時(shí)就要逐頁查閱 效率低 人為增加案卷磨損 不利于檔案的保護(hù)和保密 記錄不完整未記會(huì)議日期 地點(diǎn) 主持人 記錄人 或只記了參加人 發(fā)言人的姓而沒有記全名 或只有參加人 時(shí)間和主持人而無會(huì)議內(nèi)容 或雖有會(huì)議內(nèi)容卻無