檔案管理規(guī)定2.doc

檔 案 管 理 規(guī) 定 第一章 總則第一條 為加強集團公司（以下簡稱集團）檔案管理工作,提高檔案管理水平和工作效率,確保完整、準確的保存集團發(fā)展歷史的真實面貌，為集團領導決策及各項工作的開展提供信息和依據(jù)，特制定本規(guī)定。第二條 集團檔案是指集團在項目前期、基建、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理以及對外合作交流活動中形成的，具有保存利用價值的各種文字、圖表、聲像、電子、實物等不同形式和載體的歷史記錄。它分為行政管理、經(jīng)營管理、技術管理的文書檔案，產(chǎn)品、科研、基建、設備儀器的科技檔案以及實物、聲像、電子檔案。第三條 本規(guī)定適用于集團各職能部門（以下簡稱各部門）及所屬各項目公司（以下簡稱各項目公司）。第二章 檔案機構及職責任務第四條 集團及各部門、各項目公司檔案實行二級分工管理制：即集團為“一級管理”（由辦公室下轄檔案室負責）；各項目公司、集團各部門為“二級管理”。第五條 集團辦公室是集團檔案管理工作的主管部門，責成檔案室對集團各類檔案（財務檔案、人事檔案除外）收集、整理、保管、統(tǒng)計和提供利用，并對集團各部門及各項目公司檔案管理工作進行監(jiān)督指導。第六條 集團檔案室應配備相應的設施和具備一定專業(yè)知識、取得相應崗位資質、適應檔案工作需要的專職管理人員，負責集團檔案管理工作。第七條 集團各部門、各項目公司應設立專（兼）職檔案管理員，負責本部門、本項目公司文件資料的日常收集、編號、登記工作，并將已辦理完畢的各類檔案，按照集團檔案管理規(guī)定的歸檔范圍、時間、自行整理，經(jīng)自檢合格后，移交集團公司檔案室。第八條 集團辦公室有權根據(jù)集團發(fā)展的需要調整歸檔范圍，檔案室有權隨時征集重要文書檔案、工程檔案、聲像檔案、電子檔案等；各部門和各項目公司有責任和義務予以配合。第三章 文件材料的形成和歸檔第九條 根據(jù)國家法律法規(guī)及有關規(guī)定，制訂并執(zhí)行公司文件材料的形成、積累、整理和歸檔的制度，確保集團各項經(jīng)營管理工作均有完整、準確、系統(tǒng)的文件材料。第十條 在公務活動中形成的集團層面的文件材料，主辦部門必須及時整理移交集團檔案室集中歸檔管理。第十一條 凡屬應歸檔的文件材料是維護集團合法權益和歷史真實面貌的重要依據(jù)，任何部門和個人不得將公務活動中形成的檔案材料據(jù)為己有或拒絕歸檔，不得偽造和擅自銷毀檔案。第十二條員工調離工作崗位時，須將應歸檔的文件資料等移交給原部門負責人后，方可離開崗位，不得自行帶走或銷毀。第十三條 文件材料的歸檔范圍：1. 文書類檔案集團層面的文書類檔案由董事長辦公室、集團辦公室負責整理和歸檔。1 集團歷次股東會、董事會、監(jiān)事會決議、紀要及相關文件材料； 集團歷次董事長、總經(jīng)理、副總經(jīng)理辦公會、工作例會等會議記錄、紀要及相關匯報材料；3 集團歷次年度、年終工作會議、各類專題會議等重要會議形成的文件材料；4 上級行政主管部門及有關單位制發(fā)的需要集團貫徹執(zhí)行或涉及集團業(yè)務的來文、來函；5 以集團名義制發(fā)的正式電文的簽發(fā)稿、印制稿；6 以集團名義制定的工作條例、章程、制度、辦法等文件材料的定稿和印本；7 以集團名義向上級領導、各級政府及部門的請示、批復、工作匯報等重要材料；8 集團與政府及有關單位或對外開展的經(jīng)濟活動及協(xié)作所簽訂的合同、協(xié)議書、會談紀要及在談判過程中形成的文件材料、往來傳真等；9 反映集團重要公務活動中形成的領導講話、致辭等文件材料；10 反映集團經(jīng)營管理活動的史志、年報、大事記、重要工作簡報等；11 集團外事外訪、業(yè)務考察活動中形成的會議紀要、考察報告、情況匯報、任務批件等；12 集團重大項目從考察論證至簽定協(xié)議所形成的文件材料；13 經(jīng)審定的集團中長期發(fā)展戰(zhàn)略、規(guī)劃、經(jīng)營、投資計劃及重大改革調整方案等；14 集團與各項目公司簽訂的年度經(jīng)營承包責任書及年度考核獎懲等文件材料；15 參加全國性、地區(qū)性行業(yè)會議和上級部門召開會議形成的文件材料；16 各種宣傳畫冊及在報刊上刊登人事招聘、企業(yè)宣傳等資料；17 集團組織參加的大型活動海報、廣告；18 集團及各部門、各項目公司需要移交集團檔案室歸檔的文件材料由各部門、各項目公司專（兼）職檔案員負責整理和歸檔，包括計劃、總結、報告、請示、批復等。2.審計類檔案由審計部門負責整理和歸檔。1 各項審計的通知、報告、結論、決定、證明材料；2 各項審計中的審計方案、記錄，被審計部門的的基本情況等材料；3 各項審計報告、審計整改方案及有關材料；4 審計部門配合其它部門進行的專案檢查的有關材料。3.科技檔案主要包括基建檔案、產(chǎn)品檔案、設備檔案。由戰(zhàn)略發(fā)展部、綜合部、成本控制中心、法務部、總工辦、項目公司等按分級管理的原則，負責整理歸檔并向集團檔案室移交。集團公司重大活動、重大事件、各類重要會議的攝像、錄音、照片、底片、光盤等。 投資建設的各類項目前期綜合文件、工程設計文件（包括初步設計）、施工文件、監(jiān)理文件、工程竣工文件（包括預決算、商品房銷售許可、合同）、竣工圖（包括工程圖紙、底圖、光盤）、電子檔案、聲像檔案。 工程、物資設備、服務等招投標工作形成的全部文件資料。4.以特殊載體形式存在的照片檔案、聲像檔案、實物檔案，由其形成部門、項目公司、或集團辦公室負責整理和歸檔。包括：1 集團重大活動、重大事件、各類重要會議的攝像、錄音、照片、底片等；2 對外宣傳的錄像、錄音、照片、底片、光盤；3 集團在各項工作中獲得的榮譽獎狀、獎杯、獎牌、獎旗及各類獎勵證書等，對外友好往來單位贈予集團的具有紀念意義的物品；4 集團生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等方面取得的資質證書、營業(yè)執(zhí)照等各類具有法律效力的證件；5 人事檔案、財務檔案暫不在檔案室歸檔范圍內(nèi)。第十四條 歸檔時間1. 各項管理工作中形成的文書檔案由各部門、各項目公司經(jīng)審定、編號、登記、組卷后，每季度向集團檔案室移交一次；最遲要在次年一季度整理組卷后向集團檔案室辦理移交。2. 大連地區(qū)科技檔案的歸檔要求： 工程技術檔案應按照工程項目要求，由各項目公司每月將與工程形象進度同步的施工檔案、監(jiān)理檔案一式三份收集整理、保存項目公司，待工程竣工時，會同施工檔案、監(jiān)理檔案編制人共同組卷、歸檔、移交。檔案編制要求、責任、歸檔份數(shù)、歸檔時間等均應在施工承包合同中明確約定。確因工程需要不能隨時歸檔的，經(jīng)主管副總批準后，可在工程項目竣工驗收后一次性立卷歸檔。 凡集團新進各種設備，必須在設備到貨開箱后，立即將隨機資料向集團檔案室歸檔。 在安裝、調試中形成的文件材料，應在每一階段工作結束后，將有關資料及時收集歸檔。 實物檔案要隨時移交歸檔。 聲像檔案、電子檔案短期項目要在完成后一周內(nèi)歸檔；長期項目應分期、分批歸檔（每半年一期）。 各部門、各項目公司在工作中形成的科技類文件材料，由各部門部長審定后按附錄內(nèi)容要求及時歸檔（包括附錄內(nèi)容形成的相關腹稿、定稿、批文、報件、申報資料等）。 改建、擴建和維修工程，應在工程結束后立即送集團檔案室歸檔。3.外地項目公司檔案歸檔要求：外地項目公司文書檔案的歸檔時間可在每年底向集團檔案室移交一次；工程檔案可在項目竣工驗收后三個月內(nèi)向集團檔案室移交歸檔。第四章 檔案管理第十五條 檔案密級檔案密級劃分為秘密、機密、絕密三種。1. 絕密檔案，指建設項目準備階段文件，如：工程開工以前，在立項、審批、征地、勘察、設計、招投標準備階段形成的文件材料，竣工驗收文件、竣工圖、監(jiān)理檔案、施工檔案等。2. 機密檔案，指建設項目活動中形成的施工文件、監(jiān)理文件等。3. 秘密檔案，指集團在行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術管理工作中形成的各類文件資料等。第十六條 保管期限保管期限按各類別的內(nèi)容劃定，分為永久（50年以上），長期（15年至50年），短期（15年以下）三種。1. 凡是反映集團主要職能活動和基本歷史面貌的，對集團的歷史具有長遠利用價值的檔案為永久保存（如項目檔案）。2. 凡是反映集團一般活動的，在較長時間內(nèi)，對集團工作有考查價值的檔案為長期檔案。3. 凡是反映生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動的、除永久和長期保管的檔案，在較短的時間內(nèi)有參考價值的檔案為短期保管。4. 保管期限介于兩種保管期限之間的檔案，一律從長。工程類檔案的詳細分類、保管期限、編目等要求均應依據(jù)遼寧省建筑工程歸檔規(guī)程執(zhí)行。第十七條 歸檔案卷質量1. 歸檔的文件材料應為原件，并真實地反映各部門、各項目公司生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動的歷史過程，案卷做到完整、準確、系統(tǒng)。允許采用復印件的應標明原件存放處、經(jīng)辦人及時間并加蓋單位公章。2. 歸檔的文件材料必須經(jīng)部門部長或項目經(jīng)理及檔案員審核后，簽字并向集團檔案室辦理移交。3. 歸檔的文件材料應采用耐久性強的書寫材料，如碳素墨水、藍黑墨水，不得使用易褪色的書寫材料，如紅色墨水、圓珠筆、鉛筆等。4. 歸檔的文件材料應字跡清楚、紙張及文件格式符合規(guī)定要求，圖表清晰、整潔、簽字蓋章手續(xù)完整。5. 工程文件的紙張應采用能夠長期保存的韌力大、耐久性強的紙張，圖紙一般采用藍圖，計算機出圖必須清晰，不得使用計算機出圖的復印件。6. 錄音、錄像文件應保證載體的有效性，長期儲存的電子文件應使用不可擦除型光盤。7. 歸檔的文件材料幅面尺寸規(guī)格宜為A4幅面（297210）。8. 歸檔的文件材料必須附有完整的卷內(nèi)文件目錄，并且內(nèi)容填寫齊全規(guī)范。9. 案卷歸檔時，要及時辦理歸檔手續(xù)，由歸檔移交人填寫檔案移交目錄一式兩份，移交雙方核對無誤后，在移交目錄上簽字確認各保存一份備查。第十八條 保密制度1. 檔案管理人員必須樹立保密觀念，嚴格遵守職業(yè)道德、遵紀守法，嚴守集團機密。2. 按相關規(guī)定適當區(qū)分文件的密級并劃分范圍，采取保密措施，對不同密級范圍的檔案采取相應的保密措施和借閱制度。3. 未經(jīng)批準，任何人（包括檔案管理人員）不得私自將秘密文件、檔案資料帶出檔案室；未經(jīng)批準，任何人不得查閱秘密檔案、資料。調換工作時，對所保管的檔案資料應辦理交接手續(xù)，離職后對所了解的機密情況不得泄露。4. 有關部門查閱機密以上檔案須經(jīng)主管副總批準。5. 任何檔案未經(jīng)批準不得隨意抄錄、拍照、復制；任何人不得涂改、撕毀、損壞、偽造檔案。6. 檔案管理人員應將涉密文件妥善保管，一旦發(fā)現(xiàn)檔案材料丟失泄密等情況，應及時報告并采取積極的挽救措施。第十八條 檔案分類編碼1. 檔案類目劃分文書檔案A 黨群工作類B 行政管理類C 經(jīng)營管理類D 生產(chǎn)技術類科技類檔案E 產(chǎn)品類F 科學技術研究類G基本建設類H 設備儀器類I 會計檔案類J 干部職工檔案類K 實物檔案M 聲像檔案L 電子檔案2. 集團檔案室檔案共分為五類： 文書類檔案.見表一 科技類檔案.見表二 實物類檔案.見表三 聲像檔案.見表四 電子類檔案.見表五歐美亞集團公司檔案室文書檔案分類 表一一級類目（按機構劃分）二級類目（按不同類目設置劃分）三級類目（按年度劃分）01大連歐美亞集團公司A01A2000200702大連海岸東方置地有限公司（金州）A02A2006200703待定（金州銀河灣項目）A03A200704大連?；玫赜邢薰荆ń鹬荩〢04A200705遼寧東方創(chuàng)展置業(yè)有限公司（沈陽）A05A200706哈爾濱世界陽光建設開發(fā)有限公司A06A20042007歐美亞集團公司檔案室科技檔案分類表二一級類目（按機構名稱劃分）二級類目（按不同類目劃分）三級類目（按產(chǎn)品名稱劃分）01歐美亞房地產(chǎn)公司E01中華名城02藍色海岸03名城國際02大連海岸東方置地有限公司E01金州總部基地02海岸東方03待定E01金州銀河灣04大連?；玫赜邢薰綞01大連天讕湖紀念公園05遼寧東方創(chuàng)展置業(yè)有限公司E01沈陽總部基地02沈陽水晶藍灣06哈爾濱世界陽光開發(fā)建設有限公司E01哈爾濱世界陽光公園02哈爾濱會展中心07聯(lián)華物業(yè)E01中華名城02藍色海岸檔案分類類目示意圖X X E X X 000 1案卷順序號（指產(chǎn)品下排列后的流水號）三級目錄（按機構下產(chǎn)生的產(chǎn)品名稱分類）二級目錄（按不同檔案類目劃分）一級目錄（按全宗號劃分（指機構）集團公司檔案室實物檔案分類表三一級類目（按機構劃分）二級類目（按不同類目劃分）按性質劃分三級類目（按年度劃分）序號01歐美亞集團公司K01公司榮譽2000102董事長個人榮譽2000103員工榮譽2000104贈品2002102海岸東方置地有限公司K01公司榮譽2006103待定K01公司榮譽2007104?；玫赜邢薰綤01公司榮譽2007105東方創(chuàng)展置業(yè)有限公司K01公司榮譽2007106世界陽光開發(fā)有限公司K01公司榮譽2004107聯(lián)華物業(yè)K01公司榮譽2002108名城國際K01公司榮譽20021集團公司檔案室聲像檔案表四一級類目（按機構劃分）二級類目（按不同類目劃分）按性質劃分三級類目（按年度劃分）序號01歐美亞集團公司M01聲像檔案2000102照片檔案2000102海岸東方置地有限公司M01聲像檔案2006102照片檔案2006103待定M01聲像檔案2007102照片檔案2007104?；玫赜邢薰綧01聲像檔案2007102照片檔案2007105東方創(chuàng)展置業(yè)有限公司M01聲像檔案2007102照片檔案2007106世界陽光開發(fā)有限公司M01聲像檔案2004102照片檔案2004107聯(lián)華物業(yè)M01聲像檔案2002102照片檔案2002108名城國際M 01聲像檔案2002102照片檔案20021集團公司檔案室電子檔案分類表五一級類目（按機構劃分）二級類目（按不同類目劃分）按性質劃分三級類目（按年度劃分）序號01歐美亞集團公司L01電子檔案2000102海岸東方置地有限公司L01電子檔案2006103待定L01電子檔案2007104?；玫赜邢薰綥01電子檔案2007105東方創(chuàng)展置業(yè)有限公司L01電子檔案2007106世界陽光開發(fā)有限公司L01電子檔案2004107聯(lián)華物業(yè)L01電子檔案2002108名城國際L01電子檔案200213.各部門、各公司產(chǎn)生的的檔案分類：（見表六、表七、表八、表九、表十、表十一）各部門、各項目公司要對本部門接受的各類文件資料當日內(nèi)進行編號、登記、存檔；各部門、各項目公司的檔案的形成、歸檔、管理等均按照集團公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。.各部門、各項目公司應編寫“案卷目錄”（見表十三），規(guī)范填寫，便于集團掌握了解各部門產(chǎn)生檔案情況?！鞍妇砟夸洝庇尚蛱?、柜號、案卷號、題名、年度、頁數(shù)、密級、期限、八部分組成：.柜號即部門檔案放置的柜號.案卷號即部門檔案盒的編號，按集團給出的各部門編號編制.題名每個檔案盒的名稱或關鍵詞.年度即檔案為哪一年產(chǎn)生的.頁數(shù)即檔案盒中每一件檔案加起來多少頁.密級即檔案為絕密、機密、秘密.期限即部門檔案保管期限是短期、長期還是永久.卷內(nèi)文件目錄（見表十二）由順序號、文號、責任者、題名、文件日期、頁號、備注共七個部門組成：順序號卷內(nèi)文件的次序號。以文件為單位，一份文件編一個順序號。如卷內(nèi)有10份文件，則順序號就是從1到10，最后一個號碼表示是卷內(nèi)文件的份數(shù)。 .文號填寫每份文件上的原編發(fā)文字號。如大歐集字【2007】001；原文沒有編發(fā)文字號的不填寫。 .責任者即文件的署名（簽章）者，通常稱作者，填寫制發(fā)文件的機關，部門或個人，不得填寫擬稿人。以個人名義寫的報告、信件等可填寫個人姓名。例如，責任者一般應寫全稱，全稱過長的可寫通用的簡稱、但一定要確定兩個和兩個以上責任者聯(lián)合形成的文件，一般應標出所有責任者，但責任者過多的也可標出本部門或重要的部門，其余的責任者過多的也可標出用“等”字省略。 .題名文件的標題，是卷內(nèi)文件目錄的主要組成部分。一般就是直接抄寫文件上的原標題。如無標題，應根據(jù)文件內(nèi)容自擬標題，外加上“”號，以表示與原有的標題區(qū)別。注意，自擬標題不能填寫在原文件上。.日期即填寫文件的制發(fā)日期.頁號即填寫文件的頁號，如第一份文件共8頁，即填寫“8”；第二份文件共15頁，即填寫“15”.備注填寫必要說明的問題.案卷脊背，應填寫案卷號、案卷題名、年度、保管期限。32 / 32表六集團公司檔案歸檔范圍及統(tǒng)一編號一級類目二級類目名稱部門產(chǎn)生檔案編號基 本 范 圍保管期限密級EAAJT01行政管理辦公室車輛管理、辦公類資產(chǎn)購置、會議紀要、安保工作、職工福利、文體活動、食堂管理、周計劃、月計劃、半年計劃、年度計劃總結、防火防盜工作、環(huán)境管理等重要的為永久；一般的為長期機密02法律事務法務部公證、訴訟、仲裁、案件審理、合同協(xié)議等法律文件重要的為永久；一般的為長期絕密03招投標管理成本控制中心物資采購、采購信息等材料、招投標書、合同、協(xié)議等重要的為永久；一般的為長期絕密04廣告宣傳策劃部軟文、硬廣、活動方案、廣告發(fā)布、宣傳片、其它重要的為長期；一般的為短期絕密05招商管理招商部客戶資料、招商信息、計劃、規(guī)劃、合約、儲備商資料、管理制度、培訓、考核等資料重要的為永久；一般的為長期秘密06預算管理成本控制中心概預決算、審計、招標、工程材料、設備、數(shù)據(jù)庫資料等重要的為永久；一般的為長期絕密07技術管理、科技管理總工辦圖紙、底圖、規(guī)劃、定位、成本指標；新產(chǎn)品開發(fā)、技術引進、技術革新、采用新技術、合理化建議、內(nèi)部技術規(guī)范、規(guī)程等重要的為永久；一般的為長期絕密08檔案科技管理辦公室檔案信息資料、集團圖書管理、其它重要的為永久；一般的為長期絕密集團公司檔案歸檔范圍及統(tǒng)一編號一級類目二級類目名稱部門產(chǎn)生檔案編號基 本 范 圍保管期限密級EAAJT09投融資管理投融資部融資方案、協(xié)議、手續(xù)、計劃；項目投資意向書、投資報告及法規(guī)、制度等重要的為永久；一般的為長期絕密10戰(zhàn)略規(guī)劃研究戰(zhàn)略發(fā)展部戰(zhàn)略規(guī)劃、可行性研究、年度開發(fā)計劃及分期開發(fā)計劃；地產(chǎn)項目前期定位、規(guī)劃、業(yè)務拓展等重要的為永久；一般的為長期絕密11銷售管理營銷部產(chǎn)品規(guī)劃建議書、營銷策劃報告、銷售手續(xù)、計劃、項目合作合同協(xié)議等重要的為永久；一般的為長期絕密12項目策劃策劃部項目定位、市場調研、產(chǎn)品規(guī)劃建議、營銷推廣計劃、項目合作等重要的為永久；一般的為長期絕密表七海岸東方置地有限公司檔案歸檔范圍及統(tǒng)一編號一級類目二級類目名稱部門產(chǎn)生檔案編號基 本 范 圍保管期限密級EAAHADF01行政事務HADF01綜合部會議紀要、車輛管理、食堂管理、計劃、制度、總結、規(guī)章、獎懲等重要的為永久；一般的為長期秘密02項目管理HADF02工程部施工檔案、監(jiān)理檔案；與施工單位、監(jiān)理單位、設計單位等往來函件、前期準備文件、竣工驗收文件、竣工圖、工程簽證、變更單等重要的為永久；一般的為長期絕密03預決算管理HADF03預算部概預決算、市場價格信息等重要的為永久；一般的為長期絕密04商業(yè)、住宅業(yè)戶管理HADF04物業(yè)部業(yè)戶檔案及其它重要的為長期；一般的為短期絕密表八?；玫赜邢薰緳n案歸檔范圍及統(tǒng)一編號一級類目二級類目名稱部門產(chǎn)生檔案編號基 本 范 圍保管期限密級EAAHJ01行政事務HJ01綜合部會議紀要、車輛管理、食堂管理、計劃、制度、總結、規(guī)章、獎懲等重要的為永久；一般的為長期秘密02項目管理HJ02工程部施工檔案、監(jiān)理檔案；與施工單位、監(jiān)理單位、設計單位等往來函件、前期準備文件、竣工驗收文件、竣工圖、工程簽證、變更單等重要的為永久；一般的為長期絕密03預決算管理HJ03預算部概預決算、市場價格信息等重要的為永久；一般的為長期絕密04商業(yè)、住宅業(yè)戶管理HJ04物業(yè)部業(yè)戶檔案及其它重要的為長期；一般的為短期絕密表九東方創(chuàng)展置業(yè)有限公司檔案歸檔范圍及統(tǒng)一編號一級類目二級類目名稱部門產(chǎn)生檔案編號基 本 范 圍保管期限密級EAADFCZ01行政事務DFCZ01綜合部會議紀要、車輛管理、食堂管理、計劃、制度、總結、規(guī)章、獎懲等重要的為永久；一般的為長期秘密02項目管理DFCZ02工程部施工檔案、監(jiān)理檔案；與施工單位、監(jiān)理單位、設計單位等往來函件、前期準備文件、竣工驗收文件、竣工圖、工程簽證、變更單等重要的為永久；一般的為長期絕密03預決算管理DFCZ03預算部概預決算、市場價格信息等重要的為永久；一般的為長期絕密04商業(yè)、住宅業(yè)戶管理DFCZ04物業(yè)部業(yè)戶檔案及其它重要的為長期；一般的為短期絕密表十世界陽光建設開發(fā)有限公司檔案歸檔范圍及統(tǒng)一編號一級類目二級類目名稱部門產(chǎn)生檔案編號基 本 范 圍保管期限密級EAASJYG01行政事務SJYG01綜合部會議紀要、車輛管理、食堂管理、計劃、制度、總結、規(guī)章、獎懲等重要的為永久；一般的為長期秘密02項目管理SJYG02工程部施工檔案、監(jiān)理檔案；與施工單位、監(jiān)理單位、設計單位等往來函件、前期準備文件、竣工驗收文件、竣工圖、工程簽證、變更單等重要的為永久；一般的為長期絕密03預決算管理SJYG03預算部概預決算、市場價格信息等重要的為永久；一般的為長期絕密04商業(yè)、住宅業(yè)戶管理SJYG04物業(yè)部業(yè)戶檔案及其它重要的為長期；一般的為短期絕密表十一聯(lián)華物業(yè)檔案歸檔范圍及統(tǒng)一編號一級類目二級類目名稱部門產(chǎn)生檔案編號基 本 范 圍保管期限密級EAALHWY01行政事務LHWY01綜合部會議紀要、車輛管理、食堂管理、計劃、制度、總結、規(guī)章、獎懲等重要的為永久；一般的為長期秘密02項目管理LHWY02工程部施工、監(jiān)理檔案；與施工單位、監(jiān)理單位、設計單位等往來函件、前期準備文件、竣工驗收文件、竣工圖、工程簽證、變更單等重要的為永久；一般的為長期絕密03預決算管理LHWY03預算部概預決算、市場價格信息等重要的為永久；一般的為長期絕密04商業(yè)、住宅業(yè)戶管理LHWY04物業(yè)部業(yè)戶檔案及其它重要的為長期；一般的為短期絕密第十九條 借閱制度1.凡本公司員工均可查閱與工作相關的文書檔案和科技檔案。2.檔案室資料為歷史原件，為防止損壞、丟失等情況發(fā)生，只供查閱，不外借，不提供復印件（特殊情況經(jīng)主管副總批準）3.各部門、各項目公司上報的文件及移交檔案室的檔案資料，均須自備一份復印件方便日后查找；凡集團公司中只有一套存檔的資料如需借閱只能提供復印件。 4.查閱本公司檔案，必須根據(jù)檔案的機密等級、履行不同的批準手續(xù)。秘密性文件材料，經(jīng)本部門部長簽字辦公室主任簽字批準后方可借閱；機密性文件材料，經(jīng)本部門部長簽字辦公室主任簽字主管副總簽字批準后方可借閱；絕密性文件材料，經(jīng)本部門部長簽字辦公室主任簽字主管副總簽字董事長（或總經(jīng)理）簽字批準后方可借閱。5.所借檔案應妥善保管，不得拆卷、涂改、轉借、丟失、損毀，必須保證案卷安全完整。6.借閱檔案應按期歸還，并辦理清點手續(xù)。如不能按期歸還必須辦理續(xù)借手續(xù)。7.員工調離本公司前，必須歸還所借的全部檔案資料，經(jīng)檔案室主管領導簽字后，方可辦理離崗手續(xù)。第二十條 檔案保管1.接收檔案必須認真驗收，并辦理交接手續(xù)。2.檔案庫房應整齊干凈、布局合理實用；檔案入庫前，必須嚴格檢查，檔案柜內(nèi)應施放防霉、防蟲藥劑。3.存放檔案必須有專用柜架。在排列上架時，應按照類別和保管單位的次序，自左向右、自上而下的排列、以便于管理和查找。借用歸還的檔案及時準確返還回原架位。4.底圖除修改、送曬外，不得外借。修改后的底圖入庫、要認真檢查其修改、補充情況，底圖存放以平放為宜。5.存放膠片、照片、錄像帶、磁帶、光盤等要求特制的密封盒和專門的卷盒，按編號順序排列在膠片柜或防磁柜內(nèi)。6.庫房每半年要定期進行安全檢查，按照防火、防盜、防光、防塵、防蟲、防高溫、防潮濕、防有害氣體等八防要求，及時排查檔案保管中的安全隱患。7.每年要對庫藏檔案進行一次全面的檢查，認真核對，做到帳物相符，對破損或載體變質檔案要及時修補和復印，發(fā)現(xiàn)檔案發(fā)霉或蟲害，必須及時采取消毒殺蟲措施加以處理。8.檔案庫房溫度基本保持在1424，相對濕度4560之間的規(guī)定要求。第二十一條 檔案鑒定與銷毀1.公司成立檔案鑒定工作小組，由辦公室主任、檔案人員及業(yè)務部門領導組成，定期對庫存檔案進行鑒定。2.公司各部門、各項目公司在文件材料歸檔時，應根據(jù)檔案保管期限準確劃分檔案的保管期限。3.對保存在檔案室保管期限屆滿或失去保存價值的檔案，由檔案室進行初步鑒定，提出鑒定意見上報公司鑒定小組。4.經(jīng)鑒定小組審定應該銷毀的檔案，提出鑒定報告連同檔案銷毀清冊一起報主管副總批準后進行銷毀。5.銷毀檔案時，應指定二人以上進行監(jiān)銷。檔案銷毀前，監(jiān)銷人應認真核對要銷毀的檔案與銷毀清冊，檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應在銷毀清冊上簽字，并注明銷毀的方式和日期。6.銷毀檔案時，要嚴格執(zhí)行保密規(guī)定，嚴禁泄密；銷毀后，應將銷毀清單、鑒定報告及領導批示一并整理存入全宗卷永久保存。第二十二條 檔案統(tǒng)計1.建立健全檔案管理統(tǒng)計工作，做到準確、可靠。2.檔案統(tǒng)計范圍主要是檔案管理基本情況統(tǒng)計、檔案數(shù)量統(tǒng)計、檔案交接、移交、檔案提供利用及其效果的統(tǒng)計等。第五章 聲像檔案第二十一條 凡集團重大活動，由策劃部為第一責任部門統(tǒng)一拍攝、錄制（如項目開盤、奠基、年度總結、表彰大會、大事記、集團辦公例會等）。第二十三條 屬于各部門、各項目公司工作范疇而需要留存的聲像檔案，如需策劃部配合，應經(jīng)主管副總批準后方可進行拍攝、錄制、設計制作圖片及其它工作。第二十四條 工程照片及其錄像檔案歸檔均由各項目公司按城建檔案館要求制作并向集團檔案室移交一式二套檔案。第二十五條 照片檔案數(shù)量應在2卷以上，采用傳統(tǒng)相機拍攝的應擴印5寸彩照連同底片歸檔；采用數(shù)碼相機拍照的應擴印5寸彩照并刻制成光盤；照片檔案應附加首頁（工程概況）、尾頁（攝影人、立卷時間）、封皮，像冊應采用城建檔案館統(tǒng)一制式。第六章 電子檔案第二十六條 電子文件歸檔的工作程序、內(nèi)容和要求（移交城建檔案館的電子檔案由檔案館制作）1.電子文件的簽署、審批2.收集積累3.編制目錄4.整理需歸檔的電子文件，將磁性載體傳遞的零散的、雜亂的電子文件通過分類、標識、組合，使電子文件存儲格式處于一種有序狀態(tài)。5.鑒定歸檔的電子文件6.檢測歸檔的電子文件7.編制歸檔說明8.復印備份、確定載體標識。第二十七條 電子文件的歸檔1.歸檔時間應根據(jù)具體情況在年度或任務完成后（不得超過二個月）進行歸檔， 2.歸檔份數(shù)一般拷貝二套，歸檔一套，借閱一套。3.歸檔要求真實、完整，達到檔案功能價值。4.歸檔方法 將最終版本的應歸檔的電子文件存入磁、光介質上 壓縮歸檔，采用數(shù)據(jù)壓縮工具對網(wǎng)絡上應歸檔的電子文件進行壓縮，刻入磁、光介質上。第二十八條 檔案移交1.各部門、各項目公司歸檔材料由各部門、各項目公司專（兼）職檔案員負責向集團檔案室移交；移交前須編制移交清單，由部門部長或項目經(jīng)理核準簽字后方可移交；移交時交接雙方核對移交清單后簽字并各留存一份備查。2.工程項目檔案由各項目公司負責、集團檔案室配合，按照遼寧省建筑工程歸檔規(guī)程在工程竣工驗收后三個月內(nèi)向城建檔案館辦理移交。第十章罰則第二十九條 有下列情況之一的，給予當事人扣罰月薪10% 50%的處罰：1.對檔案卷宗涂改、圖劃、拆卷；2.不按期歸檔，不按期歸還借閱檔案；3.未經(jīng)審批私自借閱檔案或不履行借閱手續(xù)的；4.檔案人員玩忽職守，丟失、抽出、撕毀、偽造檔案資料造成損失的。第八章 附則第二十九條 本規(guī)定未盡事宜、本規(guī)定與上級或國家法律、法規(guī)、規(guī)章等相違背時，應按國家、省、市等有關的法律、法規(guī)和規(guī)章執(zhí)行。第三十條 本規(guī)定由集團公司辦公室負責解釋、修訂第三十一條 本規(guī)定自公布之日起施行。2007年9月15日集團辦公室卷 內(nèi) 文 件 目 錄表十二序號文號責任者題 名文件日期頁號備注案 卷 目 錄序號柜 號案 卷 號題 名編 制 單 位起 止 日 期頁 數(shù)密 級保 管期 限附錄科 技 檔 案 歸 檔 要 求類別序號歸 檔 文 件（原件）責 任 部 門數(shù) 量移交時限A工程準備階段文件1項目建議書或申請及批復戰(zhàn)略發(fā)展部2份2日內(nèi)2項目可行性研究報告及批復戰(zhàn)略發(fā)展部2份2日內(nèi)3立項有關文件(會議紀要、領導講話、專家建議性文件等)戰(zhàn)略發(fā)展部2份1周內(nèi)4調查材料及項目評估研究材料戰(zhàn)略發(fā)展部2份1周內(nèi)5開發(fā)建設用地中標通知書戰(zhàn)略發(fā)展部2份2日內(nèi)6開發(fā)建設項目履約保證書戰(zhàn)略發(fā)展部2份2日內(nèi)7計劃任務書戰(zhàn)略發(fā)展部2份2日內(nèi)8基建任務通知單戰(zhàn)略發(fā)展部2份2日內(nèi)9用地選址申請及批復戰(zhàn)略發(fā)展部2份2日內(nèi)10用地申請及批復戰(zhàn)略發(fā)展部2份2日內(nèi)11建筑拆遷文件、協(xié)議、方案等戰(zhàn)略發(fā)展部2份2日內(nèi)12建設用地規(guī)劃許可證及附件戰(zhàn)略發(fā)展部2份2日內(nèi)13城鎮(zhèn)國有土地批復戰(zhàn)略發(fā)展部2份2日內(nèi)14國有土地使用權出讓合同戰(zhàn)略發(fā)展部2份2日內(nèi)15國有土地使用證項目公司2份2日內(nèi)16工程地質勘察報告項目公司2份2日內(nèi)17水文地質勘察報告、自然條件、地震調查項目公司2份2日內(nèi)18建設用地釘樁通知單(書)項目公司2份2日內(nèi)19地形測量和撥地測量成果報告戰(zhàn)略發(fā)展部2份2日內(nèi)20規(guī)劃設計條件及通知書總工辦2份2日內(nèi)21審定設計方案通知書及審查意見總工辦2份2日內(nèi)22環(huán)境環(huán)境影響評價報告及批復項目公司2份2日內(nèi)23施工圖設計文件審查合格書總工辦2份2日內(nèi)24工程中標通知書(勘察/設計/施工/監(jiān)理)成本控制中心2份2日內(nèi)25規(guī)劃設計方案衛(wèi)生意見書總工辦2份2日內(nèi)26建筑工程(自動設施、裝修)消防審核意見書項目公司2份2日內(nèi)27建筑工程(自動設施、裝修)消防驗收意見書項目公司2份2日內(nèi)28工程承發(fā)包合同(勘察/設計/施工/監(jiān)理)成本控制中心2份2日內(nèi)29建設工程規(guī)劃許可證及附圖項目公司2份2日內(nèi)30工程總圖放線驗線圖項目公司2份2日內(nèi)31建設工程施工許可證