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第一章 采購管理制度基礎(chǔ)一、物料與采購管理系統(tǒng) (一) 材料分類編號 1.原料、物料的劃分 2.常備料與非常備料劃分 3.編號原則設(shè)定 (二) 存量控制 1.管理基準(zhǔn)設(shè)定 2.用料差異管理 (三) 請(采)購作業(yè) 1. 請購方式設(shè)定 2. 請購部門設(shè)定 3. 請購手續(xù)及權(quán)限 4. 請購進(jìn)度控制 5. 供應(yīng)廠商的選擇與資料建立 6. 采購方式設(shè)定 7. 詢價、議價及訂購作業(yè) 8. 采購進(jìn)度控制 9. 采購核決權(quán)限 10. 進(jìn)口事務(wù)作業(yè) 11. 廠商交貨異常處理 (四) 驗(yàn)收作業(yè) 1. 收料作業(yè)規(guī)定 2. 超短交料處理 3. 檢驗(yàn)規(guī)范設(shè)定 4. 檢驗(yàn)結(jié)果處理 5. 材料退貨處理 (五) 倉儲作業(yè) 1. 倉位規(guī)劃 2. 料位及料品標(biāo)示 3. 帳務(wù)處理 4. 盤點(diǎn)周期方式及異常處理 5. 倉庫安全管理措施 (六) 領(lǐng)料、發(fā)料作業(yè) 1. 材料領(lǐng)用規(guī)定 2. 以舊換新規(guī)定 3. 材料退庫作業(yè) 4. 外協(xié)加工料交運(yùn)管理 (七) 成品倉儲管理 1. 倉位規(guī)劃 2. 繳庫核點(diǎn) 3. 出貨控制 4. 退貨處理 5. 滯成品管理 (八) 滯料、廢料管理 1. 滯料、廢料定義2滯料、廢料的處理二、采購管理工作內(nèi)容 人員工作內(nèi)容物控請購方式與存量基準(zhǔn)的設(shè)定、生產(chǎn)用料的統(tǒng)計(jì)及預(yù)估、生產(chǎn)用料的請購與余料轉(zhuǎn)用 進(jìn)料異常與生產(chǎn)管理、采購協(xié)調(diào)處理采購建立供應(yīng)商與價格記錄 采購方式的設(shè)定及市場行情調(diào)查 詢價、比價、議價、訂購作業(yè) 交料進(jìn)度控制與逾交督促 進(jìn)料質(zhì)量、數(shù)量異常處理 內(nèi)外銷差價、退稅資料提供 付款整理、審查外協(xié)外協(xié)廠商開發(fā)與簽約 建立外協(xié)廠商與工繳記錄 外協(xié)產(chǎn)量、交貨期、尾控制 外協(xié)用料出廠管理 外協(xié)品的質(zhì)量異常處理 外協(xié)用料與工繳結(jié)算材料組進(jìn)廠材料及外協(xié)品點(diǎn)收及不合格品退回 材料發(fā)放批號管理，余料提報 材料保管及帳務(wù)處理 庫位規(guī)劃與整理、安全維護(hù) 滯料及有價值廢品的庫存提報 庫存盤點(diǎn)與帳物核對 提供有關(guān)庫存動態(tài)資料成品組成品繳庫的點(diǎn)收核對 成品出庫交運(yùn)處理 成品保管及帳務(wù)處理 成品庫位規(guī)劃、整理與安全維護(hù) 庫存盤點(diǎn)與帳、物核對 滯存品庫存提報 提供有關(guān)成品庫存資料第二章 采購管理制度一、標(biāo)準(zhǔn)采購作業(yè)程序采購作業(yè)內(nèi)容是從收到輔料采購申請單開始進(jìn)行分發(fā)采購，由采購經(jīng)辦人員先核對請購內(nèi)容，查閱“廠商資料”、“采購記錄”及其他有關(guān)資料后，開始辦理詢價，于報價后，整理報價資料，擬訂議價方式及各種有利條件，進(jìn)行議價，辦妥后，依核決權(quán)限，呈核訂購。詳細(xì)作業(yè)程序及要點(diǎn)是： 程 序 要 點(diǎn) 接 單 分 發(fā) 1請購單各欄填寫是否清楚 2按分配原則分派請購 3急件優(yōu)先分派辦理 4無法于需用日期辦妥者通知請購部門 5撤銷請購單應(yīng)先送辦理 詢 價 1充分了解請購材料的品名、規(guī)格 2急件或需用日期接近者應(yīng)優(yōu)先辦理 3向廠商詳細(xì)說明品名、規(guī)格、質(zhì)量要求、數(shù)量、扣款規(guī)定、交貨期、地點(diǎn)、付款辦法 4同規(guī)格產(chǎn)品有幾家供應(yīng)宜均詢價 5有否其他較有利的代用品或?qū)蛊?6應(yīng)提供同規(guī)格，不同廠牌做比較 7有否必要辦理售后服務(wù)及保固年限 8新廠商產(chǎn)品，是否需經(jīng)檢驗(yàn)試用 比 價、議 價 1廠商的供應(yīng)能力是否能按期交貨、質(zhì)量確認(rèn) 2是否殷實(shí)可靠的生產(chǎn)廠或直接進(jìn)口商 3其他經(jīng)銷商價格是否較低 4經(jīng)成本分析后，設(shè)定議價目標(biāo) 5是否必要向廠商索取型號比較 6價格上漲下跌有何因素 7是否必要開發(fā)其它廠商或轉(zhuǎn)外購 8規(guī)定幾萬元以上的案件呈副經(jīng)理議價或設(shè)定議價目標(biāo) 呈 核 1請購單上應(yīng)詳細(xì)注明與廠商議定的買價條件 2買賣慣例需超交者應(yīng)注明 3現(xiàn)場選用較貴材料時，聯(lián)絡(luò)請購部門述明原因 4按核決權(quán)限呈核 訂 購 1需預(yù)付定金，內(nèi)外銷價需辦退稅、或規(guī)定多少金額以上或有附帶條件等應(yīng)制定買賣合同 2再向廠商確認(rèn)價格交貨期質(zhì)量條件 3分批交貨者在請購單上蓋分批交貨單 催 交 1約交日期前應(yīng)再確認(rèn)交貨期 2無法于約交日期前交貨時聯(lián)絡(luò)請購部門并列入交貨期異?？刂票韮?nèi)催辦 3已逾約交貨日期尚未到貨者加緊催交 整 理 付 款 1發(fā)票抬頭及內(nèi)容是否相符 2發(fā)票金額與請購單價格是否相符 3有否預(yù)付款或暫借款，應(yīng)處理 4是否需要扣款 5需要辦退稅的請購單轉(zhuǎn)告財(cái)務(wù)部 二、標(biāo)準(zhǔn)采購作業(yè)細(xì)則一、請 購第一條 請購單的開立、遞送(一)請購經(jīng)辦人員應(yīng)依存量管理基準(zhǔn)、用料預(yù)算，參考庫存情況開立請購單，并注明材料的品名、規(guī)格、數(shù)量、需求日期及注意事項(xiàng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核。(二)需用日期相同且屬同一供應(yīng)廠商供應(yīng)的統(tǒng)購材料，請購部門應(yīng)提出請購。 (三)緊急請購時，由請購部門于請購單上注明原因，以急件遞送。(四)材料檢驗(yàn)須待試車方能實(shí)施者，請購部門應(yīng)于請購單上注明“試車檢驗(yàn)”及“預(yù)定試車期限”。(五)日常用品由物料管理部門按月依耗用狀況，并考慮庫存情況，填制請購單提出請購。第二條 請購核決權(quán)限(一）內(nèi)購： 1. 原物料：(1) 請購金額預(yù)估在1萬元以下者，由部長核決。(2) 請購金額預(yù)估在1萬元至5萬元者，由主管副總核決。(3) 請購金額預(yù)估在5萬元以上者，由總經(jīng)理核決。 2.財(cái)產(chǎn)支出：(1)請購金額預(yù)估在2000元以下者，由部長核決。(2)請購金額預(yù)估在2000元至2萬元者，由主管副總核決。(3)請購金額預(yù)估在2萬元以上者，由總經(jīng)理核決。 (二)外購：1.請購金額預(yù)估在10萬(含)元以下者，由主管副總核決。2.請購金額預(yù)估在10萬元以上者，由總經(jīng)理核決。第三條 采購計(jì)劃單的撤銷(一)請購案件的撤銷應(yīng)立即由原請購部門通知采購部門停止采購，同時于請購單上注明撤銷原因。(二)采購部門辦妥撤銷后，依下列規(guī)定辦理：1.采購部門于原請購單加蓋“撤銷”章后，送回原請購部門。2.原請購單已送物料管理部門待辦收料時，采購部門應(yīng)通知撤銷，并由物料管理部門據(jù)以將原請購單退回原請購部門。3. 原請購單未能撤銷時，采購部門應(yīng)通知原請購部門。二、采 購第一條 采購作業(yè)方式除一般采購作業(yè)方式外，采購部門可依材料使用及采購特性，選擇下列一種最有利的方式進(jìn)行采購：(一)集中計(jì)劃采購：凡具有共同性的材料，須以集中計(jì)劃辦理采購較為有利者，可核定材料項(xiàng)目，通知各請購部門依計(jì)劃提出請購，采購部門定期集中辦理采購。 (二)長期報價采購：凡經(jīng)常性使用，且使用量較大宗的材料，采購部門應(yīng)事先選定廠商，議定長期供應(yīng)價格，呈準(zhǔn)后通知各請購部門依需要提出請購。第二條 采購作業(yè)處理期限采購部門應(yīng)依采購地區(qū)、材料特性及市場供需，分類制定材料采購作業(yè)處理期限，通知各有關(guān)部門以便參考，遇有變更時，應(yīng)立即修正。第三條 詢價、比價、議價(一)采購經(jīng)辦人員接獲“請購單”后應(yīng)根據(jù)請購部門的緩急，并參考市場行情及過去采購記錄或廠商提供的資料，除經(jīng)核準(zhǔn)得以電話詢價之外，另需精選三家以上的供應(yīng)商辦理比價或經(jīng)分析后議價。(二)若廠商報價的規(guī)格與請購材料規(guī)格略有不同或?qū)俅闷氛?，采購?jīng)辦人員應(yīng)檢附資料并于請購單上予以證明，經(jīng)主管核發(fā)后，先請使用部門或請購部門簽注意見后呈核。(三)對于廠商的報價資料經(jīng)整理后，經(jīng)辦人員應(yīng)深入分析后，以電話等聯(lián)絡(luò)方式向廠商議價。(四)采購部門接到請購部門以電話聯(lián)絡(luò)的緊急采購案件，主管應(yīng)立即指定經(jīng)辦人員先行詢價、議價，待接到請購單后，按一般采購程序優(yōu)先辦理。第四條 呈核及核決采購經(jīng)辦人員詢價完成后，于“請購單”詳填詢價或議價結(jié)果及擬訂“訂購廠商”“交貨期限”與“報價有效期限”經(jīng)部長審核，并依請購核決權(quán)限呈核。第五條 訂購(一)采購經(jīng)辦人員接到經(jīng)核決的“請購單”后應(yīng)以“訂購單”向廠商訂購，并以電話或傳真確定交貨(到貨)日期，同時要求供應(yīng)商于“送貨單”上注明“請購單編號”及“包裝方式”。(二)若屬分批交貨者，采購經(jīng)辦人員應(yīng)于“請購單”上加蓋“分批交貨”章以資識別。 (三)采購經(jīng)辦人員使用暫借款采購時，應(yīng)于“請購單”注明“暫借款采購”，以資識別。 第六條 進(jìn)度控制及事務(wù)聯(lián)系(一)采購部門應(yīng)分詢價、訂購、交貨三個階段，以控制采購作業(yè)進(jìn)度。(二)采購經(jīng)辦人員未能按既定進(jìn)度完成作業(yè)時，應(yīng)注明原因及“預(yù)定完成日期”，經(jīng)呈主管核示后轉(zhuǎn)送請購部門，依請購部門意見擬訂對策處理。第七條 整理付款(一)物料管理部門應(yīng)按照已辦妥收料的“請購單”連同“材料檢驗(yàn)報告表”送采購部門，經(jīng)與發(fā)票核對無誤，于翌日前由負(fù)責(zé)人核章后送會計(jì)部門。會計(jì)部門應(yīng)于結(jié)帳前，辦妥付款手續(xù)。 (二)內(nèi)購材料須待試車檢驗(yàn)者，其訂立合同部分，依合同規(guī)定辦理付款，未訂合同部分，依采購部門呈準(zhǔn)的付款條件整理付款。(三)短交應(yīng)補(bǔ)足者，請購部門應(yīng)依照實(shí)收數(shù)量，進(jìn)行整理付款。(四)超交應(yīng)經(jīng)主管核示始得依照實(shí)收數(shù)量進(jìn)行整理付款，否則僅依訂貨數(shù)付款。三、需求審批管理規(guī)定為了進(jìn)一步加強(qiáng)計(jì)劃管理，健全企業(yè)管理制度，監(jiān)督和控制不必要的開支，促進(jìn)資金的合理周轉(zhuǎn)，堵塞開支過程中的各種漏洞，公司對需求的審批工作做如下通知： (一)審批手續(xù)和權(quán)限：發(fā)單人必須填寫大約價值并提出開支(采購)的足夠理由，經(jīng)部門簽字后，送財(cái)務(wù)部審批，財(cái)務(wù)部審批后分類送公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。部門經(jīng)理審批權(quán)限在2萬元以內(nèi)，公司分管副總經(jīng)理(含同級領(lǐng)導(dǎo))審批權(quán)限在20萬元以內(nèi)，每份需求單所列合計(jì)金額超過20萬元人民幣必須報總經(jīng)理審批。(二)對預(yù)算外需求的審批，除執(zhí)行以上審批手續(xù)外，一律報總經(jīng)理審批。(三)各部門需開支(采購)時，凡沒有按上述審批手續(xù)審批的，財(cái)務(wù)部將拒絕付款。四、進(jìn)料驗(yàn)收管理辦法第一條 本公司對物料的驗(yàn)收以及入庫均依本辦法作業(yè)。第二條 待收料物料管理收料人員于接到采購部門轉(zhuǎn)來已核準(zhǔn)的“采購單”時，按供應(yīng)商、物料類別及交貨日期分別依序排列存檔，并于交貨前安排存放的庫位以利收料作業(yè)。第三條 收料(一)內(nèi)購收料1.材料進(jìn)廠后，收料人員必須依“采購單”的內(nèi)容，并核對供應(yīng)商送來的物料名稱、規(guī)格、數(shù)量和送貨單及發(fā)票并清查數(shù)量無誤后，將到貨日期及實(shí)收數(shù)量填記于“請購單”，辦理收料。2.如發(fā)覺所送來的材料與“采購單”上所核準(zhǔn)的內(nèi)容不符時，應(yīng)即時通知采購處理，并通知主管，原則上非“采購單”上所核準(zhǔn)的材料不予接受，如采購部門要收下該等材料時，收料人員應(yīng)告知主管，并于單據(jù)上注明實(shí)際收料狀況，并會簽采購部門。(二)外購收料1.材料進(jìn)廠后，物料管理收料人員即會同檢驗(yàn)單位依“裝箱單”及“采購單”開柜(箱)核對材料名稱、規(guī)格并清點(diǎn)數(shù)量，并將到貨日期及實(shí)收數(shù)量填于“采購單”。2.開柜(箱)后，如發(fā)覺所載的材料與“裝箱單”或“采購單”所記載的內(nèi)容不同時，通知采購部門處理。3.其發(fā)覺所裝載的物料有傾覆、破損、變質(zhì)、受潮等異常時，經(jīng)初步計(jì)算損失將超過5000元以上者(含)，收料人員即時通知采購人員聯(lián)絡(luò)公證處前來公證或通知代理商前來處理，并盡可能維持異狀態(tài)以利公證作業(yè)，如未超過5000元者，則依實(shí)際的數(shù)量辦理收料，并于“采購單”上注明損失數(shù)量及情況。4.對于由公證或代理商確認(rèn)，物料管理收料人員開立“索賠處理單”呈主管核示后，送財(cái)務(wù)部門及采購部門督促辦理。第四條 材料待驗(yàn)進(jìn)廠待驗(yàn)的材料，必須于物品的外包裝上貼材料標(biāo)簽并詳細(xì)注明料號、品名規(guī)格、數(shù)量及入廠日期，且與已檢驗(yàn)者分開儲存，并規(guī)劃“待驗(yàn)區(qū)”以為區(qū)分，收料后，收料人員應(yīng)將每日所收料品匯總填入“進(jìn)貨日報表”以為入帳清單的依據(jù)。第五條 超交處理交貨數(shù)量超過“訂購量”部分應(yīng)予退回，但屬買賣慣例，以重量或長度計(jì)算的材料，其超交量的3%(含)以下，由物料管理部門于收料時，在備欄注明超交數(shù)量，經(jīng)請購部門主管(含科長)同意后，始得收料，并通知采購人員。第六條 短交處理交貨數(shù)量未達(dá)訂購數(shù)量時，以補(bǔ)足為原則，但經(jīng)請購部門主管同意者，可免補(bǔ)交，短交如需補(bǔ)足時，物料管理部門應(yīng)通知采購部門聯(lián)絡(luò)供應(yīng)商處理。第七條 材料驗(yàn)收規(guī)范為利于材料檢驗(yàn)收料的作業(yè)，質(zhì)量管理部門就材料重要性及特性等，適時召集使用部門及其他有關(guān)部門，依所需的材料質(zhì)量研訂“材料驗(yàn)收規(guī)范”，呈總經(jīng)理核準(zhǔn)后公布實(shí)施，以為采購及驗(yàn)收的依據(jù)。第八條 材料檢驗(yàn)結(jié)果的處理(一)檢驗(yàn)合格的材料，檢驗(yàn)人員于外包裝上貼合格標(biāo)簽，以示區(qū)別，物料管理人員再將合格品入庫定位。(二)不合格驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)的材料，檢驗(yàn)人員于物品包裝貼不合格的標(biāo)簽，并于“材料檢驗(yàn)報告表”上注明不良原因，經(jīng)主管核示處理對策并轉(zhuǎn)采購部門處理及通知請購單位，再送回物料管理憑此以辦理退貨，如特采時則辦理收料。第九條 退貨作業(yè)對于檢驗(yàn)不合格的材料退貨時，應(yīng)開立“材料交運(yùn)單”并檢附有關(guān)的“材料檢驗(yàn)報告表”呈主管簽認(rèn)后，憑此異常材料出廠。第十條 實(shí)施修正本辦法呈總經(jīng)理核準(zhǔn)后實(shí)施。五、設(shè)備引進(jìn)管理規(guī)定（一） 原則1.為了保證我公司設(shè)備引進(jìn)工作的順利進(jìn)行，使引進(jìn)工作正?；?、規(guī)范化，特制定本規(guī)定。2.引進(jìn)設(shè)備是一項(xiàng)重要、嚴(yán)肅的工作，各級人員必須高度重視，以嚴(yán)肅的態(tài)度進(jìn)行此項(xiàng)工作。3.引進(jìn)設(shè)備必須遵循上級主管單位及本公司的有關(guān)規(guī)定。4.引進(jìn)工作必須堅(jiān)持原則，秉公辦事，維護(hù)公司的利益。堅(jiān)持綜合考慮“質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務(wù)”四個方面，要競爭，擇優(yōu)選取。5.引進(jìn)工作必須根據(jù)公司制定的發(fā)展規(guī)劃和技術(shù)發(fā)展趨勢，結(jié)合公司實(shí)際，有計(jì)劃地進(jìn)行。規(guī)定主要適用于引進(jìn)較大的項(xiàng)目，其他小項(xiàng)目的引進(jìn)購置，可參照本規(guī)定執(zhí)行。（二） 機(jī)構(gòu)1.設(shè)備引進(jìn)工作在公司總經(jīng)理的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下進(jìn)行。由總工程師主持項(xiàng)目的招標(biāo)和談判工作，公司設(shè)立設(shè)備引進(jìn)小組。由總工程師任組長，有關(guān)部門代表參加。2.引進(jìn)小組的職責(zé)是，根據(jù)需要提出引進(jìn)項(xiàng)目，報總經(jīng)理批準(zhǔn)立項(xiàng)后，搞好引進(jìn)項(xiàng)目的技術(shù)談判和招投標(biāo)商務(wù)談判。3.不同專業(yè)的設(shè)備引進(jìn)項(xiàng)目，可根據(jù)實(shí)際需要，臨時吸收相關(guān)部門的有關(guān)技術(shù)人員參與項(xiàng)目的招標(biāo)和談判。（三） 方法和程序1.設(shè)備引進(jìn)項(xiàng)目由總工提出，然后交引進(jìn)小組審定，報公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由引進(jìn)小組組織有關(guān)技術(shù)人員進(jìn)行項(xiàng)目的招標(biāo)和談判。2.需要招標(biāo)或詢價的項(xiàng)目，必須通過討論確定招標(biāo)、詢價的對象。由總工組織制定和發(fā)放招標(biāo)書，并妥善保管外商的投標(biāo)資料。3.引進(jìn)小組組織項(xiàng)目的開標(biāo)和議標(biāo)，并確定談判對象及有關(guān)事項(xiàng)。4.引進(jìn)小組負(fù)責(zé)通知供應(yīng)商談判。談判時引進(jìn)小組成員一般不少于總?cè)藬?shù)的四分之三。 5.開標(biāo)、議標(biāo)和談判必須指定專人記錄。記錄資料必須妥善保存。6.供應(yīng)部負(fù)責(zé)編制合同書并完成其他商務(wù)事項(xiàng)。（四） 紀(jì)律1.引進(jìn)項(xiàng)目的招標(biāo)、詢價和談判，必須嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定和程序進(jìn)行。2.引進(jìn)工作人員必須嚴(yán)格遵守公司的有關(guān)情報和機(jī)密。任何人不得單獨(dú)與供應(yīng)商接觸談及引進(jìn)項(xiàng)目的實(shí)質(zhì)性問題，更不能向?qū)Ψ叫孤豆緮M定的標(biāo)底和談判策略，任何人不得將我方的重要信息以任何方式告知對方。3.在引進(jìn)工作過程中，除正當(dāng)?shù)臉I(yè)務(wù)或禮節(jié)需要接受少量價值不高的紀(jì)念品外，不準(zhǔn)單獨(dú)接受超額饋贈禮品，確實(shí)難以拒絕的應(yīng)交公司處理。4.對于違反上述規(guī)定者，視情節(jié)輕重，給予相應(yīng)的紀(jì)律處分；觸犯刑律的，交司法機(jī)關(guān)追究其刑事責(zé)任。（五） 其他技術(shù)培訓(xùn)、驗(yàn)收的名單由總工與相關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)研究確定報總經(jīng)理批準(zhǔn)，根據(jù)工作關(guān)系和需要與相關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)研究確定。六、物資采購供應(yīng)工作制度為保證本公司一切生產(chǎn)用物資的正常供應(yīng)，特訂如下制度：(一)加強(qiáng)物資的計(jì)劃管理。根據(jù)各部門上報的年度所需物資計(jì)劃及倉存情況，每年第四季度