會(huì)議服務(wù)流程專題講座PPT.ppt

會(huì)議服務(wù)工作流程 會(huì)議室布置 1 會(huì)議地點(diǎn) 17樓1號(hào)會(huì)議室2 會(huì)議時(shí)間 2012 3 3日下午3 30入場(chǎng)3 收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn) 3000元 場(chǎng) 立牌3個(gè)150元 橫幅160元4 會(huì)議人數(shù) 150人左右5 會(huì)議要求 1 會(huì)議期間提供紙 筆 茶水服務(wù) 2 請(qǐng)安排相關(guān)人員提前進(jìn)場(chǎng)做好備工作 3 主席臺(tái)備9個(gè)座位 4 LED內(nèi)容 荊門市溫州商會(huì)二屆四次理事會(huì)議 會(huì)議室布置 1 會(huì)議地點(diǎn) 17樓1號(hào)會(huì)議室2 會(huì)議時(shí)間 2014 1 12日下午14 003 收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn) 3000元 場(chǎng)4 會(huì)議人數(shù) 180人左右5 會(huì)議要求 1 會(huì)議期間免費(fèi)提供紙 筆 茶水服務(wù) 2 所有桌子全部撤走 只擺放凳子 主席臺(tái)提供講臺(tái)一個(gè) 3 請(qǐng)安排兩名工作人員提前進(jìn)場(chǎng)做好引領(lǐng)及相關(guān)準(zhǔn)備工作 會(huì)議室布置 1 會(huì)議地點(diǎn) 17樓1號(hào)會(huì)議室2 會(huì)議時(shí)間 2013 11 3日上午9 30 12 003 收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn) 3000元 場(chǎng)4 會(huì)議人數(shù) 40人左右5 會(huì)議要求 1 會(huì)議期間提供紙 筆 茶水 香巾等服務(wù) 2 回字型擺放 前面和后面分別用綠植隔斷 中間用小綠植簡單作點(diǎn)綴 3 請(qǐng)安排相關(guān)人員提前進(jìn)場(chǎng)做好備工作 會(huì)前準(zhǔn)備會(huì)中服務(wù)會(huì)后收尾 了解會(huì)議基本情況會(huì)議桌的要求物品擺放場(chǎng)地布置 會(huì)前準(zhǔn)備 會(huì)議的人數(shù) 會(huì)議類型 名稱 時(shí)間 主辦者 會(huì)議的特殊要求 與會(huì)者的風(fēng)俗習(xí)慣 付款方式和收費(fèi)金額等 聯(lián)系工程 PA等相關(guān)部門做好協(xié)調(diào)工作 還要安排一名專職負(fù)責(zé)人與主辦方負(fù)責(zé)人聯(lián)系全程跟盯會(huì)議 保證與主辦方負(fù)責(zé)人配合好工作 如有準(zhǔn)備會(huì)場(chǎng)不確定之處及時(shí)與此會(huì)議銷售經(jīng)理聯(lián)系 了解會(huì)議基本情況 1 對(duì)會(huì)議室進(jìn)行檢查 保潔 1 確認(rèn)會(huì)議室音響 燈具等設(shè)備的完好 發(fā)現(xiàn)故障及時(shí)向相關(guān)部門報(bào)修 保證會(huì)議使用 2 做好會(huì)議室的保潔 整理 達(dá)到主辦方的要求 2 按會(huì)議要求 準(zhǔn)備合格的會(huì)議用品 在開會(huì)半小時(shí)前準(zhǔn)備好開水 茶葉 小方巾和會(huì)議桌上的紙 筆 具體視情況而定 3 根據(jù)會(huì)議要求進(jìn)行擺臺(tái) 對(duì)會(huì)議室進(jìn)行通風(fēng)和氣味處置 4 準(zhǔn)備工作結(jié)束后 進(jìn)行會(huì)前的全面保潔和安全檢查情況跟會(huì)議主辦單位確認(rèn) 5 封閉會(huì)議室空調(diào) 會(huì)前準(zhǔn)備注意事項(xiàng) 服務(wù)員根據(jù)會(huì)議的類型 性質(zhì) 人數(shù) 結(jié)合會(huì)議室的具體情況安排會(huì)場(chǎng)布局 臺(tái)型要比例協(xié)調(diào) 美觀 會(huì)議用桌要結(jié)實(shí)平穩(wěn) 桌與桌之間距離合適 臺(tái)呢平整無污垢 無破損 打褶 若用臺(tái)裙時(shí) 臺(tái)裙扣之間距離應(yīng)在30cm左右 臺(tái)裙干凈無褶 接口不能朝向門和客人 椅子如果有椅子套要干凈整潔 椅子前后左右距離合適 桌椅各成直線 同時(shí)可根據(jù)與會(huì)者的風(fēng)俗習(xí)慣和特點(diǎn)安排用品 搞好會(huì)議室內(nèi)外的衛(wèi)生 保證無異味 無異物 會(huì)議桌的要求 回字形會(huì)議桌 會(huì)議用桌要結(jié)實(shí)平穩(wěn) 桌與桌之間距離合適 臺(tái)呢平整無污垢 無破損 打褶 若用臺(tái)裙時(shí) 臺(tái)裙扣之間距離應(yīng)在30cm左右 臺(tái)裙干凈無褶 接口不能朝向門和客人 椅子必須有椅子套 椅子套要干凈整潔 椅子前后左右距離合適 桌椅各成直線 各類培訓(xùn)常用島嶼式課桌擺放 根據(jù)客戶要求準(zhǔn)備白板 圓桌式交流會(huì) 準(zhǔn)備會(huì)議需用物品 按規(guī)定擺放 并留出用量的10 作為備量 一般會(huì)議擺臺(tái)必須有紙夾 鉛筆 礦泉水 直筒杯 毛巾托 清口糖等 也可視客人要求擺茶杯 確保物品干凈整潔 無破損 特殊會(huì)議如 簽字儀式 等應(yīng)詢問是否需要準(zhǔn)備香檳等及時(shí)做好準(zhǔn)備 物品擺放 一般會(huì)議擺臺(tái)必須有紙夾 鉛筆 礦泉水 直筒杯 毛巾托等 也可視客人要求擺茶杯 主席臺(tái)聽眾席 場(chǎng)地布置 舞臺(tái)裙 舞臺(tái)前部外圍用深紅色舞臺(tái)裙粘貼 長度垂直地面 兩個(gè)舞臺(tái)裙之間的接縫吻合 接口處不能面向客人 背景板支架 最遲于會(huì)議開始前三個(gè)小時(shí)聯(lián)系工程部安裝完畢 背景板 協(xié)助廣告公司將背景板安裝好 要求平整 不歪斜 主席臺(tái) 條幅 根據(jù)客人要求協(xié)調(diào)工程人員懸掛在正確位置 高度適當(dāng) 不歪斜 不破壞墻面 投影幕布及投影儀 會(huì)前3小時(shí)將投影幕投影儀安裝到位 投影不歪斜 對(duì)正投影幕 懸掛式投影儀提前放下 大型會(huì)議提前1天調(diào)試完畢 中小型會(huì)議至少提前1小時(shí)調(diào)試完畢 會(huì)議主題或歡迎詞 根據(jù)主辦方要求 可由音響師在投影幕上打上會(huì)議主題或歡迎詞 要求 色澤醒目 字體大小適當(dāng) 字型美觀 間距合適 烘托氣氛 主席臺(tái) 會(huì)議桌的擺放椅子臺(tái)呢音響及電線 聽眾席 課桌式會(huì)議先將桌子定位 根據(jù)場(chǎng)地人數(shù)計(jì)劃桌子張數(shù) 第一排桌子距離主席臺(tái)之間的通道應(yīng)寬敞點(diǎn) 一般大于2米 用2 3張桌子拼在一起成一直線 前后排桌子之間相距1米 豎排桌子中間至少留出3條主要通道 每條通道寬度應(yīng)在1 5 2米之間 會(huì)議桌的擺放 課桌式會(huì)場(chǎng)椅子在桌后面擺成一條直線 椅子前端與臺(tái)呢下垂部分相切 間距相等前后成直線 椅套平整干凈無皺 劇場(chǎng)式會(huì)場(chǎng) 每排椅子前后間距合適 椅子 每張桌用臺(tái)呢套套好 臺(tái)呢套四臺(tái)呢平挺無皺 臺(tái)面無物 臺(tái)呢 電線應(yīng)順墻布線 不打卷多余電線應(yīng)放置于不明顯處 并用布草適當(dāng)遮擋 在通道處布線必須用壓線板壓住 音響車 整齊擺放在墻角處 提前調(diào)試好音量及效果 音箱放在會(huì)場(chǎng)靠邊適當(dāng)位置或墻角處 音響及電線 迎賓服務(wù)打開相關(guān)設(shè)備設(shè)施會(huì)議開始會(huì)中服務(wù)細(xì)節(jié)會(huì)議中間休息茶歇服務(wù) 會(huì)中服務(wù) 如主辦方要求提供禮儀 應(yīng)在指定時(shí)間安排禮儀小姐著紅色禮儀服在大堂和電梯間迎接客人 服務(wù)員要在會(huì)議開始前1小時(shí)到達(dá)并于會(huì)議開始前半小時(shí)在門口站立迎接賓客 儀容儀表要合格 迎賓服務(wù) 一 引領(lǐng)客人引領(lǐng)客人時(shí) 應(yīng)立正站立 手臂平伸 五指并攏 手心朝上 指向前進(jìn)方向 先生 女士 這邊請(qǐng) 并在前方保持距客人約3米的距離帶路 到達(dá)樓梯時(shí) 應(yīng)停步 手平伸 指向樓梯方向 先生 女士 請(qǐng) 每到一轉(zhuǎn)彎處 都需做出同樣手勢(shì) 手勢(shì)指引規(guī)范 不規(guī)范的站姿與儀容儀表 會(huì)場(chǎng)主要燈光要在會(huì)議開始前半小時(shí)打開 主席臺(tái)上方會(huì)議燈開啟保持燈光明亮 話筒應(yīng)在會(huì)議開始前5分鐘打開 會(huì)前半小時(shí)開始播放輕柔 歡快的輕音樂 會(huì)議開始前1分鐘通知音響師停播 并檢查各項(xiàng)設(shè)備設(shè)施是否正常 打開相關(guān)設(shè)備設(shè)施 前15分鐘 服務(wù)員分發(fā)香巾完畢 分發(fā)香巾應(yīng)在客人左側(cè)進(jìn)行 必須使用干凈的香巾夾 會(huì)議開始 A 參會(huì)人員落座時(shí) 為演講人或前排就座的貴賓倒礦泉水或茶水 會(huì)議開始后 服務(wù)員要站在會(huì)場(chǎng)的后面或側(cè)面注意觀察全場(chǎng)及時(shí)提供服務(wù) 如果賓客表示會(huì)議期間不用服務(wù)時(shí) 服務(wù)員要在會(huì)場(chǎng)外面值班 以備客人需要 會(huì)議場(chǎng)內(nèi)15分鐘應(yīng)巡視一遍 如果有事需要離開 必須找人替崗 保證會(huì)議有人值班 B 會(huì)議過程中 服務(wù)員要精神集中 注意觀察與會(huì)者有無服務(wù)要求 不能交頭接耳 要保證會(huì)場(chǎng)安靜 注意室內(nèi)溫度 合理調(diào)節(jié)空調(diào)C 若有茶水服務(wù) 茶水應(yīng)在會(huì)議開始前5分鐘泡好 準(zhǔn)備足量熱水 熱水壺應(yīng)干凈光亮無水印 會(huì)議進(jìn)行中間15到20分鐘應(yīng)續(xù)水一次 倒茶水時(shí) 應(yīng)在客人前面進(jìn)行 動(dòng)作要輕穩(wěn) 不能在客人頭上或背部上方倒水 茶水以八分滿為宜 主席臺(tái)的客人或貴賓應(yīng)在其后進(jìn)行服務(wù) 若會(huì)議持續(xù)多天 第二天應(yīng)更換茶葉品種 特殊情況可按客人要求服務(wù) 會(huì)中服務(wù)細(xì)節(jié) D 會(huì)議期間 服務(wù)員要勤觀察 若出現(xiàn)工程噪音或停電等突發(fā)事件 及時(shí)處理上報(bào) 保證會(huì)議正常進(jìn)行 E 會(huì)議期間 如客人提出額外要求 視情況及時(shí)通知上級(jí)或會(huì)議負(fù)責(zé)人解決 不能解決的要禮貌婉轉(zhuǎn)的拒絕客人 F 會(huì)中隨時(shí)用對(duì)講機(jī)和音響師保持聯(lián)系確保音響設(shè)備正常使用 G 會(huì)議期間做好保潔工作 保持警覺性 做好防盜工作 會(huì)中服務(wù)細(xì)節(jié) 1 當(dāng)演講人宣布休息時(shí) 將會(huì)場(chǎng)的門打開 通知音響師播放輕柔 歡快的音樂 音量適中 2 應(yīng)禮貌提醒客人隨身攜帶貴重物品 盡快整理補(bǔ)充和更換各種用品 保持臺(tái)面整潔 注意及時(shí)鎖門防盜 3 為客人指示洗手間和吸煙區(qū)的方向 4 會(huì)議開始前1分鐘通知音響師停播音樂 參會(huì)人員進(jìn)場(chǎng)后將門關(guān)閉 會(huì)議中間休息 1 會(huì)議休息開始前至少5分鐘 將各種飲品 茶品 用具準(zhǔn)備齊全 人員做好服務(wù)準(zhǔn)備 2 禮貌詢問客人所需飲品 并迅速為其服務(wù) 保證餐臺(tái)及周圍的衛(wèi)生整潔 及時(shí)補(bǔ)充飲品及用具 3 茶歇結(jié)束時(shí)整理餐臺(tái) 恢復(fù)原貌 撤走并送洗餐具 茶歇服務(wù) 倒茶時(shí)的規(guī)范姿勢(shì)按照標(biāo)準(zhǔn)的持水壺的要求 走到客人面前 保持站立姿勢(shì) 壺口朝外 壺體自然傾斜 右腳向前邁一步 同時(shí)左手的小指和無名指將杯蓋夾起 如果杯蓋被粘在杯體上 應(yīng)用力按一下即可 做個(gè)控杯的姿勢(shì) 以防水珠落在桌子上或打濕文件 左手大拇指和食指將杯子拿起 然后收腿以站立姿勢(shì)于側(cè)身為客人倒水 并按原路放回 根據(jù)客人的要求和習(xí)慣將茶杯放置在相應(yīng)的位置 輕拿輕放 然后將杯蓋蓋好 調(diào)整杯柄角度 然后做個(gè) 請(qǐng) 的手勢(shì) 送客會(huì)議期間 主動(dòng)為出入來賓開門 動(dòng)作要輕 避免弄出聲響 影響會(huì)場(chǎng)秩序 會(huì)議結(jié)束時(shí) 要迅速到達(dá)出入通道 為來賓開門 并立于門口兩側(cè) 示意客人先走 先生 女士 您請(qǐng) 若客人不識(shí)行進(jìn)路線 應(yīng)在前方帶路 到達(dá)電梯口時(shí) 應(yīng)先行一步 按下電梯 并用手把住電梯門 先生 女士 您請(qǐng) 隨后走出電梯 面帶微笑 先生 女士 您走好 再見 如需要 也可隨后進(jìn)入電梯 電梯到站后 應(yīng)用手把住電梯門 讓客人下梯后 手臂平伸 指示前進(jìn)方向 微笑道別 會(huì)議結(jié)束 應(yīng)將所有門打開 禮貌送客 送別客人時(shí)及時(shí)為客人叫電梯 賓客離場(chǎng)時(shí) 要及時(shí)巡視檢查會(huì)場(chǎng)有無客人遺留物品 如發(fā)現(xiàn)遺留物品要及時(shí)歸還 不能及時(shí)歸還的要及時(shí)上報(bào)上交 關(guān)閉部分燈光和空調(diào) 作好節(jié)能工作 清場(chǎng)保潔 回收可重復(fù)使用的會(huì)議用品 清點(diǎn)數(shù)量并記錄 清潔桌椅 地面等 將座牌 桌椅等歸位 檢查會(huì)議室及相關(guān)的物品是否有缺失或損壞 及時(shí)報(bào)告負(fù)責(zé)人 協(xié)助追補(bǔ)損失 做好記錄 清洗會(huì)議用杯 分類碼放