如何制作合法有效的規(guī)章制度.doc

如何制作合法有效的規(guī)章制度 用人單位對勞動規(guī)章制度制定和公示的舉證責任和舉證的技巧勞動合同法第四條規(guī)定：“用人單位應當依法建立和完善勞動規(guī)章制度，保障勞動者享有勞動權利、履行勞動義務?！薄坝萌藛挝辉谥贫?、修改或者決定有關勞動報酬、工作時間、休息休假、勞動安全衛(wèi)生、保險福利、職工培訓、勞動紀律以及勞動定額管理等直接涉及勞動者切身利益的規(guī)章制度或者重大事項時，應當經職工代表大會或者全體職工討論，提出方案和意見，與工會或者職工代表平等協(xié)商確定。”“在規(guī)章制度和重大事項決定實施過程中，工會或者職工認為不適當?shù)模袡嘞蛴萌藛挝惶岢?，通過協(xié)商予以修改完善?！薄坝萌藛挝粦攲⒅苯由婕皠趧诱咔猩砝娴囊?guī)章制度和重大事項決定公示，或者告知勞動者。”（一）勞動規(guī)章制度對員工具有約束效力成立的條件從勞動合同法第四條的規(guī)定中我們可以看出，用人單位的規(guī)章制度很多，但并不是所有的規(guī)章制度都具有勞動法律意義上的規(guī)章制度，只有符合勞動合同法第四條所規(guī)定的事項的制度才是勞動規(guī)章制度，也只有按照勞動合同法第四條規(guī)定的程序制定的規(guī)章制度才是具有法律效力的規(guī)章制度，才能對員工具有約束力。一個用人單位的勞動規(guī)章制度能不能具有法律效力有效約束員工，這要從三個方面來加以衡量：1、要看規(guī)章制度的內容是否合法。即規(guī)章制度的內容不能與現(xiàn)行的法律法規(guī)、社會公德等相違背。2、要看規(guī)章制度是否經過民主程序制定。對經過了民主程序制定的勞動規(guī)章制度，還要注意保留相關履行民主程序的證據。3、要看規(guī)章制度是否已經向員工公示告知。在向員工公示和告知時，還要注意保留已公示和告知的證據。（二）用人單位在制定和公示勞動規(guī)章制度時常見的問題勞動規(guī)章制度是用人單位的內部“法律”，無疑是由用人單位所掌握管理的。然而，許多用人單位在勞動規(guī)章制度的制定、公示和管理中卻存在以下常見的問題：1、未經平等協(xié)商程序確定。根據勞動合同法的規(guī)定，勞動規(guī)章制度制定應該經過平等協(xié)商程序，即要經過職工代表大會或全體職工討論，提出方案和意見，然后由用人單位與工會或職工代表經過平等協(xié)商確定。由此可見，勞動規(guī)章制度的制定不應該是用人單位單方面的行為。在實踐中，很多單位在制定、修改或者決定直接涉及勞動者切身利益的規(guī)章制度或者重大事項時，未經職工代表大會或者全體職工討論，提出方案和意見，未與工會或者職工代表平等協(xié)商確定。這樣的規(guī)章制度實際上沒有法律效力。一些單位制定的規(guī)章制度雖然已經通過平等協(xié)商程序，但由于未保留書面記錄作證據，結果在發(fā)生爭議糾紛時也很容易遭到仲裁和司法機構的質疑。2、內容不符合法律法規(guī)的規(guī)定。勞動規(guī)章的內容違反法律法規(guī)，主要是指在法律法規(guī)保護的主體條件上，勞動規(guī)章的內容、標準與法律法規(guī)的規(guī)定相抵觸。例如勞動合同中約定試用期的問題，勞動合同法規(guī)定試用期最長不超過6個月，這只是一個最高限定，并不是勞動合同無論期限多長，只要試用期不超過6個月就是合法的。單位制定勞動規(guī)章時，涉及到試用期問題時，就不能籠統(tǒng)的規(guī)定6個月的試用期，更不能讓員工先試用后再簽勞動合同。在仲裁和訴訟過程中，由于用人單位對試用期的約定無法找到法律法規(guī)和政策作依據，也就是不能提供出可以被仲裁、司法機構采信的證據，就必然會得到敗訴的結果。3、未履行公示和告知程序。用人單位應當將直接涉及勞動者切身利益的規(guī)章制度和重大事項決定公示，或者告知勞動者。但是，不少用人單位的勞動規(guī)章制度都是處于秘密狀態(tài)，鎖在人力資源部管理工作者的抽屜里，只有到員工違反了規(guī)章制度的規(guī)定時，才拿出來告知員工違反了單位的規(guī)章制度。對于這種現(xiàn)象，只要勞動者提出異議，用人單位的規(guī)章制度就無法產生法律效力。一些單位即使有公示或告知勞動者，但由于公示或告知方法使用不當，導致證據材料沒有保留，無法向仲裁庭或法庭舉證，同樣要承擔不利的法律后果。（三）勞動規(guī)章制度違反法律法規(guī)給用人單位帶來的法律風險勞動規(guī)章制度違反法律、法規(guī)，包括內容違法、制定程序違法、公示程序違法。不合法的勞動規(guī)章制度，用人單位要承擔相應的法律責任。1、在仲裁或訴訟中不能作為審理勞動爭議案件的依據。根據最高人民法院關于審理勞動爭議案件適用法律若干問題的解釋第十九條的規(guī)定，規(guī)章制度必須符合“民主程序制定”、“合法”，“公示”三個條件，才可作為人民法院審理勞動爭議案件的依據。不合法的勞動規(guī)章制度，在仲裁或訴訟中不能作為審理勞動爭議案件的依據。2、要承擔給勞動者造成損害的賠償責任。按照勞動合同法第八十條規(guī)定，規(guī)章制度違反法律、法規(guī)規(guī)定的，由勞動行政部門責令改正，給予警告；給勞動者造成損害的，應當承擔賠償責任。3、勞動者可以隨時解除勞動合同。根據勞動合同法第三十八條規(guī)定，用人單位的規(guī)章制度違反法律、法規(guī)的規(guī)定，損害勞動者權益的，勞動者可以解除勞動合同，用人單位還需要支付經濟補償金。（四）勞動規(guī)章制度舉證的技巧和方法以上分析可以看出，勞動規(guī)章制度的制定和公示，有一個舉證責任的問題。那么，怎樣來做好勞動規(guī)章制度制定和公示的證據保留工作呢？這里提一些建議供大家參考：1、勞動規(guī)章制度制定和修改應嚴格履行“民主程序”，并保留職工代表大會或者全體職工討論、協(xié)商的相關書面證據。從法律規(guī)定看，勞動規(guī)章制度的制定、修改流程為：職工代表大會或者全體職工討論提出方案和意見與工會或者職工代表平等協(xié)商確定公示告知。為此，用人單位在制定和修改規(guī)章制度時，必須進行平等協(xié)商程序，并務必要留好記錄，保存好相關證據，如會議紀要、討論情況和經過、張貼公告的記錄等。因為一旦勞資雙方在勞動規(guī)章制度效力問題上發(fā)生爭議，用人單位需要舉證證明其規(guī)章制度是經過平等協(xié)商程序且曾向勞動者公示、告知，如果用人單位不事先保留相應證據，就無法證明相應的內容。2、嚴格履行“公示程序”，在規(guī)章制度公示或告知時選擇易于舉證的公示或告知方式，并保留已公示或告知的書面證據。規(guī)章制度是否向勞動者公示直接決定用人單位在勞動爭議案件中的勝敗，按照最高人民法院司法解釋及勞動合同法的規(guī)定，規(guī)章制度只有向勞動者公示才對勞動者產生約束力。司法實踐中勞動者往往以其不知道規(guī)章制度的內容為由主張規(guī)章制度未公示，用人單位也往往無法提供已經公示的證據，很多單位本應該勝訴的案件最終敗訴問題往往就出在這里，員工的違紀行為本已經達到了規(guī)章制度中規(guī)定的解除勞動合同條件，但是員工稱不知道有這個制度，單位也無法證明曾向員工公示的證據，最終導致案件敗訴。規(guī)章制度如何公示才更有利于今后在仲裁庭或法庭舉證？規(guī)章制度公示與告知的方法與技巧：（1）員工手冊發(fā)放（要有員工簽領確認）；（2）內部培訓法（注意一定要包括：培訓時間、地點、參會人員、培訓內容、與會人員簽到）；（3）勞動合同約定法；（4）考試法（開卷或閉卷，保留試卷）；（5）傳閱法（保留員工簽名）；（6）入職登記表聲明條款（保存有員工簽名的登記表）；（7）意見征詢法（保留員工意見的簽名和書面資料）。盡量避免如下公示方法：（1）網站公布；（2）電子