借支與備用金管理辦法.docx

湖南金冠誠機電有限公司 企業(yè)管理標準Q/GGCQ/GGC-CW-01財務(wù)費用報銷制度20120701實施20120701發(fā)布 湖南金冠誠機電有限公司 發(fā)布財務(wù)管理工作制度借支與備用金管理辦法文件編號Q/GGC-CW -02版本第一版內(nèi)部資料 請勿外傳生效日期2012年7月1日一、 目的保障公司借支給員工個人，用于支付與公司經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動有關(guān)的各項款項安全，維護公司資產(chǎn)完整，提高資金利用水平，有效控制資金占用。二、 適用范圍：本辦法明確并規(guī)定了公司臨時資金與備用金的借用、報銷原則，本辦法適用于公司所有部門。三、 借支原則1、 備用金借支原則只有公司員工因公務(wù)需要，用于定額備用金、差旅費、招待費及其他一些零星支出，可以個人名義向公司借支現(xiàn)金款項（包括現(xiàn)金支票）。2、 業(yè)務(wù)款借支原則在用于固定資產(chǎn)購置、材料及物資采購、日常維修、房屋租賃、培訓等支出，公司經(jīng)辦人員因公務(wù)需要，可以個人名義向公司借支通過銀行轉(zhuǎn)帳、電匯等方式支付的款項。3、 個人私用借支原則 個人賦職期間，公司未能按時發(fā)放個人薪資，而導(dǎo)致個人生活費周轉(zhuǎn)困難等情形時，個人可以申請向公司臨時借支，經(jīng)權(quán)責主管批示后，在財務(wù)辦理臨時借支手續(xù)，公司財務(wù)須按規(guī)定及時從個人薪資中扣回。四、 借支手續(xù)1、 個人借支時須憑有相關(guān)權(quán)責領(lǐng)導(dǎo)簽字同意的會議通知或派差單，到財務(wù)部門辦理借支手續(xù)。2、 個人需借用備用金，須憑有相關(guān)權(quán)責領(lǐng)導(dǎo)核定的定期或非定期備用金額度，到財務(wù)部門辦理借支手續(xù)。3、 借款人應(yīng)認真填寫借款單上的相關(guān)項目，并由相關(guān)權(quán)責領(lǐng)導(dǎo)簽字，借支金額10000元(含10000元)以上的，須經(jīng)公司常務(wù)總經(jīng)理審批后才能辦理。4、 個人憑已核批借款單到出納處領(lǐng)取借支款，借款單用于財務(wù)做賬。5、 公司財務(wù)部門辦理備用金借支業(yè)務(wù)的時間原則為周一至周五；辦理借支及備用金核銷業(yè)務(wù)的時間同上。五、 借支規(guī)定1、 借支人應(yīng)根據(jù)實際需要申請備用金，不得以任何名義挪用或長期占用公司資金。2、 對于未按要求填寫的備用金申請單，財務(wù)部門有權(quán)不予受理，由此產(chǎn)生的責任由借支人負責；對于偽造篡改的備用金申請單，財務(wù)部門應(yīng)立即扣留并及時向公司領(lǐng)導(dǎo)人報告，請求查明原因，追究當事人的責任。3、 借支及備用金借款必須寫明款項的用途，報帳沖銷的內(nèi)容要和借款時填寫的用途一致，一筆備用金未使用完，應(yīng)及時到財務(wù)部報帳沖銷，不能挪作它用。借支原則上要求由借支人本人親自辦理，由于特殊原因由非借支人本人的其他員工代為辦理的，須由借支人本人在借款申請單上親自簽名，否則視同代辦人的備用金，由此產(chǎn)生的責任由代辦人負責。4、 業(yè)務(wù)款借支時，借支人須提供相關(guān)的合同、協(xié)議、通知書、核批等有效文件，并準確填列收款單位全稱、開戶銀行、帳號，否則財務(wù)部門有權(quán)不予辦理，由此產(chǎn)生的責任由借支人負責。六、 借支核銷1、 個人私用借支由公司財務(wù)部門直接從個人薪資中扣除。2、 個人借支或備用金借款均應(yīng)在一個月內(nèi)結(jié)清，如有特殊情況一個月內(nèi)無法結(jié)清的，必須提前到財務(wù)部說明，并辦理相應(yīng)的順延手續(xù)。借支人辦理報銷手續(xù)時，財務(wù)部應(yīng)從借支人的相應(yīng)備用金賬戶中進行沖銷，備用金賬戶沖平后的差額可支取現(xiàn)金。對于已沖銷備用金的金額，現(xiàn)金出納應(yīng)開具相應(yīng)金額的收款收據(jù)，借支人應(yīng)妥善保存，以備查詢。3、 鑒于采購部門的業(yè)務(wù)需要，可以核定并給予定額備用金，定額備用金可以定期報賬核銷，再行借支使用，但所有定額備用金不得跨年度使用或沖銷。4、 公司員工調(diào)離、辭退或辭職時，必須到財務(wù)部門辦理借支、備用金借款清理手續(xù)。凡未辦理借支、備用金借款清理手續(xù)的員工，公司將不予辦理有關(guān)手續(xù)。5、 個人所發(fā)生的借款，不應(yīng)一借多用或多借多用，各種借款均應(yīng)實行前賬不清，后賬不借的原則。七、 借支與備用金借款之備查1、 財務(wù)部門應(yīng)于每月月底檢查個人借支及備用金借款余額情況。借款人應(yīng)在借款到期之前主動到財務(wù)部辦理個人備用金結(jié)清或順延手續(xù)，若逾期不辦理，將以當事人的工資沖抵個人備用金，當月工資不足以抵扣的，則在以后數(shù)月中繼續(xù)抵扣，直到結(jié)清備用金全款為止。2、 借支人超過預(yù)計還款時間尚未結(jié)清備用金賬戶，但有合理理由說明原因的，應(yīng)由借支人提出書面申請，說明不能按時歸還的原因，報有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。3、 現(xiàn)金