醫(yī)藥流通業(yè)物流標準方案.doc

醫(yī)藥流通信息化標準方案1、 前言11企業(yè)簡介（以XX醫(yī)藥公司為例）XX醫(yī)藥集團由XX藥業(yè)有限公司和XX藥房連鎖有限公司組成，公司的經(jīng)營宗旨是秉承中國中醫(yī)藥精髓，服務(wù)大眾，給消費者用藥帶來安全、有效、快捷、方便的服務(wù)。公司的經(jīng)營方式主要是批發(fā)和零售。XX藥房連鎖有限公司成立于2000年10月30日，公司將現(xiàn)代藥店連鎖經(jīng)營理論和超市連鎖經(jīng)營理論有效結(jié)合，依托大型賣場，突破傳統(tǒng)藥店經(jīng)營模式，建立現(xiàn)代藥房連鎖企業(yè)制度，大膽利用適應(yīng)于現(xiàn)代商業(yè)規(guī)律的經(jīng)營方式和組織形式，使企業(yè)形成適應(yīng)市場經(jīng)濟要求的管理體制和經(jīng)營機制。公司現(xiàn)有門店60家，覆蓋五個地市，2002年銷售額7200萬元，2003年13月銷售額1800萬元。公司門店先后被省連鎖經(jīng)營協(xié)會評為最佳營銷創(chuàng)意獎和優(yōu)秀門店獎。XX藥業(yè)有限公司成立于1999年04月04日，公司先后代理了可采、珊拉娜、紅桃K、太太、碧生源、鷹牌等國內(nèi)著名品牌，國際產(chǎn)品如依馬打、獅馬龍活絡(luò)油等，立足省城，覆蓋五個地市，輻射全省，與藥店、醫(yī)院、大賣場建立良好的戰(zhàn)略伙伴關(guān)系，市場拓展和銷售能力居于全省同行業(yè)前列，2002年銷售總額11481萬元，2003年13月銷售額2640萬元。XX公司現(xiàn)有資產(chǎn)2000萬元，員工總?cè)藬?shù)450人。公司發(fā)展思路XX藥房連鎖有限公司的總體發(fā)展目標為：擬采取合作經(jīng)營和自主經(jīng)營等多種式，周邊五個地市加大門店拓展力度，逐步完成對五個地市的全面覆蓋。XX藥業(yè)有限公司發(fā)展目標為：藥業(yè)公司經(jīng)過近年的飛速發(fā)展，形成了覆蓋五個地市，輻射全省的營銷網(wǎng)絡(luò)，但尚有較大的銷售潛力可以挖掘。公司還將根據(jù)各地市場特點，加快引進代理品種，完善代理品種的結(jié)構(gòu)，并且逐步建立健全銷售管理制度和配備市場人才。12 對項目的理解XX醫(yī)藥公司在近幾年的持續(xù)擴張中，已經(jīng)形成為一個相對規(guī)模的醫(yī)藥企業(yè)集團，同時由于在這個過程中伴隨產(chǎn)生了若干連鎖經(jīng)營機構(gòu)，使得企業(yè)集團化管理的要求越來越高。盡管XX醫(yī)藥也認識到了信息化建設(shè)的重要性，即只有通過信息化的管理手段才能滿足集團化管理的要求。但相對于企業(yè)發(fā)展的速度，信息化進程仍是滯后的，究其原因，主要是在信息化建設(shè)的初期企業(yè)的整體規(guī)劃不夠，也許是根本就沒有想到企業(yè)發(fā)展的速度會如此快。至今，信息化管理的狀況已經(jīng)遠遠不能滿足對公司業(yè)務(wù)監(jiān)控的要求，成為了企業(yè)進一步發(fā)展中必須要解決的問題。XX醫(yī)藥的迅猛擴張，表現(xiàn)為業(yè)務(wù)覆蓋面的擴大和覆蓋密度的增加，導致了藥品流通量的高速增長，引發(fā)了物流管理需求的迫切性。由此公司在機構(gòu)上已設(shè)立了物流中心，初步走向了藥品經(jīng)營專業(yè)化分工的道路，若能在物流管理的手段上也能有所改善，則更能體現(xiàn)專業(yè)化分工所帶來的高效率。考慮到今后幾年在中國這個大市場中仍將看好規(guī)模效應(yīng)，繼續(xù)擴張仍然是不可改變的發(fā)展方向，所以建設(shè)金康醫(yī)藥的信息化業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)實際已經(jīng)成了金康醫(yī)藥發(fā)展刻不容緩的急所。XX醫(yī)藥在擴張中所建立起來70家連鎖藥店及批發(fā)業(yè)務(wù)面對的數(shù)百家客戶，是XX醫(yī)藥物流的重要環(huán)節(jié)，是XX醫(yī)藥物流的出口，是其核心競爭力所在。只有把出口疏通，才能得到順暢的物流，才能真正發(fā)揮出其核心競爭力的作用。而要疏通這些出口，靠的就是信息化的業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，對XX醫(yī)藥來講，包括銷售、采購、配送和連鎖經(jīng)營管理，且各項業(yè)務(wù)之間是密切聯(lián)系的。所以XX醫(yī)藥在考慮其現(xiàn)代物流系統(tǒng)時應(yīng)是一體化的整體系統(tǒng)。當然，對于一個信息化業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)的建設(shè)，其目的必然是要提高企業(yè)的物流效率，以此來提高企業(yè)的經(jīng)濟效益。但是物流效率的提高并不意味著一定是企業(yè)效益的提高。那么如何才能評價該物流系統(tǒng)的效益呢？顯然只有通過對物流中的價值評價來體現(xiàn)，這就需要建立一套價值評價指標。這種職能就是企業(yè)的財務(wù)管理。在這個物流過程中，財務(wù)管理的職能其實決不僅僅停留在最終的效益評價上，而是貫穿于整個物流過程中的每一個環(huán)節(jié)。并且通過預(yù)算和核算的手段對每一個環(huán)節(jié)實時監(jiān)控，不斷調(diào)整偏差，使企業(yè)整體效益最大化。這就是業(yè)務(wù)財務(wù)一體化的真正意義所在。所以沒有財務(wù)系統(tǒng)的信息化業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)顯然不是一個完整的系統(tǒng)。財務(wù)管理系統(tǒng)是整個系統(tǒng)的基礎(chǔ)建設(shè)。信息化業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)的建立無疑是適應(yīng)規(guī)?；t(yī)藥流通經(jīng)營管理要求的，這種要求的體現(xiàn)就是集中管理。對集中管理的理解，決不能僅僅停留在權(quán)力的集中上，特別是結(jié)合現(xiàn)代管理的理念和中國企業(yè)的實際情況來分析更是如此。在現(xiàn)代管理理念中，管理者（非一把手）個人能力的發(fā)揮越來越顯得重要，一個集團公司如果選擇集權(quán)制，就等同于喪失了活力，這是相當不利于企業(yè)所處競爭環(huán)境的。那么集中管理的含義何在呢？其實，在企業(yè)實施信息化管理后，集中管理的真正含義并不在于集權(quán)管理，而是在于信息的集中。信息的集中就意味管理的透明，也就意味著對管理的監(jiān)督，而對管理的監(jiān)督就是對權(quán)力的監(jiān)督。管理的透明是自上而下的，對于企業(yè)最高領(lǐng)導是全透明的，而對于中層則是半透明的。信息的集中在開發(fā)中是一個漸進的過程，因此必須有一個統(tǒng)一的應(yīng)用平臺，對企業(yè)是一個經(jīng)營管理平臺，對軟件供應(yīng)商是一個技術(shù)應(yīng)用平臺。這樣才能夠做到整體規(guī)劃、分步實施，最終實現(xiàn)整體化的管理系統(tǒng)，實現(xiàn)信息的集中。2、醫(yī)藥行業(yè)分析21業(yè)發(fā)展前景醫(yī)藥行業(yè)是我國國民經(jīng)濟的重要組成部分，對于保護和增進人民健康、提高生活質(zhì)量、計劃生育、救災(zāi)防疫、軍需戰(zhàn)備以及促進經(jīng)濟發(fā)展和生活進步均具有十分重要的作用。新中國成立以來，特別是改革開放20多年來，我國已經(jīng)形成了比較完備的醫(yī)藥工業(yè)體系和醫(yī)藥流通網(wǎng)絡(luò)，發(fā)展成為世界醫(yī)藥大國。據(jù)統(tǒng)計，我國現(xiàn)有醫(yī)藥工業(yè)企業(yè)6千余家，醫(yī)藥商業(yè)批發(fā)企業(yè)1.4萬家，零售藥店約13萬家。隨著人民生活水平的不斷提高和對醫(yī)療保健需求的不斷增加，醫(yī)藥行業(yè)一直保持著較快的發(fā)展速度，1978年至2002年，醫(yī)藥行業(yè)產(chǎn)值年均遞增16.6，成為國民經(jīng)濟中發(fā)展最快的行業(yè)之一。2002年國內(nèi)醫(yī)藥行業(yè)總產(chǎn)值按可比價格計算完成2726億元，同比增長18.4。然而相比之下，中國目前年人均藥品消費不到10美元，而美國人均藥品消費已達300美元，日本400美元，中等發(fā)達國家人均藥品消費也有4050美元。2000年我國人口已達到13億，加之城鎮(zhèn)每年新增就業(yè)人員，以及人員逐步老齡化和醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的快速發(fā)展等方面的原因，使醫(yī)藥商品的社會需求將呈持續(xù)增長的勢頭。據(jù)分析，2010年中國的醫(yī)藥市場價值將達到600億美元，2020年達到1200億美元，成為全球第一大市場。由此可見，中國的醫(yī)藥行業(yè)有著廣闊的發(fā)展前景。22 醫(yī)藥商業(yè)企業(yè)近階段面臨的壓力來自國家政策措施的壓力做為對加入WTO的反應(yīng)，國家實施了一系列藥品降價措施、質(zhì)量體系認證措施、環(huán)保治理措施以及流通改革和廣告規(guī)范措施。這些措施從長遠來看當然是要促使國內(nèi)醫(yī)藥企業(yè)健康發(fā)展，通過整頓和規(guī)范，使國內(nèi)醫(yī)藥企業(yè)逐步具備與國外企業(yè)競爭的能力，并最終進入國際市場。但就目前來講，國內(nèi)企業(yè)則必須對企業(yè)改造進行投入。來自生存危機的壓力2002年，雖然我國醫(yī)藥行業(yè)總產(chǎn)值達到2779億元，但全國醫(yī)藥流通企業(yè)的利潤總額只有8.2億元，1.4萬家批發(fā)零售企業(yè)中有40出現(xiàn)虧損狀態(tài)，年銷售額過10億元的不足10家。流通環(huán)節(jié)競爭激烈，利潤空間還在逐漸削弱。來自加入WTO承諾的壓力根據(jù)中國加入WTO的承諾：“我國2003年1月1日起放開醫(yī)藥分銷服務(wù)業(yè)務(wù)，外商可以在中國從事采購、倉儲、運輸、配送、批發(fā)、零售和售后服務(wù)，開放領(lǐng)域?qū)凑障攘闶?、后批發(fā)的順序，同時取消每個地方對醫(yī)藥流通企業(yè)數(shù)量的限制?！边@就意味著加入WTO帶來的不僅僅是產(chǎn)品的競爭，還有醫(yī)藥流通等服務(wù)的競爭，使得本已十分脆弱的醫(yī)藥商業(yè)企業(yè)，在資產(chǎn)質(zhì)量、資本規(guī)模、經(jīng)營理念、運行效率、管理能力、人才素質(zhì)等方面又面臨實行全球戰(zhàn)略、全球連鎖配送的跨國公司的沖擊23 醫(yī)藥商業(yè)企業(yè)發(fā)展的機遇固有的優(yōu)勢 挑戰(zhàn)之下必然存在機遇，做為醫(yī)藥產(chǎn)業(yè)鏈上的中間環(huán)節(jié)，醫(yī)藥商業(yè)企業(yè)擁有的最大的資本就是多年經(jīng)營中形成的銷售網(wǎng)絡(luò)及終端客戶，若能在快速響應(yīng)和服務(wù)能力上進行改造，則必將形成自己的核心競爭力。搶占了競爭或合作的先機。醫(yī)藥需求持續(xù)增長隨著經(jīng)濟發(fā)展和人們生活水平的提高，人們對健康產(chǎn)品（包括藥品）的需求會更加強烈。由中國的人口和發(fā)展確定了，在不遠的將來中國肯定要成為醫(yī)藥消費頭號大國。所以國內(nèi)醫(yī)藥企業(yè)應(yīng)力爭在規(guī)范、整頓、兼并中脫穎而出。政策扶持，扶大扶優(yōu)“十五”規(guī)劃中談到，國家將用5年左右的時間，著力培育510個面向國內(nèi)外市場、多元化經(jīng)營、年銷售額達到50億元左右、具有現(xiàn)代營銷領(lǐng)先水平和高度文化內(nèi)涵的特大型醫(yī)藥流通企業(yè)集團；建立40個面向國內(nèi)市場或國內(nèi)區(qū)域市場、年銷售額達到20億元左右的大型醫(yī)藥流通企業(yè)集團。扶持建立10個國內(nèi)外知名的醫(yī)藥零售連鎖企業(yè)，每家企業(yè)擁有分店達到1000個以上；建立一批區(qū)域性醫(yī)藥零售連鎖企業(yè)，每個企業(yè)擁有分店達到100個左右。有條件的企業(yè)自然應(yīng)想到要充分爭取得到國家的扶持。鄉(xiāng)鎮(zhèn)市場大有可為目前，隨著農(nóng)村鄉(xiāng)鎮(zhèn)經(jīng)濟的迅速崛起，農(nóng)民文化水平的不斷提高，農(nóng)村鄉(xiāng)鎮(zhèn)的藥品需求也在快速的增長，而傳統(tǒng)的農(nóng)村藥品供應(yīng)體系已不能滿足其需求。農(nóng)村鄉(xiāng)鎮(zhèn)藥品供應(yīng)主渠道出現(xiàn)斷層、脫節(jié)，相對于城市局部市場由于前期圈地而引起的過熱競爭現(xiàn)象，進軍鄉(xiāng)鎮(zhèn)市場不失為一條低成本的擴張之路。24 醫(yī)藥商業(yè)企業(yè)發(fā)展趨勢行業(yè)整合，大勢所趨2000年起“跑馬圈地”式的醫(yī)藥零售連鎖經(jīng)營以及工業(yè)企業(yè)和商業(yè)企業(yè)的相互收購，將繼續(xù)發(fā)展成為大規(guī)模的行業(yè)整合。無論是工業(yè)企業(yè)還是商業(yè)企業(yè)，國際資本還是國內(nèi)資本，都將出現(xiàn)融合交叉趨勢，市場最終將形成少數(shù)大型連鎖經(jīng)營企業(yè)的壟斷格局。壟斷格局形成后，醫(yī)藥連鎖將由目前低成本圈地建店轉(zhuǎn)向高技術(shù)投入、標準化發(fā)展，從而在組織機構(gòu)、經(jīng)營機制、管理能力、信息技術(shù)、商品別類、網(wǎng)點布局、服務(wù)方式、競爭手段等方面進行全方位創(chuàng)新。物流建設(shè)，投資熱點物流領(lǐng)域已被認為是繼資源領(lǐng)域、人力領(lǐng)域之后的“第三個利潤源”。醫(yī)藥流通企業(yè)的銷售特殊性決定了一個大型醫(yī)藥流通企業(yè)，如果沒有區(qū)域型配送中心，就不可能實現(xiàn)跨地區(qū)連鎖經(jīng)營。如果沒有較強的倉儲、運輸和配送能力，就不可能使所擁有的龐大的銷售網(wǎng)絡(luò)低成本的運作，所以建設(shè)企業(yè)自己的現(xiàn)代化物流系統(tǒng)是大型醫(yī)藥企業(yè)的發(fā)展大趨勢。多業(yè)態(tài)、多元化經(jīng)營醫(yī)藥商業(yè)企業(yè)將逐步形成“專業(yè)藥房、社區(qū)便利店、超市店中店、一站購足式健康美麗產(chǎn)品專賣店、綜合型倉儲大賣場”多元化經(jīng)營業(yè)態(tài)。此外如果建立起現(xiàn)代物流系統(tǒng)，還將介入所處區(qū)域的物流社會化服務(wù)。以信息化為手段逐步走向集中管理對于一個大型的醫(yī)藥流通企業(yè)，擁有數(shù)十家分子公司，成百上千家連鎖門店，其管理可想是非常復雜的。如果不進行信息化，建設(shè)自己的高效的管理系統(tǒng)。將不可想象能怎樣運作，怎樣去面對激烈的市場，怎樣去與國內(nèi)外的競爭對手競爭。所以目前國內(nèi)的大型醫(yī)藥流通企業(yè)都在考慮如何進行信息化建設(shè)，如何通過信息化建設(shè)逐步走向集中管理。3、企業(yè)總體需求分析31企業(yè)現(xiàn)行組織機構(gòu)根據(jù)我們結(jié)合XX醫(yī)藥現(xiàn)行組織機構(gòu)圖所做的初步調(diào)查，我們認為已經(jīng)具備了做為一個大型醫(yī)藥流通企業(yè)的規(guī)模。其連鎖門店幾乎全部是直營店，其藥品批發(fā)業(yè)務(wù)覆蓋了數(shù)百家醫(yī)院及其它公司。這是XX醫(yī)藥的核心競爭力所在，然而要使這一競爭力得以發(fā)揮，信息化建設(shè)就成了XX醫(yī)藥的當務(wù)之急。從企業(yè)的發(fā)展態(tài)勢來看更是如此，因為在醫(yī)藥行業(yè)的規(guī)范、整頓和兼并中，企業(yè)已經(jīng)邁出了堅實的一步。通過其自身努力，取得了GSP認證，其特殊的區(qū)位優(yōu)勢和目前的規(guī)模條件已經(jīng)具備向全省廣大地區(qū)擴展的基礎(chǔ)。所以一個以現(xiàn)代物流系統(tǒng)為基礎(chǔ)的信息化管理系統(tǒng)的成功建立，將使XX醫(yī)藥不僅僅是一個大型的，而且還是一個規(guī)范的、高效的、可持續(xù)發(fā)展的醫(yī)藥流通企業(yè)。32 企業(yè)經(jīng)營特點XX醫(yī)藥公司屬于典型的醫(yī)藥流通企業(yè)，下屬兩個子公司分別經(jīng)營醫(yī)藥批發(fā)業(yè)務(wù)和醫(yī)藥零售業(yè)務(wù)，其經(jīng)營特點如下圖所示：其經(jīng)營特點可描述為：基本以經(jīng)營品種和客戶確定業(yè)務(wù)分類。批發(fā)業(yè)務(wù)主要由藥業(yè)公司完成，批發(fā)的品種以代理品種為主，代理品種的采購合同、采購價格和采購付款都由藥業(yè)公司完成，物流中心負責收貨、保管、發(fā)貨。批發(fā)銷售業(yè)務(wù)是由物流中心按藥業(yè)公司的訂單揀貨發(fā)貨。批發(fā)業(yè)務(wù)的客戶在500家以上，分為大客戶和一般客戶。非代理品種則主要以零售為主，采購完全由物流中心根據(jù)庫存來進行，藥房公司下屬70多家連鎖藥店，由各藥店向物流中心提出要貨訂單，物流中心根據(jù)訂單揀貨發(fā)貨。其連鎖藥店形式有藥品大賣場、超市專柜和一般藥店，其連鎖店共有70多家，絕大多數(shù)為直營藥店，有少量的加盟店。與批發(fā)業(yè)務(wù)一樣都是由物流中心根據(jù)各店的訂單揀貨發(fā)貨。物流中心負責整個公司的收貨、發(fā)貨和貨物存儲保管，同時負責非代理品種的采購。每天處理的訂單月兩百張左右。33 公司目前存在的問題及信息化需求 331 信息化管理問題企業(yè)目前的信息化管理工作，應(yīng)該還是處于初級的電算化階段，基本上沒有整體應(yīng)用的體現(xiàn)?？陀^的講，這不是企業(yè)管理水平不夠，而是企業(yè)發(fā)展速度太快，不管是領(lǐng)導還是員工都忙于應(yīng)付迅速擴張所帶來的大量工作，尚未能對信息化管理進行認真考慮，加之對計算機技術(shù)的不了解而帶來的擔心，在前期的應(yīng)用中也確實只能試著在局部進行一些應(yīng)用的嘗試。這種嘗試肯定不能得到整體應(yīng)用的效果，更何況信息化管理技術(shù)是幫助企業(yè)提高管理效率的，當企業(yè)規(guī)模不大時，其效用也是不能被體現(xiàn)的。企業(yè)目前提出的信息化建設(shè)項目，其實也標志著公司的規(guī)模已經(jīng)到了非信息化管理不能解決管理提升的時候了。目前信息化管理所存在的所有問題，其實都是局部無關(guān)聯(lián)應(yīng)用所具有的通病。當然任何信息化管理系統(tǒng)都是分步實施的，沒有一蹴而就的整體化系統(tǒng)，但分步實施不等于分離實施，即一定要有一個整體的考慮。隨著計算機軟硬件技術(shù)的突飛猛進，這種整體的應(yīng)用考慮將越來越多的落實在管理技術(shù)上，而非軟硬件技術(shù)上。因此，企業(yè)的信息化項目必須是一種整體化的偏管理技術(shù)設(shè)計的應(yīng)用。332 GSP管理貫穿業(yè)務(wù)流程問題金康藥業(yè)目前正在準備GSP的申報工作，但GSP不管是在申報認證過程中還是在今后的實際執(zhí)行中，都應(yīng)該貫穿于整個業(yè)務(wù)流程中。如前所述，其實施反應(yīng)在標準文件的管理執(zhí)行和業(yè)務(wù)流程中的各個監(jiān)控點上。而沒有信息化管理，顯然不管是在標準文件的管理還是在業(yè)務(wù)監(jiān)控點上，都難以做到完善。僅其中要求銷售記錄一項，就可以想象是憑手工完成不了的。數(shù)千個品種的批號效期管理有何嘗不是如此。所以，不難得出結(jié)論，非信息化管理不能貫徹GSP。結(jié)算結(jié)算結(jié)算采購發(fā)票銷售訂單采購訂單收款憑證形成應(yīng)收憑證出入庫 憑證形成應(yīng)付憑證付款憑證銷售發(fā)票核銷存貨核算（出入庫成本核算）物流中心應(yīng)付單應(yīng)收單憑 證 處 理付款單收款單揀貨單采購入庫單到貨單銷售出庫單333 財務(wù)業(yè)務(wù)一體化管理問題 如上圖所示，業(yè)務(wù)財務(wù)一體化意味著：由于業(yè)務(wù)運作產(chǎn)生的各種原始憑證能夠及時的生成記帳憑證，從而將業(yè)務(wù)發(fā)生的情況及時地反應(yīng)成價值表現(xiàn)，做到真正意義上的財務(wù)對業(yè)務(wù)的實時監(jiān)控。實現(xiàn)了這樣的管理技術(shù)，將為企業(yè)管理帶來一系列的好處。如實時了解企業(yè)的效益，由于信息化可以做到憑證的細化，因此就相當有利于對單個品種的效益分析，可對品種的盈利能力進行分類，進行分別促銷管理。此外由于憑證的細化，可依據(jù)憑證追溯到每一項業(yè)務(wù)，達到真正的業(yè)務(wù)監(jiān)控，也使得企業(yè)的各種計劃和預(yù)算隨時都得到控制。實現(xiàn)真正的全面預(yù)算和計劃管理。顯然，這樣的財務(wù)業(yè)務(wù)一體化管理技術(shù)對于企業(yè)是十分有用的?？紤]到公司經(jīng)營著其數(shù)千個品種，其意義就更大了。而企業(yè)目前的財務(wù)業(yè)務(wù)管理狀況是做不到的，而如果在信息化建設(shè)過程中不進行總體設(shè)計也是做不到的。334 其他業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)問題這里的其他業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)問題其實都與信息化管理不到位相關(guān)聯(lián)，現(xiàn)將其例于如下：l 應(yīng)收的核對與帳齡分析難以進行；l 零售庫存、批發(fā)造成的社會庫存統(tǒng)計不實；l 庫存成本不能準確地按品種分析；l 采購、銷售、物流進出及保管專業(yè)化分工不夠；l 批號、效期的跟蹤管理困難；l 物流配送效率偏低。以上這些問題都是在信息化經(jīng)營管理系統(tǒng)建設(shè)中要解決的問題。4、信息化建設(shè)總體設(shè)計41 設(shè)計遵循的管理原則l 注重企業(yè)標準化基礎(chǔ)數(shù)據(jù)工作標準化基礎(chǔ)數(shù)據(jù)工作是企業(yè)信息化建設(shè)必須要做的最重要的工作。是一切業(yè)務(wù)流程能夠做到一體化運作的基礎(chǔ)，系統(tǒng)必須依靠標準化才能夠完成必須的工作。而一個集團公司想對其下屬企業(yè)進行有效的監(jiān)控，首先要對基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進行集中統(tǒng)一的管理。只有這樣，公司才能對各下屬企業(yè)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計、分析，對各企業(yè)之間的信息進行交互傳輸，從而實現(xiàn)整個集團公司的物流、資金流、信息流得到從上到下的貫通。也為集團逐步走向集中管理，奠定平滑過渡的基礎(chǔ)。因此標準化基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的管理是一項非常重要的工作，應(yīng)該由集團統(tǒng)一進行。并且是任何信息化工作之首要。l 以財務(wù)管理為核心的企業(yè)價值評價指標體系企業(yè)經(jīng)營的價值評價指標體系，就是完備的、信息化的財務(wù)管理系統(tǒng)，沒有這一系統(tǒng)的建立，企業(yè)的經(jīng)營結(jié)果就不能得到準確的評價，信息化的建設(shè)過程中的每一步，同時也是一個投資過程，同樣也需要進行價值評價。價值評價指標體系的建立使得企業(yè)對整個運營狀況能有精細的了解，特別是對多品種經(jīng)營的企業(yè)，通過評價每個品種對企業(yè)利潤的貢獻，制定各品種的經(jīng)營策略，對公司經(jīng)營管理是十分有利的。因此財務(wù)管理應(yīng)是信息化開始的標志，也是為今后信息化的每一步制定的評價體系。l 業(yè)務(wù)與財務(wù)無縫銜接由于業(yè)務(wù)和財務(wù)屬于不同的部門，看問題的時間和角度不同，業(yè)務(wù)往往以數(shù)量來標識業(yè)務(wù)進行的狀況，而財務(wù)必須要以價值量來標識，如果這兩方面不能很好的銜接，就只能以總數(shù)量和總價值來標識。顯然這種不分時間和品種的總數(shù)不是企業(yè)精細化管理所要求的，但一定是企業(yè)信息化建設(shè)所要解決的。信息化建設(shè)中要做到業(yè)務(wù)和財務(wù)的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)是統(tǒng)一的，從而實現(xiàn)業(yè)務(wù)財務(wù)一體化，并且能夠從不同的口徑統(tǒng)計數(shù)據(jù)，以滿足不同部門的要求，達到財務(wù)監(jiān)控業(yè)務(wù)的目的。l 基于物流和商流分離的經(jīng)營業(yè)務(wù)專業(yè)化分工社會的每一次進步都是社會分工細化的結(jié)果?，F(xiàn)代經(jīng)營管理的進步同樣伴隨著進銷存業(yè)務(wù)的分工細化。其最關(guān)鍵的思想是將商流和物流分離，使銷售組織從低效并且占用大量資源的物流工作中解脫出來，從而專注于市場渠道的不斷開拓和服務(wù)。建立銷售與物流之間的委托服務(wù)關(guān)系，建立物流服務(wù)平臺，將供應(yīng)鏈運作所涉及的計劃、補貨、庫存控制、訂單處理等物流管理功能，倉儲、配送、結(jié)算等物流操作功能以及與管理和運作相關(guān)的信息服務(wù)功能由物流機構(gòu)的服務(wù)來實現(xiàn)。并建立一整套業(yè)務(wù)流程、服務(wù)標準和考核體系來確保其高效、可靠、低成本地運行。l 要適應(yīng)管理及業(yè)務(wù)處理的細節(jié)問題上的不斷變遷在使用系統(tǒng)之前，企業(yè)在其日常經(jīng)營管理中已有一些非常細節(jié)的管理和控制模式及相應(yīng)的業(yè)務(wù)處理辦法，如：定價策略、送貨服務(wù)、信譽度控制、承付期模式等。隨著企業(yè)自身的發(fā)展和外部市場的變動，為了適應(yīng)新的競爭要求，這些細節(jié)必然會發(fā)生調(diào)整改變或增加，信息化建設(shè)不僅要滿足企業(yè)經(jīng)營模式目前的需求，還應(yīng)具有高度的靈活性和可擴展性以滿足企業(yè)未來發(fā)展的要求。l 要能滿足眾多崗位之間高效協(xié)作的要求 經(jīng)營管理細化分工的結(jié)果是使得每一個崗位的工作得到了簡化，但其對崗位之間的協(xié)調(diào)要求卻更高。信息化建設(shè)就是用信息化技術(shù)來幫助企業(yè)完成崗位之間的協(xié)調(diào)，獲得專業(yè)化分工所帶來的高效率。l 能夠滿足對決策數(shù)據(jù)管理及報表制作的高要求企業(yè)管理的規(guī)模和復雜性決定了對各部門的數(shù)據(jù)統(tǒng)計和數(shù)據(jù)分析要求很高，并且各部門的報表形式多變，內(nèi)容上要求各個方面的數(shù)據(jù)能夠快速綜合。這就對系統(tǒng)的決策數(shù)據(jù)管理和報表的快速靈活制作及呈現(xiàn)形式的多樣性提出了很高的要求。系統(tǒng)建設(shè)中必須要滿足這種要求。l 符合GSP的質(zhì)量管理 GSP是藥品流通企業(yè)必須嚴格遵守的質(zhì)量管理規(guī)范，它慣穿于整個物流過程的各個環(huán)節(jié)。這就要求系統(tǒng)能夠按照GSP的要求，在每一個需要進行GSP控制的環(huán)節(jié)都要有所響應(yīng)。同時對GSP所要求的各種記錄、文檔、規(guī)章制度進行完善管理。l 經(jīng)營決策分析作為整個企業(yè)的中樞，企業(yè)高層領(lǐng)導要制定企業(yè)的經(jīng)營戰(zhàn)略規(guī)劃，進行企業(yè)資源的統(tǒng)籌安排，這就需要對各下屬部門的經(jīng)營信息進行整合，全面掌握下面的經(jīng)營狀況（包括歷史和現(xiàn)狀），以便能夠進行各項經(jīng)營的統(tǒng)計分析，并且利用已有的數(shù)據(jù)進行市場預(yù)測、市場分析、財務(wù)分析。l 能夠進行遠程業(yè)務(wù)處理 由于公司下屬部門所處地域不限于本地，而業(yè)務(wù)級聯(lián)系又比較緊密，數(shù)據(jù)量又大，如：省城以外地市的業(yè)務(wù)管理。這就對系統(tǒng)的遠程業(yè)務(wù)處理提出了要求。42總體框架設(shè)計在對XX公司初步了解的基礎(chǔ)上，我們項目團隊依據(jù)自己對現(xiàn)代醫(yī)藥流通企業(yè)信息化管理實施目的的理解，對其信息化建設(shè)項目，給出如下的總體設(shè)計思想：421建立經(jīng)營管理平臺所謂經(jīng)營管理平臺就是重慶醫(yī)藥所需的全部管理職能的一個共同的基礎(chǔ)。對于軟件開發(fā)商來講，這個平臺是一個技術(shù)平臺，在其中采用了目前最先進的軟件技術(shù)，保證了在其之上所完成的所有管理職能都是與整個系統(tǒng)一體化的，徹底消除了在以后的系統(tǒng)分步實施中產(chǎn)生信息孤島的可能性。而對于用戶來講，所有的經(jīng)營管理職能都是在這個平臺的基礎(chǔ)上來完成的，稱之為經(jīng)營管理平臺。我們認為，任何企業(yè)的管理，都是由一些基本的管理職能來完成的，不管企業(yè)如何設(shè)置其管理機構(gòu)，它都必須要具備這些基本的管理職能。而每一項管理職能又是由一些管理要素來組成的，企業(yè)機構(gòu)的設(shè)置，只不過是確定由什么樣的人的組合來履行一部分的管理要素。當然，不同的企業(yè)可能會有一些不同的管理要素，這就是企業(yè)的個性化，也是系統(tǒng)開發(fā)中所謂的二次開發(fā)。這種經(jīng)營管理平臺的思想如下圖所示：422保證系統(tǒng)的整體性企業(yè)信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)必須保證其整體性，前面描述的建立企業(yè)經(jīng)營管理平臺和軟件應(yīng)用技術(shù)平臺，就是為了保證企業(yè)應(yīng)用的整體性和軟件的可擴張性。信息化的建設(shè)過程必然是一個分步實施的過程，而如何在分步實施的過程中保持系統(tǒng)的整體性靠的就是平臺技術(shù)，它將保證逐步實施的各項管理職能之間的無縫連接。已往信息系統(tǒng)的開發(fā)或者說是電算化應(yīng)用的初期，總是針對某一項管理職能編制一個應(yīng)用系統(tǒng)。其結(jié)果是在企業(yè)中形成了相對獨立的一些子系統(tǒng)。由于實際應(yīng)用中各管理職能之間必須進行數(shù)據(jù)溝通，這些相對獨立的子系統(tǒng)是很難做到的。于是就在各個子系統(tǒng)之間做軟件接口，這從軟件技術(shù)的角度是做得到的，但業(yè)務(wù)之間的關(guān)聯(lián)性是很強的，今天需要這個數(shù)據(jù)做一個接口，明天另一個數(shù)據(jù)又做一個接口，而做接口本身并不容易，且接口就越做越多，最終仍然造成系統(tǒng)的混亂，仍然不能改變信息孤島的局面。如下圖所示：財務(wù)管理門店管理銷售管理庫存管理采購管理要避免這種信息孤島的產(chǎn)生，只能采用統(tǒng)一的平臺技術(shù)，整體化的設(shè)計。所以企業(yè)進行信息化建設(shè)，一定要從最基礎(chǔ)的工作開始，從整體應(yīng)用的角度來規(guī)劃信息化建設(shè)，以保證分步實施完成整體化的管理系統(tǒng)。43系統(tǒng)建設(shè)目標通過以上分析，我們認為XX醫(yī)藥項目是要建立一個以信息化為基礎(chǔ)的現(xiàn)代物流系統(tǒng)及整個公司的信息化管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)將充分體現(xiàn)對金康醫(yī)藥的集團化管理，它將企業(yè)做為一個整體來考慮。在財務(wù)業(yè)務(wù)一體化的基礎(chǔ)上，進行全面的計劃管理，將下屬的各子公司都納入監(jiān)控范圍之內(nèi)，使企業(yè)成為一個有序的、高效的流通企業(yè)。財務(wù)業(yè)務(wù)的一體化將幫助企業(yè)實現(xiàn)對子公司的實時監(jiān)控，也即通過信息的集中實現(xiàn)對管理的監(jiān)督，實現(xiàn)對權(quán)力的監(jiān)督，最終實現(xiàn)了對集團的集中管理。此外，該系統(tǒng)的建立也將逐步實現(xiàn)公司內(nèi)部的專業(yè)分工，從而大幅度地提高公司的運作效率?？傮w上看系統(tǒng)由一體化物流服務(wù)平臺、集中采購管理、銷售分銷管理、集中財務(wù)管理以及貫穿于這是四個部分的計劃協(xié)同組成。如下圖所示：該系統(tǒng)的核心是一體化的物流服務(wù)平臺，它由高效率的倉庫、配送中心、倉庫管理系統(tǒng)、配送管理系統(tǒng)組成。直接服務(wù)于金康醫(yī)藥的所有銷售機構(gòu)，對直營的連鎖藥店進行主動配送，對于其它批發(fā)公司按訂單配送，配送的目的地是各公司、各醫(yī)院。通過建立這樣的服務(wù)平臺，使金康醫(yī)藥的銷售機構(gòu)從低效重復的物流運作中解放出來，將全部精力投入到如何做好銷售工作中去。44 信息化實施進程建議在對公司的調(diào)研中我們了解到，企業(yè)目前都沒有建成整體信息化的經(jīng)營管理系統(tǒng)，但又都在各部門使用了一些系統(tǒng)，一般來講要使已使用的系統(tǒng)通過做數(shù)據(jù)接口的方式形成整體的信息共享幾乎是不可能的。為此，我們建議企業(yè)從信息化的最基礎(chǔ)工作做起，扎扎實實地按以下步驟完成整體信息化經(jīng)營管理系統(tǒng)的建設(shè)。l 第一步 完成信息化建設(shè)的基礎(chǔ)工作A、 完成企業(yè)數(shù)據(jù)標準化工作 建立企業(yè)經(jīng)營管理平臺數(shù)據(jù)標準化工作是企業(yè)進行信息化建設(shè)的最基礎(chǔ)的工作，其內(nèi)容就是將企業(yè)的所有管理對象進行統(tǒng)一的編碼和命名，包括品種編碼、客戶編碼、供應(yīng)商編碼、倉庫和庫位編碼、部門和人員編碼、設(shè)備和備件編碼等等。這些工作是信息化系統(tǒng)整體化和數(shù)據(jù)共享的基本保證，也是建立企業(yè)經(jīng)營管理平臺的最重要的工作。 B、 進行管理工作專業(yè)化分工 提高管理效率專業(yè)化分工的主題就是物流和商流的分離，如下圖所示：銷 售物 流 服 務(wù) 中 心采 購客戶供應(yīng)商物流物流商流商流商流社會的每一次進步都是社會化分工的結(jié)果，同理，要促成管理進步，必然要進行管理的分工。對于企業(yè)來講首先是物流和商流的分工，即庫存、運輸屬于物流，而采購和銷售則屬于商流。分工的結(jié)果是采購和銷售不再需要關(guān)心貨物的進出和檢驗，而只要把精力放在客戶和供應(yīng)商，而物流系統(tǒng)則要做到照單作業(yè)，從而達到提高效率的目的。除此之外，在物流和商流的管理中，還存在進一步分工的問題，如商流中的合同管理、開單管理、市場管理、客戶管理、供應(yīng)商管理等等。物流中的訂單處理、揀貨管理、配送管理等等。都還需要進一步的專業(yè)化分工。這種專業(yè)化分工的結(jié)果，將極大地簡化信息化建設(shè)的實施過程，提高信息化實施的整體成功率。C、建立價值評價指標體系 洞察企業(yè)經(jīng)營企業(yè)價值評價指標體系如下圖所示： 企業(yè)存在的最重要目的就是要獲取利潤，企業(yè)價值評價指標體系將幫助企業(yè)對所有的工作進行價值評價，以便于企業(yè)不僅僅追求高效率，而是要在獲取效率的同時也要獲取效益。這是企業(yè)一切工作的衡量標準。因此，應(yīng)該把建立這個體系做為建立企業(yè)信息化的基礎(chǔ)工作。這個價值評價指標體系就是企業(yè)的財務(wù)系統(tǒng)。l 第二步 貫徹規(guī)范 實現(xiàn)財務(wù)業(yè)務(wù)一體化管理A、 以庫存管理為核心 貫徹GSP于整個流程GSP的貫徹執(zhí)行可分為兩個方面，其一為整個物流過程的控制，即從采購對供應(yīng)商進貨到銷售對客戶發(fā)貨過程中的控制點設(shè)置。顯然，這個過程基本上是圍繞庫存管理來進行的，所以在進行庫存管理實施的過程中要完成對GSP的貫徹。其二為環(huán)境狀態(tài)的記錄管理和GSP標準文件的管理，這一部分可相對獨立的用文件記錄管理方式同時完成。如下圖所示：B、 實施銷售分銷和集中采購管理 實現(xiàn)財務(wù)業(yè)務(wù)一體化對于由若干子公司構(gòu)成藥業(yè)集團來講，集中采購無疑是大有益處的采購管理方式，因此在完成了財務(wù)系統(tǒng)和庫存管理系統(tǒng)之后可著手集中采購系統(tǒng)的實施，此時，庫存、采購和財務(wù)構(gòu)成了基本的財務(wù)業(yè)務(wù)一體化系統(tǒng)。這意味著財務(wù)對采購業(yè)務(wù)和倉庫的進出可以實時地反映，隨時可以對業(yè)務(wù)作出價值評價。對公司的各個批發(fā)銷售機構(gòu)和連鎖機構(gòu)，實施銷售分銷管理，包括銷售業(yè)務(wù)管理、分銷資源規(guī)劃管理、分銷渠道管理。實現(xiàn)整體的財務(wù)業(yè)務(wù)一體化管理。真正做到用價值評價指標體系來衡量企業(yè)的銷售業(yè)務(wù)工作。完成企業(yè)的整體信息化經(jīng)營管理系統(tǒng)。l 第三步 完成全面計劃預(yù)算管理 展望信息化整體擴展A、 以財務(wù)業(yè)務(wù)一體化為基礎(chǔ) 實現(xiàn)全面計劃與全面預(yù)算管理建立了財務(wù)業(yè)務(wù)一體化之后，就可以實施全面計劃和全面預(yù)算管理，以達到全程業(yè)務(wù)監(jiān)控的目的。在沒有實現(xiàn)財務(wù)業(yè)務(wù)一體化的情況下，計劃管理和預(yù)算管理都只能是事后的管理，即在計劃期末才知道計劃和預(yù)算的執(zhí)行結(jié)果。財務(wù)業(yè)務(wù)一體化使得計劃和預(yù)算的實時控制成為可行的，也就使得全程的業(yè)務(wù)監(jiān)控成為可行的。B、探討OA、HR、CRM、DSS的實施 為電子商務(wù)的實行打下基礎(chǔ)以上工作已經(jīng)完成了企業(yè)基本的信息化建設(shè)，隨著網(wǎng)絡(luò)化高速發(fā)展的態(tài)勢，企業(yè)勢必將進一步通過建立企業(yè)門戶，實現(xiàn)企業(yè)供應(yīng)鏈的延續(xù)（至供應(yīng)商），完成CRM（對企業(yè)客戶）、OA和HR（對企業(yè)職工）、DSS（對企業(yè)決策者）。這些都是在基本信息化經(jīng)營管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上可考慮的擴展。反之，在沒有建成基本的信息化經(jīng)營管理系統(tǒng)之前，以上應(yīng)用將是無本之源。45總體方案價值體現(xiàn)451符合企業(yè)管理改善的漸進性具有一定規(guī)模的藥業(yè)公司在多年的經(jīng)營管理過程中，已經(jīng)形成了一套固有的管理模式，這種模式在多年的實踐中肯定是行之有效的，否則企業(yè)不可能發(fā)展到今天的規(guī)模。但社會的進步也是日新月異的。藥業(yè)企業(yè)也將繼續(xù)發(fā)展，而通過信息化改善管理是其必不可少的一步，這一過程一定是一個漸進的過程。我們強調(diào)在總體設(shè)計的框架下，首先做好整個企業(yè)的數(shù)據(jù)標準化工作，建立起企業(yè)的經(jīng)營管理平臺，有了這個基礎(chǔ)就能保證在漸進過程中的各項管理職能分步實施，不造成太多的企業(yè)內(nèi)部沖突。452適應(yīng)企業(yè)在管理技術(shù)進步過程中的不穩(wěn)定性企業(yè)在改革的過程中，特別是在實施ERP的過程中，必然會發(fā)生一些機構(gòu)的變動，同時也伴隨著一些業(yè)務(wù)流程的改變。在我們設(shè)計的ERP構(gòu)架中，已經(jīng)考慮到了這個因素，我們以兩種方式來適應(yīng)企業(yè)的這種變化：其一為系統(tǒng)按照管理要素來設(shè)計，這些管理要素的組合是可以改變的，因為任何一個管理要素都與基本的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)是一致的，因此這些管理要素放在哪一個部門來執(zhí)行并不會影響到系統(tǒng)結(jié)構(gòu)的改變；其二為在管理要素中的流程是可以由用戶來定義的，通過使用工作流和審批流技術(shù)，各種單據(jù)走向和審批過程，都可以由用戶根據(jù)機構(gòu)改革后的權(quán)限，重新分配和定義。453體現(xiàn)了目標確定，過程可控的穩(wěn)步實施策略ERP的實施目標，最終是使得企業(yè)達到集中管理和各項業(yè)務(wù)的可控性。如果信息化建設(shè)的進程按上述步驟進行，使得我們在ERP的每一步實施中都能夠清楚地知道我們距離目標還有多遠，是否偏離了我們的目標，最大限度地減少了失敗的風險。454充分體現(xiàn)了ERP所要求的整體性相對于整體性而言，就是系統(tǒng)的分散性，而分散的系統(tǒng)往往就是目前所說的信息孤島。以往企業(yè)信息系統(tǒng)建設(shè)，最終都形成了信息孤島。即按不同的管理職能設(shè)計不同的子系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)，且每個子系統(tǒng)之間不能進行交流，最多勉強做成了數(shù)據(jù)接口，而通過這種接口所進行的交流也只是單向的。這都是因為沒有一個統(tǒng)一的企業(yè)經(jīng)營管理平臺和一個統(tǒng)一的軟件技術(shù)平臺所造成的，在這種情況下，既便做了很好的總體設(shè)計，最終仍然會形成信息孤島。因為沒有共同的應(yīng)用平臺，也就沒有完備的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。我們在總體方案中強調(diào)經(jīng)營管理平臺和技術(shù)支持平臺，就是為了從技術(shù)上保證分別實施各個管理職能也不會形成孤島，從而保持了系統(tǒng)的整體性。455實現(xiàn)了數(shù)據(jù)的可追溯性只有實現(xiàn)了數(shù)據(jù)的可追溯性，才能真正做到對各項管理職能的監(jiān)控。我們在方案中強調(diào)物流和資金流的一致，業(yè)務(wù)和財務(wù)的一體化，就是為了保證數(shù)據(jù)的可追溯性。例如：當財務(wù)部感到某張憑證有問題時，可以根據(jù)憑證號對應(yīng)出最詳細的業(yè)務(wù)發(fā)生情況；當某部門費用超預(yù)算的時候，可分析出其超預(yù)算的原因；當某藥店發(fā)現(xiàn)所銷售的醫(yī)藥流通企業(yè)藥品有質(zhì)量問題時，可根據(jù)藥品批次直接追查到該批次的檢驗報告、生產(chǎn)責任者、原料批次等，以最快的速度澄清事實等等。5、財務(wù)管理解決方案51財務(wù)管理需求分析為企業(yè)提供一個完整的網(wǎng)絡(luò)財務(wù)集中管理的信息化管理平臺，使醫(yī)藥流通企業(yè)內(nèi)的各個公司以及公司的各個部門都在統(tǒng)一的財務(wù)管理平臺上實現(xiàn)管理和控制，打通各個信息孤島，實現(xiàn)財務(wù)核算與企業(yè)業(yè)務(wù)部門的協(xié)同。實現(xiàn)財務(wù)核算與全面預(yù)算的信息化，全面脫離手工狀態(tài)實現(xiàn)過程化的財務(wù)管理，做到事前控制，事中核算，事后分析；為領(lǐng)導決策提供高效、準確、實時、完整的財務(wù)信息。實現(xiàn)全面計劃預(yù)算管理，尤其是強化資金的預(yù)算管理和事前控制，包括各種經(jīng)營計劃及資金預(yù)算、費用預(yù)算等。合理編制預(yù)算，通過對下屬各業(yè)務(wù)單位項目執(zhí)行情況的跟蹤、核算與管理，實現(xiàn)對預(yù)算執(zhí)行情況跟蹤控制，有效控制部門、項目費用，降低成本。 加強公司總部的監(jiān)控職能，滿足公司總部對其下屬各級分支機構(gòu)管理與實時監(jiān)控的要求。對下級分支機構(gòu)的財務(wù)狀況能夠?qū)崟r查詢與控制，及時掌握其經(jīng)營動態(tài)，便于管理層科學決策。功能強大的財務(wù)分析、查詢體系，提高企業(yè)的應(yīng)變能力?？梢赃M行橫向的多單位、多角度查詢及縱向的跨年度查詢分析，可以進行各種財務(wù)指標、報表的比較分析，全面滿足不同使用人員的需要；同時系統(tǒng)支持溯源查詢，可以根據(jù)經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生后反映到賬面的結(jié)果追溯到最原始單據(jù)，對各級公司進行最直接、最有效的控制。42 企業(yè)集團財務(wù)集中管理解決方案521集團統(tǒng)一會計制度和會計集中監(jiān)控解決方案我們認為集團企業(yè)如果希望在集團財務(wù)管理方面，得到更好的管理效果，那么集團統(tǒng)一會計制度和會計集中監(jiān)控是基本的要求。對于多個組織應(yīng)用用友ERP產(chǎn)品，當然也可以目前由集團本級先使用，以后其他公司再采用，這樣如果應(yīng)用了用友ERP產(chǎn)品，在其他公司實施財務(wù)管理信息化時，只需增加站點和用戶數(shù)即可，系統(tǒng)擴展極為方便。5211集團統(tǒng)一會計制度用友ERP系統(tǒng)支持多賬套，支持集團應(yīng)用，適應(yīng)醫(yī)藥流通企業(yè)集團快速發(fā)展、組織多變的要求。在多組織企業(yè)應(yīng)用時，系統(tǒng)通過進行參數(shù)設(shè)置和公司內(nèi)需統(tǒng)一的一些基礎(chǔ)設(shè)置，實現(xiàn)在企業(yè)內(nèi)部執(zhí)行統(tǒng)一的會計政策，并為下級單位核算處理中的個性化需求預(yù)留靈活的空間。用友ERP系統(tǒng)的參數(shù)分為集團級參數(shù)和公司級參數(shù)，可以分別進行設(shè)置。對于公司級參數(shù)可以再設(shè)置“是否控制下級”。在這種設(shè)置下可以實現(xiàn)：由集團統(tǒng)一控制下級單位、分子公司的會計科目，并可由集團設(shè)置會計科目的編碼級次。依托系統(tǒng)提供的各種控制參數(shù)，真正發(fā)揮集團在會計核算工作中的領(lǐng)導與監(jiān)督職能。徹底打破信息孤島，系統(tǒng)提供嚴格的權(quán)限管理，針對不同的用戶可以設(shè)定不同的業(yè)務(wù)操作權(quán)限級別，如公司權(quán)限、查詢權(quán)限、業(yè)務(wù)權(quán)限、數(shù)據(jù)權(quán)限、字段權(quán)限等，依據(jù)授權(quán)支持跨單位統(tǒng)計查詢分析，在授權(quán)的情況下，甚至可以跨單位的制單、審核、審批，與系統(tǒng)審批流配置結(jié)合使用，可以實現(xiàn)跨單位的請款、請購、報銷等業(yè)務(wù)處理，使業(yè)務(wù)處理與日常辦公緊密結(jié)合在一起。集團可以實時查詢下級單位會計核算情況、各種明細賬、總賬賬表數(shù)據(jù)，監(jiān)督下級單位會計核算的合法性、準確性。數(shù)據(jù)高度集中，合并報表、匯總報表可以由集團直接編制、報送，可以提高報表編制的效率和準確率，減少手工重復勞動。多組織的集團公司企業(yè)應(yīng)用設(shè)置流程：應(yīng)用設(shè)置說明：參數(shù)設(shè)置：系統(tǒng)中提供各種控制參數(shù)，供用戶選擇，企業(yè)可根據(jù)自身核算及監(jiān)控的需要進行選擇?；緳n案設(shè)置：需要設(shè)置的財務(wù)會計信息主要是涉及總賬系統(tǒng)進行基本會計核算的信息。包括會計科目、憑證類別、外匯匯率、常用摘要等。使用固定資產(chǎn)、薪資、存貨等系統(tǒng)，需設(shè)置資產(chǎn)信息、薪資信息、庫位信息等。5212會計核算集中監(jiān)控對于日常會計核算工作，實現(xiàn)會計核算數(shù)據(jù)集中實時反映，賬表跨單位查詢統(tǒng)計，自動編制對內(nèi)對外報表。以下以三級公司模式為例，會計核算集中監(jiān)控的應(yīng)用流程如圖：相關(guān)產(chǎn)品功能：會計科目管理：可以靈活設(shè)置會計科目，并符合企業(yè)會計制度，支持科目增減變化等的用戶權(quán)限控制和調(diào)整，針對集團應(yīng)用，系統(tǒng)提供了集團科目結(jié)構(gòu)的管理功能?？梢越y(tǒng)一進行會計科目編碼方案的制定、科目類型的制定、以及標準會計科目的制定；標準會計科目可以制定到任意一個級次，各下屬單位只能增加下級明細科目；各科目的核算屬性也可以由總部來統(tǒng)一制定。憑證管理：憑證類別可以自由定義，如 銀收、銀付、現(xiàn)收、現(xiàn)付、轉(zhuǎn)賬等，并且也提供了集團統(tǒng)一管理的功能?？梢詫Σ煌到y(tǒng)過入的憑證進行來源命名。憑證編號提供系統(tǒng)自動編號和手工編號兩種方式；在系統(tǒng)自動編號的方式下，對于由于憑證刪除等操作所引起的憑證的斷號現(xiàn)象，提供憑證編號整理功能。提供憑證模板管理，靈活設(shè)置打印模板格式。支持不同用戶擁有憑證制單、修改、刪除、審核等的不同權(quán)限，如必須審核后記賬，如不能刪除他人的憑證、如已審核不能修改等等靈活便捷的憑證錄入：憑證的格式和內(nèi)容允許自定義，同時最大程度提高錄入與顯示的信息量，提高憑證錄入的靈活性和簡便性。在錄入憑證的同時，可以查詢當前科目、科目+輔助項目、輔助項目的最新余額，可以聯(lián)查明細賬，可以聯(lián)查原始單據(jù)。完善的內(nèi)部控制：在憑證處理的過程中，提供了多種控制手段和方式，如余額控制、預(yù)算控制等。自定義轉(zhuǎn)賬憑證：通過靈活的自定義轉(zhuǎn)賬功能，完成遞延資產(chǎn)的攤銷、待攤費用的管理、期間損益的結(jié)轉(zhuǎn)、匯兌損益的結(jié)轉(zhuǎn)等功能。轉(zhuǎn)賬函數(shù)內(nèi)容豐富，能夠包含總賬以外其他各個系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，并且支持多個單位數(shù)據(jù)的取數(shù)，支持任意幣種，支持任意會計期間，支持包含未記賬憑證，實時憑證的取數(shù)。此外，通過預(yù)警平臺，可以在每月末，通知相關(guān)人員進行自定義轉(zhuǎn)賬憑證的生成。滿足復雜核算和管理的要求，提供任意維度的輔助核算功能。系統(tǒng)提供了輔助核算項目的設(shè)置和管理，來滿足各單位財務(wù)管理的需要。科目與這些輔助項目采用多維動態(tài)組合的方式，每個科目都可以設(shè)置不限個數(shù)的輔助核算項目。輔助核算的設(shè)置，使得財務(wù)信息的靈活性大大提高，并提供了針對這些項目的強大的統(tǒng)計分析功能，進行多角度的財務(wù)分析。此外，這些輔助核算項目與其他系統(tǒng)也是無縫聯(lián)接的，例如可以直接把應(yīng)收系統(tǒng)單據(jù)上的客戶、部門、業(yè)務(wù)員等信息轉(zhuǎn)變?yōu)橄鄳?yīng)的輔助核算信息，無須重復錄入，大大簡化了用戶操作，提高了系統(tǒng)間的集成性。支持外幣業(yè)務(wù)：支持多幣種核算、支持主輔幣核算，支持匯率變化和換算，提供單主幣核算和主輔幣核算體系，可自動處理多幣種交易。提供匯兌損益計算功能，可自動生成匯兌損益賬戶的會計分錄。此外，提供多幣種財務(wù)報表，實現(xiàn)財務(wù)數(shù)據(jù)以本位幣和外幣的報告。支持調(diào)整功能：提供了調(diào)整期的處理，可以通過錄入調(diào)整期憑證，完成對年初數(shù)據(jù)的調(diào)整。此外，提供了科目結(jié)構(gòu)調(diào)整功能，支持科目的合并、細分、級次調(diào)整等處理。系統(tǒng)支持反審核、反記賬，提供系統(tǒng)日志文檔實時靈活的賬簿查詢：在所有的科目賬簿查詢和輔助賬簿查詢中，都提供了可以包含實時憑證、未記賬憑證的查詢，提供按照科目、部門、客戶、供應(yīng)商、地區(qū)、單位、收支項目等任意組合、多維查詢方式，可以及時了解當前財務(wù)數(shù)據(jù)的發(fā)生情況。此外，在查詢的過程中，提供了從總賬明細賬憑證原始單據(jù)的穿透視查詢。查詢的條件、格式可以隨意調(diào)整，并能夠把常用的查詢條件和查詢格式保存為特定的查詢，以提高查詢的效率。強大的財務(wù)合并功能：系統(tǒng)中所有的賬簿查詢均提供了多單位的查詢功能，可以按照多個單位的明細數(shù)據(jù)查詢，也可以匯總查詢。此外，提供了不含內(nèi)部交易數(shù)據(jù)的匯總查詢功能，使集團財務(wù)信息迅速準確的合并，為整體的財務(wù)分析、經(jīng)營決策提供及時、準確的財務(wù)數(shù)據(jù)。憑證與正式賬簿的打印與裝訂：提供了憑證和各種賬簿的打印模板的設(shè)置，每種類別的憑證或者賬簿都可以設(shè)置多個打印模板，在打印的時候用戶可以選擇模板執(zhí)行打印。在打印模板中，可以定義打印字體的大小、顏色、每頁行數(shù)、表頭、表體、頁碼等內(nèi)容。支持套打，支持連續(xù)打印?，F(xiàn)金流量表：支持靈活設(shè)置報表項目，提供所有的現(xiàn)金流量表項目，可以增加、刪除、修改。支持現(xiàn)金流量表項目與會計科目的對應(yīng)關(guān)系設(shè)置提供數(shù)據(jù)備份，保證數(shù)據(jù)安全522集團財務(wù)合并解決方案用友ERP系統(tǒng)在集團財務(wù)合并方面提供了跨單位的合并查詢與合并報表兩種方式5221合并報表用友合并報表可以協(xié)助企業(yè)完成定義合并范圍、建立單位信息、設(shè)定報表、設(shè)定抵銷項目和抵銷關(guān)系等工作，同時有關(guān)報表模板、數(shù)據(jù)可以下發(fā)給子公司；子公司接收報表和內(nèi)部交易附表，錄入個別報表數(shù)據(jù)和內(nèi)部交易數(shù)據(jù)，上報給母公司；母公司根據(jù)選定的合并范圍，由系統(tǒng)自動或手動生成抵銷分錄，從而產(chǎn)生合并工作底稿和合并報表。在多級次的集團公司中，系統(tǒng)自動把子集團的合并報表轉(zhuǎn)化為個別報表，參與上一級公司的報表合并，依此類推，產(chǎn)生不同級次的合并報表，完成整個集團的報表合并。在用友的合并報表系統(tǒng)中，還設(shè)計了解決集團企業(yè)會計制度不統(tǒng)一情況下處理報表合并的功能。例如，需要合并的兩家公司分別采用的是中國、香港會計制度，或者采用中國的財務(wù)制度，卻要出具香港的財務(wù)報告。用友合并報表系統(tǒng)支持合并范圍的調(diào)整和多次合并，可以滿足集團公司對符合會計制度合并報表規(guī)定的控股公司、參股公司的報表合并。系統(tǒng)流程圖：定義抵銷項目定義報表定義集團單位結(jié)構(gòu)定義抵銷關(guān)系 合并報表單位內(nèi)部交易數(shù)據(jù)采集個別報表調(diào)整憑證個別報表調(diào)整底稿調(diào)整后的個別報表報表數(shù)據(jù)采集基層單位生成工作底稿生成合并報表自動生成抵銷分錄手工錄入抵銷分錄對賬合并報表單位 說明：母公司統(tǒng)一制定合并報表的格式、內(nèi)部交易的抵銷項目、抵銷關(guān)系，定義參與合并報表的組織范圍?；A(chǔ)單位錄入報表數(shù)據(jù)和內(nèi)部交易數(shù)據(jù)，并可以根據(jù)會計政策、法律法規(guī)等的差異，調(diào)整個別會計報表數(shù)據(jù)合并報表單位根據(jù)內(nèi)部交易數(shù)據(jù)和抵銷關(guān)系，選擇對賬單位后，系統(tǒng)自動對賬系統(tǒng)根據(jù)對賬結(jié)果自動產(chǎn)生抵銷分錄、自動生成合并工作底稿，并具此生成合并報表數(shù)據(jù)采集與查詢所有用戶在使用前必須經(jīng)過授權(quán)，在登錄系統(tǒng)時，必須通過用戶身份驗證方可進入系統(tǒng)，未經(jīng)授權(quán)的客戶端無法訪問應(yīng)用服務(wù)器，進入系統(tǒng)的用戶僅能在自己被授權(quán)的范圍內(nèi)進行操作。用戶可以在線采集數(shù)據(jù)，包括報表數(shù)據(jù)和內(nèi)部交易數(shù)據(jù)；在采集數(shù)據(jù)的過程，系統(tǒng)提供報表報送情況報告，并可在線催報。用戶可以在客戶端打印數(shù)據(jù)采集的結(jié)果，也可輸出到指定的服務(wù)器。各級單位直接將報表數(shù)據(jù)和內(nèi)部交易數(shù)據(jù)在線錄入到集團公司的數(shù)據(jù)庫中，并可以依據(jù)權(quán)限隨時查詢已寫入的數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)調(diào)整與抵銷分錄個別會計報表的調(diào)整針對因會計政策、法律法規(guī)等差異造成的個別會計報表數(shù)據(jù)調(diào)整，系統(tǒng)提供了調(diào)整分錄的制作功能，并提供了常用憑證模板管理功能，在個別報表的調(diào)整過程，可能是由各個子公司自己完成；也可能是由其上級單位代替下級單位逐個完成。根據(jù)個別報表調(diào)整憑證，可以輸出個別報表調(diào)整憑證一覽表、個