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陽光集團文秘科劉電勝 公文知識培訓 一 公文基礎知識 山西陽光焦化集團股份有限公司文秘科劉電勝 陽光集團文秘科劉電勝 一 公文的特點與功能 一 公文的涵義廣義 公務文件 區(qū)別與私人文件 狹義 通用公文與專用公文 通用公文 法定 行政 公文 事務公文 如 通知 決定等十三種公文 領(lǐng)導講話 計劃 調(diào)查報告等專用公文 外事 軍事 司法等專用公文 如 訴狀 答辯狀等 陽光集團文秘科劉電勝 二 公文的特點 三大特點 五大功能公文的三大特點1 法定的制發(fā)者2 法定的權(quán)威和效用3 特定的體式和處理程序 陽光集團文秘科劉電勝 二 公文的特點 1 法定的制發(fā)者公文的制發(fā)者是法定的作者 所謂法定的制發(fā)者 指的是依法成立并能以自己名義行使法定的職權(quán)和承擔義務的組織或個人 偽造公文是觸犯刑律的 將受到法律的追究和制裁 陽光集團文秘科劉電勝 二 公文的特點 2 法定的權(quán)威和效用公文的法定權(quán)威 來自公文制發(fā)單位 法定制發(fā)者 的法定職能與權(quán)利 具有行政領(lǐng)導和行政指揮的法定權(quán)威 帶有強制性和行政約束力 在公文制發(fā)機關(guān)的職權(quán)管轄范圍內(nèi) 必須一體遵行 令行禁止 陽光集團文秘科劉電勝 二 公文的特點 3 特定的體式和處理程序為了維護公文的嚴肅性 使公文處理做到準確 及時 安全 實現(xiàn)規(guī)范化和制度化 公文要履行其特定的體式和處理程序 這是公文區(qū)別于其他文章 作品的有一重要特征 陽光集團文秘科劉電勝 二 公文的功能 五大功能1 法規(guī)功能 決定 命令 2 領(lǐng)導與指導功能 批復 意見 3 公務聯(lián)系功能 報告 請示 4 宣傳教育功能 通知 5 憑據(jù)與記載功能 會議紀要 陽光集團文秘科劉電勝 二 公文的種類 公文的種類簡稱文種 也就是文件的名稱 按文種分類 可分為行政公文和事務公文 根據(jù)2000年8月24日頒布的 國家行政機關(guān)公文處理辦法 規(guī)定 行政公文種類包括以下13種 命令 令 決定 公告 通告 通知 通報 議案 報告 請示 批復 意見 函 會議紀要 事務公文包括 計劃 總結(jié) 調(diào)查報告 領(lǐng)導講話稿 典型材料等 商務公文 處理商務業(yè)務所使用的文書 主要包括 意想書 定貨單 商品說明書 市場調(diào)查報告 招標書 投標書 合同 可行性研究報告 陽光集團文秘科劉電勝 二 公文的種類 按公文來源方向劃分 分為收文和發(fā)文按公文的行文方向劃分 分為 上行文 平行文和下行文按公文的特點劃分 可分為 法規(guī)性公文 指揮性公文 知照性公文 報請性公文 記錄性公文 例 上行文 請示 報告 議案 平行文 意見 函下行文 令 決定 公告 通告 通報 通知 通報 批復等 陽光集團文秘科劉電勝 三 公文的行文規(guī)則 行政公文的制發(fā)程序都必須經(jīng)過草擬 審核 簽發(fā) 復核 印刷 用印 發(fā)文登記 分發(fā)事務文書 商務文書各有多種下屬文書 其內(nèi)容 體式 功能各不相同 因此 沒有行政文書那么嚴格的 縝密的制發(fā)程序 但都具有草擬 審核 定稿 公布及操作的制發(fā)程序 陽光集團文秘科劉電勝 三 公文的行文規(guī)則 除此之外 還應注意5個行文規(guī)則 1 正確選擇文種 準確行文 2 不要越級行文 按章辦事 3 黨政分開行文 4 聯(lián)合行文時 作者應是 同級機關(guān) 5 行文前必須對有關(guān)問題協(xié)商一致 過 會簽 關(guān) 陽光集團文秘科劉電勝 培訓總結(jié) 公文的分類 陽光集團文秘科劉電勝 公文知識培訓 二 紅頭文件的制作 山西陽光焦化集團股份有限公司文秘科劉電勝 陽光集團文秘科劉電勝 正確的紅頭文件 陽光集團文秘科劉電勝 第二講紅頭文件 紅頭文件 并非法律用語 是老百姓對 各級政府機關(guān) 多指中央一級 下發(fā)的帶有大紅字標題和紅色印章的文件 的俗稱 從制定機關(guān)的權(quán)限來看 行政法規(guī)的制定機關(guān)是國務院 規(guī)章的制定機關(guān)是31個省 自治區(qū) 直轄市人民政府 49個較大的市人民政府 以及國務院各部門 各直屬機構(gòu)和具有行政管理職責的直屬事業(yè)單位 而一般 紅頭文件 有行政管理權(quán)的行政機關(guān)在行政管理工作需要時就可以制定 可見 紅頭文件 實際上有廣義與狹義之分 陽光集團文秘科劉電勝 第二講紅頭文件 一 紅頭文件的涵義 廣義的 紅頭文件 是從字面理解的帶紅頭和紅色印章的 為明確一些工作事項而制發(fā)的文件 狹義的 紅頭文件 是專指黨政機關(guān)針對不特定的公民和組織而制發(fā)的文件 也就是法律用語所稱的行政法規(guī) 規(guī)章以外的其他具有普遍約束力的規(guī)范性文件 這類文件對公眾有約束力 涉及到組織或公眾的權(quán)利和義務 來自百度知道 陽光集團文秘科劉電勝 二 紅頭文件 的來歷 南北朝的西魏時期 有位出色的政治家蘇綽 他博覽群書 精通天文地理 尤其擅長算術(shù) 據(jù) 周書 蘇綽傳 記載 西魏官員有疑難問題 都會在征求蘇綽的意見后才作出決定 我國今天施行的公文程式是由他制定的 綽始制文案程式 朱出墨入 及計賬戶籍之法 朱出墨入 指的是朝廷發(fā)出的文書是用朱 紅色 標 下面上呈的文書是用墨 黑色 標 界限嚴明 由此可見 紅頭文件 已經(jīng)有1400余年的歷史 陽光集團文秘科劉電勝 三 紅頭文件的特點 紅頭文件的特點 是一個法定組織對內(nèi)對外最正式的文件 最高級別的公文 具有法律的承諾性 是具有法律效力的文件 路遙 平凡的世界 第三卷第四章 這是中央的 紅頭文件 還是田專員的信口開河 陽光集團文秘科劉電勝 四 問題紅頭文件 存在負面影響 湖北漢川市政府辦公室 年發(fā)出了一紙 紅頭文件 為酒促銷 要求以后全市的公務招待都用小糊涂仙 神 系列酒 該市一名鄉(xiāng)鎮(zhèn)干部算了筆賬 要完成市政府辦公室下達的兩萬多元 喝酒任務 一年下來 除去法定休息日 鎮(zhèn)政府平均每天要喝 瓶酒 這個 紅頭文件 還規(guī)定完成任務的單位按 獎勵 未完成的則將遭通報批評 此文件后來被宣布廢止 存在的問題 文件打架違法 設定公民義務或剝奪公民權(quán)利無法定依據(jù) 陽光集團文秘科劉電勝 問題紅頭文件 存在負面影響 越權(quán)違反國家行政法 擅自設定行政處罰內(nèi)容或自行規(guī)定收費 促銷等 南京中學生騎自行車也要考 駕照 福建沒有初中畢業(yè)證不得結(jié)婚近一段時間 一份出自福建平和縣的 紅頭文件 備受輿論質(zhì)疑 沒有初中畢業(yè)證 就不給辦結(jié)婚證 這份名為 關(guān)于加大執(zhí)法力度嚴格控制初中輟學的通知 的 紅頭文件 明確規(guī)定 鄉(xiāng)鎮(zhèn) 村和教育 勞動 工商 公安 民政 土地等部門對未取得初中畢業(yè)證書的青少年不得開具勞務證明 不給予辦理勞務證 結(jié)婚證 駕駛證 陽光集團文秘科劉電勝 五 五花八門的格式 紅頭的 倒梯形 發(fā)文字號錯誤日期主題詞抄報抄送等 陽光集團文秘科劉電勝 五花八門的格式 發(fā)文字號標題假紅頭 陽光集團文秘科劉電勝 五花八門的格式 標題錯誤發(fā)文字號排版錯誤無版記 陽光集團文秘科劉電勝 五花八門的格式 發(fā)文字號主題詞標題制作五角星 陽光集團文秘科劉電勝 五花八門的格式 陽光集團文秘科劉電勝 五花八門的格式 錯誤的主題詞 陽光集團文秘科劉電勝 五花八門的格式 編校粗心標題過寬 陽光集團文秘科劉電勝 五花八門的格式 陽光集團文秘科劉電勝 五花八門的格式 字體字號不正確排版不正確 陽光集團文秘科劉電勝 紅頭文件制作 紅頭文件作為我國行政機關(guān)所特有的一種公文格式 被廣泛地利用在文件的上傳與下發(fā)領(lǐng)域 制作一份 紅頭 文件 它要求的字體 字號 甚至它的顏色 間隔都有著一系列特殊的要求 因此文秘 文印人員需要掌握正確的編排技能 陽光集團文秘科劉電勝 六 正確的編排格式 一 文件的錄入錄入文檔過程中 不必考慮字體和段落格式 只要按照自然分段就行了 直至文件編輯結(jié)束 陽光集團文秘科劉電勝 六 正確的編排格式 二 頁面的設置 創(chuàng)建的文檔 程序自動默認為A4縱向頁面 需要設置的數(shù)據(jù)還有 1 頁邊距 應將頁邊距設置為上3厘米 下3厘米 左3厘米 右3厘米 2 版式 應將 頁眉和頁腳 設置為 奇偶頁不同 頁眉和頁腳 距邊界均設置為2 5厘米 3 文檔網(wǎng)格 該項不要設置 陽光集團文秘科劉電勝 六 正確的編排格式 三 格式的編排 公文格式編排設計的字體 有且只有以下幾種字體 任何其它字體出現(xiàn)都是不合規(guī)定的 1 仿宋 GB2312 以下簡稱仿宋 2 楷體 GB2312 以下簡稱楷體 3 黑體 4 標宋 文件一般最多設3級標題 3級標題一般不加粗 需要突出主題的可 加粗 陽光集團文秘科劉電勝 六 正確的編排格式 基于全選所有文字后你應進行下列操作 1 點擊 字體 對話框 將文字全部設置為 仿宋 字號3號 如果文件中存在阿拉伯數(shù)字或者英文字符 再重選一次字體 在下拉菜單中選擇 Timesnewroman 字體 2 點擊 段落 對話框 將 特殊格式 設定為 首行縮進2字符 將 行距 選 固定行距 設定為 26磅 25磅 即可 陽光集團文秘科劉電勝 六 正確的編排格式 1 眉首部分發(fā)文機關(guān)標識由發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱后加 文件 組成 對一些特定的公文可只標識發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱 發(fā)文機關(guān)標識推薦使用小標宋體字 用紅色標識 字號由發(fā)文機關(guān)以醒目美觀為原則酌定 但一般應小于22mm 15mm 高 寬 聯(lián)合行文時應使主辦機關(guān)名稱在前 文件 二字置于發(fā)文機關(guān)名稱右側(cè) 上下居中排布 如聯(lián)合行文機關(guān)過多 必須保證公文首頁顯示正文 發(fā)文機關(guān)標識即人們通常所稱的 紅頭 它是由發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱加 文件 二字組成的 陽光集團文秘科劉電勝 六 正確的編排格式 發(fā)文字號發(fā)文字號由發(fā)文機關(guān)代字 年份和序號組成 發(fā)文機關(guān)標識下空2行 用3號仿宋體字 居中排布 年份 序號用阿拉伯數(shù)碼標識 年份應標全稱 年份標全稱 用六角括號 括入 序號不編虛位 即1不編為01 序號前不加 第 字 否則格式是錯誤的 有的文件機關(guān)代字有七八個 十幾個字之多 可能各有所代的層次 但盡量以簡化為好 年份要用全稱 不應簡化 如 87 93 等均屬標識不正確 年份應用六角括號 括起 注意六角括號不是數(shù)學公式的中括號 因為當引用公文時 標題后面的發(fā)文字號要用圓括號 括起 如果年份用中括號括起 就違反了低級符號中不得包合高級符號的原則 因此稱之為 六角括號 是基于與數(shù)學的中括號相區(qū)別 另外 二者形狀也略有不同 序號是發(fā)文的流水號 一般都是按文件的形式統(tǒng)一編 即是哪個部門主辦的 只要是同一發(fā)文形式 就要統(tǒng)一按順序編號 規(guī)定序號不編虛位 不加 第 字等虛字 主要是講究實用 盡量減少公文的字數(shù) 發(fā)文字號的位置 本標準規(guī)定在發(fā)文機關(guān)標識下空2行 規(guī)定在發(fā)文字號之下4mm處印一條與版心同寬的紅色反線 并且不要緊貼紅色反線 空出約4mm的距離 實際掌握只要不貼紅色反線即可 發(fā)文字號應居中晉陽焦字 2009 1號 陽光集團文秘科劉電勝 六 正確的編排格式 簽發(fā)人 僅向上級機關(guān)發(fā)請示 報告性文件的時候 才需標識簽發(fā)人姓名 與 發(fā)文字號 同行排列 發(fā)文字號居左空1字符 簽發(fā)人姓名居右空1字符 簽發(fā)人 3字用仿宋 全角冒號后簽發(fā)人姓名用 楷體 簽發(fā)人標識僅是在上報的公文中才出現(xiàn) 在上報的公文中標識簽發(fā)人姓名 主要目的是為上級單位的領(lǐng)導人了解下級單位誰對上報事項負責 因此上報的公文需要標注簽發(fā)人 簽發(fā)人姓名用楷體 這樣規(guī)定是使簽發(fā)人的姓名突出 醒目 陽光集團文秘科劉電勝 六 正確的編排格式 2 主體部分 公文標題 紅色反線下空1行 標宋字體2號或小二號 可1行或多行居中排布 斷行時作到詞意完整 排列對稱 間距恰當 不加除書名號 引號 之外的標點符號 一般采用 正梯型 盡量不用 除號型 和 倒梯形 及其他形式 標題前加 山西陽光焦化集團股份有限公司 陽光集團文秘科劉電勝 六 正確的編排格式 主送機關(guān) 標題下空一行 左側(cè)頂格用3號仿宋 加粗 回行時仍須頂格 最后一個主送機關(guān)名稱后標全角冒號 陽光集團文秘科劉電勝 六 正確的編排格式 公文正文 注意年份 數(shù)字不能回行 正文全部為仿宋字體 三號或小三號一級標題加粗 附件標題用黑體 正文的一級標題黑體 單占一行 序號用漢字數(shù)字 序號后加全角頓號 標題后不加句號 二級標題仿宋加粗 序號用漢字數(shù)字加小括號 序號后不加標點 標題后可以加句號 有下一級標題時 可單獨成行 三級標題用楷體 序號用阿拉伯數(shù)字 標題后必須加句號 不分行 需要注意的是 公文中列出的財務數(shù)字 均保留小數(shù)點后兩位有效數(shù)字 數(shù)字的計數(shù)方式均按慣例自個位起向高位每隔3位加 千位分隔符 該符號為半角的逗號 例965 412 234 26元 陽光集團文秘科劉電勝 六 正確的編排格式 附件 在正文下空1行 左空2字符 用3號仿宋字標識 附件 后標全角冒號和名稱 附件如有序號使用阿拉伯數(shù)字加半角小圓點 附件名稱后不加標點符號 附件應與正文一起裝訂 在附件首頁左上角第一行頂格標識 附件 字樣 有序號時標識序號 例 附件 1 陽光集團文秘科劉電勝 標題字體選擇 標題 關(guān)于 前面加 山西陽光焦化集團股份有限公司 標宋二號或小二號 正文 仿宋三號或小三號 一級標題加粗 附件標題標題 黑體一級標題一 黑體二級標題 一 仿宋加粗 有下一級標題時可分行三級標題1 阿拉伯數(shù)字 不分行跟著正文走 陽光集團文秘科劉電勝 六 正確的編排格式 成文日期 用漢字將年 月 日標全 零 寫為 居右空4字符 二00八年 是錯誤的注意 成文日期上不需注明發(fā)文單位 陽光集團文秘科劉電勝 六 正確的編排格式 印章根據(jù)印章大小不同 成文日期與正文的間距 以蓋章后印章上緣距正文1行之內(nèi)為宜 當行文單位3個以上時 要分別將各發(fā)文機關(guān)的名稱按加蓋印章順序排列 每排最多3個 最后一排無論于一個或兩個印章 均居中排布 印章 成文日期 必須與正文至少一行文字在同一頁面上 如遇空白不足 可采取適當調(diào)整最后一面行距 字距的措施予以解決 不得采取 此頁無正文 的方法解決 注意 用印方式 陽光集團文秘科劉電勝 六 正確的編排格式 3 版記部分版記部分雖小 但格式要求復雜 編輯時往往疏忽 主要掌握如下的規(guī)則 主題詞 主題詞 用3號黑體字 居左頂格標識 后標全角冒號 詞目用3號標宋字體 詞目間空1字符 詞目應嚴格在從 公文主題詞表 中查取 主題詞下加下劃線線 長度與版心尺寸相同 陽光集團文秘科劉電勝 六 正確的編排格式 抄報抄送機關(guān)公文如有抄報 抄送機關(guān) 在主題詞下1行 左右各空1字符 3號仿宋字 后標全角冒號 抄送機關(guān)間用逗號隔開 回行后與冒號后的抄送機關(guān)對齊 在最后一個抄送機關(guān)后標句號 抄報方法同抄送機關(guān) 陽光集團文秘科劉電勝 六 正確的編排格式 印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期 位于抄送機關(guān)之下 無抄送機關(guān)的在主題詞之下 占1行位置 印發(fā)機關(guān)左空1字符 印發(fā)日期右空1字符 印發(fā)日期以文件會簽以后公文付印的日期為準 用阿拉伯數(shù)字標識 陽光集團文秘科劉電勝 六 正確的編排格式 版記的位置 版記應置于公文最后一頁 版記的最后一個要素置于最后1行 如主送機關(guān)名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時 應將主送機關(guān)名稱移至版記中的主題詞之下 抄報 抄送之上 標識方法同抄報 抄送 陽光集團文秘科劉電勝 六 正確的編排格式 4 頁碼 頁眉和頁腳 部分采用4號半角阿拉伯數(shù)字標識 數(shù)字前后各放一條4號一字線 例如第2頁用 2 標識即可 奇頁頁碼右空1字符 偶頁頁碼左空1字符 空白頁和空白頁以后的頁不標識頁碼 陽光集團文秘科劉電勝 小知識 主題詞的選用 主題詞的選定主題詞的目的意義 是為了便于查找公文與索引 類似于一片文章的 關(guān)鍵字 為自動化檔案管理而設定 1 標引順序 先標反映文件內(nèi)容的詞 再標反映文件形式的詞 2 一份文件一般選3個主題詞 至少不少于2個 至多不超過5個 7個 3 具體的年月日