故縣水電廠檔案管理制度.doc

故縣水電廠檔案管理制度1. 目的本標準規(guī)定了我廠檔案管理體制與職責，文件材料的形成和歸檔，檔案的分類管理、保管、統(tǒng)計、借閱、開發(fā)利用、移交、鑒定與銷毀、圖紙的修改和補充、監(jiān)督檢查與考核。 2. 范圍本制度適用于故縣水電廠。 3.下列文件中的條款通過本標準的引用而成為本標準的條款。凡是注日期的引用文件，其隨后所有的修改單（不包括勘誤的內(nèi)容）或修訂版均不適用于本標準，然而，鼓勵根據(jù)本標準達成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本適用于本標準。 中華人民共和國檔案法 國家檔案局、國家經(jīng)貿(mào)委和國家計委聯(lián)合頒發(fā)的國營企業(yè)檔案管理暫行規(guī)定 中國電力投資集團公司檔案管理規(guī)定（試行）（中電投內(nèi)規(guī)200316號文） 4.1 檔案管理是企業(yè)管理的重要組成部分，是促進企業(yè)生產(chǎn)建設和發(fā)展、維護企業(yè)經(jīng)濟利益、合法權益和歷史真實面貌的一項專業(yè)技術工作。 4.2 本廠檔案是指在生產(chǎn)、經(jīng)營和管理各項活動中形成的對國家、社會和企業(yè)具有利用保存價值的各種文件材料（包括不同的載體形式）。 4.3 本廠檔案以科技檔案為主；科技、文書、會計、人事檔案實行檔案室集中統(tǒng)一的管理原則。 4.4 檔案管理工作涉及生產(chǎn)、經(jīng)營、建設等各項活動，涉及黨群、行政各個部門。檔案工作必須納入我廠目標管理，列入發(fā)展規(guī)劃和年度計劃，并制定檔案工作發(fā)展規(guī)劃和年度計劃，并確定一名廠級領導分管檔案工作。 4.5 廠長工作部設置檔案資料室，配備檔案管理專職人員，負責全廠各類檔案的收集、接收、整理、立卷、保管和提供利用。負責制定檔案管理工作各項規(guī)章制度，對各部門檔案管理進行業(yè)務指導，對全廠各部門實行文件材料歸檔考核，向廠部提出文件材料歸檔獎懲建議。 4.6 各部門要配備兼職檔案工作人員，負責本部門形成的應歸檔文件材料的體制、整理和歸檔工作。 4.7 我廠檔案工作接受上級檔案業(yè)務管理機關的指導、監(jiān)督、檢查。 4.8 檔案工作人員應遵紀守法、忠于職守、具備相應的檔案專業(yè)知識和業(yè)務能力，并熟悉和了解企業(yè)的各項管理活動。 5.文件材料的形成和歸檔 5.1.1 文件材料的形成、積累應納入到生產(chǎn)、經(jīng)營、科研及基建等各項活動的工作計劃和管理程序；納入到各部門的職責范圍和有關人員的職責中。文件材料的運轉(zhuǎn)遵循文書處理的程序。 5.1.2 各項業(yè)務工作中形成的具有保存價值的文件材料都必須定期向檔案管理部門歸檔，任何部門和個人不得據(jù)為已有。 5.1.3 對歸檔文件材料的基本要求： 5.1.3.1 歸檔的文件材料必須完整、系統(tǒng)、準確，各項簽字手續(xù)完備，正件與附件，印件與底稿，請示與批復，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文要放在一起，不得分開，文電應合一。 5.1.3.2 歸檔的文件材料必須字跡清楚、工整、紙張及文件格式符合規(guī)范要求（包括文字修改、簽字等不能超出左側(cè)裝訂線），書寫材料要適于長期保存，禁止使用圓珠筆、鉛筆、純籃墨水和熱敏紙。 5.1.3.3 歸檔的文件材料應為原件。 5.1.3.4 重要的電子文件，應另外形成紙質(zhì)文件材料歸檔保存。 5.1.3.5 歸檔的文件材料如不符合上述要求，檔案室有權要求有關人員進行重新整理和補充。 5.1.4 歸檔工作要求： 5.1.4.1 各部門在各項管理工作中形成的文件材料，須在次年6月份之前，將應歸檔的文件材料向廠檔案室歸檔（也可根據(jù)本部門的實際情況實行隨辦隨歸檔）； 5.1.4.2 基建工程或其他技術項目，在任務完成后或告一段落時，將應歸檔的文件材料向檔案室歸檔； 5.1.4.3 科技成果鑒定、基建工程驗收必須保證檔案的完整性。文件材料不完整、不準確、不系統(tǒng)的、不能通過鑒定、驗收； 5.1.4.4 新購重要設備儀器（含進口）到貨，有關專業(yè)部門應會同檔案部門檢查驗收文件材料，并及時歸檔； 5.1.4.5 工作人員因公外出參觀學習、考察及參加各種會議的文件材料，按照文件材料歸檔范圍的要求向檔案室歸檔。 5.1.5 各類文件材料歸檔份數(shù)一般為一式一份，重要的、利用頻繁的和有專門需要的可視需要程度適當增加份數(shù)。 5.1.6 檔案室要對全廠各業(yè)務部門文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作進行指導、監(jiān)督。 5.2 檔案的分類管理 5.2.1 選擇對歸檔文件材料進行系統(tǒng)整理的分類方法，要符合國家有關標準和規(guī)范的要求。 5.2.2 在工作中形成的電子文件，各部門根據(jù)實際情況做好歸檔和統(tǒng)一。 5.2.3 檔案管理部門應根據(jù)實際需要編制檔案的編目和檢索工具。 5.3 檔案保管 5.3.1 接收檔案要認真驗收并辦理交接手續(xù)。 5.3.2 存放檔案有專用柜，排架方法要科學和便于利用。 5.3.3 已經(jīng)歸檔的文件材料不得修改，底圖除外。修改后的底圖入庫要認真檢查其修改、補充情況，底圖存放以平放為宜。 5.3.4 存放膠片、照片、磁帶等需用特制的密封盒、膠片頁夾和影集等，按編號順序排列在膠片柜內(nèi)。 5.3.5 要定期進行庫藏檔案的清理、核對工作，做到帳物相符。對破損或載體變質(zhì)的檔案要及時進行修復。庫藏檔案因移交、作廢、遺失等注銷帳卡時，要查明原因并保存記錄。 5.3.6 檔案庫房的一般要求： 5.3.6.1 庫存檔案必須有專門的庫房，并且具有良好的衛(wèi)生環(huán)境和防盜、防火、防光、防潮、防塵、防高溫、防有害生物和防污染等安全措施； 5.3.6.2 檔案庫房溫濕度要符合國家有關規(guī)定要求。 5.4 圖紙的修改和補充 建立圖紙的修改、補充制度，具體要求如下： 5.4.1 凡因設計、施工、生產(chǎn)、檢修等原因引起圖紙與實物不符應及時更改圖紙，使圖紙與實物相符。 5.4.2 對圖紙?zhí)岢龈牡牟块T，持簽字齊全的圖紙更改通知單，方可向檔案室借出相應圖紙進行更改。 5.4.3 圖紙更改應按通知單的內(nèi)容進行，要確保更改后的圖紙完整、統(tǒng)一、清晰、正確。藍圖更改后，應將其對應的底圖作相應的更改。更改后的藍圖和底圖同時歸檔。 5.4.4 圖紙更改一般用杠改、刮改，并在修改處標注“修改標記”及在備考表中說明；改動較多時應重新繪制并描曬新圖。 5.4.5 整個保管單位內(nèi)圖紙作廢由新圖代替時，應重新編制保管單位，并注明原保管單位編號。原保管單位應另行保管。 5.4.6 修改、補充底圖，由責任單位提出，安全生產(chǎn)部負責簽署圖紙更改通知單。 5.4.7 檔案管理人員應認真檢查歸還的圖紙，如發(fā)現(xiàn)未按規(guī)定更改、改得模糊不清，只改藍圖未改底圖等，應及時追究補正。 5.5 檔案鑒定與銷毀 5.5.1 檔案鑒定包括檔案的保管期限鑒定、失去利用價值和超過保管期限檔案的銷毀鑒定。廠部成立檔案鑒定小組，主持本廠檔案的鑒定與銷毀工作。 5.5.2 歸檔單位應對所移交的檔案標明保管期限，檔案管理人員在整理立卷時應核實文件的保管期限，永久、長期、短期等不同保管期限的檔案應分開立卷，對保管期限不明確的應提交鑒定小組確定。 5.5.3 對超過保管期限而仍有保管價值的檔案，應重新進行鑒定，重新劃定保管期限，保管期限仍從文件制成之年算起。 5.5.4 檔案人員應定期對檔案進行清查，對確無保存價值和超過保管期限的檔案應登記造冊，報鑒定小組進行鑒定，如需銷毀時，由鑒定小組寫出“鑒定銷毀報告”填寫“銷毀清冊”，經(jīng)主管領導批準后方可銷毀。 5.5.5 經(jīng)批準銷毀的檔案，應由檔案管理人員和有關人員2人共同在指定地點監(jiān)銷。 5.5.6 應銷毀的檔案要集中銷毀，要注意保密，不得自行處理和出售。銷毀前應對照“銷毀清冊”認真清點核實，在檔案未完全銷毀前不得擅自離開現(xiàn)場，銷毀后監(jiān)銷人員要在銷毀清冊上簽名蓋章，銷毀清冊要永久存檔。 5.6 檔案統(tǒng)計 5.6.1 檔案統(tǒng)計主要包括檔案管理基本情況統(tǒng)計、檔案的數(shù)量統(tǒng)計、檔案提供利用及利用效果的統(tǒng)計等，統(tǒng)計結果應按規(guī)定向有關部門上報。 5.6.2 檔案統(tǒng)計應以原始記錄為依據(jù)，統(tǒng)計數(shù)據(jù)應做到準確可靠。 5.7 檔案管理現(xiàn)代化 5.7.1 檔案管理現(xiàn)代化是本廠實現(xiàn)現(xiàn)代化管理的組成部分，應列入本廠現(xiàn)代化管理整體計劃、統(tǒng)籌考慮，同步發(fā)展。 5.7.2 檔案管理部門要借鑒現(xiàn)代管理方法，逐步應用以電子計算機為主，包括先進的監(jiān)控裝置、通信設施和辦公自動化等在內(nèi)的現(xiàn)代化管理手段。 5.8 檔案的借閱、開發(fā)利用 5.8.1 檔案管理部門根據(jù)本廠中心工作和檔案的庫存情況，積極開展檔案信息的編制和開發(fā)工作，更好地利用檔案信息資源，以滿足本廠生產(chǎn)、經(jīng)營、管理和發(fā)展的需要。 5.8.2 檔案室應建立檔案借（查）閱制度，根據(jù)檔案的機密程度，確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)。5.8.3 查、借閱檔案，均需辦理登記手續(xù)，愛護檔案，不得折疊、拆卷、隨意更改和涂寫。如發(fā)現(xiàn)損壞、丟失和泄密，應追究當事人責任，情節(jié)嚴重的要依法追究法律責任。 5.8.4 檔案歸還時應填寫利用效果。檔案人員當面清點核實歸還檔案是否齊全，填寫歸還日期，并簽名。 5.8.5 本廠檔案一般不外借，外單位因工作需要借閱時，須持所在單位介紹信，經(jīng)廠領導批準，限在閱檔室內(nèi)借閱利用。 5.8.6 工作人員調(diào)動、離退休時，必須向檔案室交還所借閱的檔案。 5.9 檔案的移交 5.9.1 單位撤銷或合并時必須將本單位的全部檔案進行認真整理，妥善保管，不得分散，并按下列辦法處理： 5.9.1.1 被撤銷單位劃歸幾個單位的，其檔案材料不得分散，可由其中一個單位代管或由主管單位代管； 5.9.1.2 一個單位并入另一個單位或幾個單位合并為一個新的單位，其檔案材料應移交給合并后的單位代管； 5.9.1.3 一個單位改變了領導關系，在其工作活動中形成的全部檔案仍屬原來的卷宗，實行集中統(tǒng)一管理。 5.9.2 各種臨時機構撤銷時，其檔案應向有關的市管單位移交。 6.1 廠長工作部對各部