某商務(wù)會(huì)展公司內(nèi)部管理制度草案

為提高公司工作效率，規(guī)范公司運(yùn)作，維護(hù)公司權(quán)益，促進(jìn)公司健康、持續(xù)發(fā)展，特制定公司內(nèi)部管理制度。一、機(jī)構(gòu)設(shè)置與職能本公司設(shè)立總經(jīng)理、副總經(jīng)理，下設(shè)三個(gè)部門，客戶部、活動(dòng)部和行政部。公司未來組織結(jié)構(gòu)圖總經(jīng)理 執(zhí)行副總營運(yùn)副總活動(dòng)部設(shè)計(jì)組商旅組執(zhí)行組客戶B組人事后勤財(cái)務(wù)客戶D組客戶C組客戶A組客戶部行政部 （一） 總經(jīng)理及副總經(jīng)理按照公司章程規(guī)定的履行職責(zé)?？偨?jīng)理崗位職責(zé)：1、 確立公司戰(zhàn)略目標(biāo)和服務(wù)宗旨，制定相應(yīng)的經(jīng)營方針、質(zhì)量方針、質(zhì)量目標(biāo)，并制定具體實(shí)施措施和服務(wù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)；2、 審定簽署公司重大合同，審批公司財(cái)務(wù)預(yù)算、決算，控制各項(xiàng)開支和成本小號(hào)，提高經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益；3、 聘、任公司部門經(jīng)理以上職員，決定公司機(jī)構(gòu)設(shè)置、員工編制及重要人事變動(dòng)；4、 審定各級(jí)管理人員的職權(quán)范圍，協(xié)調(diào)管理關(guān)系，調(diào)動(dòng)各級(jí)管理人員的工作積極性和主動(dòng)性；5、 組織新項(xiàng)目的開發(fā)和重大活動(dòng)的策劃審批；6、 須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)的其他重大事項(xiàng)。副總經(jīng)理崗位職責(zé)：1、 協(xié)助總經(jīng)理執(zhí)行公司各項(xiàng)決議，完成總經(jīng)理做出的經(jīng)營計(jì)劃及總經(jīng)理分配的各項(xiàng)具體工作；2、 督導(dǎo)具體業(yè)務(wù)部門的服務(wù)質(zhì)量達(dá)到規(guī)定的質(zhì)量目標(biāo)和標(biāo)準(zhǔn)，掌握日常經(jīng)營的具體情況；3、 檢查公司管理制定、崗位責(zé)任制和服務(wù)程序的落實(shí)、執(zhí)行情況；4、 就總經(jīng)理提出經(jīng)營戰(zhàn)略、活動(dòng)方案、項(xiàng)目開發(fā)等提出合理化建議，對(duì)市場(chǎng)進(jìn)行研究并發(fā)表見解，供總經(jīng)理參考。（二） 客戶部職能職責(zé)部門職能：負(fù)責(zé)公司日常的業(yè)務(wù)管理工作；公司業(yè)務(wù)經(jīng)營計(jì)劃、業(yè)務(wù)管理具體制度的擬訂和實(shí)施；進(jìn)行市場(chǎng)、客戶的信息搜集、整理以及關(guān)系維護(hù)；公司項(xiàng)目的對(duì)客接洽、策劃與實(shí)施。客戶部組織結(jié)構(gòu)圖客戶部經(jīng)理組員組員組員組員組員組員組員組員客戶D組副組長(zhǎng)客戶C組副組長(zhǎng)客戶B組副組長(zhǎng)客戶A組副組長(zhǎng)客戶D組組長(zhǎng)客戶C組組長(zhǎng)客戶B組組長(zhǎng)客戶A組組長(zhǎng)客戶部經(jīng)理崗位職責(zé)1、 在總經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)下，全名負(fù)責(zé)公司產(chǎn)品的市場(chǎng)開發(fā)、客戶管理和項(xiàng)目實(shí)施的組織工作。定期組織市場(chǎng)調(diào)研，收集市場(chǎng)信息，分析市場(chǎng)動(dòng)向、特點(diǎn)和發(fā)展趨勢(shì)，制訂市場(chǎng)銷售策略，確定主要目標(biāo)市場(chǎng)、市場(chǎng)結(jié)構(gòu)和銷售方針，報(bào)總經(jīng)理審批后組織實(shí)施。2、 根據(jù)公司的近期和遠(yuǎn)期目標(biāo)、財(cái)務(wù)預(yù)算要求，協(xié)調(diào)各部門的關(guān)系，提出銷售計(jì)劃編制原則、依據(jù)，組織人員分析市場(chǎng)環(huán)境，制定和審核銷售預(yù)算，提出年度、季度任務(wù)指標(biāo)，下達(dá)銷售任務(wù)，并組織貫徹實(shí)施。3、 掌握市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，分析項(xiàng)目動(dòng)態(tài)、各部門銷售成本、存在問題、市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)發(fā)展?fàn)顩r等，提出改進(jìn)方案和措施，監(jiān)督銷售計(jì)劃的順利完成。4、 協(xié)調(diào)客戶部和各相關(guān)客戶及供應(yīng)商的關(guān)系，經(jīng)常保持同客戶的密切聯(lián)系，并同客戶建立長(zhǎng)期穩(wěn)定的良好協(xié)作關(guān)系。5、 經(jīng)常和客戶保持聯(lián)系，掌握客戶意向和需求，并提出簽約原則的價(jià)格標(biāo)準(zhǔn)。6、 定期檢查項(xiàng)目計(jì)劃實(shí)施結(jié)果，提出銷售計(jì)劃調(diào)整方案，報(bào)總經(jīng)理審批后組織實(shí)施。7、 定期走訪客戶，征求客戶意見。掌握其他公司銷售情況和價(jià)格水平，分析競(jìng)爭(zhēng)態(tài)勢(shì)，調(diào)整產(chǎn)品銷售策略，適應(yīng)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)需要。8、 及時(shí)與財(cái)務(wù)及客戶經(jīng)理溝通，對(duì)重點(diǎn)客戶信用風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，掌握客戶拖欠款情況，分析原因，負(fù)責(zé)客戶拖欠款催收組織工作，防止長(zhǎng)期拖欠。9、 培訓(xùn)下屬員工，評(píng)估員工工作。10、 制定部門工作計(jì)劃、管理制度、工作流程，并監(jiān)督貫徹實(shí)施。嚴(yán)格控制銷售費(fèi)用開支，規(guī)定開支范圍和標(biāo)準(zhǔn)，監(jiān)督銷售費(fèi)用的使用。11、 總經(jīng)理交辦的其他事務(wù)。客戶經(jīng)理崗位職責(zé)1、 開拓市場(chǎng)，開發(fā)新客戶，并維護(hù)長(zhǎng)期良好的客戶關(guān)系。2、 跟進(jìn)項(xiàng)目信息，及時(shí)與客戶溝通并適時(shí)反饋，根據(jù)客戶需求提出合理方案及預(yù)算。3、 接洽項(xiàng)目，并在實(shí)施項(xiàng)目過程中根據(jù)項(xiàng)目需求進(jìn)行合理安排，協(xié)調(diào)各部門以及各供應(yīng)商的關(guān)系。4、 把握項(xiàng)目資金流動(dòng)情況，及時(shí)收款保證項(xiàng)目資金回籠。5、 嚴(yán)格執(zhí)行公司內(nèi)部工作流程，積極配合各部門的工作。6、 項(xiàng)目結(jié)束后適時(shí)回訪客戶，客觀審視項(xiàng)目接洽實(shí)施過程中的問題及亮點(diǎn)，及時(shí)與相關(guān)部門溝通，以確保日后工作開展更順暢。7、 培訓(xùn)下屬員工，評(píng)估員工工作。8、 客戶部經(jīng)理交辦的其他事務(wù)。客戶主任崗位職責(zé)1、 配合客戶經(jīng)理進(jìn)行客戶關(guān)系維護(hù)，協(xié)助客戶經(jīng)理完成項(xiàng)目實(shí)施執(zhí)行過程。2、 嚴(yán)格執(zhí)行公司內(nèi)部工作流程，積極配合各部門的工作。3、 及時(shí)與各類供應(yīng)商聯(lián)系，定期或不定期更新項(xiàng)目相關(guān)價(jià)格及內(nèi)容等信息，適時(shí)更新資料庫。4、 負(fù)責(zé)客戶檔案的建立及日常維護(hù)。5、 負(fù)責(zé)案例更新及資料庫管理。6、 自覺提高自身素質(zhì)，加強(qiáng)各項(xiàng)業(yè)務(wù)能力，以得到不斷提升。7、 客戶經(jīng)理交辦的其他事務(wù)。（三） 行政部職能職責(zé)部門職能：負(fù)責(zé)公司日常的行政、人事及財(cái)務(wù)管理工作；公司人事、行政及財(cái)務(wù)制度的制訂與實(shí)施；成為其他部門的日常供應(yīng)保障系統(tǒng)及督導(dǎo)系統(tǒng)；公司資金管理、稅收管理、財(cái)務(wù)檢查、審計(jì)等。行政部組織結(jié)構(gòu)圖行政部經(jīng)理財(cái)務(wù)主管人事主管辦公室主任倉管采購后勤出納會(huì)計(jì)培訓(xùn)人事行政部經(jīng)理崗位職責(zé)1、 負(fù)責(zé)本部門日常工作的組織實(shí)施，完成公司下達(dá)的責(zé)任目標(biāo)和質(zhì)量目標(biāo)；2、 主持制訂公司各項(xiàng)管理規(guī)章制度；3、 負(fù)責(zé)具體組織質(zhì)量監(jiān)督體系的實(shí)施、位置和改進(jìn)工作；4、 協(xié)調(diào)平衡各部門的關(guān)系；5、 負(fù)責(zé)公司人事、行政、后勤、財(cái)務(wù)管理；6、 負(fù)責(zé)組織員工崗位應(yīng)知應(yīng)會(huì)培訓(xùn)工作；7、 負(fù)責(zé)公司對(duì)外行政、接待工作；8、 負(fù)責(zé)制訂公司發(fā)展計(jì)劃；9、 總經(jīng)理交辦的其他事務(wù)。辦公室主任崗位職責(zé)1、 辦公室日常工作的組織實(shí)施；2、 公司資料文檔的管理工作；3、 公司內(nèi)部制度及辦公室規(guī)章制度的制定；4、 公司對(duì)外聯(lián)系、聯(lián)絡(luò)、組織工作；5、 公司內(nèi)部會(huì)議的安排、主持、記錄工作；6、 公司物品采購、倉庫管理及日常后勤工作；7、 行政部經(jīng)理交辦的其他工作。人事主管崗位職責(zé)1、 據(jù)上級(jí)有關(guān)文件精神和公司領(lǐng)導(dǎo)的意圖起草和修改公司人事管理的有關(guān)規(guī)定；2、 根據(jù)人事規(guī)定負(fù)責(zé)辦理干部、員工、臨時(shí)工的調(diào)入、招聘、招收、試用、簽訂合同、調(diào)出、辭退的各項(xiàng)手續(xù)；3、 入住申報(bào)暫住員工暫住戶口的申辦暫住證工作；4、 按上級(jí)要求做好各種人事統(tǒng)計(jì)報(bào)表，及時(shí)準(zhǔn)確掌握干部、職工的變化情況；5、 負(fù)責(zé)公司管理人員的績(jī)效考核，并定期向行政部經(jīng)理及和總經(jīng)理報(bào)告；6、 負(fù)責(zé)人事檔案資料的充實(shí)歸檔和轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出的傳遞工作；7、 行政部經(jīng)理交辦的其他工作。財(cái)務(wù)主管崗位職責(zé)1、 制報(bào)表及財(cái)務(wù)報(bào)表說明，對(duì)各項(xiàng)業(yè)務(wù)波動(dòng)較大的項(xiàng)目要加以分析，提出建議；2、 按照全國統(tǒng)一會(huì)計(jì)科目，進(jìn)行會(huì)計(jì)的賬務(wù)處理；3、 按照財(cái)務(wù)制度，每十五天為一期編制會(huì)計(jì)記賬憑證；4、 根據(jù)各部門考勤表、考核表等，計(jì)發(fā)當(dāng)月工資、獎(jiǎng)金；5、 按照國家稅收規(guī)定，負(fù)責(zé)管理接收工作；6、 嚴(yán)格按照財(cái)務(wù)制度的要求，認(rèn)真做好記賬憑證的稽核，組織會(huì)統(tǒng)表的編審工作，保證財(cái)務(wù)決算的正確、及時(shí)、真實(shí)，為領(lǐng)導(dǎo)提供可靠的經(jīng)營管理資料；7、 及時(shí)掌握流動(dòng)資金使用和周轉(zhuǎn)的情況，定期向行政部經(jīng)理匯報(bào)工作；8、 行政部經(jīng)理交辦的其他工作。（四） 活動(dòng)部職能職責(zé)部門職能：負(fù)責(zé)公司日常的行政、人事及財(cái)務(wù)管理工作；公司人事、行政及財(cái)務(wù)制度的制訂與實(shí)施；成為其他部門的日常供應(yīng)保障系統(tǒng)及督導(dǎo)系統(tǒng)；公司資金管理、稅收管理、財(cái)務(wù)檢查、審計(jì)等?；顒?dòng)部組織結(jié)構(gòu)圖活動(dòng)部經(jīng)理商旅組組長(zhǎng)設(shè)計(jì)組組長(zhǎng)執(zhí)行組組長(zhǎng)旅游訂房制作設(shè)計(jì)拓展廣告展覽舞美燈光音響活動(dòng)部經(jīng)理崗位職責(zé)1、 組織安排下屬員工配合客戶部進(jìn)行項(xiàng)目實(shí)施及方案提供，并將工作細(xì)分化。2、 與各級(jí)供應(yīng)商保持穩(wěn)固良好的長(zhǎng)期合作關(guān)系，并及時(shí)采購更新相關(guān)價(jià)格及信息。3、 根據(jù)市場(chǎng)需求，定期或不定期提出新的方案及產(chǎn)品，報(bào)總經(jīng)理審批后組織推廣實(shí)施。4、 配合各部門，嚴(yán)格控制成本，督導(dǎo)下屬員工進(jìn)行策劃以及項(xiàng)目實(shí)施。5、 培訓(xùn)下屬員工，評(píng)估員工工作。6、 制定部門工作計(jì)劃、管理制度、工作流程，并監(jiān)督貫徹實(shí)施。嚴(yán)格控制銷售費(fèi)用開支，規(guī)定開支范圍和標(biāo)準(zhǔn)，監(jiān)督銷售費(fèi)用的使用。7、 總經(jīng)理交辦的其他事務(wù)。設(shè)計(jì)組崗位職責(zé)1、 負(fù)責(zé)公司日常宣傳、策劃設(shè)計(jì)制作、公司展覽會(huì)議布置；2、 廣告平面設(shè)計(jì)、制作及其它圖文處理；企業(yè)宣傳資料的設(shè)計(jì)、制作與創(chuàng)新。3、 協(xié)助其他部門人員對(duì)設(shè)計(jì)及美學(xué)方面的工作順利完成；4、 協(xié)助網(wǎng)頁設(shè)計(jì)人員對(duì)公司網(wǎng)站風(fēng)格的把握，色調(diào)搭配，布局合理性，圖片整理、企業(yè)徽標(biāo)處理等等； 5、 公司其他PC及MAC設(shè)計(jì)文件的使用，修改、數(shù)碼照相處理、公司市場(chǎng)活動(dòng)宣傳品配合；6、 建立規(guī)范以保持設(shè)計(jì)執(zhí)行高品質(zhì)、高可靠性和高安全性標(biāo)準(zhǔn)；7、 按照現(xiàn)有規(guī)范及組織實(shí)際狀況，確定并執(zhí)行質(zhì)量和安全標(biāo)準(zhǔn)；8、 與協(xié)作方溝通，保證各類平面項(xiàng)目的質(zhì)量極其時(shí)間的把握，成功的驗(yàn)收。9、 負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)控制的執(zhí)行和維護(hù)，不斷改進(jìn)設(shè)計(jì)水平，以達(dá)到公司日益發(fā)展的要求。10、 利用自身的行業(yè)背景和知識(shí)，在設(shè)計(jì)和制作上有效的控制成本。11、 活動(dòng)部經(jīng)理交辦的其他事務(wù)。商旅組崗位職責(zé)1、 負(fù)責(zé)對(duì)外接待、安排旅游散客、收?qǐng)?bào)計(jì)劃、旅游安排等。2、 廣泛收集不斷變化的旅游市場(chǎng)信息和同行相關(guān)動(dòng)態(tài)，對(duì)其他旅行社推出的常規(guī)、特色旅游線路認(rèn)真分析，更好的策劃出本公司旅游方案。3、 不斷的修改、制定和完善本公司的旅游線路及行程安排，制定適合當(dāng)前旅游市場(chǎng)需求和滿足客人需求的旅游線路和適當(dāng)?shù)膬r(jià)位。4、 對(duì)相關(guān)的交通、導(dǎo)游服務(wù)、住宿、餐飲、購物、娛樂等活動(dòng)，要盡可能考慮周到，確保接待的質(zhì)量，提高公司的聲譽(yù)。5、 對(duì)每次的酒店預(yù)訂信息要確保準(zhǔn)確無誤，及時(shí)下單與財(cái)務(wù)部確認(rèn)。6、 每個(gè)旅游行程結(jié)束后，對(duì)司機(jī)和導(dǎo)游的報(bào)賬要嚴(yán)格把關(guān)，與財(cái)務(wù)部仔細(xì)核對(duì)每一項(xiàng)賬目，確保準(zhǔn)確無誤。7、 要及時(shí)與供應(yīng)商溝通，按日、月、季掌握成本及報(bào)價(jià)，同時(shí)通知公司其他同事，確保對(duì)外報(bào)價(jià)的統(tǒng)一性、可靠性、及時(shí)性和準(zhǔn)確性。8、 要時(shí)刻與其他業(yè)務(wù)部門加強(qiáng)聯(lián)系，及時(shí)了解、掌握、分析反饋的信息，然后進(jìn)行消化、吸收和落實(shí)。二、公司內(nèi)部流程（一）業(yè)務(wù)的流程管理1、在項(xiàng)目信息獲取初期，由客戶部人員與客戶聯(lián)系洽談相關(guān)業(yè)務(wù)合作事宜。通常就工作內(nèi)容，公關(guān)創(chuàng)意方向，活動(dòng)制作項(xiàng)目，項(xiàng)目選擇、價(jià)格、付款方式等內(nèi)容進(jìn)行商討。2、 客戶部人員再將客戶談判的結(jié)果向客戶部經(jīng)理及總經(jīng)理匯報(bào)后進(jìn)行提案工作。3、 活動(dòng)部人員根據(jù)客戶部提案的需要，向客戶部提供提案需要的相關(guān)資料數(shù)據(jù)。4、 客戶部人員向客戶提交提案，并經(jīng)過與客戶的商討，對(duì)提案進(jìn)行再三修改后，得到客戶的確認(rèn)。5、 客戶部人員再與客戶聯(lián)系，商討簽訂合同的具體事宜并經(jīng)客戶部經(jīng)理及總經(jīng)理同意并授權(quán)后簽訂合同，內(nèi)容報(bào)相關(guān)部門后執(zhí)行。6、 簽訂合同后，將合同文本交由財(cái)務(wù)登記、存檔，并通知財(cái)會(huì)主管。7、 財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)應(yīng)收應(yīng)付款項(xiàng)的落實(shí)，客戶部人員負(fù)責(zé)催款、落實(shí)合同規(guī)定合作事宜，并將情況反饋給客戶。8、 項(xiàng)目執(zhí)行前期，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)合同內(nèi)容，制作執(zhí)行表等一系列相關(guān)項(xiàng)目信息表格，并分派給相應(yīng)部門及人員，進(jìn)行統(tǒng)籌安排。9、 項(xiàng)目執(zhí)行前期，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人根據(jù)項(xiàng)目預(yù)算向財(cái)務(wù)填寫借款單支取備用金，并根據(jù)實(shí)際情況分派到各個(gè)分項(xiàng)負(fù)責(zé)人。10、 項(xiàng)目執(zhí)行中期，所有參與執(zhí)行的人員在執(zhí)行期間，每日活動(dòng)結(jié)束后由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人主持召開總結(jié)小會(huì)，匯總當(dāng)日項(xiàng)目進(jìn)展及費(fèi)用收支明細(xì)情況，并及時(shí)安排調(diào)整次日工作。11、 項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在項(xiàng)目執(zhí)行過程中，須每日與客戶對(duì)清當(dāng)日賬單，并以書面形式讓客戶簽字確認(rèn)賬單。12、 項(xiàng)目執(zhí)行結(jié)束后，所有參與執(zhí)行人員將賬目匯總至項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，