物資采購控制程序.doc

物資采購管理制度 LXHG-SQE/QH-C-QGK-008-20071 目的為加強(qiáng)企業(yè)物資的采購管理工作，梳理物資采購程序，進(jìn)一步規(guī)范物資采購計(jì)劃申報(bào)至物資采購過程各個(gè)環(huán)節(jié)的管理，特制定本制度。2 適用范圍適用于各采購部門物資采購計(jì)劃的申報(bào)至物資采購過程的管理。3 職責(zé)3.1 物資需用單位負(fù)責(zé)本單位需用的非原料類物資計(jì)劃的申報(bào)；3.2倉儲(chǔ)科負(fù)責(zé)根據(jù)物資庫存情況以及庫內(nèi)物資的領(lǐng)用情況，對(duì)各單位申報(bào)的采購計(jì)劃進(jìn)行審核平衡。3.3采購部門負(fù)責(zé)按照經(jīng)過審核批準(zhǔn)確定的采購計(jì)劃，對(duì)需采購物資的市場(chǎng)價(jià)格進(jìn)行調(diào)查了解、比價(jià)，實(shí)施物資的采購。3.4審計(jì)科負(fù)責(zé)對(duì)采購招標(biāo)、合同或協(xié)議簽訂環(huán)節(jié)的合法性的監(jiān)督審核、采購物資的事后審計(jì)、監(jiān)督。3.5企管科負(fù)責(zé)按照本制度要求對(duì)各采購部門非原料類物資計(jì)劃申報(bào)、物資采購環(huán)節(jié)的監(jiān)督、檢查、管理。3.6其它采購業(yè)務(wù)主管部門經(jīng)理負(fù)責(zé)對(duì)各采購部門相關(guān)采購工作的監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查和控制。4管理要求4.1物資采購計(jì)劃的申報(bào)、確定：4.1.1工藝輔料、材料、編織袋等的采購計(jì)劃的確定：各企業(yè)每月根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營狀況以及企業(yè)、公司的資金預(yù)算會(huì)確定并編制采購計(jì)劃，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)，重要的需求計(jì)劃報(bào)廠長(zhǎng)批準(zhǔn)。4.1.2土建、外協(xié)維修、勞務(wù)等非物資類的采購計(jì)劃分別由各企業(yè)的主管責(zé)任部門編制需求計(jì)劃，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審核、廠長(zhǎng)批準(zhǔn)。4.1.3非原料類物資計(jì)劃的申報(bào)程序：職能部門審核物資需求部門的分管領(lǐng)導(dǎo)審核需求部門填報(bào)物資采購計(jì)劃審批表倉儲(chǔ)科保管員根據(jù)庫存平衡計(jì)劃確定采購數(shù)量，并填寫末次入庫價(jià)報(bào)廠長(zhǎng)批準(zhǔn)。采購部門按物資采購計(jì)劃審批表實(shí)施采購。采購部門負(fù)責(zé)將確定采購的物資信息填在物資采購計(jì)劃審批表中。 各物資使用單位根據(jù)實(shí)際情況填報(bào)物資采購計(jì)劃審批表（見附表1），經(jīng)職能部門審核、分管廠長(zhǎng)簽字批準(zhǔn)后報(bào)送倉儲(chǔ)科（報(bào)送時(shí)間采購部門結(jié)合實(shí)際自行確定，急件計(jì)劃（采購時(shí)間不足5日的計(jì)劃）需經(jīng)廠長(zhǎng)批準(zhǔn)。a) 倉庫保管員要根據(jù)物資的庫存情況以及物資的領(lǐng)用情況對(duì)各單位報(bào)送的物資采購計(jì)劃審批表進(jìn)行平衡，確定采購數(shù)量。b) 平衡要求：不需要儲(chǔ)備的物資平衡時(shí)要按照“采購數(shù)量=申報(bào)數(shù)量-現(xiàn)庫存數(shù)量”的原則平衡；對(duì)必備的物資平衡時(shí)要按照：“采購數(shù)量=申報(bào)計(jì)劃數(shù)量-現(xiàn)庫存數(shù)量最低儲(chǔ)備數(shù)量”的原則平衡。保管員要對(duì)平衡情況負(fù)責(zé)，凡出現(xiàn)因平衡核對(duì)不認(rèn)真，造成同種物資重復(fù)采購或儲(chǔ)量過大的情況，一經(jīng)查出將對(duì)責(zé)任保管員進(jìn)行100-200元的處罰。c) 確定物資采購數(shù)量后，由倉儲(chǔ)科負(fù)責(zé)填寫物資采購比價(jià)審批表（見附表2）中的“物資信息”欄，倉儲(chǔ)科長(zhǎng)簽字確認(rèn)后轉(zhuǎn)送采購部門，并保留送交證據(jù)。4.2物資采購過程管理要求：4.2.1供方的選擇：采購部門接到采購物資（包括土建、外修、勞務(wù)等非物資的采購）計(jì)劃后，首先對(duì)需要采購物資的相關(guān)信息進(jìn)行詳細(xì)的了解，然后對(duì)市場(chǎng)行情進(jìn)行調(diào)查、考察、收集采購相關(guān)的信息。采購供方必須選擇合格供方名錄內(nèi)的供方，如果原有供方不能滿足要求，可根據(jù)企業(yè)合格供方評(píng)價(jià)準(zhǔn)則以及公司“采購供方”動(dòng)態(tài)管理制度評(píng)價(jià)、增加合格供方。4.2.2物資采購供方及價(jià)格的確定：a) 根據(jù)招標(biāo)管理辦法中的要求，采購物資金額達(dá)到招標(biāo)條件的按規(guī)定進(jìn)行招標(biāo)確定采購供方及價(jià)格。b) 非招標(biāo)采購的物資（包括非物資類的采購）的供方及價(jià)格的確定程序：c)電話報(bào)價(jià)對(duì)物資信息的了解，對(duì)市場(chǎng)行情了解。原合格供方或新增合格供方內(nèi)選擇相關(guān)的供方詢價(jià)。采購部門接到物資采購比價(jià)審批表。傳真報(bào)價(jià)現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查等 比價(jià)、議價(jià)確定采購價(jià)格及供應(yīng)商。采購部門負(fù)責(zé)人審核簽字。采購部門分管廠領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。采購部門實(shí)施采購。帳務(wù)手續(xù)財(cái)務(wù)科入庫手續(xù)倉儲(chǔ)科事后監(jiān)督審計(jì)科 采購員接到采購物資的信息后，首先對(duì)要采購的相關(guān)要求進(jìn)行了解，并對(duì)當(dāng)期市場(chǎng)進(jìn)行調(diào)查了解； 對(duì)市場(chǎng)了解的基礎(chǔ)上，在合格供方內(nèi)（原合格供方不能滿足的按4.2.1增加）詢價(jià)、議價(jià)，詢價(jià)可以通過電話、傳真、實(shí)地考察（首次合作的當(dāng)?shù)毓┓剑┑榷喾N方式進(jìn)行；根據(jù)詢、比、議價(jià)情況如實(shí)填寫比價(jià)表，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)審核、分管采購的廠領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施采購；同時(shí)將比價(jià)表分送到倉儲(chǔ)、財(cái)務(wù)、審計(jì)部門備查。c) 采購招標(biāo)比價(jià)證據(jù)的管理要求：序號(hào)報(bào)價(jià)方式范圍要求保留記錄記錄要求1招投標(biāo)區(qū)內(nèi)2萬以上，區(qū)外5萬以上標(biāo)書及招標(biāo)過程中產(chǎn)生的記錄建立招標(biāo)臺(tái)帳2傳真不需招標(biāo)的采購傳真件建立傳真報(bào)價(jià)臺(tái)帳3現(xiàn)場(chǎng)報(bào)價(jià)不需招標(biāo)的采購報(bào)價(jià)單位、報(bào)價(jià)人姓名聯(lián)系電話及價(jià)格的手寫資料建立現(xiàn)場(chǎng)報(bào)價(jià)記錄4電話報(bào)價(jià)不需招標(biāo)的采購報(bào)價(jià)單位、報(bào)價(jià)人姓名聯(lián)系電話及價(jià)格物資采購比價(jià)表5其它方式不需招標(biāo)的采購能夠有效證明提供采購信息的記錄保留有效記錄證據(jù)d) 比價(jià)會(huì)議和洽談過程中記錄由責(zé)任人負(fù)責(zé)保留備查，保存期限根據(jù)企業(yè)實(shí)際自行規(guī)定。4.2.3倉儲(chǔ)、審計(jì)、財(cái)務(wù)部門接到各自的物資采購比價(jià)審批表后，要按月裝訂成冊(cè)，以便需用時(shí)備查，并按企業(yè)記錄控制程序中的要求進(jìn)行管理、保存等。4.2.4采購部門將物資采購進(jìn)廠后，倉儲(chǔ)部門首先要按物資采購比價(jià)審批表逐一核對(duì)采購物資，凡發(fā)現(xiàn)沒有計(jì)劃、價(jià)格高出比價(jià)表中確定價(jià)格、數(shù)量不一致的情況（特殊情況要經(jīng)廠長(zhǎng)簽字批準(zhǔn)）不能辦理出、入庫手續(xù)。4.3采購物資的檢驗(yàn)及入庫、保養(yǎng)標(biāo)識(shí)、出庫的辦理按照公司倉儲(chǔ)采購物資管理制度5.3、5.4、5.5條款執(zhí)行。4.4采購監(jiān)督4.4.1公司的職能部門在對(duì)物資采購情況檢查時(shí)，應(yīng)對(duì)比價(jià)的記錄證據(jù)（招標(biāo)資料、報(bào)價(jià)傳真、詢價(jià)電話記錄等）進(jìn)行全面的檢查，凡是發(fā)現(xiàn)弄虛作假、比價(jià)不真實(shí)的情況，涉及經(jīng)濟(jì)違規(guī)行為的依據(jù)公司關(guān)于內(nèi)部經(jīng)濟(jì)違規(guī)行為責(zé)任追究辦法以及關(guān)于外部經(jīng)濟(jì)違規(guī)行為管理辦法追究相關(guān)人員的責(zé)任。4.4.2審計(jì)科對(duì)物資采購過程中產(chǎn)生的合同、協(xié)議、資質(zhì)等資料的合法性進(jìn)行審核，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，避免采購過程中出現(xiàn)違反法律、法規(guī)等規(guī)定的現(xiàn)象發(fā)生。并對(duì)物資采購事后監(jiān)督時(shí)，依據(jù)本制度對(duì)物資采購的比價(jià)情況進(jìn)行檢查。4.4.3企管科依據(jù)本制度對(duì)物資采購入庫各環(huán)節(jié)實(shí)施管理。5、本制度自下發(fā)