檔案制度完整版.doc

浙江春暉環(huán)保能源有限公司檔案管理制度為規(guī)范公司檔案管理，增強公司檔案的實用性、科學性、有效性和保密性，特制定本制度。一、歸檔的范圍凡記述和反映公司基礎建設、生產(chǎn)、科研、改建、經(jīng)營、管理、黨群工作、外事活動、生活后勤等各項活動中形成的，具有查考利用價值的文件材料，包括簿冊、圖紙、圖書、計算材料等都應作為公司的檔案保存并歸檔。歸檔內(nèi)容主要可分為以下六大類：1、行政綜合類： 公司所發(fā)的各類通知、紅頭文件、上報文件、會議紀要、年報、發(fā)展規(guī)劃、工作計劃與總結(jié)匯報、政府機關頒發(fā)的各類重要文件。 2、人事培訓類：人事勞資管理工作和教育培訓中形成的文件材料：包括員工花名冊、勞動保險、勞動合同、員工身份證、技能比賽、教育培訓備案等。3、生產(chǎn)技術類：生產(chǎn)運行方面的各類技術資料：包括檢修、運行、調(diào)度、監(jiān)督、節(jié)能、燃料等管理性文件及上級主管部門檢查等形成的文件材料。4、基礎建設類：基礎建設工程的可行性研究報告、項目評估、環(huán)境預測調(diào)查報告、選址報告、設計任務書、招標和投標文件、土建資料、事故處理報告、設備調(diào)試材料、竣工驗收報告等。5、新建項目類：污泥焚燒項目及新建鍋爐項目等。6、物資供應類：交易往來簽訂的技術協(xié)議、商務合同。二、檔案的收集與整理1、本制度范圍內(nèi)的檔案由人事檔案科實行集中統(tǒng)一管理。任何人不得以任何借口占為己有，公司第一手重要資料必須全部上交。2、檔案管理員向各主管部門催收應該歸檔的原始資料、歷史遺留檔案時，各部門應積極配合與支持。凡應該及時歸檔的資料，由檔案管理員負責及時歸檔。 3、各部門在工作中形成的文件材料必須按時積累，整理；專用的收、發(fā)文件資料，按其重要性確定是否歸檔。 4、部門職能范圍內(nèi)的其他檔案由各部門自行保管，如：會計檔案由財務部自行保管。5、公司新進大型設備，必須在檔案管理員在場情況下，開箱驗收；所有隨帶資料必須先歸檔，再辦理借閱手續(xù)借閱。三、 檔案的借閱1、查閱檔案原則上在檔案室查閱，并嚴格執(zhí)行檔案借閱制度。各部門原則上只能查閱本部門形成的檔案，查閱其它部門的檔案須經(jīng)歸檔案部門領導同意，檔案借閱及復印必須填寫相應的檔案借閱登記表、復印登記表予以備案。2、企業(yè)員工借閱資料需經(jīng)檔案室同意方可登記借閱與本人工作有關的檔案，并辦理借閱手續(xù)。與本職工作無關的卷宗一律不借。3、外單位人員來公司查閱檔案，應持公司領導填寫好的外單位人員借閱聯(lián)系單方可借閱。4、查閱有密級的檔案，須經(jīng)主管公司領導批準，未經(jīng)批準不得隨意抄錄、復印、拍照、翻版。5、檔案借閱者必須做到： 愛護檔案，保持整潔，嚴禁涂改。 注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。 6、檔案遺失后，借閱者應立即報告檔案室。檔案室應積極采取補救措施，并根據(jù)遺失檔案的性質(zhì)進行處理?？梢匝a救的檔案，由遺失者補、復、曬，所需成本計入所在部門。四、檔案的保密1、檔案是國家、企業(yè)的寶貴財富，檔案部門是機密文件、資料的匯集地，保證檔案機密是檔案人員的職責。檔案人員要認真學習，嚴格遵守黨和國家有關保密制度，加強管理、防止丟失、泄密。2、檔案室保管的具有密級的檔案都必須蓋有“密級印戳”存放在有保障的地方，并經(jīng)常檢查情況。鑰匙應放在指定地點，不準隨意亂放或攜帶外出。五、檔案的銷毀1、公司任何個人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。2、當某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫公司檔案資料銷毀審批表交總經(jīng)理辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準后執(zhí)行。凡屬于密級的檔案資料必須由總經(jīng)理批準方可銷毀；一般的檔案資料，由總經(jīng)理辦公室主任批準后方可銷毀。3、經(jīng)批準銷毀的公司檔案，檔案管理員須認真核對，將批準的公司檔案資料銷毀審批表和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。4、對失去保存價值的檔案，登記造冊，經(jīng)人事檔案科長審核，報公司領導批準后方可銷毀，銷毀時需有兩人以上參加，并在銷毀清冊上簽字。六、檔案庫房管理1、檔案庫房必須堅固、門窗密封性能好，庫房必須和辦公室，閱覽室分開。2、檔案庫房應有防火，防盜，防潮，防光，防鼠，防蟲，防塵，防污染的設備和安全措施。3、檔案庫房應保持適宜的溫濕度，定期開窗通風。4、每天下班前應關閉門窗，切斷電源，做好保衛(wèi)和安全工作。5、檔案的設置要做到排列有序，便于查找。定期對檔案進行清點核對。6、經(jīng)常檢查檔案材料的保管狀況，發(fā)現(xiàn)毀、損或異常情況應查明原因，及時采取補救措施。7、保管膠片，照片，磁帶，磁盤等特殊載體的檔案應有特制的裝具，遠離化學、物理污染