用友U8,U6,T6銷售費(fèi)用管理軟件.doc

用友U8，U6，T6銷售費(fèi)用管理軟件1費(fèi)用管理概述費(fèi)用，是企業(yè)控本降耗，提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的重要控制指標(biāo)。在醫(yī)藥行業(yè)，費(fèi)用控制比成本控制具有更重要的意義。比如制藥企業(yè)，費(fèi)用大約占到銷售收入的比重50%左右，而成本只占銷售收入一般不足10%。根據(jù)會(huì)計(jì)學(xué)重要性原則，顯然在制藥行業(yè)費(fèi)用控制遠(yuǎn)比成本控制重要得多。只講對(duì)費(fèi)用的控制其實(shí)是過(guò)于狹隘的，費(fèi)用管理的重點(diǎn)不在控制，更在于費(fèi)用的有效投放。提高費(fèi)用的投入產(chǎn)出效果是費(fèi)用管理的重中之重。費(fèi)用管理管理的費(fèi)用范圍包括銷售費(fèi)用和管理費(fèi)用。費(fèi)用管理為用戶提供費(fèi)用預(yù)算的編制，費(fèi)用報(bào)銷的支付，費(fèi)用報(bào)銷的預(yù)算控制，費(fèi)用的投入產(chǎn)出效果分析等功能。相當(dāng)于把用友U8中的預(yù)算管理+報(bào)賬中心+網(wǎng)上報(bào)銷三個(gè)模塊中，與費(fèi)用相關(guān)的內(nèi)容抽取出來(lái)，整合成一個(gè)模塊。流程說(shuō)明： 由業(yè)務(wù)員提出費(fèi)用申請(qǐng)，費(fèi)用申請(qǐng)受費(fèi)用預(yù)算控制，即只能在預(yù)算內(nèi)提出費(fèi)用申請(qǐng)。一般而言，市場(chǎng)費(fèi)用才需要走申請(qǐng)流程，象日常費(fèi)用報(bào)銷多簡(jiǎn)化處理，直接填費(fèi)用報(bào)銷單。 有的費(fèi)用申請(qǐng)需要進(jìn)一步簽訂費(fèi)用合同，比如在藥店或超市要舉辦某個(gè)市場(chǎng)活動(dòng)，經(jīng)常需要與藥店或超市簽訂一個(gè)費(fèi)用支持合同，即藥店或超市配合舉辦某個(gè)市場(chǎng)活動(dòng)，廠家給予一定的費(fèi)用支持。對(duì)于需要簽訂費(fèi)用合同的，依據(jù)費(fèi)用申請(qǐng)單生成費(fèi)用合同單。費(fèi)用合同，也可以手工填制。費(fèi)用合同同樣受費(fèi)用預(yù)算的控制。 經(jīng)審批后的費(fèi)用申請(qǐng)單(不需要簽訂費(fèi)用合同的)、費(fèi)用合同單，可以參照生成費(fèi)用報(bào)銷單。費(fèi)用報(bào)銷單也可以手工填制。費(fèi)用報(bào)銷單可以支付現(xiàn)金，也可以沖抵先前的借款。費(fèi)用報(bào)銷單經(jīng)權(quán)責(zé)人審批后傳給會(huì)計(jì)部門(mén)編制會(huì)計(jì)憑證，傳入用友總賬模塊。 從費(fèi)用費(fèi)用申請(qǐng)到費(fèi)用報(bào)銷各環(huán)節(jié)，都可以設(shè)置審批流多級(jí)審批?？梢园磮?bào)銷金額大小設(shè)定審批人，可以按超預(yù)算金額大小設(shè)定審批人，可以按費(fèi)用管理類、客戶類、部門(mén)等多角度設(shè)置審批人。2預(yù)算管理2.1預(yù)算編制可以靈活定義預(yù)算項(xiàng)目，可以為不同的預(yù)算項(xiàng)目指定不同的編制口徑(按部門(mén)+業(yè)務(wù)員+客戶任意組合)。可以靈活定義各費(fèi)用管理類與預(yù)算項(xiàng)目的對(duì)應(yīng)關(guān)系，并在費(fèi)用單據(jù)錄入時(shí)自動(dòng)匹配找到預(yù)算項(xiàng)目。用戶可以在excel表中先行編制預(yù)算再導(dǎo)入到費(fèi)用預(yù)算單中。支持預(yù)算調(diào)整，可以調(diào)增，也可以調(diào)減。2.2預(yù)算控制可以定義費(fèi)用管理類與預(yù)算項(xiàng)目的對(duì)應(yīng)關(guān)系。可以是多個(gè)費(fèi)用管理類對(duì)應(yīng)同一個(gè)預(yù)算項(xiàng)目。比如可以把預(yù)算項(xiàng)目定義為辦事處日常費(fèi)用，費(fèi)用管理類的辦公費(fèi)、差旅費(fèi)、水電費(fèi)等都對(duì)應(yīng)于辦事處日常費(fèi)用這個(gè)預(yù)算項(xiàng)目。費(fèi)用報(bào)銷時(shí)，只要錄入費(fèi)用管理類，系統(tǒng)就可以自動(dòng)匹配帶入默認(rèn)的預(yù)算項(xiàng)目。默認(rèn)的預(yù)算項(xiàng)目可以修改，用于調(diào)劑余缺。根據(jù)選項(xiàng)，當(dāng)月的預(yù)算結(jié)余或預(yù)算透支可以轉(zhuǎn)入下月。預(yù)算控制力度分為超預(yù)算時(shí)提醒，超預(yù)算時(shí)強(qiáng)制終止，不控制等選項(xiàng)。預(yù)算超支可以走審批流進(jìn)行審批。等待審批的信息可以通過(guò)短信、郵件、U8平臺(tái)消息通知審批人，提請(qǐng)審批。審批時(shí)可以輸入審批意見(jiàn)。審批意見(jiàn)可以通過(guò)短信、郵件、U8平臺(tái)消息反饋給提交人，提請(qǐng)按審批意見(jiàn)修改。下圖為審批的反饋信息：3費(fèi)用撥付（U8有此功能，U6無(wú)此功能）處理公司財(cái)務(wù)向營(yíng)銷財(cái)務(wù)，營(yíng)銷財(cái)務(wù)向大區(qū)或辦事處劃撥款項(xiàng)的專用單據(jù)。在醫(yī)藥企業(yè)，一般在公司賬套之外再設(shè)立一個(gè)營(yíng)銷財(cái)務(wù)的賬套，營(yíng)銷財(cái)務(wù)管轄的各個(gè)大區(qū)、辦事處還會(huì)在所在地銀行開(kāi)設(shè)備用金賬戶。營(yíng)銷財(cái)務(wù)需要系統(tǒng)反映與公司賬套間的資金往來(lái)，與大區(qū)、辦事處的資金往來(lái)。可以根據(jù)活動(dòng)申請(qǐng)單、活動(dòng)報(bào)銷申請(qǐng)單和醫(yī)院開(kāi)發(fā)申請(qǐng)單、醫(yī)院開(kāi)發(fā)報(bào)銷申請(qǐng)單批準(zhǔn)的劃撥額向辦事處撥款。4借款管理（U8有此功能，U6無(wú)此功能）借款單是處理備用金借款、市場(chǎng)開(kāi)發(fā)借款、市場(chǎng)活動(dòng)借款等員工各種借款的專用單據(jù)?？梢远嘟嵌扔涗浗杩钣猛荆ń杩钣糜诘馁M(fèi)用管理類、費(fèi)用會(huì)計(jì)類、客戶、存貨、項(xiàng)目(如某項(xiàng)市場(chǎng)活動(dòng)，進(jìn)院開(kāi)發(fā))、客戶聯(lián)系人(如某醫(yī)生、醫(yī)院庫(kù)房主管)等。可以直接選擇借款單還款，支持多次還款，支持一個(gè)員工替另一個(gè)員工還款?？梢愿鶕?jù)活動(dòng)申請(qǐng)單、醫(yī)院開(kāi)發(fā)申請(qǐng)單向業(yè)務(wù)員借款。借款明細(xì)表，詳細(xì)反映員工借款和還款情況。5費(fèi)用管理5.1費(fèi)用申請(qǐng)（U8有此功能，U6無(wú)此功能）費(fèi)用申請(qǐng)單是業(yè)務(wù)代表提交費(fèi)用的使用申請(qǐng)，以及費(fèi)用申請(qǐng)的多級(jí)審批的專用單據(jù)。應(yīng)用場(chǎng)景：業(yè)務(wù)代表要在某個(gè)藥店(或超市)舉辦市場(chǎng)宣傳活動(dòng)，先提出費(fèi)用使用申請(qǐng)，申請(qǐng)金額2000元，按照申請(qǐng)金額的大小由相應(yīng)的權(quán)責(zé)人(辦事處經(jīng)理、大區(qū)經(jīng)理、銷售付總、總經(jīng)理)審批后，申請(qǐng)可以付諸實(shí)行。費(fèi)用申請(qǐng)?zhí)岢鰰r(shí)占用預(yù)算額度，超預(yù)算時(shí)可以走審批流申請(qǐng)審批。5.2費(fèi)用合同（U8有此功能，U6無(wú)此功能）費(fèi)用合同單是用于記錄廠家與客戶(主要是藥店、超市)簽訂的費(fèi)用支持合同的專用單據(jù)。應(yīng)用場(chǎng)景：業(yè)務(wù)代表提出的在某藥店舉辦的市場(chǎng)宣傳活動(dòng)，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后，業(yè)務(wù)代表與藥店洽談實(shí)際達(dá)成支持費(fèi)用為1800元，即某藥店配合廠家做市場(chǎng)宣傳活動(dòng)給予的費(fèi)用支持是18000元，雙方簽訂費(fèi)用支持合同。費(fèi)用合同單可以手工填制，也可以參照費(fèi)用申請(qǐng)單生成。費(fèi)用合同單保存后占用預(yù)算預(yù)算額度，超預(yù)算時(shí)可以走審批流申請(qǐng)審批。5.3費(fèi)用報(bào)銷費(fèi)用報(bào)銷單是用于記錄營(yíng)銷活動(dòng)或企業(yè)管理活動(dòng)發(fā)生的各項(xiàng)費(fèi)用的專用單據(jù)。費(fèi)用報(bào)銷的結(jié)算對(duì)象可以是業(yè)務(wù)員也可以是客戶。比如報(bào)銷的差旅費(fèi)、招待費(fèi)等結(jié)算對(duì)象是業(yè)務(wù)員，報(bào)銷的市場(chǎng)支持費(fèi)用結(jié)算對(duì)象是客戶(比如藥店、超市)。費(fèi)用報(bào)銷單是費(fèi)用管理模塊的核心單據(jù)，可以手工填制，也可以從excel中導(dǎo)入生成。還與多個(gè)模塊的多張單據(jù)有接口關(guān)系，接口關(guān)系圖如下(即：可以參照這些單據(jù)生成費(fèi)用報(bào)銷單)：費(fèi)用管理模塊為費(fèi)用提供兩種分類方法：一是費(fèi)用管理類，只用于內(nèi)部管理，不對(duì)外，二是費(fèi)用會(huì)計(jì)類，用于編制會(huì)計(jì)憑證。用戶可將費(fèi)用管理類分作如：學(xué)術(shù)推廣費(fèi)、臨床試驗(yàn)費(fèi)、商業(yè)咨詢費(fèi)、市場(chǎng)開(kāi)發(fā)費(fèi)等；將費(fèi)用會(huì)計(jì)類分作如差旅費(fèi)、會(huì)務(wù)費(fèi)、業(yè)務(wù)招待費(fèi)等。費(fèi)用管理類與會(huì)計(jì)類經(jīng)緯結(jié)合，既真實(shí)記錄灰色支出，又有效抹平灰色支出痕跡，將灰色支出有效隔絕于外部審計(jì)視線之外。比如：臨床費(fèi)是一種敏感的費(fèi)用，但在藥品銷售中卻又必不可少。臨床費(fèi)付給醫(yī)生是無(wú)法取得任何合法的商事票據(jù)的，但這些費(fèi)用還得想法報(bào)銷入賬，實(shí)踐中多變通為會(huì)務(wù)費(fèi)、學(xué)術(shù)研討費(fèi)、招待費(fèi)等報(bào)賬。雖然會(huì)計(jì)上已按票據(jù)記載的內(nèi)容把臨床費(fèi)分解成會(huì)務(wù)費(fèi)、學(xué)術(shù)研討費(fèi)、招待費(fèi)入賬，但管理上卻還要能統(tǒng)計(jì)出臨床費(fèi)實(shí)際支付了多少。用戶可以根據(jù)管理的實(shí)際需要，按部門(mén)+業(yè)務(wù)員+客戶+費(fèi)用管理類設(shè)定不同報(bào)銷金額的審批流程，按部門(mén)+業(yè)務(wù)員+客戶+預(yù)算項(xiàng)目設(shè)定超預(yù)算的審批流程。實(shí)現(xiàn)對(duì)費(fèi)用發(fā)生全過(guò)程的有效管理。費(fèi)用報(bào)銷款項(xiàng)的支付對(duì)象可以是業(yè)務(wù)員，也可以是客戶，可以支付現(xiàn)金(銀行存款)也可以用于抵還之前的借款。5.4費(fèi)用調(diào)整費(fèi)用調(diào)整單主要用于錄入直接在會(huì)計(jì)部門(mén)入賬，而營(yíng)銷賬套中未能及時(shí)反映的費(fèi)用。比如固定資產(chǎn)折舊，一般在會(huì)計(jì)部門(mén)計(jì)提并入賬，但此費(fèi)用又納入營(yíng)銷業(yè)績(jī)考核，就應(yīng)該錄入費(fèi)用調(diào)整單。 6會(huì)計(jì)處理可根據(jù)已審核的費(fèi)用報(bào)銷單、費(fèi)用撥付單、借款單和還款單編制會(huì)計(jì)憑證，傳入總賬系統(tǒng)。費(fèi)用報(bào)銷單生成憑證時(shí)，根據(jù)科目設(shè)置中的費(fèi)用科目設(shè)置取借方科目，根據(jù)結(jié)算科目設(shè)置取貸方科目。費(fèi)用報(bào)銷單編制憑證借什么科目貸什么科目，可自動(dòng)匹配實(shí)現(xiàn)。費(fèi)用撥付單、借款單、收款單、費(fèi)用申請(qǐng)單和費(fèi)用合同單，借貸方科目直接取自單據(jù)上的相關(guān)字段。若需要將費(fèi)用與總賬分屬兩個(gè)賬套，費(fèi)用賬套中編制的會(huì)計(jì)憑證可通過(guò)總賬工具導(dǎo)入到總賬的賬套中，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)集成，減少憑證錄入工作量。7費(fèi)用分析費(fèi)用明細(xì)表：反映費(fèi)用發(fā)生的明細(xì)情況，是一張最基本的費(fèi)用報(bào)銷?？梢悦骷?xì)反映各個(gè)業(yè)務(wù)員報(bào)銷了多少費(fèi)用，各個(gè)辦事處報(bào)銷了多少費(fèi)用，也可以反映費(fèi)用是因?yàn)槟膫€(gè)客戶或哪個(gè)存貨而發(fā)生。預(yù)算執(zhí)行情況分析表：按月反映預(yù)算使用及結(jié)余或透支情況的分析報(bào)表。在預(yù)算范圍內(nèi)使用和報(bào)銷費(fèi)用，是費(fèi)用管理的基本需求。抵票報(bào)銷對(duì)照表：反映一個(gè)業(yè)務(wù)員用什么發(fā)票報(bào)銷了什么費(fèi)用。在實(shí)際工作中，由于有很多費(fèi)用在發(fā)生時(shí)無(wú)法取得合法的報(bào)銷憑據(jù)(比如給醫(yī)生的臨床費(fèi))，一般由業(yè)務(wù)員自己找替代的發(fā)票來(lái)報(bào)銷。這樣在賬上記錄的全是按替代發(fā)票的口徑記錄的賬務(wù)，無(wú)法知道費(fèi)用的真實(shí)用途。企業(yè)需要把賬務(wù)上的記錄再還原成真實(shí)的用途，因此也有稱作費(fèi)用還原的。投入產(chǎn)出分析，投入是指投入了多少費(fèi)用，產(chǎn)出是指產(chǎn)出了多少純銷或回款，反映各分析對(duì)象(業(yè)務(wù)員、辦事處、客戶、存貨)的花錢(qián)效果?？刹樵冃麻_(kāi)發(fā)客戶的投入產(chǎn)出情況，可對(duì)投入的費(fèi)用(如市場(chǎng)開(kāi)發(fā)費(fèi))做產(chǎn)出純銷的跟蹤。投入產(chǎn)出分析在管理上有重要的作用，比如各種存貨的投入產(chǎn)出效益是不一樣的，有的存貨每投入一元錢(qián)，可能純銷額就會(huì)有較大的竄升，而有的存貨對(duì)投入費(fèi)用缺乏敏感，投的費(fèi)用再多，可能純銷額也不會(huì)有大的改觀。比如對(duì)部門(mén)的投入產(chǎn)出分析，我們就可以知道哪些區(qū)域的花錢(qián)效果最好，哪些在平均線以上，哪些在平均線以下，實(shí)現(xiàn)對(duì)部門(mén)作出客觀而公正的獎(jiǎng)懲。 費(fèi)用管理模塊還提供如費(fèi)用趨勢(shì)分析、付款明細(xì)、預(yù)算控制、借款賬