2017年常見標準公文寫作規(guī)范.doc

常見公文寫作規(guī)范一、公文的定義及種類1.公文定義。公文是公務(wù)文書的簡稱。公文是具有特定效力和規(guī)范體式的文書，是傳達方針政策，公布法規(guī)和規(guī)章，指導(dǎo)、布置和商洽工作，請示和答復(fù)問題，報告、通報和交流情況等的重要工具。2.公文種類。為了使各種公文都能有穩(wěn)定的性質(zhì)、特定的用途并使更多的人都能對這些性質(zhì)和用途有準確的了解，以便利于正確有效地形成和辦理公文，客觀上需要人們對常用的每一種公文都賦予一個能概括表明其性質(zhì)、用途的統(tǒng)一規(guī)范的稱謂，這種稱謂叫文種。黨政機關(guān)法定的公文有15個文種：決議、決定、命令、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復(fù)、議案、函、紀要。3.常見文種。通知、意見（如：縣教育局下發(fā)的文件）；報告、請示、計劃、總結(jié)、簡報、方案等（學校向教育局報送的材料）。4.公文特點。公文的格式、種類、行文規(guī)則、辦理等都是全國統(tǒng)一的，一般按照中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)的新的國家規(guī)范黨政機關(guān)公文格式執(zhí)行。無論從事專業(yè)工作，還是從事行政事務(wù)，都要學會通過公文來傳達政令政策、處理公務(wù)，以協(xié)調(diào)各種關(guān)系，使工作正確高效地進行。二、公文格式（適用于學校報送的計劃、總結(jié)、簡報、方案、請示、報告等）公文格式，即公文規(guī)格樣式，是指公文中各個組成部分的構(gòu)成方式，它和文種是公文外在形式的兩個重要方面，直接關(guān)系到公文效用的發(fā)揮。包括公文組成、公文用紙和裝訂要求等。（一）公文用紙及版面要求1.公文用紙。指的公文用紙的幅面尺寸，一般采用A4型紙，即297mm210mm。2.頁面。上3.7cm,下3.5cm.左2.8cm,右2.6cm。文字資料一律縱向橫排，每頁22行，每行28個字，段落設(shè)置為固定值28磅。3.頁碼。插入頁碼時設(shè)置為：位置：頁面底端;對齊方式：外側(cè)；格式：數(shù)字左右各有一條一字線；選擇4號宋體。這樣設(shè)置的頁碼單頁碼居右，雙頁碼居左，適合雙面打印和左側(cè)裝訂。4.文字顏色。如無特殊說明，公文中的顏色均為黑色。5.印刷和裝訂。雙面印刷，左側(cè)裝訂，一般為平訂，兩釘外訂眼距版面上下邊緣各70CM處，與書脊間的距離為3mm-5mm。6.公文中的橫排表格。表格橫排時，頁碼位置與公文其他頁碼保持一致，雙面打印時，單頁碼表頭在訂口一邊，雙頁碼表頭在切口一邊，方便翻閱。(二)公文格式各要素編排規(guī)則1.標題。字體為方正小標宋簡體，字號為二號，頂格居中排列。標題有三要素：發(fā)文機關(guān)、事由和文種。標題較長時多行居中排布，成梯形或菱形，不能排成上下長度一樣的長方形或上下長、中間短的沙漏形，回行時要詞意完整，長短適宜。 2.主送機關(guān)。字體為仿宋GB2312，字號為三號。編排于標題下空一行位置，居左頂格。主送機關(guān)較多回行時仍頂格，最后一個機關(guān)名稱后標全角冒號。 3.正文。公文首頁必須顯示正文。字體為仿宋GB2312，字號為3號。編排于主送機關(guān)名稱下一行（不脫行），每個自然段左空2字，回行頂格。正文中的結(jié)構(gòu)層次依次用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標注；如三層結(jié)構(gòu)可用“一、；（一）；1.”劃分；二層結(jié)構(gòu)可用“一、；（一）”或“一、；1.”劃分。其中，一級結(jié)構(gòu)用黑體字，二級結(jié)構(gòu)用楷體字，第三層和第四層用仿宋GB2312字體。4.附件說明。如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標全角冒號和附件名稱。如有多個附件，使用阿拉伯數(shù)字標注附件順序號。附件名稱后不加標點符號。附件名稱較長需回行時，應(yīng)當與上一行附件名稱的首字對齊。 5.發(fā)文機關(guān)署名、日期及印章。成文日期一般右空4字編排，用阿拉伯數(shù)字將年、月、日標全，年份標全稱，月、日不編虛位（即1不能編為01）。發(fā)文機關(guān)署名在成文日期之上，以日期為準居中編排。印章端正、居中下壓發(fā)文機關(guān)署名和日期，印章頂端不壓正文。（特殊情況說明：當公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掳l(fā)文機關(guān)署名和日期時，可以采取調(diào)整行距、字距的措施解決）6.附件。附件另面編排，“附件”二字及順序號用三號黑體字頂格編排在左上角第一行，附件標題居中編排于“附件”下空一行位置，附件順序號和附件標題應(yīng)當與附件說明的表述一致，附件格式要求同正文。三、請示和報告（一）請示和報告的異同請示和報告同屬一個行文方向：上行文，雖行文方向相同，但兩者之間有著嚴格的區(qū)別，具體表現(xiàn)在：1.側(cè)重點不同：請示屬于請示性公文，側(cè)重于提出問題和請求指示、批準；報告屬于陳述性公文，側(cè)重于匯報工作，陳述意見或建議。2.行文目的不同：請示的目的是請求上級機關(guān)批準某項工作或者解決某個問題；報告的目的是讓上級機關(guān)了解下情，掌握情況，便于及時指導(dǎo)。3.行文時間不同：請示必須事前行文；報告可以在事后或者事情發(fā)展過程中行文。4.內(nèi)容要求不同：請示只能一文一事，報告可以一文一事也可以一文數(shù)事。 5.報送要求不同。請示一般只寫一個主送機關(guān)；報告可以報送一個或多個上級機關(guān)。6.標題不同：一般來講請示的標題中不寫報告二字，就是xxx關(guān)于xxxxxx的請示；報告的標題中不寫請示二字，就是xxx關(guān)于xxxxxx的報告。7.結(jié)束用語不同。請示的結(jié)尾一般用“妥否，請批示”或“特此請示，請予批準”等形式，請示的結(jié)束用語必須明確表明需要上級機關(guān)回復(fù)的迫切要求；報告的結(jié)尾多用“特此報告”等形式，一般不寫需要上級必須予以答復(fù)的詞語。8.處理結(jié)果不同。請示屬于“辦件”，指上級機關(guān)應(yīng)對請示類公文及時予以批復(fù)；報告屬于“閱件”，對報告類公文上級機關(guān)一般以批轉(zhuǎn)形式予以答復(fù)，但也沒必要件件予以答復(fù)。（二）請示和報告案例分析四、簡報規(guī)范簡報由報頭、正文、報尾三部分組成。1.報頭。占首頁三分之一的上方版面，用間隔紅線與正文部分隔開，報頭內(nèi)容有：（1）報名：“”簡報、“”簡訊，一般用大字套紅，醒目大方。（2）期數(shù)：報名的正下方，注明總期數(shù)，總期數(shù)用括號括入。（3）編發(fā)單位：橫隔線左上方位置。（4）印發(fā)日期：橫隔線右上方位置。2.正文。是簡報的文章部分，編排原則是：每篇文章疏密間隔要恰當，標題字大小一樣。3.報尾。參照教育局教育工作。五、標點符號標點符號是公文的有機組成部分，也是公文起草者最容易忽視的部分。筆者在公文審核過程中，經(jīng)常碰到文筆流暢但標點符號屢犯錯誤的情況，歸納起來，常見的標點符號使用錯誤有以下十二個：常見錯誤一：多個書名號或引號并列時使用頓號分隔例1：各中小學要積極貫徹落實中華人民共和國預(yù)防未成年人犯罪法、中華人民共和國未成年人保護法、中華人民共和國義務(wù)教育法及相關(guān)要求。（錯誤）各中小學要積極貫徹落實中華人民共和國預(yù)防未成年人犯罪法中華人民共和國未成年人保護法中華人民共和國義務(wù)教育法及相關(guān)要求。（正確）例2：公安部門要加強校園“警務(wù)室”、“護學崗”、“安全網(wǎng)”建設(shè)，落實護校制度。（錯誤）公安部門要加強校園“警務(wù)室”“護學崗”“安全網(wǎng)”建設(shè)，落實護校制度。（正確）解析：標有引號的并列成分之間、標有書名號的并列成分之間通常不用頓號。若有其他成分插在并列的引號之間或并列的書名號之間，宜用頓號。常見錯誤二：在標示數(shù)值和起止年限時使用連接號不規(guī)范例3：制定并實施學校安防達標建設(shè)三年行動計劃（2013-2015年）。（錯誤）制定并實施學校安防達標建設(shè)三年行動計劃（20132015年）。（正確）例4：要加快工程進度，確?？萍紙@3-5年內(nèi)建成。（錯誤）要加快工程進度，確保科技園35年內(nèi)建成。（正確）解析：標示時間、地域的起止一般用一字線（占一個字符位置），標示數(shù)值范圍起止一般用浪紋線。常見錯誤三：在并列分句中使用逗號統(tǒng)領(lǐng)例5：各職能部門在查處取締無證無照經(jīng)營工作中要各司其職、互相配合，工商部門負責查處取締未取得有效許可證擅自從事經(jīng)營活動的行為；工信部門負責依法監(jiān)督管理無線電和電子電器產(chǎn)品維修行業(yè)；公安部門負責依法監(jiān)督管理旅館業(yè)、公章刻制業(yè)。（錯誤）各職能部門在查處取締無證無照經(jīng)營工作中要各司其職、互相配合；工商部門負責查處取締未取得有效許可證擅自從事經(jīng)營活動的行為；工信部門負責依法監(jiān)督管理無線電和電子電器產(chǎn)品維修行業(yè)；公安部門負責依法監(jiān)督管理旅館業(yè)、公章刻制業(yè)。（正確）解析：用分號隔開的幾個并列分句不能由逗號統(tǒng)領(lǐng)或總結(jié)。常見錯誤四：在并列分句中使用句號后再使用分號例6：一是養(yǎng)老保險安置。對進入企業(yè)工作的失地農(nóng)民要同企業(yè)員工一樣納入企業(yè)職工基本養(yǎng)老保險；二是醫(yī)療保險安置。城鎮(zhèn)居民醫(yī)療保險制度已建立，可參加城鎮(zhèn)居民醫(yī)療保險。（錯誤）一是養(yǎng)老保險安置。對進入企業(yè)工作的失地農(nóng)民要同企業(yè)員工一樣納入企業(yè)職工基本養(yǎng)老保險。二是醫(yī)療保險安置。城鎮(zhèn)居民醫(yī)療保險制度已建立，可參加城鎮(zhèn)居民醫(yī)療保險。（正確）解析：分項列舉的各項或多項已包含句號時，各項的末尾不能再用分號。常見錯誤五：同一形式的括號套用例7：圍繞政府半年工作開展回頭看，認真總結(jié)上半年工作，科學謀劃下半年工作。（責任單位：各鎮(zhèn)（街道）（錯誤）圍繞政府半年工作開展回頭看，認真總結(jié)上半年工作，科學謀劃下半年工作。責任單位：各鎮(zhèn)（街道）（正確）解析：同一形式的括號應(yīng)盡量避免套用，必須套用括號時，應(yīng)采用不同的括號形式配合使用。常見錯誤六：阿拉伯數(shù)字表示次序時使用點號不當例8:1、督促主辦單位按時辦結(jié)。（錯誤）1督促主辦單位按時辦結(jié)。（正確）例9：（1）、督促協(xié)辦單位按時辦結(jié)。（錯誤）（1）督促協(xié)辦單位按時辦結(jié)。（正確）解析：帶括號的漢字數(shù)字或阿拉伯數(shù)字表示次序語時不加點號，不帶括號的阿拉伯數(shù)字、拉丁字母做次序語，后面用下角點（圓心點）。常見錯誤七：在圖、表說明文字末尾使用句號例10：（圖表略）注：以上各項數(shù)據(jù)統(tǒng)計截至時間為2012年12月31日；城市人口指常住戶籍人口；規(guī)模工業(yè)企業(yè)個數(shù)統(tǒng)計為新口徑。（錯誤）注：以上各項數(shù)據(jù)統(tǒng)計截至時間為2012年12月31日；城市人口指常住戶籍人口；規(guī)模工業(yè)企業(yè)個數(shù)統(tǒng)計為新口徑（正確）解析：圖或表的短語式說明文字，中間可用逗號，但末尾不用句號。即使有時說明文字較長，前面的語段已出現(xiàn)句號，最后結(jié)尾處仍不用句號。常見錯誤八：在標示發(fā)文年號時使用括號不規(guī)范例11：根據(jù)發(fā)20133號文件精神，（錯誤）根據(jù)發(fā)20133號文件精神，（正確）解析：標示公文發(fā)文字號中的發(fā)文年份時，應(yīng)使用六角括號。常見錯誤九：書名號內(nèi)用頓號表示停頓例12：根據(jù)省物價局、省財政廳關(guān)于市建制鎮(zhèn)城市基礎(chǔ)設(shè)施配套費征收標準的批復(fù)（規(guī)201259號）文件要求，特制定本管理辦法。（錯誤）根據(jù)省物價局省財政廳關(guān)于市建制鎮(zhèn)城市基礎(chǔ)設(shè)施配套費征收標準的批復(fù)（規(guī)201259號）文件要求，特制定本管理辦法。（正確）解析：書名號內(nèi)標示停頓時用空格。常見錯誤十：句內(nèi)括號行文末尾使用標點符號不當例13：為加強對全區(qū)查處取締無證無照經(jīng)營綜合治理工作的領(lǐng)導(dǎo)，決定成立區(qū)查處取締無證無照經(jīng)營綜合治理工作領(lǐng)導(dǎo)小組（領(lǐng)導(dǎo)小組組長由常務(wù)副區(qū)長兼任，副組長由局局長兼任。），負責該項工作的協(xié)調(diào)處理。（錯誤）為加強對全區(qū)查處取締無證無照經(jīng)營綜合治理工作的領(lǐng)導(dǎo)，決定成立區(qū)查處取締無證無照經(jīng)營綜合治理工作領(lǐng)導(dǎo)小組（領(lǐng)導(dǎo)小組組長由常務(wù)副區(qū)長兼任，副組長由局局長兼任），負責該項工作的協(xié)調(diào)處理。（正確）解析：括號內(nèi)行文末尾需要時可用問號、嘆號和省略號。除此之外，句內(nèi)括號行文末尾通常不用標點符號。常見錯誤十一：附件名稱后使用標點符號例