SAP MM全面介紹以及教程.doc

目目 錄三錄三 1 1 MMMM 系統(tǒng)概述系統(tǒng)概述 3 3 1 1 介紹 3 1 2 MM 系統(tǒng) 3 1 3 物料需求計劃 3 1 4 采購 4 1 5 庫存管理 4 1 6 收貨 4 1 7 倉庫管理 4 1 8 發(fā)票確認(rèn) 4 1 9 后勤信息系統(tǒng) 4 1 10 標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng) 5 1 11 客戶化 5 1 12 實施指南 5 1 13 R 3 數(shù)據(jù)模型 5 2 2 組織結(jié)構(gòu)組織結(jié)構(gòu) 6 6 2 1 集團(tuán)公司 6 2 2 采購部門 6 3 3 基礎(chǔ)數(shù)據(jù)基礎(chǔ)數(shù)據(jù) 6 6 3 1 供應(yīng)商 7 3 2 物料 8 3 3 采購信息記錄 10 3 4 物料清單 11 3 5 分類 12 3 6 條件 13 4 4 物料需求計劃物料需求計劃 1414 4 1 計劃過程 15 4 2 批量過程 17 4 3 物料預(yù)測 18 5 5 采購采購 1919 5 1 請購單 20 5 2 報價單申請 RFQ 和報價單 21 5 3 采購訂單 21 5 4 草案采購協(xié)議 22 5 5 貨源 23 5 6 供貨商評估 24 5 7 分析 25 5 8 報表 26 6 6 庫存管理庫存管理 2727 6 1 采購訂單的收貨單 28 6 2 預(yù)定 29 6 3 發(fā)貨 30 6 4 傳遞過帳和庫存調(diào)撥 30 6 5 對生產(chǎn)訂單的貨物移動 31 6 6 質(zhì)量檢驗 31 6 7 批數(shù)據(jù) 31 6 8 特種庫存 32 6 9 盤點 32 7 7 物料估價物料估價 3333 7 1 估價結(jié)構(gòu) 34 7 2 估價方法 35 8 8 發(fā)票確認(rèn)發(fā)票確認(rèn) 3838 8 1 輸入發(fā)票 39 8 2 稅務(wù) 40 8 3 總值過帳和凈值過帳 40 8 4 其他功能 41 8 5 凍結(jié)發(fā)票 42 9 9 倉庫管理倉庫管理 4343 9 1 倉庫結(jié)構(gòu) 44 9 2 轉(zhuǎn)移需求 45 9 3 劃帳委托 45 9 4 策略 47 9 5 盤點 48 9 6 存儲單元管理 49 9 7 分散倉庫管理 49 1010 特殊功能特殊功能 5050 10 1 代銷物料 50 10 2 子合同 51 10 3 實際庫存轉(zhuǎn)移 51 1111 信息系統(tǒng)信息系統(tǒng) 5252 11 1 采購信息系統(tǒng) 52 11 2 庫存控制 56 1212 輸出和打印輸出和打印 5858 MM 物料管理是 SAP R 3 系統(tǒng)的一個模塊 本手冊介紹物料管理模塊的概念 功能以 及物料管理與其他模塊的集成 介紹物料管理模塊各部分的詳細(xì)內(nèi)容 本手冊適合下列人員 計劃安裝有效物料管理系統(tǒng)的企業(yè)決策者 安裝 實施系統(tǒng)人員 本手冊分為下列章節(jié) 組織機(jī)構(gòu) 主數(shù)據(jù) MRP 采購 庫存管理 評估 發(fā)票 確認(rèn)和倉庫管理 最后兩章介紹一些特殊的業(yè)務(wù)處理和物料管理信息系統(tǒng) 為了便于查看 本手冊包括詳細(xì)的內(nèi)容列表以及關(guān)鍵問題解答 附錄中包括下列信息 物料管理的企業(yè)數(shù)據(jù)模型 R 3 價目表中的功能和各部分概覽 SAP 術(shù)語 若需要進(jìn)一步了解 請與 SAP 公司或分公司聯(lián)系 1 MM 系統(tǒng)概述 1 1 介紹 由于擁有 R 3 系統(tǒng) SAP 在標(biāo)準(zhǔn)軟件系統(tǒng)市場中處于領(lǐng)先地位 由于使用先進(jìn)的 開發(fā)技術(shù) SAP 能夠為業(yè)務(wù)的各個方面提供數(shù)據(jù)處理的解決方案 由于使用了最新技術(shù) R 3 系統(tǒng)具有很強(qiáng)的功能 各個應(yīng)用系統(tǒng)的高度集成保證了 系統(tǒng)內(nèi)和公司內(nèi)數(shù)據(jù)的一致性 見圖 1 1 圖 1 1 R 3 系統(tǒng) 物料管理模塊支持日常發(fā)生的業(yè)務(wù)處理功能和過程 幾乎沒有一個領(lǐng)域具有這樣一 個具有廣泛應(yīng)用范圍和滿足需求的標(biāo)準(zhǔn)軟件包 這來自于特殊的工業(yè)需求 特殊的產(chǎn) 品特點和公司策略 系統(tǒng)還具有與其他商業(yè)應(yīng)用的接口 1 2MM 系統(tǒng) MM 系統(tǒng) 物料管理 的目的是滿足下列各種處理 即物料需求計劃 物料采購 庫存管理 發(fā)票確認(rèn)和物料估價 圖 1 2 為 MM 系統(tǒng)提供的全部功能 圖 1 2 MM 系統(tǒng) 功能范圍 SAP 的各個部分是集成在一起的 MM 系統(tǒng)與下列部分有接口 生產(chǎn)計劃和控制 倉庫管理 1 3 物料需求計劃 通過使用采購和倉庫 庫存系統(tǒng) MM 系統(tǒng)能夠提供物料需求計劃的基礎(chǔ)數(shù)據(jù) 基 于消耗的物料需求計劃根據(jù)消耗數(shù)據(jù)生成基于再訂貨點原則或預(yù)測的采購建議 其他 需求以采購申請的形式記錄下來并分配給相應(yīng)的采購人員 這個過程確定了合適的訂 單數(shù)量和適當(dāng)?shù)姆?wù)級別 1 4 采購 采購具有強(qiáng)大的功能 可以優(yōu)化相關(guān)的處理過程 即從采購申請的生成到打印采購 訂單和長期采購協(xié)議 在采購過程中 可以根據(jù)現(xiàn)有的報價單生成訂單 或首先發(fā)出 報價單申請 在很大程度上 采購訂單可以根據(jù)現(xiàn)有的數(shù)據(jù)自動生成 例如行項目可 根據(jù)采購協(xié)議生成 此外 系統(tǒng)可為評價 選擇供應(yīng)商和監(jiān)控與訂單有關(guān)的活動提供 相關(guān)信息 系統(tǒng)為采購人員和物料計劃人員提供庫存數(shù)據(jù) 庫存可用量 地點和時間 供應(yīng) 商 采購訂單歷史 交貨時間和未結(jié)訂單數(shù)量 1 5 庫存管理 這個單元包括實際庫存處理 諸如收貨 退貨 計劃內(nèi)和計劃外的庫存取消 庫存 轉(zhuǎn)移 保留和庫存調(diào)整 通過這些數(shù)據(jù)實時錄入 盡可能保證數(shù)據(jù)的即時更新和準(zhǔn)確 性 這是編制準(zhǔn)確有效的物料計劃和控制的先決條件 1 6 收貨 在作收貨處理時 所有相關(guān)數(shù)據(jù)是從采購訂單中得到的 系統(tǒng)根據(jù)交貨數(shù)量更新庫 存數(shù)量 庫存價值的更新通過自動科目定義來實現(xiàn) 1 7 倉庫管理 倉庫管理能夠定義并管理復(fù)雜的倉庫機(jī)構(gòu) 可以將倉庫分為不同的物理或邏輯單元 例如高架區(qū)和存儲區(qū) 可以隨機(jī)的組織和管理 或按圖示存儲原則組織和管理 系統(tǒng) 可利用已定義的策略提示用戶貨物應(yīng)存放的區(qū)域 哪些區(qū)域的貨物應(yīng)取消 或貨物應(yīng) 從哪些區(qū)域取出 1 8 發(fā)票確認(rèn) 發(fā)票確認(rèn) 發(fā)票匹配或發(fā)票取消 功能清晰地表明了系統(tǒng)集成的程度 發(fā)票確認(rèn)需 使用物料主數(shù)據(jù) 采購訂單和收貨的有關(guān)數(shù)據(jù) 在理想狀態(tài)下 用戶只需要輸入對應(yīng) 采購訂單項目的發(fā)票總額 根據(jù)預(yù)先定義的參數(shù) 所有過帳生效 生成應(yīng)付帳 如果 超出了預(yù)定的限額 例如數(shù)量 價格和交貨期 則凍結(jié)對該發(fā)票的付款 1 9 后勤信息系統(tǒng) 后勤信息系統(tǒng)通過提供多種分析來支持日常和策略性的決策 1 10 標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng) MM 模塊覆蓋了實際業(yè)務(wù)處理的共同需求 本模塊的開發(fā)源于多種行業(yè)用戶的經(jīng) 驗和建議 該系統(tǒng)確實是國際性的 使用 R 3 系統(tǒng)不需要特殊的知識 由于系統(tǒng)采用圖形界面 GUI 并具有一定的 邏輯結(jié)構(gòu) 易于使用 用戶可快速地掌握系統(tǒng)的操作方法 1 11 客戶化 客戶化功能可依據(jù)客戶需求快速 可靠 經(jīng)濟(jì)地實施和擴(kuò)展 SAP 應(yīng)用 客戶化工 具可使標(biāo)準(zhǔn)功能適應(yīng)用戶的要求 并滿足不同公司和組織的特殊業(yè)務(wù)需求 使用這個工具可完成全部的客戶化任務(wù) 并用來記錄項目實施過程中的有關(guān)文檔 1 12 實施指南 SAP 提供了所有模塊的實施指南 這個在線的工具為用戶完成項目提供了重要的 信息 它包括已有功能的概況和變化 并提供了系統(tǒng)配置和標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)設(shè)置的信息 用戶可在實施指南中直接查看配置功能 這個指南也可用于記錄項目文檔 1 13R 3 數(shù)據(jù)模型 SAP 企業(yè)數(shù)據(jù)模型從業(yè)務(wù)的角度描述 R 3 系統(tǒng)的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu) 它清晰地描述了應(yīng)用 軟件的信息對象和它們應(yīng)用的相互關(guān)系 使用戶可以從業(yè)務(wù)的角度更清晰地了解 R 3 系統(tǒng)的集成性和各模塊的相互聯(lián)系 利用數(shù)據(jù)模型提供的信息 可將企業(yè)業(yè)務(wù)與 R 3 系統(tǒng)進(jìn)行對照 最有效地使用 R 3 系統(tǒng) 數(shù)據(jù)模型可回答下來問題 企業(yè)的組織與哪些組織單元匹配 哪些對象結(jié)構(gòu)構(gòu)成業(yè)務(wù)處理的基礎(chǔ) 數(shù)據(jù)模型的透明性使人們易于了解 R 3 系統(tǒng)的功能 R 3 系統(tǒng)的優(yōu)勢是什么 功能 R 3 系統(tǒng)能夠滿足某個公司或一組公司的全部業(yè)務(wù)處理的軟件方案 集成性 某個公司或一組公司內(nèi)部所有工作流程通過數(shù)據(jù)和處理相聯(lián) 友好的用戶界面 R 3 的所有應(yīng)用具有一致的圖形用戶界面 獨特的解決方案 系統(tǒng)控制的客戶化過程使用戶把預(yù)先準(zhǔn)備的應(yīng)用參數(shù)組合在一起構(gòu)成滿足獨特需 求的方案 2 組織結(jié)構(gòu) SAP 系統(tǒng)靈活的組織單元功能可以創(chuàng)建豐富的組織結(jié)構(gòu) 組織單元的組合和集成 構(gòu)成公司的組織基礎(chǔ) 其他模塊與物料管理集成 例如分銷和財務(wù)模塊 SAP 系統(tǒng)中 的不同應(yīng)用可通過組織單元和連接 從而構(gòu)成完整集成的公司結(jié)構(gòu) 2 1 集團(tuán)公司 集團(tuán)公司是組織單元的最高層 例如它可以是由需要同樣財務(wù)功能的下屬結(jié)構(gòu)構(gòu)成 的一個公司 一個集團(tuán)公司具有同一個數(shù)據(jù)庫 例如供應(yīng)商地址是存放在集團(tuán)公司級 圖 2 1 物料管理的組織單元 2 2 采購部門 采購部門是一個組織單元 負(fù)責(zé)采購物料或服務(wù) 與供應(yīng)商協(xié)商采購條件 采購部 門負(fù)責(zé)為指定的工廠購買物料和服務(wù) 一個采購部門只能分配給一個公司代碼 采購組 采購部門可分為若干個采購組 采購員的分組 分別負(fù)責(zé)具體的業(yè)務(wù) 公司代碼 公司代碼是在一個集團(tuán)公司下的具有自己的資產(chǎn)負(fù)債表的合法獨立單元 是財務(wù)的 核心組織單元 工廠 工廠是生產(chǎn)和計劃的操作單元 它也可由簡單的存儲地點組成 是物料管理的核心 單元 存儲地點 存儲地點是由工廠中所有需統(tǒng)一管理的存儲貨位組成的 SAP 組織結(jié)構(gòu)的優(yōu)勢是什么 具有靈活的組織單元 可構(gòu)成復(fù)雜的公司結(jié)構(gòu) 具有多種視圖的集團(tuán) 公司結(jié)構(gòu) 3 基礎(chǔ)數(shù)據(jù) 物料管理的處理是基于不同類型數(shù)據(jù)進(jìn)行的 包括供應(yīng)商 物料和服務(wù)的基本數(shù)據(jù) 供應(yīng)商數(shù)據(jù)包括地址 協(xié)議 交貨條件和付款方式 物料或服務(wù)數(shù)據(jù)如描述 供應(yīng)商 編號和技術(shù)信息 這些基本數(shù)據(jù)存儲在主記錄中 系統(tǒng)進(jìn)行業(yè)務(wù)處理時 在主記錄中 存取數(shù)據(jù) 采購信息記錄 也記錄采購基本信息 它記錄供應(yīng)商 物料及服務(wù)間的聯(lián)系 系 統(tǒng)用條件代表價格 附加費 折扣和交貨費用 物料清單是基本數(shù)據(jù)的另一形式 生產(chǎn)計劃 采購 分銷和物料取消處理可使用這 些數(shù)據(jù) 數(shù)據(jù)輸入工具 可參照系統(tǒng)中已有的主記錄創(chuàng)建其他相關(guān)的主記錄 歷史 所有對主記錄的修改會在系統(tǒng)中留下痕跡 可以查看改變主記錄的用戶和時間 文字描述 任何主記錄可記錄下若干種語言的文字描述 還可使用標(biāo)準(zhǔn)描述的組合 系統(tǒng)自動 把主記錄中的文字描述拷貝到后繼的文檔中 這個過程由一組可更改的規(guī)則來決定 匹配碼 查詢某條主記錄時 可使用編碼或搜索值 稱為 匹配 例如供應(yīng)商名稱可查詢 供應(yīng)商代碼 通過物料描述可查詢物料代碼 3 1 供應(yīng)商 供應(yīng)商記錄用于物料管理 采購中發(fā)出 RFQs 處理報價單和訂貨 和財務(wù)管理 輸入 確認(rèn)發(fā)票和付款 即可滿足這兩個應(yīng)用的需求和相互聯(lián)系 又不會造成數(shù)據(jù) 用 余 所有有關(guān)某個供應(yīng)商的數(shù)據(jù)記錄在一個供應(yīng)商記錄中 每條記錄由唯一編 號識別 系統(tǒng)處理業(yè)務(wù)時可存取供應(yīng)商主記錄 一次性供應(yīng)商 不必為每個單獨的供應(yīng)商建立一個主記錄 可為一次性供應(yīng)商建立主記錄 如果與 供應(yīng)商不會再發(fā)生業(yè)務(wù)聯(lián)系 可使用這樣的主記錄 用戶部門 采購部門和財務(wù)部門均可使用供應(yīng)商數(shù)據(jù) 供應(yīng)商的所有數(shù)據(jù)都具有供應(yīng)商編號和 不同的視圖 例如采購和財務(wù)數(shù)據(jù)各為一個視圖 結(jié)構(gòu) 供應(yīng)商主記錄的結(jié)構(gòu)反映公司的組織結(jié)構(gòu) 例如采購數(shù)據(jù)是在采購部門級維護(hù)的 基本數(shù)據(jù)包括詳細(xì)地址和供應(yīng)商的通訊地址信息等 采購數(shù)據(jù)包括有關(guān)定價和交貨的信息 使每個采購部門可按自己的采購策略進(jìn)行 采購 財務(wù)數(shù)據(jù)是在公司級管理的 包括供應(yīng)商向銀行的詳細(xì)信息和與付款有關(guān)的信息 在采購和發(fā)票確認(rèn)中 加上 供應(yīng)商 具有多種角色 這個詞可用于提供貨物的實 際供應(yīng)商 也可用于同屬于一個集團(tuán)下的另一個公司 供應(yīng)商 的不同角色 實際 供應(yīng)商 開具發(fā)票方 總公司或付款方 可在物料管理模塊重新生成 圖 3 1 供應(yīng)商主記錄結(jié)構(gòu) 科目組 具有相同類型的主記錄可組成科目組 例如 一次性供應(yīng)商具有一個科目組 用來 決定這一特殊類型供應(yīng)商的處理 類似地 對銀行 總部等存在供應(yīng)商科目組 科目組具有下列控制功能 根據(jù)不同的功能 供應(yīng)商主記錄具有不同的域 可以覆蓋某個科目不需要的域 例如 若主要關(guān)心供應(yīng)商的貨物 則銀行數(shù)據(jù)無關(guān)緊要 這些數(shù)據(jù)可以不必錄入 供應(yīng)商主數(shù)據(jù)的編號與科目組有關(guān) 某個科目組具有一套獨立的編碼范圍 這樣 可使用編碼唯一地識別不同的供應(yīng)商主記錄 維護(hù) 可集中或分散地維護(hù)供應(yīng)商主數(shù)據(jù) 例如在不同部分維護(hù)相應(yīng)數(shù)據(jù) 可創(chuàng)建 修改 和查詢供應(yīng)商主記錄 供應(yīng)商是物料或服務(wù)采購的來源 SAP 系統(tǒng)中供應(yīng)商的特點是什么 物料管理和財務(wù)管理的基礎(chǔ)數(shù)據(jù) 集中和分散式的維護(hù)功能 與部門相關(guān)的不同視圖 3 2 物料 集中數(shù)據(jù)基礎(chǔ) 集中的數(shù)據(jù)描述對物料和生產(chǎn)計劃系統(tǒng)的集成至關(guān)重要 有關(guān) 編號 描述的規(guī) 則等用于所有的的成品 半成品和原材料 許多不同的部門 如采購和物料需求計劃部門 可存取集中的物料數(shù)據(jù) 換句話說 所有部門都管理物料數(shù)據(jù) 擔(dān)不會造成數(shù)據(jù) 用 余 數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu) SAP R 3 系統(tǒng)允許用戶根據(jù)自己的公用結(jié)構(gòu)建立組織結(jié)構(gòu) 在物料主數(shù)據(jù)方面 系 統(tǒng)很靈活 可把數(shù)據(jù)指定到不同的組織層次上 下面是一些典型的組織原則 的在這個公司級上維護(hù)統(tǒng)一數(shù)據(jù) 例如物料編碼 多種語言描述 分類數(shù)據(jù) 在工廠級上維護(hù)物料需求計劃和采購數(shù)據(jù) 在存儲地點維護(hù)庫存數(shù)據(jù) 圖 3 2 物料主記錄的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu) 物料編碼 物料編碼用來唯一地識別有關(guān)物料主記錄 用戶可在物料管理客戶化修改中設(shè)置長 度并記錄物料編碼的模式 R 3 系統(tǒng)靈活的組織結(jié)構(gòu)在物料主記錄的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)中是很明確的 用戶編碼 由于公司中的不同部門需要同一物料的不同信息 物料主記錄中的數(shù)據(jù)按用戶的部 門來分別存儲 例如 采購或物料需求計劃部門 處理選擇的記錄 系統(tǒng)允許用戶選擇尚未被 部門維護(hù)的物料 物料主記錄的信息按用戶部門分開 物料類型 按照物料在公司的不同用途 將物料分為不同類型 例如 可將物料分為原材料 半成品 成品 服務(wù) 貿(mào)易型貨物或內(nèi)部 外部擁有的空容器等各種類型 物料類型的控制功能 物料類型具有下列控制功能 定義哪個部門可維護(hù)物料數(shù)據(jù) 定義采購類型 是自動過帳定義的一個因素 財務(wù)參照物料類型確定庫存科目 在相關(guān)的工廠中定義庫存管理類型 例如 可通過物料類型定義更新哪些數(shù)據(jù) 但價值不變 通常將物料類型預(yù)定義在系統(tǒng)中 然而用戶仍可加入自己公司特有的定義 用物料 類型將物料按在公司中的用途分類 具有一定的控制功能 工業(yè)標(biāo)識 為物料指定工業(yè)標(biāo)識 可考慮特定工業(yè)的因素 計量單位 替代計量單位 庫存按物料的基本計量單位管理 特殊的部門或功能 例如采購 銷售或發(fā)貨 可 使用替代的計量單位 每種物料可分別定義從基本計量單位的轉(zhuǎn)換系數(shù) 圖 3 3 計量單位 在 SAP R 3 系統(tǒng)中 計量單位時集中管理的 此外各種不同的操作都各自相應(yīng)的 計量單位 例如訂單單位 批次管理和特殊庫存 物料的庫存管理是在存貯地點基礎(chǔ)上進(jìn)行的 也可進(jìn)一步分為特殊庫存和 或批次 管理 批次管理 批次由一定數(shù)量的物料構(gòu)成的 可將相同物料分開管理 例如 生產(chǎn)批次和發(fā)貨批 次 通過批次號和特性識別 特殊庫存 下列類型的庫存可定義為特殊庫存 供應(yīng)商特殊庫存 供應(yīng)商的委托庫存 客戶特殊庫存 客戶使用的空容器 特殊意義的庫存 為訂單生產(chǎn)情況下客戶訂單庫存 物料庫存可分為特殊庫存和批次管理的庫存 處理 維護(hù) 可集中或分部門維護(hù)物料記錄 歷史 對主記錄的更新記錄在歷史中 存取權(quán)限 某些權(quán)限級別限制無權(quán)存取主數(shù)據(jù) 可為每個公司和操作設(shè)置權(quán)限 建立 改變 顯示 或按部門和操作設(shè)置存取權(quán)限 用戶可使用集中維護(hù)和分散維護(hù) 系統(tǒng)可記錄所有更新操作 SAP R 3 系統(tǒng)的物料屬性是什么 靈活的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu) 與部門和組織結(jié)構(gòu)相關(guān)的數(shù)據(jù)存儲 替代計量單位 批次的定義 特殊庫存的管理 3 3 采購信息記錄 采購信息記錄是為采購提供貨源信息 它說明供應(yīng)商與物料或服務(wù)的關(guān)系 并且?guī)?助采購人員確定供應(yīng)商提供貨物情況 信息記錄 環(huán)境 用戶使用采購信息記錄可以得到下列附加信息 當(dāng)前和未來的價格和條件 最新一次的采購訂單的編號 物料的描述 即在采購訂單中的描述 某種物料的訂單統(tǒng)計 例如 到目前為止在某個供應(yīng)商訂購物料的總數(shù) 不同供應(yīng)商提供物料價格的歷史情況 供應(yīng)商的評估系統(tǒng) 訂單處理的集中控制 使用采購信息系統(tǒng) 可集中地定義物料和供應(yīng)商的重要數(shù)據(jù) 例如價格 創(chuàng)建采購 訂單時 系統(tǒng)會檢查是否存在相關(guān)的信息記錄 如果存在 則把有關(guān)數(shù)據(jù)從信息記錄 拷貝到新的采購訂單 信息記錄類型 系統(tǒng)有兩種采購信息記錄 具有物料主記錄 建立具有主記錄的物料與具有主記錄的供應(yīng)商的聯(lián)系 沒有物料主記錄 建立沒有主建立的物料與具有主記錄的供應(yīng)商的聯(lián)系 在這種情況下 與一種或多種物料相關(guān)的信息記錄屬于一個物料組 例如鋼料 這表明物料主記錄不是信息記錄的必要條件 信息記錄的結(jié)構(gòu) 信息記錄分為通用數(shù)據(jù)和組織數(shù)據(jù) 通用數(shù)據(jù)用于信息記錄的所有組織級別上 例 如訂單單位 組織數(shù)據(jù)用于各個采購部門或工廠 這種結(jié)構(gòu)允許不同的采購部門維護(hù)不同的條件 信息記錄的建立 可手工或自動 即通過系統(tǒng) 維護(hù)采購信息記錄 在自動維護(hù)時 輸入一個報價單 采購訂單或長期采購協(xié)議時 見圖 3 4 生成或改變采購信息記錄 圖 3 4 建立和更新信息記錄 凈價仿真 采購人員可使用采購信息記錄對比不同的供應(yīng)商對某個物料或某組物料提供的價格 和條件 還可得到供應(yīng)商提供的所有物料的價格概況 凈價仿真功能可作假定價格情 況分析 進(jìn)一步講 采購人員可仿真與任何訂單數(shù)量和訂單數(shù)據(jù)有關(guān)的供應(yīng)商的凈價 根據(jù) 數(shù)量和日期 系統(tǒng)確定提供最佳價格的供應(yīng)商 在生成仿真價格時 凈價仿真功能可考慮任何附帶的交貨費用和現(xiàn)金折扣 立即付 款 也可考慮任何基于價格 數(shù)量和條件的有效期內(nèi)的價格變化 采購信息記錄說明有關(guān)物料 供應(yīng)商關(guān)系的重要信息 采購信息記錄的功能是什么 說明供應(yīng)商 物料的關(guān)系 實現(xiàn)貨源分析 價格仿真 3 4 物料清單 物料清單描述成品的構(gòu)成 是許多應(yīng)用的基礎(chǔ) 例如生產(chǎn)計劃和控制 物料需求計 劃和成本管理 物料清單還可用于采購和庫存管理 產(chǎn)品與裝配對應(yīng) 裝配包括一個或多個零件 一個零件也可以是一個裝配 因此 SAP R 3 系統(tǒng)中用一個結(jié)構(gòu)代表一個產(chǎn)品 這個結(jié)構(gòu)是以單級物料清單為基礎(chǔ)的 這 樣可避免數(shù)據(jù)宂余 因為可以再生成其他形式 例如多級物料清單 顯示產(chǎn)品結(jié)構(gòu) 或綜合物料清單 顯示產(chǎn)品消耗的物料數(shù)量 圖 3 5 多級物料清單 下列是物料清單應(yīng)用的例子 物料清單展開 建立子訂單 自動顯示提供的物料項目 保留量的快速錄入 自動編輯保留項目 物料發(fā)出 自動編輯發(fā)出項目 物料清單詳細(xì)功能介紹參見生產(chǎn)計劃手冊 3 5 分類 分類系統(tǒng)不屬于特別的應(yīng)用 可用它將任何主數(shù)據(jù)記錄進(jìn)行分類 例如 可將物料 工藝 文檔以及客戶 供應(yīng)商和批次進(jìn)行分類 物料 在物料管理系統(tǒng)中 分類功能幫助設(shè)計工程師找到相似的零件 減少零件使用的范 圍并使物料宂余最小 因此 物料的分類可幫助減少庫存和管理負(fù)荷 類別和特征 類別 在某一級或多層結(jié)構(gòu)上定義類別 可為每個類別設(shè)置搜索碼 這樣易于查找 圖 3 6 類別結(jié)構(gòu) 特征 用特征描述可分類的對象 這是用戶定義的 可為類別指定若干個特征 如果在一 個結(jié)構(gòu)中使用了類別 特征及特征值會傳遞到下層的類別 指定用戶定義的形式和特 征值的范圍使分類過程比較簡單 多語言功能 特征的描述和特征值可用多中語言維護(hù) 此后可用任何一種已定義的語言查找對象 主記錄包括用于分類的全部描述信息 用戶可在主記錄中將某個域定義為特征 在 做對象分類時可以從主記錄中拷貝 DIN 數(shù)據(jù) 分類系統(tǒng)允許用戶從外部存貯介質(zhì)拷貝 DIN4001 形式的數(shù)據(jù) 系統(tǒng)自動產(chǎn)生需要 的類別和特征 分類 用戶可以通過維護(hù)主記錄或使用分類功能將對象分類 系統(tǒng)以某類別的特征為基礎(chǔ) 自動生成一個屏幕 可在此屏幕輸入特征值 多種分類 在作對象分類時 可將它分配給一個或多個類別 在類別中查找對象 查詢類別 將對象分類進(jìn)行分類的目的就是使用戶能迅速找到它 此過程需要分兩步完成 首 先要找到對象所分配的類別 可通過類別名稱 搜索字 圖形顯示類別結(jié)構(gòu)或匹配碼 來查找類別 特征查詢 一旦找到了類別 可用特征值查找對象 可按特定的值或一定范圍的值進(jìn)行查找 為了便于查詢 可為特定的部門定義特征集 這意味著用戶只能看到并指定與他所在 部門有關(guān)的特征值 報告 系統(tǒng)具有整套的報告功能 用戶可系統(tǒng)地分析分類數(shù)據(jù) 分類處理的目的是什么 分類系統(tǒng)可幫助用戶建立大量對象的結(jié)構(gòu) 如物料 圖紙等 3 6 條件 在 SAP 系統(tǒng)中 條件 這個詞與價格 附加費和折扣相關(guān) 利用 條件技術(shù) 采購具有靈活的價格處理方法不但可以處理簡單的價格構(gòu)成 而且可以處理更加復(fù)雜 的有關(guān)因素 可以在不同層次上定義條件 實際中最常用的的層次定義在物料管理標(biāo)準(zhǔn)版本中 可以確定價格 折扣和附加費 見圖 3 7 可以記錄某個供應(yīng)商的一種或多種物料 的條件 圖 3 7 條件 預(yù)先定義在標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)中的 條件 包括折扣和附加費用 百分比或絕對值 發(fā)貨 費用 現(xiàn)金折扣 立即付款 和稅 標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)易于擴(kuò)展 可以滿足特殊的價格確定需 求 價格確定 按照用戶定義的過程 條件是按一定的順序使用的 價格確定 有時簡稱為 計價 意味著自動計算物料采購價格 折扣和附加費 在輸入采購文檔時 系統(tǒng)以此給出 缺省值 允許用戶手工修改和增加 不同的供應(yīng)商或采購部門可以有不同的定價過程 例如 可按一個公司下的不同采 購部門或集團(tuán)公司定義各自的采購價格 主條件 主條件是主導(dǎo)采購訂單的條件 即價格確定是以主條件為基礎(chǔ)來執(zhí)行的 例如 信 息記錄中的條件就是用于供應(yīng)商的所有物料采購訂單的主條件 主條件還存貯于合同 中 然而 主條件還依賴不同準(zhǔn)則的組合 例如 采購部門 某個供應(yīng)商或發(fā)票方 如果發(fā)票方與實際供貨方不同 與項目相關(guān)的準(zhǔn)則 如物料 物料組 工廠或物料類型 某個合同項目 主記錄的集中維護(hù) 可集中維護(hù)主條件 而不必逐個修改供應(yīng)商的采購信息記錄或合同中條件 使用這 個功能可以迅速地檢查供應(yīng)商的價格策略 修改價格和折扣率 用戶可定義供應(yīng)商通用的折扣和附加費 例如 若供應(yīng)商為全部采購訂單給定一個 百分比絕對值的折扣 就可定義一個通用的折扣 有效期間 條件在一定期間內(nèi)有效 例如可以定義一個供應(yīng)商在某年內(nèi)的條件 可提前定義條件 即可馬上存入供應(yīng)商在明年的價格表 一旦有效期開始 新價格 折扣和附加費都會自動地用于確定采購價格 上限和下限 對于每個條件 可定義是否可作手工修改 價格 折扣和附加費的修改限度 可用 百分比和絕對值定義 4 物料需求計劃 由于具有準(zhǔn)確的和最新的庫存數(shù)據(jù)以及最新的訂單數(shù)據(jù) 物料管理系統(tǒng)是用戶編制 物料需求計劃的基礎(chǔ) 凈改變計劃 物料需求計劃的主要功能是監(jiān)控庫存 特別是可以自動地為采購部門生成采購訂單 建議 這可由不同的需求計劃方法實現(xiàn) 通常情況下 每日結(jié)束前用凈改變方法編制物料需求計劃 即只為庫存和需求發(fā)生 改變的物料編制計劃 較短的運(yùn)行時間使物料需求計劃編制人員以較短的間隔重復(fù)凈 改變計劃過程 甚至可以通過預(yù)先定義一個計劃展望期來縮短運(yùn)行時間 這意味著物 料需求計劃總可以得到當(dāng)前的結(jié)果 系統(tǒng)可自動生成有關(guān)重要零件和異常情況的信息 即可將物料需求計劃人員從日常監(jiān)控過程中解脫出來 處理過程 在計劃運(yùn)行過程中 系統(tǒng)執(zhí)行如下 凈需求計算 批量計算 排序 生成采購訂單建議 生成異常信息 物料需求計劃控制人員可通過交互式方法對系統(tǒng)自動生成的物料需求計劃進(jìn)行調(diào)整 并可以在線的對某種物料重新單獨編制計劃 工廠級計劃 通常在工廠級執(zhí)行物料需求計劃 系統(tǒng)編制計劃時考慮所有庫存可用量 存儲地點物料需求計劃 用戶在工廠級編制物料需求計劃時 不必單獨考慮各個存儲地點的庫存 可在存儲 地點級分別編制庫存計劃 已在個存儲地點計劃的庫存不包含在工廠級的計劃中 基于消耗的計劃 基于消耗的計劃是簡單易于使用的的計劃過程 用于編制公司中非生產(chǎn)零件的計劃 也可用于編制生產(chǎn)工廠中的 B 類和 C 類部件或生產(chǎn)工具的計劃 物料需求計劃 物料管理系統(tǒng)中 不作物料清單展開的物料需求計劃 具有特定的功能 與基于消 耗的物料需求計劃相對應(yīng) 這項功能基于已有的銷售訂單和物料保留量 用戶可為每個工廠的每個零件定義物料需求計劃過程 物料也可被定義為不參加自 動需求計劃生成過程 采購訂單建議 系統(tǒng)在按物料的采購類型編制計劃對自動生成采購訂單建議類型 對于自制的物料 自動生成生產(chǎn)訂單 對于外購的物料 可按 MRP 編制人員選擇的條件生成計劃訂單 采購申請或交貨計劃 物料需求計劃的基本核心功能是什么 物料需求計劃通過凈改變計劃過程確定物料需求數(shù)量 并生成可進(jìn)一步處理的采購 訂單建議 系統(tǒng)可基于消耗或按 MRP 編制物料計劃 4 1 計劃過程 基于消耗的計劃過程包括 訂貨點計劃 基于預(yù)測的計劃 訂貨點計劃 在作訂貨點計劃時 系統(tǒng)比較庫存可用量和訂單點 如果可用庫存低于訂貨點 則 生成采購訂點建議 然而 如果采購部門已經(jīng)為這個需求數(shù)量創(chuàng)建了采購訂單 系統(tǒng) 則不再創(chuàng)建采購訂點建議 訂貨點 訂貨點是將補(bǔ)充提前期中的安全庫存與物料的預(yù)計平均消耗之和 在確定訂貨點時 必須考慮安全庫存 歷史上的消耗量或未來需求量以及補(bǔ)充提前期 安全庫存 安全庫存的確定需考慮滿足在補(bǔ)充提前期的物料超量消耗和可能由于交貨拖期造成 的額外需求 以及供應(yīng)商交貨 生產(chǎn)的時間性 圖 4 1 訂貨點計劃 手工 自動訂貨點計劃 訂貨點和安全庫存是訂貨點計劃的關(guān)鍵控制參數(shù) 這些參數(shù)可由系統(tǒng)自動確定或由 物料需求計劃人員手工確定 自動生成訂貨點計劃的優(yōu)點是根據(jù)當(dāng)前消耗和交貨情況自動調(diào)整客戶點和安全庫存 這對保持低庫存具有很大意義 庫存管理不斷監(jiān)視訂貨點交貨中庫存可用量 每當(dāng)從庫存中取走物料時 系統(tǒng)會檢 查是否導(dǎo)致庫存低于訂貨點 如果是這樣 則為 MRP 文件輸入一條記錄 用于下一次 的計劃編制 訂貨點計劃是系統(tǒng)用于對比庫存可用量與訂貨點的過程 當(dāng)可用庫存低于訂貨點時 系統(tǒng)生成采購訂單建議 基于預(yù)測的計劃 物料消耗是基于預(yù)測的計劃過程的核心 象在自動訂貨點計劃中一樣 集成預(yù)測方 法用于確定未來需求的預(yù)測值 訂貨點過程與基于預(yù)測的計劃過程的主要不同點是 預(yù)測值將用于基于預(yù)測的計劃 MRP 計劃人員周期性地執(zhí)行預(yù)測計算 可自動計算需求 用于不斷地滿足當(dāng)前的 消耗情況 如果物料已在當(dāng)前期間消耗 則在預(yù)測量中減去此消耗量 這樣就保證了 數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性 因為已經(jīng)消耗的預(yù)測數(shù)量應(yīng)不再參加下次編制計劃過程 MRP 計劃人員可說明預(yù)測的期間 日 周 月或過程期間 和每種物料執(zhí)行預(yù)測 的周期數(shù) 如果選擇的期間太長 為了計劃的準(zhǔn)確性 可將預(yù)測需求量按更小的期間 分開 此外 MRP 計劃人員還可定義計劃運(yùn)行時考慮的預(yù)測期間個數(shù) 基于預(yù)測的計劃以歷史數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)計算未來需求值 凈需求計算 預(yù)測數(shù)量用于計劃運(yùn)行時計算凈需求 在計算過程中 檢查每個期間的預(yù)測需求 同時考慮庫存可用量和采購的計劃接收量 如果現(xiàn)存的計劃接收量不能滿足預(yù)測需求 則生成采購訂點建議 凈需求計算保證了計劃接收量滿足預(yù)測需求 不作物料清單展開的 MRP 在不做物料清單展開的 MRP 中 銷售訂單和物料保留量直接參加計劃運(yùn)行 如果 不滿足需求 即如果存在物料短缺 則生成采購訂單建議 SAP R 3 系統(tǒng)支持哪些基于消耗的計劃過程 訂貨點計劃 基于預(yù)測的計劃 4 2 批量過程 物料需求計劃的目的是在編制計劃時 如果發(fā)現(xiàn)物料短缺 就生成采購訂單建議 訂單建議的批量是由 MRP 計劃人員在物料主記錄中輸入的數(shù)據(jù)來決定的 SAP 標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)支持絕大多數(shù)的批量過程 用戶特殊的公式也可以比較簡單地集成 到系統(tǒng)中 R 3 系統(tǒng)中決定批量的過程分為三組方式 靜態(tài) 準(zhǔn)確性的和優(yōu)化的方式 靜態(tài)批量過程 在靜態(tài)批量過程中 批量按物料主記錄中說明的數(shù)量計算 可按三種不同的準(zhǔn)則計 算 直接批量 固定批量 最大批量 周期批量過程 在周期批量過程中 將一個或幾個周期的需求數(shù)量集中在一起過程一個批量 SAP 系統(tǒng)支持不同的期間 用戶可定義集中在一起生成一個采購訂單建議的周期個數(shù) 可 選擇 日批量 周批量 月批量 期間長度靈活的批量 基于財務(wù)期間 根據(jù)計劃日歷確定的批量 自由定義的期間 優(yōu)化批量過程 在優(yōu)化批量過程中 若干個期間的需求數(shù)量構(gòu)成一個批量 然后在獨立批量費用和 存貯費用之間定義一個優(yōu)化費用率 不同的優(yōu)化構(gòu)成的唯一區(qū)別是費用準(zhǔn)則不同 SAP 支持下列過程 部分周期平衡 最少單位成本過程 動態(tài)批量建立 Groff 重訂貨過程 用戶還可使用物料主數(shù)據(jù)中的附加限制將需求數(shù)量構(gòu)成一個批量 輸入限額 最小批量和最大批量 在計算批量時考慮這些限額 這意味著系統(tǒng) 自動構(gòu)成的批量應(yīng)在最小批量和最大批量之間 輸入取整值 這意味著說明批量的結(jié)果是為了滿足多種訂單單位 例如 若按包 裝單位調(diào)整批量 確定進(jìn)位還是舍位 額度安排 如果存在關(guān)于某種物料的貨源記錄 例如某些供貨商或交貨進(jìn)度安排 用戶可對確 定的期間定義額度安排 在計劃運(yùn)行時會考慮額度安排 物料需求計劃結(jié)果 物料的計劃編制結(jié)果以 MRP 清單和庫存 需求清單形式列出 用戶可用 6 種格式 的任一種顯示清單 日 周 月 按財務(wù)期間 計劃日歷 靈活周期 并可用交互式 方法改變這些設(shè)置 MRP 清單 計劃運(yùn)行完成后 MRP 清單顯示庫存 需求情況 為 MRP 控制人員提供工作基礎(chǔ) 計劃可以打印出來 也可在線查詢 MRP 控制人員可按不同的參數(shù)選擇感興趣的 MRP 清單 庫存 需求清單 這個清單的結(jié)構(gòu)與 MRP 清單相對應(yīng) 但可顯示最新的庫存 需求概況 以及所有 與 MRP 相應(yīng)的活動 例如收貨或發(fā)貨都可立即查詢 這就是說 MRP 控制人員可以立 即獲取當(dāng)前物料可用性的情況 運(yùn)行計劃時系統(tǒng)生成異常信息 這能幫助 MRP 控制人員即時了解需要引起注意的 異常信息 異常信息與下列情況有關(guān) 進(jìn)度拖期 重新安排和取消 庫存降到安全庫存以下 可將異常信息歸集為不同的異常信息組 因此可以根據(jù)一種或多種異常信息組來顯 示 MRP 清單 MRP 清單存貯 MRP 結(jié)果 可顯示未來庫存 需求情況 在庫存 需求清單中可查詢 當(dāng)前的變化 MRP 是如何處理訂單數(shù)量的 一旦發(fā)現(xiàn)短缺 馬上生成采購訂單建議 按照物料主記錄說明的批量過程 系統(tǒng)確定采購訂單建議的批量 4 3 物料預(yù)測 預(yù)測是使用不同數(shù)據(jù)模型的歷史數(shù)據(jù)確定未來數(shù)值的過程 在基于消耗的計劃中 預(yù)測用于 決定需求 確定用于計算安全庫存和訂貨點的基礎(chǔ)數(shù)據(jù) 總之 所有物料都是按批處理方式進(jìn)行預(yù)測 然而也可以在線地為個別物料進(jìn)行預(yù) 測 歷史數(shù)據(jù)提供預(yù)測的基礎(chǔ) 因此預(yù)測的準(zhǔn)確性依賴于歷史數(shù)據(jù)的廣度和數(shù)量 在對 系列消耗量的分析中 通?？梢园l(fā)現(xiàn)某些形式 從而得出不同的預(yù)測模型 圖 4 2 常數(shù)模型 如果在一個相當(dāng)長的期間內(nèi) 消耗量始終保持與平均值差異很小 則使用常數(shù)模型 也可能偶爾發(fā)生波動 圖 4 2 常數(shù)模型 趨勢模型 如果在相當(dāng)長的期間內(nèi)消耗量以常量上升或下降 則使用趨勢模型 也可能偶爾發(fā) 生波動 圖 4 3 趨勢模型 季節(jié)模型 如果消耗量隨時間變化很大 在平均值上下周期性波動 則使用季節(jié)性預(yù)測模型 圖 4 4 季節(jié)性模型 季節(jié)性趨勢模型 季節(jié)性趨勢消耗模型的特點是隨季節(jié)變化的偏差和增長或下降的平均值 模型選擇和模型監(jiān)控 在首次執(zhí)行預(yù)測前 必須先進(jìn)行歷史數(shù)據(jù)分析以建立適合的模型 預(yù)測模型可由用 戶說明或系統(tǒng)在初始化時自動選定 系統(tǒng)在后續(xù)的預(yù)測中會不斷地監(jiān)控所選擇的模型 保證模型有效 再處理 在預(yù)測每次的運(yùn)行過程中 系統(tǒng)通過提供異常信息 向用戶提示異常情況 例如 模型監(jiān)控的問題 這些異常信息可用于以后對預(yù)測結(jié)果的再處理 預(yù)測的主要目的是什么 用不同的預(yù)測模型確定未來需求數(shù)量 不斷地監(jiān)控安全庫存和訂貨點 5 采購 使用 SAP 系統(tǒng)是優(yōu)化采購功能的一個主要步驟 從輸入請購單到生成采購訂單的 所有例行工作可以自動進(jìn)行 不需要很多人工干預(yù) 使用人員只需要在意外情況下干 預(yù) 由于采購 庫存和其他部門對已有的數(shù)據(jù)權(quán)限相同 所以生成和處理采購訂單的工 作量很小 所有文檔可參照系統(tǒng)中已有的相關(guān)數(shù)據(jù)產(chǎn)生 極大地簡化了處理過程 同時可以防 止數(shù)據(jù)輸入過程中產(chǎn)生錯誤 圖 5 1 采購流程 如圖 5 1 所示 物料 服務(wù)需求在使用部門內(nèi)或通過物料需求計劃確定 貨源可由系統(tǒng)確定或人工輸入 如果沒有合適的貨源 可以通過 RFQ 處理功能尋 求行情報價以選擇合適的供貨商 在很大程度上 采購訂單可以由相關(guān)的請購單或其他以前的文檔自動生成 快速視圖列表可以很容易地檢查采購訂單的狀態(tài) 收貨處理和發(fā)票確認(rèn)功能可參照采購訂單完成 有關(guān)采購有下列文檔 請購單 報價單申請 RFQ 報價單 采購訂單 合同 發(fā)貨計劃協(xié)議 文檔結(jié)構(gòu) 采購文檔分為兩個區(qū) 標(biāo)題區(qū)和項目區(qū) 每份文檔有一個標(biāo)題區(qū)和一個或幾個項 目區(qū) 見圖 5 2 圖 5 2 采購文檔結(jié)構(gòu) 文檔標(biāo)題包括與整個文檔有關(guān)的信息 而項目與物料或服務(wù)有關(guān) 在采購訂單中 標(biāo)題包括文檔號碼 與供貨商有關(guān)的數(shù)據(jù) 而各個項目說明物料和訂購數(shù)量 5 1 請購單 請購單是給采購部門的申請或指示 以在規(guī)定日期內(nèi)獲得一定數(shù)量的物料或服務(wù) 圖 5 3 請購單處理過程 請購單由請購部門手工輸入 使用參考文檔 或使用物料需求計劃自動生成 見圖 5 3 自動貨源分配 如果系統(tǒng)中有所需物料的貨源 系統(tǒng)可以自動找出貨源并給請購單分配一個合適的 貨源 因為貨源已知 已分配的請購單可以快速處理 SAP 系統(tǒng)把下列情況作為 貨 源 固定供貨商 草案 長期 采購協(xié)議 采購信息記錄 請購單的下達(dá) 請購單可以按下達(dá)方式下達(dá) 批準(zhǔn) 以便訂貨 即在發(fā)出采購訂單前必須下達(dá)請購 單 如果請購單通過了所有下達(dá)環(huán)節(jié) 就可以成為采購訂單 下達(dá)點 是負(fù)責(zé)批準(zhǔn)請 購單的個人 部門或其他組織結(jié)構(gòu) 生成請購單時根據(jù)一定條件 請購金額 所需物 料的物料組等 自動分配下達(dá)方式 分配和處理 采購員可以生成他們自己負(fù)責(zé)處理的請購單清單 下一步是選擇期望的貨源 生成 相應(yīng)的采購訂單 下達(dá)采購訂單或供貨商協(xié)議 請購單的主要功能 確定物料和服務(wù)的數(shù)量 日期 作為進(jìn)一步處理的基礎(chǔ) 批準(zhǔn)程序 貨源確定 發(fā)放采購訂單 5 2 報價單申請 RFQ 和報價單 通過向供應(yīng)商發(fā)出報價單申請 由供貨商提供報價單 報價單包括供貨商提供的特 定物料和服務(wù)的價格 條件以及附加信息 報價單申請可由請購單生成或手工輸入 傳送給若干個供貨商 報價單的數(shù)據(jù)輸入 到系統(tǒng)中存儲的各個報價單申請中 報價單申請和報價單組成一個單元 圖 5 4 報價單申請和報價單的處理 采購員可以使用價格比較清單對報價單的價格和條件進(jìn)行對比分析 以確定最優(yōu)惠 的報價單 數(shù)據(jù)可自動存儲在采購信息記錄中 同時可以生成對報價不滿意的供貨商 的回絕信 報價單申請和報價單的主要特點 用戶使用相關(guān)功能可以直接由請購單生成報價單申請 供貨商的報價單數(shù)據(jù)輸入到報價單申請中 報價單作為生成價格準(zhǔn)則的基礎(chǔ) 5 3 采購訂單 在采購訂單處理階段 采購員的目的是用最少的時間和工作處理采購訂單 因此 一般使用系統(tǒng)中已有的數(shù)據(jù)生成采購訂單 除減輕數(shù)據(jù)輸入的工作量外 SAP 系統(tǒng)的 有關(guān)功能還可以盡量減少發(fā)生錯誤的可能性 以保證數(shù)據(jù)的一致性 參考 生成采購訂單時 采購人員可以參考請購單 從一個清單中選擇請購單并從中生成 采購訂單的項目 也可以參考現(xiàn)有的采購訂單 如果存在所需物料的合同 長期采購協(xié)議 采購員可以參考合同的項目生成下達(dá) 訂單 在下達(dá)訂單中 只需輸入訂貨數(shù)量和發(fā)貨日期 其他細(xì)節(jié)如文本 價格 條件 可從原合同中拷貝 下圖為可用于生成采購訂單的參考文檔 圖 5 5 使用參考方法生成采購訂單 采購信息記錄 采購信息記錄建立供貨商與物料或服務(wù)之間的聯(lián)系 包括諸如供貨商對某種物料的 報價和條件 這是采購的重要信息源 系統(tǒng)在生成采購訂單時可以更新采購信息記錄 當(dāng)生成采購訂單的項目時 數(shù)據(jù) 如有效條件 從信息記錄拷貝 只需要輸入物料號 訂貨數(shù)量和交貨日期 采購訂單的生成 采購訂單可以從采購人員處理過的請購單清單中自動生成 同樣也可以生成報價單 申請和交貨進(jìn)度 圖 5 6 采購訂單 項目一覽 快捷輸入 上圖的項目包含了生成文檔項目所需的最重要的數(shù)據(jù) 包括物料號 訂貨數(shù)量和價 格 工廠和倉庫地點 用戶可以在一屏上很快捷地輸入許多項目 生成采購訂單 選項 生成采購訂單時 采購人員可以使用一些選項 見圖 5 7 供貨商已知 當(dāng)已知從哪個供貨商采購物料時使用此程序 供貨商未知 當(dāng)不知從哪個供貨商采購物料時使用此程序 輸入采購的物料項 目后 系統(tǒng)找出并建議可能的供貨商 將采購訂單的項目分配給選定的供貨商 然后可生成采購訂單 查詢已分配的請購單 采購人員可以使用此程序列出所有已分配了貨源的請購 單 可從此清單中生成采購訂單 科目設(shè)置 科目設(shè)置指為了使收到訂購的貨物時系統(tǒng)能自動過帳所定義的數(shù)據(jù) 當(dāng)進(jìn)入科目設(shè) 置時 系統(tǒng)進(jìn)行內(nèi)部檢查并且建議帳戶號 多科目設(shè)置 采購訂單項目可能需要輸入多個科目設(shè)置 例如需要給不同的成本單位如成本中心 或項目分配成本 采購金額可用百分比或數(shù)量基數(shù)的形式分配給不同的成本單位 如 成本中心 1 占 10 成本中心 2 占 20 等 科目設(shè)置也可在請購單或合同中指定 然后自動拷貝到使用此類參考文檔生成的采 購訂單中 SAP 訂單處理功能的優(yōu)點 參考文檔和快捷輸入功能使采購處理更加有效 自動貨源確定功能 在采購訂單項目中 科目設(shè)置可手工輸入或由系統(tǒng)指定 5 4 草案采購協(xié)議 草案協(xié)議是指與某一供貨商簽訂的長期采購協(xié)議 供應(yīng)商按某些特定條件提供物料 或服務(wù) 要求在一定時間內(nèi)提供一定數(shù)量或一定金額的貨物或服務(wù) 交貨或提供服務(wù) 的日期在另外某個過程說明 通過發(fā)出的訂貨單或基本協(xié)議的交貨日期附件 在 SAP 系統(tǒng)中有兩種草案協(xié)議 合同和計劃協(xié)議 圖 5 8 草案采購協(xié)議的類型 合同 合同可以使用兩種基本形式 金額合同和數(shù)量合同 注意在文字和實際中這種概 念有多種說法 如 一覽子訂單 一覽子合同 主協(xié)議 合同等 金額合同 在金額合同中 按總金額采購貨物或服務(wù) 數(shù)量合同 數(shù)量合同中 按總數(shù)量采購貨物或服務(wù) 計劃協(xié)議 計劃協(xié)議是一種供貨商和用戶之間的長期采購協(xié)議 其中包括對協(xié)議中每個項目所 說明的交貨進(jìn)度的后續(xù)生成和定期更新 協(xié)議說明在協(xié)議有效期內(nèi)的交貨總數(shù) 交貨計劃 供貨商計劃 當(dāng)采購按照計劃協(xié)議進(jìn)行時 用戶不需要給供貨商發(fā)出另外的采購訂單 而是提供 定期更新的交貨進(jìn)度 交貨進(jìn)度的每一行都表示一種交貨方式 說明交貨的數(shù)量 日 期 如果是 JIT 交貨 則為交貨的時間 這些行相當(dāng)于采購訂單 根據(jù)交貨進(jìn)度行是否 在確認(rèn) 交換或計劃區(qū)內(nèi)來說明采購訂單已確認(rèn) 部分確認(rèn)或計劃 以計劃協(xié)議為基礎(chǔ)的采購方式的優(yōu)點 縮短處理時間 減少文件處理 交貨進(jìn)度可以代替大量的采購訂單 做到無庫存或接近無庫存采購 因為說明精確交貨時間功能使訂貨能以 JIT 原則 交付 縮短供貨商發(fā)送每批貨物的準(zhǔn)備時間 供貨商不必一次備齊總的訂貨數(shù)量 可 以在一定時期內(nèi)根據(jù)計劃逐批發(fā)送 使供貨商能更好地計劃貨源 草案采購協(xié)議的特點 長期供貨協(xié)議以規(guī)定條件為基礎(chǔ) 明確在規(guī)定時期內(nèi)的采購數(shù)量或采購金額 明確草案采購協(xié)議是金額或數(shù)量合同還是交貨進(jìn)度協(xié)議 以采購訂單或交貨進(jìn)度形式提供服務(wù)或物料時為特殊結(jié)構(gòu) 5 5 貨源 貨源是指選擇采購物料 可以是內(nèi)部貨源如同一公司內(nèi)部的工廠 或者是外部貨源 如供貨商 采購時能使用 貨源清單 和 份額排列 來掌握內(nèi)部和外部貨源 貨源清單記錄 和份額排列用于確定貨源 即由誰提供物料 貨源清單 貨源清單使采購者能管理貨源 貨源清單包括某一時期內(nèi)某種物料優(yōu)先 可行或不 可行的貨源 每個貨源由貨源清單中的一個貨源記錄說明 貨源清單給用戶下列選項 把某一貨源定義為 固定貨源 認(rèn)為相應(yīng)貨源在某一時期內(nèi)優(yōu)先 限制某種貨源 確定 有效 貨源 那些在某一時間點優(yōu)先的貨源 下圖表示如何維護(hù)貨源清單 圖 5 9 貨源清單記錄的維護(hù) 當(dāng)貨源清單變化很大或有新條目時 建議手工維護(hù)貨源清單記錄 增加新條目時可 以參考現(xiàn)有的貨源記錄 當(dāng)生成或改變一個草案采購協(xié)議時也可以維護(hù)貨源記錄 此時 協(xié)議中的項目拷貝 到貨源清單中 也可以從采購信息記錄維護(hù)貨源清單 當(dāng)生成或修改采購信息記錄時可以把供貨商 加入到貨源清單 系統(tǒng)可以自動生成某種物料的貨源清單 此時 系統(tǒng)給定義為某種物料的每個信息 記錄生成一個貨源清單 或給定購了某種物料的每個草案協(xié)議項目生成一個貨源清單 貨源清單綜合了基于時間的貨源分配功能 份額排列 如果一種物料在不同貨源采購 那么每個貨源都會分配一定的份額 表示某種物料 在某個貨源采購的份額 如果存在針對某種物料的份額排列 在確定貨源時會作考慮 份額排列針對某一時期建立 對每種貨源 份額排列在相應(yīng)時期內(nèi)生成 份額排列允許基于時間把采購需求分配給不同的貨源 采購時可以使用的貨源管理功能 內(nèi)部貨源 同一公司內(nèi)的工廠 和外部貨源 供貨商 管理 貨源清單 基于時間的貨源確定 份額排列 把需求分配給不同貨源 5 6 供貨商評估 供應(yīng)商評估功能能盡量優(yōu)化采購操作 能簡化選擇貨源過程 不斷跟蹤和考察現(xiàn)有 的供應(yīng)關(guān)系 使用供應(yīng)商評估系統(tǒng)能保證更大的客觀性 因為所有供貨商以同一標(biāo)準(zhǔn)評估并由系 統(tǒng)評分 盡量減少個人的主觀印象影響 評分系統(tǒng) 分值為 1 到 100 分 供貨商的表現(xiàn)用 4 個主要標(biāo)準(zhǔn)度量 全面的評分使采購人員了解供貨商的表現(xiàn)并給供貨商一個全面評價 主要評估標(biāo)準(zhǔn) 標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)中的主要評估標(biāo)準(zhǔn)為 價格 質(zhì)量 交貨 服務(wù) 如果需要 最多可以定義 99 個評估標(biāo)準(zhǔn) 用戶可以平衡每個標(biāo)準(zhǔn)在綜合評估中的 影響 子標(biāo)準(zhǔn) 每個主要標(biāo)準(zhǔn)可以分為幾個子標(biāo)準(zhǔn) 以便進(jìn)行更詳細(xì)的評估 標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)提供 5 個子標(biāo)準(zhǔn) 一般能滿足評估目的 另外 用戶可以定義最多 20 個 自己的子標(biāo)準(zhǔn) 給子標(biāo)準(zhǔn)評分 給子標(biāo)準(zhǔn)評分可有不同方法 自動計算 半自動計算 手工輸入 自動計算 指分?jǐn)?shù)根據(jù)系統(tǒng)中已有的數(shù)據(jù)確定 半自動計算 指采購人員輸入 重要物料的分值 然后系統(tǒng)計算更高層的分?jǐn)?shù) 手工計算 指用戶針對某個全局子標(biāo) 準(zhǔn)輸入某供貨商的分?jǐn)?shù) 采購經(jīng)理可以決定何時以更詳細(xì)的基礎(chǔ)評估 何時進(jìn)行簡單的處理以節(jié)省時間和費 用 圖 5 10 供貨商評估功能 5 7 分析 可以輸出供貨商評估結(jié)果 例如 用戶可以生成按照全面分?jǐn)?shù)排列的最佳供貨商排 列表 或提供某種物料供貨商的排列表 歷史變化 評估的變化以日志形式記錄 評估記錄可以打印出來 供貨商評估的任務(wù) 供貨商評估功能使供貨商按照同一標(biāo)準(zhǔn)排序 能自動和手工進(jìn)行 此項功能通過合理和簡化地挑選合適的供貨商來優(yōu)化采購過程 5 8 報表 采購經(jīng)理需要隨時掌握供貨商和采購小組的情況 以便對市場變化作出正確反應(yīng) 因此必須簡便快速地跟蹤采購訂單 采購系統(tǒng)中的分析給用戶提供了大量的有關(guān)信息并用滿足不同需求的格式輸出 例 37 如 可使用下列信息 一定時間內(nèi)給某個供貨商發(fā)出了哪些采購訂單 已經(jīng)收到了多少訂貨 某供貨商已經(jīng)全部還是部分發(fā)出了訂貨 供貨商是否準(zhǔn)時發(fā)貨 是否已收到貨物并開出發(fā)票 每個采購小組的平均采購訂單金額 綜合分析 可以對某些采購文檔進(jìn)行分析和統(tǒng)計 例如 用戶可以確定一定時間內(nèi)某種物料 的采購訂單金額 或哪個采購小組占采購訂單金額的份額最大 圖 5 11 采購分析 用戶可以決定分析的樣式 采購訂單金額分析 采購訂單金額分析使采購者能掌握他們的采購訂單 可以有下列 4 種不同分析樣 式 總體分析 總體分析提供現(xiàn)有采購訂單的總數(shù)和金額 ABC 分析 ABC 分析使用戶能把供貨商按采購金額分為 A 采購金額最高的供貨商組 B 平均采購金額的供貨商組和 C 采購金額最小的供貨商 周期對比的分析 這種分析隨采購活動相應(yīng)變化 例如用于確定哪個采購小組從哪些供貨商采購了多 少物料 在對比周期內(nèi)采購金額是否有變化或有多大變化 頻率分析 此種分析確定某種金額的采購訂單經(jīng)常由哪個采購小組簽訂 例如 如果發(fā)現(xiàn)已經(jīng) 和某個供貨商簽訂了大量的高額采購訂單 那么此時就應(yīng)該要求折扣而不是等到現(xiàn)在 的周期結(jié)束