「公司印章管理規(guī)范[特選材料]」.doc

資料類(lèi)印章管理規(guī)范1.目的為保證公司印章使用的合法性、嚴(yán)肅性和可靠性，杜絕違法行為，維護(hù)公司利益，便于工作的順利進(jìn)行，使公司各類(lèi)印章保管使用更加規(guī)范、安全、有序，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、制度化、科學(xué)化的管理目標(biāo)，特制訂本管理規(guī)范。2.適用范圍2.1本規(guī)范適用于公司各類(lèi)印章的刻制、啟用、保管、使用、銷(xiāo)毀等一系列涉及公司行政管理、經(jīng)營(yíng)管理和組織管理事務(wù)的印章管理工作。2.2適用本規(guī)范的公司印章種類(lèi)主要有：2.2.1行政印章（公章），適用于以公司名義制發(fā)行政公文、函電、報(bào)表，訂立合同、協(xié)議，出具承諾書(shū)、授權(quán)委托書(shū)、介紹信、證明及其他重要材料等。2.2.2財(cái)務(wù)專(zhuān)用章，適用于以公司名義開(kāi)立銀行賬戶(hù)的預(yù)留印鑒以及進(jìn)行資金調(diào)撥等財(cái)務(wù)收支活動(dòng)，繕制各類(lèi)財(cái)務(wù)活動(dòng)單據(jù)、報(bào)表等。2.2.3合同專(zhuān)用章，適用于以公司名義對(duì)外開(kāi)展經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)或特定業(yè)務(wù)活動(dòng)，并訂立相關(guān)業(yè)務(wù)合同、協(xié)議，須經(jīng)公司特別授權(quán)后使用。2.2.4負(fù)責(zé)人名章，適用于以公司負(fù)責(zé)人名義簽發(fā)文件，進(jìn)行財(cái)務(wù)收支活動(dòng)，繕制各類(lèi)財(cái)務(wù)活動(dòng)單據(jù)、報(bào)表，集團(tuán)公司開(kāi)立銀行賬戶(hù)的預(yù)留印鑒，以及其他需加蓋集團(tuán)公司負(fù)責(zé)人名章的合同、協(xié)議、法律文書(shū)等。2.2.5黨群組織印章，主要包括黨委、紀(jì)委、工會(huì)、團(tuán)委等黨群組織印章，適用于以黨群組織各自名義制發(fā)公文、函電，出具介紹信、證明及其他重要材料等。2.2.6部門(mén)印章，適用于以公司職能部門(mén)名義制發(fā)公文、函電、報(bào)表，各職能部門(mén)之間商洽工作，與上下級(jí)相關(guān)部門(mén)聯(lián)系、商洽工作，出具有關(guān)說(shuō)明材料等。2.2.7業(yè)務(wù)專(zhuān)用章，適用于公司職能部門(mén)在業(yè)務(wù)處理環(huán)節(jié)中的職責(zé)確認(rèn)、各類(lèi)憑證的交接等。2.2.8日常工作用章，現(xiàn)金收、付訖章，轉(zhuǎn)賬收、付訖章，更正（校對(duì)）章，工作人員名章。3.管理職責(zé)3.1公司綜合部是印章管理的職能部門(mén)，負(fù)責(zé)印章管理工作。印章管理堅(jiān)持統(tǒng)一、集中、規(guī)范、安全的原則，嚴(yán)格執(zhí)行公司各項(xiàng)管理制度和其他有關(guān)規(guī)定。3.2公司各部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)高度重視印章管理工作，遵守本規(guī)范并加強(qiáng)對(duì)本部門(mén)印章管理工作的領(lǐng)導(dǎo)和檢查。3.3公司印章審批3.3.1公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)行政章的使用審批工作。3.3.2各部門(mén)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)各職能部門(mén)專(zhuān)用章的審批工作。3.3.3印章管理員：負(fù)責(zé)印章的保管；負(fù)責(zé)設(shè)立印章使用登記臺(tái)帳；負(fù)責(zé)印章使用的審核工作；負(fù)責(zé)制定所保管印章的使用程序。3.4責(zé)任歸屬3.4.1蓋章后出現(xiàn)的意外情況由批準(zhǔn)人負(fù)責(zé)，如公章管理人員違規(guī)蓋章造成的后果由直接責(zé)任人負(fù)責(zé)。3.4.2違反公司印章規(guī)定者，公司將追究相關(guān)人員的責(zé)任，若給公司造成一定經(jīng)濟(jì)損失或不良社會(huì)影響者，公司將追究其法律責(zé)任。 4.印章的刻制、啟用4.1印章的刻制4.1.1公司印章的刻制均須報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)，由公司開(kāi)具介紹信，到公安機(jī)關(guān)等相關(guān)部門(mén)辦理刻制手續(xù)。4.1.2印章的形體和規(guī)格，按國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。4.2印鑒的啟用4.2.1新印章啟用前要做好戳記，并留樣保存，以便備查。4.2.2印章啟用應(yīng)報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)，并下發(fā)啟用通知，注明啟用日期、發(fā)放單位和使用范圍。5.印章的保管、交接和停用5.1公司各類(lèi)印章必須有專(zhuān)人保管，并將保管公章人員名單報(bào)綜合部備案。5.1.1公司的行政印章、合同專(zhuān)用章、法人印章由綜合部指定人員專(zhuān)職保管；財(cái)務(wù)專(zhuān)用章、發(fā)票專(zhuān)用章、工程專(zhuān)用章由財(cái)務(wù)部、工程部指定專(zhuān)人保管。5.1.2印章保管須有記錄，注明印鑒名稱(chēng)、頒發(fā)部門(mén)、枚數(shù)、收到日期、啟用日期、保管人、批準(zhǔn)人、圖樣等信息。5.1.3嚴(yán)禁員工私自將印章帶出公司使用。若因工作需要，確需將印章帶出使用，需提交申請(qǐng)報(bào)告，由總經(jīng)理批準(zhǔn)，并報(bào)綜合部經(jīng)理確認(rèn)后方可帶出。印章外出期間，借用人只可將印章用于申請(qǐng)事由，并對(duì)印章的使用后果承擔(dān)一切責(zé)任。5.1.4印章保管人因事離崗時(shí)，須報(bào)總經(jīng)理，由總經(jīng)理指定人員暫時(shí)代管，以免貽誤工作，代管人應(yīng)按公司規(guī)定使用印章。5.2印章保管必須安全可靠，印章未經(jīng)批準(zhǔn)不可私自委托他人代管。為保證印章管理絕對(duì)安全，公司行政印章、合同專(zhuān)用章、法人印章、財(cái)務(wù)專(zhuān)用章等由指定兩人分開(kāi)保管、監(jiān)督使用。發(fā)票專(zhuān)用章與發(fā)票管理指定兩人分開(kāi)保管、監(jiān)督使用，二者權(quán)責(zé)明確，印章管理同公司行政章。5.3印章保管有異?，F(xiàn)象或遺失,及時(shí)匯報(bào)，配合查處。5.4印章移交須辦理手續(xù)，簽署移交證明，注明移交人、接交人、監(jiān)交人、移交時(shí)間、圖樣等信息。5.5有下列情況，印章須停用：5.5.1公司名稱(chēng)變動(dòng)；5.5.2印章?lián)p壞；5.5.3印章遺失或被竊，聲明作廢。5.5.4因其他原因?qū)е略¤b不能繼續(xù)使用的。5.5.5印章停用時(shí)須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，及時(shí)將停用印章送綜合部封存或銷(xiāo)毀，建立印章上交、存檔、銷(xiāo)毀的登記檔案。6.印鑒使用6.1使用范圍如下：6.1.1凡屬以公司名義對(duì)外發(fā)文、開(kāi)具介紹信、報(bào)送報(bào)表等一律加蓋公司行政印章。6.1.2凡屬部門(mén)業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的加蓋公司公章的，先由部門(mén)經(jīng)理審核后，報(bào)總經(jīng)理審批，方可蓋章。6.1.3凡屬合同類(lèi)的加蓋合同專(zhuān)用章，審批同公章的流程。6.1.4凡屬財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的加蓋財(cái)務(wù)專(zhuān)用章。6.1.5凡屬財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)開(kāi)具發(fā)票業(yè)務(wù)加蓋發(fā)票專(zhuān)用章，管理辦法按公司財(cái)務(wù)管理制度執(zhí)行。發(fā)票管理者每月定期統(tǒng)計(jì)打印發(fā)票明細(xì)與印章持有者用印登記表核對(duì)核實(shí)，并雙方簽字報(bào)綜合部備案。6.1.6凡屬工程部業(yè)務(wù)范圍內(nèi)需加蓋工程部專(zhuān)用章的，由工程部經(jīng)理審核批準(zhǔn)后方可蓋章。6.2使用程序6.2.1公司公章及合同專(zhuān)用章每次使用均須先經(jīng)部門(mén)經(jīng)理審核、報(bào)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)簽字，填寫(xiě)印章使用登記表后方可蓋章，同時(shí)需將用印文件的復(fù)印件提交綜合部檔案管理員備案存檔。如總經(jīng)理因特殊情況不能及時(shí)辦理，采用電話(huà)等方式聯(lián)系，經(jīng)過(guò)確認(rèn)后辦理，事后由總經(jīng)理補(bǔ)簽。6.2.2建立用章使用登記制度，嚴(yán)格按審批程序使用印章，不符合規(guī)定的和不經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的文件、合同等，印章保管人有權(quán)拒印。6.2.3嚴(yán)禁填蓋空白合同、協(xié)議、證明及介紹信。因工作特殊確需開(kāi)具時(shí)，須經(jīng)總經(jīng)理同意方可開(kāi)具；待工作結(jié)束后，必須及時(shí)向公司匯報(bào)開(kāi)具手續(xù)的用途，未使用的必須立即收回，由綜合部銷(xiāo)毀。6.2.4對(duì)加蓋印章的材料，必須已經(jīng)填寫(xiě)完畢，字跡須清晰、正確，且應(yīng)注意落款單位必須與印章一致，用印位置恰當(dāng)，要齊年蓋月，字跡端正，圖形清晰。6.2.5辦理以下文件、材料用印，必要時(shí)應(yīng)先交由公司常年法律顧問(wèn)或法律工作人員審核把關(guān)，再報(bào)經(jīng)有權(quán)審批的領(lǐng)導(dǎo)同意后方能用印。a各類(lèi)合同、協(xié)議、承諾書(shū)和涉及公司權(quán)利義務(wù)的法律文書(shū)。b對(duì)外公告、通告和涉及公司權(quán)利義務(wù)的對(duì)外正式文本。c其他須經(jīng)法律審核、見(jiàn)證的有關(guān)文件、材料等。7.印章使用登記檔案管理7.1公司用印文件及復(fù)印件存檔由綜合部檔案管理員負(fù)責(zé)，用印申請(qǐng)人及印章指定保管人負(fù)責(zé)用印文件的交接及監(jiān)督存檔備案。7.2每年年終印章保管人應(yīng)將印章使用情況登記表原件送綜合部檔案管理員存檔。7.3應(yīng)妥善保管用印檔案材料,凡需要查詢(xún)印章使用登記及用印文件情況的應(yīng)向綜合部提出申請(qǐng)，得到其部門(mén)經(jīng)理同意后，方可借閱使用檔案。檔案資料未經(jīng)綜合部經(jīng)理批準(zhǔn),不得帶出檔案的保存