應(yīng)用寫(xiě)作——英文信件與格式.doc

應(yīng)用寫(xiě)作英文信件與格式隨著國(guó)際間交往的日益頻繁，英文書(shū)信的應(yīng)用也越來(lái)越廣泛，而且，大學(xué)英語(yǔ)教學(xué)大綱四、六級(jí)統(tǒng)考都把英文書(shū)信作為寫(xiě)作的一項(xiàng)要求，納入了學(xué)習(xí)和考試的范圍。但是，英文書(shū)信無(wú)論在格式上還是在表達(dá)方式上都不同于漢語(yǔ)書(shū)信，不僅要掌握英文書(shū)信的稱(chēng)謂，格式，慣用詞語(yǔ)，還要了解英語(yǔ)國(guó)家的風(fēng)俗習(xí)慣。英文書(shū)信與文學(xué)作品的表達(dá)方式不同，它并不要求華麗的辭藻，而是用簡(jiǎn)明的語(yǔ)言來(lái)表達(dá)意思。1. 信封的寫(xiě)法在信封地址格式上，英語(yǔ)和漢語(yǔ)采用截然不同的方式，英語(yǔ)寫(xiě)書(shū)信的慣例是收信人地址寫(xiě)在信封中間，具體寫(xiě)法是：第一行：對(duì)收信人的稱(chēng)謂及其名和姓（中國(guó)人的姓名可以先寫(xiě)姓再寫(xiě)名，在國(guó)際上是承認(rèn)的）第二行：寓所的房間號(hào)碼、門(mén)牌號(hào)碼、弄名以及所在街名；第三行：城鎮(zhèn)名、直轄市名、省名/州名/郡名及郵編；第四行：國(guó)名（如果寄往國(guó)外）寄信人 姓名郵票 地址收信人 姓名地址門(mén)牌號(hào)、街名城鎮(zhèn)名、州名、郵政編碼國(guó)名發(fā)信人地址寫(xiě)在信封的左上角，和收信人地址的寫(xiě)法差不多，不過(guò)除非要讓對(duì)方知道自己的性別或頭銜，一般名和姓前面不加稱(chēng)謂。如：英文信封的寫(xiě)法主要有兩種：并列式（也叫齊頭式）和縮寫(xiě)式。齊頭式就是每一行的左邊都要對(duì)整齊，美國(guó)的信多采用這種形式。例如：Harry Johnson stamp1568 G Orchard PlaceUrbana IL61834United States of America Mr. Peter Stone325 Green StreetGreen field，London U.K.縮進(jìn)式就是每行逐次向右縮進(jìn)一兩個(gè)字母。例如：Jia Luo Room 205 No.6 Lane 10 NanJing Road Shang hai 20051 The Peoples Republic of China Mr. John Smith 505 Ramapo Valley RoadMahawah, New Jersey 07430The United States of America 07430郵票 美國(guó)新澤西馬瓦拉瑪坡山谷路505號(hào)約翰史密斯先生收中華人民共和國(guó)上海南京路10弄6號(hào)205室羅寄與此相對(duì)照的漢語(yǔ)信封為： 有時(shí)，也可把發(fā)信人地址寫(xiě)在信封的背面，即信封蓋上。例如： Jia LuoRoom 205,No.6, Lane 10, NanJing Shanghai, 200051The Peoples Republic of China 托人轉(zhuǎn)交的信則寫(xiě)上C/O, 意思是in care of, 放在收信人下一行及轉(zhuǎn)交人姓名之前。例如：Wang Ping 347 Henan RoadShanghai Peoples Republic of ChinaMr. F.E RichardC/O Mrs. Pauline Scott211 Broad AvenueLos Angeles, CA91640U.S.A這封信是寫(xiě)給理查得先生的，由波琳斯科特轉(zhuǎn)交。2書(shū)信的格式 英文書(shū)信由以下幾部分構(gòu)成：1）信頭（Heading）指寫(xiě)信人的地址和寫(xiě)信日期，位于第一頁(yè)信紙的右上角。寫(xiě)地址名稱(chēng)的次序是由小到大，即第一行寫(xiě)門(mén)牌號(hào)和路名；第二行寫(xiě)區(qū)、市、省（州）名稱(chēng)和郵政編碼，國(guó)名。地址最后一行寫(xiě)日期，月份要用英文寫(xiě)，不要用數(shù)字代替，可采用標(biāo)準(zhǔn)的縮寫(xiě)式，如，Aug , Sep, Oct，日期可用基數(shù)詞1，2，3，4，也可用序數(shù)詞1st，2 nd，3 rd，4th ；年份要寫(xiě)全，如2005年不能寫(xiě)05年。日期的寫(xiě)法常見(jiàn)有兩種：一種是以日、月、年排列，如：19 Jan., 2005, 這是英國(guó)寫(xiě)法；另一種是以月、日、年排列，如：Jan. 18, 2005, 這是美國(guó)寫(xiě)法。月份和日期間均不用標(biāo)點(diǎn)，在年份前要用逗號(hào)。 如果所用的信紙上已印有公司的名稱(chēng)、地址、電話號(hào)碼等等，只要寫(xiě)上日期就行了，不必重復(fù)寫(xiě)信的地址。2）信內(nèi)地址（Inside Address） 指收信人的名稱(chēng)和地址，位于第一張信紙的左上角，低于寫(xiě)信日期，和信封上的收信人姓名和地址寫(xiě)法完全一樣。寫(xiě)事務(wù)信件時(shí)一般需要寫(xiě)信內(nèi)地址，寫(xiě)私人信件時(shí)則不需要。 根據(jù)收信人的性別，婚姻狀況及身份，在其姓名前可冠以不同的稱(chēng)呼和頭銜。如：Mrs. 用于已婚女子，后面接其夫姓，為“夫人”Mr. 用于男子名字前，為“先生”；Miss. 用于未婚女子，為“小姐”；Ms. 用于婚姻狀況不明的女子姓名前，為“女士”Dr. 用于具有博士頭銜的姓名前；Prof. 用于具有教授頭銜的姓名前；Pres. (President) 用于大學(xué)校長(zhǎng)，總統(tǒng)，議長(zhǎng)，會(huì)長(zhǎng)，主席，州長(zhǎng)，董事長(zhǎng)，總經(jīng)理等姓名前。Rev. (Reverend) 用于神職人員的姓名前是對(duì)牧師或神父等的尊稱(chēng)。Sir用于對(duì)不相識(shí)的男子，上級(jí)，長(zhǎng)輩或?qū)氖履骋宦殑?wù)者的尊稱(chēng)。如寫(xiě)給機(jī)關(guān)，團(tuán)體，學(xué)校，商行的負(fù)責(zé)人。3）稱(chēng)呼（Salutation）是對(duì)收信人的尊稱(chēng)語(yǔ)，從左邊頂格寫(xiě)起，在收信人姓名，地址下面空兩行處，自成一行，開(kāi)頭詞和專(zhuān)有名詞的第一個(gè)字母要大寫(xiě)，稱(chēng)呼末尾的標(biāo)點(diǎn)英國(guó)人用“，”，而美國(guó)人多用“：”。 在英文信箋里，通常在收信人的姓名前加上Dear，例如“Dear Smith” 。如果收信人是熟識(shí)的人，可以直接在其名字（first name）前加上Dear, 例如“Dear John” 。為了表示禮貌，收信人的姓名前常冠以稱(chēng)謂或頭銜，如：Dear Dr John Smith. 在事務(wù)信箋中尤其如此。但要注意的是，稱(chēng)謂和頭銜可以與姓名全稱(chēng)合用，也可與姓氏（last name）合用，但不能單獨(dú)與名字合用。例如：Dear Mr. John Smith ( )Dear Mr. Smith ()Dear Mr. John ()在事務(wù)信箋中，還常常使用一些泛指的稱(chēng)呼方法，例如：Dear Sir.,Dear Madam, Dear Sirs,Gentlemen,To whom it may concern, (致有關(guān)人士)4）正文 (Body)正文是信的最重要的部分，寫(xiě)信人所要表達(dá)的內(nèi)容和目的都在這一部分，要求簡(jiǎn)明扼要，有條理，段與段之間要空出兩三行，這樣顯得清晰。一些英文專(zhuān)家把寫(xiě)英文書(shū)信歸納為五原則，即五個(gè)“C”: Completion (內(nèi)容完整) Clarity（意思清楚）Correction（語(yǔ)言正確） Conciseness（簡(jiǎn)明扼要）Courtesy（謙恭有理）5）結(jié)束語(yǔ)（Complimentary Close）在信的正文結(jié)束后，應(yīng)當(dāng)有致敬的結(jié)束客套語(yǔ)和謙稱(chēng)，相當(dāng)于漢語(yǔ)書(shū)信中的“敬上”，“此致，敬禮”等等，它們位于正文下兩三行。從信紙中間或稍右處，第一個(gè)詞的開(kāi)頭字母要大寫(xiě)，末尾加逗號(hào)，常用的結(jié)束語(yǔ)如下：無(wú)論熟悉與否最常用的結(jié)束語(yǔ)有：Sincerely, Yours sincerely, Very sincerely yours, Most sincerely yours 忠誠(chéng)的Truly, Yours truly, Very respectfully yours, Yours very truly. 忠實(shí)的Respectfully yours, Very respectfully yours 您恭敬的寫(xiě)給長(zhǎng)者的，領(lǐng)導(dǎo)等用的結(jié)束套語(yǔ)有：Appreciatively yours 你的恭敬的，敬上，謹(jǐn)上給熟人和一般同事用的套語(yǔ)有：Cordially yours 您真摯的Your friend 您的朋友Fondly 親愛(ài)的As ever 永遠(yuǎn)是您的給親屬和親友的結(jié)束語(yǔ)有：Your ever 永遠(yuǎn)是您的Love or lovingly親愛(ài)的With love愛(ài)你的Affectionately 親愛(ài)的All my love 愛(ài)你的Your loving daughter/ nephew您的愛(ài)女/侄子給政府機(jī)關(guān)呈文的結(jié)束語(yǔ)有：Your obedient servant 您虔誠(chéng)的仆人Your faithfully；Your sincerely；Sincerely yours；Faithfully your你真誠(chéng)的；6）署名（Signature）署名主要是讓收信人相信信件是真實(shí)的，如果信件是寫(xiě)給不太熟悉的人，簽名下面應(yīng)該用正楷或打字的形式再次寫(xiě)出姓名，以便識(shí)別。如果是事務(wù)信件，寫(xiě)信人在簽名之后，還須寫(xiě)明自己的職稱(chēng)或頭銜。例如：Yours sincerely, Jane Treat, Professor of English如果寫(xiě)信人為女性，與收信人不相識(shí)，則往往在署名前加圓括號(hào)注上Mr. 或Mrs. ，以便對(duì)方知道如何稱(chēng)呼，如：Yours truly,Ellen Butler (簽名)(Miss) Ellen ButlerProf. of English7）附件（Enclosure?？s寫(xiě)成Encl）如果信的正文談到有附件要寄，則在信紙的左下角注明，以便收信人查閱。如：Encl: My resum Encl: My recent photo Encl: Doctors certificate8）附言(Postscript簡(jiǎn)寫(xiě)成 P.S.)在信的本文寫(xiě)完之后，又有新的情況通知收信人，那么可以在信的左下方，低于右邊簽字1-2行處寫(xiě)上P.S.，然后補(bǔ)述。一般說(shuō)來(lái)附言應(yīng)該盡量少用，事務(wù)信件更要避免，以免給人留下粗心大意的印象。例如：P.S.: Kindly send me your recent photo.在商業(yè)英語(yǔ)書(shū)信中，其結(jié)構(gòu)除一般書(shū)信的主要部分外，還有：事由（主題）：寫(xiě)在稱(chēng)呼下面兩個(gè)行距處，一般置于信紙中間。編號(hào)：寫(xiě)下信紙的右下角，便于存檔記憶。范例：54 Fairview Drive Eastbourne, BNl8, 2BU England June 30, 2001Mr. Morris Simpson387 Madison AvenueNew York, NY 10022U.S.A.Dear Sir or Madam:_Cordially,Cherry FishEncl.: List of PublicationsP.S. If you happen to find the library of Renaissance, please tell me which bookstore sells it.3電子郵件的格式電子郵件要比書(shū)信具有更多的隨意性，信頭和信內(nèi)地址都不需要，只要在收信人處打上收件人的電子郵件地址。如：ynb7514 即可。若要同時(shí)發(fā)給其他人并讓收件人知道，在抄送（Cc-Carbon copy）處打上被抄送人的電子郵件地址。若要同時(shí)發(fā)給其他人并不讓收件人知道，在密件抄送（Bcc-Blind carbon copy）處打上被密件抄送人的電子郵件地址。若給郵件人加上主題，可在“主題（Subject）” 處打上主題，如：Congratulations 其它部分和書(shū)信一樣寫(xiě)，一般用齊頭式。練習(xí)二：1請(qǐng)按以下提示填寫(xiě)下面的信封。 The Scharffer Family lives at 15315 S.E. 18st, in Union City, PA. The zip code is 19001.2寫(xiě)出下列信件的稱(chēng)呼語(yǔ)。 1）A letter to your best friend. 2）A letter to your president. 3）A complaint letter to a mail order company.3請(qǐng)糾正下面信件中的錯(cuò)誤。1991, October Dear Susan, How are you? Im sure youre working very hard. Ive a new job and I like it very much. The weather is starting to get cold here. Youre lucky you live in Florida. The weather is always so warm and sunny there. Write me soon. Love, Liya4下面的句子是書(shū)信的結(jié)束語(yǔ)。請(qǐng)推斷出是寫(xiě)給誰(shuí)的，并把相應(yīng)的序號(hào)填在下面的橫線上。 Should I need to send further material. Please let me know.(2) Thank you for being a faithful friend.(3) How much I miss you.(4) Im grateful to you, teacher.(5) I want to wish you longevity and health. _ a friend _ a seller _ a student _ a wife _ a daughter1. Stamp Mr. Schaeffer 15315 S.E. 18st Union City. PA. 19001 2. 1）Dear Mr., 2）Dear Sir, 3）To Whom It May Concern3.October 3, 1991 Dear Susan, How are you? Im sure you are worki