企業(yè)培訓(xùn)_機(jī)關(guān)公文處理培訓(xùn)課件

黨政機(jī)關(guān)公文處理培訓(xùn) 公文處理工作是黨政機(jī)關(guān)的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作 核心業(yè)務(wù) 是黨委和政府實(shí)施領(lǐng)導(dǎo) 行使職能比不可少的重要環(huán)節(jié)和工具 辦公室主任崗位重要 職責(zé)特殊 需要具備能參善謀 綜合協(xié)調(diào)等多種能力 但在多種能力中 公文處理是立身之本 是辦公室工作的最核心基本功 要站在講政治 講大局的高度 深刻領(lǐng)悟好此項(xiàng)工作的極端重要性 一是公文格式二是公文辦理三是幾點(diǎn)感受 黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例 和 黨政機(jī)關(guān)公文格式 GB T9704 2012 是文秘人員必須學(xué)習(xí)的知識(shí) 第一部分公文格式 黨政機(jī)關(guān)公文格式已經(jīng)統(tǒng)一 對(duì)基層單位的公文格式可有一定的 容忍度 一 公文用紙幅面尺寸及版面要求 1 幅面尺寸公文用紙采用GB T148中規(guī)定的A4型紙 其成品幅面尺寸為 210mm 297mm 2 版面1 頁邊與版心尺寸公文用紙?zhí)祛^ 上白邊 為37mm 1mm 公文用紙訂口 左白邊 為28mm 1mm 版心尺寸為156mm 225mm 說明 要理解什么是版心 版心設(shè)置錯(cuò)誤將會(huì)影響文件的質(zhì)感和美感 很多單位版心設(shè)置較隨意 2 字體和字號(hào)如無特殊說明 公文格式各要素一般用3號(hào)仿宋體字 特殊說明 密級(jí) 保密期限 緊急程度使用3號(hào)黑體 簽發(fā)人姓名使用3號(hào)楷體 標(biāo)題采用2號(hào)小標(biāo)宋 版記中的要素使用4號(hào)仿宋體 3 行數(shù)和字?jǐn)?shù)一般每面排22行 每行排28個(gè)字 并撐滿版心 特殊情況可作適當(dāng)調(diào)整 解析 太緊太寬顯得不美觀 說明 黨委系統(tǒng)可以按照今年1月1日調(diào)整后版式 字體編排 也可以按照2012版國家標(biāo)準(zhǔn)編排 政府系統(tǒng)未變 4 文字的顏色如無特殊說明 公文中文字的顏色為黑色 二 印制裝訂要求1 制版要求版面干凈無底灰 字跡清楚無斷劃 尺寸標(biāo)準(zhǔn) 版心不斜 誤差不超過1mm 2 印刷要求雙面印刷 頁碼套正 兩面誤差不超過2mm 3 裝訂要求應(yīng)當(dāng)左側(cè)裝訂 不掉頁 兩頁頁碼之間誤差不超過4mm 裁減的成品尺寸允許誤差 2mm 四角成90 無毛茬或缺損 說明 騎馬釘或平釘?shù)墓尼斘粦?yīng)當(dāng)為兩釘外釘眼距版面上下邊緣各70mm處 很多單位裝訂隨意性很大 三 公文格式各要素編排規(guī)則 一 公文格式各要素的劃分本標(biāo)準(zhǔn)將版心內(nèi)的公文格式各要素劃分為版頭 主體 版記三個(gè)部分 版頭 公文首頁紅色分隔線以上部分主體 公文首頁紅色分隔線以下 公文末頁首條分隔線以上部分版記 公文末頁首條分隔線以下 末條分隔線以上部分 版頭示意圖 二 版頭 一次調(diào)好 以后就照搬使用 1 份號(hào)如需標(biāo)注份號(hào) 一般用6位3號(hào)阿拉伯?dāng)?shù)字 頂格編排在版心左上角第一行 說明 份號(hào) 指公文印制份數(shù)的順序號(hào) 并不是所有公文都需編制份號(hào) 涉密公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注份號(hào) 公文印發(fā)機(jī)關(guān)可自行掌握份號(hào)字體 2 密級(jí)和保密期限如需標(biāo)注密級(jí)和保密期限 一般用3號(hào)黑體字 頂格編排在版心左上角第二項(xiàng) 保密期限中的數(shù)字用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注 說明 99版 編排在版心右上角第一項(xiàng)一般密級(jí)與保密期限之間可用 分隔 絕密 機(jī)密 秘密間不空格 如果只標(biāo)密級(jí)不標(biāo)保密期限 絕密 機(jī)密 秘密兩字之間空一字 密級(jí)與保密期限位置從右上角移到了左上角密級(jí)和保密期限頂格編排在版心左上角第二行 3 緊急程度如需標(biāo)注緊急程度 一般用3號(hào)黑體字 定格編排在版心左上角 如需同時(shí)標(biāo)注份號(hào) 密級(jí)和保密期限 緊急程度 按份號(hào) 密級(jí) 保密期限 緊急程度的順序自上而下分行排列 說明 99版 頂格編排在版心左上角 根據(jù)緊急程度 緊急公文分別標(biāo)注 特急 加急 編排有三種情況 1 只有份號(hào) 無密級(jí)和保密程度 編排在版心左上角第二行 2 有份號(hào) 密級(jí)和保密期限 編排在版心左上角第三行 3 份號(hào) 密級(jí)和保密期限都沒有 編排在版心左上角第一行 4 發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志 由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱加 文件 二字組成 也可以使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志居中排布 上邊緣至版心上邊緣為35mm 推薦使用小標(biāo)宋體字 顏色為紅色 聯(lián)合行文時(shí) 如需標(biāo)注聯(lián)署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱 一般應(yīng)當(dāng)將主辦機(jī)關(guān)名稱排列在前 如有 文件 二字 應(yīng)當(dāng)置于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱右側(cè) 以聯(lián)署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱為準(zhǔn)上下居中排布 也可單獨(dú)使用主辦機(jī)關(guān)發(fā)文標(biāo)志 推薦單獨(dú)使用 說明 規(guī)范性簡(jiǎn)稱 應(yīng)由上級(jí)機(jī)關(guān)規(guī)定 也有本級(jí)機(jī)關(guān)規(guī)定 發(fā)文機(jī)關(guān)字號(hào) 國務(wù)院文件為 22mm 15mm 高 寬 此為高限 原則上不大于上級(jí)機(jī)關(guān) 發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)位置 上邊緣至版心上邊緣為35mm 上 下 平行文統(tǒng)一 聯(lián)合行文 主辦機(jī)關(guān)在前 分行連續(xù)標(biāo)注聯(lián)署發(fā)文機(jī)關(guān) 文件 居右側(cè) 上下居中排布 5 發(fā)文字號(hào) 很多單位發(fā)文字號(hào)不規(guī)范 如機(jī)關(guān)代字過簡(jiǎn)過長(zhǎng) 發(fā) 報(bào) 函 混用 編排在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空二行位置 居中排布 年份 發(fā)文順序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注 年份應(yīng)全稱 用六角括號(hào) 括入 發(fā)文順序號(hào)不加 第 字 不編虛位 即1不編為01 在阿拉伯?dāng)?shù)字后加 號(hào) 字 上行文的發(fā)文字號(hào)居左空一字編排 與最后一個(gè)簽發(fā)人姓名統(tǒng)一行 說明 發(fā)文字號(hào) 發(fā)文機(jī)關(guān)代字 年份 發(fā)文順序號(hào)組成 是公文身份的標(biāo)志發(fā)文機(jī)關(guān)代字 規(guī)范化宿寫加 發(fā) 函 等組成 年號(hào) 用四位年代號(hào) 2012 發(fā)文順序號(hào) 統(tǒng)一流水號(hào) 建議以不同發(fā)文形式分別統(tǒng)一編號(hào)發(fā)文字號(hào)采用3號(hào)字體 置于發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空二行的位置 如是上行文 則居左排布 并左空一字 與右側(cè)對(duì)稱位置標(biāo)注簽發(fā)人 發(fā)文字號(hào)與最后一個(gè)簽發(fā)人姓名同處一行 聯(lián)合行文 應(yīng)使用主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào) 6 簽發(fā)人由 簽發(fā)人 三字加全角冒號(hào)和簽發(fā)人姓名組成 居右空一字 編排在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空二行位置 簽發(fā)人 三字用3號(hào)仿宋體字 簽發(fā)人名字用3號(hào)楷體字 如多個(gè)簽發(fā)人 簽發(fā)人姓名按照發(fā)文機(jī)關(guān)的排列順序從左到右 自上而下依次均勻編排 一般每行排兩個(gè)姓名 回行時(shí)與上一行第一個(gè)簽發(fā)人對(duì)齊 說明 簽發(fā)人 上行文必須標(biāo)注簽發(fā)人姓名 機(jī)關(guān)主要負(fù)責(zé)人 簽發(fā)人位置編排 單一機(jī)關(guān)或兩個(gè)機(jī)關(guān)聯(lián)合行文 簽發(fā)人與發(fā)文字號(hào)同處一行 右空一字 三個(gè)及三個(gè)以上機(jī)關(guān)聯(lián)合行文 發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空二行編排 簽發(fā)人 由 簽發(fā)人 三字加全角冒號(hào)和簽發(fā)人姓名組成 居右空一字 多個(gè)簽發(fā)人 每行排兩個(gè)姓名 回行時(shí)與上一行第一個(gè)簽發(fā)人姓名對(duì)齊 7 版頭中分隔線發(fā)文字號(hào)之下4mm處居中印一條與版心等寬的紅色分隔線說明 紅色分隔線高度 0 35mm 0 5mm 具體高度可根據(jù)發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志字體字號(hào)確定 三 主體 1 標(biāo)題一般用2號(hào)小標(biāo)宋體字 編排于紅色分隔線下空二行位置 分一行或多行居中排布 回行時(shí) 要做到詞意完整 排列對(duì)稱 長(zhǎng)短適宜 間距恰當(dāng) 標(biāo)題排列應(yīng)當(dāng)使用梯形或菱形 說明 標(biāo)題 由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱 事由 文種組成 三個(gè)以下機(jī)關(guān)聯(lián)合行文時(shí) 應(yīng)列出所有發(fā)文機(jī)關(guān)的名稱 四個(gè)及四個(gè)以上機(jī)關(guān)聯(lián)合行文時(shí) 可采用排在前的發(fā)文機(jī)關(guān)名稱加 等 的方式 公文標(biāo)題中 除法規(guī) 規(guī)則名稱加書名號(hào)外 一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào) 標(biāo)題字體 2號(hào)小標(biāo)仿宋 居中排布于紅色分隔線下空二行的位置 標(biāo)題存在問題 很多單位普遍存在的一個(gè)問題 標(biāo)題是 門面 看文先看標(biāo)題 重要性不言而喻 一 標(biāo)題語句不通 結(jié)構(gòu)雜糅 冗長(zhǎng)拖沓 如關(guān)于落實(shí)區(qū)領(lǐng)導(dǎo)在成都市人民政府辦公廳 政務(wù)信息第234期 青羊區(qū)蟬聯(lián)第3屆全國教育改革創(chuàng)新特別獎(jiǎng) 信息上批示情況的報(bào)告 關(guān)于落實(shí)區(qū)委領(lǐng)導(dǎo)批示交辦事項(xiàng) 整改情況的報(bào)告等二 斷行不規(guī)范 不美觀 成都市錦江區(qū)教育局關(guān)于成都益楷文化傳播有限公司投資興辦 成都七中外國語 學(xué)校的請(qǐng)示 解析 如 成都七中外國語 學(xué)校不能斷開 的請(qǐng)示 可以撐開 顯得美觀些 三 文種選用存在諸多問題 一 錯(cuò)用文種 一是請(qǐng)示 報(bào)告不分 二是通知 意見不分 三是函 請(qǐng)示 報(bào)告不分 二 把非法定文種當(dāng)成法定文種 如 把方案 計(jì)劃 總結(jié) 匯報(bào) 制度等直接編號(hào)發(fā)文 三 文種作為公文標(biāo)題 四 不相隸屬的部門之間請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)誤用請(qǐng)示報(bào)告 應(yīng)用函 2 主送機(jī)關(guān) 主送機(jī)關(guān)編排與標(biāo)題下空一行位置 居左頂格 回行時(shí)仍頂格 最后一個(gè)機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號(hào) 如主送機(jī)關(guān)名稱過多導(dǎo)致公文首頁不能顯示正文時(shí) 應(yīng)當(dāng)將主送機(jī)關(guān)名稱移至版記 說明 主送機(jī)關(guān) 應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱 規(guī)范化簡(jiǎn)稱或同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱 對(duì)于上下文 原則上只能有一個(gè)主送機(jī)關(guān) 同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱 各區(qū) 市 縣政府 市級(jí)各部門 各單位 主送機(jī)關(guān)順序 一般按重要程度排列 各有關(guān)單位之間用頓號(hào)或逗號(hào)分清層次 同類用頓號(hào) 不同類用逗號(hào) 最后一個(gè)主送機(jī)關(guān)用冒號(hào) 3 正文 結(jié)構(gòu)層次序數(shù)應(yīng)正確使用 對(duì)公文的結(jié)構(gòu)框架 美觀質(zhì)感均有影響 正文首頁必須顯示正文 一般用3號(hào)仿宋體字 編排于主送機(jī)關(guān)名稱下一行 每個(gè)自然段左空二字 回行頂格 文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次可以 一 一 1 1 標(biāo)注 一般第一層用黑體 第二層用楷體字 第三層和第四層用仿宋體字標(biāo)注 說明 發(fā)文機(jī)關(guān)過多時(shí) 建議只使用主辦機(jī)關(guān) 也可以將所有聯(lián)署發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志號(hào)宿小 行距縮小 直至保證顯示正文 主送機(jī)關(guān)過多 將主送機(jī)關(guān)移到版記中 編排在抄送機(jī)關(guān)上一行的方式解決 簽發(fā)人過多 可以采取增加每行簽發(fā)人編排個(gè)數(shù)辦法解決 正文一般采用3號(hào)仿宋體字 公文文中結(jié)構(gòu)層次 一般不超過四層 4 附件說明如有附件 在正文下空一行左空二字編排 附件 二字 后標(biāo)全角冒號(hào)和附件名稱 如有多個(gè)附件 使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注附件順序號(hào) 如附件 1 附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào) 附件名稱較長(zhǎng)需回行時(shí) 應(yīng)當(dāng)與上一行附件名稱的首字對(duì)齊 5 發(fā)文機(jī)關(guān)署名 成文日期和印章 較為復(fù)雜 簡(jiǎn)單了解即可 1 加蓋印章的公文成文日期一般右空四字編排 印章用紅色 不得出現(xiàn)空白印章 單一機(jī)關(guān)行文 一般在成文日期之上 以成文日期為準(zhǔn)居中編排發(fā)文機(jī)關(guān)署名 印章端中 居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期 使發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期居印章中心偏下位置 印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文一行之內(nèi) 聯(lián)合行文 一般將各發(fā)文機(jī)關(guān)署名按照發(fā)文機(jī)關(guān)順序排列在相應(yīng)位置 并將印章一一對(duì)應(yīng) 端正 居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名 最后一個(gè)印章端正 居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期 印章之間排列整齊 互不相切 每排印章兩端不得超出版心 首排印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文一行之內(nèi) 2 不加蓋印章的公文單一機(jī)關(guān)行文 在正文 附件說明 下空一行右空二字編排發(fā)文機(jī)關(guān)署名 在發(fā)文機(jī)關(guān)署名下一行編排成文日期 首字比發(fā)文機(jī)關(guān)署名首字右移二字 如成文日期長(zhǎng)于發(fā)文機(jī)關(guān)署名 應(yīng)當(dāng)使成文日期右空二字編排 并相應(yīng)增加發(fā)文機(jī)關(guān)署名右空字?jǐn)?shù) 聯(lián)合行文 應(yīng)當(dāng)先編排主辦機(jī)關(guān)署名 其余發(fā)文機(jī)關(guān)署名依次向下編排 3 加蓋簽發(fā)人簽名章的公文單一機(jī)關(guān)制發(fā)的公文加蓋簽發(fā)人簽名章時(shí) 在正文 附件說明 下空二行右空四字加蓋簽發(fā)人簽名章 簽名章左空二字標(biāo)注簽發(fā)人職務(wù) 以簽名章為準(zhǔn)上下居中排布 在簽發(fā)人簽名章下空一行右空四字編排成文日期 聯(lián)合行文時(shí) 應(yīng)先編排主辦機(jī)關(guān)簽發(fā)人職務(wù) 簽名章 其余機(jī)關(guān)簽發(fā)人職務(wù) 簽名章依次向下編排 與主辦機(jī)關(guān)簽發(fā)人職務(wù) 簽名章上下對(duì)齊 每行只編排一個(gè)機(jī)關(guān)的簽發(fā)人職務(wù) 簽名章 簽發(fā)人職務(wù)應(yīng)當(dāng)標(biāo)注全稱 簽名章一般用紅色 4 成文日期中的數(shù)字由阿拉伯?dāng)?shù)字將年 月 日標(biāo)全稱 月 日不編虛位 即1不編為0 5 特殊情況說明當(dāng)公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菁{下印章或簽發(fā)人簽名章 成文日期時(shí) 可以采取調(diào)整行距 字距的措施解決 說明 三個(gè)要素編排規(guī)則變化較大 三要素放在一起規(guī)定 構(gòu)成了公文生效的標(biāo)志 明確了成文日期用阿拉伯?dāng)?shù)字 對(duì)于加蓋公章的公文 要求一般同時(shí)標(biāo)注發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期 成文日期右空四個(gè)字 對(duì)于不加蓋印章的公文 給出了發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期的編排要求 對(duì)于加蓋簽發(fā)人簽名章的公文 對(duì)簽發(fā)人職務(wù) 簽名章和成文日期提出了編排要求 發(fā)文機(jī)關(guān)署名 用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱 單一行文 聯(lián)合行文時(shí)一般須標(biāo)注發(fā)文機(jī)關(guān)署名 成文日期 生效日期 生效標(biāo)志 確定原則 以會(huì)議正式通過日期為準(zhǔn) 以發(fā)文機(jī)關(guān)簽發(fā)人簽發(fā)日期為準(zhǔn) 聯(lián)合行文的公文 以最后簽發(fā)的機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)日期為準(zhǔn) 印章 公文生效的標(biāo)志 公文效力表現(xiàn)形式 上行文 必須要加蓋公章 紀(jì)要一般不加蓋公章 聯(lián)合下行文 所有聯(lián)署行文機(jī)關(guān)都要署名 加蓋公章 特殊情況處理 1 當(dāng)正文之后的空白只有一兩行時(shí) 加寬行距 至少將一行文字移到下一頁 2 如果空白差一兩行便可容下印章 宿小行距 擠出印章空間 3 如還不能解決 可以采取 此頁無正文 方法解決 6 附注如有附注 居左二字加圓括號(hào)編排在成文日期下一行 說明 附注 是公文印發(fā)傳達(dá)范圍等需要說明的事項(xiàng) 對(duì)公文的發(fā)放范圍 使用時(shí)需要注意事項(xiàng)加以說明 印發(fā)范圍 一般針對(duì)下行文和平行文 如 此件公開發(fā)布 此件發(fā)至縣團(tuán)級(jí) 請(qǐng)示 件應(yīng)在附注中注明聯(lián)系人及聯(lián)系電話 7 附件 附件應(yīng)當(dāng)另面編排 并在版記前 與公文正文一起裝訂 附件 二字及附件順序號(hào)用3號(hào)黑體字頂格編排在版心左上角第一行 附件順序號(hào)和附件標(biāo)題應(yīng)當(dāng)與附件說明的表述一致 附件格式要求同正文 如附件與正文不能一起裝訂 應(yīng)當(dāng)在附件左上角第一行頂格編排公文的發(fā)文字號(hào)并在其后標(biāo)注 附件 二字及附件順序號(hào) 說明 附件 是公文的有機(jī)組成部分 同公文具有同等效力 附件位置 附件 二字及附件順序號(hào)用3號(hào)黑體字頂格編排在版心左上角第一行 如有多個(gè)附件 必須緊跟附件順序號(hào) 順序號(hào)無須加冒號(hào) 附件標(biāo)題編排在首頁第三行居中位置 附件序號(hào) 附件標(biāo)題必須與附件說明中內(nèi)容一致 附件編排與主題內(nèi)容要求一致 如果附件不能與正文一起裝訂 則應(yīng)在附件首頁版心左上角第一行定格標(biāo)注公文的發(fā)文字號(hào)加 附件 二字以及附件順序號(hào) 如 成府發(fā) 2012 12號(hào)附件1 附件存在的問題 一是把正文當(dāng)附件 寫明報(bào)送 批轉(zhuǎn) 印發(fā)等字樣的公文 在其生效標(biāo)志后附的內(nèi)容不是公文的附件 二是把內(nèi)容沾邊的都作為附件 導(dǎo)致文件篇幅過長(zhǎng) 感覺不倫不類 四 版記1 版記中的分隔線與版心等寬 首條分隔線和末條分隔線用粗線 推薦高度為0 35mm 中間的分隔線用細(xì)線 推薦高度為0 25 首條分隔線位于版記中第一個(gè)要素之上 末條分隔線與公文最后一面的版心下邊緣重回 說明 版記 抄送機(jī)關(guān) 印發(fā)機(jī)關(guān) 印發(fā)日期等要素版記位置確定要注意 一定要在偶數(shù)頁 如果附件是被轉(zhuǎn)發(fā)的文件 該文件也有版記 轉(zhuǎn)發(fā)文件還是應(yīng)標(biāo)識(shí)自己的版記 分割線的寬度同版心寬度 即156mm 2 抄送機(jī)關(guān)如有抄送機(jī)關(guān) 一般用4號(hào)仿宋體字 在印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期之上一行 左右各空一字編排 抄送 二字后加前角冒號(hào)和抄送機(jī)關(guān)名稱 回行時(shí)與冒號(hào)后的首字對(duì)齊 最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)句號(hào) 如需把主送機(jī)關(guān)移至版記 除將 抄送 二字改為 主送 外 編排方法同抄送機(jī)關(guān) 既有主送機(jī)關(guān) 又有抄送機(jī)關(guān)時(shí) 應(yīng)當(dāng)將主送機(jī)關(guān)置于抄送機(jī)關(guān)之上一行 之間不加分隔線 說明 抄送機(jī)關(guān) 應(yīng)按一定順序排列 先上級(jí)機(jī)關(guān) 其次同級(jí)機(jī)關(guān) 再次下級(jí)機(jī)關(guān) 同級(jí)機(jī)關(guān)按黨政軍群順序排列 抄送機(jī)關(guān) 版記中第一個(gè)要素 使用4號(hào)仿宋體字 左右各空一字 抄送機(jī)關(guān)間標(biāo)點(diǎn)符號(hào)使用方法 同系統(tǒng)同級(jí)機(jī)關(guān)間用頓號(hào)分隔 不同系統(tǒng)機(jī)關(guān)間用逗號(hào)分隔 最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)用句號(hào) 3 印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期一般用4號(hào)仿宋體字 編排在末條分隔線之上 印發(fā)日期右空一字 用阿拉伯?dāng)?shù)字將年 月 日標(biāo)全 月 日不編虛位 后加 印發(fā) 二字 版記中如有其他要素 應(yīng)當(dāng)將其與印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期用一條細(xì)分分隔線隔開 說明 印發(fā)機(jī)關(guān) 一般指各機(jī)關(guān)的辦公廳 室 或文秘部門 翻印文件 應(yīng)給出翻印機(jī)關(guān)和翻印日期 并標(biāo)注在印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期的下方位置 翻印文件是避免層層轉(zhuǎn)發(fā)文件的一種做法 如有主送機(jī)關(guān) 抄送機(jī)關(guān)等要素 應(yīng)將其置于印發(fā)機(jī)關(guān)和應(yīng)發(fā)日期之上 用一條細(xì)分隔線隔開 五 頁碼一般用4號(hào)半角宋體阿拉伯?dāng)?shù)字 編排在公文版心下邊緣之下 數(shù)字左右各放一條一字線 一字線上距版心下邊緣7mm 單頁碼居右空一字 雙頁碼居左空一字 公文的版記頁前有空白頁的 空白頁和版記頁均不編排頁碼 公文的附件與正文一起裝訂時(shí) 頁碼應(yīng)當(dāng)連續(xù)編排 說明 無變化 八 公文中的橫排表格A4紙型的表格橫排時(shí) 頁碼位置與公文其他頁碼保持一致 單頁碼表頭在頂口一邊 雙頁碼表頭在切口一邊 四 公文的特定格式 一 信函格式信函格式 便簽公文 是一種使用范圍廣 簡(jiǎn)單易操作的公文載體 發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱 居中排布 上邊緣至上邊頁為30mm 推薦使用紅色小標(biāo)宋體字 聯(lián)合行文時(shí) 使用主辦機(jī)關(guān)標(biāo)志 發(fā)文機(jī)關(guān)下4mm處印一條紅色雙線 上粗下細(xì) 距下頁邊20mm處印一條紅色雙線 上細(xì)下粗 線長(zhǎng)均為170mm 居中排布 如需標(biāo)注份號(hào) 密級(jí)和保密期限 緊急程度 應(yīng)當(dāng)頂格居版心左邊緣排在第一條紅色雙線下 按順序自上而下排列 第一個(gè)要素與該線的距離為3號(hào)漢字高度的7 8 發(fā)文字號(hào)頂格居版心右邊緣編排在第一條紅色雙線下 與該線的距離為3號(hào)漢字高度的7 8 標(biāo)題居中編排 與其上最后一個(gè)要素相距2行 首頁不顯頁碼 版記不加印發(fā)機(jī)關(guān) 印發(fā)日期 分隔線 位于公文最后一面版心最下方 問題1 首頁標(biāo)示頁碼 指導(dǎo)意見 信函格式公文首頁不顯示頁碼 問題2 第2條紅色雙線標(biāo)注在末頁 指導(dǎo)意見 兩條紅色雙線均應(yīng)標(biāo)注在首頁上 問題 首頁標(biāo)示頁碼 其他錯(cuò)誤 無主送機(jī)關(guān) 問題1 未標(biāo)第2條紅色雙線 問題2 除首頁外的其他頁面也未標(biāo)頁碼 問題3 版記中誤加印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期 指導(dǎo)意見 信函格式公文版記中不加印發(fā)機(jī)關(guān) 印發(fā)日期 只有抄送機(jī)關(guān) 其他錯(cuò)誤 主送機(jī)關(guān)應(yīng)是區(qū)委而非區(qū)委辦公室 信函格式公文范例 二 命令 令 格式 發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)示由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱加 命令 或 令 字組成 居中排布 上邊緣至版心上邊緣為20mm 推薦使用紅色小標(biāo)宋體字 發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空二行居中編排令號(hào) 令號(hào)下空二行編排正文 簽發(fā)人職務(wù) 簽名章和成文日期的編排 正文下空二行右空四字加蓋簽發(fā)人簽名章 簽名章左空二字編排簽發(fā)人職務(wù) 相對(duì)于簽名章上下居中 三 紀(jì)要格式 紀(jì)要標(biāo)志由 紀(jì)要 組成 居中排布 上邊緣至版心上邊緣為35MM 推薦使用紅色小標(biāo)宋體字 標(biāo)注出席人員名單 一般用3號(hào)黑體字 在正文或附件說明下空一行左空二字編排 出席 二字 后標(biāo)全角冒號(hào) 冒號(hào)后用3號(hào)仿宋體字標(biāo)注出席人單位 姓名 回行時(shí)與冒號(hào)后的首字對(duì)齊 如圖 標(biāo)注請(qǐng)假和列席人員名單的方式與標(biāo)注出席人員名單相同 紀(jì)要格式也可以根據(jù)實(shí)際制定 第二部分公文辦理 收文辦理 收文可分為閱知性公文 以下簡(jiǎn)稱閱件 和批辦性公文 以下簡(jiǎn)稱辦件 兩大類 收文辦理主要程序包括簽收 登記 初審 承辦 傳閱 催辦 答復(fù) 一 簽收 1 上報(bào)區(qū)委 區(qū)政府文件 在 區(qū)委工作規(guī)則 和 區(qū)政府工作規(guī)則 嚴(yán)格按公文的報(bào)送程序要求 文件不得直接送區(qū)領(lǐng)導(dǎo) 區(qū)委通過區(qū)委辦公室綜合科 區(qū)政府通過區(qū)政府辦公室機(jī)要科 重要工作的文件 要先向區(qū)領(lǐng)導(dǎo)和分管主任匯報(bào)后再正式行文 2 公文交換箱文件的簽收 1 簽收時(shí)間要求 每天至少要有4個(gè)時(shí)間段收文 建議在每天上 下午的上班和下班時(shí)一定要簽收文件 2 遇網(wǎng)絡(luò)不通 停電等情況無法簽收文件時(shí) 一定要電話告知區(qū)委辦綜合科和區(qū)政府辦機(jī)要科 會(huì)議通知 注 送區(qū)領(lǐng)導(dǎo)的文件不能通過交換箱傳送 交換箱內(nèi)的文件只送區(qū)委辦公室 區(qū)政府辦公室的領(lǐng)導(dǎo) 二 登記 部門報(bào)區(qū)委 區(qū)政府的文件按收文時(shí)間進(jìn)行登記 三 初審1 是否應(yīng)當(dāng)由本機(jī)關(guān)辦理 2 是否符合行文規(guī)則 常見問題有 一是亂報(bào)亂送 多頭報(bào)送 把該報(bào)區(qū)政府的送到區(qū)委 有的以行政紅頭報(bào)區(qū)委 二是請(qǐng)示中一文多事 且未提出可行的建議意見 矛盾上交 三是將下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示事項(xiàng)原文轉(zhuǎn)報(bào)上級(jí)機(jī)關(guān) 四是報(bào)告中夾帶請(qǐng)示事項(xiàng) 五是越權(quán)向下級(jí)機(jī)關(guān)行文 主要是指黨委 政府的少數(shù)部門和議事協(xié)調(diào)機(jī)