差旅費報銷管理辦法.doc

差旅費支出及報銷管理辦法第一條 為嚴格控制本集團公司及所屬成員單位差旅費用開支，規(guī)范差旅費用報銷程序，保證各項差旅費用支出的合理性和有效性，結合本集團公司實際情況，制定本管理辦法。第二條 差旅費用支出按照分層管理、多級審核、集中控制的原則進行報銷。費用的發(fā)生必須堅持事前授權，事后審批制度。根據不同費用支出金額，授予各審批主體不同審批職責。具體授權范圍標準根據本集團公司授權守則執(zhí)行。第三條 差旅費用報銷程序結合授權守則的授權范圍，流程規(guī)定如下：業(yè)務執(zhí)行人業(yè)務執(zhí)行部門(分管領導)負責人財務負責人（各）公司總經理集團總裁或授權人，對審批各環(huán)節(jié)的權、責規(guī)定如下：（一） 出差業(yè)務發(fā)生或執(zhí)行部門：經辦執(zhí)行人辦理審批書面手續(xù)，并按照公司制度要求提供相應合法有效的憑據，確保事項的合法、真實、數(shù)據準確；該部門負責人（分管領導）對事項的真實性、合法性、合理性負責，否則將對經辦人的報銷請示予以拒絕并重新提供處理意見。（二）財務負責人：對出差事項執(zhí)行涉及財務收支程序的合法性、準確性負責，對異常因素給予披露和管控，側重于憑據的合法性、與公司制度的復合性、數(shù)據的準確性進行稽核、對無效的審批予以拒絕或要求予以整改，并對進入財務系統(tǒng)處理的數(shù)據的合法性、有效性、經濟可行性負責。（三） （各）公司總經理：檢查執(zhí)行程序的完整性、合理性，對事項的合法性、有效性、經濟可行性負責。對審批過程中超過授權范圍的異常事項予以披露并給與處理建議意見。（四）集團總裁：檢查執(zhí)行程序的完整性、合理性，拒絕或同意報銷申請，對審批過程中的異常事項予以批示。第四條 差旅費開支范圍包括城市間交通費、住宿費、伙食及公務補助費和目的地市內交通費。為便于管理，對上述費用實行分項計算，限額報銷的辦法。城市間交通費、住宿費在規(guī)定標準內憑據報銷，伙食及公務補助費實行定額包干，目的地市內交通費據實報銷（根據出差任務予以職業(yè)判斷其合理性）。第五條 本集團各單位及部門人員要本著“合理、節(jié)約、高效”的原則安排出差事務，并嚴格控制差旅費用支出。（一）能夠通過其他方式（電話、傳真、音頻、視頻）解決的事務，盡量不安排出差，禁止以出差為由外出辦理非公事務；（二）在時間允許的情況下，能乘坐火車的就不安排乘坐飛機；同等住宿條件下，住宿費應就低不就高，能多人同住的應安排標準間、多人間；（三）出差員工的上級主管要對出差事務的安排給予必要的指導和要求，出差歸來后必須向上級主管匯報工作成果。每筆差旅費的使用必須有明確的目的，上級主管必須對差旅費支出情況進行審查和管控。第六條 出差目的地的分類本辦法中的重慶市主城區(qū)包括渝中區(qū)、沙坪壩區(qū)、九龍坡區(qū)、江北區(qū)、南岸區(qū)、大渡口區(qū)、渝北區(qū)（外環(huán)以內）、北培區(qū)（外環(huán)以內）、巴南區(qū)（外環(huán)以內），重慶市行政區(qū)劃內其他地區(qū)列入重慶市郊縣（區(qū)）；市外指重慶市行政區(qū)劃外的地區(qū)，根據對市外地區(qū)經濟及消費水平的評估將其分為三類：一類地區(qū)：北京、天津、上海、廣州、深圳；二類地區(qū)：除一類所列地區(qū)以外的國內其他省會城市；三類地區(qū)：上述以外地區(qū)。第七條 出差申請（一）因公出差目的地為主城區(qū)之外的地區(qū)，出差人員應填制出差申請單（因時間關系來不及辦理書面申請，出差目的地為重慶市內，出差時間在三天以內且不涉及借款，可以獲得授權人的口頭允許），經批準后方可執(zhí)行出差，并以獲批準的出差申請單作為借款和費用報銷的憑據之一。主城區(qū)內出差不予借款。（二）出差申請單審批流程：各成員單位部門經理級（含）以上人員出差，須報總經理批準；各成員單位總經理、控股集團部門負責人（含）以上人員出差須報集團總裁批準；其他員工出差，根據不同情況執(zhí)行不同審批流程：1、主城區(qū)內出差，報本部門經理批準即可；2、重慶市郊縣出差，且出差期間未超過3天報本部門經理批準即可；3、對于：A、去市外且需乘坐飛機；B、出差期間超過3天，目的地為非主城區(qū)的出差，在部門經理簽署審核意見后，必須獲總經理或授權人批準；控股集團須獲總裁或授權人批準。（三）出差申請單上需注明出差地點、出差事由、預計出差期限、交通方式、有無隨行人員及人數(shù)、是否需要借款及借款金額。員工出差確實需要帶車的，須報本部門經理批準，并按公司車輛管理制度申請派車。幾人同時出差時，應由事務主辦人員填寫出差申請單，并注明隨行人員姓名。（四）出差計劃變更：員工因特殊原因，中途需變更出差路線或延長出差時間，要事前電話請示授權人并獲得同意方可予以執(zhí)行；出差返回公司后3天內必須報銷差旅費用并書面說明實際出差日期及實際出差路線的調整原因，該說明需提交授權人審批并作為相應差旅費報銷的憑據之一。第八條 差旅費報銷執(zhí)行標準根據出差任務的不同將出差分為商務活動、出席會議和培訓學習兩部分。出差參加會議或培訓的，按出席會議、培訓學習的報銷標準執(zhí)行；其他出差按商務活動出差的報銷標準執(zhí)行。（一）商務活動出差1、差旅費開支由城市間交通費、目的地市內交通費、住宿費、伙食補助、目的地市內交通費構成。出差過程中發(fā)生的其他費用（如復印、購買辦公用品、宴請送禮、會務費等）不屬于差旅費報銷范疇，需單列辦理報銷手續(xù)。報銷時要求提供各報銷項目對應的正式發(fā)票，各項費用分開列明，超額及超范圍費用不予報銷。集團總裁帶隊出差的差旅費實報實銷。2、各項目標準如下：（1）城市間交通費：包括出發(fā)地至出差目的地的飛機票、火車票、船票、長途客車票以及上述項目的附加費用，按所到達地區(qū)現(xiàn)行實際票價實報實銷。往返交通工具的使用標準上限：a、部門負責人（含正負職務）以上人員可乘坐飛機經濟艙，火車臥鋪，輪船二等艙。b、其他員工出差原則上首選乘坐火車。乘坐火車，從晚上8時至次日早晨7時之間在車上過夜的，或連續(xù)乘坐時間超過6小時的，可購臥鋪票?！疤厥馇闆r”下可乘坐飛機經濟艙，但要在出差申請單中特別注明，并由有權人在出差前予以批準?！疤厥馇闆r”是指：重慶市至目的地無直達列車，或雖有直達列車，但超過6小時車程，該路途最低折扣飛機票不高于火車篇臥鋪價格的150%；處理緊急公務；與部門負責人（含）以上人員一同出差；C、出差人員自帶交通工具：出差自帶交通工具途中所產生的油費、過路費、停車費據實報銷。城間交通費附加費用包括：往返機場巴士（的士）費用、機場建設費、改（退）票費、保險費（限每人每乘坐飛機一次一份保險）、行李托運費；火車、輪船、長途車附加費用：往返港口、車站巴士（的士）費用、訂票費、改（退）票費。由公司安排往返機場、車站、港口或到達地點的接送，則不予報銷相應交通費用。（2）目的地市內交通費：該交通費指到達目的地后在目的地乘坐出租車、大巴、地鐵等公用交通工具費用，實行據實報銷。由公司或接待單位提供目的地交通工具的不再報銷本部分費用。（3）目的地住宿費：分職務、地區(qū)于限額內報銷，報銷的上限標準如下（單位：元/天/房間）：分 項副總經理（含）以上人員部門經理級（含）以上人員其他員工一類地區(qū)580380320二類地區(qū)380280260三類地區(qū)280230220重慶市內280200180部門經理（含）職務以上人員可以住價格范圍內的獨立房間，其他同性人員應該兩人住一個標準間。（建議此條不要）公司安排多人出差，同性人員應該兩人住一個標準間，住宿費的報銷限額標準由本款表中的“元/天/人”變更為“元/天/間”，（建議此條不要）但出差人員出現(xiàn)單數(shù)（不含異性人員），可以單人住宿一個獨立房間。如果職位不同的人員出差，報銷上靠高職位的標準。如果工作需要或特殊原因，住宿標準需提高的，如在出差前就已知曉的，必須先通過總裁批準；如因臨時需要提高標準，也須先通過通訊工具征得總裁同意，回公司后補充批準手續(xù)，財務方能報銷。因工作需要，若由公司統(tǒng)一在員工出差地租有住房，出差員工應該到公司租賃住房住宿。（4）伙食補助：分職務、地區(qū)于限額內報銷，報銷的上限標準如下（單位：元/天/人）：分 項副總經理（含）以上人員部門經理級（含）以上人員其他員工一類地區(qū)806565二類地區(qū)655050 三類地區(qū)504040重慶市內504040本補助以出差日歷天數(shù)計算，報銷時需提供餐費發(fā)票。（如不提供餐票稅務查到要被征個調稅）3、公司員工因公至主城區(qū)公干當天往返，不能在午餐用餐時間返回公司，不適用本辦法規(guī)定的“伙食補助”，公司將給予每人每餐15元的誤餐補助，該補助不分職務。（二）出席會議、培訓學習對于外出參加會議或培訓的人員，報銷時，需提供會議或培訓通知備查。1、若會務費（培訓費）中已含食宿費用，不再報銷住宿費，不再報銷伙食補助。按會議單位所收取的費用實報實銷。往返路費、交通費按商務活動出差執(zhí)行。2、若會務費（培訓費）中不含食宿費用，按商務活動出差標準報銷差旅費用。3、若各項費用已由接待方負擔，不再給予其他費用報銷。4、公司統(tǒng)一組織的各種會議、培訓，食宿、交通由公司統(tǒng)一安排，員工不再報銷其他費用。第九條 報銷時效要求（一） 為加強報銷時效管理，員工出差歸來一個工作周內必須辦理報銷手續(xù)，以報銷單申請時間為準。（二） 審批流程不完備的報銷單據財務部門不予受理。（三） 當月的費用原則上當月報銷結清。公司規(guī)定每月結賬時間為自然月的最后一日，各部門應于每月最后一個工作日前，清理完畢當月各種已獲批準的費用報銷單據、并傳遞到財務部門。第十條 報銷手續(xù)要求 （一） 各種費用報銷必須附有效發(fā)票，并由經辦人在發(fā)票背面簽字確認。（二） 報銷單據的填寫、附件的粘貼等須符合財務人員對財務資料規(guī)范管理的要求。1、填寫報銷單必須使用黑色鋼筆或簽字筆工整書寫，字跡清楚，大小寫金額必須一致且不能涂改。簽名必須使用正楷字體，附件粘貼必須整齊。2、報銷事項必須與票據或事實相符，票據總金額不能小于報銷金額。如因票據遺失導致報銷事項與票據不相符的，財務部門不得受理其報銷。3、報銷內容及所附票據必須真實有效，發(fā)票抬頭必須準確填寫公司全稱、內容及大小寫金額，且必須蓋上出票單位印章。如所附票據不合法，財務部門不得受理。如因不合法票據引起的法律責任由其經辦人承擔。4、報銷時除應填寫報銷單外，出差報銷人員還需填制出差清單，內容包括出差人員、跨地區(qū)交通的起始和到達時間及地點、伙食補助費天數(shù)等需說明的其他事宜，同時，該清單需全部出差人員簽字。（三） 有以下情形之一的報銷單，直接退回報銷人重新填制：填寫不完整、不規(guī)范、大小寫不一致、附件不完整、附件粘貼凌亂、票據不符、簽字不完整的。第十一條 差旅費借支程序（一） 員工到重慶市外出差，根據獲得批準的出差申請單可以辦理差旅費借款手續(xù)，可以借支差旅費。（二） 出差人員完成任務返回公司報銷時，按規(guī)定標準予以報銷并核銷所借差旅費，多退少補。第十二條 違規(guī)處罰（一） 在差旅費用報銷中，以各種手段弄虛作假、謊填多報，騙取公司資金，損害公司利益的，經查實，給予相應的行政處分并追索經濟賠償，情節(jié)嚴重的追究法律責任。（二） 財務人員違反本制度規(guī)定，工作執(zhí)行不履行規(guī)定職責，循私枉法，給財務工作造成負面影響或給公司造成公司經濟損失的，公司將給以相應的行政處分和經濟處罰，情節(jié)嚴重