企業(yè)會(huì)議瓶頸及對(duì)策研究.doc

企業(yè)會(huì)議效率瓶頸及對(duì)策研究 摘要：會(huì)議是進(jìn)行信息交流形成決策的最有效的途徑，但是現(xiàn)今企業(yè)大多存在著會(huì)議的低效率的問(wèn)題，這就大大的降低了企業(yè)的行事效率和企業(yè)的利益，要解決會(huì)議的低效率的瓶頸是不可能的，但是通過(guò)對(duì)會(huì)議前后和會(huì)議上的各種規(guī)定和準(zhǔn)備，在很大程度上是能夠提高會(huì)議的效率，這就要求一套完善的召開(kāi)會(huì)議制度。 關(guān)鍵詞：會(huì)議 效率 準(zhǔn)備 提高 一、會(huì)議的瓶頸問(wèn)題 在現(xiàn)今社會(huì)告訴發(fā)展的生活中，科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展導(dǎo)致了競(jìng)爭(zhēng)的異常激烈，這就要求企業(yè)在日常的運(yùn)行當(dāng)中，能夠順數(shù)的達(dá)到信息的交流和事物進(jìn)程的不斷更新，達(dá)到這樣的有效率的途徑就是開(kāi)會(huì)。會(huì)議是實(shí)現(xiàn)有效溝通及形成決策的重要方式，開(kāi)會(huì)又是一件成本很高的活動(dòng)，這樣效率就顯得尤為重要，但是現(xiàn)在企業(yè)面臨的問(wèn)題就是會(huì)議的效率非常低下，大大的增加了企業(yè)運(yùn)行的成本，下面就介紹一下企業(yè)在會(huì)議中的瓶頸問(wèn)題。 （一）會(huì)而不議 現(xiàn)今企業(yè)會(huì)議中會(huì)議的形式主義色彩還是比較高的由于會(huì)議的主持者會(huì)是領(lǐng)導(dǎo)者來(lái)?yè)?dān)當(dāng)，所以會(huì)議往往會(huì)成為領(lǐng)導(dǎo)者的脫口秀，領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)于工作的牢騷或是想法會(huì)在會(huì)議當(dāng)中占到主要地位，或是會(huì)議成為領(lǐng)導(dǎo)者現(xiàn)實(shí)自己地位的方式，沒(méi)事也要開(kāi)會(huì)。還有一種情況就是公司的例會(huì)，慣例性的會(huì)議給人一種負(fù)面情緒，往往使得職員不愿意開(kāi)會(huì)，有時(shí)候即使是沒(méi)有什么事情也要開(kāi)例會(huì)，這就讓職員不愿意參加例會(huì)，當(dāng)真的有什么重要的事情要在例會(huì)上討論時(shí)職員的情緒還是像沒(méi)事一樣，不會(huì)有什么好結(jié)果有時(shí)候參會(huì)人員的不善于表達(dá)會(huì)是保持中立的態(tài)度都會(huì)導(dǎo)致會(huì)而不議的局面 （二）議而不決 會(huì)議的目的就是為了通過(guò)信息的交換達(dá)成決策，但是現(xiàn)在企業(yè)的有些會(huì)議根本不是為了交流出決策而是發(fā)布領(lǐng)導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)者的想法，也或是會(huì)議上大家討論的非常的激烈，可是往往發(fā)展的方向不是會(huì)議的主題而是部門(mén)或是個(gè)人間利益的論戰(zhàn)，導(dǎo)致會(huì)議的失控，還有可能進(jìn)一步發(fā)展為內(nèi)部的矛盾，這對(duì)于組織是非常不利的，在會(huì)議上個(gè)人的講話(huà)時(shí)間過(guò)長(zhǎng)就會(huì)導(dǎo)致會(huì)的時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，這樣就會(huì)增加與會(huì)人員的不滿(mǎn)，于是大家越是不滿(mǎn)就會(huì)越是滔滔不絕的講話(huà)，這樣就會(huì)沒(méi)完沒(méi)了。有的組織沒(méi)有合理的決策機(jī)制，意見(jiàn)是表達(dá)了但是究竟要怎么來(lái)做決定就是意見(jiàn)很麻煩的事情了，由于種種原因就會(huì)遲遲難以作出決定。 （三）決而不行 會(huì)議的巨額車(chē)達(dá)成后需要后期的跟進(jìn)工作，但是由于在會(huì)議上沒(méi)有做出明確的責(zé)任劃分或是會(huì)議的記錄不準(zhǔn)確導(dǎo)致了后期的工作無(wú)法完成，有時(shí)候由于受到當(dāng)時(shí)市場(chǎng)條件的限制，在會(huì)議上做出的某些決策在后期的實(shí)行當(dāng)中是困難重重或是根本偶辦法實(shí)施。 二、提高會(huì)議效率的策略 如何提高會(huì)議的效率是每一個(gè)會(huì)議負(fù)責(zé)人必須思考的問(wèn)題，高效會(huì)議會(huì)使企業(yè)節(jié)約大量的成本會(huì)議的成功與否關(guān)系到企業(yè)的興衰成敗，這是高效的會(huì)議成為企業(yè)運(yùn)行的重要環(huán)節(jié)，下面我會(huì)從會(huì)前、會(huì)中和會(huì)后三個(gè)方面進(jìn)行闡述 （一）會(huì)前準(zhǔn)備 一個(gè)好的會(huì)前準(zhǔn)備會(huì)使會(huì)議的效率的道很大的提高，正所謂“臺(tái)上一分鐘臺(tái)下十年功”要想有一個(gè)漂亮的登場(chǎng)就必須有充足的準(zhǔn)備，會(huì)議的高效與否也是這樣的，如果會(huì)議的負(fù)責(zé)人在會(huì)議之前能夠在會(huì)場(chǎng)的布置，參會(huì)人員的選擇，會(huì)議的召開(kāi)時(shí)間，會(huì)議的內(nèi)容等方面做好準(zhǔn)備就可以在會(huì)議中顯得很從容，足以提高會(huì)議的效率。 1會(huì)議的布置 合適的會(huì)場(chǎng)布置會(huì)使會(huì)議決策的達(dá)成概率得到提高，一般企業(yè)開(kāi)會(huì)會(huì)把方便的原則放在第一位，但是這只是其中的一個(gè)方面。會(huì)場(chǎng)的安排至少要有七方面的內(nèi)容：（1）場(chǎng)地必須有空檔可以使用。（2）場(chǎng)地必須夠大以便容納與會(huì)者及試聽(tīng)器材。有人認(rèn)為平均每一位與會(huì)者能夠擁有1,5平方米的空間才算理想。（3）必須擁有包括座椅在內(nèi)的適當(dāng)家居。會(huì)議時(shí)間越長(zhǎng)，使用的座椅愈應(yīng)讓與會(huì)者感到舒服。不過(guò)不能呢個(gè)讓與會(huì)者舒服到無(wú)心開(kāi)會(huì)的地步。（4）必須擁有足夠充足的照明和通風(fēng)設(shè)備。（5）必須能夠免于聲音、電話(huà)、訪客等干擾，以防與會(huì)者分心。（6）必須令主席及與會(huì)者感到方便（7）成本必須低廉。這七方面的內(nèi)容是會(huì)議的必要準(zhǔn)備。 2參會(huì)人員的選擇 參會(huì)人員的選擇要非常的慎重，盡量邀請(qǐng)有必要參加的人員，或是說(shuō)和此次將會(huì)以的議題有關(guān)的人員參加。如果說(shuō)有重要的參會(huì)人員不能參加那就不要讓別人代替，因?yàn)榇嬲卟粫?huì)遵照會(huì)議的目的行事。一些可有可無(wú)的人就盡量不讓他們參加，因?yàn)闊o(wú)關(guān)人員即便是參加也不發(fā)言影響整個(gè)會(huì)場(chǎng)的氣氛。如果參會(huì)人員之間職位差別很大的話(huà)可以在會(huì)議的召開(kāi)時(shí)讓那些職位比較低的先行開(kāi)會(huì)，然后讓職位高的人員開(kāi)會(huì)，這樣就可以避免說(shuō)話(huà)時(shí)的難看，打消員工的顧慮。 3會(huì)議召開(kāi)的時(shí)間安排 一般安排在十一點(diǎn)左右，員工的狀態(tài)是最好的開(kāi)會(huì)時(shí)價(jià)，會(huì)議的時(shí)間一般是一個(gè)小時(shí)，這是人能夠接受的最長(zhǎng)的時(shí)間。會(huì)議必須按時(shí)開(kāi)始不管是什么原因，如果有必要的話(huà)可以換時(shí)間開(kāi)會(huì)。會(huì)議的時(shí)間安排盡量避免下班的時(shí)間，大家都急著回家吃飯，會(huì)影響到大家的參會(huì)心情，從而影響到會(huì)議的結(jié)果;也不要在大家剛到辦公室的時(shí)候因?yàn)橐磺械墓ぷ鞫歼€沒(méi)有開(kāi)始，員工都還未進(jìn)入工作的狀態(tài)。 4會(huì)議內(nèi)容的安排 會(huì)議的議題不應(yīng)該安排的較多，一般在五個(gè)以?xún)?nèi)，過(guò)多了就很難討論出結(jié)果，而且員工的精力是有限的，要是專(zhuān)門(mén)的會(huì)議討論一個(gè)兩個(gè)的問(wèn)題也是不可取的，這樣會(huì)是會(huì)議的成本升高。會(huì)議中的各種材料要提前發(fā)給每一位與會(huì)人員，讓他們明白會(huì)議的主題并做好發(fā)言的準(zhǔn)備，這樣可以在會(huì)上不用留下思考的時(shí)間，也能夠使職員在討論的時(shí)候不至于跑題，或是保持沉默。 5會(huì)前會(huì)議 在召開(kāi)會(huì)議前一天最好先開(kāi)一個(gè)小會(huì)，在這個(gè)小會(huì)中可以把下次會(huì)議的主要目的睡一下，特別是為了達(dá)成某種效果的時(shí)候，就可以在這次的小會(huì)上做出一定的統(tǒng)戰(zhàn)，這樣就可以避免長(zhǎng)時(shí)間的爭(zhēng)吵，迅速達(dá)成目標(biāo)。 （二）會(huì)中的安排 在會(huì)議當(dāng)中主要有會(huì)議的主持者來(lái)提高會(huì)議的效率，一個(gè)好的會(huì)議主持者會(huì)是會(huì)議嚴(yán)格的按照會(huì)議的章程行事，并保持會(huì)議的高效和諧的進(jìn)行。 1人員講話(huà) 在會(huì)議當(dāng)中每一個(gè)參會(huì)的人員都必須表達(dá)自己的觀點(diǎn)，不允許有保持中立者或是保持沉默者。與會(huì)人員的講話(huà)時(shí)間一般要求在十分鐘以?xún)?nèi)，過(guò)長(zhǎng)就會(huì)影響到整個(gè)會(huì)議的進(jìn)程，會(huì)議的主持人應(yīng)該提示講話(huà)人時(shí)間，必要時(shí)要打斷講話(huà)者，使整個(gè)會(huì)議處于一個(gè)高效的環(huán)境之下。 2主題的應(yīng)對(duì) 在人員講話(huà)的過(guò)程中，主持者要時(shí)刻注意所述主要內(nèi)容的含義，避免偏題，或是跑題，如果發(fā)現(xiàn)跑題就馬上把會(huì)議的主題重新述說(shuō)一遍。成員間相互討論的過(guò)程中也要時(shí)刻注意，避免成員間的針?shù)h相對(duì)，語(yǔ)言的運(yùn)用不能進(jìn)行諷刺或是直接的人身攻擊，避免不必要的誤會(huì)，人員間的交流都要站在客觀的立場(chǎng)上。 3會(huì)議的總結(jié) 經(jīng)過(guò)會(huì)議的討論之后就必須做出決策，這就要求會(huì)議的組織者運(yùn)用總結(jié)性的語(yǔ)言對(duì)整個(gè)會(huì)議進(jìn)行總結(jié)，讓每一個(gè)與會(huì)者清楚這次會(huì)議的結(jié)果，而且在會(huì)一直上劃定明確的實(shí)施方法和權(quán)責(zé)體系，以便于后期的跟進(jìn)工作。 （一）會(huì)后跟進(jìn) 在會(huì)議結(jié)束后才是方案具體的過(guò)程，在這個(gè)過(guò)程中要實(shí)施者必須按照會(huì)議達(dá)成的決策進(jìn)行行事，這樣才能夠證明此次會(huì)議是成功的高效的 1實(shí)施人員 決策之后就要進(jìn)行實(shí)施這就要求必須有專(zhuān)業(yè)人員進(jìn)行實(shí)施，這樣可以在一定程度上提高工作的效率，但是還需要與會(huì)人員的配合，必要時(shí)可以讓與會(huì)人員負(fù)責(zé)整體的控制，并作為考核的內(nèi)容。 2實(shí)施方法 會(huì)議的實(shí)施必須暗戰(zhàn)會(huì)議紀(jì)要的內(nèi)容，有時(shí)候會(huì)議紀(jì)要不是很清楚，就有必要制定一套具體的實(shí)施方案，公司的所有的一般決策的實(shí)施按照統(tǒng)一的方法，這樣在一定程度上也會(huì)提高會(huì)議的效率。 總的來(lái)說(shuō)，要想解決現(xiàn)在企業(yè)會(huì)議中的問(wèn)題這需要多方面的各種努力，特別是會(huì)議的主持者的這人十分的重大，從會(huì)議的準(zhǔn)備到會(huì)議的召開(kāi)再到會(huì)議的決策的實(shí)施貫穿于整個(gè)會(huì)議的當(dāng)中。英明的領(lǐng)導(dǎo)總會(huì)有自己獨(dú)特的方法使會(huì)議盡可能的達(dá)到原定的