文件及資料控制程序.docVIP

質(zhì)量體系文件文件編號*-QPM-01文件及資料控制程序版本版次A/0頁次8/8生效日期2011-12-01 文件及資料控制程序文件會(huì)簽會(huì)簽部門會(huì)簽人/日期會(huì)簽部門會(huì)簽人/日期行政中心品質(zhì)部生產(chǎn)中心 營銷中心研發(fā)中心修 訂 記 錄修訂次數(shù)修訂日期章節(jié)號修 訂 摘 要修訂書編號修訂人生效日期1.0 目的 為確保管理體系所使用的文件在制作、審核、發(fā)行、修改、保管、回收及處理等過程均能有效控制，確保相關(guān)部門能適時(shí)利用有效的適用文件。 2.0 范圍公司內(nèi)部管理體系文件、外部提供的管理體系文件及相關(guān)資料均可。3.0 職責(zé)權(quán)限3.1 制作部門 3.1.1 須確保任何相關(guān)的部門已咨詢及認(rèn)可； 3.1.2 將已審核之文件交回文控中心； 3.1.3 通知文件控制中心回收作廢文件。 3.2 文控中心 3.2.1 發(fā)放回收文件及處理作廢文件； 3.2.2 文件的保存及文件清單和發(fā)放記錄； 3.2.3 負(fù)責(zé)控制受控文件/資料。 3.3 收文部門 3.3.1 按文控中心要求退回之作廢文件并保存所分發(fā)的文件。4.0 定義 4.1 原裝文件： 由文件發(fā)起部門編寫并經(jīng)批準(zhǔn)之文件。 4.2 受控復(fù)印文件： 由文控中心管制之文件。 4.3 不受控復(fù)印文件： 由文控中心分發(fā)但不作為更新及回收處理。 4.4 過期文件： 由于被更新或不適用而被申請回收的作廢文件。5.0 流程圖 5.1 文件及資料控制（編寫/修訂/廢止）流程圖 （見附件一）6.0 程序6.1 文件分類：公司的文件包括質(zhì)量體系文件、管理制度文件和適當(dāng)?shù)耐鈦砦募?.1.1 質(zhì)量體系文件包括：6.1.1.1 一階文件-手冊：描述公司管理體系的文件；6.1.1.2 二階文件-程序文件：規(guī)定某項(xiàng)工作的途徑以及各部門的接口與溝通方法的文件；6.1.1.3 三階文件-作業(yè)文件：針對特定項(xiàng)目或合同編制的計(jì)劃或其它標(biāo)準(zhǔn)；6.1.1.4 四階文件-記錄文件：為活動(dòng)和過程的結(jié)果提供證據(jù)的文件。6.1.2 管理制度文件：指導(dǎo)企業(yè)要求大家共同遵守的辦事規(guī)程或行動(dòng)準(zhǔn)則；包括：管理制度、 管理規(guī)定、管理辦法和運(yùn)作表單。6.1.3 外來文件包括：客戶所有資料、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)及技術(shù)資料、供應(yīng)商的樣品承認(rèn)書、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)（國家/行業(yè)）、公司法、產(chǎn)品質(zhì)量法、安全生產(chǎn)管理?xiàng)l例、招投標(biāo)法、合同法等以及其他國家相關(guān)法律法規(guī)、國家或行業(yè)法規(guī)性文件。6.2 文件制定、簽批規(guī)則文件名稱制 訂審 核批 準(zhǔn)評 審質(zhì)量手冊 （一階文件）企管部-總經(jīng)理管理者代表程序文件 （二階文件） 責(zé)任部門分管副總/管理者代表總經(jīng)理各中心副總和部門主管作業(yè)指導(dǎo)書 （三階文件） 責(zé)任部門分管副總管理者代表表單記錄 （四階文件）隨出處文件一同審核發(fā)行管理制度（含規(guī)定/辦法） 責(zé)任部門分管副總/行政副總總經(jīng)理-6.2.1 文件參與評審和審批的人員由文件編寫人員在文件簽核表中填上部門或姓名，部門評審和審批的人員須在簽核表中簽字確認(rèn)。6.2.2 文件評審可以通過會(huì)議評審的方式進(jìn)行，最后達(dá)成一致；或者進(jìn)行資料傳遞的形式進(jìn)行文件意見收集，涉及到其它部門時(shí)由編寫人員負(fù)責(zé)溝通和協(xié)調(diào)達(dá)成一致。6.2.3 若在評審過程中意見不能達(dá)成一致時(shí)，由管理者代表作最終裁決。6.3 內(nèi)部文件控制6.3.1 文件編寫部門向文控索取文件和表格編碼。6.3.2 文件經(jīng)過審批后，發(fā)起部門應(yīng)交原裝給文件（紙檔和電子檔）文件控制中心。6.3.3 文控中心負(fù)責(zé)檢查分發(fā)文件格式、文字是否符合要求；文件是否已得到批準(zhǔn)等。6.3.4 文控中心負(fù)責(zé)在文件生效的一個(gè)工作日分發(fā)，回收及處理發(fā)布的受控文件，并填寫文件及資料分發(fā)回收記錄表，文件控制中心應(yīng)保存分發(fā)及回收記錄。 6.3.4.1 文控中心依據(jù)分發(fā)要求，分派受控文件給各有關(guān)收件部門，并保存簽收記錄。 6.3.4.2 文件分發(fā)要求由文件編寫部門填寫文件及資料分發(fā)申請單。6.3.5 文控中心應(yīng)根據(jù)分發(fā)記錄回收所有作廢文件并對其進(jìn)行處理。6.3.6 報(bào)告、通告、通知、會(huì)議記錄和對外文件(公文)的控制規(guī)定6.3.6.1對外文件：表達(dá)文號為三向（司）字【2011】001號-，由涉及部門編寫，總經(jīng)辦主任審核，總經(jīng)理或授權(quán)人簽發(fā)，交由總經(jīng)辦編寫文號后統(tǒng)一發(fā)出；6.3.6.2公司內(nèi)部跨部門文件：表達(dá)文號為三向（總經(jīng)辦）字【2011】001號-，由涉及部門編寫，總經(jīng)辦主任審核，總經(jīng)理或授權(quán)人簽發(fā)，交由總經(jīng)辦編寫文號后統(tǒng)一發(fā)出；6.3.6.3部門內(nèi)部文件：表達(dá)文號為三向（行政中心）字【2011】001號-，由涉及部門或科室編寫，公司一級部門【各中心、財(cái)務(wù)部、總經(jīng)辦等】負(fù)責(zé)人簽發(fā)，本部門編寫文號后統(tǒng)一在部門內(nèi)部發(fā)出、執(zhí)行；所有內(nèi)部發(fā)文需報(bào)總經(jīng)辦備案，文控存檔。6.3.6.4 其余記錄、控制、分發(fā)、保存與之對應(yīng)。6.3.7 對現(xiàn)場用的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)或作業(yè)方法的時(shí)效性文件，以正式文書的形式送達(dá)（發(fā)放）。A 須規(guī)定其有效時(shí)間，有效時(shí)間不能超過三個(gè)月。B 須按照三階文件簽核規(guī)定進(jìn)行簽批，方可執(zhí)行。C 須發(fā)放至文控中心存檔。 6.4 外來文件控制6.4.1 各職能部門接受外來文件后，統(tǒng)一對口聯(lián)系總經(jīng)辦，由總經(jīng)辦確認(rèn)其可用性及實(shí)用性后交由相關(guān)部門主導(dǎo)辦理。6.4.2 外來文件原稿由總經(jīng)辦或辦理部門送文控中心，由文控中心編碼后按照6.3規(guī)定執(zhí)行后續(xù)工作。6.4.3 外來文件的電子檔由接收部門自行建立文控保存，以防止電子檔流失。6.4.4 外來文件需建立文件清單，并記錄在外來文件記錄表中。 6.5 文件外發(fā)控制 6.5.1 當(dāng)文件需要外發(fā)的時(shí)，由需求部門填寫文件外發(fā)申請單，并寫明分發(fā)原因和分發(fā)要求，經(jīng)部門審核和管理者代表審核后提供給文控。 6.5.2 文控根據(jù)分發(fā)申請信息內(nèi)容，按文件分發(fā)流程進(jìn)行分發(fā)，并做好相應(yīng)的分發(fā)記錄。 6.5.2.1 若是外發(fā)的資料作為憑證，文控在此類外發(fā)資料上加蓋“受控文件”印章。 6.5.2.2 若是外發(fā)的資料作為參考，文控在此類外發(fā)資料上加蓋“參考文件”印章。 6.5.2.3 外發(fā)文件都由申請部門與接受單位進(jìn)行聯(lián)系和外部文件傳遞；若受控文件更新后需要重新分發(fā)和回收舊資料的，由申請部門與接受單位進(jìn)行聯(lián)系和回收舊資料、發(fā)放新資料；若受控文件更新后不需要發(fā)放的新資料的，申請部門也需要將外發(fā)的舊受控文件回收。 6.5.2.4 若外發(fā)的文件需要提供PDF文檔，文控需要將外發(fā)的資料設(shè)定為不可編輯、打印狀態(tài)；且需要加蓋對應(yīng)的電子檔文控印章。6.6 控制印章 6.6.1 正本文件需分別在文件背頁加蓋紅色“原裝文件”印章。 6.6.2 文控中心管制的受控復(fù)印文件需分別在文件的“管制章”處或右上角加蓋紅色“受控文件”印章。 6.6.3 非受控文件（參考文件）需分別在文件的右上角加蓋紅色“參考文件”印章。 6.6.4 作廢文件需分別在顯眼位置加蓋藍(lán)色“作廢文件”印章。6.7 文件保存 6.7.1 文控中心負(fù)責(zé)公司質(zhì)量管理體系文件正本、記錄樣式及相應(yīng)電子檔的保管，編制文件及資料管制一覽表及記錄簽批保存一覽表，列出各類文件現(xiàn)行狀態(tài)。6.7.2 各部門的文件須及時(shí)記錄于文件及資料管制一覽表，并將此表放到文件夾的首頁。6.7.3 文件保存部門在使用過程中，任何人不得在原文件上修改文件原來的文字和符號。6.7.4 除文控有復(fù)制文件權(quán)利外，任何部門、任何人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得以任何形式復(fù)制任何文件，更不得將文控發(fā)出的文件帶出公司外。6.7.5 經(jīng)發(fā)行的質(zhì)量管理體系文件由各部門負(fù)責(zé)人保管。6.7.6 各部門表單記錄保存期限按記錄控制程序規(guī)定執(zhí)行。6.7.7 如文件有少頁、損壞、遺失、模糊等情況或部門根據(jù)工作需求需要文件時(shí)，由申請部門填寫文件及資料增補(bǔ)申請單經(jīng)管理者代表核準(zhǔn)后由資料中心按相應(yīng)的文件發(fā)放。 6.8 文件修訂及廢止6.8.1 文件修訂應(yīng)由原發(fā)起部門修訂及原評審部門評審；且由申請部門填寫文件修訂廢止申請表，申請表由申請部門審查，企管審批。6.8.2 文件修訂后的分發(fā)如前述，若分發(fā)部門變更需重新填寫文件及資料分發(fā)申請單。6.8.3 文件修訂后應(yīng)更新版本編號。6.8.4 各部門編制任何新的可納入質(zhì)量管理體系的文件時(shí)，應(yīng)先向文控查閱表單列號碼，文件新增或修改時(shí)應(yīng)及時(shí)更新電腦檔案以便于管理。6.8.4 文件需要廢止時(shí)，由文件編寫部門提出，并填寫文件修訂廢止申請表經(jīng)簽批后提供給文控；文控根據(jù)文件的分發(fā)記錄回收文件。 6.8.5 修訂的內(nèi)容的文字需區(qū)別其它未修訂內(nèi)容，以便人員查看。 6.9 文件的回收及作廢 6.9.1 文控中心應(yīng)收回已作廢的文件及分發(fā)本，并填寫作廢文件及資料一覽表文件接收部門應(yīng)盡快交回作廢的”受控”文件給文控。6.9.2 如需保留作廢文件時(shí),文控中心需加蓋“作廢文件”印章并分開保存,保留期限視需要由文控中心決定。無需保存的文件，若是技術(shù)、質(zhì)量手冊、程序文件、產(chǎn)品圖紙、設(shè)計(jì)資料等文控必須碎掉無需保存的作廢文件；若是其它三階文件和記錄能做單面紙使用時(shí)，由文控在文件顯眼位置加蓋“作廢文件”印章后提供給部門做回收紙利用。7