借支與備用金管理辦法.docx

湖南金冠誠(chéng)機(jī)電有限公司 企業(yè)管理標(biāo)準(zhǔn)Q/GGCQ/GGC-CW-01財(cái)務(wù)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)制度20120701實(shí)施20120701發(fā)布 湖南金冠誠(chéng)機(jī)電有限公司 發(fā)布財(cái)務(wù)管理工作制度借支與備用金管理辦法文件編號(hào)Q/GGC-CW -02版本第一版內(nèi)部資料 請(qǐng)勿外傳生效日期2012年7月1日一、 目的保障公司借支給員工個(gè)人，用于支付與公司經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)有關(guān)的各項(xiàng)款項(xiàng)安全，維護(hù)公司資產(chǎn)完整，提高資金利用水平，有效控制資金占用。二、 適用范圍：本辦法明確并規(guī)定了公司臨時(shí)資金與備用金的借用、報(bào)銷(xiāo)原則，本辦法適用于公司所有部門(mén)。三、 借支原則1、 備用金借支原則只有公司員工因公務(wù)需要，用于定額備用金、差旅費(fèi)、招待費(fèi)及其他一些零星支出，可以個(gè)人名義向公司借支現(xiàn)金款項(xiàng)（包括現(xiàn)金支票）。2、 業(yè)務(wù)款借支原則在用于固定資產(chǎn)購(gòu)置、材料及物資采購(gòu)、日常維修、房屋租賃、培訓(xùn)等支出，公司經(jīng)辦人員因公務(wù)需要，可以個(gè)人名義向公司借支通過(guò)銀行轉(zhuǎn)帳、電匯等方式支付的款項(xiàng)。3、 個(gè)人私用借支原則 個(gè)人賦職期間，公司未能按時(shí)發(fā)放個(gè)人薪資，而導(dǎo)致個(gè)人生活費(fèi)周轉(zhuǎn)困難等情形時(shí)，個(gè)人可以申請(qǐng)向公司臨時(shí)借支，經(jīng)權(quán)責(zé)主管批示后，在財(cái)務(wù)辦理臨時(shí)借支手續(xù)，公司財(cái)務(wù)須按規(guī)定及時(shí)從個(gè)人薪資中扣回。四、 借支手續(xù)1、 個(gè)人借支時(shí)須憑有相關(guān)權(quán)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)簽字同意的會(huì)議通知或派差單，到財(cái)務(wù)部門(mén)辦理借支手續(xù)。2、 個(gè)人需借用備用金，須憑有相關(guān)權(quán)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)核定的定期或非定期備用金額度，到財(cái)務(wù)部門(mén)辦理借支手續(xù)。3、 借款人應(yīng)認(rèn)真填寫(xiě)借款單上的相關(guān)項(xiàng)目，并由相關(guān)權(quán)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)簽字，借支金額10000元(含10000元)以上的，須經(jīng)公司常務(wù)總經(jīng)理審批后才能辦理。4、 個(gè)人憑已核批借款單到出納處領(lǐng)取借支款，借款單用于財(cái)務(wù)做賬。5、 公司財(cái)務(wù)部門(mén)辦理備用金借支業(yè)務(wù)的時(shí)間原則為周一至周五；辦理借支及備用金核銷(xiāo)業(yè)務(wù)的時(shí)間同上。五、 借支規(guī)定1、 借支人應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要申請(qǐng)備用金，不得以任何名義挪用或長(zhǎng)期占用公司資金。2、 對(duì)于未按要求填寫(xiě)的備用金申請(qǐng)單，財(cái)務(wù)部門(mén)有權(quán)不予受理，由此產(chǎn)生的責(zé)任由借支人負(fù)責(zé)；對(duì)于偽造篡改的備用金申請(qǐng)單，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)立即扣留并及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)人報(bào)告，請(qǐng)求查明原因，追究當(dāng)事人的責(zé)任。3、 借支及備用金借款必須寫(xiě)明款項(xiàng)的用途，報(bào)帳沖銷(xiāo)的內(nèi)容要和借款時(shí)填寫(xiě)的用途一致，一筆備用金未使用完，應(yīng)及時(shí)到財(cái)務(wù)部報(bào)帳沖銷(xiāo)，不能挪作它用。借支原則上要求由借支人本人親自辦理，由于特殊原因由非借支人本人的其他員工代為辦理的，須由借支人本人在借款申請(qǐng)單上親自簽名，否則視同代辦人的備用金，由此產(chǎn)生的責(zé)任由代辦人負(fù)責(zé)。4、 業(yè)務(wù)款借支時(shí)，借支人須提供相關(guān)的合同、協(xié)議、通知書(shū)、核批等有效文件，并準(zhǔn)確填列收款單位全稱(chēng)、開(kāi)戶銀行、帳號(hào)，否則財(cái)務(wù)部門(mén)有權(quán)不予辦理，由此產(chǎn)生的責(zé)任由借支人負(fù)責(zé)。六、 借支核銷(xiāo)1、 個(gè)人私用借支由公司財(cái)務(wù)部門(mén)直接從個(gè)人薪資中扣除。2、 個(gè)人借支或備用金借款均應(yīng)在一個(gè)月內(nèi)結(jié)清，如有特殊情況一個(gè)月內(nèi)無(wú)法結(jié)清的，必須提前到財(cái)務(wù)部說(shuō)明，并辦理相應(yīng)的順延手續(xù)。借支人辦理報(bào)銷(xiāo)手續(xù)時(shí)，財(cái)務(wù)部應(yīng)從借支人的相應(yīng)備用金賬戶中進(jìn)行沖銷(xiāo)，備用金賬戶沖平后的差額可支取現(xiàn)金。對(duì)于已沖銷(xiāo)備用金的金額，現(xiàn)金出納應(yīng)開(kāi)具相應(yīng)金額的收款收據(jù)，借支人應(yīng)妥善保存，以備查詢。3、 鑒于采購(gòu)部門(mén)的業(yè)務(wù)需要，可以核定并給予定額備用金，定額備用金可以定期報(bào)賬核銷(xiāo)，再行借支使用，但所有定額備用金不得跨年度使用或沖銷(xiāo)。4、 公司員工調(diào)離、辭退或辭職時(shí)，必須到財(cái)務(wù)部門(mén)辦理借支、備用金借款清理手續(xù)。凡未辦理借支、備用金借款清理手續(xù)的員工，公司將不予辦理有關(guān)手續(xù)。5、 個(gè)人所發(fā)生的借款，不應(yīng)一借多用或多借多用，各種借款均應(yīng)實(shí)行前賬不清，后賬不借的原則。七、 借支與備用金借款之備查1、 財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)于每月月底檢查個(gè)人借支及備用金借款余額情況。借款人應(yīng)在借款到期之前主動(dòng)到財(cái)務(wù)部辦理個(gè)人備用金結(jié)清或順延手續(xù)，若逾期不辦理，將以當(dāng)事人的工資沖抵個(gè)人備用金，當(dāng)月工資不足以抵扣的，則在以后數(shù)月中繼續(xù)抵扣，直到結(jié)清備用金全款為止。2、 借支人超過(guò)預(yù)計(jì)還款時(shí)間尚未結(jié)清備用金賬戶，但有合理理由說(shuō)明原因的，應(yīng)由借支人提出書(shū)面申請(qǐng)，說(shuō)明不能按時(shí)歸還的原因，報(bào)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。3、 現(xiàn)金