對某某人力資源的審計報告.doc

對某某人力資源的審計報告根據工作安排，審計人員于2009年11月18日-12月25日對某某的人力資源進行審計，本次審計重點是了解某某人力資源各項工作的開展情況，明確人力資源各項規(guī)章制度、流程是否建立健全，基礎工作是否落實，人員資質是否符合崗位要求，及審核相關內部控制流程的規(guī)范性。一、人力基本情況：按某某對審計報告（征求意見稿）的反饋意見分析（一）截止至2009年11月5日，某某（含集團總后勤）共有42個部門，員工963人。見表一、二、三：（明細見附件一）（二）員工分別按工種、學歷、籍貫劃分：工種 人數 占總人數 學歷 人數 占總人數 籍貫 人數 占總人數普工 457 47.46% 初中 582 60.44% 湖南 184 19.11%技工 193 20.04% 高中 157 16.30% 廣東 172 17.86%管理 171 17.76% 大專 82 8.52% 云南 164 17.03%文職 82 8.52% 中專 73 7.58% 四川 106 11.01%銷售 58 6.02% 本科 25 2.60% 河南 83 8.62%設計 2 0.21% 小學 20 2.08% 廣西 72 7.48%合計 963 100.00% 中技 10 1.04% 湖北 55 5.71%職高 3 0.31% 江西 48 4.98%高技 1 0.10% 陜西 22 2.28%中師 1 0.10% 福建 19 1.97%其他 9 0.93% 安徽 12 1.25%合計 963 100.00% 貴州 10 1.04% 其他 16 1.66%合計 963 100.00%備注：1、管理：指總經理、副總、廠長、經理、主管、主管助理、正副班長、領班、主任、領隊、正副隊長等職務。2、文職：指文員、跟單員、統計員，及財務部、人力部職員。3、技工：指操作各種機械設備的生產一線員工。管理人員大專以下學歷的占管理人員總數的83.04%，素質有待提升。見下表：（明細見附件二）管理人員學歷 合計 小學 初中 高中 職高 中技 中專 大專 本科 無資料管理人員人數 171 2 85 38 1 5 11 16 10 3占比 100.00%；1.17%；49.71%；22.22%；0.58%；2.92%；6.43%；9.36%； 5.85%；1.75%（三）2009年1月1日-11月5日，全年離職率為24.92%，離職人數321人。見下表：（明細見附件三）項 目 異動人數 占異動總人數比 離職類別 辭職 234 72.90% 自離 63 19.63% 辭退 23 7.17% 調到其他公司 1 0.31%工齡 不滿1年 173 53.89% 1-3年 81 25.23% 3-5年 36 11.21% 5-10年 21 6.54% 大于10年 10 3.12%學歷 初中 204 63.55% 高中 54 16.82% 中專/中技/職高 26 8.10% 大專 21 6.54% 小學 9 2.80% 本科 7 2.18%工種/崗位 普工 234 72.90% 技工 35 10.90% 文職 22 6.85% 銷售 17 5.30% 管理 13 4.05%備注：離職率=全年離職人數/(統計期末的在職人數+全年離職人數) 離職人數排在前5名的依次為A車間28人、B車間28人、C車間27人、D車間25人、E23人，離職原因：認為工資低（普工以此為由離職是正常情況）；影響身體；同行業(yè)挖角；車間主管與員工溝通少，管理不細致。10年以上工齡員工離職10人，人力部所述離職原因簡單，未見詳細的離職面談記錄。見下表： 二、 審計發(fā)現：審計人員抽取了60位員工的人事資料進行檢查，抽查人數占員工總人數的6.2%，發(fā)現：1、崗位測評做得較好。對部份崗位進行入職心理素質測試（性格測試）、智能素質測評（文字運用能力、人際交往能力）、文案測評、電腦操作測評，做得較好，但應明確規(guī)定哪些崗位需做測評，做哪些測評，并且設定測評的評分標準。2、企業(yè)文化建設較好。文體娛樂活動豐富，促進了員工的凝聚力，并且有企業(yè)內刊，在宣傳企業(yè)文化、提高企業(yè)知名度方面走在了整個集團公司的前列。3、部門設置不夠合理。至09年11月5日，某某員工963人，卻有42個部門，易造成管理人員多、班組長多、崗位重復、職責重疊、管理權限模糊、相關部門接口不清晰等問題。某某人力資源部提供的員工花名冊中的部門與“反饋意見”中的部門不相符。4、人事基本檔案資料管理不完善。 入職檔案記錄不完整，檔案表格未按要求填寫，不夠規(guī)范。如：A的聘用員工協議無人力資源部負責人簽名。根據集團公司FTG/CO（外）文字第2009001號規(guī)定：有關集團總后勤部管理由某某全權負責。對移交過來的人事資料，人力部也應進行審核并補全、增加相應手續(xù)。入職登記表中人力部未填寫“面試情況記錄”和“用人部門復試情況”； 司機特種設備作業(yè)人員證過期；某的安全管理制度，人力部漏簽名；某的轉正有員工轉正表，但未見到轉正考核的具體內容資料；沒有規(guī)定哪些崗位轉正時需要詳細考核；張龍，原名張弟，96年6月22日入職，改名無戶籍當地派出所的更名證明，入職登記表無審批記錄；身份證復印件可以將正、反面復印在A4紙的同一面上，并放入檔案；入職登記表設計欠科學合理，很難一眼看到必須的信息欄位，如：入職日期、應聘崗位等信息，且入職登記表、員工檔案、員工簡歷表三個表有設計重復的地方。如果表格是政府勞動部門下發(fā)的指導性意見，可以根據公司實際情況調整表格內容。抽查的60份勞動合同，32份合格，28份不合格，合格率為53.33%。如：勞動合同簽署不全，留有空白處未填；勞動合同沒有試用期，但入職申請表或聘用員工協議中試用期為3個月；的勞動合同期限時間填錯，合同附件有涂改，且合同的“不定時工資或固定工資”低于政府規(guī)定的最低工資標準770元/月，存在勞資糾紛風險。人事檔案未定期更新，后期管理不嚴謹。如：的臨時居民身份證未換正式身份證；林身份證過期；身份證未更新為二代身份證，若能提倡逐步將身份證更新為二代，安全系數更高。 離職交接清單不完善，并且應對離職人員做出全公司、關聯單位通告，以免產生法律糾紛。如：陳的離職交接清單不夠詳細；和業(yè)務一部年7月20日入職，09年9月9日辭職，工齡12年）是自動離職，未辦理手續(xù)，人力部對于這種情況可以在其檔案里做出說明，使后續(xù)管理人員和需要查閱檔案的人員清楚明了；調動人員沒有職位異動單。如：莫姬，2005年4月1日調動，沒有調動程序。5、人員招聘程序不規(guī)范。 各部門需招聘人手時，用白紙書寫招聘申請，無用人需求申請表。無論是缺員補員還是擴編，都應填寫用人需求申請表。 員工體檢無書面定點醫(yī)院，體檢醫(yī)院不統一，無指定的入職體檢項目，今后盡量避免特殊情況。6、教育培訓方面存在不足。未結合培訓需求調查結果、全年培訓預算來制訂合理詳細的培訓計劃；培訓結束后未進行培訓評估，無法評判培訓效果是否達到預期目標；培訓考試題目設計不太符合崗位要求，應符合崗位特點；部分2、3、4月入職的員工在5月才進行新員工培訓，時效性差；員工培訓無論費用多少從未簽過培訓協議約定服務期，若公司重點培養(yǎng)的員工辭職，公司投入的培訓成本得不到回報。8、質量管理、安全措施不到位。 09年1-9月員工受處罰160次，罰款金額21,230元。處罰最多的3個部門見下表：（明細見附件四） 部門 處罰次數 占總處罰 處罰金額 占總處罰金額A車間 43 26.88% 3,300.00 15.54%B部 17 10.63% 3,250.00 15.31%統計部 14 8.75% 4,250.00 20.02%合計 74 46.25% 10,800.00 50.87% 員工受處罰及工傷較多，造成不必要的經濟損失。如： 09年1-9月發(fā)生工傷34次，共支付醫(yī)藥費87,337.98元。明細見下表：（明細見附件五） 新員工訓練不夠及時，且安全管理制度只是放在檔案里，未發(fā)放給員工。9、資料銷毀過于隨意。一些人事資料因保密原因被銷毀，但無授權銷毀審批手續(xù)、無指定銷毀人員和清單記錄，這樣處理一是過于隨意，二是可能將不能銷毀的資料也一并銷毀了，三是如果將來涉及到勞資糾紛法律訴訟，公司會因無證據而處于劣勢。10、部門內同戶籍人員比例過高，有存在搞小團體、架空領導的風險。某某廠共有125人，其中湖南籍45人，占板材廠總人數36%，超過某某全公司湖南籍比例(19.03%) 16.97%。45位湖南員工中“平江”籍共24人（含廠長本人），占湖南籍員工的53.33%。廠管理人員共19人，其中湖南籍11人，占管理人員總數的57.89%，而這11位人員中有6人都為湖南“平江”籍；板材開料部4個管理人員，3個來自湖南平江。見下表：根據以上審計發(fā)現，我們認為：某某整體人事行政制度、流程已初步建立，但各項人力管理工作的深度不夠，對已有的制度流程落實情況一般，需進一步強化執(zhí)行力度，尤其要加強基礎性工作的執(zhí)行力；人事行政制度和流程還需更新和健全，以求適應公司的發(fā)展；組織實施以后的工作要繼續(xù)跟進到位，不能只表面執(zhí)行，無后期跟蹤評估；薪酬、績效與激勵機制工作較為薄弱。（受實際情況影響，人力部未全權參與調薪方案的制定與執(zhí)行，公司無配套的薪酬績效體系，公司高層對人力資源管理重要性的認識有待加強。）三、審計建議：（一）精簡機構，梳理組織結構。1、重新修訂組織架構，減少管理崗位，合并相關職位和重疊部門，明晰各崗位職責。2、人力資源部按“42個部門”提供一份新的員工花名冊，經總經理批準后報審計部備案。（二）完善“選人、用人、育人、留人”上的配套管理方式與理念。1、各崗位職責與資格應標準化，明確規(guī)定哪些崗位需做入職測評和轉正考核，并且設定測評和考核的評分標準。2、規(guī)范人員招聘程序，無論屬于缺員補員或新增編制都應用“用人申請表”進行書面申請。3、提前做好教育培訓需求調查，編制全年培訓費用預算，制定培訓計劃，提高培訓時效性，培訓課程與考核題目要符合崗位要求，培訓后應作評估和總結培訓效果。4、擬定外訓管理制度，對超過規(guī)定費用的培訓簽訂培訓協議，對違反協議的離職員工，按培訓協議中約定的服務期按比例追繳培訓費用，以免培訓成本沒有回報。5、規(guī)范員工調動程序，完善相關手續(xù)。6、完善離職手續(xù)，視實際所需要做好離職面談記錄、離職審批手續(xù)及離職清交登記。7、人力部應按相關制度對各部門用人嚴格把關和審批，對各部門用人申請進行分析審核，對部門內同戶籍比例過高的進行合理調配，并定期對人員結構進行分析。8、特種設備作業(yè)人員應有管理部門的批準證明，并持相關證書上崗。9、對身份證信息有變更的員工，應提供員工戶籍所在地派出所出具的書面證明。10、對員工開展意見調查并進行評估。（三）嚴格落實執(zhí)行現有的各項行政人事制度、流程，不斷優(yōu)化改善，加強人事基礎工作的力度。1、入職須繳交的資料應齊全，檔案記錄應完整，人事檔案表格按要求規(guī)范填寫，補充、完善員工檔案記錄，嚴格填寫資料。2、規(guī)定定期更新人事檔案的時間，并盡快更新目前檔案內不規(guī)范資料。3、員工簽署勞動合同需嚴謹，應事先做好既符合法律、又維護公司立場的勞動合同，不能等到發(fā)生糾紛時才去完善。4、建議在庫存表單用完后，對入職登記表、員工檔案、員工簡歷表三個表進行整合統一，規(guī)范人事表單資料。5、指定醫(yī)院進行員工入職體檢，指定體檢項目，為全體員工創(chuàng)造一個健康的公共環(huán)境，避免因身體健康問題產生人力成本的浪費。6、車間作業(yè)應嚴格執(zhí)行安全措施，并監(jiān)督好生產質量，降低不必要的經濟損失。人力部應在工傷發(fā)生后進行調查分析，并對反復發(fā)生工傷的員工與部門出具分析報告、提出改善意見。（四）公司領導提高對人力資源管理重要性的認識，并建立科學的薪酬激勵機制。1、建議人力部參與或負責制訂薪酬福利體系、制度和激勵機制，增加員工對企業(yè)的歸屬感。人力部組織各部門主管討論、建立員工績效考核指標和具體內容，由人力部組織實施績效考核工作，并將評審后的員工考核資料交財務部作為薪酬福利等的支付依據。2、建立科學合理、公平公正的考評方案，制定管理人員考評制度、優(yōu)秀員工評獎制度。（五）制定資料銷毀的管理規(guī)定。設定2人以上銷毀人員和監(jiān)督人員，編制銷毀資料清冊，登記銷毀時間，并經公司總經理審批。銷毀資料清冊可另找地方安全