企業(yè)如何有效籌劃和召開會議(ppt 21頁).ppt

1 有效籌劃和召開會議 2 一個組織要不要開會 會議是一個有組織 有目的 有計劃 有針對性主題的溝通過程 公司目前現(xiàn)狀 會議效果 質(zhì)量如何 您的建議 3 會議的作用 是促使各項必要工作得以有效實施的途徑 是集思廣益 實現(xiàn)決策民主化 科學(xué)化的重要工具 增強(qiáng)凝聚力 培養(yǎng)團(tuán)隊精神 增進(jìn)了解 發(fā)現(xiàn)人才 突出領(lǐng)導(dǎo)功能 展示領(lǐng)導(dǎo)才華 4 會議的成本 參加會議的人數(shù)X每人每小時的平均成本 每小時總成本X會議所需要時間 籌備會議所需要時間 成本 資料費用 餐飲 電費 場地設(shè)施租金 5 會議的收益 您參加此次會議獲得了什么 其它與會者又獲得了什么 組織獲得了什么或創(chuàng)造出了什么 會議的預(yù)期成果是否令您滿意 收益 成本OR收益 成本 6 會議的必要性 會議不是萬能的 會議肯定不是越多越好 會議的成本 其它途徑 通告 傳閱 電子郵件 布告欄 7 會議的實質(zhì)和原則 實質(zhì) 溝通 視會議類型而不同 原則 會而有議議而有決決而有行行而有果 8 會議的分類 出席型會議 單向溝通 參與型會議 雙向溝通 信息型 動員型 問題解決型 頭腦風(fēng)暴型 9 會議的準(zhǔn)備 目的計劃與會者 明天上午10 00在會議室開會 請安排好你的日程表 并準(zhǔn)時參加以下會議 日期 星期四8月8日時間 AM10 00 11 30地點 第一會議室目的 關(guān)于質(zhì)量監(jiān)控措施的決定附件 會議議程以及關(guān)于主題A的報告請在會議之前瀏覽該報告 并做好在會上討論的準(zhǔn)備 10 會議的目的 明確的目的有助于會議的籌劃使會議更加透明 且有助于將會議引導(dǎo)到進(jìn)行討論調(diào)控的軌道上來 易于評價會議的效果 11 會議的計劃 議程 涉及哪些議題每個議題或每次討論的分配時間各個議題由誰來提出提前發(fā)放會議議程 12 13 會議與會者 領(lǐng)導(dǎo)人會議主持人發(fā)言人記時員記錄員 14 把握會議進(jìn)程 按時開始遵循議程休息后馬上回來保證會議有條不紊的一般程序 問題解決型會議 界定需要解決的問題對該問題進(jìn)行會診 魚刺圖 探討可行性方案確定最終解決方案把握結(jié)束時機(jī) 15 魚刺圖 要因分析法 16 頭腦風(fēng)暴型會議的程序 用10分鐘時間收集各種觀點及時記錄各種觀點其他人不許進(jìn)行批評與判斷與會者可以輪流發(fā)表自己的觀點 也可以自由發(fā)言可以在別人的觀點的加以補充和發(fā)揮此階段不允許討論各種觀點收集完畢 開始小組討論并達(dá)成一致解決方案 17 掌控會場紀(jì)律 會場中經(jīng)常出現(xiàn)的不良現(xiàn)象 會前未充分準(zhǔn)備 輪到發(fā)言前忙于準(zhǔn)備而未認(rèn)真聽別人發(fā)言 會中接聽電話 收發(fā)短信 甚至玩游戲 打磕睡 會中有會 三二人私下開小會 未向主持人請示中途離場 走神 開小差 18 領(lǐng)導(dǎo)與協(xié)調(diào)技能 觀察人們的一舉一動保持中立 至少保持客觀性塑造公平的參與氣氛 駕馭壟斷者 重新表述散漫提出的問題和言語抓住要點 節(jié)奏 探究 民意測驗 記錄 協(xié)調(diào)不同觀點 19 引導(dǎo)會議走向尾聲 我們涉及了哪些要點 與會者