ERP原理與應用-第5章.ppt

2009年2月 北京石油化工學院經濟管理學院 第五章基礎數據管理 學習目標 理解企業(yè)基礎數據管理的重要性 掌握ERP對企業(yè)數據的要求 理解靜態(tài)數據與動態(tài)數據的含義 掌握企業(yè)中主要的數據類型與特點 理解數據管理中的主要編碼規(guī)則 了解條形碼與EPC在物料編碼中的應用以及未來的應用價值 理解數據管理在ERP實施過程中的上線要求與進程安排 本章主要內容 5 1數據管理的重要性5 2主要的基礎數據5 3編碼規(guī)則與編碼應用復習思考題 5 1數據管理的重要性 對于ERP的實施 業(yè)內有這樣一句話 三分技術 七分管理 十二分數據 由此可見數據對于ERP系統(tǒng)的重要性 為什么數據是一個大問題 企業(yè)在沒有上信息化之前使用手工方式進行管理 手工方式下的數據 主要是以部門為單位進行處理 部門之間用單據進行業(yè)務數據的流轉 本部門內用臺賬進行數據記錄與統(tǒng)計 月底通過對賬保持部門內和部門之間數據一致 這種方式下 同樣一個數據在不同部門內的記錄格式不同 此外由于單據流轉緩慢 在某一時間點上 同樣的業(yè)務數據在不同部門不僅描述的內容可能不同 數據的結果也是不一致的 比如 銷售部門掌握的庫存數據與倉庫管理員掌握的數據就可能不同財務部門掌握的數據與銷售部門和倉庫的數據又不相同 由于一種產品就可能出現(xiàn)多個部門多種數據的情況 那么企業(yè)內部的產品與零部件可能達到上千種 這樣的管理方式產生數據不準確的比例該有多少 此外 企業(yè)內部管理方式不同 對數據的要求與統(tǒng)計口徑不一致 數據冗余 不規(guī)范的情況比較多 手工環(huán)境下 有些不一致的情況經過人工的加工與處理可以達到一致 但這時所得到的數據已經在時間上滯后很多了 這就是手工管理的低效率之處 所以 如果問ERP實施的瓶頸是什么 會有相當多的人認為 在離散制造業(yè) 數據是成功實施ERP的嚴重瓶頸 為什么在其他的系統(tǒng)實施過程中 數據問題沒有成為如此嚴重影響系統(tǒng)實施成功的關鍵問題呢 計算機輔助設計系統(tǒng)的應用為什么推廣較快 同樣因為除準備各種標準庫以外 有時是供應商可以提供 或者可以買到 數據準備量也不大 而ERP 特別是離散制造業(yè)的ERP系統(tǒng)中 企業(yè)數據是買不來的 不經過痛苦的數據準備過程根本運行不起來 實踐表明 哪里的數據準備工作量大或者復雜 哪里的系統(tǒng)應用就不順利 或者即使系統(tǒng)運行但很難取得預期的效果 目前數據問題已經成為ERP項目實施高失敗率的主要原因之一 數據的及時性 準確性 一致性和完整性對ERP系統(tǒng)是至關重要的 及時指必須在規(guī)定的時間內進行數據的采集和處理 數據的產生與業(yè)務緊密相關 業(yè)務一旦進行 就要有數據記錄 有些記錄需要審核批準 這些必須在規(guī)定的時間內完成 準確是指數據與實際相符 避免或減少人為的錯誤 在關鍵環(huán)節(jié)需要增加系統(tǒng)對數據的檢驗和人工審核 一致指各部門的數據相同 通常要求數據的輸入在業(yè)務的發(fā)生地進行 其他部門與人員無權對數據進行更改 對出現(xiàn)的錯誤要由出錯的人更改 完整是指數據要滿足企業(yè)各部門管理的需要 因此系統(tǒng)內的數據應當沒有疏忽和遺漏 為了達到ERP系統(tǒng)對數據的要求 在ERP項目實施過程中采取必要的措施保證數據管理的質量是必要的 通常認為可以采取以下措施 1 企業(yè)管理層對企業(yè)內部的 數據質量 給予高度重視 嚴肅對待 2 建立數據管理崗位責任制 大企業(yè)應該有專門機構來制定企業(yè)數據的標準 中小企業(yè)也應當有專人負責 標準應充分考慮到ERP系統(tǒng)運行的需要 3 及時將所制定的標準 以企業(yè)公文的形式發(fā)布 讓相關人員了解 并方便執(zhí)行 4 培訓員工 使每個人都對數據的重要性有充分的認識 對所經手的數據負責 5 定期清理數據 調整相關業(yè)務流程和操作規(guī)程 清除垃圾數據和已經失效的數據 6 采取相應的管理措施 對易出問題的數據所對應的實體如倉庫物料給予特別的保證 如物料分類存放 購買相關的計量儀表等 數據管理不是只在系統(tǒng)實施階段需要特別的關注 在系統(tǒng)運行階段同樣不能放松對數據的管理 通常在系統(tǒng)實施時 需要遵循必要的操作規(guī)程 在程序上保證數據質量 1 控制重復數據 在上線前錄入數據過程中 如果數據量比較大 需要控制重復數據 必要時單獨編一個小程序 以自動控制重復的數據 同時還要同步檢查 2 鎖定不允許修改的數據 某些數據是對實體進行描述的狀態(tài)數據 比如對物料的描述數據 對業(yè)務崗位與權限的設定等 這些數據一旦確定 不能隨意修改 所以將其鎖定 3 及時對賬 盡早對賬 因為越晚對賬數據的差異越大 越難查找原因 4 業(yè)務處理與數據錄入同步進行 系統(tǒng)運行后 要從管理上嚴格要求業(yè)務處理與數據錄入同步進行 數據錄入應在業(yè)務發(fā)生地點完成 不能積壓單據一次性補錄 5 定期評估 定期采用一些方法對數據進行評估 比如咨詢公司通常有一套數據質量的評估方法 在系統(tǒng)運行一段時間后做數據評估是提高數據質量必不可少的工作 實際上 不少企業(yè)通過數據評估 往往能夠發(fā)現(xiàn)以前所忽視的管理上的問題 經過幾輪調整后 企業(yè)實施ERP的效益就體現(xiàn)出來了 5 2主要的基礎數據 5 2 1基礎數據分類企業(yè)內部管理數據可以簡單地分為兩大類 即靜態(tài)數據和動態(tài)數據 也可稱為基礎數據和事務數據 1 靜態(tài)數據靜態(tài)數據是指那些在系統(tǒng)運行的生命周期中基本保持不變的數據 它們不隨企業(yè)業(yè)務的變化而改變 它們是企業(yè)開展業(yè)務活動所需要的基礎數據 靜態(tài)數據通常在系統(tǒng)正式運行前已設置完成 不允許修改或必須經過特定授權的人員修改 就像單位的人事檔案信息一樣 系統(tǒng)通過對靜態(tài)數據的管理來保證同一數據在整個系統(tǒng)中的惟一性 2 動態(tài)數據動態(tài)數據是指隨企業(yè)業(yè)務的變化而不斷改變的數據 它是對業(yè)務過程的記錄 只要有業(yè)務發(fā)生便有動態(tài)數據 例如采購信息 庫存信息 銷售信息 出勤信息等 動態(tài)數據的值與時間點密切相關 因而有期初數據 月末數據 年終數據以及即時數據等 對動態(tài)數據的管理是貫穿了系統(tǒng)開發(fā)與運行的全過程 理論上 ERP系統(tǒng)要求動態(tài)數據在每一個時間點上都是準確無誤的 包括上線前的期初數據以及運行過程中的即時數據 不論是靜態(tài)數據還是動態(tài)數據 在ERP系統(tǒng)中都必須是惟一的 為了保證數據的惟一性 就要給這些龐大的數據集編碼 編碼問題我們將在下一節(jié)闡述 5 2 2主要的基礎數據 ERP系統(tǒng)運行需要的數據量很大 雖然不同企業(yè)的具體業(yè)務數據不同 但數據的種類與特征基本相同 在對數據加工整理之前我們首先需要了解企業(yè)中主要的基礎數據 1 物料數據物料數據不僅是企業(yè)生產過程管理的基礎 也是MRP運行必備的數據源 ERP中物料概念具有廣泛的含義 它不僅包含產品與原材料 也包括半成品 零部件 五金工具 包裝材料 它不僅包括企業(yè)中的全部物流實體 有時也包括中間件或虛擬件 因此物料數據是所有數據中數量最多 分布最廣 最復雜的數據集 物料數據基本是靜態(tài)數據 主要包括 物料代碼與描述數據物品顏色或規(guī)劃數據 物料分類數據 物料清單數據 獨立需求數據等 其中物料清單數據編制的工作量比較大 技術水平要求比較高 詳見第6章 2 能力數據MRP運行輸出物料需求計劃 該計劃必須與能力計劃相輔相成 才能保證計劃的可行性 需求占用多少能力資源需要通過相關的能力數據計算出來 通常能力需求計算的單位以工作中心為基本單位 由于能力數據涉及企業(yè)具體的生產單位 生產設備 人員技術水平與出勤情況 因此能力數據也是企業(yè)數據中比較復雜 管理難度較大的數據集合 與物料數據相同 能力數據也基本是靜態(tài)數據 主要包括 工廠日歷數據 工作中心數據 生產工藝數據 工序進度數據 產品定額工時數據 工作中心負荷數據 可用資源數據等 3 庫存數據庫存業(yè)務管理應能為企業(yè)提供準確的庫存數據 包括各種原料與產品 而實際企業(yè)內部庫存數據出現(xiàn)錯誤的幾率是最高的 因為庫存管理的物料種類多 物料出入庫頻繁 情況復雜 很難保證各種物料數據的準確無誤 因此在管理上需要對物料進行分類 A B C三類物料管理要求的準確度有一定差別 庫存業(yè)務需要的數據包括靜態(tài)與動態(tài)數據兩種 靜態(tài)數據包括 倉庫代碼數據 多個倉庫的話 區(qū)域代碼數據 貨位代碼數據 ABC分類碼數據 物品領料原因數據 庫存操作原因數據 物品財務類別數據 倉庫人員資料數據 往來單位資料數據等 動態(tài)數據包括 物料出入庫數據 物料庫存數據 物品貨位庫存數據 4 銷售數據銷售是企業(yè)對外服務的窗口 是連接企業(yè)內部與外部的橋梁 銷售業(yè)務完成的好壞直接影響企業(yè)經營規(guī)劃與銷售運作規(guī)劃的實現(xiàn) 銷售業(yè)務需要的數據包括靜態(tài)與動態(tài)數據兩種 靜態(tài)數據包括 客戶資料數據 客戶分類數據 服務政策數據 服務人員資料 維修服務項目數據 訂貨方式數據 交貨方式數據 退貨原因數據 訂單或合同終止原因數據等 動態(tài)數據包括 銷售計劃數據 銷售發(fā)票數據 簡約數據與明細數據 銷售訂單數據 銷售傭金數據 商品報價數據 合同數據 發(fā)貨單數據 售后服務記錄數據等 5 采購數據采購業(yè)務是企業(yè)經營運作的起點 對供應商充分了解與選擇 及時 高效 低成本完成企業(yè)制定的采購計劃是它的業(yè)務目標 采購業(yè)務需要的數據包括靜態(tài)與動態(tài)數據兩種 靜態(tài)數據包括 供應商資料數據 采購員資料數據 交貨方式數據 訂貨方式數據 退貨原因數據 供應商分類數據 訂單或合同終止原因數據等 動態(tài)數據包括 采購訂單數據 采購計劃數據 供應商評估數據 收貨檢驗結果數據 收貨數據 商品報價數據 請購單數據 采購合同數據 采購退貨數據等 6 生產數據生產過程是計劃的實施過程 是按照生產計劃的分解將任務按時間按工作量分配到車間或工作中心 理論上 各車間或各工作中心每天將完成的工作記入系統(tǒng)中 形成生產過程的詳細記錄以便管理 銷售部門掌握生產情況 但在實際操作中 生產過程的數據記錄一般不能達到即時記錄 因此可根據企業(yè)管理需求采取按批次記錄或按時區(qū)記錄的方式進行 生產數據也同樣包括靜態(tài)與動態(tài)兩種數據 靜態(tài)數據包括 車間代碼與描述數據 班組數據 工裝夾具數據 工種代碼數據 工票類別數據 工人技師資料數據 例外信息數據 工序優(yōu)先級別數據等 動態(tài)數據包括 生產訂單數據 任務優(yōu)先級別數據 工序作業(yè)計劃數據 車間用料數據 工票用料數據 產品完工數據 成品與廢品數據 工序計件單價數據 人員工時數據等 7 財務數據財務管理涉及企業(yè)的各個職能部門 財務部門將各個部門的業(yè)務過程所需要的財務數據記錄并支付或收取資金 同時完成財務核算 財務數據包括靜態(tài)與動態(tài)數據兩種 靜態(tài)數據包括 詳細的會計科目設置數據 憑證類型數據 財務人員資料數據 支票數據 付款條件數據 產品檔案數據 地區(qū)分類數據 客戶與供應商資料數據 含銀行賬號等信息 可與銷售與采購業(yè)務中的信息共享 等 動態(tài)信息 會計科目中的所有項目數據均為動態(tài)數據 因項目較多不一一列舉 參見財務管理 8 人力資源數據人力資源的計算機化管理通常有一個專門的軟件 人力資源管理 Humanresourcesmanagement HRM 有的ERP軟件可能不包括HRM功能 而是建議企業(yè)采用獨立的HRM軟件 人力資源雖然不是企業(yè)業(yè)務流程中的核心業(yè)務 但人力資源為企業(yè)主要業(yè)務提供重要的支持 特別是近年來受到重視的企業(yè)績效考核使企業(yè)人員與業(yè)務工作聯(lián)系更加緊密 因此將人力資源管理集成到ERP系統(tǒng)中更有利于企業(yè)內部信息的集中管理 人力資源數據包括靜態(tài)與動態(tài)數據 并以靜態(tài)數據為主 靜態(tài)數據包括 人事檔案數據 人力資源計劃數據 人員基本報酬數據 工作描述數據 崗位或職位責任與待遇數據 工種代碼數據 職稱或資歷數據 住房數據 培訓項目數據等 動態(tài)數據包括 培訓計劃數據 招聘數據 人員動態(tài)報酬數據 考勤數據 績效評估數據 測試結果數據等 9 其他數據除上述基本數據外 企業(yè)還有一些需要管理的數據 如與設備運行狀態(tài)有關的數據 包括 設備運行統(tǒng)計數據 事故記錄數據 維修保養(yǎng)數據 精度檢測數據 維修記錄數據 設備維修工時定義數據等 還有與質量管理有關的數據等 5 3編碼規(guī)則與編碼應用 數據管理主要有二方面內容 一是數據的規(guī)范化 二是數據的準確度 5 3 1數據的規(guī)范化 我們知道手工數據的特點是數據分散 一項管理信息常常在多個部門都有記錄 不僅工作重復而且數據可能不一致 ERP所追求的同一數據在系統(tǒng)中保持惟一性和共享性 達到這一目標需要做二項工作 數據分類編碼規(guī)范化 數據描述規(guī)范化 1 數據分類與編碼數據分類是根據數據所描述對象的某些屬性對數據進行歸類 分類可以將具有相同屬性的數據集中 同時也使不同屬性的數據分開 即不互相干擾 又便于統(tǒng)計分析 分類法存在于各種數據管理之中 比如對供應商分類 對物料分類 數據編碼將企業(yè)每種數據給予一個固定的代碼 代碼與數據存在一一對應的關系 企業(yè)中數據量大 編碼工作也就比較復雜 因此需要制定統(tǒng)一的規(guī)則 實際上 數據準備工作中最難的是制定編碼規(guī)則 這也是最占用時間的工作 編碼應當遵循以下原則 1 惟一性必須保證一個編碼對象僅被賦予一個代碼 一個代碼只反映一個編碼對象 2 實用性編碼體系應當符合企業(yè)的業(yè)務特點和管理需求 既充分考慮企業(yè)發(fā)展對信息編碼的需求 又兼顧企業(yè)的現(xiàn)狀 要從實用性出發(fā) 掌握好編碼的精細度 過細的編碼不實用 過粗的編碼不管用 3 統(tǒng)一的編碼結構編碼由一個或者若干不同分類角度的分類碼構成 統(tǒng)一的編碼結構含意如下 任何對象在其整個生命周期內標識碼保持不變 所有分類碼具有相同的編碼結構 4 標準化編碼應提高標準化程度 充分考慮到與外部環(huán)境的接軌而盡可能與相關的國家標準 行業(yè)標準相吻合 5 便于ERP系統(tǒng)處理由于編碼將在計算機信息處理系統(tǒng)中應用 故編碼應當符合計算機數據處理的要求 因此編碼在考慮管理需求時還要重點考慮計算機處理的方便與快捷性 6 易用性編碼應盡可能好記易用 所以要在滿足管理要求的情況下盡可能短小 常用的編碼應盡量避免字母與數字混合 以提高錄入效率 2 代碼的設計方法目前最常用的分類方法概括起來有兩種 一種是線分類法 一種是面分類法 在實際應用中根據具體情況選擇使用 線分類法是目前用得最多的一種方法 尤其是在手工處理的情況下它幾乎成了唯一的方法 線分類法的主要出發(fā)點是 首先給定母項 母項下分若干子項 由對象的母項分大集合 由大集合確定小集合 最后落實到具體對象 分類的結果形成了一層套一層的線性關系 如圖5 1所示 線分類法劃分類時要掌握兩個原則 唯一性和不交叉性 否則分類后如果出現(xiàn)有二義性 將會給后續(xù)工作帶來諸多不便 線分類法的特點 結構清晰 容易識別和記憶 容易進行有規(guī)律的查找 與傳統(tǒng)方法相似 對手工系統(tǒng)有較好的適應性 主要缺點是結構不靈活 柔性較差 面分類法是將描述對象不同的特點或屬性劃分成不同的面 每個面用數據或符號表示 將各個面的符號值組合起來就成為該對象的代碼 如表5 1所示 面分類法的特點是 柔性好 面的增加 刪除 修改都很容易 可實現(xiàn)按任意面組配并靈活檢索的需要 對機器處理有良好的適應性 缺點是不易直觀識別 不便于記憶 表5 1面分類法在人員編碼中的應用 2312表示職稱為副教授管理專業(yè)的女性教師 2 常用的代碼種類順序碼以某種順序 遞增或遞減 形式編碼 如各種票據的編號 都是順序碼 區(qū)間碼將順序碼分成若干區(qū)段 每一區(qū)段代表部分編碼對象 如001 100號碼代表最終產品編號 101 200半成品編號 200以上代表零部件編號等 這種編碼屬于區(qū)間碼 層次碼在代碼結構中 為實體的每個屬性確定一位或幾位編碼 并排成一定的層次關系 中國目前使用的居民身份證就是采用一個15位的數字碼 前6位表示地區(qū)編碼 中間6位表示出生年月日 最后3位表示順序號和其他狀態(tài) 性別等 這種數字碼屬層次碼 這種編碼優(yōu)點是易于校對 易于處理 缺點是不便記憶 助憶碼以純字符形式編碼 英文全稱或簡稱 漢語拼音全拼或字頭等 這類編碼常用于程序設計中的字段名 變量名編碼 比如材料成本表用CLCB拼音字頭表示 這種編碼優(yōu)點是可輔助記憶 缺點是校對不易 不易反映分類的結構混合碼即以字符和數字混合形式編碼 混合碼是在各類管理中比較常見的另一類編碼形式 這種編碼的優(yōu)點是易于識別 易于表現(xiàn)對象的系列性 缺點是不易校對 尾數碼在設計好的代碼后 再增加一位 作為代碼的組成部分 增加的一位 即為校驗位 通過確定一個固定的算法得到并驗證正確與否 3 條形碼與RFID EPC技術條形碼技術是把計算機所需的數據用一種條形碼來表示 然后將條形碼數據轉換成計算機可以自動閱讀的數據 條形碼技術包括條形碼編制規(guī)則 條形碼譯碼技術 條形碼印刷技術 數據通訊技術及計算機技術等 它是一門綜合技術 任何一種條形碼都是按照預先規(guī)定的條形碼編碼規(guī)則和有關技術標準 由條和空組合而成的 我們在超市購買的商品都有條形碼標志 收銀員用掃描儀閱讀條碼 快速記錄商品信息與價格 現(xiàn)在條形碼技術已經達到普及階段了 它的特點是符號占用空間小 信息密度較大 到目前為止 世界上共有四十多種條形碼編碼方法 企業(yè)可以根據需要選擇編碼方法并設置檢驗數據位 條形碼技術在企業(yè)物料管理方面具有獨特的優(yōu)勢 條碼符號占用空間小 信息密度遠大于普通編碼 采用條碼技術能更加快速準確完成庫存出入庫操作 通過采集貨物單件信息 處理采集數據 建立庫存的入庫 出庫 移庫 盤點數據 使庫存操作完成更加準確 條碼數據采集系統(tǒng)可以為ERP生產管理提供準確的統(tǒng)計數據 并能給企業(yè)成本管理提供有力的保障 此外 條碼技術還可以為集成制造系統(tǒng) ComputerIntegratedManufacturingSystem CIMS 提供支撐 并為企業(yè)應用CAPP Computeraidedprocessplanning 技術 實施工藝信息化提供保證 RFID TadiofrequencyID 是一項易于操控 簡單實用且特別適合用于自動化控制的靈活性應用技術 其所具備的獨特優(yōu)越性是其他識別技術無法企及的 它既可支持只讀工作模式也可支持讀寫工作模式 且無需接觸或瞄準 可自由工作在各種惡劣環(huán)境下 可進行高度的數據集成 另外 由于該技術很難被仿冒 侵入 使RFID具備了極高的安全防護能力 EPC的全稱是ElectronicProductCode 中文譯作產品電子代碼 它是為了提高物流供應鏈管理水平 降低成本而發(fā)展起來的一項新技術 可以實現(xiàn)對所有實體對象 包括零售商品 物流單元 集裝箱 貨運包裝等 的惟一有效標識 EPC系統(tǒng)則是以EPC為每一實體對象的標識碼 利用RFID 射頻識別 技術優(yōu)勢和互聯(lián)網的基礎資源優(yōu)勢 搭建一個覆蓋全球的 物聯(lián)網 EPC的信息編碼方式可以與傳統(tǒng)的條碼兼容 但是其信息容量大大增強 彌補了條碼技術不能識別到單品層次的不足 同時由于EPC系統(tǒng)采用了比條碼技術更為先進的RFID技術 可以實現(xiàn)相對較遠距離的快速識讀 并且加強了標簽的環(huán)境適應能力 它將給企業(yè)乃至整個社會的物料與物流管理帶來巨大的變化 一個最基本的RFID系統(tǒng)一般包括三個部份 射頻標簽 Tag 讀寫器 Reader 天線 Antenna 目前對于RFID技術的研究主要在應用方面 特別是RFID技術與電子供應鏈緊密聯(lián)系 因為如果RFID技術能與電子供應鏈結合 它就有可能在幾年以內取代條形碼掃描技術 對于RFID的標準 目前還沒有形成全球統(tǒng)一的標準上 而總部設在美國麻省理工學院 MIT 的AutoIDCenter和日本2003年3月成立的UbiquitousIDCenter暫時處于領先地位 中國的RFID標準也正在醞釀階段 4 數據描述每個部門的需求不同 對信息的描述可能不同 因此統(tǒng)一數據描述是數據規(guī)范不可缺少的一項工作 5 3 2數據的準確性 手工環(huán)境下 企業(yè)很多數據要么不全 要么賬實不符 實施ERP項目時 根據數據的特點 需要對數據進行分步整理與準備 1 靜態(tài)數據早補充 早規(guī)范 大量的靜態(tài)數據需要梳理規(guī)范 靜態(tài)數據不受企業(yè)業(yè)務影響 企業(yè)一旦決定上ERP系統(tǒng) 就可以考慮對靜態(tài)數據