電子媒體保管規(guī)程.doc

此文檔收集于網(wǎng)絡(luò)，如有侵權(quán)，請(qǐng)聯(lián)系網(wǎng)站刪除此文檔僅供學(xué)習(xí)與交流操作規(guī)程R-15001總頁數(shù)5正文2附件3文件控制部門:項(xiàng)目管理部電子媒體保管規(guī)程批準(zhǔn)人劉巖審核人崔戈擬制人楊薇批準(zhǔn)日期1999.5.12生效日期1999.5.12關(guān)聯(lián)文件文件保管規(guī)程（R-05002）備份規(guī)程（R-05005）沈陽東東系統(tǒng)集成有限公司更改記錄序號(hào)發(fā)行日更改對(duì)象更改內(nèi)容批準(zhǔn)審查擬制01999.5.12新發(fā)行劉巖崔戈楊薇1.目的本規(guī)程規(guī)定了公司的軟件產(chǎn)品的電子媒體的一元化保管程序。2. 適用范圍 本規(guī)程適用于保管公司制作的軟件產(chǎn)品的源碼、文檔及其備份的電子媒體。（注）圖書類成果參照文件保管規(guī)程（R-05002）開發(fā)過程中產(chǎn)品的備份等在該開發(fā)部門內(nèi)進(jìn)行，參照備份規(guī)程（R-05005）。3.職責(zé)（1） 開發(fā)部門負(fù)責(zé)媒體的制作。，以及保管期間對(duì)媒體內(nèi)容的定期檢查；（2） 項(xiàng)目管理部負(fù)責(zé)媒體的保管。4.程序4.1保管管理范圍（1） 管理對(duì)象：包括公司制作的計(jì)算機(jī)軟件的源碼、文檔和備份它們的電子媒體（2） 管理對(duì)象的媒體：包括軟盤 （FD）、磁帶 （MT）、光盤 （CD-ROM）、磁光盤（MO）4.2保管場所項(xiàng)目管理部4.3保管期限 根據(jù)媒體保管的內(nèi)容的性質(zhì)設(shè)定保管期，保管期到達(dá)后進(jìn)行重新整理，不要的進(jìn)行銷毀。4.4登記(1) 委托管理方在電子媒體保管委托單（附-1）中填寫必要的事項(xiàng)，與電子媒體一起提交項(xiàng)目管理電子媒體保管員。(2) 電子媒體保管員接收后，確認(rèn)下述要點(diǎn)無問題后，編號(hào)登記入冊。編號(hào)為N-yynnnn。yy是年的后兩位。nnnn當(dāng)年委托的電子媒體的唯一順序號(hào)。確認(rèn)事項(xiàng)： 委托單中記錄的媒體數(shù)與實(shí)物是否相符 媒體上是否按規(guī)定貼有標(biāo)簽，標(biāo)簽內(nèi)容參照備份規(guī)程（R-05005） 委托單中無漏寫事項(xiàng)(3) 不進(jìn)行媒體內(nèi)記錄內(nèi)容的確認(rèn)（委托方責(zé)任）4.5借出(1) 借閱方在電子媒體借用委托單(附-2)中，填寫必要事項(xiàng)后提交給電子媒體保管員。(2) 借出的媒體須在2周內(nèi)歸還。(3) 必須是公司的正式員工方可借用。4.6歸還(1) 將借出的電子媒體拿到電子媒體保管處(2) 電子媒體保管員，依據(jù)借出時(shí)填寫的保管電子媒體借用委托單確認(rèn)歸還的媒體是否符合，確認(rèn)后，在委托單上填寫歸還確認(rèn)，媒體由保管員繼續(xù)保管。4.7廢除(1) 下述場合，進(jìn)行廢除處理 保管委托部門要求廢除時(shí) 根據(jù)重新整理要求廢除時(shí)保管員對(duì)超過保管期限的媒體，向委托部門發(fā)出電子媒體保管重新整理通知，有繼續(xù)保管理由時(shí)，繼續(xù)保管。否則進(jìn)行廢除處理。(2) 要廢除的媒體由項(xiàng)目管理部進(jìn)行廢除處理。4.8媒體的保管確認(rèn)每月一次對(duì)通過產(chǎn)品出廠批準(zhǔn)或產(chǎn)品批準(zhǔn)的產(chǎn)品與電子媒體保管委托單進(jìn)行對(duì)照，對(duì)未進(jìn)行保管的，向關(guān)系部門發(fā)出通知。4.9保管、維護(hù)電子媒體保管員不進(jìn)行保管媒體的內(nèi)容的讀檢查，必要時(shí)，委托保管部門需自己進(jìn)行檢查。電子媒體的保管應(yīng)注意防磁、防潮。5.形成文件和記錄保管委托單（格式-1）借用委托單（格式-2）保管整理通知（格式-3）電子媒體保管委托單委托編號(hào)系統(tǒng)名稱時(shí)間委托保管內(nèi)容媒體形式數(shù)量委托部門/辦理人負(fù)責(zé)人委托保管年限受理人備注電子媒體借用委托單委托編號(hào)系統(tǒng)名稱借用時(shí)間借用內(nèi)容媒體形式數(shù)量借出部門負(fù)責(zé)人歸還時(shí)間受理人備注 N-70電子媒體保管整理通知 貴部門委托保管的下述電子媒體，已經(jīng)超過保管期限，請(qǐng)?zhí)顚懱幹靡?請(qǐng)于 年 月 日之前回答，繼續(xù)委托保管時(shí)，說明理由。過期不做回答，則當(dāng)作廢棄處理。 委托編號(hào)委托內(nèi)容委托辦理人 年 月 日 項(xiàng)目管理部 NETS-70yymmdd-nn電子媒體保管整理通知 貴部門委托保管的下述電子媒體，已經(jīng)超過保管期限，請(qǐng)?zhí)顚懱幹靡?請(qǐng)于 年 月 日之前回