使用Excel2003考勤記錄模板制作考勤表.ppt

目前為止 單位考勤用考勤機(jī) 打卡機(jī) 指紋識(shí)別設(shè)備的很多 但仍有很多單位還在用紙制簽到考勤 月底人工統(tǒng)計(jì) 之間些許手工誤差總是帶來很多麻煩 本 節(jié)我們不考慮使用昂貴的考勤設(shè)備 僅用Excel2003的考勤記錄模板來制作一張智能化的考勤表 也許您曾想過用Excel編幾個(gè)函數(shù)來解決 但繁瑣的計(jì)算公式可能讓您放棄了這個(gè)念頭 其實(shí)Excel2003的模板里就有一個(gè)建好的考勤表 您只要花上五分鐘做一下簡單的設(shè)置就好了 一 激活 考勤表模板之所以在這里叫激活 是因?yàn)樗谀J(rèn)時(shí)沒有安裝的 所以 您最好先把office2003安裝光盤準(zhǔn)備好 然后 點(diǎn)擊 新建 菜單 新 建工作簿 本機(jī)上的模板 電子方案表格 考勤記錄 當(dāng)它提示您插入光盤時(shí)按照屏幕提示做就行了 稍后 就會(huì)看到一個(gè)漂亮的考勤表界面 二 更改默認(rèn) 設(shè)置既然是電子考勤簿 那么有三點(diǎn)是最為重要的 一是自動(dòng)統(tǒng)計(jì) 二是外人不能隨意修改 三是輸入的數(shù)據(jù)不能出錯(cuò) 比如把病假輸成 1 恐怕誰也搞不懂 是什么意思 接下來我們就來說說這三點(diǎn) 1 解鎖考勤表新考勤表默認(rèn)是加鎖狀態(tài) 除了輸入數(shù)據(jù)外 我們將無法對(duì)其作任何操作 因此 首先要點(diǎn)擊 工 具 菜單 保護(hù) 撤銷工作表保護(hù) 來對(duì)其解鎖 2 修改允許數(shù)據(jù)我們要求用數(shù)字1來代表該員工當(dāng)天因故休假 用空值代表當(dāng)天未休假 所以 要設(shè)置 每個(gè)單元格只能接受數(shù)字1或空 除了這兩個(gè)值以外的其它字符將提示輸入錯(cuò)誤 用鼠標(biāo)拖選1月1日至12月31日所有單元格 點(diǎn)擊 數(shù)據(jù) 菜單 有效 性 在彈出的如圖2對(duì)話框中將軟件默認(rèn)的最大值 8 改為 1 然后 將 出錯(cuò)警告 標(biāo)簽里的 錯(cuò)誤信息 也改成要求的內(nèi)容 3 重新 加鎖重新加鎖的目的在于方便我們的日常使用以及保護(hù)公式的安全 由于表格中需要設(shè)置的單元格均已預(yù)設(shè)好 這里只需點(diǎn)擊 工具 菜單 保護(hù) 保護(hù)工作 表 即可完成表格的加鎖工作 小提示 加鎖后的考勤表首次打開后會(huì)自動(dòng)停在 單位 一格中 這時(shí) 用Tab鍵會(huì)自動(dòng)在需要輸入的單元格內(nèi)跳轉(zhuǎn) 方便進(jìn) 行操作 三 制作其它員工的考勤表1 復(fù)制考勤表大家也許都會(huì)發(fā)現(xiàn) 這時(shí)的考勤表只能反映一位員工的考勤情況 那該如何反映其它人的數(shù)據(jù)呢 方 法是 右鍵點(diǎn)擊最底下 Sheet1 標(biāo)簽 然后選擇 移動(dòng)或復(fù)制工作表 在彈出的對(duì)話框中勾選 建立副本 后確定即可 2 重命名考勤表為便于 查找 我們將復(fù)制好的幾個(gè)考勤表標(biāo)簽均改為該員工的姓名 雙擊標(biāo)簽名 然后輸入該員工名字即可 四 為考勤表增設(shè)密碼由于考勤記錄涉及到方方 面面的問題 所以一定要保證其它人員無法擅自修改或查看該表 方法就是設(shè)置打開與編輯密碼 點(diǎn)擊 文件 菜單 另存為 工具 常規(guī)選項(xiàng) 在如圖4的 對(duì)話框中設(shè)置 打開權(quán)限密碼 和 編輯權(quán)限密碼 項(xiàng)中輸入您的密碼后保存文件即可 小提示 打開權(quán)限密碼 含義是每當(dāng)打開該表格時(shí) 系統(tǒng)會(huì)提 示輸入密碼 當(dāng)密碼不正確時(shí) 將無法看到表格內(nèi)容 修改權(quán)限密碼 的含義是沒有提供正確的密碼時(shí)將無法實(shí)施修改 但可以直接看到表格內(nèi)容五 總結(jié)經(jīng) 過上面幾步操作 相信您已經(jīng)制作出一個(gè)可以幫您應(yīng)付普通考勤統(tǒng)計(jì)的表格了 要是您對(duì)Excel的使用很熟悉 還可以在里面新建一個(gè)匯總表 然后通過自 動(dòng)調(diào)用各表匯總數(shù)據(jù)來實(shí)現(xiàn)排假 部門考勤匯總等工作 或者直接將績效考核公式代入其中 讓計(jì)算機(jī)