文件編寫培訓(xùn)資料(簡(jiǎn)).doc

深圳市佳俊德企業(yè)管理顧問有限公司 一. 概述 1/4 1. 質(zhì)量管理體系定義建立質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo)并實(shí)現(xiàn)這些目標(biāo)的體系注:體系指相互關(guān)連或相互作用的一組要素.2. 文件定義信息及其承載媒體.如:記錄、規(guī)范、圖樣、報(bào)告或標(biāo)準(zhǔn).注:1.媒體可以是紙張, 計(jì)算機(jī)磁盤、光盤或其它電子媒體, 照片或樣件, 或它們的組合.2.某些要求與所有類型的文件有關(guān), 可是對(duì)規(guī)范和記錄可以有不同的要求. 3. 建立質(zhì)量管理體系的要求a. 強(qiáng)調(diào)質(zhì)量策劃;b. 強(qiáng)調(diào)系統(tǒng)優(yōu)化;c. 強(qiáng)調(diào)預(yù)防為主;d. 強(qiáng)調(diào)滿足客戶對(duì)產(chǎn)品的要求;e. 強(qiáng)調(diào)過程;f. 強(qiáng)調(diào)質(zhì)量與效益的統(tǒng)一;g. 強(qiáng)調(diào)持續(xù)質(zhì)量改進(jìn);h. 符合ISO9001:2000標(biāo)準(zhǔn)要求;i. 形成文件并能提供客觀證據(jù). 文件編寫培訓(xùn)資料 (1) P 1/4 一. 概述 2/4 4. 體系文件架構(gòu) 質(zhì)量方針 支持 層次A 質(zhì)量手冊(cè)(QM)質(zhì)量計(jì)劃 質(zhì)量管理體體系程序(QP) 層次B 工作文件(QB、WI) (作業(yè)指導(dǎo)書、標(biāo)準(zhǔn)、外部文件、指南) 層次C 質(zhì)量記錄表單(QR) 引用 層次D 5. 體系文件定義a. 質(zhì)量手冊(cè)(層次A)規(guī)定組織質(zhì)量管理體系的文件.注:為了適應(yīng)組織的規(guī)模和復(fù)雜程度, 質(zhì)量手冊(cè)在其詳略程度和編排格式方面可以是不同的.質(zhì)量手冊(cè)通常至少應(yīng)包括或涉及:a) 質(zhì)量管理體系的范圍, 包括任何裁減的細(xì)節(jié)與合理性.b) 質(zhì)量方針;c) 影響質(zhì)量的管理、執(zhí)行、驗(yàn)證或評(píng)審工作的人員職責(zé)、權(quán)限 和相互關(guān)系;d) 質(zhì)量管理體系程序和說明;e) 質(zhì)量管理體系過程相互作用的表述f) 關(guān)于手冊(cè)評(píng)審、修改和控制的規(guī)定.b. 質(zhì)量管理體系程序(層次B) 描述為實(shí)施質(zhì)量管理體系要素所涉及到的各職能部門的活動(dòng).文件編寫培訓(xùn)資料 (1) P 2/4 一. 概述 3/4 c. 工作文件(層次C) 質(zhì)量管理體系程序的支持性文件, 具體說明某一品質(zhì)作業(yè)的活動(dòng)過程、規(guī)范和要求等. d. 質(zhì)量記錄表單(層次D) 闡明所取得的結(jié)果或提供所完成活動(dòng)的證據(jù)的文件. 質(zhì)量記錄表單包括與產(chǎn)品質(zhì)量有關(guān)的記錄表單和與質(zhì)量管理體系運(yùn)行有關(guān)的記錄表單.e. 質(zhì)量計(jì)劃規(guī)定用于某一具體情況的質(zhì)量管理體系要素和資源的文件.注: 1. 通常, 質(zhì)量管理體系要素包括質(zhì)量慣例、職責(zé)的分配和活動(dòng)的順序.2. 具體情況如, 某一具體產(chǎn)品、過程、項(xiàng)目或合同.3. 通常, 質(zhì)量計(jì)劃引用質(zhì)量手冊(cè)的部分內(nèi)容或程序文件. 6. 體系文件編寫舉例 主題: 手工刀切饅頭制作a. A層文件: 質(zhì)量手冊(cè)(政策宣導(dǎo)) 本公司生產(chǎn)的手工刀切饅頭工藝精湛, 口味 香淳, 營(yíng)養(yǎng)豐富.文件編寫培訓(xùn)資料(1) P 3/4 一. 概述 4/4 b. B層文件: 質(zhì)量管理體系程序(工作流程)業(yè)務(wù)部下單給生產(chǎn)部, 生產(chǎn)部提交面粉、糖等物料采購申請(qǐng), 采購部選擇合格分承包方進(jìn)行采購, 采購回的物料交品質(zhì)保證部檢驗(yàn), 生產(chǎn)部領(lǐng)取合格物料按生產(chǎn)工藝流程生產(chǎn), 品質(zhì)保證部負(fù)責(zé)生產(chǎn)過程抽檢及刀切饅頭包裝后的檢驗(yàn). c. C層文件: 工作文件(制作流程) 和面工序: 按50:1:1比例秤取一定量的糖、 發(fā)酵粉、泡打粉, 和好后倒入和面機(jī)內(nèi), 加 入其重量22.2倍的水?dāng)嚢杈鶆? 再緩慢加 入1.61.8倍和面機(jī)內(nèi)物料總重的精制面粉 直至均勻, 將和面配比情況記錄于和面配 比記錄表后, 進(jìn)行壓面作業(yè). d. D層文件: 質(zhì)量記錄表單 和面配比記錄表QR-生-003文件編寫培訓(xùn)資料 (1) P 4/4 二. 質(zhì)量管理體系文件編寫方法 1/12 1. 質(zhì)量管理體系文件的精神 a. 涵蓋ISO9000條文要求;b. 制度合理化, 具有說服力;c. 文件簡(jiǎn)單化, 具有執(zhí)行力;d. 文件內(nèi)容簡(jiǎn)明扼要、清楚明白, 便于理解. 2. 質(zhì)量管理體系文件的基礎(chǔ) a. 先有運(yùn)作, 才有品質(zhì)文件;b. 以事實(shí)作為品質(zhì)文件的內(nèi)涵;c. 以平常心做平常事;d. 以ISO9000條文要求為最低標(biāo)準(zhǔn). 3. 質(zhì)量管理體系文件編寫準(zhǔn)備工作a. 熟悉ISO9000條文要求;b. 了解現(xiàn)有運(yùn)作制度及現(xiàn)行文件;c. 規(guī)劃品質(zhì)文件階層架構(gòu);d. 規(guī)劃文件內(nèi)文格式標(biāo)準(zhǔn)化;e. 程序文件開始撰寫文件編寫培訓(xùn)資料 (2) P 1/12 二. 質(zhì)量管理體系文件編寫方法 2/12 4. 質(zhì)量管理體系文件格式標(biāo)準(zhǔn)化 a. 首頁與內(nèi)頁項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)化;b. 章節(jié)區(qū)分標(biāo)準(zhǔn)化;c. 文件編號(hào)標(biāo)準(zhǔn)化;d. 文件版次、頁次、生效日期標(biāo)準(zhǔn)化. 5. 質(zhì)量管理體系文件化的原則 在滿足ISO9000條文要求的前提下:a. 編寫原則 寫您所做的;b. 執(zhí)行原則 做您所寫的;c. 記錄原則 沒有記錄就沒有做. 6. 質(zhì)量手冊(cè)的編寫 a. 編寫步驟 1) 制定公司質(zhì)量方針(目標(biāo)); 2) 確定公司組織架構(gòu)及各級(jí)人員職責(zé)與權(quán)限; 3) 確定質(zhì)量管理體系的范圍, 包括任何裁減的細(xì)節(jié)與合理性. 4) 編制與公司運(yùn)作相一致的程序文件; 5) 明確質(zhì)量管理體系過程之間的順序和相互作用. 6) 從有關(guān)方面(如客戶)收集涉及質(zhì)量管理體系的原始文件或參考資料; 7) 確定待編手冊(cè)的格式和結(jié)構(gòu); 8) 根據(jù)預(yù)定格式編寫質(zhì)量手冊(cè)或使用適于本組織的任何其它辦法完成質(zhì)量手冊(cè)草案. 文件編寫培訓(xùn)資料 (2) P 2/12二.質(zhì)量管理體系文件編寫方法 3/12 b. 注意事項(xiàng) 1) 可以直接引用文件化程序,而不應(yīng)重復(fù)文件 化程序, 也可以引用公認(rèn)的標(biāo)準(zhǔn)或其它文 件作參考, 以避免質(zhì)量手冊(cè)篇幅過長(zhǎng); 2) 手冊(cè)發(fā)布前, 應(yīng)呈組織的管理者審批; 3) 經(jīng)批準(zhǔn)的手冊(cè)應(yīng)保證所有使用者都能適當(dāng) 使用; 4) 應(yīng)規(guī)定手冊(cè)編制, 控制和更改協(xié)調(diào)的辦法. 質(zhì)量手冊(cè)編寫例參見附件1 7. 程序文件的編寫 a. 文件編寫善用5WEH. 1). Why (為什么) 目的2). What (做什么) 適用范圍3). Who (誰來做) 職責(zé)4). When (何時(shí))5). Where (何地) 程序內(nèi)容6). How (怎樣做) How much(多少錢) 應(yīng)采用的設(shè)備、材料和文件, 如何對(duì)過程進(jìn)行 控制和記錄. 文件編寫培訓(xùn)資料 (2) P 3/12 二. 質(zhì)量管理體系文件編寫方法 4/12 b. 質(zhì)量管理體系文件內(nèi)文通用格式 序號(hào) 項(xiàng) 目 說 明 1. 目 的 本文件的目的或功能 2. 適用范圍 適用之范圍:如人、事、物 3. 職 責(zé) 文件內(nèi)各階段工作權(quán)限的劃分 4. 相關(guān)文件 相關(guān)文件可包含: - -外部或公司之標(biāo)準(zhǔn) - -相關(guān)之程序、三階文件 5. 定 義 說明文件內(nèi)專有之名詞、縮寫 6. 程序內(nèi)容 工作流程的詳細(xì)文字說明 7. 流 程 圖 使用統(tǒng)一的符號(hào), 以圖解方式說明流程 8. 附 件 相關(guān)記錄表單樣式文件編寫培訓(xùn)資料 (2) P 4/12二. 質(zhì)量管理體系文件編寫方法 5/12 c. 注意事項(xiàng) 1) 每一個(gè)文件化程序應(yīng)包括質(zhì)量管理體系的一個(gè)邏輯上獨(dú)立的部分, 且一般不涉及純技術(shù)性, 細(xì)節(jié)(在作業(yè)指導(dǎo)書中規(guī)定); 2) 文件化程序應(yīng)闡明影響質(zhì)量的人員的職責(zé)、 權(quán)限和相互關(guān)系, 說明實(shí)施各種不同活動(dòng)的 方式, 將采用的文件和將采用的控制方式; 3) 所有的文件化程序都應(yīng)簡(jiǎn)明和易懂;4) 以相同的結(jié)構(gòu)和格式編制每一個(gè)文件化程序. 程序文件編寫例參見附件2d. 關(guān)于計(jì)算器程序文件1) 優(yōu)點(diǎn)無須建立檔案管理隨時(shí)更新查尋方便更便于使用協(xié)助進(jìn)行質(zhì)量管理體系培訓(xùn)2) 缺點(diǎn)需要足夠的計(jì)算器終端(費(fèi)用)獲得硬拷貝較晚需要對(duì)使用者進(jìn)行培訓(xùn)必須尋找合適的軟件(費(fèi)用)文件編寫培訓(xùn)資料 (2) P 5/12 二. 質(zhì)量管理體系文件編寫方法 6/12 8. 三階文件的編寫a. 三階文件的主要類型 1) 生產(chǎn)作業(yè)指示書;2) 體系運(yùn)行中需要的辦法、規(guī)程、制度、準(zhǔn)則等; 3) 檢查、評(píng)價(jià)工作執(zhí)行情況的準(zhǔn)則、標(biāo)準(zhǔn)等; 4) 技術(shù)規(guī)范、法令、標(biāo)準(zhǔn)等.b. 文件應(yīng)包含的主要內(nèi)容:1) 生產(chǎn)操作類作業(yè)指導(dǎo)書工位(序)名稱、產(chǎn)品名稱、使用設(shè)備、所用材料(規(guī)格、數(shù)量)、操作步驟、環(huán)境條件、圖標(biāo)、完成后的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、流轉(zhuǎn)方式、注意事項(xiàng)等.2) 品質(zhì)驗(yàn)證類作業(yè)指導(dǎo)書工位(序)名稱、產(chǎn)品名稱、適用范圍、使用設(shè)備、設(shè)定條件、檢查項(xiàng)目、檢查方法、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、要提供的報(bào)告、注意事項(xiàng)等.3) 程序運(yùn)作辦法類作業(yè)指導(dǎo)書.同程序文件編寫格式文件編寫培訓(xùn)資料 (2) P 6/12 二. 質(zhì)量管理體系文件編寫方法 7/12 9. 流程圖運(yùn)用a) 當(dāng)遇到復(fù)雜、困難或大規(guī)模的任務(wù)時(shí), 最簡(jiǎn)單的解決辦法是將它分解為可控制的板塊或階段.b) 流程圖是確定過程各階段順序的方法.c) 在正式編寫程序文件前, 應(yīng)就流程圖所描述的過程現(xiàn)相關(guān)人員討論, 并取得一致意見.d) 流程圖符開始/結(jié)束準(zhǔn)備 過程/活動(dòng)/操作可選過程/活動(dòng)/操作抉擇連接 離頁連接符 匯總連接或者 建立文件摘錄 合并/文件歸檔文件編寫培訓(xùn)資料 (2) P7/12 二. 質(zhì)量管理體系文件編寫方法8/12 10. 體系文件編制必要性之判斷原則a ISO9001:2000要求組織建立以下正式的文件.1) 質(zhì)量手冊(cè);2) 文件控制;3) 質(zhì)量記錄的控制;4) 不合格的控制;5) 內(nèi)部審核;6) 糾正措施;7) 預(yù)防措施;b 判斷原則1) 員工的教育培訓(xùn)、能力;2) 過程中采用的技術(shù)和設(shè)備;3) 過程的重要性及對(duì)最終結(jié)果的影響和風(fēng)險(xiǎn)程度;4) 過程的復(fù)雜程度;5) 過程以往能力水平, 及出現(xiàn)質(zhì)量事故的分析;6) 客戶、合同及法律法規(guī)的要求;7) 客戶投訴分析;8) 過程策劃和流程圖的詳細(xì)程度.文件編寫培訓(xùn)資料 (2) P 8/12 二. 質(zhì)量管理體系文件編寫方法9/12 11.體系文件編號(hào)方法a 編號(hào)方法1) 質(zhì)量手冊(cè)編號(hào)方式 QM-0402- 對(duì)應(yīng)ISO9001:2000條款號(hào)(如076代表7.6條款)2) 程序文件編號(hào)方式 QP - - 流水號(hào) 對(duì)應(yīng)ISO9001:2000條款號(hào)3) 第三階文件編號(hào)方式WI - 流水號(hào) 對(duì)應(yīng)QP編號(hào)4) 記錄表單編號(hào)方式 FM- 流水號(hào) 對(duì)應(yīng)QP編號(hào)文件編寫培訓(xùn)資料 (2) P9/12 二. 質(zhì)量管理體系文件編寫方法 10/12 b. 編號(hào)方法二(參見附件2) 1) 文件類別代碼 QM(或A): 質(zhì)量手冊(cè); QP(或B): 程序文件; QB(或C): 作業(yè)指導(dǎo)書, 外來標(biāo)準(zhǔn); QR(或D): 記錄表單.2) 部門代碼 總經(jīng)理室(總或A)生產(chǎn)部(生或B)品管部(品或C) 3) 文件編號(hào) 類別代碼 部門代碼 流水號(hào)(001999) 例QP-B-001(或QP-生-001、BB001)代表由生產(chǎn)部制定的編號(hào)為001的程序文件. c.文件之編號(hào)方法三(盡量不采用) 部門代碼 分類號(hào)(A、B、C、D) 流水號(hào)(0199) 修改號(hào)(0199) (第一次制定不需修改號(hào)) 例: A-B-01-03代表由總經(jīng)理室制定的經(jīng)第三次修改的編號(hào)為01的 程序文件.二. 質(zhì)量管理體系文件編寫方法 11/12 10. 文件版次控制a.方法一 以二位數(shù)阿拉伯字表示, 自“00”開始. 例:“03”代表該文件已到第三版本.b.方法二(參見附件2)1) 文件版本以大寫英文字母表示, 第一次發(fā) 行為A版, 第二版為B版, 以此類推.2) 文件修訂以阿拉伯?dāng)?shù)字表示, 始發(fā)為0次, 第一次修訂為1, 以此類推,當(dāng)修訂超過3 次(不包括3次),無論變更大小, 必須改版 發(fā)步. 例: A/2, 代表該文件狀態(tài)為A版本, 第二次修改. c. 方法三(參見本章9(C)內(nèi)容). 以修改號(hào)直接接于文件編號(hào)后作狀態(tài)標(biāo)識(shí). 文件編寫培訓(xùn)資料 (2) P11/12 二. 質(zhì)量管理體系文件編寫方法 12/12 11. 文件章節(jié)序號(hào)控制 依文件編寫之國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)要求編制文件. 6.2.3.1 第1項(xiàng) 第3段 第2節(jié) 第6章 例: 6. 程序內(nèi)容 6.1 6.1.1 6.1.2 6.2 6.2.1 6.2.1.1 6.2.1.2 6.2.2 文件編寫培訓(xùn)資料 (2) P12/12附件 附件1 質(zhì)量手冊(cè)編寫例 1/2 GIANT 質(zhì) 量 手 冊(cè)編號(hào): QM-0402-422版本: A 發(fā)行日期: 2000.12.28修訂: 0次生效日期: 2000.12.28 2.3 質(zhì)量手冊(cè)的管制 共 37 頁 第 5 頁 1. 目 的: 為使質(zhì)量手冊(cè)符合ISO9001:2000質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)并能維持實(shí)用性. 2. 適用范圍: 本手冊(cè)的制定、修訂、頒行與廢止均適用. 3. 職 責(zé): 由ISO推行委員會(huì)負(fù)責(zé)本手冊(cè)的制定與修訂并確保有效實(shí)施. 4. 相關(guān)文件: 文件與記錄控制程序(QP-423-01) 5. 管理重點(diǎn): 5.1 本手冊(cè)由ISO推委會(huì)總主任負(fù)責(zé)依據(jù)工廠質(zhì)量方針及ISO9001:2000的要求起草, 經(jīng)ISO 推委會(huì)全體成員初審后交管理代表(副總經(jīng)理)審核, 最后呈總經(jīng)理核準(zhǔn)后頒行. 5.2 本手冊(cè)的發(fā)放單位為編制課級(jí)以上(含)單位, 發(fā)放人為各課課長(zhǎng), 經(jīng)理, 總(副總)經(jīng)理, 原稿由文管中心保存. 5.3 工廠內(nèi)部使用和第三方認(rèn)證的本手冊(cè)皆為控制文件, 如客戶需要, 經(jīng)管理代表同意可 以由文管中心登記發(fā)給, 凡發(fā)給客戶用的本手冊(cè)為非受控文件. 5.4 本手冊(cè)持有人調(diào)離本職位時(shí), 必須將手冊(cè)交回文控中心, 由文控中心發(fā)給新任該 職位者. 5.5 如因?qū)嶋H需要需作修訂、廢止時(shí), 均循制定相同流程, 經(jīng)總經(jīng)理核準(zhǔn)后始得有效. 5.6 本手冊(cè)修訂部分, 應(yīng)于修訂記錄單中予以記錄. 5.7 本手冊(cè)其它控管事宜均在文件與記錄控制程序中加以描述. 文件編寫培訓(xùn)資料 (3) P 1/12附件 附件1 質(zhì)量手冊(cè)編寫例 2/2 GIANT 質(zhì) 量 手 冊(cè)文件編號(hào): QM-0402-823版本: A 發(fā)行日期: 2000.12.28修訂: 1次生效日期: 2000.12.288.2.3 內(nèi)部質(zhì)量審核 共 37 頁 第 34 頁 1. 目 的: 通過規(guī)定審核質(zhì)量管理體系的權(quán)責(zé)與行動(dòng), 以確保其符合規(guī)定的管理程序. 2. 適用范圍: 本廠質(zhì)量管理體系所規(guī)定的全部事項(xiàng). 3. 職 責(zé): 由ISO推行委員會(huì)總主任對(duì)形成文件的程序內(nèi)容負(fù)責(zé), 管理代表確保有效 實(shí)施. 4. 相關(guān)文件: 內(nèi)部質(zhì)量審核程序(QP-8.23-01) 5. 管理重點(diǎn): 5.1 工廠通過制定并有效實(shí)施內(nèi)部質(zhì)量審核程序來進(jìn)行內(nèi)部質(zhì)量審核. 5.2 本廠內(nèi)部質(zhì)量審核每半年必須進(jìn)行一次, 次年的內(nèi)審計(jì)劃應(yīng)在當(dāng)年12月份編制完 成, 一年內(nèi)的審核必須覆蓋本廠整套ISO9001:2000質(zhì)量管理體系. 5.3 每次內(nèi)審實(shí)施前必須編制具體的審核計(jì)劃, 排定進(jìn)度并作好內(nèi)審檢查表, 報(bào)管理代表 核準(zhǔn). 5.4 內(nèi)審人員及內(nèi)審小組長(zhǎng)由管理代表指派產(chǎn)生, 但所有內(nèi)審人員必須經(jīng)過培訓(xùn)并持有內(nèi) 審員資格證書, 且符合工廠其它規(guī)定要求. 5.5 必須保證內(nèi)審時(shí)內(nèi)審員與被審核部門的機(jī)能無關(guān). 5.6 內(nèi)審結(jié)果應(yīng)作成書面記錄, 不符合事項(xiàng)應(yīng)填寫矯正措施單,矯正措施單以記錄 不符合事項(xiàng)產(chǎn)生原因、糾正措施、糾正期限以及糾正實(shí)施效果的驗(yàn)證情況. 5.7 對(duì)發(fā)出的矯正措施單應(yīng)進(jìn)行跟蹤內(nèi)審, 直到該程序是在有效執(zhí)行狀態(tài)為止. 5.8 內(nèi)審結(jié)束后應(yīng)寫出內(nèi)審報(bào)告, 由管理代表綜合跟進(jìn)內(nèi)容情況, 并在管理審查會(huì)議中 報(bào)告. 5.9 所有的內(nèi)審記錄應(yīng)歸文控中心保存, 保存期為三年. 文件編寫培訓(xùn)資料 (3) P 2/12附件 附件2 程序文件編寫例 1/7 GIANT 文件及資料控制程序編號(hào): QP-文-003版本: A 發(fā)行日期: 2000.12.28修訂: 0次生效日期: 2000.12.28 共 7 頁 第 1 頁 1. 目的為確保本公司文件及資料的管理有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn), 特制定本程序. 2. 適用范圍 本程序適用公司所有質(zhì)量管理體系內(nèi)相關(guān)文件、資料的控制. 3. 職責(zé) 3.1 文件的制(修)定, 由各責(zé)任部門負(fù)責(zé). 3.2 文件的保管 3.2.1 管理類文件包括質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書等文件正本, 由文控中心派專人 管理. 3.2.2 各部門負(fù)責(zé)本部門職責(zé)范圍內(nèi)文件及資料的管理. 3.2.3 外來資料由工程部負(fù)責(zé)管理. 4. 相關(guān)文件 4.1 質(zhì)量記錄控制程序 QP-文-002 4.2 控制文件追加及作廢辦法 QB文-002 4.3 外來資料管理辦法 QB-工-011 5. 定義 (無) 6. 程序內(nèi)容 6.1 文件分類, 公司的文件及資料分為 QM 質(zhì)量手冊(cè) QP 程序文件 QB 作業(yè)指導(dǎo)書、標(biāo)準(zhǔn) QR 記錄表格 6.2 文件編號(hào) 6.2.1 文件資料按以下規(guī)定編號(hào) 分類代碼 部門代碼 流 水 號(hào) 6.2.1.1 部門代碼分為: 總經(jīng)理室(總) 倉庫(倉) 文控中心(文) 制造部(制) 品管部(品) 業(yè)務(wù)部(業(yè)) 工程部(工) 采購部(采) 文件編寫培訓(xùn)資料 (4) P 3/12附件 附件2 程序文件編寫例 2/7 文 件 類 別制 訂審 核批 準(zhǔn)質(zhì)量手冊(cè)程序文件作業(yè)指導(dǎo)書質(zhì)量管理代表相關(guān)主管組長(zhǎng)以上總經(jīng)理質(zhì)量管理代表相關(guān)部門主管以上總經(jīng)理總經(jīng)理質(zhì)量管量代表GIANT 文件及資料控制程序編號(hào): QP-文-003版本: A 發(fā)行日期: 2000.12.28修訂: 0次生效日期: 2000.12.28 共 7 頁 第 2 頁 6.2.1.2 流水號(hào)(分流水號(hào))為同類別同單位文件發(fā)行的流水號(hào)001-999. 6.2.2 檢驗(yàn)指導(dǎo)書、材料明細(xì)表、生產(chǎn)作業(yè)流程圖、生產(chǎn)作業(yè)指導(dǎo)書等文件之文件編號(hào)還 需在流水號(hào)后加分流水號(hào)(001-999), 以區(qū)分同一類型不同用途之作業(yè)指導(dǎo)書. 如: QB- 工- 007-008代表材料明細(xì)表類的第八份. 6.2.3 QR類文件各由部門將設(shè)計(jì)原稿交由文控中心集中編號(hào)保管, 使用時(shí)各記錄窗體管理 按質(zhì)量記錄控制程序執(zhí)行. 6.2.4 外來資料按外來資料管理辦法編號(hào)及管理. 6.2.5 外來標(biāo)準(zhǔn)由文控中心統(tǒng)一編號(hào)管理. 6.3 文件的制訂、審核、修改. 6.3.1 公司體系文件由各相關(guān)部門編制后, 填寫文件擬制(修改)申請(qǐng)單(附件1), 按表 列職責(zé)進(jìn)行審核批準(zhǔn)后, 交文控中心編號(hào)發(fā)布. 6.3.2 文件的修訂(更改)由原制訂單位負(fù)責(zé), 填寫文件抑制(修改)申請(qǐng)單及修改記錄 (附件2)按6.3.1審核批準(zhǔn), 發(fā)布. 6.4 文件版次 6.4.1 文件版本以大寫英文字母表示: 第一次發(fā)行為A版, 第二版為B版, 以此類推. 6.4.2 若文件只作小部分修改, 可作為修訂記錄, 以阿拉伯?dāng)?shù)字表示, 始發(fā)時(shí)為0次, 第一 次修訂為1次, 以此類推, 當(dāng)修訂超過3次(不包括3次)時(shí), 無論更改大小, 必須改版 發(fā)布. 6.5 文件發(fā)行 6.5.1 文件按6.3項(xiàng)審核批準(zhǔn)后, 交文控中心負(fù)責(zé)辦理印刷、發(fā)布及歸檔登記文件資料 發(fā)行(回收)一覽表(附件3)及文件管理臺(tái)帳(附件4). 6.5.2 每一種文件在發(fā)布時(shí)文控中心應(yīng)在封面加蓋紅色文件受控狀態(tài)印章(附件5)及填寫 持有人編號(hào), 并將文件發(fā)放情況登記在文件資料發(fā)行(回收)一覽表上, 由受件人 簽收. 6.5.2.1 無受控狀態(tài)印章或無文件持有編號(hào)的文件資料(除文控中心或工程部持有之文件正 本)視為無效文件, 禁止在現(xiàn)場(chǎng)使用. 6.5.3 屬修訂重新改版發(fā)行的文件, 按6.3條填寫文件擬制(修訂)申請(qǐng)單(附件1)經(jīng)審 批后, 文控中心負(fù)責(zé)更換修訂、改版文件, 按文件資料發(fā)行(回收)一覽表上登記 發(fā)放單位逐一回收舊文件, 更換新文件, 并由受件人進(jìn)行簽收. 文件編寫培訓(xùn)資料 (4) P 4/12附件 附件2 程序文件編寫例 3/7 GIANT 文件及資料控制程序 編號(hào): QP-文-003版本: A 發(fā)行日期: 2000.12.28修訂: 0次生效日期: 2000.12.28 共 7 頁 第 3 頁 6.6 文件管理 6.6.1 文件受控狀態(tài)分為受控、非受控、作廢. 6.6.1.1 受控文件, 文控中心負(fù)責(zé)通過文件資料發(fā)行(回收)一覽表確?，F(xiàn)場(chǎng)使用文件是 有效版本. 文控中心或工程部保留存盤的文件原稿, 不蓋受控印章, 但視為受控文 件管理. 6.6.1.2 非受控文件, 文件修訂及更改版本后不需要回收, 此類文件只能在文控中心保管, 加蓋“非受控”印章(附件6), 發(fā)給有此需要的客戶. 6.6.1.3.1 對(duì)修訂、改版后的回收文件, 除留下文控中心的原稿加蓋“作廢”印章(附件7) 及注明作廢人簽名及日期專門歸檔保管外, 其余回收文件由文控中心統(tǒng)一銷毀. 6.6.1.3.2 因體系更改, 工藝更改需作廢的文件, 按控制文件追加及作廢辦法執(zhí)行. 6.6.2 文控中心負(fù)責(zé)定期(每年一次)向深圳標(biāo)準(zhǔn)化情報(bào)所、電子部五所等單位查詢, 以確 保外來標(biāo)準(zhǔn)的最新版本. 7. 流程圖 (略) 8. 附件 8.1 文件擬制(修訂)申請(qǐng)單 QR-文-004 8.2 修改記錄 QR-文-005 8.3 文件資料發(fā)行(回收)一覽表 QR-文-006 8.4 文件管理臺(tái)帳 QR-文-007 文件編寫培訓(xùn)資料 (4) P 5/12附件 附件2 程序文件編寫例 4/7 申請(qǐng)部門文件名稱申 請(qǐng) 人文件編號(hào)擬制 修訂 第次修訂文件擬發(fā)行部門: 總經(jīng)理室 份 工 程 部 份 制 造 部 份 文控中心 份 品 管 部 份 業(yè) 務(wù) 部 份 采 購 部 份 倉 庫 份 GIANT 文件及資料控制程序編號(hào): QP-文-003版本: A 發(fā)行日期: 2000.12.28修訂: 0次生效日期: 2000.12.28 共 7 頁 第 4 頁 附件1文件擬制(修改)申請(qǐng)單核準(zhǔn): _ 審核: _ QR 文-004 文件編寫培訓(xùn)資料 (4) P 6/12附件 附件2 程序文件編寫例 5/7 文件編號(hào)原版次修改理由修 改 記 錄頁 次項(xiàng) 次舊 規(guī) 定新 規(guī) 定核準(zhǔn): _ 審核: _ 修定: _QR-文-005GIANT 文件及資料控制程序編號(hào): QP-文-003版本: A 發(fā)行日期: 2000.12.28修訂: 0次生效日期: 2000.12.28 共 7 頁 第 5 頁 附件2修改記錄 文件編寫培訓(xùn)資料 (4) P 7/12附件 附件2 程序文件編寫例 6/7 文件名稱文件編號(hào)版次持有編號(hào)分發(fā)部門發(fā)行日期簽收人回收日期簽收人備注回收文件原件存盤審核: _ 制表: _ 日期: _ QR-文-006 附件5 附件6 附件7GIANT 文件及資料控制程序編號(hào): QP-文-003版本: A 發(fā)行日期: 2000.12.28修訂: 0次生效日期: 2000.12.28 共 7 頁 第 6 頁附件3文件資料發(fā)行(回收)一覽表非受控文件作 廢作廢人: 日期: 文件編寫培訓(xùn)資料 (4) P 8/12附件 附件2 程序文件編寫例 7/