關于在全市開展檔案工作規(guī)范化管理的實施意見（二）.docx

關于在全市開展檔案工作規(guī)范化管理的實施意見關于在全市開展檔案工作規(guī)范化管理的實施意見各區(qū)（市）檔案局，市直各部門、各企事業(yè)單位：為進一步提升全市機關、企事業(yè)單位檔案工作規(guī)范化、制度化、信息化水平，切實推進我市檔案事業(yè)科學化發(fā)展，經(jīng)研究，決定在全市對檔案工作實施規(guī)范化管理。具體意見如下：一、重要意義檔案是黨和國家重要的信息資源。檔案事業(yè)作為黨和國家各項事業(yè)的重要組成部分，在經(jīng)濟社會發(fā)展中具有不可替代的作用。檔案管理是一項基礎性工作，其質量和水平往往體現(xiàn)一個單位或部門整體工作的質量和水平。近年來，各部門各單位檔案意識逐步增強，對檔案工作更加重視，軟、硬件建設得到了加強，檔案整理規(guī)范化程度大幅度提高，取得了顯著成效。但與新形勢要求還有不相適應的地方，一些單位檔案人員隊伍不穩(wěn)定，制度不健全，投入不到位，歸檔不及時，整理不規(guī)范，門類不齊全，保管不安全。這些問題得不到有效解決，必將給我市各項事業(yè)發(fā)展帶來損失。各部門、各單位一定要充分認識檔案規(guī)范化管理的重要性，以高度的使命感和責任感，切實加強檔案規(guī)范化建設，確保完整記錄我市改革發(fā)展歷程，服務轉型升級和經(jīng)濟文化融合發(fā)展大局。二、主要內(nèi)容（一）組織領導和制度建設1.檔案管理組織（1）遵照國家檔案法規(guī)要求設立檔案工作管理機構,負責對本單位、本系統(tǒng)和直屬單位的檔案工作進行指導、監(jiān)督與檢查。建立健全檔案監(jiān)督管理網(wǎng)絡和科學有效的監(jiān)管運行機制。（2）加強組織領導，全面貫徹落實國家關于檔案工作的法律、法規(guī)、規(guī)范和技術標準，嚴禁檔案管理違法違紀行為。（3）將檔案工作納入單位領導和工作人員崗位職責，納入各項工作流程，納入年度目標考核，與其他業(yè)務工作同部署、同檢查、同獎懲。（4）接受同級檔案行政管理部門和上級業(yè)務主管部門監(jiān)督、指導，按照規(guī)定時限完成重大活動檔案登記、檔案統(tǒng)計年報、政務公開信息報送、檔案進館等檔案業(yè)務工作。2.檔案工作人員（1）配備與單位檔案工作規(guī)范化管理相適應的專（兼）職檔案人員，檔案工作人員應具備相應的檔案專業(yè)知識，管理屬于國家所有的檔案工作人員應當持證上崗，檔案工作人員保持相對穩(wěn)定。（2）加強檔案業(yè)務學習，必須定期參加檔案業(yè)務知識和崗位技能培訓。3.檔案工作經(jīng)費檔案工作經(jīng)費納入年度預算，配備必要的設施設備，滿足歸檔文件規(guī)范整理、檔案安全保管、檔案信息化建設與服務利用等業(yè)務需要。4.檔案工作制度（1）將檔案工作制度融入到本單位制度建設體系，使之與其他工作制度有機銜接，為檔案工作開展提供保障。（2）建立完備的檔案工作制度，包括文件材料歸檔和檔案整理、保管、保密、鑒定、銷毀、統(tǒng)計、利用、庫房管理及離崗交接清點等制度。（3）按照國家檔案局8號令、10號令等法規(guī)要求，制定和完善本單位的文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表，并報同級檔案行政管理部門審核后實施。（4）建立檔案工作獎勵和責任追究制度。（二）檔案資源建設1.檔案資源前端控制（1）嚴格執(zhí)行文件材料歸檔制度，對國家規(guī)定應當整理歸檔的文件材料，做到應歸盡歸，應收盡收。（2）根據(jù)各單位文件材料歸檔范圍，從源頭上加強對各種門類、各種載體檔案資料的收集，維護檔案資源的齊全、完整、準確、系統(tǒng)。（3）單位檔案機構依照法規(guī)制度對應歸檔文件的形成過程、形成質量、原始屬性、法律效用標識等進行動態(tài)監(jiān)管，確保歸檔文件材料的真實性、原始性、完整性。（4）文件形成部門負責人或承辦活動（項目）的單位負責人是歸檔文件質量第一責任者，在文件歸檔前應對文件齊全、完整、準確、真實、整理規(guī)范情況進行審查，并簽署歸檔質量審查意見。2.電子文件歸檔管理（1）將電子文件歸檔管理工作納入電子政務、辦公自動化等信息化建設總體規(guī)劃，同步建設。（2）按照國家關于電子文件管理的規(guī)定，做好電子文件的歸檔、整理、保管、移交等工作。3.重大活動（事件）、重點工程和重要科研項目檔案管理（1）主辦、承辦單位要將重大活動（事件）、重點工程、重要科研項目情況及時通知同級檔案行政管理部門，同時按照山東省重大活動檔案管理辦法（省政府令第247號）、*市委辦公室、*市政府辦公室關于加強全市重大活動檔案管理工作的意見（室字20*9號）、國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范（DAT28-2002）、科學技術研究課題檔案管理規(guī)范（DAT2-1992）等有關要求做好檔案的收集、整理、保管、移交工作。（2）縣級以上人民政府確定的重點建設項目和重點科學技術研究項目的檔案，應當由同級檔案行政管理部門和有關主管部門驗收。4.檔案征集根據(jù)需要向社會或本單位退休、調離人員征集檔案資料。5.檔案集中統(tǒng)一管理檔案機構集中統(tǒng)一管理本單位的全部檔案，對業(yè)務部門或基層單位保存的業(yè)務或專門檔案，要建立檔案管理臺賬或目錄，歸檔文件數(shù)量納入檔案統(tǒng)計范圍，并對其實體保管和信息利用狀況進行動態(tài)監(jiān)管。6.檔案移交進館各單位應按規(guī)定及時向同級國家綜合檔案館移交列入進館范圍的檔案。（三）檔案信息化建設1.建設規(guī)劃（1）參照數(shù)字檔案室（館）建設指南，制定檔案信息化建設規(guī)劃，推進數(shù)字檔案室（館）建設。統(tǒng)籌協(xié)調數(shù)字檔案室與單位電子業(yè)務系統(tǒng)、國家綜合檔案館的關系，實現(xiàn)文檔一體化、館室一體化管理。（2）依托單位信息化建設成果，統(tǒng)籌規(guī)劃、設計和建設檔案信息化基礎設施，包括網(wǎng)絡基礎設施、系統(tǒng)硬件、基礎軟件、安全保障系統(tǒng)、終端及輔助設備等。2.數(shù)字資源（1）建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫、多媒體數(shù)據(jù)庫，形成文書、照片、錄音、錄像、科技、專業(yè)等各門類電子檔案和傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化副本等數(shù)字檔案資源。（2）按照存量數(shù)字化、增量電子化的原則，開展傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化和電子文件歸檔，符合紙質檔案數(shù)字化技術規(guī)范（DA/T31-2005）、文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案（DA/T46-2009）、版式電子文件長期保存格式需求（DA/T47-2009）等標準要求。3.應用系統(tǒng)（1）數(shù)字檔案室管理系統(tǒng)應能集成管理各門類數(shù)字檔案資源，具備門類管理、接收采集、分類編目、檢索利用、鑒定統(tǒng)計等業(yè)務管理功能和身份認證、權限管理、審計跟蹤、電子簽名等安全管理功能，符合電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求（GB/T 29194-20*）。（2）數(shù)字檔案室管理系統(tǒng)應與單位電子業(yè)務系統(tǒng)銜接，自動接收采集各業(yè)務系統(tǒng)的電子文件及其元數(shù)據(jù)；應與國家綜合檔案館銜接，按照標準移交電子檔案。4.信息安全（1）按照信息系統(tǒng)安全等級保護工作的要求，配備必要的信息安全設備、建立信息安全管理制度、采取信息安全技術策略，保障信息系統(tǒng)安全。（2）定期備份數(shù)字檔案資源，建立數(shù)據(jù)恢復機制，保障數(shù)字檔案資源安全。（四）檔案安全保障1.檔案庫房及工作用房（1）檔案庫房建筑、設計參照執(zhí)行檔案館建筑設計規(guī)范（JGJ25-2010）和檔案館建設標準（建標103-2008）要求。（2）檔案庫房、業(yè)務技術用房、閱覽室、辦公室滿足檔案工作需要。（3）檔案庫房達到防火、防水、防潮、防蟲鼠、防光、防塵、防盜、防有害氣體、防磁要求，庫房內(nèi)溫濕度控制符合國家規(guī)定。2.檔案設施設備配備（1）檔案辦公設備。配備信息化管理需要的服務器、計算機、打印機、復印機、掃描儀、光盤刻錄機、照相機、錄音錄像等設備。（2）檔案保護設備。按照國家規(guī)定配備完善的消防、安保、溫度濕度控制及容災備份、應急電源等檔案安全設施、設備。（3)檔案裝具。配備數(shù)量充足、符合國家標準的卷皮、卷盒及檔案櫥、架。3.庫房安全管理（1）人員、檔案出入庫登記內(nèi)容準確、及時；定期進行庫房安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題整改到位。（2）檔案人員離職或調動工作時，應嚴格執(zhí)行檔案交接制度，依據(jù)檔案管理臺賬、統(tǒng)計報表、檢索目錄清點各種載體檔案庫存，并辦理檔案交接手續(xù)。4.檔案安全管理（1）完善人防、物防、技防、聯(lián)防體系，檔案安全制度執(zhí)行有效。（2）健全檔案信息數(shù)據(jù)安全管理機制和電子檔案數(shù)據(jù)容災管理、重要檔案異質異地備份等安全保障措施，確保檔案信息安全。（3）完善檔案開放利用審核鑒定機制，對應開放檔案和擬在網(wǎng)上公開的檔案信息，審慎進行劃控、鑒定。（4）大力開展紙質檔案數(shù)字化工作，及時對破損檔案進行搶救修復。（5）制定檔案災害應急處置預案，并經(jīng)常組織演練、培訓，提高危機事件發(fā)生時相關責任人按照預案有序處置的能力。（五）檔案服務利用1.檔案整理嚴格按照國家有關標準整理各種門類、各種載體檔案，做到分類科學、排列有序、保管期限確定準確、檔號編制規(guī)范。2.目錄編制文書檔案編制歸檔文件目錄、專題目錄、文號索引等檢索工具；其他門類檔案根據(jù)相應規(guī)范要求編制檢索工具；按照著錄規(guī)則和文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案（DA/T46-2009）等要求建立目錄數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)計算機檢索。3.建立全宗卷按照全宗卷規(guī)范（DAT12-20*）建立全宗卷，材料齊全，整理規(guī)范。4.檔案利用（1)檔案查閱 及時高效為領導、各部門提供檔案借閱服務；嚴格借閱登記和利用效果反饋登記，編印檔案利用效果實例匯編。（2）檔案編研 編寫或續(xù)編全宗指南；編寫單位組織沿革、年度大事記、年鑒；編制檔案資料匯編；開發(fā)、整合檔案信息資源，為領導決策、單位工作、社會需求提供優(yōu)質檔案信息服務。（3）通過舉辦檔案展覽、編輯出版圖書、制作檔案音像制品等，多角度、多形式開展檔案文化傳播。（4）積極實施檔案信息資源共享，實現(xiàn)開放檔案信息資源的遠程利用。三、工作要求各單位要切實提高認識，從思想上高度重視檔案規(guī)范化管理工作，加強領導，責任到人，認真分析和把握本單位檔案工作存在的薄弱環(huán)節(jié)，采取有效措施，投入必要的人力財力物力，夯實檔案工作基礎，提高檔案工作管理水平。市檔案局對落實情況將定期進行督促檢查，對檔案管理規(guī)范化工作做得較好單位命名為“*市檔案工作規(guī)范化管理單位”。市檔案局按照國家局和省局有關要求制定了規(guī)范化管理細則，各單位可自行申報，每年9月底前向同級檔案行政管理部門提出申報，市檔案局每年12月進行命名并通報 附件：1、*市檔案工作規(guī)范化管理細則 2、*市檔案工作規(guī)范化管理單位申報表*市檔案局 20*年3月31日附件1*市檔案工作規(guī)范化管理細則項目內(nèi) 容細 則一、組織領導和制度建設1.檔案組織管理建立檔案工作，設立檔案工作機構，建立健全科學有效的檔案工作管理體制和管理網(wǎng)絡。各級分管領導職責明確，履職到位。制定本單位、本系統(tǒng)檔案工作中長期規(guī)劃或在單位工作中長期規(guī)劃中有檔案工作內(nèi)容。結合本單位、本系統(tǒng)實際情況，近三年制發(fā)或轉發(fā)檔案業(yè)務管理性文件。嚴禁檔案管理違法違紀行為。監(jiān)督指導本單位及所屬單位檔案工作，措施得力，監(jiān)督有效。檔案工作接受同級檔案行政管理部門和上級業(yè)務主管部門監(jiān)督、指導，按規(guī)定時限完成重大活動檔案移交，檔案統(tǒng)計年報、政府公開信息報送，檔案進館及其他檔案業(yè)務工作。2.檔案工作人員檔案機構配備符合檔案業(yè)務管理要求的專（兼）職檔案工作人員并保持穩(wěn)定。檔案工作人員應持證上崗，必須參加檔案業(yè)務知識和技能培訓。檔案工作人員在市級及市級以上正式刊物上發(fā)表檔案業(yè)務文章。3.檔案工作保障制度檔案工作列入各項具體業(yè)務工作程序，與其他工作制度有機銜接，為檔案工作順利開展提供保障。建立檔案工作獎勵和責任追究制度。建立完善的檔案工作制度，聯(lián)系單位實際，可操作性強，并根據(jù)需要進行修改完善。包括檔案工作崗位責任制、文件材料歸檔、檔案整理、保管、保密、鑒定、銷毀、統(tǒng)計、利用、庫房管理、文件交接、離崗交接清點、設施設備維護使用制度、數(shù)字化信息安全管理以及重大活動（重點建設項目、重大科研項目)檔案管理辦法等。按照實際情況制定或者轉發(fā)專業(yè)檔案管理辦法并報同級檔案行政管理部門備案。二、檔案資源4.檔案集中統(tǒng)一管理，門類齊全，材料完整綜合檔案室集中統(tǒng)一管理本單位全部檔案。項目內(nèi) 容細 則建設建立健全檔案門類，包括文書、科技、照片、錄音、錄像、會計、干部、職工、實物、重大活動檔案以及政府公開信息、資料等，門類齊全。各門類檔案材料收集規(guī)范、真實有效、齊全完整、應歸盡歸。5.其他介質文件歸檔齊全收集除紙質檔案之外的光介質、磁介質、銀鹽感光介質等其他載體形態(tài)的檔案材料。按照數(shù)據(jù)標準，收集各門類檔案的電子文件和數(shù)字副本文件，包括單位網(wǎng)頁信息、公務電子郵件及單位公務社交媒體產(chǎn)生的數(shù)字信息等。6.檔案征集根據(jù)實際情況向社會或本系統(tǒng)、本單位有關人員征集檔案資料（包括口述歷史）；已損毀、丟失的檔案，通過征集、復制或補制進行補救。三、檔案信息化建設7.信息化規(guī)劃設施統(tǒng)籌協(xié)調數(shù)字檔案室與單位電子文件形成部門、國家綜合檔案館的關系，實現(xiàn)文檔一體化、館室一體化管理。檔案信息化建設納入單位信息化建設總體規(guī)劃，統(tǒng)一規(guī)劃、設計和配備檔案信息化基礎設施設備。8.數(shù)字資源按照有關標準收集、整理單位數(shù)字信息，建立各種門類電子檔案的目錄數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫、多媒體數(shù)據(jù)庫及專題數(shù)據(jù)庫等。9.應用系統(tǒng)單位檔案管理系統(tǒng)符合國家對電子文件管理系統(tǒng)通用功能的要求，并與同級綜合檔案館信息接收平臺對接，按照要求移交電子檔案及電子目錄等。10.信息安全定期檢查非紙質載體的可讀性，確保其數(shù)據(jù)長期有效性；及時備份檔案數(shù)字信息，建立數(shù)據(jù)恢復機制，保障數(shù)字信息安全；開展重要檔案異質異地備份。開展紙質檔案數(shù)字化過程中，采取嚴格信息安全保障措施。對涉密檔案嚴禁開展外包數(shù)字化。四、檔案安全保障11.檔案用房及設施配備檔案庫房、閱覽室、辦公室滿足開展檔案工作基本需求。檔案庫房配備電子監(jiān)控、