XX單位職工WPS辦公軟件培訓(xùn)PPT精講.ppt

WPSOffice辦公軟件 個(gè)人版 選擇wps的理由 1 不輸于微軟office的強(qiáng)大功能 操作簡單 2 正版 個(gè)人版永久免費(fèi) 3 兼容微軟office2003和2007文件格式 4 安裝文件包小 繁瑣的插件少 硬盤占用量少 前言 1 安全風(fēng)險(xiǎn) 侵犯著作權(quán) 無售后服務(wù) 不良社會(huì)風(fēng)氣 培訓(xùn)內(nèi)容 培訓(xùn)目標(biāo)WPSOffice簡介與MSOffice的版本對比文件的格式及建立方式WPS實(shí)用功能與技巧WPS之W文字 功能介紹與在工作中的實(shí)際運(yùn)用WPS之S表格 功能介紹與在工作中的實(shí)際運(yùn)用WPS之P幻燈 演示簡介WPS之S表格功能介紹等 2 一 培訓(xùn)目標(biāo) 熟悉WPSOffice的界面和功能提高日常辦公效率解決日常工作中一些常見的WPS應(yīng)用問題 3 二 WPSOffice簡介1 與MSOffice對比 4 2 文件格式的兼容性 雙向兼容 歷史數(shù)據(jù)無縫轉(zhuǎn)換三大組件對應(yīng)關(guān)系 2 文件的格式及建立方式 5 office2003和office2007的格式存在兼容性問題 要解決這個(gè)問題 只需要打開現(xiàn)有文件 進(jìn)行另存為即可解決 例如 03格式不兼容07格式 這時(shí)就可以將03格式另存為07格式 再打開使用 07格式無法用03的軟件打開 但是03格式可以在07的軟件中打開 wps則不存在這個(gè)格式兼容的情況 6 細(xì)節(jié)上的差異 點(diǎn)擊相應(yīng)對象 突出顯示該對象設(shè)置區(qū)域 office2003 office2007 WPS2016 7 文件管理 定時(shí)備份 自動(dòng)調(diào)整備份時(shí)間間隔工具 選項(xiàng) 常規(guī)和保存 8 文件管理 臨時(shí)備份位置 工具 備份與恢復(fù)備份管理數(shù)據(jù)恢復(fù) 自選 需安裝數(shù)據(jù)恢復(fù)軟件 9 備份功能自動(dòng)生成的臨時(shí)文件 在文檔完成后可以直接刪除 WPS全面支持生成PDF 快速的創(chuàng)建文檔及文檔間切換 移動(dòng)變的更方便大大提高辦公效率 10 WPS全面支持生成PDF 在轉(zhuǎn)化為PDF的過程中可實(shí)現(xiàn)基于密碼的文件權(quán)限管理 并且可與AdobeReader等PDF閱讀軟件實(shí)現(xiàn)兼容 11 WPS 之 12 wps文字的窗口界面 標(biāo)題欄 常用工具欄 菜單欄 標(biāo)尺 滾動(dòng)條 文本區(qū) 視圖切換 狀態(tài)欄 顯示比例 13 工具欄介紹 常用工具欄 刪除線著重符號 上 下標(biāo) 拼音指南更改大小寫帶圈字符字符邊框 突出顯示 對齊方式 項(xiàng)目符號 縮進(jìn)量 14 新建文檔 常用工具欄 新建按鈕右鍵 新建 word文檔文件 新建 可以使用模板 快捷方式 Ctrl N 15 保存文檔 點(diǎn)擊保存按鈕設(shè)置打開文件密碼 文件 另存為 工具 加密選項(xiàng) 16 該功能對于正在寫文字材料時(shí)候突然停電很有幫助 檢查拼寫和語法 設(shè)置拼寫檢查 工具 拼音檢查 使用拼寫檢查 選中文本 工具 拼寫檢查 用于個(gè)別寫不全的單詞 審閱 拼音檢查選定錯(cuò)誤字符 點(diǎn)擊右鍵選擇拼寫檢查 提示 此處還有繁簡轉(zhuǎn)換功能 翻譯功能等 17 支持查找 替換特定格式的文檔 快捷鍵Ctrl F 點(diǎn)擊圖標(biāo)可以按照格式查找 替換查找文檔中紅色加粗的文字內(nèi)容 替換文檔中底紋的文字內(nèi)容 18 該功能是查找文檔中帶有字體格式的 文字 19 設(shè)置字間距 例如 要設(shè)置字距 那么我們只需要選擇前面5個(gè)字 最后一個(gè)字可以不選 然后設(shè)置如紅線勾劃出來的部分 字間距根據(jù)實(shí)際文檔內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整 也可以用空格 但是空格調(diào)整的距離不一定準(zhǔn)確 20 注 這里還有個(gè)更簡單的設(shè)置方法 見后面格式設(shè)置 文檔結(jié)構(gòu)圖瀏覽長文檔 支持快速跳轉(zhuǎn)長文檔 在沒有目錄的時(shí)候相當(dāng)于目錄作用 注意 滿足以下任一條件 1 文檔內(nèi)設(shè)定有目錄2 需要對文檔設(shè)置統(tǒng)一的標(biāo)題樣式 21 文檔排版好幫手 快速刪除空行段首快速縮進(jìn)2字符智能整理文檔更多 開始工具欄 文字工具 22 段落設(shè)置 行距 用于控制每行之間的間距 間距 用于控制段落之間的最大間距 最小值 默認(rèn)值為12磅能自動(dòng)調(diào)整高度容納較大的字體同一行內(nèi)字體大小不一樣的情況 固定值 不能自動(dòng)調(diào)整文本高度 23 使用標(biāo)尺功能 示例見后圖 示例圖 紙張方向 多頁模式視圖 示例見后圖 24 25 分頁顯示示例 除了選擇多頁模式瀏覽我們也可以通過收縮比例來實(shí)現(xiàn) 48 比例對應(yīng)現(xiàn)在的三頁瀏覽模式 26 格式工具欄 兩端對齊 中間對齊 右對齊 分散對齊 行間距 左對齊 27 設(shè)置字間距的快速方法 長文檔多級編號 正確選擇多級編號修改標(biāo)題樣式新增標(biāo)題樣式 28 添加項(xiàng)目符號和編號 選定要添加項(xiàng)目符號的內(nèi)容 選擇 格式 項(xiàng)目符號或編號 選擇一種編號或項(xiàng)目符號 單擊 添加完成 29 單擊 打開 項(xiàng)目符號和編號 對話框選擇一個(gè)要被替換的 項(xiàng)目符號 或 編號 單擊 自定義 按鈕選擇一個(gè)要使用的 項(xiàng)目符號 或 編號 單擊 確定 自定義項(xiàng)目符號和編號 30 邊框和底紋 31 1 段落邊框 格式 邊框和底紋 格式 邊框和底紋選擇 邊框 選項(xiàng)卡 添加邊框和底紋后的效果示例 32 格式 邊框和底紋或者在工具欄點(diǎn)擊選擇選擇 底紋 選項(xiàng)卡 2 段落底紋 底紋 工具欄點(diǎn)擊位置 33 格式 邊框和底紋選擇 頁面邊框 選項(xiàng)卡 3 頁面邊框 頁面邊框 34 35 文檔的修訂和比較 1 工具欄 審閱2 要開啟使用修訂功能 請點(diǎn)擊 修訂 使文檔在修訂狀態(tài)下進(jìn)行編輯和修改3 修訂前可以進(jìn)行修訂選項(xiàng)設(shè)置 以滿足個(gè)人習(xí)慣 36 修訂選項(xiàng) 該功能主要用于設(shè)置修訂的各項(xiàng)內(nèi)容 如 修改標(biāo)記 插入標(biāo)記 刪除標(biāo)記等等用戶信息主要用于顯示修訂者為誰 便于知曉修訂者信息 37 比較文檔功能 比較修訂前和修訂后的文檔內(nèi)容 有了修訂功能和比較文檔功能 方便協(xié)作辦公 修改文字內(nèi)容較多的文檔 38 比較文檔的示例 修改的內(nèi)容 修訂選項(xiàng)設(shè)置前均是默認(rèn)的顏色 刪除的內(nèi)容 分欄 文本多欄顯示首字下沉特殊格式的設(shè)置 高級排版技巧 39 一 分欄 效果 分欄方法 1 利用 頁面布局 工具欄 2 利用 格式 菜單 選擇要分欄的段落 單擊 分欄 按鈕 選擇要分欄的段落 通過 格式 分欄 命令菜單 40 2 格式 分欄 41 二 首字下沉 效果 注意 首字下沉設(shè)置的時(shí)候行間距不能設(shè)置固定值 示例如下 42 將光標(biāo)插入點(diǎn)定位在段落中選擇 格式 首字下沉 命令在 首字下沉 對話誆中設(shè)置或者在工具欄中選擇 插入 首字下沉 設(shè)置方法 43 表格的制作 使用 插入 表格 菜單 1 拉選格子 2 繪制表格 44 繪制表格邊框斜線設(shè)計(jì)表格的時(shí)候我們會(huì)經(jīng)常遇到 需要斜線表頭 設(shè)置斜線表頭方法 同時(shí)了解和斜線邊框的不同 設(shè)置斜線表頭 這里斜線邊框和斜線表頭是不一樣的 45 二 表格編輯 選定表格編輯對象插入單元格 行 列和表格刪除單元格 行 列和表格改變表格的行高和列寬合并和拆分單元格 46 選定一個(gè)單元格選定一整行選定一整列選定整個(gè)表格選定多個(gè)單元格 1 選定表格編輯對象 方法 使用鼠標(biāo)選中表格中的一個(gè)單元格 然后拖動(dòng)鼠標(biāo)選擇要進(jìn)行操作的單元格 點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵選擇操作項(xiàng)即可 47 2 插入單元格 行 列和表格 選中已建立的表格后 點(diǎn)擊菜單欄上 表格工具 和 表格樣式 選擇繪制斜線表頭 示例 48 49 延伸 在wps文檔中繪制了斜線表頭 那么我們會(huì)想到wps表格里又是怎么操作的呢 wps表格中的操作要繁雜一點(diǎn) 需要對單元格設(shè)置寬和高 之后插入線條 文本框來實(shí)現(xiàn) 大家可根據(jù)自身的工作需要和習(xí)慣選擇使用哪種方式繪制斜線表頭 注意 表格里面插入方式繪制的斜線表頭 不能完全復(fù)制粘貼到文檔里面來 這里不再贅述 選定要?jiǎng)h除的對象執(zhí)行 表格 刪除 命令 3 刪除單元格 行 列和表格 步驟 用鼠標(biāo)調(diào)整 鼠標(biāo)變成雙向箭頭 使用 表格 菜單 表格 表格屬性自動(dòng)調(diào)整行高和列寬 4 改變表格的行高和列寬 使用 表格 菜單 表格工具表格屬性 50 表格 自動(dòng)調(diào)整 自動(dòng)調(diào)整列寬和均勻分布 5 合并和拆分單元格 51 例 利用表格編輯功能 將例2的表格進(jìn)行合并 并設(shè)置行高和列寬 形成如圖所示樣式 提示 除了自己編輯表格外也可以使用excel把表格編輯好后 直接復(fù)制粘貼到文檔中 52 表格的對齊和定位表格內(nèi)容的對齊設(shè)置表格邊框和底紋 三 格式化表格 53 直接用鼠標(biāo)拖曳利用 表格工具 表格屬性 命令 1 表格的對齊和定位 54 利用 表格 工具欄表格工具 表格屬性 單元格選項(xiàng) 2 表格內(nèi)容的對齊 55 利用 表格 工具欄利用 格式 邊框和底紋 命令 3 設(shè)置表格框線和底紋 56 表格中的其他工具介紹 公式 快速計(jì)算 表格和文本的轉(zhuǎn)換 57 文檔中的表格進(jìn)行公式運(yùn)算的操作方法 選中表格 點(diǎn)擊工具欄中 表格工具 選擇 fx公式 以求和為例 打開 公式 對話框 在 公式 欄中輸入公式 左側(cè)求和 SUM LEFT 然后單擊 確定 說明 右側(cè)求和 SUM RIGHT 上方求和 SUM ABOVE 下方求和 SUM BELOW 以上不需要記 只需要按照公式中的 輔助 功能進(jìn)行選擇即可操作 常用函數(shù) 求和 SUM 求均值 AVERAGE 更多函數(shù)有興趣的可以下來自行學(xué)習(xí) 如圖所示 58 表格和文本之間相互轉(zhuǎn)換 文本轉(zhuǎn)換為表格表格轉(zhuǎn)換為文本 59 60 選擇轉(zhuǎn)換后的分隔符 轉(zhuǎn)換的表和轉(zhuǎn)換之后的對比 把文字再轉(zhuǎn)成表格 在文本和表格轉(zhuǎn)換的時(shí)候注意選擇好分隔符 以便電腦自動(dòng)進(jìn)行轉(zhuǎn)換時(shí)進(jìn)行識別 一般情況下軟件自動(dòng)識別 四 圖文混排 插入圖片圖片格式的設(shè)置其他圖形對象 61 在插入圖片后 點(diǎn)擊圖片 在工具欄上選擇 圖片工具 選擇 文字環(huán)繞 進(jìn)行混排圖片和文字 1 圖片的插入 插入圖片插入藝術(shù)字插入自選圖形 注意 也可以對圖片進(jìn)行拖拽 放進(jìn)文檔中 62 除開常用的以上三種 我們還可以插入 截屏 圖表 可使文檔在閱讀的時(shí)候內(nèi)容更豐富 2 設(shè)置圖片格式 63 常用的功能 1 壓縮圖片 2 進(jìn)行裁剪壓縮步驟不能省 否則將使整個(gè)文檔特別大 很多網(wǎng)站把上傳文章的圖片限制大小為100K內(nèi) 其他功能根據(jù)情況使用 修改圖片大小適應(yīng)文檔 壓縮 裁剪 圖片修改后還可以另存為 以導(dǎo)出圖片 達(dá)到處理圖片的效果 64 3 其他圖形簡介 插入公式插入 公式插入文本框插入 文本框 插入符號插入 符號 65 文檔排版和打印 頁面設(shè)置打印預(yù)覽和打印頁面排版 66 一 頁面設(shè)置 設(shè)置頁邊距 上 下 左 右紙張大小 A4 A3 自定義文檔網(wǎng)格 設(shè)置每頁行數(shù)設(shè)置每行字?jǐn)?shù) 67 文件 頁面設(shè)置 頁邊距 紙張 68 69 稿紙?jiān)O(shè)置 為我們提供了設(shè)置稿紙的功能 在排版中可以為我們設(shè)計(jì)自制的練習(xí)本等 70 文件 頁面設(shè)置 文檔網(wǎng)格 71 二 打印預(yù)覽和打印 常用工具欄 打印預(yù)覽按鈕文件 打印預(yù)覽文件 打印 設(shè)置打印的頁碼范圍 預(yù)覽打印效果 72 全部當(dāng)前頁頁碼范圍例如頁碼范圍 2 5 8 10 打印設(shè)置 73 三 頁面排版 插入頁眉和頁腳使用水印設(shè)置文檔背景 74 1 插入頁眉和頁腳 插入 頁眉和頁腳插入當(dāng)前日期和時(shí)間插入文檔的名字和路徑插入頁碼 插入 頁碼 75 頁眉 頁腳 工具欄 76 奇偶頁插入不同的頁眉和頁腳 插入 視圖 頁眉和頁腳 選項(xiàng)選擇 頁面設(shè)置 按鈕 版式 選項(xiàng)選擇 奇偶頁不同 77 2 使用分隔符 分頁符 對文檔進(jìn)行分頁分節(jié)符 對文檔進(jìn)行分節(jié) 78 插入 分隔符 分頁符 插入之后直接到下一頁分欄符 如果沒有分欄 則直接到下一頁 如果分欄 則倒下一欄換行符 直接到下一行 79 3 設(shè)置文檔背景 設(shè)置背景 格式 背景 填充效果 設(shè)置背景 web版式顯示 打印時(shí)不顯示設(shè)置水印 插入 水印 文字和圖案水印 打印時(shí)顯示 80 81 水印可以讓我們的文檔具有更多的屬性 比如防盜版文檔背景的使用可以讓我們自己制作明信片 設(shè)置水印 文字水印圖片水印 82 WPS 之 83 認(rèn)識界面 84 認(rèn)識工具欄 開始 插入 頁面布局 公式 數(shù)據(jù)等 85 1 新建工作簿 啟動(dòng)wps時(shí) 不會(huì)自動(dòng)新建一個(gè)空白的工作簿 選擇 文件 新建 命令 單擊右鍵 新建 快捷按鈕 或者選擇界面上的 2 輸入工作表數(shù)據(jù) 向單元格中輸入數(shù)據(jù) 主要有以下3種方法 單擊單元格 直接輸入 會(huì)覆蓋原有數(shù)據(jù) 雙擊單元格 出現(xiàn)插入數(shù)據(jù)的光標(biāo) 移動(dòng)光標(biāo)至所需位置 再輸入數(shù)據(jù) 一般用于修改單元格內(nèi)的部分?jǐn)?shù)據(jù) 單擊單元格 再單擊編輯欄 輸入數(shù)據(jù) 效果同b 在默認(rèn)情況下 數(shù)字靠右側(cè)對齊 文本靠左側(cè)對齊 這和表格中的文本格式有關(guān) 3 插入符號和特殊字符選擇 插入 符號 命令 86 4 自動(dòng)填充選定相應(yīng)的單元格并拖動(dòng)其右下角的填充柄 或者選擇 編輯 填充 序列 命令 可在E工作表中快速填充多種類型的數(shù)據(jù)序列 在行或列中復(fù)制數(shù)據(jù) 拖動(dòng)單元格填充柄 單元格右下角 十 字形符號 即可 填充一系列數(shù)字 日期等 通過拖動(dòng) wps可自動(dòng)延續(xù)此系列數(shù)字 日期或時(shí)間段等 技巧按Ctrl D組合鍵 可向下填充 按Ctrl R組合鍵 可向右填充 87 自動(dòng)填充序列 帶規(guī)律 88 示例 技巧 分?jǐn)?shù)應(yīng)使用整數(shù)加分?jǐn)?shù)的形式 否則會(huì)默認(rèn)為日期 如 輸入 1 2 1月2日輸入 0空格1 2 顯示為1 2 也可以設(shè)置格式 技巧 在輸入數(shù)字前加入字符 可將數(shù)字作為文本處理 如 英文狀態(tài)下的前半個(gè)單引號 提示 在WPS中 日期和時(shí)間均按數(shù)字處理 對于輸入的數(shù)字WPS可識別時(shí) 靠右側(cè)對齊 如2006 6 5 對于WPS不能識別的日期和時(shí)間 會(huì)被視為文本 左側(cè)對齊 如2006 6 5 4 保存工作簿快捷鍵ctrl sa 直接保存工作簿 b 以新文件名保存工作簿 5 關(guān)閉工作簿 89 表格樣式有設(shè)置好的格式 可根據(jù)個(gè)人的需要選擇 選擇后可以再設(shè)計(jì)修改 有了表格樣式 在看表格時(shí)候就不容易看花眼 同時(shí) 也對表格是一種美化 90 格式化工作表 1 設(shè)置單元格字體單擊右鍵 設(shè)置單元格格式 單擊 字體 標(biāo)簽2 設(shè)置單元格對齊方式單擊右鍵 設(shè)置單元格格式 單擊 對齊 標(biāo)簽或者再工具欄設(shè)置 首選 3 設(shè)置單元格邊框單擊右鍵 設(shè)置單元格格式 單擊 邊框 標(biāo)簽或者再工具欄設(shè)置 首選 4 設(shè)置單元格數(shù)字格式單擊右鍵 設(shè)置單元格格式 單擊 數(shù)字 標(biāo)簽 91 5 添加圖形 圖片 剪貼畫和藝術(shù)字選擇 插入 圖片 再做選擇 6 給工作表標(biāo)簽加顏色為了醒目 美觀 并便于查找 可以給工作表標(biāo)簽加顏色 選擇 Sheet1 右鍵 工作表標(biāo)簽顏色 在出現(xiàn)的 設(shè)置工作表標(biāo)簽顏色 對話框中選擇喜愛的顏色 92 條件格式一個(gè)工作表中可能有許多數(shù)據(jù) 有些數(shù)據(jù)是需要特別標(biāo)記的 可以利用WPS的條件格式功能 點(diǎn)擊 格式 條件格式 命令 然后進(jìn)行選擇 如在右表中將9月24日以前出生的作黃色標(biāo)記 公式中 B 6 代表B列第6行的值 93 常用公式之插入函數(shù) 選擇 公式 菜單 插入函數(shù) 選擇要用的函數(shù)或者常用公式 選擇如下 按照圖形界面提示操作即可實(shí)現(xiàn)用身份證號碼提取性別 生日等功能 通過鼠標(biāo)拖動(dòng)右下角 十字標(biāo)志 實(shí)現(xiàn)下拉列表運(yùn)用公式 或者雙擊 十字標(biāo)志 94 一些經(jīng)常用到的簡單函數(shù)直接選取要用的函數(shù)即可 如求和 求均值等 如右圖所示 95 在表格的數(shù)據(jù)操作中 我們經(jīng)常都要遇到大批量數(shù)據(jù)的復(fù)制和粘貼等操作 那么如果遇到EXCEL和WPS表格表格提示 excel和wps表格依然是現(xiàn)在流行的表格處理軟件 我們很多數(shù)據(jù)分析 匯總 財(cái)務(wù)等工作都需要用到 各種公式更是讓表格更為強(qiáng)大 但是 我們在粘貼數(shù)據(jù)的時(shí)候 經(jīng)常會(huì)遇到 表格無法粘貼信息 原因是復(fù)制區(qū)域與粘貼區(qū)域形狀不同 的提示 那么如何解決這個(gè)問題呢 無法粘貼大批量數(shù)據(jù)的原因和解決方法 96 1 先看下你現(xiàn)在所處的行數(shù) Excel2003版最大行數(shù)是65536行 Excel2007開始的版本最大行數(shù)是1048576行 如果你的數(shù)據(jù)超過了這個(gè)限制 那么無論你怎么設(shè)置 都是不可能粘貼上的 wps對數(shù)據(jù)行數(shù)的限制和office一樣 2003版表格的文件格式 xls2007版以上的文件格式 xlsx 97 打開另存為后 選擇要保存的文件類型 98 選擇表格文件格式后點(diǎn)擊保存即可對百萬級數(shù)據(jù)進(jìn)行復(fù)制粘貼操作 同時(shí) 還可以使用加密功能對文件進(jìn)行密碼保護(hù) 如果不使用2007版本格式 也可以復(fù)制粘貼數(shù)據(jù) 但是只能一條一條數(shù)據(jù)的粘貼 影響工作效率 99 加密功能 在相應(yīng)的密碼輸入框輸入你的密碼即可實(shí)現(xiàn)對數(shù)據(jù)文件進(jìn)行加密保護(hù) 這種方法可以讓我們的文件更安全 100 2 以上文件格式對了 但是還不能粘貼的情況 那么請確定你的工作表是不是都在鎖定狀態(tài) 如果是鎖定狀態(tài) 是粘貼不上的 解決方法很簡單 只要單擊其中之一 即可解除鎖定狀態(tài) 除了剛說的格式限制和最大數(shù)據(jù)行限制外 還有以下情況可導(dǎo)致數(shù)據(jù)無法粘貼以及解決方法 101 3 你粘貼的時(shí)候是否選中了一個(gè)表格 如果是 請看下一步 4 不選中一個(gè)單元格 而是選中多行 注意是整行 然后粘貼 也是可以的方法 鼠標(biāo)左鍵點(diǎn)擊表格上左邊坐標(biāo)上的數(shù)字 48028 5 此外還有粘貼源單元格鎖定的情況 解決方法 右鍵 設(shè)置單元格格式 保護(hù) 那里有個(gè) 鎖定 的勾 去掉 102 函數(shù)公式體驗(yàn)優(yōu)化 輸入公式可以自動(dòng)聯(lián)想中文參數(shù) 便于理解函數(shù) 103 插入常用公式 內(nèi)置常用公式 通過快速輸入?yún)?shù) 直接套用 104 WPS內(nèi)置公式應(yīng)用 常用公式快速提取出生日期快速提取個(gè)人性別快速計(jì)算個(gè)稅 105 格式化數(shù)據(jù)表 特殊分類設(shè)置人民幣大寫常用快捷鍵介紹