會展項目策劃講義.doc

四章 會展項目管理 學(xué)習(xí)要點 本章要求學(xué)生了解和掌握項目管理的涵義、項目管理的基本內(nèi)容和會展項目管理的基本知識。掌握項目經(jīng)理在項目管理過程中需要具備的基本素質(zhì)，同時結(jié)合會展實際，能夠?qū)鬼椖康慕M織、結(jié)構(gòu)、程序進行基本設(shè)計。 第一節(jié)會展項目管理概述 一、項目與項目管理的涵義（一）項目的涵義項目是項目管理的核心概念，項目的定義可以從不同的角度進行歸納，從最廣義的角度講，項目是一個需要完成的具體而又明確的任務(wù)，項目是作為系統(tǒng)的被管理對象的單次性任務(wù)，是單次性活動的一種組織管理模式。美國項目管理協(xié)會將項目定義為：“為創(chuàng)造獨特的產(chǎn)品或服務(wù)而進行的一種臨時性工作”。根據(jù)項目的特性可以給項目下這樣一個定義：項目是一項為了創(chuàng)造某一惟一的產(chǎn)品或服務(wù)的時限性工作。所謂時限性，是指每一個項目都具有明確的開端和明確的結(jié)束；所謂惟一是指該項產(chǎn)品或服務(wù)與同類產(chǎn)品或服務(wù)相比項目是一項為了創(chuàng)造某一惟一的產(chǎn)品或服務(wù)的時限性工作，該項產(chǎn)品或服務(wù)與同類產(chǎn)品或服務(wù)相比在某些方面具有顯著的不同。（二）項目管理的涵義項目管理就是為了滿足甚至超越項目涉及人員對項目的需求和期望而將把各種資源應(yīng)用于項目，以實現(xiàn)項目的目標的活動過程。要想滿足或超過項目涉及人員的需求和期望，我們是需要在下面這些相互間有沖突的要求中尋求平衡：（1）范圍、時間、成本和質(zhì)量；（2）有不同需求和期望的項目涉及人員；（3）明確表示出來的要求（需求）和未明確表達的要求（期望）。二、項目管理的成功要素項目管理有四個要素，工作范圍、時間、質(zhì)量、成本。（一）范圍（Scope）也稱為工作范圍，指為了實現(xiàn)項目目標必須完成的所有工作。一般通過定義交付物（Deliverable）和交付物標準來定義工作范圍。工作范圍根據(jù)項目目標分解得到，它指出了“完成哪些工作就可以達到項目的目標”，或者說 “完成哪些工作項目就可以結(jié)束了”。后一點非常重要，如果沒有工作范圍的定義，項目就可能永遠做不完。要嚴格控制工作范圍的變化，一旦失控就會出現(xiàn)“出力不討好”的尷尬局面：一方面做了許多與實現(xiàn)目標無關(guān)的額外工作，另一方面卻因額外工作影響了原定目標的實現(xiàn)，造成商業(yè)和聲譽的雙重損失。 （二）時間（Time）項目時間相關(guān)的因素用進度計劃描述，進度計劃不僅說明了完成項目工作范圍內(nèi)所有工作需要的時間，也規(guī)定了每個活動的具體開始和完成日期。項目中的活動根據(jù)工作范圍確定，在確定活動的開始和結(jié)束時間還要考慮它們之間的依賴關(guān)系。（三）成本（Cost）指完成項目需要的所有款項，包括人力成本、原材料、設(shè)備租金、分包費用和咨詢費用等。項目的總成本以預(yù)算為基礎(chǔ)，項目結(jié)束時的最終成本應(yīng)控制在預(yù)算內(nèi)。特別值得注意的是，在會展項目中場租成本、宣傳成本和營銷成本占到很大比例，而工作量又難以估計，因而制定預(yù)算難度很大。 （四）質(zhì)量（Quality）是指項目滿足明確或隱含需求的程度。一般通過定義工作范圍中的交付物標準來明確定義，這些標準包括各種特性及這些特性需要滿足的要求，因此交付物在項目管理中有重要的地位。另外，有時還可能對項目的過程有明確要求，比如規(guī)定過程應(yīng)該遵循的規(guī)范和標準，并要求提供這些過程得以有效執(zhí)行的證據(jù)。在展覽項目中，展會質(zhì)量主要體現(xiàn)在展商、觀眾質(zhì)量以及雙方的互動情況。 對一個項目來說當(dāng)然最理想的情況就是“多、快、好、省”?！岸唷敝腹ぷ鞣秶?，“快”指時間短、“好”指質(zhì)量高，“省”指成本低。但是，這4者之間是相互關(guān)聯(lián)的，提高一個指標的同時會降低另一個指標，所以實際上這種理想的情況很難達到，如何處理好這規(guī)定要求包括項目實施范圍、質(zhì)量要求、利潤或成本目標、時間目標以及必須滿足的法規(guī)要求等。這里指的是狹義的質(zhì)量，如項目及項目成果的技術(shù)指標和性能指標等；為了區(qū)別于廣義質(zhì)量的概念，下文采用“品質(zhì)”這一術(shù)語。在一定范圍內(nèi)，品質(zhì)、成本、進度三者是互相制約的，其關(guān)系如圖4-1所示。當(dāng)進度要求不變時，品質(zhì)要求越高，則成本越高；當(dāng)成本不變時，品質(zhì)要求越高，則進度越慢；當(dāng)品質(zhì)標準不變時，進度過快或過慢都會導(dǎo)致成本的增加。通過管理謀求快、好、省的有機統(tǒng)一和均衡。 圖4-1成本、品質(zhì)、進度三者的相互關(guān)系時間、質(zhì)量、成本這三個要素簡稱TQC。一個項目的工作范圍和TQC確定了，項目的目標也就確定了。如果項目在TQC的約束內(nèi)完成了工作范圍內(nèi)的工作，就可以說項目成功了。三、會展項目管理（一）會展項目的分類會展活動是指在固定的或一系列的地點，在特定的日期或期限里，通過展示達到產(chǎn)品、服務(wù)、信息交流的一種社會形式。從不同的角度可以把會展項目分成不同的類型，不同類型的會展項目又具有各自不同的特征：1.按會展項目性質(zhì)來分類可以分為貿(mào)易類會展項目和消費類會展項目。貿(mào)易類會展項目是為產(chǎn)業(yè)即制造業(yè)、商業(yè)等行業(yè)舉辦的展覽活動，展出者和參觀者主體是商人，參展商可以是行業(yè)內(nèi)的制造商、貿(mào)易商、批發(fā)商、經(jīng)銷商、代理商等等相關(guān)單位，參觀者主要是經(jīng)過篩選邀請來的高質(zhì)量的采購商，通過登記入場，公眾一般被排除在外，參加或參觀這類展覽會的目的很多，包括進行市場調(diào)研、開拓銷售渠道、樹立公司和產(chǎn)品形象、提高銷售額等，最終目的都是做貿(mào)易。貿(mào)易類會展項目的展期多為35天，舉辦日期、地點相對穩(wěn)定，有規(guī)律。消費類會展項目是為公眾舉辦的展覽活動，這類會展項目多具地方性質(zhì)，展出內(nèi)容以消費品為主，通過大眾媒介比如電視、電臺、報刊、網(wǎng)絡(luò)等等吸引觀眾，觀眾主要是消費者，一般來說消費者需要購買門票入場，這類項目十分重視觀眾的數(shù)量。區(qū)分展覽項目的貿(mào)易或者消費性質(zhì)主要通過觀眾，即貿(mào)易商或消費者來反映，而不是以展品，即工業(yè)品或消費品來反映。2.按會展項目內(nèi)容來分類可以分為綜合類會展項目和專業(yè)類會展項目。綜合展覽是指包括全行業(yè)或數(shù)個行業(yè)的展覽會，也被稱作橫向型展覽會，比如工業(yè)展、輕工業(yè)展；專業(yè)展覽指展示某一行業(yè)甚至某一項產(chǎn)品的展覽會，比如鐘表展。（二）會展項目管理的過程項目過程是指項目生命期產(chǎn)生某種結(jié)果的行動序列，基本管理過程可歸納為如下五組，如圖4-2所示：啟動過程。確認一個項目或一個階段應(yīng)當(dāng)開始并付諸行動。計劃過程。為實現(xiàn)啟動過程提出的目標而制訂計劃。執(zhí)行過程。為計劃的實施所需執(zhí)行的各項工作，包括對人員和其他資源進行組織和協(xié)調(diào)?？刂七^程。監(jiān)控、量測項目的進程，并在必要時采取糾正措施，以確保啟動過程提出的目標得以實現(xiàn)。結(jié)束過程。通過對項目或項目階段成果的正式接收，以使從啟動過程開始的這一周期有條不紊地結(jié)束。 圖4-2項目階段中各過程之間的聯(lián)系 項目的每個階段都要經(jīng)歷以上五組基本管理過程。這些并非獨立的一次性事件，它們是按一定的順序發(fā)生，工作強度有所變化，并互有重疊的活動。如圖4-3所示。圖4-3項目階段中過程的重疊和活動強度 對于會展項目來說，按照項目階段一般可以分為策劃階段、籌備階段、招展階段、展前準備階段、現(xiàn)場階段、項目結(jié)束階段。每個項目階段都以一個或一個以上的工作成果的完成為標志，這種工作成果是有形的，可鑒定的。這些中間過程，以至項目的各階段都是總體邏輯順序安排的一部分，制定這種邏輯順序是為了確保我們能夠正確的界定項目的產(chǎn)品。一個項目階段的結(jié)束通常以對關(guān)鍵的工作成果和項目實施情況的回顧為標志，作這樣的回顧有兩個目的：決定該項目是否進入下一個階段；盡可能以較小的代價查明和糾正錯誤。這些階段末的回顧常被稱之為階段出口，進階之門或是關(guān)鍵點。 表4-1 項目階段的工作任務(wù)策劃階段項目可行性報告技術(shù)可行性論證經(jīng)濟可行性論證社會和環(huán)境可行性論證組織機構(gòu)可行性論證立項(報政府有關(guān)部門審批)籌展階段招展資料、印刷品印制計劃工作計劃財務(wù)預(yù)算信息庫建設(shè)銷售計劃宣傳計劃觀眾組織計劃配套活動計劃初步建立目標展商數(shù)據(jù)庫初步建立目標觀眾數(shù)據(jù)庫招展階段指定搭建、運輸、會務(wù)、餐飲、住宿、票務(wù)、旅游等服務(wù)商制作參展商手冊實施銷售計劃，掌握招展進程實施宣傳計劃實施觀眾組織計劃策劃與項目相關(guān)的研討會、技術(shù)交流會等各類活動實施財務(wù)預(yù)算充實、更新目標展商數(shù)據(jù)庫充實、更新目標觀眾數(shù)據(jù)庫掌握招展進程并適當(dāng)調(diào)整實施宣傳計劃并進行適當(dāng)調(diào)整編制展訊開展收款工作掌握招展進程并適當(dāng)調(diào)整更新傳播信息編制參觀券并發(fā)放參觀券調(diào)整相關(guān)活動隨時掌握收款情況展前準備階段收集參展商信息編制展覽會現(xiàn)場組織計劃酌情召開新聞發(fā)布會發(fā)放參觀券落實配套活動的場所、設(shè)備抓緊催款工作充實、更新目標展商數(shù)據(jù)庫，刪除無效資料充實、更新目標觀眾數(shù)據(jù)庫，刪除無效資料開始編制會刊印制各類證件和請柬落實開幕式活動開始貴賓接待工作安排現(xiàn)場觀眾登記工作編制請柬發(fā)放計劃 現(xiàn)場階段會務(wù)工作展商接待、展品進出館貴賓接待媒體接待觀眾登記、統(tǒng)計和流量控制實施配套活動所有應(yīng)收款到賬，制作展位銷售實況表補充目標展商數(shù)據(jù)庫，刪除無效資料補充目標觀眾數(shù)據(jù)庫，刪除無效資料結(jié)束階段感謝函項目評估，并形成總結(jié)性報告項目結(jié)算整理目標展商數(shù)據(jù)庫整理專業(yè)觀眾數(shù)據(jù)庫所有文件按要求歸檔 每個項目階段通常都規(guī)定了一系列工作任務(wù)，設(shè)定這些工作任務(wù)使得管理控制能達到既定的水平。對項目過程進行排序，我們可以確認一個項目的生命周期，大多數(shù)項目生命周期的說明具有以下共同的特點： 對成本和工作人員的需求最初比較少，在向后發(fā)展過程中需要越來越多，當(dāng)項目要結(jié)束時又會劇烈的減少，我們可以從圖4-4中看到這一變化。在項目開始時，成功的概率是最低的，而風(fēng)險和不確定性是最高的。隨著項目逐步地向前發(fā)展，成功的可能性也越來越高。 圖4-4 項目階段的成本和工作人員需求 在項目起始階段，項目涉及人員的能力對項目產(chǎn)品的最終特征和最終成本的影響力是最大的，隨著項目的進行，這種影響力逐漸削弱了。這主要是由于隨著項目的逐步發(fā)展，投入的成本在不斷增加，而出現(xiàn)的錯誤也不斷得以糾正。通過項目生命周期通常我們可以確定一個會展項目，每個階段所需做的技術(shù)性工作（如：宣傳資料的印刷是籌展階段還是招展階段應(yīng)該做的工作），每個階段所涉及的人（如：宣傳策劃人員、招展人員、展會現(xiàn)場服務(wù)人員等）。 第二節(jié) 會展項目組織管理與項目經(jīng)理 一、會展項目經(jīng)理項目管理是以個人負責(zé)制為基礎(chǔ)的管理體制，會展項目經(jīng)理就是一個會展項目全面管理的核心和焦點。他要為展覽公司按計劃、在有限的資源范圍內(nèi)實現(xiàn)會展項目目標。這涉及到會展項目所有的方面，如招展、招商、代理商的談判、現(xiàn)場管理、合同和財務(wù)、與項目各方的協(xié)調(diào)關(guān)系等等。因此，項目經(jīng)理的個人素質(zhì)，能力，其授權(quán)的程度直接影響到項目的實施。在工作中，項目經(jīng)理要能根據(jù)實際情況，提出成熟的判斷，解決各項資源（包括資金、人力、政府資源和信息等）的合理利用，出色地完成各項工作。（一）會展項目經(jīng)理人角色定位對于一個成功的會展項目，項目經(jīng)理是不可或缺的主要因素。除了在對項目的計劃、組織、控制方面發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)作用外，項目經(jīng)理還應(yīng)具備一系列技能，來激勵員工取得成功，贏得客戶的信賴。堅強的領(lǐng)導(dǎo)能力、培養(yǎng)員工的能力、非凡的溝通技巧、良好的人際交往能力、處理壓力和解決問題的能力以及管理時間的技能，都是一個有成效的會展項目經(jīng)理所必備的技能。作為項目經(jīng)理常常要扮演如下的角色：1.領(lǐng)導(dǎo)者項目經(jīng)理對會展項目行使管理權(quán)，也對項目目標的實現(xiàn)承擔(dān)全部責(zé)任，他所扮演的角色是任何其他人不可替代的，項目經(jīng)理是會展項目團隊的最高領(lǐng)導(dǎo)人，負責(zé)溝通、協(xié)商、解決各種矛盾、沖突、糾紛：制定各項明確的目標，目標重要性的排序以及達到各項目標的先后順序；以前項目目標與目標排序為衡量標準，對于下屬的各種建議與意見有一致的反應(yīng)；謹慎從事，以身作則，身體力行，作為下屬的典范；巧為立言，使組織中最基層的人都明了自己的作風(fēng)與想法。2.協(xié)調(diào)者一個會展項目會涉及到許多組織、群體或個人的利益，這些組織、群體或個人都是這一項目的相關(guān)利益主體或叫相關(guān)利益者。一個成功的會展項目經(jīng)理必須協(xié)調(diào)好與組織內(nèi)部和組織環(huán)境各相關(guān)利益者之間的關(guān)系。在項目的管理當(dāng)中，一個項目的主要相關(guān)利益主體通常包括下述幾個方面。如圖4-5所示： 會展項目經(jīng)理業(yè)主/展覽公司項目其他相關(guān)者會展項目團隊會展項目客戶圖4-5 項目的主要相關(guān)利益主體 (1)展覽公司。展覽公司是展覽項目的投資人和所有者，是展覽項目的最終決策者。(2)會展項目客戶。主要是參展商和采購商。(3)會展項目經(jīng)理。負責(zé)管理整個項目的個人。一個項目的領(lǐng)導(dǎo)者、組織者、管理者和項目管理決策的制定者，也是項目重大決策的執(zhí)行者。(4)會展項目團隊。從事項目全部或部分工作的組織或群體。是由一組個體或幾組個體作為成員，為實現(xiàn)項目的一個或多個目標而協(xié)同工作的群體。(5)會展項目的其他相關(guān)利益主體。政府主管部門，行業(yè)協(xié)會，展覽場館，項目直接或間接涉及的市民，搭建商、運輸、餐飲、住宿、交通、旅游服務(wù)商等等。3.資源分配者“資源分配者”的角色、職責(zé)包括對諸如“誰應(yīng)該得到什么，以及得到多少”進行決策?；蛟S一位經(jīng)理所能分配的最重要資源是他的“寶貴時間”。要演好這一角色必須：（1）要有眾所周知的分配資源的明確標準；（2）資源通常應(yīng)按目標先后次序分配；（3）合理的工作分類，適當(dāng)?shù)氖跈?quán)；（4）合理細分展覽市場，劃分下屬的業(yè)務(wù)范圍和業(yè)務(wù)區(qū)域；（5）合理地為項目團隊的時間排定先后順序；（6）對于各種事物不抱成見，應(yīng)以開誠公布態(tài)度來觀察。4.談判者與其他項目的管理不同，會展項目經(jīng)理始終處在一個談判場里面，如制定公司的目標，組成一個項目團隊，與參展商、采購商交流，甚至爭取政府有關(guān)部門的支持等等，幾乎每項工作都是一個談判、討價還價的過程。對于整個會展項目來說，每一個展位的銷售都是經(jīng)過談判而來的，都是和參展商討價還價的結(jié)果，會展項目經(jīng)理需要特別注意授權(quán)問題，即需要明確“什么樣的談判情況才需要項目經(jīng)理親自出場，什么樣的情況則留給下屬自行處理即可”，否則能力再強、精力再足的項目經(jīng)理也分身乏術(shù)。5.危機管理者會展行業(yè)是在一定的產(chǎn)業(yè)基礎(chǔ)之上發(fā)展起來的，受到社會環(huán)境多方面因素的影響。制度條件和政治經(jīng)濟形勢變化、突發(fā)性事件都有可能給展覽項目帶來致命的打擊，如2003年的SARS疫情等件給我國展覽業(yè)帶來了巨大的沖擊，許多展覽項目被迫延期、取消，許多展覽公司難以為繼，危機事件影響下的展覽項目直接影響到展覽公司的生存狀況，這就要求會展項目經(jīng)理在突發(fā)事件面前能保持清醒的頭腦，冷靜決策，轉(zhuǎn)危為安。（二）會展項目經(jīng)理的責(zé)、權(quán)、利1.會展項目經(jīng)理的職責(zé)（1）確保會展項目目標實現(xiàn)。這一項基本職責(zé)是檢查和衡量項目經(jīng)理管理成敗、水平高低的基本標志。（2）制定項目階段性目標和項目總體控制計劃。項目總目標一經(jīng)確定，項目經(jīng)理的職責(zé)之一就是將總目標分解，劃分出主要工作內(nèi)容和工作量，確定項目階段性目標的實現(xiàn)標志如形象進度控制點等。（3）組織精干的項目團隊。這是項目經(jīng)理管好項目的基本條件，也是項目成功的組織保證。（4）及時決策項目經(jīng)理需親自決策的問題包括實施方案、人事任免獎懲、進度計劃安排、計劃調(diào)整、合作伙伴選擇、合同簽訂和執(zhí)行等等。（5）有效的日常管理工作。對計劃的執(zhí)行和控制。2.會展項目經(jīng)理的權(quán)力（1）決策權(quán)。會展項目經(jīng)理有權(quán)按項目總體目標，根據(jù)項目隨時出現(xiàn)的人、財、物等資源變化情況進行指揮調(diào)度，對于展覽規(guī)模和展出內(nèi)容，也有權(quán)在保證總目標不變的前提下進行優(yōu)化和調(diào)整。（2）人事權(quán)。會展項目團隊組成人員的選擇、考核、聘任和解聘，對團隊組成人員的任職、獎懲、調(diào)配、指揮、辭退，是會展項目經(jīng)理的權(quán)力。（3）財權(quán)。在財務(wù)制度允許的范圍內(nèi)，項目經(jīng)理有權(quán)安排項目費用的開支，有權(quán)在工資基金范圍內(nèi)決定項目團隊組成人員的計酬方式、分配方法、分配原則和方案，推行刺激性的銷售獎勵制度。3.會展項目經(jīng)理的利益 項目經(jīng)理的最終利益是項目經(jīng)理行使權(quán)力和承擔(dān)責(zé)任的結(jié)果，也是市場經(jīng)濟條件下責(zé)、權(quán)、利相互統(tǒng)一的具體表現(xiàn)。項目經(jīng)理按規(guī)定標準享受崗位效益工資和獎金，會展項目結(jié)束時按利潤比例提成予以獎勵（初創(chuàng)項目應(yīng)該規(guī)定在允許虧損數(shù)額以上提取獎金）。（三）會展項目經(jīng)理應(yīng)具備的素質(zhì)現(xiàn)代項目經(jīng)理是項目管理的中心。項目經(jīng)理的素質(zhì)對項目管理的績效舉足輕重，會展行業(yè)的特殊性決定了對會展項目經(jīng)理全面素質(zhì)的更高要求。項目經(jīng)理的素質(zhì)是指項目負責(zé)人應(yīng)具備的各種個人條件在質(zhì)量上的一種綜合，其結(jié)構(gòu)是由個人的品格素質(zhì)、能力素質(zhì)、知識素質(zhì)三大要素組成。一個人在這三種素質(zhì)方面的狀態(tài)，決定了他是否成為一名合格的會展項目經(jīng)理。1.品格素質(zhì)項目經(jīng)理的品格素質(zhì)是指項目經(jīng)理從行為作風(fēng)中表現(xiàn)出來的思想、認識、品性等方面的特征，其中項目經(jīng)理的道德品質(zhì)占據(jù)主要地位。2.知識素質(zhì)隨著知識經(jīng)濟的凸顯和知識周期的縮短，項目管理者的知識素質(zhì)以及對項目管理活動的影響作用日益明顯，項目管理者能力的體現(xiàn)都是以知識為基礎(chǔ)的。對于會展項目來說，對管理者的知識要求更為全面，要求管理者熟悉管理知識、該展覽面向行業(yè)的基礎(chǔ)知識、區(qū)域經(jīng)濟知識、國家宏觀政策等方面的內(nèi)容。會展項目經(jīng)理應(yīng)該是一個管理專家，同時也是該行業(yè)的至少半個專家，對于現(xiàn)代會展項目經(jīng)理，至少應(yīng)該具備以下知識素質(zhì)：（1）掌握基礎(chǔ)專業(yè)知識。會展項目經(jīng)理應(yīng)該是一個會展方面的專家，掌握全面的展覽知識，對會展業(yè)有深刻的認識和見解，還應(yīng)該是所負責(zé)展覽項目所面向行業(yè)的至少半個專家，對行業(yè)的發(fā)展情況、技術(shù)進步等等有全面的了解，如作為一個機電展的項目經(jīng)理必須了解機電行業(yè)的歷史、現(xiàn)狀和發(fā)展趨勢，了解該行業(yè)的最新技術(shù)進展等等。（2）熟悉經(jīng)濟貿(mào)易知識。會展項目經(jīng)理必須具有全面的經(jīng)貿(mào)方面的知識，如財務(wù)、會計、稅務(wù)、保險、采購、合同、營銷、廣告以及進出口條例等。具有較寬的知識面。會展項目經(jīng)理并不需要親自去做專業(yè)工作，而要對項目全面負責(zé)。會展項目經(jīng)理應(yīng)該是一個具有一定知識廣度的通才。他應(yīng)掌握自然科學(xué)，如數(shù)學(xué)、物理、化學(xué)、生態(tài)學(xué)的基本知識；他還應(yīng)具有必要的社會科學(xué)知識，懂得一些經(jīng)濟學(xué)、管理學(xué)、心理學(xué)和法律等。當(dāng)然，他也必須有較好的文字能力和語言方面的知識。在當(dāng)今經(jīng)濟活動日益全球化和信息化的時代，掌握一門甚至數(shù)門外語和計算機知識也越來越重要。（3）具有較寬廣的知識面。人不可能樣樣精通，項目經(jīng)理也不例外。不過，他至少應(yīng)當(dāng)對各種相關(guān)領(lǐng)域略知一二，并有廣泛的興趣。他需要廣交朋友，善于學(xué)習(xí)，能舉一反三，觸類旁通，使自己的廣泛知識融會貫通地運用于項目。3.能力素質(zhì)能力素質(zhì)是項目經(jīng)理整體素質(zhì)體系中的核心素質(zhì)。它表現(xiàn)為項目經(jīng)理把知識和經(jīng)驗有機結(jié)合起來運用于項目管理的過程，對于現(xiàn)代項目經(jīng)理來說，知識和經(jīng)驗固然十分重要，但是歸根結(jié)底要落實在能力上。能力是直接影響和決定項目經(jīng)理成敗的關(guān)鍵。由于會展項目具有惟一性、復(fù)雜性，項目在實施過程中始終面臨各種各樣的沖突，面臨各種各樣的問題，這就給項目經(jīng)理帶來了巨大的挑戰(zhàn)。一個稱職的項目經(jīng)理應(yīng)該具備多方面的能力，包括領(lǐng)導(dǎo)能力、技術(shù)能力、組建團隊的能力、解決沖突的能力，以及創(chuàng)業(yè)能力、獲得及分配資源的能力。項目經(jīng)理在管理項目的過程中必須與多個要素發(fā)生關(guān)系，包括與項目組成員、與項目的任務(wù)本身、與實施項目所采用的工具、與組織結(jié)構(gòu)以及組織的環(huán)境包括顧客。所有這些要素之間又相互作用。項目經(jīng)理要協(xié)調(diào)彼此之間的關(guān)系，特別是組織要素與項目要素之間，明確組織目標和項目目標之間的關(guān)系?？傊?，把所有要素組織起來，形成協(xié)同作用。二、會展項目團隊（一）項目團隊的定義與特性1.項目團隊的定義項目團隊是由一組個體成員為實現(xiàn)一個具體項目的目標而組建的協(xié)同工作隊伍。2.項目團隊的特性項目團隊是為完成特定的項目而設(shè)立的專門組織，它具有很高的目的性。項目團隊是一種一次性臨時組織。項目團隊由項目工作人員、項目管理人員和項目經(jīng)理構(gòu)成。項目團隊強調(diào)的是團隊精神和團隊合作。項目團隊的成員在一些情況下，需要同時接受雙重領(lǐng)導(dǎo)。不同組織中的項目團隊具有不同的人員構(gòu)成、不同的穩(wěn)定性和不同的責(zé)權(quán)利構(gòu)成。項目團隊還具有漸進性和靈活性等方面的特性。（二）項目團隊的創(chuàng)建與發(fā)展任何項目團隊的建設(shè)和發(fā)展都需要經(jīng)歷形成階段、震蕩階段、規(guī)范階段和輝煌階段這樣四個階段。如圖4-6所示： 圖4-6項目團隊的創(chuàng)建與發(fā)展階段震蕩階段規(guī)范階段輝煌階段形成階段 1.形成階段形成階段是團隊發(fā)展進程中的起始步驟。它促使個體成員轉(zhuǎn)變?yōu)閳F隊成員，類似于交友中初期的約會。這時，團隊中的人員開始相互認識。在這個階段中，團隊成員總體上有一個積極的愿望，急于開始工作。團隊要建立起形象，并試圖對要完成的工作明確劃分并制定計劃。然而，這時由于個人對工作本身和他們相互關(guān)系的高度焦慮，幾乎沒有進行實際工作。團隊成員不了解他們自己的職責(zé)及其他項目團隊成員的角色。在形成階段，團隊需要明確方向，要靠項目經(jīng)理來指導(dǎo)和構(gòu)建團隊。2.震蕩階段這是項目團隊發(fā)展的第二階段。這一階段，團隊成員按照分工開始了初步的合作，有些成員會發(fā)現(xiàn)項目的工作與個人當(dāng)初的設(shè)想不一致，有些會發(fā)現(xiàn)項目團隊成員之間的關(guān)系與自己期望的不同，有些團隊成員與項目管理人員和項目經(jīng)理發(fā)生矛盾和抵觸，團隊成員情緒的特點是：緊張、挫折、不滿、對立和抵制。在震蕩階段項目經(jīng)理需要應(yīng)付和解決出現(xiàn)的各種問題和矛盾，需要容忍不滿的出現(xiàn)，解決沖突，協(xié)調(diào)關(guān)系，消除團隊中的各種震蕩因素。3.規(guī)范階段經(jīng)受了震蕩階段的考驗后，項目團隊就進入了正常發(fā)展的規(guī)范階段。這一階段的項目團隊的矛盾要低于震蕩階段。這一階段團隊成員的情緒特點：信任、合作、忠誠、友誼、和滿意。項目經(jīng)理在這一階段應(yīng)該對項目團隊成員所取得進步予以表揚，應(yīng)積極支持項目團隊成員的各種建議和參與，應(yīng)該努力地去規(guī)范整個團隊的行為和全體團隊成員的行為。4.輝煌階段是項目團隊不斷取得成就的階段。在這個階段中，項目團隊的成員積極工作，努力為實現(xiàn)項目目標而做貢獻。這一階段成員的情緒特點是：開放、坦誠、依賴、團隊的集體感和榮譽感。項目經(jīng)理在這一階段應(yīng)該積極放權(quán)，以使項目團隊成員更多地進行自我管理和自我激勵。同時，項目經(jīng)理應(yīng)該及時公告項目的進程、表彰先進的團隊成員，努力幫助項目團隊完成項目計劃，實現(xiàn)項目的目標。三、項目組織結(jié)構(gòu)（一）職能式組織結(jié)構(gòu)圖4-7 直線職能式組織結(jié)構(gòu)職能式組織結(jié)構(gòu)中，每一個雇員都有一個明確的直接上司，雇員按專業(yè)分工，如招展、招商、服務(wù)、財務(wù)等部門，招展業(yè)務(wù)部門又可以按業(yè)務(wù)范圍分成部門的業(yè)務(wù)組。項目的任務(wù) 分配給相應(yīng)的職能部門，職能部門經(jīng)理對分配到本部門的項目任務(wù)負責(zé)。但往往由于不同的部門經(jīng)理對項目在各個職能部門的優(yōu)先級有不同的觀點，所以項目在某些部門的工作可能由于缺乏其他部門的協(xié)作而被迫推遲。由于職能式組織結(jié)構(gòu)中，各部門之間的通訊和聯(lián)系都是直線型的，故又稱這種組織形式為直線職能式組織。見圖4-7。在職能式組織結(jié)構(gòu)中，項目的各項事宜是通過職能部門負責(zé)人之間來協(xié)調(diào)解決的，并且職能式組織是按照職務(wù)分工的原則建立的。這種結(jié)構(gòu)對于重復(fù)性工作結(jié)構(gòu)的管理來說是非常有效的。同其他組織結(jié)構(gòu)對比，職能式組織結(jié)構(gòu)的主要優(yōu)點是：能夠適應(yīng)現(xiàn)代組織技術(shù)比較復(fù)雜和管理分工比較細的特點，能夠更好地利用其專門技術(shù)的“投入”，其積極性的效果則在于管理規(guī)模經(jīng)濟的效益。職能式組織結(jié)構(gòu)根據(jù)職能性質(zhì)適當(dāng)?shù)貏澐重?zé)任和權(quán)利，提高了專業(yè)指揮的質(zhì)量。其主要缺點是：因為把精力集中于本職能部門的活動而導(dǎo)致缺乏遠見，部門的（局部）利益開始被置于更大的組織（整體）目標之上。職能式組織結(jié)構(gòu)不僅因為缺乏接觸而妨礙協(xié)作，而且容易助長對本職能部門目標的狹隘強調(diào)，從而忽視整個組織的目標。圖4-8 項目型組織（二）項目型組織 在項目組織結(jié)構(gòu)中，大部分的成員和其他資源按照項目劃分，投入項目工作，各項目經(jīng)理有很大的獨立性和權(quán)限。在項目組織結(jié)構(gòu)中，所有的人都按照項目劃分，幾乎不再存在職能部門。在這種組織形式下，所有預(yù)算都由項目經(jīng)理控制，不再保留那些在各個項目部門中都找不到合適工作的人員項目組織結(jié)構(gòu)由項目經(jīng)理全權(quán)負責(zé)。未經(jīng)授權(quán)，其他任何人都不能做出決策。項目經(jīng)理向高層領(lǐng)導(dǎo)負責(zé)，獨立地開展工作，任何部門，包括上級領(lǐng)導(dǎo)，不得隨意插手項目事務(wù)。項目經(jīng)理擁有最大的權(quán)力，承擔(dān)最大的責(zé)任和風(fēng)險。所以，項目經(jīng)理對于項目的成功至關(guān)重要。項目的各主要成員分別從各部門抽調(diào)而來，多為精通某一領(lǐng)域的專家，他們是項目經(jīng)理的得力助手，與項目經(jīng)理一起分擔(dān)繁重的項目工作。見圖4-8。項目型組織的優(yōu)點主要是：項目經(jīng)理對項目全權(quán)負責(zé)，可以調(diào)用組織內(nèi)外的資源；溝通途徑簡潔，項目經(jīng)理可避開職能部門直接與高層管理部門溝通，提高了溝通速度，避免了溝通中的錯誤；項目式組織可以儲備某些方面的技術(shù)專家；目標單一，項目組成員能夠明確理解并集中致力于單一目標，團隊精神得以充分發(fā)揮；權(quán)力的集中使決策的速度得以加快，能夠?qū)蛻舻男枨蠛透邔庸芾聿块T的意圖作出更快的響應(yīng)；命令的協(xié)調(diào)一致（只有一個上司）；項目式組織從結(jié)構(gòu)上來說簡單靈活，易于操作，在進度、成本和質(zhì)量等方面的控制也較為靈活。項目型組織的缺點主要是：資源重復(fù)，設(shè)備和人員不能在項目間共享；為了保證項目的需要，項目經(jīng)理往往提前儲備一些關(guān)鍵資源，而且聘用的時間較需要的時間長；項目組成員要求是全才，對人力資源要求高；容易造成組織規(guī)章制度執(zhí)行上的不一致性；項目式組織結(jié)構(gòu)中，項目成員只承擔(dān)自己的工作，成員與項目之間以及成員相互之間都有著很強的依賴關(guān)系，但項目成員與其他部門之間卻有著較清楚的界限。這種界限不利于項目與外界的溝通，同時也容易引起不良的矛盾和競爭；項目成員缺乏一種事業(yè)的連續(xù)性和保障。項目一旦結(jié)束，項目組成員就會失去他們的“家”，他們往往要擔(dān)心項目后的生計，項目的終結(jié)常常被推遲。（三）矩陣式組織 圖4-9 矩陣式組織結(jié)構(gòu)圖 矩陣式組織中，指定其中的一名協(xié)調(diào)人作為項目經(jīng)理，負責(zé)項目的管理，其他各部門委派的協(xié)調(diào)人不僅要向本部門報告，在項目過程中還要向項目經(jīng)理報告，項目經(jīng)理有一定的權(quán)利安排參加者們的工作。由于項目經(jīng)理的出現(xiàn)，使項目管理得到了一定程度上的保證，會大大提高項目的工作效率。見圖4-9。矩陣式組織的優(yōu)點：項目是工作聚焦點；項目可分享職能部門人才；項目成員不擔(dān)心項目結(jié)束后的去向；有利快速響應(yīng)客戶需求；有利于保持與企業(yè)規(guī)章制度的一致性；企業(yè)可以平衡多個項目對資源的使用；人力資源使用上，有較大靈活性。缺點：項目經(jīng)理與部門經(jīng)理之間的項目責(zé)任劃分不夠鮮明。成功時爭功，失敗時推委躲避；資源在多個項目之間平衡流動，容易引起項目經(jīng)理之間爭斗；要求項目經(jīng)理有能力與部門經(jīng)理協(xié)調(diào)，談判資源分配，技術(shù)支持等問題；項目成員有兩個上司。 第三節(jié) 會展項目計劃 一、會展項目目標（一）項目目標含義和特征會展項目目標，簡單地說就是實施會展項目所要達到的期望結(jié)果。會展項目的目標具有如下幾個特征：1.目標的多樣性一個會展項目，其目標往往不是單一的，而是一個多目標的系統(tǒng)。一個展覽項目對于不同的主體來說有不同的目標，對于展覽公司來說是該項目的直接經(jīng)濟效益，對于政府部門來說是展覽會的社會效益，對于項目團隊來說是從項目中獲取個人受益，對于參展企業(yè)來說是擴大產(chǎn)品或服務(wù)的銷售等等；一個展覽項目對于某一主體來說也有多重目標的選擇，如對于展覽公司來說存在長遠利益和近期利益、總體目標和個體目標、整體目標和局部目標之間的選擇。要確定會展項目目標，就需要對項目的多個目標進行權(quán)衡。實施項目的過程就是多個目標協(xié)調(diào)的過程，這種協(xié)調(diào)包括項目在同一層次的多個目標之間的協(xié)調(diào)，項目總體目標與其子項目目標之間的協(xié)調(diào)，項目本身與組織總體目標的協(xié)調(diào)。2.目標的優(yōu)先性由于會展項目是一個多目標的系統(tǒng)，因此，不同層次的目標，其重要性必不相同，往往被賦予不同的權(quán)重。這種優(yōu)先權(quán)重對項目經(jīng)理的管理工作有一定的指導(dǎo)作用。此外，不同的目標在項目生命周期的不同階段，其權(quán)重也往往不同。另外，不同性質(zhì)的展覽項目，對于招展目標、招商目標，進度安排等等也不盡相同，例如，對于消費類會展項目，在招商工作上的進程安排要可以適當(dāng)晚于招展工作的進程安排。3.目標的層次性目標的描述需要由抽象到具體，要有一定的層次性。通常我們把一組意義明確的目標按其意義和內(nèi)容表示為一個遞階層次結(jié)構(gòu)，因此，目標是一個有層次的體系。它的最高層是總體目標，指明要解決的問題的總的依據(jù)和原動力，最下層目標是具體目標，指出解決問題的具體方針。上層目標是下層目標的目的，下層目標是上層目標的手段。上層目標一般表現(xiàn)為模糊的、不可控的，而下層目標則表現(xiàn)為具體的、明確的、可測的。層次越低，目標越具體而可控。這里需要注意的是，各個層次的目標需要具有一致性，不能自相矛盾。對于一個會展項目來說，目標的具體表達通常有3個層次，即戰(zhàn)略性目標、策略性目標和項目實施的具體計劃。項目的戰(zhàn)略性目標也就是項目總體目標，也叫做項目的使命（Mission），通常用來說明為什么實施該項目，實施該項目的意義如何，如從展覽公司的角度來說，把項目作為一個創(chuàng)品牌的項目呢還是作為一個短期營利的項目，從政府角度來說，會展項目是為了服務(wù)產(chǎn)業(yè)、提升產(chǎn)業(yè)呢還是僅僅為了市民的節(jié)慶；項目的策略性目標也就是項目的具體目標（goal），用以說明該項目具體應(yīng)該做什么，應(yīng)該達到什么樣的具體結(jié)果，如項目應(yīng)該做到多大規(guī)模；而項目實施的具體計劃則說明如何實現(xiàn)項目目標，如具體的招展計劃、招商計劃、配套活動計劃、宣傳計劃等等。這3個層次應(yīng)緊密聯(lián)系，層層落實。項目目標的定義必須是明確的、前后一致的，總體目標、具體目標、具體計劃應(yīng)該是一個層層深入、層層具體的過程。具體目標中往往包含了時間、成本、技術(shù)性能等3個方面。而且目標是多樣性、優(yōu)先性和層次性的。（二）項目目標管理機制確定項目目標的根本目的在于明確項目及項目組成員共同努力的方向。項目目標的確定實際上可以作為一種溝通的方式，這種溝通體現(xiàn)在項目組成員之間，大家為了一個共同目標走進一個項目組，明確了項目目標，也就明確了自己該做什么；另外，溝通還體現(xiàn)在項目與顧客之間，項目的目標實質(zhì)上就是滿足顧客的具體要求，通過目標的確定，項目與顧客之間達成了統(tǒng)一。目標的制定方式可以作為執(zhí)行和指導(dǎo)一個組織實現(xiàn)目標的管理手段。在項目環(huán)境下，對項目組成員績效的評價往往根據(jù)其工作結(jié)果而不是其所花費的時間，因此，對項目組成員來說，明確項目目標，并把個人目標作為實現(xiàn)項目目標的一個有機組成部分非常重要。目標管理的過程是一個參與式的過程，高層管理人員設(shè)定總體目標，該目標作為下屬制定各自工作計劃的依據(jù)，下屬員工根據(jù)該目標和各自的期望相應(yīng)地確定每個人的職責(zé)范圍和工作結(jié)果，經(jīng)理人員定期對工作結(jié)果進行評價。二、會展項目計劃的總體原則項目管理的首要工作是項目計劃。項目計劃是項目管理的首要職能，從廣義上來講包括預(yù)測和決策，從狹義上來講，它是指為執(zhí)行決策所確定的目標和方案而進行的具體規(guī)劃，安排和組織實施等一系列管理活動。項目計劃的廣義職能是預(yù)測和決策。從行為過程各個可選方案中作出抉擇是項目計劃的核心，因此，決策的原則也是項目計劃所應(yīng)遵循的。（一）社會性原則項目計劃需要決策的目標包括社會目標，集體目標和個人目標，因此，任何計劃和決策都必須以社會的整體利益為出發(fā)點，注重社會效益。（二）合理性原則計劃方案的合理性，主要是指所用資料、數(shù)據(jù)是基于項目的環(huán)境分析而得到的。環(huán)境因素的存在以及變化情況對項目實施計劃的制定，組織機構(gòu)的設(shè)置，施工技術(shù)的選擇，以及人員的配備等等都將產(chǎn)生重要的影響。因此，在項目實施過程中，項目實施與環(huán)境之間存在的密切關(guān)系必須給予重視，使之達到令人滿意的最優(yōu)準則。（三）經(jīng)濟性原則這個原則要求利用有限的資源，生產(chǎn)出最多的社會需要的產(chǎn)品，并取得最好的經(jīng)濟效益。（四）整體優(yōu)化原則為了解決某一局部問題，在計劃和決策中往往只想到解決自身問題的最優(yōu)而忽視整體最優(yōu)。會展項目是由若干個相互聯(lián)系的部分組成的一個系統(tǒng)，它不是各個組成部分最優(yōu)的簡單相加，而是綜合的辯證的最優(yōu)。要從各種制約因素進行綜合分析，權(quán)衡利弊。（五）一致性原則在做計劃和決策時，各個部門和各項工作應(yīng)該是協(xié)調(diào)一致的，不能互相脫節(jié)，互相排斥，要考慮一個方面對其他方面的影響和預(yù)料外效應(yīng)，努力做到互相銜接，互相保證。（六）可行性原則任何一項計劃與決策，都要保證在現(xiàn)有資源、技術(shù)能力、資金、人力和物力等方面的可行性，應(yīng)力求方案計劃的可操作性以及現(xiàn)實性。（七）靈活性原則主要指在項目執(zhí)行過程中外部環(huán)境復(fù)雜多變，不可控制的因素很多，始所未料的情況常有發(fā)生，應(yīng)考慮多種應(yīng)變計劃和方案，做出各種應(yīng)變的準備?？傊?，制訂計劃要本著統(tǒng)籌、重點、可持續(xù)發(fā)展的原則進行。既要注意其可行性，實事求是，又要預(yù)見到未來的發(fā)展。三、會展項目計劃的內(nèi)容和形式（一）會展項目計劃的形式項目計劃按計劃制定的過程，可分為概念性計劃、詳細計劃、滾動計劃三種形式：1.概念性計劃概念性計劃通常稱為自上而下的計劃。在項目計劃中，概念性計劃的制定了項目的戰(zhàn)略導(dǎo)向和戰(zhàn)略重點。2.詳細計劃詳細計劃通常稱為由下而上的計劃。詳細計劃的任務(wù)是制定詳細的工作分解結(jié)構(gòu)圖，該圖需要詳細到為實現(xiàn)項目目標必須做的每一項具體任務(wù)。然后由下而上再匯總估計，成為詳細項目計劃。在項目計劃中，詳細計劃的制定則提供了項目的詳細范圍。3.滾動計劃滾動計劃意味著用滾動的方法對可預(yù)見的將來逐步制定詳細計劃，隨著項目的推進，分階段地重估自上而下計劃制定過程中所定的進度和預(yù)算。每次重新評估時，對最后限定日期和費用的預(yù)測會一次比一次更接近實際。最終就會有足夠的信息，范圍和目標也就能很好地確定下來，就能給項目的剩余部分準備由下而上的詳細計劃。（二）會展項目計劃的內(nèi)容會展項目計劃內(nèi)容主要可分為以下幾個方面方面：1.工作計劃工作計劃也稱實施計劃，是為保證項目順利開展、圍繞項目目標的最終實現(xiàn)而制定的實施方案。工作計劃主要說明采取什么方法組織實施項目、研究如何最佳地利用資源，用盡可能少的資源獲取最佳效益。2.人員組織計劃人員組織計劃主要是各項工作任務(wù)應(yīng)該由誰來承擔(dān)以及各項工作間的關(guān)系如何。其表達形式主要有框圖式、職責(zé)分工說明式和混合式3種。3.展位銷售計劃展位銷售計劃主要包括展位銷售方式、銷售進度和銷售價格等內(nèi)容。某機電工業(yè)博覽會展位銷售計劃及銷售獎勵辦法某機電工業(yè)博覽會展位銷售共有三種模式：整體外包、代理招展和公司業(yè)務(wù)員招展。整體外包在200個展位左右（印刷機械），代理招展200個左右（各地機械工程學(xué)會分會，各地展覽公司，個人代理），公司業(yè)務(wù)員招展600個展位左右（機械基礎(chǔ)件，儀器儀表電子元器件，成套設(shè)備），對外展位銷售價格原則不低于4800元。 表4-2 展位銷售進度表某機電工業(yè)博覽會展位銷售進度計劃 3月4月5月6月7月8月合計備注業(yè)務(wù)一組202430303016150 業(yè)務(wù)二組202430303016150 業(yè)務(wù)三組202430303016150 業(yè)務(wù)四組202430303016150 代理招展243036404030200 整體外包200 200 合計 1000 成型展覽整體外包展位價格：3400元/個。代理招展展位價格：20個以下：3800元/個； 2040個：3700元/個； 4060個：3600元/個； 6080個：3550元/個； 80個以上：3500元/個。公司業(yè)務(wù)員銷售提成(按實際到賬情況每月發(fā)給業(yè)務(wù)員提成的50)。35003999元： 提成8（一次銷售4個展位以上）；40004499元： 提成11；45004999元： 提成13；5000元 以上： 提成14。額度獎勵：公司業(yè)務(wù)員完成50個展位額度，獎勵銷售額的2；70個展位額度，獎勵銷售額的3；85個展位額度，獎勵銷售額的4；100個展位額度，獎勵銷售額的5。銷售冠軍再另外獎勵5000元，銷售亞軍獎勵3000元（均要求銷售展位數(shù)在100個以上）。 4.展覽觀眾組織計劃展覽觀眾組織計劃包括觀眾構(gòu)成（觀眾來源以及各類觀眾所占比例）、觀眾組織方法、觀眾組織方式以及相應(yīng)的宣傳方式。一、觀眾范圍（一）生產(chǎn)單位（二）貿(mào)易單位1貿(mào)易進出口公司2設(shè)備代理商3設(shè)備經(jīng)銷商等（三）、教育科研單位1專業(yè)科研機關(guān)2專業(yè)大專院校（四）、行業(yè)協(xié)會、集團公司1各類專業(yè)協(xié)會2民間專業(yè)組織 （五） 用戶單位（六） 其他相關(guān)單位二、觀眾組織方法1. 通過各專業(yè)協(xié)會、集團、總公司系統(tǒng)分發(fā)展覽會資料，組織觀眾參觀。2. 根據(jù)觀眾來源分類情況，在直接用戶中進行詳細征詢參觀意向，爭取回復(fù)率達%，確保本屆展覽會觀眾中專業(yè)人員比例達到%以上。3. 歷屆展覽會會刊上收集在信息數(shù)據(jù)庫中（數(shù)量），邀請他們參觀本屆展覽會。4. 在國內(nèi)外有影響力的報刊、專業(yè)雜志刊登廣告，發(fā)布展會信息。同時，酌情在相關(guān)雜志的發(fā)行中夾送參觀券。5. 向國內(nèi)外業(yè)內(nèi)人士、買家于展會前期，直接郵寄展前預(yù)覽、展訊資料，挖掘潛在的觀眾。6. 通過國際互聯(lián)網(wǎng)發(fā)布展會信息。7. 擬在網(wǎng)上搜索，挖掘?qū)I(yè)觀眾。8. 召開新聞發(fā)布會，在電臺、報紙上進行專題報道，發(fā)布展會信息。9. 同期舉行相關(guān)專業(yè)協(xié)會會議，組織專業(yè)觀眾。10.通過展會同期舉行的其他活動，如國際研討會等，組織與會人士參觀本屆展覽會。 5.會展項目財務(wù)計劃財務(wù)計劃主要說明需要何種預(yù)算細則、核算哪些成本、進行哪些對比、用何種技術(shù)方法收集和處理信息以及如何及時檢查和采取解救措施等。財務(wù)計劃的主要內(nèi)容之一是成本控制計劃。6.會展項目宣傳計劃宣傳計劃包括以下內(nèi)容：宣傳工作目的：擴大展會的影響。宣傳工作達到的效果：盡可能提高展會的知名度，盡可能擴大展會品牌的影響，盡可能提高參展企業(yè)和觀眾的數(shù)量。宣傳工作負責(zé)人：宣傳工作安排：詳見宣傳計劃。7.現(xiàn)場組織計劃展覽會具體實施方案一、概況1. 展覽會名稱:某機電工業(yè)博覽會2. 主辦單位:某省機電行業(yè)協(xié)會3. 支持單位:某省經(jīng)貿(mào)委、省貿(mào)促會、省機械工業(yè)廳、省電子廳4. 協(xié)辦單位：某市（展會所在城市）經(jīng)貿(mào)委5. 國際支持：某跨國公司6. 主場搭建:某建筑裝潢公司7. 主場運輸:某運輸集團公司8. 參展國家及地區(qū):（略）9. 展出面積: 60000平方米10.展商人數(shù):3000人11.展品內(nèi)容:（略 ）12.觀眾組織:6000人二、工作機構(gòu) 現(xiàn)場工作機構(gòu)：展覽會現(xiàn)場工作由總經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)、負責(zé)協(xié)調(diào),各項工作落實到人具體實施。具體總負責(zé)：接待組：負責(zé)展覽會的貴賓接待、大活動的安排。組 長：翻 譯：現(xiàn)場組：負責(zé)展覽會現(xiàn)場的中、外展商接待工作，包括展商登記，展商服務(wù)，與搭建商、運輸商的聯(lián)絡(luò)，展商展品登記和出門證等工作，以及與展館各部門的協(xié)調(diào)工作。 組 長：副組長： 工作人員：（略）技交組：負責(zé)展覽會的研討會、技術(shù)交流會、翻譯管理工作。組 長：工作人員：（略）觀眾組：負責(zé)展覽會的參觀券發(fā)放、觀眾組織、觀眾登記等工作。組 長：工作人員： 新聞組：負責(zé)展覽會的新聞發(fā)布會和新聞工作會場布置工作組 長：保衛(wèi)組：負責(zé)展覽會保衛(wèi)安全工作，觀眾人流管理及驗證工作。組 長：服務(wù)組：負責(zé)展覽會的各項后勤服務(wù)工作，包括臨時借用工作人員的午餐、展廳的清潔、家具租賃等工作。組 長：會務(wù)組：負責(zé)展覽會的貴賓觀眾接待、展商會務(wù)工作組 長：工作人員： 三、辦公地點及日期 展商報到處：3號樓一樓；現(xiàn)場組 ，月日集中；技交組，月日集中；觀眾組，月日集中；新聞組，月日集中；會務(wù)組，月日集中；搭建公司，月日下午準備進館；運輸公司，月日下午準備進館。 四、日程安排 進館時間：月日-日，開始工作； 月日，主場搭建劃線； 月日，8：30-17：00展臺搭建。 8：30主場搭建、主場運輸進館、特裝搭建進館； 13：00標準展臺搭建完畢。 月日，8：30 -19：00安裝、測試、檢修電路。 8：30，標準展臺送電完畢。 月日，19：00，當(dāng)天展廳全部布置完畢； 給每家展商發(fā)會刊二本及贈品。 展商報到：月日8：30開始，特裝公司報到； 月日13：30開始，其他參展商報到。 展出時間：月日開幕式(廣場)； 月日8：3016：30參