采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制

采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制 內(nèi)控之 一 第一部分存貨內(nèi)部控制制度的基本內(nèi)容 職務(wù)分離制度存貨采購的請(qǐng)購單制度訂貨控制制度貨物驗(yàn)收控制制度入帳付款控制制度會(huì)計(jì)稽核與對(duì)帳制度 職務(wù)分離制度 1 在請(qǐng)購單中 對(duì)需要采購的存貨品種 數(shù)量由生產(chǎn)部門或銷售部門 保管部門根據(jù)需要量以及現(xiàn)有庫存共同確定 然后交采購部門進(jìn)行公開詢價(jià)2 采購合同應(yīng)由生產(chǎn)或銷售部門 采購部門 財(cái)務(wù)部門 法律部門會(huì)同供貨單位共同簽訂 職務(wù)分離制度 3 存貨的采購人員不能同時(shí)負(fù)責(zé)存貨的驗(yàn)收保管4 存貨的采購人員 保管人員 使用人員不能同時(shí)負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)記錄5 采購人員應(yīng)與負(fù)責(zé)付款審批人員相分離6 審核付款人員應(yīng)與付款人員相分離7 記錄應(yīng)付帳款人員應(yīng)與付款人員相分離 存貨采購的請(qǐng)購單制度 采購部門估算出資金需要量 擬訂付款時(shí)間說明表或安排表后交財(cái)務(wù)部門財(cái)務(wù)部門根據(jù)計(jì)劃 預(yù)算范圍以及現(xiàn)有資金狀況進(jìn)行綜合審查請(qǐng)購單由使用部門 保管部門 采購部門和財(cái)務(wù)部門共同簽署執(zhí)行意見后交采購部門留檔備案 辦理訂貨手續(xù) 訂貨控制制度 核心是對(duì)詢價(jià) 簽訂合同和訂貨單的控制詢價(jià)單 報(bào)價(jià)單 質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn) 可享受折扣 付款條件 交貨時(shí)間以及供應(yīng)商的信譽(yù) 貨物驗(yàn)收控制制度 貨物到達(dá)后必須由采購部門 使用部門和會(huì)計(jì)部門相分離的保管部門進(jìn)行驗(yàn)收保管驗(yàn)收包括數(shù)量和質(zhì)量兩方面?zhèn)}管部門核對(duì)采購計(jì)劃 訂貨單和發(fā)貨單 及時(shí)填制驗(yàn)收單分別轉(zhuǎn)遞采購部門和會(huì)計(jì)部門控制中心是品質(zhì)數(shù)量 明確相關(guān)人員責(zé)任 入帳付款控制制度 采購計(jì)劃 請(qǐng)購單 訂貨單 驗(yàn)收單 結(jié)算憑據(jù)一并構(gòu)成付款入帳依據(jù) 缺一不可發(fā)生商業(yè)折扣直接在購貨價(jià)格中體現(xiàn) 無需單獨(dú)反映發(fā)生現(xiàn)金折扣為了防止暗箱操作宜采用總價(jià)法進(jìn)行核算 盡量回避凈價(jià)法 會(huì)計(jì)稽核與對(duì)帳制度 必須及時(shí) 定期與客戶對(duì)帳 防止債務(wù)虛設(shè)以及業(yè)務(wù)人員的舞弊行為 第二部分采購作業(yè)程序及控制要點(diǎn) 詢價(jià)比價(jià) 議價(jià)訂購收件 分發(fā) 核對(duì)整理付款索賠 詢價(jià) 選擇詢價(jià)對(duì)象與地區(qū)整理報(bào)價(jià)資料選擇開發(fā)對(duì)象品名 規(guī)格 質(zhì)量要求 數(shù)量 付款辦法 付款條件 交貨期 地點(diǎn)等等有無其他有利的替代品是否需要樣品檢驗(yàn)或試用 比價(jià) 議價(jià) 調(diào)查市場(chǎng)行情核對(duì)資金預(yù)算選擇議價(jià)對(duì)象 比較采購條件廠商的供應(yīng)能力是否能保證按期交貨 質(zhì)量確認(rèn)生產(chǎn)商或經(jīng)銷商的可靠程度經(jīng)成本測(cè)算后設(shè)定議價(jià)目標(biāo)價(jià)格上漲或下跌的影響因素 訂購 對(duì)合同中特殊條款的審查 控制 監(jiān)督以及跟蹤 如預(yù)付定金 非常規(guī)結(jié)算方式 額外附帶條件 折扣等采購總計(jì)劃與分計(jì)劃 采購批次和批量交貨期與質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的變化 收件 分發(fā) 核對(duì) 按分配原則指派具體經(jīng)辦人確定收件分發(fā)核對(duì)的具體方式核對(duì)品名核對(duì)規(guī)格核對(duì)數(shù)量核對(duì)請(qǐng)購日期 交付采購日期 需用日期 實(shí)際交付日期 驗(yàn)收日期 整理付款 核對(duì)采購計(jì)劃 請(qǐng)購單 訂貨單 驗(yàn)收單核對(duì)發(fā)票抬頭與實(shí)際內(nèi)容核對(duì)發(fā)票價(jià)格與請(qǐng)購 訂購價(jià)格核對(duì)預(yù)付款 暫借款等核對(duì)結(jié)算方式和付款條件核對(duì)資金計(jì)劃與實(shí)際付款期限 索賠 核對(duì)檢驗(yàn)報(bào)告填制索賠記錄確定具體經(jīng)辦人向保險(xiǎn)公司 運(yùn)輸公司 供貨商履行索賠程序辦理退貨或更換手續(xù)確定內(nèi)外責(zé)任歸屬 存貨請(qǐng)購的歸口管理 1 常備材料 生產(chǎn)部門2 預(yù)備材料 物料管理部門3 非常備材料 1 生產(chǎn)用料 生產(chǎn)部門 2 其他用料 具體使用部門或物料管理部門 企業(yè)倉庫管理制度55 物資驗(yàn)收入庫制度物資儲(chǔ)存保管制度物資領(lǐng)用發(fā)放制度物資出庫管理制度物資借入歸還制度物資借出收回制度外協(xié)加工管理制度 請(qǐng)購單 必須包括的內(nèi)容 請(qǐng)購部門及請(qǐng)購單號(hào)碼需用日期預(yù)算或計(jì)劃編號(hào)預(yù)算控制價(jià)格或以往價(jià)格品種數(shù)量技術(shù)含量要求分批采購還是集中到貨常備物資還是特殊材料 準(zhǔn)購單 必須包括的內(nèi)容 請(qǐng)購日期及編號(hào)請(qǐng)購欄準(zhǔn)購欄材料名稱上次采購日期材料編號(hào)上次采購單價(jià)材料標(biāo)準(zhǔn)供應(yīng)商地址電話規(guī)格數(shù)量約定交貨期用途及存貨倉庫歸口分額度審批 材料編號(hào)及品種規(guī)格單位數(shù)量單價(jià)金額交貨期限交貨地址結(jié)算方式交易條款連帶注意事項(xiàng) 驗(yàn)收單 必須包括的內(nèi)容 訂購單編號(hào)計(jì)劃或預(yù)算編號(hào)訂購貨物名稱數(shù)量單價(jià)存放區(qū)域或倉位實(shí)收數(shù)量合格與不合格數(shù)量及處理意見檢驗(yàn) 驗(yàn)收 倉管簽字 進(jìn)口貨物跟蹤 物料名稱編號(hào)及說明請(qǐng)購單號(hào)碼請(qǐng)購日期及要求到貨期限采購程序及文檔采購預(yù)定進(jìn)度詢價(jià)信函詢價(jià)回函及抱價(jià)訂購單開列訂購單回函申請(qǐng)進(jìn)口許可開列信用證進(jìn)口單據(jù)驗(yàn)收審核 報(bào)關(guān) 提貨 運(yùn)輸 驗(yàn)收 材料庫存報(bào)告表 包括的內(nèi)容 每一品種耗用記錄每一品種請(qǐng)購記錄收料量與采購人員發(fā)料量與使用部門單據(jù)號(hào)碼 請(qǐng)購單號(hào)碼 入出庫單號(hào)碼 單價(jià)結(jié)存量 材料庫存月報(bào)表 存放區(qū)域訂購數(shù)量已收數(shù)量庫存數(shù)量缺貨數(shù)量交貨延期原因索賠退貨情況 庫存材料供需分析 庫存數(shù)量已訂購數(shù)量增購意見催交意見緩購意見減購意見緊急采購意見