物資采購控制程序.doc

物資采購管理制度 LXHG-SQE/QH-C-QGK-008-20071 目的為加強企業(yè)物資的采購管理工作，梳理物資采購程序，進(jìn)一步規(guī)范物資采購計劃申報至物資采購過程各個環(huán)節(jié)的管理，特制定本制度。2 適用范圍適用于各采購部門物資采購計劃的申報至物資采購過程的管理。3 職責(zé)3.1 物資需用單位負(fù)責(zé)本單位需用的非原料類物資計劃的申報；3.2倉儲科負(fù)責(zé)根據(jù)物資庫存情況以及庫內(nèi)物資的領(lǐng)用情況，對各單位申報的采購計劃進(jìn)行審核平衡。3.3采購部門負(fù)責(zé)按照經(jīng)過審核批準(zhǔn)確定的采購計劃，對需采購物資的市場價格進(jìn)行調(diào)查了解、比價，實施物資的采購。3.4審計科負(fù)責(zé)對采購招標(biāo)、合同或協(xié)議簽訂環(huán)節(jié)的合法性的監(jiān)督審核、采購物資的事后審計、監(jiān)督。3.5企管科負(fù)責(zé)按照本制度要求對各采購部門非原料類物資計劃申報、物資采購環(huán)節(jié)的監(jiān)督、檢查、管理。3.6其它采購業(yè)務(wù)主管部門經(jīng)理負(fù)責(zé)對各采購部門相關(guān)采購工作的監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查和控制。4管理要求4.1物資采購計劃的申報、確定：4.1.1工藝輔料、材料、編織袋等的采購計劃的確定：各企業(yè)每月根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營狀況以及企業(yè)、公司的資金預(yù)算會確定并編制采購計劃，報分管領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)，重要的需求計劃報廠長批準(zhǔn)。4.1.2土建、外協(xié)維修、勞務(wù)等非物資類的采購計劃分別由各企業(yè)的主管責(zé)任部門編制需求計劃，報分管領(lǐng)導(dǎo)審核、廠長批準(zhǔn)。4.1.3非原料類物資計劃的申報程序：職能部門審核物資需求部門的分管領(lǐng)導(dǎo)審核需求部門填報物資采購計劃審批表倉儲科保管員根據(jù)庫存平衡計劃確定采購數(shù)量，并填寫末次入庫價報廠長批準(zhǔn)。采購部門按物資采購計劃審批表實施采購。采購部門負(fù)責(zé)將確定采購的物資信息填在物資采購計劃審批表中。 各物資使用單位根據(jù)實際情況填報物資采購計劃審批表（見附表1），經(jīng)職能部門審核、分管廠長簽字批準(zhǔn)后報送倉儲科（報送時間采購部門結(jié)合實際自行確定，急件計劃（采購時間不足5日的計劃）需經(jīng)廠長批準(zhǔn)。a) 倉庫保管員要根據(jù)物資的庫存情況以及物資的領(lǐng)用情況對各單位報送的物資采購計劃審批表進(jìn)行平衡，確定采購數(shù)量。b) 平衡要求：不需要儲備的物資平衡時要按照“采購數(shù)量=申報數(shù)量-現(xiàn)庫存數(shù)量”的原則平衡；對必備的物資平衡時要按照：“采購數(shù)量=申報計劃數(shù)量-現(xiàn)庫存數(shù)量最低儲備數(shù)量”的原則平衡。保管員要對平衡情況負(fù)責(zé)，凡出現(xiàn)因平衡核對不認(rèn)真，造成同種物資重復(fù)采購或儲量過大的情況，一經(jīng)查出將對責(zé)任保管員進(jìn)行100-200元的處罰。c) 確定物資采購數(shù)量后，由倉儲科負(fù)責(zé)填寫物資采購比價審批表（見附表2）中的“物資信息”欄，倉儲科長簽字確認(rèn)后轉(zhuǎn)送采購部門，并保留送交證據(jù)。4.2物資采購過程管理要求：4.2.1供方的選擇：采購部門接到采購物資（包括土建、外修、勞務(wù)等非物資的采購）計劃后，首先對需要采購物資的相關(guān)信息進(jìn)行詳細(xì)的了解，然后對市場行情進(jìn)行調(diào)查、考察、收集采購相關(guān)的信息。采購供方必須選擇合格供方名錄內(nèi)的供方，如果原有供方不能滿足要求，可根據(jù)企業(yè)合格供方評價準(zhǔn)則以及公司“采購供方”動態(tài)管理制度評價、增加合格供方。4.2.2物資采購供方及價格的確定：a) 根據(jù)招標(biāo)管理辦法中的要求，采購物資金額達(dá)到招標(biāo)條件的按規(guī)定進(jìn)行招標(biāo)確定采購供方及價格。b) 非招標(biāo)采購的物資（包括非物資類的采購）的供方及價格的確定程序：c)電話報價對物資信息的了解，對市場行情了解。原合格供方或新增合格供方內(nèi)選擇相關(guān)的供方詢價。采購部門接到物資采購比價審批表。傳真報價現(xiàn)場調(diào)查等 比價、議價確定采購價格及供應(yīng)商。采購部門負(fù)責(zé)人審核簽字。采購部門分管廠領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。采購部門實施采購。帳務(wù)手續(xù)財務(wù)科入庫手續(xù)倉儲科事后監(jiān)督審計科 采購員接到采購物資的信息后，首先對要采購的相關(guān)要求進(jìn)行了解，并對當(dāng)期市場進(jìn)行調(diào)查了解； 對市場了解的基礎(chǔ)上，在合格供方內(nèi)（原合格供方不能滿足的按4.2.1增加）詢價、議價，詢價可以通過電話、傳真、實地考察（首次合作的當(dāng)?shù)毓┓剑┑榷喾N方式進(jìn)行；根據(jù)詢、比、議價情況如實填寫比價表，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)審核、分管采購的廠領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實施采購；同時將比價表分送到倉儲、財務(wù)、審計部門備查。c) 采購招標(biāo)比價證據(jù)的管理要求：序號報價方式范圍要求保留記錄記錄要求1招投標(biāo)區(qū)內(nèi)2萬以上，區(qū)外5萬以上標(biāo)書及招標(biāo)過程中產(chǎn)生的記錄建立招標(biāo)臺帳2傳真不需招標(biāo)的采購傳真件建立傳真報價臺帳3現(xiàn)場報價不需招標(biāo)的采購報價單位、報價人姓名聯(lián)系電話及價格的手寫資料建立現(xiàn)場報價記錄4電話報價不需招標(biāo)的采購報價單位、報價人姓名聯(lián)系電話及價格物資采購比價表5其它方式不需招標(biāo)的采購能夠有效證明提供采購信息的記錄保留有效記錄證據(jù)d) 比價會議和洽談過程中記錄由責(zé)任人負(fù)責(zé)保留備查，保存期限根據(jù)企業(yè)實際自行規(guī)定。4.2.3倉儲、審計、財務(wù)部門接到各自的物資采購比價審批表后，要按月裝訂成冊，以便需用時備查，并按企業(yè)記錄控制程序中的要求進(jìn)行管理、保存等。4.2.4采購部門將物資采購進(jìn)廠后，倉儲部門首先要按物資采購比價審批表逐一核對采購物資，凡發(fā)現(xiàn)沒有計劃、價格高出比價表中確定價格、數(shù)量不一致的情況（特殊情況要經(jīng)廠長簽字批準(zhǔn)）不能辦理出、入庫手續(xù)。4.3采購物資的檢驗及入庫、保養(yǎng)標(biāo)識、出庫的辦理按照公司倉儲采購物資管理制度5.3、5.4、5.5條款執(zhí)行。4.4采購監(jiān)督4.4.1公司的職能部門在對物資采購情況檢查時，應(yīng)對比價的記錄證據(jù)（招標(biāo)資料、報價傳真、詢價電話記錄等）進(jìn)行全面的檢查，凡是發(fā)現(xiàn)弄虛作假、比價不真實的情況，涉及經(jīng)濟違規(guī)行為的依據(jù)公司關(guān)于內(nèi)部經(jīng)濟違規(guī)行為責(zé)任追究辦法以及關(guān)于外部經(jīng)濟違規(guī)行為管理辦法追究相關(guān)人員的責(zé)任。4.4.2審計科對物資采購過程中產(chǎn)生的合同、協(xié)議、資質(zhì)等資料的合法性進(jìn)行審核，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，避免采購過程中出現(xiàn)違反法律、法規(guī)等規(guī)定的現(xiàn)象發(fā)生。并對物資采購事后監(jiān)督時，依據(jù)本制度對物資采購的比價情況進(jìn)行檢查。4.4.3企管科依據(jù)本制度對物資采購入庫各環(huán)節(jié)實施管理。5、本制度自下發(fā)