論Unicorn 系統(tǒng)在圖書館流通工作中的使用.doc

論Unicorn系統(tǒng)在圖書館流通工作中的使用朱小梅 崔冶秋(中國(guó)人民大學(xué)圖書館 北京 100872)文 摘 簡(jiǎn)要介紹了Unicorn系統(tǒng)所實(shí)現(xiàn)的流通功能以及Unicorn系統(tǒng)在流通工作中體現(xiàn)出來的特點(diǎn)。總結(jié)了Unicorn系統(tǒng)在流通工作中發(fā)揮出來的優(yōu)越性，并對(duì)使用中的不足進(jìn)行了探討，以推動(dòng)Unicorn系統(tǒng)流通功能的充分利用和不斷完善。關(guān)鍵詞 Unicorn系統(tǒng) 流通工作 優(yōu)越性 不足 Analyzing the Application of Unicorn System in Library Circulation Zhu xiaomei Cui Yeqiu (library of Renmin University，Beijing，100872)Abstract: The paper gives a brief introduction about the function and the characteristics of Unicorn system in library circulation. It also summarizes its advantages and examines its disadvantages in circulation so that its circulation function can be further improved and fully used.Key words: Unicorn system circulation advantage disadvantage美國(guó)SirsiDynix公司的Unicorn系統(tǒng)是世界上較先進(jìn)的LIS (Library Automation Integrated Management System，即圖書館自動(dòng)化集成管理系統(tǒng))，目前國(guó)內(nèi)有不少圖書館使用該系統(tǒng)。受惠于Unicorn系統(tǒng)的使用，圖書館的流通工作發(fā)生了質(zhì)的飛躍：圖書管理、流通的自動(dòng)化、規(guī)范化水平大大提高，館員的工作理念顯著提升，圖書館流通工作的效率和質(zhì)量得到了極大的改進(jìn)，廣大讀者能更便捷、充分地利用圖書館館藏文獻(xiàn)資源。中國(guó)人民大學(xué)圖書館于1999年引進(jìn)Unicorn系統(tǒng)。八年來，做為SirsiDynix公司的用戶，人大館充分感受到了Unicorn系統(tǒng)的巨大應(yīng)用價(jià)值，在工作中致力于充分吸收和轉(zhuǎn)化Unicorn系統(tǒng)的功能，取得了一些成效，同時(shí)還就如何進(jìn)一步改進(jìn)和完善該系統(tǒng)的功能進(jìn)行了積極思考。為推動(dòng)Unicorn系統(tǒng)流通功能的充分利用和不斷完善，茲撰寫本文，以期拋磚引玉，就教于大方。一、Unicorn系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)的流通功能1流通功能按職能，流通工作大致劃分為圖書流通、讀者管理、圖書維護(hù)、流通統(tǒng)計(jì)等四個(gè)方面的內(nèi)容。在Unicorn系統(tǒng)中，流通模塊功能基本涵蓋了圖書館日常的流通工作，如圖書借還、續(xù)借、預(yù)約、讀者管理等，但圖書維護(hù)、流通統(tǒng)計(jì)的內(nèi)容沒有涵蓋在內(nèi)。因此，圖書館的全部流通功能要完全實(shí)現(xiàn)，還需要其它多種模塊的支持，如請(qǐng)求模塊（讀者的WEB查詢和請(qǐng)求）、報(bào)表模塊（流通統(tǒng)計(jì)）、參數(shù)模塊（公用參數(shù)、模塊參數(shù)、權(quán)限參數(shù)）等。所有這些模塊與流通模塊一起，使用同一個(gè) Workflows工作界面，實(shí)現(xiàn)了圖書館以下的流通功能（見流通工作圖例）：流通館員讀者查詢館藏信息還書借書罰款預(yù)約查詢讀者信息續(xù)借催還通知 取消流通統(tǒng)計(jì)圖書維護(hù)讀者管理增加圖書更改圖書刪除圖書增加讀者更改讀者資料刪除讀者流通管理 流通工作圖例2Unicorn系統(tǒng)在流通工作中的特點(diǎn)Workflows界面友好。它采用標(biāo)準(zhǔn)的圖形界面（GUI），圖標(biāo)色彩清晰，工作人員在圖標(biāo)和向?qū)У闹敢?，不需?jīng)過太多培訓(xùn)即可從事流通各項(xiàng)工作。Workflows具有個(gè)性化特點(diǎn)。Unicorn系統(tǒng)可以根據(jù)各個(gè)流通館員所負(fù)責(zé)的業(yè)務(wù)，隨意添加命令按紐，設(shè)定適合個(gè)人使用的工具條，形成個(gè)性化的流通操作界面。Workflows安全性高。系統(tǒng)用口令和權(quán)限的設(shè)置來維護(hù)安全，根據(jù)工作職能的不同，給予每個(gè)館員相應(yīng)的權(quán)限，權(quán)限大小可調(diào)節(jié)，大可調(diào)至流通的全部操作，小則只能借還書。流通館員有各自用戶名和口令，攜帶了所有的權(quán)限，通過登錄自己的Workflows，進(jìn)行其權(quán)限內(nèi)的各種操作。Unicorn系統(tǒng)高度參數(shù)化。可隨時(shí)為流通部門提供參數(shù)的更改，設(shè)置相應(yīng)的流通業(yè)務(wù)規(guī)則，對(duì)文獻(xiàn)借閱、文獻(xiàn)預(yù)約、文獻(xiàn)續(xù)借、超期罰款、讀者類型設(shè)置、讀者權(quán)限、讀者借期等制定出合理的設(shè)置，以適應(yīng)圖書館不斷變化的服務(wù)需求。二、Unicorn系統(tǒng)在流通工作使用的優(yōu)越性 人大館經(jīng)過8年的使用，不斷挖掘Unicorn系統(tǒng)在流通中的應(yīng)用功能，對(duì)系統(tǒng)的功能有了深刻的認(rèn)識(shí)，對(duì)系統(tǒng)的優(yōu)越性有了較深切的體會(huì)。1大大提高了流通工作的效率過去，圖書館靠手工管理，機(jī)械煩瑣，效率低下，錯(cuò)誤頻繁，工作任務(wù)繁重。使用Unicorn系統(tǒng)后，大幅簡(jiǎn)化了作業(yè)流程和具體工序的操作，使流通工作變得簡(jiǎn)便和高效。如：實(shí)現(xiàn)了借還書的自動(dòng)化，館員能在最短的時(shí)間內(nèi)提供高效、快捷、準(zhǔn)確的借還書服務(wù)，現(xiàn)在整本書的借或還34秒即可完成，節(jié)省了讀者的借還書時(shí)間；實(shí)現(xiàn)了圖書清點(diǎn)實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化，館員無需一一查找卡片，清點(diǎn)工作簡(jiǎn)單準(zhǔn)確；預(yù)約期限和預(yù)約次數(shù)能自行設(shè)定，適應(yīng)了人大館的流通規(guī)則；自動(dòng)計(jì)算書籍滯還日期和罰款金額；可批量建立、刪除和修改讀者記錄，高效便捷，適于集體辦理等等。 總之，Unicorn系統(tǒng)的使用，使復(fù)雜的流通工序都被簡(jiǎn)單化，館員通過相應(yīng)的系統(tǒng)操作即可實(shí)現(xiàn)絕大部分流通管理功能，這樣，既減輕了館員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了工作效率，更大大方便了讀者，提高了文獻(xiàn)資源的利用率。2.拓展了流通工作的深度和廣度2.1促進(jìn)流通工作的精細(xì)化該系統(tǒng)的使用改變了傳統(tǒng)的流通服務(wù)，以住簡(jiǎn)單的借還書工作現(xiàn)拓展為預(yù)約、續(xù)借、催還、還書櫥等，流通工作向精細(xì)化發(fā)展，圖書館流通服務(wù)的水平與質(zhì)量顯著提高。例如預(yù)約服務(wù)，就涉及對(duì)每一冊(cè)圖書的館藏、借還、預(yù)約書歸還、預(yù)約隊(duì)列、預(yù)約失效等情況的管理，與原來相比，預(yù)約內(nèi)容與程序復(fù)雜多了。催還書籍形式也更加多樣了，除通過電話直接催還，還可通過系統(tǒng)中讀者添加的Email地址自動(dòng)發(fā)郵件催還。隨著系統(tǒng)的使用不斷深化，流通工作就能夠?yàn)樽x者提供更多的房屋，滿足他們多方面的需求。2.2強(qiáng)大的檢索功能，為讀者咨詢創(chuàng)建了良好途徑系統(tǒng)擁有先進(jìn)的檢索機(jī)制，豐富的檢索入口，可精確檢索或?yàn)g覽檢索等等，館員查詢館藏資源可謂得心應(yīng)手。此外，系統(tǒng)提供了“當(dāng)前”檢索，可檢索上次檢索或操作過的記錄，使檢索更為方便迅捷。比如，由于“當(dāng)前”檢索打通了讀者個(gè)人信息和書目信息的查詢，要檢索書目信息，可先進(jìn)入讀者顯示，點(diǎn)擊讀者所借書籍，再進(jìn)入當(dāng)前檢索，就能直接檢索書目信息無需再輸入書名或索書號(hào)，方便快捷。檢索功能的運(yùn)用使流通工作突破了以往簡(jiǎn)單的借還操作局限，檢索不但成為讀者利用館藏的起點(diǎn)，也成為流通部門咨詢工作的切入點(diǎn)。2.3與讀者的超時(shí)空互動(dòng)Unicorn系統(tǒng)展現(xiàn)了設(shè)計(jì)者強(qiáng)烈的服務(wù)理念，這不僅體現(xiàn)在工作流程和工作細(xì)節(jié)的設(shè)計(jì)上，還體現(xiàn)在與讀者的超時(shí)空互動(dòng)上。超時(shí)空互動(dòng)最頻繁的內(nèi)容是，讀者通過Ilink或web進(jìn)行圖書預(yù)約。此外，通過Unicorn系統(tǒng)的Link，讀者可以推薦訂購(gòu)、請(qǐng)求增購(gòu)復(fù)本、變更地址等。以“變更地址”(Change address)為例，讀者可以向圖書館申請(qǐng)?zhí)砑印⑿薷腅mail地址；通過添加的Email，系統(tǒng)能自動(dòng)通知讀者預(yù)約書可借、圖書逾期、催還等信息。讀者可在Ilink上通過“和我們聯(lián)系”（Contact Us）提出咨詢問題，館員在Workflows的請(qǐng)求模塊中，進(jìn)入“和我們聯(lián)系”回答讀者提問。這種互動(dòng)，打破了時(shí)間和空間的限制，縮短了圖書館與讀者間的距離，擴(kuò)大了讀者服務(wù)的內(nèi)涵。3.促進(jìn)了流通工作管理的科學(xué)化系統(tǒng)的使用不僅使圖書館的流通服務(wù)工作細(xì)膩化，還使流通管理朝著計(jì)量化、科學(xué)化的方面發(fā)展。系統(tǒng)提供圖書流通量、讀者到館率、各類讀者借閱率等各種流通統(tǒng)計(jì)，對(duì)其進(jìn)行科學(xué)的分析可制定出改進(jìn)工作、提高質(zhì)量的措施。最簡(jiǎn)單的是，利用Unicorn系統(tǒng)統(tǒng)計(jì)出的每日借還書量，制做成圖形，對(duì)圖形進(jìn)行觀察、總結(jié)出借還書量的周期性。若深入統(tǒng)計(jì)，則可根據(jù)系統(tǒng)統(tǒng)計(jì)出的各種借閱量、每年的讀者量或不同類型的讀者量進(jìn)行回歸分析，預(yù)測(cè)未來年份各種類型讀者的借還書量趨勢(shì)。此外，還可在Unicorn系統(tǒng)中做借還書時(shí)段統(tǒng)計(jì)，報(bào)表統(tǒng)計(jì)結(jié)果轉(zhuǎn)成Excel格式后，再利用Excel的統(tǒng)計(jì)功能計(jì)算每一時(shí)段的借還書量，管理人員可根據(jù)圖書流量的不同，在不同的時(shí)段內(nèi)合理安排工作人員。流通管理統(tǒng)計(jì)是對(duì)流通工作實(shí)行科學(xué)管理的基礎(chǔ)工作，通過Unicorn系統(tǒng)的統(tǒng)計(jì)工作，有利于我們掌握流通工作發(fā)展變化的規(guī)律，提高管理工作的科學(xué)化水平。4對(duì)館際互借證的書本式管理通常，進(jìn)入流通環(huán)節(jié)的可以是書、磁盤、光盤等幾種載體，但人大館的館際互借證也像書本一樣進(jìn)行流通。具體來說，就是將每個(gè)館際互借證當(dāng)作一書本，讀者需要館際互借證時(shí)，該證像書一樣借入讀者戶頭，定期歸還，逾期將被鎖住。館際互借證書本式的管理，充分利用了系統(tǒng)的流通管理功能的優(yōu)勢(shì)，使證件的去向一目了然，既省去了讀者押有效證件的手續(xù)，方便了讀者，又省去了館員不斷催還館際互借證的麻煩，有效地提高了館際互借的管理質(zhì)量。三、Unicorn系統(tǒng)在流通使用中存在的不足 Unicorn系統(tǒng)在圖書館界獲得了很好的評(píng)價(jià)，但并不意味著完美無缺。隨著人們對(duì)圖書館服務(wù)內(nèi)容的進(jìn)一步拓展和服務(wù)質(zhì)量要求的提高，它缺乏某些功能的不足也凸顯出來。要克服這一不足，還需要“二次開發(fā)”或升級(jí)改造，才能更好地發(fā)揮系統(tǒng)在圖書館的作用，滿足讀者不斷發(fā)展的使用需求。1缺乏讀者借閱歷史查詢分析功能讀者借閱歷史查詢功能是以讀者為對(duì)象的借閱數(shù)據(jù)查詢、統(tǒng)計(jì)分析，涵蓋借閱量查詢、借閱傾向查詢與人均借閱量的查詢和分析。在流通工作中，對(duì)讀者圖書借閱歷史記錄進(jìn)行多方位查詢和分析管理的意義重大。對(duì)讀者而言，可知自己在某段時(shí)間內(nèi)的借閱歷史和借閱總量。對(duì)圖書館而言，可參考該功能提供的數(shù)據(jù)，做好讀者的導(dǎo)讀工作，促使讀者知識(shí)結(jié)構(gòu)的合理化；還可根據(jù)“讀者借閱歷史查詢”顯示的結(jié)果，分析判斷讀者對(duì)藏書的利用情況，以及時(shí)調(diào)整藏書建設(shè)，滿足讀者需求。人大館目前使用的Unicorn系統(tǒng)為2003.0.11.0版本，尚不具備進(jìn)行讀者借閱歷史查詢功能。由于在流通界面里讀者的借閱歷史查詢分析不能立即實(shí)現(xiàn)，只能由系統(tǒng)部通過后臺(tái)完成，對(duì)流通館員而言非常不便。為實(shí)現(xiàn)這一功能，人大圖書館的技術(shù)人員現(xiàn)已著手開發(fā)，并準(zhǔn)備放至web上使用。2無讀者借閱排行的功能讀者借閱排行是指按借書量對(duì)讀者進(jìn)行排序，可分讀者借閱總排行，還可進(jìn)行各類讀者讀者排行、班級(jí)排行榜等各種讀者借閱排行。和讀者借閱歷史查詢功能一樣，讀者借閱排行的功能為進(jìn)一步分析流通情況、研究讀者的閱讀傾向和閱讀規(guī)律提供原始資料，以便于開展讀者閱讀指導(dǎo)活動(dòng)。目前，不少圖書館網(wǎng)站都設(shè)有讀者借閱排行榜，這對(duì)促進(jìn)讀者閱讀、加強(qiáng)讀者和圖書館的聯(lián)系很有幫助，但該項(xiàng)功能只能在Unicorn系統(tǒng)后臺(tái)完成。3缺乏實(shí)時(shí)查詢工作日志的功能實(shí)時(shí)查詢流通日志是指掃描當(dāng)日的流通工作記錄，以起到查詢和監(jiān)督的作用。查詢功能，多用于讀者查詢本人在當(dāng)日的借閱過程中產(chǎn)生的質(zhì)疑。如查詢讀者是否當(dāng)日借閱過某本圖書；是否已經(jīng)歸還；是否出現(xiàn)錯(cuò)借、漏還等現(xiàn)象；工作人員是誰；圖書超期天數(shù)計(jì)算是否有誤等等。系統(tǒng)詳細(xì)記載了時(shí)間、地點(diǎn)、工作人員、操作命令及操作對(duì)象，為解決讀者疑問提供了依據(jù)。監(jiān)督作用則是由于流通日志追溯了某個(gè)時(shí)間段的工作項(xiàng)目，記錄了經(jīng)辦借還圖書手續(xù)的工作人員的每一次活動(dòng)。這無疑對(duì)操作人員的操作行為產(chǎn)生了一定的監(jiān)督作用，對(duì)增強(qiáng)工作人員的責(zé)任心，規(guī)范正確操作程序有積極的影響。 Unicorn系統(tǒng)有強(qiáng)大的報(bào)表功能，流通工作日志的查詢通過報(bào)表即可實(shí)現(xiàn)，但日志只能在第二日運(yùn)行，無時(shí)實(shí)查詢功能，很多需要即時(shí)查詢的工作被迫后推，使讀者服務(wù)工作出現(xiàn)時(shí)滯，這不能不說是一個(gè)缺憾。4流通報(bào)表的輸出格式不利于二次利用Unicron系統(tǒng)的報(bào)表輸出格式為清單式，只是根據(jù)需要把報(bào)表結(jié)果輸出來，不太追求輸出格式的框架。清單式輸出使信息不夠緊湊，記錄之間的空行數(shù)過多，不符合我們的閱讀習(xí)慣，如果要打印會(huì)既不規(guī)范又浪費(fèi)紙張。更重要的是，由于不是二維式輸出格式，若導(dǎo)入到Excel或SPSS等軟件中，對(duì)報(bào)表數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，則報(bào)表輸出格式是導(dǎo)入的一大障礙。針對(duì)該問題，人大圖書館系統(tǒng)技術(shù)人員編制了不同的宏程序，將部分報(bào)表結(jié)果轉(zhuǎn)化為Excel格式。由于輸出格式的改變，使以往花費(fèi)大量時(shí)間才能實(shí)現(xiàn)的統(tǒng)計(jì)分析，如今在Excel中可輕松完成，大大提高了工作效率。除此之外，該系統(tǒng)在流通的使用中還有一些不便之處，如：Workflows界面不能象在Word文檔中一樣，進(jìn)行特定區(qū)域的選定；列出使用/未使用題名的報(bào)表中，只有題名信息，無索書號(hào)信息，等等。相信這些不足會(huì)隨著Unicorn系統(tǒng)的不斷改進(jìn)和升級(jí)而逐漸得到完善。四、結(jié) 語現(xiàn)代的圖書館流通工作越來越依靠計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的應(yīng)用，讀者服務(wù)工作的水平和質(zhì)量在很大程度上也取決于對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的利用。流通館員只認(rèn)識(shí)索書號(hào)、會(huì)上書排架是遠(yuǎn)不能符合時(shí)代的發(fā)展要求。流通館員必須對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)用自如，熟知各項(xiàng)