論文范文—IT企業(yè)項目范圍管理.doc

IT企業(yè)項目范圍管理 提要隨著IT企業(yè)的項目規(guī)模越來越大，復雜程度越來越高，項目失敗的幾率也隨之增長。項目管理中的任何差錯都會影響到項目的成功，而范圍管理的失誤對項目的影響更為明顯，模糊的項目范圍定義、錯誤的工作分解結構、缺失的范圍確認和無力的范圍控制都將嚴重影響項目的結果。本文結合筆者工作經(jīng)驗，對如何做好IT項目范圍管理確保項目成功進行分析和總結。 關鍵詞：IT企業(yè)；項目管理；項目范圍管理 中圖分類號：F27文獻標識碼：A 隨著信息技術的飛速發(fā)展，IT企業(yè)作為推動信息技術發(fā)展的重要力量，其地位在經(jīng)濟發(fā)達國家提到了空前的高度，但經(jīng)調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)，IT企業(yè)項目（以下簡稱IT項目）的成功率不高、項目實施效果不容樂觀。影響IT項目成功因素有很多，但項目范圍管理的失控是主要原因之一，在實踐中，“需求蔓延”是導致IT項目范圍管理失控最常見的因素，IT項目往往在項目啟動、計劃、執(zhí)行、甚至收尾時不斷加入新功能，從而使項目在時間、資源和質(zhì)量上都受到嚴重影響。由此可見項目范圍管理的重要性。 一、項目范圍管理相關概念 范圍的概念包括產(chǎn)品規(guī)范和項目范圍兩方面內(nèi)容，其中產(chǎn)品規(guī)范指產(chǎn)品或服務所包含的特征或功能，項目范圍指為了交付具有所指特征和功能的產(chǎn)品必須要做的工作。 項目范圍管理是指保證項目范圍規(guī)定的工作得以順利完成的所有管理過程。這個過程用于確保項目組和項目干系人對作為項目結果的項目產(chǎn)品以及生產(chǎn)這些產(chǎn)品所用到的過程有一個共同的理解。簡而言之，項目范圍管理就是：做什么？不做什么？包括什么？不包括什么？ 二、項目范圍管理的作用分析 在現(xiàn)實的IT項目管理中，可以看到很多范圍管理不到位而導致項目失敗的例子?，F(xiàn)從以下三個方面對項目范圍管理的作用進行分析。 1、確定項目范圍可提高項目成本、時間和資源估算的準確性。如果項目的具體工作內(nèi)容不明確，項目的成本、時間和所需資源就不明確，項目完成的不確定因素將大大增加，面臨巨大的危機。 2、確定項目范圍有助于清楚地分派責任。在明確項目包括那些具體的內(nèi)容、具體有哪些要求、完成的產(chǎn)品應達到什么要求等內(nèi)容后，就為清楚地分派任務提供了必要的保障。 3、項目范圍、時間、成本三個約束條件是相互影響、相互制約的。時間、成本和范圍構成一個穩(wěn)固的三角形，如圖所示。（圖） 大多數(shù)項目都會有明確的完成日期、成本和范圍的限制。時間、成本和范圍三個要素被稱為項目成功的三大要素。 在三角形中，任何一邊都不可能孤立地改變，如果項目范圍擴大，必然導致項目成本增加和項目工期的延長。不成比例的變化與孤立的改變某一邊是一樣的，都將破壞三角形的結構，最終招致項目失敗。因此，有效的范圍管理更像一門藝術，可以幫助項目經(jīng)理在已經(jīng)確定的時間和成本下完成項目目標。 三、影響項目范圍管理的常見因素分析 影響項目范圍管理的因素很多，經(jīng)分析有以下幾種： 1、IT企業(yè)沒有完善的項目管理體系來指導項目管理工作。此種情況下，項目的成敗完全依靠項目經(jīng)理個人的管理、領導能力，大部分項目都是以失敗而告終，因此建立健全項目管理體系是至關重要的。 2、項目范圍的定義不夠明確，不能量化，可驗證程度低。很多時候都是一些定性的要求，例如“用戶界面友好，可操作性強，便于使用及維護”等，類似這些模糊的界定往往是導致后續(xù)項目扯皮的根源。對項目范圍的明確定義，有經(jīng)驗的項目經(jīng)理及系統(tǒng)分析人員將起到關鍵性的作用。 3、客戶本身原因造成項目范圍管理上的困難。主要包括兩方面原因：一是客戶本身無法確定清晰的范圍定義；二是客戶有意拖延明確的范圍定義。 針對第一種原因，要向客戶方介紹或帶領其參觀已經(jīng)完成的項目，消除對方的疑慮，清晰對方的思維。針對第二種原因，如果處理不好，不但無法做好范圍管理，還會影響雙方的合作關系，影響到可能存在的后續(xù)業(yè)務。此時，項目經(jīng)理要組織人員做好攻關，軟硬兼施，讓客戶方負責人真心投入，提高對方領導的重視程度，加深項目干系人對各階段性工作的印象，擴大范圍定義在客戶方單位的認知度和影響面。 4、合同方面的原因造成項目范圍難以管理。在合同簽訂前銷售人員為了能夠盡快簽單，往往對客戶會有一些不切實際的承諾，在客戶的印象中項目產(chǎn)品已經(jīng)是無所不包了，使得客戶產(chǎn)生很多不切實際的期望。另外，國內(nèi)IT企業(yè)簽訂的合同一般都比較簡單，很少對項目范圍有明確規(guī)定，造成項目的范圍存在很大的不確定性，留下了很大的隱藏風險。合同簽訂后項目小組和客戶要有一個漸進的項目范圍交互、降低期望的過程，否則容易出現(xiàn)觀點沖突，對項目的推進造成影響。 四、如何做好項目范圍管理 要做好項目范圍管理工作必須先了解項目范圍管理的一些科學過程，然后認真按照這些科學過程進行項目的范圍管理。依據(jù)美國項目管理協(xié)會（PMI）項目管理知識體系指南（PMBOK）中給出的嚴格定義，其中包括啟動、范圍計劃、范圍定義、范圍核實、范圍變更控制等內(nèi)容。 1、項目啟動過程。項目啟動是正式承認一個新項目的存在或一個已有項目進入下一個階段的過程。該過程有一個重要的輸出文檔是項目章程，項目章程粗略地規(guī)定項目的范圍，這也是項目范圍管理后續(xù)工作的重要依據(jù)。項目章程規(guī)定項目經(jīng)理的權利以及項目組中各成員的職責，還有項目其他干系人的職責，這也是在以后的項目范圍管理工作中各個角色如何做好本職工作有一個明確規(guī)定，保證后續(xù)工作可以更加有序地進行。項目一般是由市場需要、經(jīng)營需要、客戶需要、技術進步、法律要求等一個或多個需要而啟動的。 2、項目范圍計劃過程。范圍計劃的核心工作是編寫正式的項目范圍說明書和范圍管理計劃。范圍計劃編制是將產(chǎn)生項目產(chǎn)品的所需進行的項目范圍漸進明細和歸檔的過程。做范圍計劃編制工作需要參考很多信息，通常它對項目范圍已經(jīng)有粗線條的約定，范圍計劃在此基礎上進一步深入和細化。范圍說明書在項目干系人之間確認或建立了一個項目范圍的共識、作為未來項目決策的文檔基準。在進行項目范圍規(guī)劃時，必須慎重考慮與權衡工具、數(shù)據(jù)來源、方法、過程與程序，以及其他因素，確保為項目而付出的努力與項目的大小、復雜程度和重要性相稱。 3、項目范圍定義過程。范圍定義指的是把項目產(chǎn)出物進一步分解為更小的、更便于管理的許多組成部分。一個好的范圍定義可以提高對項目成本、項目工期和項目資源需求估算的準確性；為項目的績效度量和控制確定一個基準；便于明確和分配項目任務與責任。在這個過程中，項目組要建立一個工作分解結構（WBS）。WBS的建立對項目的意義非常重大，它使得原來看起來非常籠統(tǒng)、模糊的項目目標一下子清晰起來，使得項目管理有依據(jù)，項目團隊的工作目標清楚明了。如果沒有一個完善的WBS或者范圍定義不明確時，變更就不可避免地出現(xiàn)，很可能造成返工、延長工期、降低團隊士氣等一系列不利后果。 4、項目范圍核實過程。范圍核實是通過參與者的行為正式確定項目范圍的過程。它要求回顧生產(chǎn)過程和生產(chǎn)成果，以保證所有項目都能準確、滿意地完成。這個過程是范圍確定之后，執(zhí)行實施之前各方相關人員的承諾問題。一旦承諾表明你已經(jīng)接受該事實，那么你就必須根據(jù)你的承諾去實現(xiàn)它。 5、項目范圍變更控制過程。范圍變更控制是指對有關項目范圍的變更實施控制。主要的過程輸出是范圍變更、糾正行為與教訓總結。再好的計劃也不可能做到一成不變，關鍵是對變更進行有效控制。 客戶在項目開始之前不能明確所有的需求，隨著業(yè)務的發(fā)展、客戶認識的提高，客戶的需求也在發(fā)生變化，客戶提出變更是不可避免的。變更并不可怕，可怕的是隨意的、沒有控制的變更。為了使變更有序，需要與客戶一起，建立變更控制委員會（CCB），制定嚴格的變更制度、變更流程，將一切非必要、非緊急、不合理、非高層領導意圖的“無效變更”屏蔽掉，同時采用變更申請表格和配置管理工具有效地管理變更。 五、總結 影響IT項目最后成功的因素是多方面的，包括項目管理的九大知識領域。有效的IT項目范圍管